Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и юридических лиц по документам архивных фондов"

Приложение
к постановлению
Администрации
Заводоуковского
городского округа
от 23 мая 2012 г. N 875

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан
и юридических лиц по документам архивных фондов"

I. Общие положения

1.1. Описание заявителей

Заявителями при предоставлении муниципальной услуги по выдаче справок из отдела по делам архивов Администрации Заводоуковского городского округа по запросам являются граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства, юридические лица.

От имени заявителя могут выступать его законные представители.

Законные представители заявителя - лица, уполномоченные в установленном законодательством порядке выступать от имени заявителя.

1.2. Порядок информирования о правилах предоставления
муниципальной услуги

1.2.1. Информация о муниципальной услуге предоставляется заявителям посредством личного обращения в отдел по делам архивов Администрации Заводоуковского городского округа, а также с использованием средств телефонной и почтовой связи, электронного информирования (по электронной почте), электронной техники посредством размещения на Интернет-ресурсах Заводоуковского городского округа, через официальный портал органов государственной власти Тюменской области, в средствах массовой информации.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется отделом по делам архивов Администрации Заводоуковского городского округа.

Почтовый адрес отдела по делам архивов администрации Заводоуковского городского округа: 625140 Тюменская область г. Заводоуковск ул. Первомайская, д. 2,

Телефон для справок: 2-11-55

Информация об адресах Интернет-сайтов и электронной почты содержится на официальном сайте Заводоуковского городского округа (www.zavodoukovsk.admtyumen.ru).

Сведения о графике (режиме) работы содержатся на официальном сайте Заводоуковского городского округа (www.zavodoukovsk.admtyumen.ru).

Часы приема заявителей:

Понедельник-пятница: 8.00 - 17.00

Перерыв на обед: 12.00 - 13.00

Выходные дни: суббота, воскресенье

Адрес электронной почты: kanc_zavodoukovsk@72to.ru

Прием заявителей специалистами Архива осуществляется в рабочее время. Вывеска с графиком работы размещается у входа в Архив.

1.2.2. Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги является открытой и общедоступной, предоставляется бесплатно.

1.2.3. Прием граждан и юридических лиц, обратившихся с запросами, проводит начальник и специалисты Архива. Прием заявителей ведется в порядке живой очереди без предварительной записи.

1.2.4. Время ожидания в очереди для получения от специалиста информации о процедуре предоставления муниципальной услуги, при личном обращении заявителя, не должно превышать 20 минут.

1.2.5. Информирование заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами по телефону, при личном обращении, или письменно, а также размещается в сети Интернет на официальном сайте Заводоуковского городского округа(www.zavodoukovsk.admtyumen.ru).

1.2.6. Письменные обращения заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги, включая обращения, поступившие по электронной почте, рассматриваются специалистами с учетом времени подготовки ответа заявителю в срок, не превышающий 30 дней с момента регистрации обращения.

1.2.7. При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

1.2.8. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой форме информируют заявителей по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании Архива, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо в электронной форме на официальный сайте Заводоуковского городского округа (www.zavodoukovsk.admtyumen.ru) или назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Архива).

1.2.9. Индивидуальное устное информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги осуществляется при обращении заинтересованных лиц лично или по телефону, а при направлении заявления через Портал органов государственной власти, ответ направляется на электронной адрес, либо иной адрес, указанный в заявлении.

1.2.10. Сведения о предоставлении муниципальной услуги размещаются в помещениях отдела по делам архивов и на официальном сайте Заводоуковского городского округа (www.zavodoukovsk.admtyumen.ru).

Административный регламент, а также информация об уполномоченном органе размещается в сети Интернет на официальном сайте Заводоуковского городского округа (www.zavodoukovsk.admtyumen.ru) и на информационных стендах в здании администрации.

1.2.11. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах государственных и муниципальных архивов Тюменской области содержится в приложении N 1 к настоящему административному регламенту.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги: "Исполнение запросов граждан и юридических лиц по документам архивных фондов".

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу:

Муниципальную услугу предоставляет администрация Заводоуковского городского округа.

Структурным подразделением администрации, уполномоченным на предоставление муниципальной услуги, является отдел по делам архивов Администрации Заводоуковского городского округа (далее - Архив).

