Раздел 2. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции

Раздел 2. Прием, регистрация и направление поступающей
корреспонденции

2.1. Корреспонденция, поступающая в адрес Губернатора автономного округа, Администрации Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа, Председателя Правительства автономного округа, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства автономного округа, Правительства автономного округа, принимается и регистрируется в Управлении делопроизводства.

Корреспонденция, адресованная непосредственно структурным подразделениям Администрации Губернатора автономного округа, исполнительным органам государственной власти автономного округа, принимается и регистрируется в этих подразделениях самостоятельно.

Письма граждан, адресованные Губернатору автономного округа, заместителям Губернатора автономного округа, Председателю Правительства автономного округа, первым заместителям, заместителям Председателя Правительства автономного округа Администрации Губернатора автономного округа, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан Организационно-контрольного управления Администрации Губернатора автономного округа (далее - Организационно-контрольное управление).

Обращения граждан, адресованные исполнительным органам государственной власти автономного округа, регистрируются в этих органах.

Корреспонденция, письма граждан, поступающие в представительства автономного округа, принимаются и регистрируются в представительствах самостоятельно.

Не подлежат регистрации статистические сборники, печатные издания (книги, газеты, журналы), объяснительные записки и иные нерегистрируемые документы (приложение 1).

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним; при этом сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. На документе проставляются порядковый номер и дата поступления.

При недостаче или повреждении документа составляется акт (приложение 2) в трех экземплярах, один из которых остается в Управлении делопроизводства (подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа), другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в любых случаях, так как только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.

2.3. В Управлении делопроизводства документ регистрируется в день поступления в электронной базе данных с распечаткой регистрационного штампа установленного образца в нижней правой части листа, входящего документа и двух экземпляров учетных карточек (приложение 3). Одна из них прилагается к документу, вторая находится в электронной базе данных. Ежедневно делается отчет о поступившей корреспонденции.

Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "Делопроизводство" не менее 5 лет.

Распределение поступающей корреспонденции осуществляется Управлением делопроизводства в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа.

Пакеты с пометкой "лично" учитываются в журнале служебных документов и передаются по назначению под роспись адресата.

Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - незамедлительно под расписку или с пометкой в реестре: кому передан документ, дата и время его передачи.

2.4. Поступающая в адрес Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, его заместителей корреспонденция на иностранных языках регистрируется и направляется предварительно в Комитет по внешним связям автономного округа для перевода на русский язык, после перевода - передается по назначению или снимается с контроля, если не имеет силу документов.

2.5. Зарегистрированные в Управлении делопроизводства служебные документы направляются адресатам по принадлежности.

Документы, адресованные Губернатору, Председателю Правительства автономного округа, направляются помощнику для доклада Губернатору, Председателю Правительства автономного округа.

Судебные и другие аналогичные документы Управлением делопроизводства направляются в Юридическо-правовое, Организационно-контрольное управления и другие подразделения Администрации Губернатора автономного округа для предварительной проработки.

Копии протестов органов прокуратуры и экспертных заключений органов юстиции на нормативные правовые акты автономного округа, проектов федеральных законов, проектов законов автономного округа, поступивших из Думы автономного округа, незамедлительно направляются в Юридическо-правовое управление Администрации Губернатора автономного округа.

Зарегистрированные в Управлении делопроизводства документы, корреспонденция с пометкой "Вручить лично", а также нерегистрируемая корреспонденция передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления или при поступлении документов в нерабочее время в первый рабочий день, следующий за днем поступления. При этом документы с пометкой о срочности доставки "Вручить немедленно" обрабатываются и вручаются немедленно, а с пометкой "Срочно" обрабатываются вне очереди и вручаются в очередной рейс доставки. График рейсов доставки утверждается начальником Управления делопроизводства.

Обращения Министерства иностранных дел Российской Федерации и входящих в его систему дипломатических представительств по вопросам международного сотрудничества передаются заместителю Председателя Правительства автономного округа, курирующему вопросы внешних связей, а в случае его отсутствия - в Комитет по внешним связям автономного округа и рассматриваются с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 года N 300 "О порядке рассмотрения обращений Министерства иностранных дел Российской Федерации и входящих в его систему дипломатических представительств по вопросам международного сотрудничества".

Отправка документов производится через Управление делопроизводства, кроме особых случаев по усмотрению руководства.

Исходящая и входящая документация из судов, правоохранительных органов, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, а также договорная переписка передаются с обязательным приложением конвертов, отправляется заказной почтой или иными отправлениями с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и о вручении документов.

2.6. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи:

2.6.1. При приеме и передаче служебной информации по официальным номерам факсимильных аппаратов работники подразделений Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа руководствуются следующим:

запрещается передавать по каналам факсимильной связи секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

материал для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года (приложение 4);

объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, как правило, не должен превышать 5 листов;

подлежащий передаче материал регистрируется в журнале установленной формы (приложение 5) без проставления штампа регистрации;

подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются в электронной базе данных и доставляются по назначению;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода (кроме Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, заместителей Председателя Правительства автономного округа, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа).

2.6.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях Администрации Губернатора, осуществляется руководителями этих подразделений.