Приказ Федеральной службы по надзору в сфере транспорта от 7 декабря 2006 г. N АК-448фс "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта" (утратил силу)

Приказ Федеральной службы по надзору в сфере транспорта от 7 декабря 2006 г. N АК-448фс
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта"

ГАРАНТ:

Приказом Ространснадзора от 19 декабря 2011 г. N АК-1222фс настоящий приказ признан утратившим силу

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536, Положением о Федеральной службе по надзору в сфере транспорта, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.2004 N 398, приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной службы по надзору в сфере транспорта В.Б. Чертока.

 

ВрИО руководителя

А.И. Касьянов

 

Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта
(утв. приказом Федеральной службы по надзору в сфере транспорта от 7 декабря 2006 г. N АК-448фс)

 

I. Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Положением о Федеральной службе по надзору в сфере транспорта, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.2004 N 398, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 (Зарегистрирован в Минюсте России 27.01.2006 N 7418), на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

1.2. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе по надзору сфере транспорта (далее именуется - Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта.

1.3. Федеральная служба по надзору в сфере транспорта (далее - Служба) организует и ведет делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Положением о Федеральной службе по надзору в сфере транспорта, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.2004 N 398, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 (Зарегистрирован в Минюсте России 27.01.2006 N 7418), Регламентом Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, других нормативно-методических документов и в соответствии с настоящей Инструкцией.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

ГАРАНТ:

См. Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Ространснадзоре, утвержденную приказом Ространснадзора от 22 декабря 2011 г. N АК-1235фс

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Федеральной службы по надзору в сфере транспорта осуществляются подразделением Службы, выполняющим функции по документационному обеспечению управления - подразделением Службы, ответственным за документооборот (далее именуется - служба ДОУ).

1.7. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в управлениях Службы, своевременное и качественное исполнение документов возлагается на начальников соответствующих управлений.

II. Правила подготовки и оформления документов

 

2.1. Подготовка и оформление проектов актов Федеральной службы по надзору в сфере транспорта

 

2.1.1. Служба издает правовые акты в виде приказов и распоряжений, а так же следующие виды распорядительных документов: правила, руководство, инструкция, регламент, положение, а также рекомендации и методики.

По вопросам управления имуществом Службы, закрепленным за ней на праве оперативного управления, кадров и организации деятельности Службы, а также в случаях, устанавливаемых указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации, руководителем Службы издаются нормативные правовые акты.

Приказами, как правило, оформляются решения Службы по наиболее существенным вопросам ее деятельности, а также о назначениях, перемещениях, увольнениях, поощрениях сотрудников и наложении дисциплинарных взысканий.

Распоряжениями оформляются решения Службы по оперативным, организационным и распорядительным вопросам.

В инструкции, правилах и руководстве излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Инструкции, правила и руководства утверждаются приказом или распоряжением.

Регламент принимается в том случае, если необходимо устанавливать правила взаимодействия между структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к компетенции Службы, а также в иных случаях установленных законодательством Российской Федерации.

Положение издается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.

2.1.2. Издание правовых актов в Службе в виде писем и телеграмм не допускается.

2.1.3. Порядок подготовки и оформления Службой правовых актов, а также нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895), Регламентом Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, разработанным на основании Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), и Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233).

2.1.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.

2.2. Бланки документов

 

2.2.1. Документы Службы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.2.2. В Службе применяются следующие бланки:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.2.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Службы. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

2.2.4. Бланки документов Службы являются бланками строгой отчетности и подлежат учету, хранению и в необходимых случаях уничтожению согласно определенному в Службе порядку. Учет и списание бланков строгой отчетности производится подразделением Службы, ответственным за бухгалтерскую работу. Хранение, выдача и уничтожение бланков производится подразделением Службы, ответственным за материально-техническое и хозяйственное обеспечение. Отметка о выданных бланках делается в специальной книге учета.

2.2.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.2.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению руководителя Службы по предложению руководителя структурного подразделения по правовому обеспечению деятельности Службы вместе с образцами предлагаемых бланков.