При предоставлении муниципальной услуги специалисты отдела по делам архивов взаимодействуют с органами местного самоуправления округа, с государственными и муниципальными архивами Тюменской области, учреждениями, предприятиями и др.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- выдача архивной справки, архивной выписки, архивной копии;

- уведомление о переадресовании запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса;

- отказ в рассмотрении запроса.

Процедура рассмотрения запроса завершается путем направления гражданину, юридическому лицу результата рассмотрения запроса в письменной форме, а при направлении заявления через Портал органов государственной власти ответ направляется на электронный адрес либо иной адрес, указанный в заявлении.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Запрос граждан и юридических лиц по документам архивных фондов подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.

2.4.2. Запросы граждан и юридических лиц, поступившие в Архив, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В случаях установленных Федеральным законом N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" отдел по делам архивов вправе продлить этот срок, в обязательном порядке уведомив об этом заявителя.

2.4.3. При поступлении в Архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архив в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти документы (пункт 2.6.3.).

2.4.4. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 5 дней с момента регистрации направляется в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;

- Земельным кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 44, ст. 4147);

- Гражданским кодексом Российской Федерации, частью первой (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301);

- Федеральным законом от 21.07.1997 года N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 30, ст. 3594);

- Федеральным законом от 06.10.2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822);

- Федеральным законом от 22.10.2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

- Законом Тюменской области от 28.12.2004 N 313 "О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области" ("Парламентская газета "Тюменские известия", N 280-281, 29.12.2004);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета", N 95, 05.05.2006);

- Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", N 165, 29.07.2006);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007);

- Распоряжением Правительства Тюменской области от 15.10.2007 N 1000-рп "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" (в редакции распоряжений от 28.12.2007 N 1716-рп, от 30.06.2008 N 788-рп).

- Уставом муниципального образования Заводоуковский городской округ ("Заводоуковские вести", N 53, 02.07.2005);

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги

2.6.1. Для предоставления муниципальной услуги гражданин или законный представитель или представитель по доверенности от его имени, предоставляет в Архив заявление по форме согласно Приложению 4 к настоящему Административному регламенту. Заявление направляется на бумажном носителе либо в электронном виде посредством Портала органов государственной власти Тюменской области.

В поступившем в адрес Архива обращении (запросе) пользователя должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации;

- для граждан фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии) в соответствии с паспортом;

- почтовый и электронный адрес, контактный телефон пользователя;

- интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии).

Запрос юридического лица предоставляется в письменной форме о предоставлении муниципальной услуги или заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя.

2.6.2. Анкета-заявление о предоставлении муниципальной услуги заполняется заявителем разборчиво от руки, на русском языке, указывается фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица (использование сокращений слов, аббревиатур не допускается), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса.

В запросе о стаже работы, зарплате дополнительно указываются: название, ведомственная подчиненность организации, период работы, занимаемая должность, личная подпись и дата.

Анкета-заявление заверяется личной подписью заявителя.

2.6.3. К заявлению прилагаются следующие документы:

а) паспорт гражданина Российской Федерации или документ, удостоверяющий личность.

б) документы, подтверждающие полномочия представителя юридического или физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность).

в) копия трудовой книжки (при исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с Пенсионным законодательством Российской Федерации).

г) документы, предоставляемые заявителем для получения копий архивных документов, подтверждающих право на владение (домом, земельным участком, и т.д.):

- нотариально удостоверенная доверенность (если обращается не собственник, а его доверенное лицо),

- паспорт собственника/представителя;

- технический паспорт на дом;

- домовая книга, договоры (купли-продажи, мены, дарения, аренды земельного участка, о предоставлении земельного участка в бессрочное пользование или свидетельство о праве на наследство и т.д,).

2.6.4. По желанию лица, претендующего на получение муниципальной услуги, к заявлению могут быть приложены подлинники (вместе с их копиями) следующих документов: приказы, личные карточки формы Т-2, постановления Администрации, решения Совета народных депутатов и т.д.

