Глава VIII. Обеспечение сохранности документов в архивах (п.п. 170 - 246)

Глава VIII. Обеспечение сохранности документов в архивах

170. Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах Вооруженных Сил проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:

создание оптимальных условий хранения документов;

размещение документов в архивохранилищах и их топографирование;

соблюдение порядка выдачи дел из архивов (архивохранилищ);

учет документов (см. главу VII), проверка их наличия и состояния;

определение состава уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда и фонда пользования; соблюдение мер режима секретности; обеспечение физико-химической сохранности документов.

171. Обеспечение сохранности документов в центральных архивах возлагается начальниками архивов на начальников (заведующих) архивохранилищ и хранителей фондов, а в окружных и флотских архивах начальниками соответствующих штабов - на начальников архивов.

172. Начальники архивов, архивохранилищ, хранители фондов несут ответственность за сохранность переданных им фондов.

При смене начальника архива (отдела, архивохранилища) прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива (отдела, архивохранилища), инвентаря и оборудования производится по акту.

Для приема-передачи дел назначается комиссия в составе не менее 3 человек.

173. Меры режима секретности, охрана и пропускной режим в окружных и флотских архивах определяются начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы, а в центральных архивах - начальниками этих архивов.

А. Создание оптимальных условий хранения документов

174. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.);

применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного и светового режимов, проведением санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях архивохранилищ.

Требования к помещениям архива (архивохранилища)

175. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляются отдельные здания (или часть здания), специально построенные и оборудованные или приспособленные для хранения документов.

Строительство специальных зданий архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

176. Здания архивов должны быть удалены:

от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота), на расстояния, установленные санитарными нормами;

от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

При определении пригодности района для строительства архивных зданий учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологической станции.

177. В целях обеспечения оптимальных условий хранения документов и работы с ними в архиве оборудуются следующие помещения:

хранилища для хранения документов;

помещения для приема, временного хранения и подготовки документов к сдаче в архив;

помещения для работы исследователей (читальный зал);

рабочие комнаты для сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от хранилищ для хранения документов.

В центральных архивах, кроме того, должны быть помещения:

для размещения научно-справочного аппарата и учетных документов;

для размещения справочно-информационного фонда, научно-справочной библиотеки и методического кабинета;

для микрофильмирования и фотокопирования документов (лаборатория микрофотокопирования документов);

для реставрации, дезинфекции и переплета;

для размещения вычислительной и множительной техники;

вспомогательного назначения (гардероб, приемная и др.).

178. Архивохранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

179. Архивохранилища архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.

В помещениях архивохранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в архивохранилище. Использовать под архивохранилище подвальные, полуподвальные и другие помещения, не отвечающие требованиям хранения документов, запрещается.

Здания архивов и помещения архивохранилищ оборудуются охранной и пожарной сигнализациями.

180. Входные двери в архивохранилища должны быть обиты железом и иметь прочные запоры. По окончании работы двери архивохранилищ запираются и опечатываются.

Порядок опечатывания и вскрытия архивохранилищ, а также других помещений, где временно размещаются документы (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.), и допуска сотрудников архива в архивохранилища устанавливается начальником архива.

На окна, через которые возможно проникновение извне, устанавливаются металлические решетки.

Для эвакуации личных дел, документов и имущества через окна часть решеток на них навешивается на петли. Решетки всегда должны быть заперты на замки и опечатаны на бирку металлической печатью. Доступ для открывания замков должен быть как с наружной, так и с внутренней стороны. Окна, оборудованные открывающимися решетками, нумеруются. К ключам от замков таких окон прикрепляются бирки с указанием номеров окон.

181. Помещение архива (архивохранилища) до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается в центральных архивах начальниками архивов, в окружных и флотских архивах - начальниками штабов, в подчинении которых находятся данные архивы.

Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно-влажностного режима в архивохранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается начальником, назначившим комиссию. Осмотр состояния помещения архива (архивохранилища) проводится в дальнейшем по требованию начальника архива (архивохранилища), но не реже одного раза в 5 лет.

Электрооборудование, противопожарное оборудование

182. В помещениях архивов прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения.

183. Архивохранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне архивохранилищ.

184. Все электрооборудование обеспечивается заземлением.

185. Пожарная охрана архивов осуществляется в соответствии с Правилами пожарной безопасности*(15) и Требованиями пожарной безопасности*(16).

186. Ответственность за организацию пожарной охраны, постоянную готовность пожарного оборудования и обучение личного состава правилам пожарной безопасности несут начальники архивов.

187. В архивах (в центральных архивах - в каждом архивохранилище) на видном месте вывешиваются инструкции по мерам пожарной безопасности, пожарный расчет личного состава и план эвакуации людей, документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включается весь личный состав архива (архивохранилища), с которым периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам противопожарной безопасности и практическим действиям личного состава во время пожара. В расчете указываются обязанности и действия личного состава по предупреждению пожара и во время пожара. В плане эвакуации указываются пути эвакуации и место сосредоточения документов и имущества, фамилии лиц, выделяемых для охраны. План и расчет утверждаются начальниками архивов, а в центральных архивах - начальниками отделов.

188. Архивохранилища и помещения для работы с документами должны иметь удобные для эвакуации документов выходы к лифтам, на лестничные клетки, в коридоры.

Запрещается загромождать пути эвакуации различными предметами и оборудованием, все двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в направлении выхода из здания, подвальные помещения и цокольные этажи должны иметь собственные выходы, в коридорах на путях эвакуации должны быть установлены символические изображения знаков "выходить здесь", "открытая дверь" и др.

189. Архивохранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

190. В архивохранилищах категорически запрещается: курить;

хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные предметы, спички, зажигалки и т.п.;

пользоваться керосиновыми лампами, свечами;

применять временную электропроводку;

самостоятельно (без электромонтера) производить какие-либо изменения или исправления в электропроводке и электрооборудовании;

использовать настольные лампы со сгораемыми абажурами, а также электронагревательные приборы.

Температурно-влажностный и световой режимы

191. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов:

для документов на бумажной основе: температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%;

для пленочных материалов: черно-белых - температура не выше 15°С, относительная влажность воздуха 40-55%; цветных - температура не выше - 5°С, относительная влажность воздуха 40-55%;

для документов на магнитных лентах и дисковых носителях: температура 15-20° С, относительная влажность воздуха 50-65%.

192. В целях улучшения режима хранения в помещениях архивохранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.

193. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.

Показания контрольных измерительных приборов (термометра, гигрометра, психрометра, термографа) фиксируются в журналах наблюдений за температурой и относительной влажностью воздуха.

194. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,3-1,5 м от пола монтируются на одном контрольном щитке. На приборы не должны падать прямые солнечные лучи.

Контрольные измерительные приборы устанавливаются в каждом архивохранилище.

Поверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру не реже одного раза в три месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных.

195. Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.

196. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением документов в коробках, папках, шкафах.

Освещение в архивохранилищах может быть естественным и искусственным.

Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.

В целях защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей архивохранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.

Защита документов от действия света обеспечивается: применением в окнах светорассеивающих стекол; покраской обычных стекол белой краской; хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;

применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров.

197. В качестве источников искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

198. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 см. Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20-30 лк, на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации - 100 лк.

199. Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в архивохранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ с документами.

Санитарно-гигиенический режим

200. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

201. Для защиты документов от пыли необходимо:

обеспечить максимально возможную герметичность помещений архивохранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;

периодически, не реже одного раза в год, проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений архивохранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;

проводить систематическую влажную уборку помещений архивохранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств;

следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской;

нижнюю часть архивохранилищ (2/3 высоты) окрашивать масляной краской, а верхнюю - клеевой;

периодически проветривать помещения архивохранилищ. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.

202. В архивохранилищах должно проводиться регулярное наблюдение за физическим состоянием документов.

203. При обнаружении в архивохранилищах плесени, насекомых или грызунов немедленно принимаются меры по их уничтожению.