Использование бланков изготовленных не типографским способом (средствами электронно-вычислительной техники, светокопирования и др.) для подготовки документов в Службе не допускается.

Образцы бланков приведены в Приложениях N 8 - 12.

2.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта

 

При подготовке организационно-распорядительных документов сотрудники Службы оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*.

2.3.1. Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

2.3.2. Код Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.

Код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.3.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.5. Наименование Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.

Сокращенное наименование Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (Ространснадзор) помещается в скобках ниже полного.

2.3.6. Справочные данные о Службе.

Справочные данные о Службе включают почтовый адрес, номер телефона, номер телетайпа, номер факса, а также при необходимости и другие сведения (номера телексов, адрес электронной почты и т.д.).

2.3.7. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого Службой, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.3.8. Код формы документа.

Код формы документа проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.

2.3.9. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

 

14.03.2005

 

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

14 марта 2005 г.

2.3.10. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

2.3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.3.12. Место составления или издания документа.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.3.13. Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

 

                                      Министерство культуры
                                     и массовых коммуникаций
                                      Российской Федерации

 

                                    Административно-правовой
                                          департамент

 

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

 

                                 Министерство образования и науки
                                       Российской Федерации
                                   Департамент управления делами
                                         Начальнику отдела
                                            А.И. Петрову

 

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

 

                                      Генеральному директору
                                     объединения "Ростекстиль"
                                          В.Д. Иванову

 

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

 

                                    Государственное учреждение
                              Всероссийский научно-исследовательский
                                    институт документоведения
                                        и архивного дела
                              Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

 

                                           Бельдовой М.В.

 

                                Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32
                                           Москва, 117574

 

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

2.3.14. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

 

                                              УТВЕРЖДАЮ

 

                                      Руководитель Федеральной
                               службы по надзору в сфере транспорта

 

                                         __________________
                                      ________________________
                               (личная подпись) (инициалы, фамилия)
                                             00.00.0000

 

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов Утверждено (Утверждена, Утверждены или Утвержден), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "Утверждено" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

 

                                             УТВЕРЖДЕНО

 

                                      приказом Ространснадзора
                                         от 16.05.2006 N 15

2.3.15. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.3.16. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

 

ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания

 

"чего?" ("кого?"), например:

 

Должностная инструкция
главного бухгалтера

 

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

2.3.17. Отметка о контроле.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.3.18. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым")

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").

2.3.19. Отметка о наличии приложений.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

     Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
                 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 

     Приложение: письмо Ространснадзора от 05.06.2005 N 02-6/172
                 и приложение к нему, всего на 3 л.

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

 

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

 

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

 

                                       Приложение N 2
                                       к приказу Ространснадзора
                                       от 16.03.2005 N 261

 

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

 

                            ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
                      к приказу Ространснадзора
                         от 18.03.2005 N 234

2.3.20. Подпись.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Службы или, по его поручению, первым заместителем руководителя.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями, руководителями или заместителями руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

2.3.21. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Службы, ими должны быть завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа Службы. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

 

 Замечания прилагаются

 

 Начальник юридического отдела

 

 Личная подпись                                       А.С. Иванов

 

 Дата

 

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово Согласовано, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

 

 СОГЛАСОВАНО

 

 Заместитель Министра юстиции
 Российской Федерации

 

 _________________  ___________________
  (личная подпись)  (инициалы, фамилия)
 00.00.0000

 

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Службы;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

2.3.22. Оттиск печати.

Служба имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, и иные печати в соответствии с Положением о Федеральной службе по надзору в сфере транспорта, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.2004 N 398.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

2.3.23. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

 

 Верно

 

 Инспектор службы кадров         Личная подпись         А.П. Петрова

 

 Дата

 

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.

2.3.24. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

 

 Н.С. Максимова

 

 334 46 46

 

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.3.25. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.3.26. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Службу содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

2.3.27. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

 

2.4.1. Приказ, распоряжение

 

2.4.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Службы.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят управления Службы на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке.

Организацию подготовки и оформление проектов приказов по кадровым вопросам осуществляет структурное подразделение Службы по вопросам государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей управлений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет подразделение Службы, ответственное за правовое обеспечение.