Также заявитель может предоставить любые другие имеющиеся у него документы: выписки из документов БТИ, решения (определения) суда, архивные справки, выданные другими архивными учреждениями и т.д.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов,
необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основанием для отказа заявителю в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является обращение в архив в состоянии опьянения, вызванного употреблением алкоголя, наркотических средств или других одурманивающих веществ.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении
муниципальной услуги

2.8.1. Основаниями для отказа заявителю, обратившемуся в архив, в предоставлении муниципальной услуги являются:

- обращение заявителя с требованием о выдаче документов, подготовка и выдача которых не входит в компетенцию Архива;

- наличие у заявителя неполного пакета документов, определенных настоящим регламентом. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью начальника Архива просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения запроса принимается начальником Архива в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса;

- предоставление заявителем неправильно оформленных документов, содержащих неполные сведения, или текст письменного запроса не поддается прочтению. Ответ на запрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности в случае подачи заявления на оформление запрашиваемого документа, подлежащего выдаче третьему лицу;

- представление заявителем в архив ложной информации или недостоверных сведений, документов, а также, если запрос содержит нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;

- если в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (исключения составляют запросы, содержащие информацию о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим);

- в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архива вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;

- от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса;

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении
муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса
о предоставлении муниципальной услуги и при получении
результата предоставления муниципальной услуги

Продолжительность ожидания в очереди для предоставления анкеты-заявления и документов не должна превышать 20 минут.

Продолжительность ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должна превышать 10 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении
муниципальной услуги

Максимально допустимая продолжительность регистрации анкеты-заявления не должна превышать 10 минут.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная
услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении
муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения
и перечнем документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги

2.12.1. Здание, в котором располагается помещение для предоставления муниципальной услуги, располагается с учетом пешеходной доступности для заявителей (не более 5 минут) от остановки общественного транспорта.

На территории, прилегающей к месторасположению Архива Администрации Заводоуковского городского округа, оборудованы места для парковки автотранспортных средств.

Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом этаже пятиэтажного жилого дома и снабжается соответствующей вывеской с указанием названия Архива и графика (режима) работы.

В помещение для предоставления муниципальной услуги на видном месте располагаются схемы путей эвакуации посетителей и работников.

Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано средствами пожаротушения, охранной сигнализацией.

2.12.2. Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется сотрудниками Архива на рабочем месте в соответствии с графиком работы (пункты 2.12.7.).

2.12.3. Рабочие места специалистов Архива предоставляющих муниципальную услугу оборудуются компьютерами, средствами электронно-вычислительной техники, средствами связи, оргтехникой и канцелярскими принадлежностями, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

2.12.4. Для свободного получения информации о специалистах, предоставляющих муниципальную услугу, специалисты обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

2.12.5. Прием заявителей осуществляется в отделе по делам архивов.

2.12.6. Места для ожидания оборудуются стульями. Места для заполнения заявителями документов оборудуются стульями и столами и обеспечиваются образцами заявлений-анкет и канцелярскими принадлежностями.

2.12.7. На информационных стендах Архива содержится следующая информация:

- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайтов и электронной почты Заводоуковского городского округа;

- перечень муниципальных услуг;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- краткое изложение процедуры предоставления муниципальной услуги в текстовом виде или в виде блок-схемы;

- адреса архивных учреждений;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащие нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

- основания отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- образцы заполнения анкеты-заявления.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.13.1. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

1) информированность: наличие полной и достоверной, доступной для заявителя информации о содержании муниципальной услуги, способах, порядке и условиях ее получения, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных технологий;

2) комфортность предоставления муниципальной услуги:

- наличие помещений, оборудования и оснащения, отвечающих требованиям настоящего регламента (места ожидания, места для заполнения заявителями документов и предоставления муниципальной услуги, места парковки автотранспорта, места общего пользования, системы авто- и электронного информирования);

- соблюдение графика (режима) работы архива при предоставлении муниципальной услуги;

- транспортная и пешеходная доступность муниципальной услуги - близость остановок общественного транспорта, близость пешеходной доступности.

2.14.1. Показателями качества муниципальной услуги являются:

- отсутствие обоснованных жалоб на действия (бездействие) и решения работников, участвующих в предоставлении муниципальной услуги;

- соблюдение сроков и последовательности административных процедур, установленных настоящим административным регламентом;

- отношение персонала к заявителям (внимание, вежливость, тактичность);

- данные об удовлетворенности заявителей доступностью и качеством муниципальной услуги, полученные на основании мониторинга их мнения.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур,
требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие
административные действия:

- прием и регистрация запросов (заявлений);

- проверка документов;

- анализ тематики поступивших запросов граждан;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.