Документы, пораженные плесенью, изолируются от остальных и подвергаются дезинфекции. Стеллажи, на которых лежали пораженные материалы, и прилегающие к ним стены протираются 3-5%-ным раствором формалина, а затем просушиваются. Дезинфицируются коробки, папки и другие средства упаковки.

Документы, пораженные насекомыми, также изолируются и подвергаются дезинфекции. Для уничтожения насекомых в условиях архива можно применять бромистый метил, хлорофос (3%-ный водный раствор) и инсектициды в аэрозольных баллонах, используемые в быту для борьбы с насекомыми. При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах архивохранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д. - необходима дезинфекция всего архивохранилища. Такую дезинфекцию проводят специальные фумигационные отряды карантинной службы или санитарно-эпидемиологической станции.

Архивные дела, прошедшие дезинфекцию и дезинсекцию, укладываются отдельно от других дел на карантин сроком до трех месяцев, после чего они вновь подвергаются осмотру.

При обнаружении в архивохранилище грызунов следует обратиться в санитарно-эпидемиологическую станцию.

О каждом случае повреждения документов грызунами или насекомыми - вредителями бумаг докладывается начальнику архива.

204. Для проведения санитарно-гигиенических работ (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в архивохранилище в плане работы архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).

Оборудование архивов (архивохранилищ)

205. Архивохранилища оборудуются металлическими стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения, но не менее размеров, указанных ниже:

ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;

расстояние между полками по высоте - переменное, но не менее 40 см;

расстояние между стеной и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

ширина проходов между стеллажами - 75 см;

расстояние от стеллажей до отопительной системы - не менее 1 м;

расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.

Допускается оборудование архивохранилищ деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.

206. В приспособленных зданиях высота стеллажей определяется высотой помещения и мощностью перекрытий. При высоте помещений свыше 4 м и двухъярусных стеллажах предусматриваются межъярусные и межстеллажные перекрытия.

207. Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов.

208. Для хранения особо ценных дел в архиве используются сейфы или металлические шкафы.

Для размещения справочных картотек к документам в архивохранилище устанавливаются картотечные шкафы.

209. Для перемещения документов в архивохранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (БТ-1), легкие устойчивые стремянки.

210. При наличии в архиве фонда пользования в читальном зале устанавливаются аппараты для чтения микрофильмов.

211. Внутри каждого архивохранилища (комнаты) вывешивается опись имущества (инвентаря, мебели и оборудования) с указанием фамилии ответственного за правильную их эксплуатацию.

Б. Размещение документов в архивохранилищах. Топографирование

212. Принятые архивные документы с постоянными и длительными сроками хранения укладываются и хранятся в архивах в специальных коробках. Дела со сроками хранения до 25 лет включительно могут храниться в пачках, обернутых в бумагу. Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки (пачки), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см.

213. Архивные дела укладываются в коробки в соответствии с их шифром в пределах описи, фонда, при этом дела должны вкладываться в коробки и извлекаться из них без усилий. При хранении в пачках архивные дела укладываются высотой 18-20 см и обвязываются шпагатом с картонными прокладками под ним.

214. Документы одного и того же фонда за период Великой Отечественной войны 1941-1945 годов и последующие годы хранятся в центральных архивах, как правило, раздельно*(17).

215. Совершенно секретные, секретные и несекретные дела в архивах хранятся вместе.

216. Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и в других не предназначенных для этих целей местах.

217. Порядок размещения фондов в центральных архивах по архивохранилищам определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым начальником архива. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), а выписки из него - в архивохранилищах.

218. В целях закрепления места хранения и поиска документов в архивохранилищах составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели (формы N 28, 29). Топографические указатели составляются на карточках в необходимом количестве экземпляров; один экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), второй - в соответствующем архивохранилище.

Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.

219. Описи на принятые дела в окружных и флотских архивах хранятся в папках с клапанами и завязками с трех сторон. Описи группируются по фондам и хранятся в папках неподшитыми.