2.4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей, исполнителем и начальником управления, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, и руководителем подразделения Службы, ответственным за правовое обеспечение.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта правового акта.

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения Службы по вопросам государственной службы и кадров и руководителем подразделения по правовому обеспечению деятельности Службы.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей (инициалы, фамилия) и дату.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту и направляется исполнителю в течение трех рабочих дней.

В случае внесения изменений в проект приказа в процессе согласования он подлежит повторному согласованию.

2.4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование необходимости его издания, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Датой вступления приказа (распоряжения) в силу является дата его подписания и регистрации.

Приказы и распоряжения после подписания руководителем Службы через службу ДОУ передаются уполномоченному сотруднику подразделения Службы, ответственного за правовое обеспечение, им прошиваются и нумеруются.

После этого руководитель структурного подразделения по правовому обеспечению деятельности Службы или его заместитель ставит на оборотной стороне последнего листа акта подпись, которая скрепляется печатью Службы.

Оформленные таким образом акты Службы вместе с версией на электронном носителе передаются для регистрации и хранения специально уполномоченному сотруднику подразделения Службы, ответственного за правовое обеспечение.

Уполномоченным сотрудником в день подписания правового акта производится его регистрация в реестре на бумажном носителе (в книге регистрации актов Службы) и в Единой информационно-аналитической системе Службы.

Подписанный правовой акт (за исключением индивидуальных актов по кадровым вопросам) публикуется на официальном сайте Службы в сети "Интернет". Копии всех правовых актов Службы, подписанных и зарегистрированных в установленном порядке, хранятся в Единой информационно-аналитической системе Службы.

Индивидуальные правовые акты по кадровым вопросам нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года отдельно от правовых актов по основной деятельности Службы, регистрируются и хранятся в структурном подразделении Службы по вопросам государственной службы и кадров.

Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года отдельно.

2.4.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры направляются исполнителем в соответствии с указателем рассылки адресатам. Указатель рассылки заполняется исполнителем, подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения и утверждается руководителем службы ДОУ. Кроме того, копия приказа (распоряжения) в обязательном порядке направляется исполнителю и в подразделение Службы, ответственное за правовое обеспечение вместе со сведениями о его рассылке.

2.4.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

- герб Российской Федерации в одноцветном варианте;

- наименование вышестоящего органа - Министерство транспорта Российской Федерации;

- наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная служба по надзору в сфере транспорта;

- наименование вида документа - приказ (распоряжение);

- дата, оформляемая словесно-цифровым способом, и номер, состоящий из знака "N" и порядкового номера.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части приводится нормативно-правовая база, регулирующая сферу правоотношений, по которой издается приказ, кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для его издания. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей в нижней части листа согласования указывается конкретное должностное лицо и его номер его служебного телефона.

Последний пункт распорядительной части приказа или распоряжения должен содержать сведения о подразделении и должностном лице, на которое возлагается контроль за их исполнением.

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

В случаях, если правовой акт изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный, один из пунктов его распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и названия. Текст пункта должен начинаться словами:

- "Внести изменения в пункт (номер) приказа (распоряжения) (номер, дата, название) и читать его в следующей редакции: ...";

- "Внести изменение в приказ (распоряжение) (номер, дата, название), исключив из него пункт (номер)";

- "Признать утратившим силу...";

- "Дополнить пункт (номер) приказа (распоряжения) (номер, дата, название) следующими словами: ...";

- "Дополнить приказ (распоряжение) (номер, дата, название) пунктом следующего содержания: ...".

Одновременно с регистрацией правового акта, отменяющего, изменяющего или дополняющего другой правовой акт, на бланке оригинала последнего рукописно делается отметка о том, каким актом (с указанием номера, даты и названия) внесены изменения, дополнения или произошла его отмена.

Помимо этого производится соответствующая отметка в электронной базе правовых актов и в Единой информационно-аналитической системе Службы.

2.4.1.6. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образцы оформления приказов и распоряжений приведены в Приложениях N 1 - 4.