Блок-схема исполнения муниципальной функции приводится в приложении 3 к настоящему административному регламенту.

3.1.1. Описание последовательности действий, связанных с приемом
и регистрацией заявления

3.1.1.1. Заявителем лично, через представителя, по почте подается письменный запрос либо направляется запрос (обращение) в форме электронного документа посредством Портала органов государственной власти Тюменской области в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Специалистом органа, предоставляющего муниципальную услугу, ответственным за исполнение запросов, осуществляется прием и регистрация запроса.

3.1.1.2. Поступившие в Архив, письменные запросы во время приема по личным вопросам регистрируются специалистом органа, предоставляющего муниципальную услугу, в тот же день. Запросы заявителей, поступившие в орган, предоставляющий муниципальную услугу, по почте регистрируются специалистом органа, предоставляющего муниципальную услугу, в течение трех дней с момента поступления запроса. В журнале регистрации запросов проставляется отметка о датах поступления запроса.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.1.1.3. Результатом административной процедуры является принятый и зарегистрированный запрос (проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации).

3.1.1.4. При поступлении запроса заявителя в форме электронного документа с использованием сети Интернет с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса специалистом органа, предоставляющего муниципальную услугу, ответственным за исполнение запросов, направляется уведомление заявителю о приеме запроса, направленного в форме электронного документа с использованием сети Интернет, к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении в день поступления запроса. Запрос заявителя, направленный в форме электронного документа с использованием сети Интернет, распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.1.2. Описание последовательности действий, связанных
с проверкой документов

3.1.2.1. Основанием для начала данного административного действия является прием и регистрация заявления работником архива и предъявление заявителем необходимых документов.

Заявители предоставляют в архив документы, предусмотренные в пункте 2.6.3. настоящего Административного регламента.

3.1.2.2. Работник архива, осуществляющий функцию по предоставлению муниципальной услуги, проверяет наличие документов, установленных настоящим Административным регламентом.

На основании представленных документов работник архива принимает решение о предоставлении или отказе в предоставлении муниципальной услуги в соответствии с основаниями, установленными настоящим Административным регламентом.

Работник архива информирует заявителя о принятом решении.

Продолжительность выполнения действия, предусмотренного настоящим пунктом, не должна превышать 15 минут.

3.1.2.3. Работник архива информирует заявителя, в отношении которого принято решение о предоставлении муниципальной услуги.

Продолжительность выполнения действия, предусмотренного настоящим пунктом, не должна превышать 15 минут.

3.1.2.4. В случае отказа в предоставлении муниципальной услуги работник архива разъясняет причины, основания отказа, порядок предоставления муниципальной услуги, оформляет решение в письменной форме и выдает его заявителю (пункты 3.1.3.2. и 3.1.5.5).

Продолжительность выполнения предусмотренного настоящим пунктом действия не должна превышать 30 минут.

3.1.2.5. Максимально допустимая продолжительность осуществления административного действия, связанного с проверкой документов работником архива, не должна превышать 30 минут.

3.1.3. Описание последовательности действий, связанных с анализом
тематики поступивших запросов граждан

3.1.3.1. Специалист органа, предоставляющего муниципальную услугу, ответственный за исполнение запросов, в порядке очередности исходя из даты подачи запроса осуществляет анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом имеющегося в органе, предоставляющем муниципальную услугу, научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов, за исключением тематических запросов государственных органов или органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих функций, которые рассматриваются в первоочередном порядке.

3.1.3.2. Результатом административного действия является определение:

- подлежит дальнейшему рассмотрению;

- направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 дней с момента регистрации запроса;

- подлежит приостановлению в связи с недостаточными исходными данными в запросе и необходимостью предоставления в орган, предоставляющий муниципальную услугу, дополнительных сведений, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 дней с момента регистрации запроса;

- подлежит возврату в течение 7 дней с момента регистрации запроса в случаях, установленных пунктом 3.1.5.5. настоящего административного регламента.

Результат анализа тематики поступивших запросов фиксируется в запросе.

3.1.4. Описание последовательности действий, связанных с поиском архивных
документов, необходимых для исполнения запросов

3.1.4.1. Специалисты Архива при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов определяют архивные шифры документов и виды документов, необходимых для исполнения запросов.