Описи на принятые дела в центральных архивах группируются в хронологической последовательности по годам и подшиваются в папки отдельно по каждому фонду. Описи дел главных штабов и управлений видов Вооруженных Сил, штаба Тыла Вооруженных Сил, военных округов, группы войск, флотов, армий и флотилий, главных и центральных управлений Министерства обороны, штабов и управлений родов войск Вооруженных Сил, а также военных образовательных учреждений высшего профессионального образования Министерства обороны, научно-исследовательских и проектных институтов группируются и подшиваются отдельно по каждому управлению (отделу), отделению (службе).

Описи в архивах хранятся в помещениях для хранения документов или в специально выделенных для этих целей комнатах в закрывающихся на замки и опечатываемых на бирки шкафах.

220. Все помещения архивохранилищ, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо.

Номера должны быть проставлены четкими выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

Бирка с номером и табличка, в которой указывается назначение архивохранилища (комнаты), прикрепляются на наружной стороне входной двери.

221. На коробках (пачках) проставляются порядковые номера, в соответствии с которыми они укладываются на стеллажи, а в центральных архивах, кроме того, указывается и количество архивных дел в них. Там, где это удобно и целесообразно, самостоятельная нумерация коробок (пачек) может производиться по следующим группам документов:

архивные дела с постоянным сроком хранения;

архивные дела по учету личного состава;

архивные дела с временными сроками хранения (по срокам их уничтожения).

На пачках с архивными документами временного срока хранения указывается год уничтожения документов.

В. Проверка наличия и состояния дел и описей

222. Проверка наличия и состояния дел и описей проводится в целях установления фактического наличия их и выявления дел и описей, требующих консервационно-профилактической и реставрационной обработки.

223. Проверке могут быть подвергнуты дела и описи всего архива (архивохранилища), группы фондов, отдельного фонда или его части.

224. Проверка наличия и состояния дел и описей является постоянной плановой работой каждого архива.

Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится один раз в 10 лет.

Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится один раз в 15 лет.

В архивах с интенсивным использованием дел проверки наличия и состояния выданных для использования в течение предшествующего года дел проводятся ежегодно.

Единовременные проверки наличия и состояния дел и описей всех или части фондов архива (архивохранилища) проводятся также:

а) каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов и при этом есть основания предполагать их порчу или утрату;

б) при передаче документов из архива (архивохранилища);

в) при приеме дел хранителями фондов на хранение;

г) при смене начальника архива военного округа, группы войск, флота, флотилии, а в центральных архивах - хранителя фондов.

225. Проверка наличия и состояния документов и описей проводится комиссиями, назначаемыми в окружных и флотских архивах начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы, а в центральных архивах - начальниками этих архивов.

В состав комиссий должны входить лица, имеющие соответствующий допуск к работам и документам.

226. Перед проверкой наличия и состояния документов и описей комиссия должна ознакомиться с документами предыдущих проверок, делом фонда и с основными учетно-справочными материалами, относящимися к проверяемому фонду. Проверка наличия описей производится по книгам учета поступления и выбытия описей дел (листам фондов). Наличие документов проверяется путем сверки наименования (заголовка) архивного дела и архивных шифров, имеющихся на обложке каждого дела, с записями в описи. Физическое состояние определяется путем визуального просмотра дел.

Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел или других учетных документов категорически запрещается. Проверкой устанавливаются:

а) наличие описей;

б) количество архивных дел, числящихся по описям;

в) количество архивных дел, оказавшихся в наличии;

г) номера и наименования архивных дел, не обнаруженных при проверке;

д) количество архивных дел, не включенных в описи;

е) количество архивных дел, не относящихся к данному фонду;

ж) количество архивных дел, не оговоренных в итоговой записи (литерных);

з) пропущенные номера, не учтенные в итоговой записи;

и) номера и наименования архивных дел с неустранимыми повреждениями, пораженных плесневым грибком или насекомыми, а также архивные дела, требующие реставрации и переплета;

к) условия хранения документов.

Результаты проверки вносятся в лист проверки наличия и состояния документов и описей фонда (форма N 30). Листы проверки включаются в дело фонда.

227. При проверке наличия и состояния дел необходимо:

сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;

подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;

изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов;

размещать в конце фонда обнаруженные при проверке дела фонда, не внесенные в опись, для последующей обработки и описания;

изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом начальнику архивохранилища (архива).

