Приложение. Положение об архивном отделе администрации Ялуторовского района

Приложение
к постановлению
Главы администрации
Ялуторовского
муниципального района
от 31 марта 2009 г. N 586-п

Положение
об архивном отделе администрации Ялуторовского района

1. Общие положения

1.1. Администрация Ялуторовского района (далее - Администрация) в целях эффективной организации архивного дела в Ялуторовском районе формирует и содержит муниципальный архив, включая хранение архивных фондов поселений.

1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация образует в своем составе архивный отдел (далее - Отдел), выполняющий функции муниципального архива, который осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а так же других архивных документов.

1.3. Отдел является структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица, имеет бланки со своим наименованием, собственную печать.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным Законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Тюменской области от 28.12.2004 г. N 313 "О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области" (в редакции Закона Тюменской области от 06.10.2005 г. N 410), иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, и Тюменской области, Уставом муниципального образования, постановлениями и распоряжениями Администрации, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19, а также нормативно-методическими документами Росархива, Управления по делам архивов Тюменской области и настоящим Положением.

1.5. Положение об Отделе утверждается Главой Ялуторовского района с учетом рекомендаций Управления по делам архивов Тюменской области. В Положении закрепляются организационно-правовой статус Отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

1.6. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников Отдела устанавливается Главой Ялуторовского района.

1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств муниципального бюджета.

1.7.1. Дополнительным источником финансирования могут быть субвенции из бюджета Тюменской области на реализацию отдельных полномочий в сфере архивного дела, в т.ч. полномочий на хранение и содержание архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории Ялуторовского района.

1.8. Администрация обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

2. Задачи и функции

Основными задачами и функциями архивного Отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

- хранение и учет документов, принятых в Отдел;

- представление в установленном порядке учетных данных в управление по делам архивов Тюменской области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, представление Администрации предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе и их реализация.

2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивных фондов Тюменской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивных фондов Тюменской области, образовавшихся в процессе деятельности областных учреждений, хранение которых осуществляется в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действующих на территории Ялуторовского района;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

2.1.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут быть переданы по договору на хранение в Отдел.

2.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Ялуторовского района, в т.ч.:

- составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых Главой Ялуторовского района и согласовываемых с управлением по делам архивов Тюменской области; систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного срока хранения в Отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации по формированию и содержанию архивных фондов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Ялуторовского района;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, описей по личному составу организаций, номенклатур дел и инструкций по делопроизводству организаций, не являющихся источниками комплектования Отдела;

- рассмотрение и представление в Управление по делам архивов Тюменской области описей дел постоянного хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования Отдела;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

ГАРАНТ:

См. Административный регламент по предоставлению архивным отделом Администрации Ялуторовского района муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов", утвержденный постановлением Администрации Ялуторовского муниципального района от 26 марта 2010 г. N 514-п

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3. Права

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение Администрации и Управления по делам архивов Тюменской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций.

3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Ялуторовского района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.7. Ставить перед Управлением по делам архивов Тюменской области вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями Ялуторовского района, Управлением по делам архивов Тюменской области.

4. Организация работы

4.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты Отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.

Начальник Отдела назначается и освобождается Главой Ялуторовского района, назначение может быть согласовано с Управлением по делам архивов Тюменской области.

При смене начальника Отделом прием-передача проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации, а так же Управления по делам архивов Тюменской области. Акт приема-передачи утверждается Администрацией и представляется в Управление по делам архивов Тюменской области.

4.2. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе архивной службы, планов работы, утверждаемых Администрацией с учетом рекомендаций Управления по делам архивов Тюменской области.

4.3. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников Отдела устанавливается Главой Ялуторовского района;

4.4. Отдел содержится за счет средств Администрации;

4.5. Обеспечение помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание, создание других, необходимых для работы архивного отдела условий, осуществляет Администрация.

При передаче помещения, в котором размещен архивный отдел, другим организациям Администрация принимает решение о предварительном предоставлении равноценного и более подходящего для размещения документов помещения.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.7. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется Главой Ялуторовского района в установленном порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в порядке, устанавливаемом Законом Тюменской области о ликвидации муниципального района.