Глава VI. Экспертиза ценности документов. Порядок уничтожения архивных документов (п.п. 119 - 150)

Глава VI. Экспертиза ценности документов. Порядок уничтожения архивных документов

119. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, значимости и всесторонности путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: значение воинской части (организации) в составе Вооруженных Сил, значимость событий (явления, предмета), отраженных в документах, время и место образования документов. К критериям содержания относятся: значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. К критериям внешних особенностей документов относятся: подлинность, наличие резолюций, виз, помет на документе, внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов (в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документа).

А. Организация экспертизы ценности документов

120. Экспертиза ценности документов проводится:

в делопроизводстве воинских частей (организаций) при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению;

в окружных и флотских архивах как самостоятельный вид работы, а также в процессе подготовки дел к передаче в центральные архивы;

в центральных архивах как самостоятельный вид работы, а также в ходе научно-технической обработки документов.

121. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов создаются следующие постоянно действующие экспертные комиссии:

а) Центральная экспертная комиссия Министерства обороны Российской Федерации (ЦЭК МО);

б) экспертно-проверочные комиссии центральных архивов и архива военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации;

в) экспертные комиссии отделов (отделений, архивохранилищ) центральных архивов;

г) экспертные комиссии органов военного управления, воинских частей и организаций.

Информация об изменениях:

Приказом Министра обороны РФ от 30 мая 2009 г. N 493 в пункт 122 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

122. ЦЭК МО создается из представителей главных штабов видов Вооруженных Сил, штаба Тыла Вооруженных Сил, главных и центральных управлений Министерства обороны, штабов родов войск Вооруженных Сил. В состав комиссии на правах ее членов включаются начальники центральных архивов.

Председателем ЦЭК МО является начальник Управления делами Министерства обороны Российской Федерации - заместитель начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации.

ЦЭК МО в своей работе руководствуется законодательством Российской Федерации об архивном деле, нормативными правовыми актами Министерства обороны, определяющими порядок архивной работы в Вооруженных Силах, и Положением о Центральной экспертной комиссии Министерства обороны Российской Федерации*(12).

ЦЭК МО рассматривает и выносит общие рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы архивных документов и снятия (снижения) с них грифов секретности.

123. Экспертно-проверочные комиссии центральных архивов создаются для решения общих для отделов (отделений, архивохранилищ) данного архива методических и практических вопросов экспертизы архивных документов, комплектования архива документами, проверки деятельности экспертных комиссий отделов (отделений, архивохранилищ) и снятия (снижения) грифов секретности с архивных документов.

Экспертные комиссии отделов (отделений, архивохранилищ) центральных архивов являются основными рабочими комиссиями по экспертизе ценности хранящихся в этих архивах документов.

Экспертно-проверочные и экспертные комиссии отделов (отделений, архивохранилищ) центральных архивов создаются в основном из сотрудников архивов. В состав экспертно-проверочных комиссий ЦА МО и ЦВМА на правах их членов могут включаться представители соответственно Российского государственного военного архива и Российского государственного архива Военно-Морского Флота.

К работе экспертно-проверочных комиссий центральных архивов привлекаются представители главных штабов видов Вооруженных Сил, штаба Тыла Вооруженных Сил, главных и центральных управлений Министерства обороны, штабов родов войск Вооруженных Сил для рассмотрения архивных материалов их структурных подразделений.

124. Основными функциями экспертных комиссий органов военного управления, воинских частей и организаций являются:

отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архивы;

отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в органе военного управления, воинской части (организации);

выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли;

рассмотрение описей дел и актов на дела, отобранные для уничтожения;

рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;

подготовка и внесение на рассмотрение экспортно-проверочных комиссий центральных архивов предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отборе их на хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.).

На экспертные комиссии штабов военных округов, группы войск, флотов и флотилий, кроме того, возлагается экспертиза ценности и проверка полноты состава документов, оставляемых на дальнейшее хранение в фондах окружных и флотских архивов. В состав комиссий на правах их членов назначаются сотрудники архивов.

125. Экспертные комиссии органов военного управления, воинских частей и организаций создаются приказами соответствующих командиров (начальников) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

126. Деятельность экспертно-проверочных (экспертных) комиссий определяется положениями о них, оформляется протоколами и решениями. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются начальником штаба воинской части (начальником организации, начальником центрального архива).

Б. Методика проведения экспертизы ценности документов

127. В воинских частях и организациях экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения проводится ежегодно экспертной комиссией при методической помощи сотрудников архивов.

Подготовку к экспертизе ценности документов необходимо начинать с изучения истории фондообразователя и фонда, а также состава и содержания документов.