228. По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись: "Проверено", проставляется дата проверки, запись подписывается проводившими проверку сотрудниками с указанием их должностей.

В случае обнаружения в описи неучтенных литерных, свободных и пропущенных порядковых номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки наличия и состояния документов и описей фонда делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния документов и описей (форма N 31).

229. При приеме архивных дел хранителями фондов на хранение результаты проверки наличия документов записываются только в книгу учета записей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 18).

При последующих проверках наличие архивных дел и описей устанавливается на основе записей, сделанных в этой книге, а также на основании накладных на архивные дела и описи, принятые и переданные после предыдущей проверки.

Порядок проведения проверок наличия и состояния документов и описей, а также проверок при смене хранителя фондов определяют:

в окружных и флотских архивах - начальники штабов, в подчинении которых находятся архивы;

в центральных архивах - начальники этих архивов.

230. Архивные дела, находящиеся на день проверки во временном пользовании внутри архива, проверяются на общих основаниях с делами, находящимися в архивохранилище.

Архивные дела, находящиеся в период проверки во временном пользовании за пределами архива, считаются имеющимися в наличии.

231. Если в ходе проверки будет выявлено отсутствие дел и описей, то организуется их розыск в течение одного года с момента завершения проверки.

В ходе розыска необходимо:

изучить все учетные документы по выдаче дел из архивохранилища;

проверить дела находящихся рядом фондов;

изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты на документы, отобранные для уничтожения, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния документов и описей фонда.

В случае, когда недостающие архивные дела и описи обнаружить не удалось, они вносятся в книгу учета недостающих архивных дел и описей (форма N 32). Для принятия окончательного решения назначается административное расследование. О результатах расследования докладывается по команде.

Архивные дела, не включенные в описи, учитываются и присоединяются к соответствующему фонду в установленном порядке.

232. По окончании проверки наличия и состояния документов на основании записей в книге учета описей и архивных дел, принятых на хранение, или листов проверки наличия и состояния документов и описей фонда составляется акт проверки наличия и состояния документов и описей (форма N 31), который с приложенными к нему документами (списками, заключениями, справками и др.) представляется на рассмотрение и утверждается:

в окружных и флотских архивах - начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы;

в центральных архивах - начальниками этих архивов.

Акты проверки наличия и состояния документов и описей служат основанием для передачи документов на хранение вновь назначенным хранителям фондов.

Проверка наличия и состояния дел и описей считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда.

Г. Создание страхового фонда документов и фонда пользования

233. Страховой фонд документов представляет собой совокупность страховых копий документов и создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов.

Для создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов производится микрофильмирование.

234. Создание страхового фонда, а также тематических микрофильмов осуществляется на основании готовых планов работы центральных архивов и организуется как самостоятельный вид работы архивов. К страховому фонду создается необходимый научно-справочный аппарат.

Страховому копированию в первую очередь подлежат документы периода Великой Отечественной войны 1941-1945 годов.

235. Страховой копией для документов на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения (негатив микрофильма), изготовленный на черно-белой фотографической пленке (типа "Микрат 300", 35 мм) методом непосредственного фотографирования документов.

236. Фонд пользования представляет собой совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования в целях обеспечения сохранности оригиналов документов.

Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается комплект фонда пользования, который состоит из двух позитивных микрофильмов второго поколения, изготовленных с негативных микрофильмов первого поколения.

237. Организация микрофильмирования (выявление, отбор и подготовка оригиналов к съемке, изготовление, учет, хранение и использование микрофильмов), технология операций микрофильмирования определяются инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по этим вопросам специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти и утверждаемыми начальниками центральных архивов.

238. Организация перевода на электронные носители информации, а также технология операций этого перевода определяются соответствующими инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению безопасности информации от несанкционированного доступа.

239. В целях создания фонда пользования и обеспечения сохранности подлинников уникальных документов в центральных архивах разрешается производить снятие электрографических копий с указанных документов для использования в читальных залах.

Оригиналы документов, с которых изготовлены позитивы микрофильмов и электрографические копии, являются неприкосновенными.

