Раздел III. Оформление документов

Раздел III. Оформление документов

3.1. Документы, создаваемые в органах государственной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

3.2. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. При продольном варианте посередине листа вдоль верхнего поля.

3.3. Документы оформляются с применением текстового редактора Word for Windows версии 6.0 и выше (в том числе табличный материал) с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 14 (для оформления табличных материалов могут применяться шрифты N 8 - 11, с возможным использованием переносов).

3.4. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:

левое - 2,75 см;

правое - 2,25 см;

верхнее - 2,5 см;

нижнее - 2 см.

3.5. Первая строка абзаца оформляется с отступом в 1,25 мм. Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы слов не допускаются. Документы, направляемые в вышестоящие органы, печатаются через полтора-два межстрочных интервала.

3.6. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Для таблиц возможно использование шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и столбцов или большого объёма текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.

3.7. При подготовке документов оформляются реквизиты c учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.8. Герб автономного округа размещается на бланках документов в соответствии с Законом автономного округа от 20 сентября 1995 года N 8-оз "О гербе и флаге Ханты-Мансийского автономного округа - Югры".

3.9. Наименование органа государственной власти должно соответствовать наименованию, утвержденному положением об органе. Сокращенное наименование органа государственной власти размещается в скобках под полным наименованием. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается под наименованием органа государственной власти.

3.10. Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

3.11. Датой документа является дата подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записки, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата может оформляться:

словесно-цифровым способом, например: 5 апреля 2010 года;

цифровым способом (арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами), например, дату 5 апреля 2010 года следует оформлять: 05.04.2010.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами государственной власти, является дата проставления последней подписи.

3.12. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации. В состав регистрационного номера входит порядковый номер, который может дополняться кодом органа государственной власти (структурного подразделения), индексом дела по номенклатуре дел, информацией об авторе документа, исполнителе.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более органами государственной власти, состоит из регистрационных номеров каждого из них. В документе на бумажном носителе регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более органами государственной власти, проставляется под подписями должностных лиц или через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при подготовке письма-ответа, включается в состав реквизитов бланка письма либо оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" с использованием шрифта размером N 12.

3.14. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к государственной, служебной или иной охраняемой законом тайне. Проставляется в верхнем правом углу первого листа документа либо входит в состав регистрационного номера документа.

3.15. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы. Первая страница документа не нумеруется.

3.16. Адресат.

Строку реквизита "Адресат" выравнивают относительно центра листа документа либо относительно края правого поля документа. Допускается центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке.

При адресовании документа должностному лицу его инициалы указывают перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

При адресовании документа организации, подразделению организации без указания должностного лица ее наименование пишется в именительном падеже (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными). Например:

Министерство

регионального развития

Российской Федерации

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Департамент управления делами

ведущему специалисту

А.И.Петрову

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору

ОАО "Заря"

В.Д.Сидорову

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес, например:

Иванову О.П.

ул. Мира, д. 5, кв. 12,

г. Сургут

Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры,

628400

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвёртым адресатами не пишется. В случае направления документа большему числу адресатов исполнитель готовит указатель рассылки.

3.17. Заголовок к служебным письмам составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк), выражает краткое содержание документа, оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" с использованием шрифта размером N 12, начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.

3.18. Отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма от границы левого поля с абзацным отступом и отделяется от основного текста одним межстрочным интервалом.

Если приложение указано в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не указанное в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:

	Приложения:	1.	Справка о ____________ на 6 л. в 1 экз.
		2.	Проект письма _____________ на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, указывают только количество экземпляров.

Если к документу прилагается документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо _________________________ от 16.01.2006 N 7-5/20 и приложение к нему, всего на 3 л.

В случае приложения к письму документов в электронном виде на съемном носителе отметка о наличии приложения оформляется с указанием наименования файла, например:

Приложение: файл "Проект распоряжения.doc" на съемном носителе информации (указать вид носителя).