Перед экспертизой ценности документов больших, сложных фондов или групп фондов составляется рабочая инструкция, в которой определяются особенности работы применительно к специфике профильных для фонда документов. В инструкции определяются цели, основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами.

128. При экспертизе ценности изучение документов начинается с фондов вышестоящей воинской части (организации), затем изучаются документы фондов подчиненных воинских частей и организаций, определяется наличие дублетных или поглощенных документов. При этом устанавливается, где основные экземпляры таких документов должны быть оставлены на хранение. Каждое дело просматривается сотрудником, производящим экспертизу, полистно. Не допускается определение научной и практической ценности документов, а также их отбор для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков в описях и на обложках дел.

129. При проведении экспертизы ценности документов учитываются характер повторения их информации в других документах (внутрифондовое, межфондовое повторение), вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение.

130. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

131. При решении вопроса о целесообразности дальнейшего хранения отдельных категорий документов необходимо учитывать следующее:

приказы, директивы и другие документы, отражающие формирование, преобразование, деятельность и расформирование данной воинской части (организации), остаются в ее делах на постоянное хранение независимо от установленных для них сроков хранения;

копии или выписки из документов, подлинники которых подлежат хранению, могут быть отобраны для уничтожения только при наличии самих подлинников;

количество экземпляров одного документа, оставляемых на постоянное хранение, устанавливается экспертной комиссией, исходя из степени научной и практической ценности этого документа, интенсивности его использования, а также физического состояния подлинника и копий;

газеты, листовки, обращения, брошюры и информационные документы (обзоры, бюллетени, сводки и т.п.) могут храниться в фонде их издателя в двух и более экземплярах;

копии оперативных и боевых документов (оперативные директивы, боевые приказы и распоряжения, боевые донесения, оперативные сводки, журналы боевых действий, отчеты о боевых действиях и т.п.), а также копии организационно-распорядительной документации за период Великой Отечественной войны 1941-1945 годов и за время участия войск в боевых действиях, в вооруженных конфликтах, действия войск в условиях чрезвычайного положения уничтожению не подлежат независимо от количества экземпляров этого документа, имеющихся в фонде воинской части (организации);

сводные документы планово-отчетного характера с истекшими сроками хранения, содержание которых не вошло в другие сводные документы за более длительный период, уничтожению не подлежат. Например, при отсутствии годовых отчетов, подлежащих постоянному хранению, оставляются на хранение квартальные отчеты, а при отсутствии и квартальных - месячные отчеты;

документы справочного характера по учету личного состава могут быть уничтожены только при наличии в фонде воинской части (организации) основных документов, предусмотренных приказами Министра обороны Российской Федерации.

Документы с истекшими сроками хранения не подлежат уничтожению, если:

резолюции и пометы на них имеют историческую, научную или практическую ценность;

документы использованы в научных целях или в исторических трудах (исследованиях), о чем имеется отметка в листе использования.

Если в дело подшиты документы, имеющие постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Выделенные из дел документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения оставшихся документов временного хранения определяются по перечням документов со сроками их хранения. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. При отборе дел, книг и журналов для уничтожения необходимо руководствоваться перечнями документов со сроками их хранения*(13).

132. Приговоры, решения, определения и постановления, изымаемые из подлежащих уничтожению уголовных и гражданских дел, оформляются в дело в порядке, указанном в пунктах 50-53 настоящего Наставления.

133. По каждой группе однородных фондов военных судов (бригад, дивизий, корпусов, армий, военных округов, флотов и др.) оставляется на постоянное хранение не менее чем в трех фондах каждой группы полный комплект уголовных и гражданских дел, в том числе и подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Перечень военных судов, документы которых подлежат хранению в полном комплекте, рассылается Главным управлением обеспечения деятельности военных судов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации по согласованию с ЦА МО.

134. При проведении экспертизы ценности документов используются перечни документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел, нормативные правовые акты, изданные по данному вопросу специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, а также методические рекомендации центральных архивов.

В. Оформление результатов экспертизы ценности документов

135. По результатам экспертизы ценности документов в воинских частях и организациях составляются описи в соответствии с требованиями пунктов 57-72 настоящего Наставления и акты на уничтожение дел (форма N 14).

136. Акты на уничтожение дел, имеющих гриф секретности, составляются по действительному наименованию воинской части (организации) с присвоением им грифа "секретно". Акты на уничтожение несекретных дел могут составляться по условному наименованию воинской части (организации) без грифа секретности.

При включении в акты дел, из которых изъяты документы по справкам-заместителям, в актах указываются номера и наименования изъятых документов и места их нахождения.

137. Акты в архивах составляются по каждому фонду отдельно, а дела однородных групп фондов от соединения и ниже могут вноситься в один акт. При включении в акт дел нескольких воинских частей и организаций в начале указывается групповое наименование их (механизированные полки, отдельные полки связи, отдельные артиллерийские дивизионы и т.п.), а номера и наименования воинских частей и организаций помещаются в возрастающем порядке перед перечислением в акте их дел.