2.4.2. Положение, правила, инструкция

 

2.4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

2.4.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Службы. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в Приложении N 5.

2.4.3. Протокол

 

2.4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.4.3.2. В Службе протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.4.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которая печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - выступили - постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.4.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместитель Руководителя Службы

заместители Руководителя Федерального агентства воздушного транспорта.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.4.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой.

2.4.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. В указатель рассылки протокола в обязательном порядке включаются заместители руководителя Службы, начальники управлений, помощники руководителя Службы по вопросам, входящим в их сферу деятельности.

Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

2.4.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке Службы формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 6.

Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 7.

2.4.4. Договоры, соглашения, контракты

 

2.4.4.1. Договоры (соглашения) Федеральной службы по надзору в сфере транспорта закрепляют координационные отношения субъектов государственного управления. Государственный контракт на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд заключается Службой от имени Российской Федерации.

Порядок подготовки, заключения и исполнения государственных контрактов, договоров, соглашений, в которых одной из сторон является Служба, и согласование проектов государственных контрактов территориальных органов регламентируются специальным положением.

2.4.4.2. Специально уполномоченным сотрудником подразделения Службы, ответственного за правовое обеспечение в день подписания договора (контракта, соглашения) производится его регистрация в реестре на бумажном носителе (в книге регистрации актов Службы) и в Единой информационно-аналитической системе Службы.

Договоры (соглашения) и контракты хранятся в подразделении Службы, ответственном за правовое обеспечение, а их копии - в подразделении Службы, ответственном за документооборот.

Копии государственных контрактов и договоров хранятся в структурном подразделении Службы по финансовому обеспечению.

2.4.5. Доверенности

 

2.4.5.1. Доверенности на право совершения действий от имени Службы, представления ее интересов в иных государственных, общественных и судебных органах подписывает руководитель Службы или его заместитель, подпись заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации. Доверенности регистрируются в службе ДОУ в пределах календарного года простой порядковой нумерацией.

2.4.5.2. Копии доверенностей хранятся в службе ДОУ.

2.4.6. Служебные письма

 

2.4.6.1. Служебные письма Федеральной службы по надзору в сфере транспорта готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Федеральной службы по надзору в сфере транспорта;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

2.4.6.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

2.4.6.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

Использование бланков писем изготовленных не типографским способом (средствами электронно-вычислительной техники, светокопирования и др.) не допускается.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом наименование - Федеральная служба по надзору в сфере транспорта включаются в наименование должности, лица подписавшего письмо, в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Службы, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

2.4.6.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

 

"Федеральная служба по надзору в сфере транспорта считает...", "Федеральная служба по надзору в сфере транспорта рассмотрела...".

 

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.4.6.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе, в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

III. Организация документооборота и исполнения документов

 

3.1. Организация документооборота

 

3.1.1. Движение документов в Службе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Службе, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Инструкцией по делопроизводству, Регламентом Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.

3.1.3. Методическое руководство и контроль за соблюдением порядка работы с электронными документами осуществляется службой ДОУ совместно с подразделением Службы, ответственным за информационно-аналитическую работу.

3.2. Организация доставки документов

 

3.2.1. Доставка документов в Службу осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в Службу доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

ГАРАНТ:

См. Порядок регистрации, формирования и хранения лицензионных дел в Управлении государственного морского и речного надзора, утвержденный приказом Федеральной службы по надзору в сфере транспорта от 3 декабря 2007 г. N ГК-1059фс

3.3.1. Документы, поступающие в Службу на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. В случае несоответствии описи и содержимого составляется акт. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее именуется - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти - "Ространснадзор", дату и регистрационный номер.

3.3.2. Документы, адресованные руководству Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в Службу, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес Службы, осуществляется службой ДОУ.

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

 

Документы, отправляемые Федеральной службой по надзору в сфере транспорта, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов, оформленных за подписью руководителя Службы или его заместителей. Передача с помощью средств электрической связи документов за подписью начальников управлений осуществляется соответствующими управлениями - исполнителями данных документов.