3.1.4.2. Специалисты Архива в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса, осуществляет полистный просмотр архивных дел, выявляют сведения в архивных документах по теме запроса и подготовке текста архивной справки, архивной выписки, архивной копии документов. По окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилище. Документы из архивохранилищ выдаются в день оформления требования на выдачу.

3.1.4.3 Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.

3.1.4.5. При отсутствии в органе, предоставляющем муниципальную услугу, архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке органа, предоставляющего муниципальную услугу, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, являющийся результатом предоставления муниципальной услуги.

3.1.5. Описание последовательности действий, связанных с оформлением
архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.1.5.1. Специалист архива, предоставляющего муниципальную услугу, ответственный за исполнение запросов, готовит архивную справку, архивную выписку, архивную копию документов с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия", ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланках органа, предоставляющего муниципальную услугу, и передает на подпись руководителю органа, предоставляющего муниципальную услугу. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

3.1.5.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат.

В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архива.

Архивные справки должны оформляться на бланке Архива. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается начальником Архива, заверяется печатью Архива, на ней проставляется номер и дата составления.

Форма архивной справки указана в приложении N 2 к настоящему регламенту.

3.1.5.3. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами ("Так в тексте оригинала"), ("Так в документе"). После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника Архива и печатью Архива.

3.1.5.4. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью начальника Архива.

3.1.5.5. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке Архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.

3.1.5.6. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии и ответ об отсутствии запрашиваемых сведений оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

3.1.5.7. Результатом административного действия являются оформленные по установленной форме, подписанные руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, и заверенные печатью: архивная справка, архивная выписка, архивная копия, ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

Срок оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

3.1.6. Описание последовательности действий, связанных с отправкой (выдачей)
архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос

3.1.6.1. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Архивом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

3.1.6.2. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

3.1.6.3. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

3.1.6.4. запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.1.6.5. Результатом административного действия являются выдача заявителю под расписку архивной справки, архивной выписки и архивной копии, ответ об отсутствии запрашиваемых сведений в случае личного обращения заявителя или его представителя в орган, предоставляющий муниципальную услугу, при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; представителю - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии, ответа об отсутствии запрашиваемых сведений расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением
ответственными должностными лицами положений административного
регламента, а также принятием решений ответственными лицами

4.1.1. Контроль за своевременным предоставлением услуги осуществляет начальник Архива.

Обязательному контролю исполнения в Архиве подлежат поступившие в Архив, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:

- обращения и запросы депутатов Государственной Думы, депутатов Тюменской областной Думы;

- письма и обращения судов, прокуратуры;

- жалобы граждан.

Срок исполнения запросов - 30 дней со дня поступления.

Контрольные документы доводятся до исполнителя не позднее, чем на следующий рабочий день после регистрации запроса.

4.1.2. Должностные лица Архива несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок
полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в т.ч. порядок
и формы контроля за полнотой и предоставлением муниципальной услуги

4.2.1. Заместитель главы администрации, осуществляет контроль за предоставлением муниципальной услуги Архивом.

4.2.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архива.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.2.3. Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги на основании распоряжения администрации городского округа формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Справка подписывается председателем комиссии.

4.3. Ответственность специалистов при предоставлении
муниципальной услуги

4.3.1. Специалисты Архива предоставляющие, муниципальную услугу по исполнению запросов заявителей несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации в случае:

- неправомерного отказа в приеме или исполнении запросов;

- действия или бездействия, ведущих к нарушению прав и законных интересов заявителя;

- нарушения срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;

- принятия заведомо необоснованного незаконного решения;

- преследования граждан за критику;

- предоставления недостоверной информации;

- разглашения сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

- сохранности находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.

Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

4.3.2. По фактам нарушений муниципальными служащими настоящего административного регламента при исполнении полномочий главой администрации городского округа назначается служебная проверка.

4.3.3. При уходе в отпуск муниципальный служащий (специалист архива) обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.

4.3.4. При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения должностными лицами Архива возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги глава администрации городского округа принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.

4.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением
муниципальной услуги

4.4.1. В Архиве осуществляется контроль за соблюдением порядка исполнения запросов граждан, организаций, проводится анализ содержания поступивших запросов, информация предоставляется заместителю главы администрации принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.