Когда уничтожению подлежат не все дела, включенные в описи, акт (форма N 15) составляется с перечислением наименований уничтожаемых дел.

Если уничтожению подлежат все дела, включенные в описи, акт (форма N 16) составляется без перечисления наименований уничтожаемых дел. В этих случаях к акту прикладываются описи, дела по которым подлежат уничтожению. В описях в соответствующих графах должны быть проставлены сроки хранения и номера статей действующего перечня.

Акты в архивах составляются по действительному наименованию воинских частей и организаций или по номеру фонда.

Акты на уничтожение дел воинских частей и организаций за период Великой Отечественной войны 1941-1945 годов, расформированных в послевоенный период воинских частей и организаций, а также воинских частей и организаций, не имеющих условных наименований, составляются без грифа секретности. В несекретном порядке составляются акты по номеру фонда без указания действительных наименований воинских частей и организаций.

Актам на дела, отобранные для уничтожения, в которых наименования дел составляют государственную тайну, присваивается соответствующий гриф секретности.

Акты, в которые включаются дела существующих воинских частей и организаций, имеющих действительное и условное наименования, а также акты, к которым прикладываются секретные описи, составляются с грифом "секретно".

Дела с грифом секретности и несекретные включаются в отдельные акты.

138. На архивные дела, подлежащие уничтожению в связи с наличием неустранимых повреждений, составляется акт (форма N 17) по каждому фонду в отдельности.

139. Наименования (заголовки) дел в акте должны соответствовать их наименованиям (заголовкам) в описи.

Если наименование (заголовок) дела по описи не соответствует характеру подшитых в него документов, в акте помимо наименования дела по описи ниже в скобках пишется новое наименование, соответствующее содержанию подшитых в дело документов.

Однородные по содержанию дела в акт вносятся под общим для этих дел заголовком. Помещаемые ниже повторяющиеся одинаковые наименования (заголовки) дел обозначаются словами "То же".

В графу акта "Основание к уничтожению", кроме номеров соответствующих статей по перечням, могут вноситься уточнения экспертной комиссии, поясняющие дополнительные мотивы отбора дел на уничтожение (копийность, наличие данных в других документах и т.п.).

140. Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 г., с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2006 г.

141. Акт на уничтожение дел составляется, как правило, на дела всей воинской части (организации). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

142. Центральные, окружные и флотские архивы проверяют правильность отбора дел на хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в описи дела, отобранные к уничтожению.

143. Акты на архивные дела, отобранные к уничтожению, утверждаются:

на дела воинской части (организации) - начальником штаба воинской части (начальником организации);

на дела, хранящиеся в окружных и флотских архивах, - начальником штаба, в подчинении которого находится архив;

на дела, хранящиеся в центральных архивах, - начальниками этих архивов.

144. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения.

145. Уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем сожжения или механической переработки на специализированных бумагоперерабатывающих предприятиях, имеющих лицензию на право переработки документов, составляющих государственную тайну.

Дела с документами, имеющими гриф "особой важности", или с шифртелеграммами уничтожаются только путем сожжения на территории воинской части (организации) или архива.

Уничтожать архивные дела другими способами, а также использовать документы из этих дел для черновиков или хозяйственных нужд запрещается.

Архивные дела уничтожаются вместе с приложениями к ним и внутренними описями документов.

146. Доставка документов к месту переработки производится в крытых автомашинах в сопровождении вооруженной охраны.

Механическая переработка или сжигание архивных дел (документов) должны производиться до полной их переработки (сжигания) в присутствии всех членов комиссии.

Оставлять дела без охраны, а также перерабатывать (сжигать) их в присутствии посторонних лиц запрещается.

Закончив переработку (сжигание) дел, все члены комиссии подписывают акт об уничтожении дел.

147. После уничтожения архивных дел на основании актов в инвентарных книгах (номенклатурах дел, книг и журналов), а в штатных архивах - в описях, алфавитных карточках (формы N 3, 4) и в книгах учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 18), производится отметка об уничтожении дел, а общее количество уничтоженных дел списывается по книге учета поступления и выбытия дел (форма N 19).

148. В архивах учет актов на уничтоженные дела ведется по книге учета актов на уничтоженные архивные дела (форма N 20).

149. Акты на уничтоженные архивные дела подшиваются: в архивах - в отдельные дела или дела фондов;

в воинских частях и организациях - в специальные дела с актами на уничтоженные архивные дела.

150. Приемо-сдаточные накладные, по которым дела передаются на переработку на бумагоперерабатывающую фабрику, подшиваются в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы архива.