Бумажные оригиналы документов переданных в сторонние организации по каналу факсимильной связи и по каналам электрической связи досылаются адресатам почтовой связью.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения по правовому обеспечению деятельности Службы или руководителя службы ДОУ.

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

 

3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в подразделение Службы, ответственное за правовое обеспечение, которое осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

3.6. Учет количества документов

 

3.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству.

3.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.

Учет количества документов может проводиться по Федеральной службе по надзору в сфере транспорта в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение N 13 - примерное). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

3.7. Работа исполнителей с документами

 

3.7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой, информации, анализ ее содержания, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Федеральной службы по надзору в сфере транспорта или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

3.7.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

IV. Поисковая система по документам

 

4.1. Регистрация документов

 

4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы (распоряжения) руководителя Федеральной службы по надзору в сфере транспорта по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя Службы и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя Службы, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности Службы, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

4.1.6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках, журналах.

4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Службы, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

4.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

4.2. Организация поисковой системы по документам

 

4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Службе создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.

4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

4.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

4.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

классификатора вопросов деятельности Службы;

классификатора видов документов;

классификатора корреспондентов;

классификатора резолюций;

классификатора исполнителей;

классификатора результатов исполнения документов;

номенклатуры дел.

Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

4.2.5. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

4.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.

V. Контроль исполнения документов

 

5.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Службе определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламентом Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.

5.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем Службы.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

5.4. Контроль исполнения обеспечивается определенным в регламенте Федеральной службы по надзору в сфере транспорта структурным подразделением.

5.5. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю Службы, заместителям руководителя Службы и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем Службы.

5.6. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

 

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Службы (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.

 

6.1. Составление номенклатур дел

 

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Службе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Федеральной службе по надзору в сфере транспорта, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.2004 N 398 и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Службы, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В Службе составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 14) и сводная номенклатура дел Службы (приложение N 15).

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива Службы.

6.1.6. Сводная номенклатура дел Службы подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется - ЦЭК) Службы, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Службы. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Службы.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Службы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве Службы. Четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Службы.

6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Службы являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Службы.

6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Службы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Службе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти - Федеральная служба по надзору в сфере транспорта или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

 

Например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Ространснадзора (планы, списки, доклады, информации)

 

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

 

Например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

 

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

 

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

 

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

 

Например:

Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров

 

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

 

Например:

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения

 

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

 

Например:

Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров

 

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

 

Например:

Годовые планы финансовых мероприятий

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

 

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

6.1.14. Если в течение года в Службе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование и оформление дел

 

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в Службе, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются и хранятся в подразделении Службы, ответственном за правовое обеспечение.

Приказы по личному составу группируются и хранятся в структурном подразделении по вопросам государственной службы и кадров.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Службы и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.7. Дела Службы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Службы.

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 16); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 17); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 18); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Службы; наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Службы указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела, - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Службы; заголовок дела -переносится из номенклатуры дел Службы, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Федеральной службы по надзору в сфере транспорта черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Службы по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования Службы и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.3. Организация оперативного хранения документов

 

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Службы дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.

6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Службы или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Службы с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

 

Документы Службы являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Служба образует архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Службы включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

 

7.1. Экспертиза ценности документов

 

7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.2. Экспертиза ценности документов в Службе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Службы.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Службе создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется - ЭК) в структурных подразделениях.

7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем Службы (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Службы непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК), под непосредственным методическим руководством архива.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Службы; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Службы путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Службы.

7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.1.11. В каждом структурном подразделении Службы описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Службы. По этим описям документы сдаются в архив Службы.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Службы, которую готовит архив Службы и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий федеральный архив.

7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 19) и представляются в архив Службы не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем этого структурного подразделения.

При наличии в структурном подразделении Службы ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

7.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 20) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) Федеральной службы по надзору в сфере транспорта по надзору в сфере транспорта одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) Федеральной службы по надзору в сфере транспорта акты утверждаются руководителем Федеральной службы по надзору в сфере транспорта только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей Федеральной службы по надзору в сфере транспорта. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

7.2. Подготовка и передача документов в архив

 

7.2.1. В архив Службы передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Службы не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Службы, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.4. Передача дел в архив Службы осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Службы сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Службы. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.