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, об этом также делается отметка:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на съемном носителе информации (указать вид носителя).

В случае отправления электронной копии документа на адрес электронной почты получателя об этом делается отметка:

Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес otchet@admhmao.ru

При наличии в документе приложения на первом листе прилагаемого текста указывается:

Приложение

к ______________

от _________ N _______

В приложении к правовому акту на первом листе в правом верхнем углу указывают "Приложение ____" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к распоряжению Губернатора

Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры

15 января 2012 года N 13

При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N). Одно приложение не нумеруется.

3.19. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности в подписи не указывается.

При подписании документа на бумажном носителе несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, документ оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, подписи располагают на одном уровне, наименования органов государственной власти/авторов документа указываются в реквизите "Подпись".

Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности).

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии	подпись	расшифровка подписи
Секретарь комиссии	подпись	расшифровка подписи
Члены комиссии:	подпись	расшифровка подписи

Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке их фамилий.

Документы на бланке органа государственной власти подписываются его руководителем или лицом, его замещающим, если иное не установлено положением об органе государственной власти.

Руководители структурных подразделений Аппарата Губернатора автономного округа (лица, их замещающие) подписывают документы по вопросам, относящимся к компетенции соответствующего подразделения.

Не допускается направление корреспонденции, подписанной руководителем органа государственной власти, в адрес должностного лица, направление писем на имя которого входит в полномочия Губернатора автономного округа, заместителя Губернатора автономного округа.

3.20. Согласование проекта документа оформляется визой согласования документа (далее - виза) - реквизитом, указывающим на согласие должностного лица с содержанием документа.

Согласование документа на бумажном носителе осуществляется в нижней части оборотной стороны последнего листа первого экземпляра проекта документа и оформляется визой, включающей в себя должность, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:

	Начальник Правового управления Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
	_____________ подпись 00.00.0000	____________________ расшифровка подписи

При наличии замечаний к документу/проекту документа делается соответствующая запись:

	Замечания (предложения, заключения) прилагаются на 2 л. Начальник Правового управления Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
	______________ подпись 00.00.0000	_____________________ расшифровка подписи

Допускается оформление визы на отдельном листе согласования, а также полистное визирование проекта документа и приложений.

Согласование электронного документа осуществляется в СЭД должностным лицом - участником СЭД с применением электронной подписи.

Срок рассмотрения проекта документа не должен превышать 3 рабочих дней со дня поступления документа должностному лицу.

3.21. Отметка о заверении копии документа проставляется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Копия верна" ("Верно"), наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и оттиск печати уполномоченного структурного подразделения, например:

"Копия верна" ________________ должность 00.00.0000 МП

______________ подпись

________________________________ расшифровка подписи

Многостраничные копии заверяются в следующем порядке: отметка о заверении копии проставляется на первом листе копии документа, страницы документа нумеруются, листы прошиваются на два-четыре прокола, на концы прошивочной нити, разнесённые в разные стороны, на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист, размером не более чем 74х105 мм, на котором указывают/проставляют:

текст/оттиск штампа "Прошито, пронумеровано ( ) листов" с указанием уполномоченного структурного подразделения осуществившего заверение, должности, Ф.И.О. заверяющего должностного лица и даты заверения;

оттиск печати уполномоченного структурного подразделения так, чтобы он захватил текст/оттиск штампа.

Допускается заверять отметкой "Копия верна" ("Верно") каждый лист многостраничной копии документа.

3.22. Отметка об исполнителе располагается на лицевой либо оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и включает в себя фамилию, инициалы, номер служебного телефона исполнителя. Допускается указывать наименование органа государственной власти (структурного подразделения), должность исполнителя, адрес электронной почты.

Данные об исполнителе оформляются печатным способом, шрифтом меньшего размера, чем шрифт текста письма.

На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается основной исполнитель.

3.23. Указания по исполнению документа (резолюция) вводятся в ЭРК документа или оформляются на учетной карточке документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (приложение 1 к настоящей Инструкции).

Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.