240. Обеспечение центральных архивов необходимым для микрофильмирования и снятия электрографических копий документов оборудованием и материалами возлагается на соответствующие органы военного управления на основании заявок из центральных архивов, поданных в установленном порядке.

241. Изготовление, учет и хранение микрофильмов страхового фонда производятся в порядке, установленном для секретных документов, независимо от грифа секретности оригиналов.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда.

Комплект фонда пользования хранится, как правило, при читальном зале архива.

242. Проверка наличия и выборочный технический контроль микрофильмов страхового фонда проводятся не реже одного раза в 3 года.

Наличие и техническое состояние позитивов микрофильмов проверяется в процессе выдачи их для использования, но во всех случаях не реже одного раза в 10 лет.

Выборочному техническому контролю подвергаются 20 процентов негативов микрофильмов. При обнаружении дефектов прогрессирующего характера (плесень, отслоение эмульсии и т.п.) контролю подвергаются все негативы микрофильмов данного года.

Негативы и позитивы микрофильмов, имеющие дефекты, передаются на реставрационно-профилактическую обработку.

Д. Обеспечение физико-химической сохранности документов

243. Комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливание, физическая и химическая реставрация, дезинфекция, дезинсекция, фотореставрация и другие виды работ, обеспечивающих сохранность документов, а также создание страхового фонда проводят лаборатории, являющиеся структурными подразделениями центральных архивов.

244. Документы с физическими дефектами основы (ветхость, утрата частей документа, разрывы и др.) или текста (частичное или полное выцветание текста) регистрируются в картотеке или книге учета физического состояния документов, где фиксируются виды и сроки специальной обработки, которой впоследствии должны быть подвергнуты документы (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование), и намечаются конкретные меры по организации этой обработки документов.

245. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекцию, дезинсекцию) подлежат дела и документы, пораженные биологическими вредителями - плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется информационной значимостью и интенсивностью использования документов. Из равноценных документов первоочередной специальной обработке подлежат сильно разрушенные ветхие документы с прогрессирующим угасанием текстов. Природа дефектов и способы их устранения устанавливаются специалистами лабораторий.

Учет дел, передаваемых в лаборатории, ведется в книге учета по следующей форме: номер по порядку, дата передачи, номер и название фонда, номер описи, номер дела по описи, количество листов в деле, расписка ответственного лица лаборатории в приеме дела, дата возвращения дела в архивохранилище, расписка хранителя фонда в приеме дела.

Е. Обеспечение сохранности документов при возникновении чрезвычайных обстоятельств

246. В целях настоящего Наставления под чрезвычайными обстоятельствами в деятельности архивов понимаются такие обстоятельства, при которых невозможно выполнение в полном объеме возложенных на архив задач в соответствии с требованиями настоящего Наставления и других нормативных правовых актов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности документов архива.

К чрезвычайным обстоятельствам относятся:

введение в государстве (регионе, городе) чрезвычайного положения;

пожар или стихийные бедствия, повлиявшие на деятельность архива;

исчезновение или порча документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или других противоправных действий;

аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива;

другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять решение об изменении режима работы архива или приостановлении его деятельности.

Архив разрабатывает и при необходимости пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в случае возникновения чрезвычайных обстоятельств. Планом мероприятий по эвакуации и укрытию документов при возникновении чрезвычайных обстоятельств должны быть предусмотрены:

порядок и место эвакуации и укрытия документов;

перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2 и 3 очереди;

список работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;

меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.

План мероприятий по эвакуации и укрытию документов при возникновении чрезвычайных обстоятельств должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден начальником, в подчинении которого находится архив. С указанным планом должны быть ознакомлены все сотрудники архива под расписку.

При возникновении чрезвычайных обстоятельств начальник архива немедленно (по телефону, телеграфу, факсу или лично) сообщает об этом руководству вышестоящего органа военного управления и по согласованию с ним принимает решение о работе в условиях чрезвычайных обстоятельств, которое оформляется приказом начальника архива, принимает меры по ликвидации последствий чрезвычайных обстоятельств и информирует о них вышестоящий орган военного управления.