7.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архива Службы в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Службы и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Службы передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Службы лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Службы, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

 

Согласовано

Руководитель
Федерального архивного агентства

В.П. Козлов

 

______________________________

* По заключению Минюста России ГОСТ Р 6.30-2003 признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД)

 

Приложение N 1

к п. 2.4.1.6.

 

                               Герб России

 

              МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

            ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
                            (РОСТРАНСНАДЗОР)

 

                                 ПРИКАЗ
                 ____________             N___________

 

                                 Москва

 

      Об утверждении статистического инструментария для организации
                 статистического наблюдения на 2006 год

 

 Федеральная служба по надзору в сфере транспорта приказывает:
 1.   Утвердить   прилагаемые   формы   федерального    государственного
 статистического наблюдения и ввести их в действие:
 _______________________________________________________________________
 _______________________________________________________________________
 2. Установить представление государственной  статистической  отчетности
 по  указанным   в   п. 1   настоящего   приказа   формам   федерального
 государственного  статистического  наблюдения   в   адреса     и сроки,
 установленные в формах:________________________________________________
 _______________________________________________________________________
 3. С введением указанного в  п. 1  настоящего  приказа  статистического
 инструментария   признать   утратившими   силу    формы    федерального
 государственного статистического наблюдения:
 _______________________________________________________________________
 _______________________________________________________________________

 

 Руководитель                          Подпись               Расшифровка

 

 Визы (на оборотной стороне)

 

Образец оформления приказа

Приложение N 2

к п. 2.4.1.6.

 

                               Герб России

 

               МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

             ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
                             (РОСТРАНСНАДЗОР)

 

                                  ПРИКАЗ

 

                  _____________            N _____________

 

                                  Москва

 

              Об утверждении Инструкции по делопроизводству

 

 В связи с_______________________________________________________________
                                 (основание)
 ________________________________________________________________________
 ________________________________________________________________________
 приказываю:
 1.  Утвердить  и   ввести   в   действие   прилагаемую     Инструкцию по
 делопроизводству.
 2.______________________________________________________________________
 ________________________________________________________________________
 3. Признать утратившим силу приказ______________________________________
 ________________________________________________________________________
 4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
 ________________________________________________________________________

 

 Руководитель                          Подпись               Расшифровка

 

 Визы (на оборотной стороне)

 

Образец оформления приказа

Приложение N 3

к п. 2.4.1.6.

 

                               Герб России

 

              МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

            ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
                            (РОСТРАНСНАДЗОР)

 

                                 ПРИКАЗ

 

                 _____________            N _____________

 

                                 Москва

 

  Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан в
            Федеральной службе по надзору в сфере транспорта

 

 В соответствии с ______________________________________________________
                                     (основание)
 _______________________________________________________________________
 приказываю:
 1. Утвердить и ввести  в  действие  прилагаемую  Инструкцию  о  порядке
 рассмотрения обращений граждан в Федеральной службе по надзору в  сфере
 транспорта.
 2._____________________________________________________________________
 _______________________________________________________________________
 3. Признать утратившим силу приказ_____________________________________
 4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
 _______________________________________________________________________

 

 Руководитель                          Подпись               Расшифровка

 

 Визы (на оборотной стороне)

 

Образец оформления приказа

Приложение N 4

к п.п.#  2.4.1.6.

 

                               Герб России

 

              МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

            ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
                            (РОСТРАНСНАДЗОР)

 

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

            ____________________       N____________________

 

                                 Москва

 

 Во исполнение _______________________________________________________
                                   (основание)
 ______________________________________________________________________
 1. Утвердить _________________________________________________________
 ______________________________________________________________________
 2. Признать утратившим силу
 ______________________________________________________________________
 ______________________________________________________________________

 

 Руководитель                          Подпись               Расшифровка

 

 Визы (на оборотной стороне)

 

Образец оформления распоряжения

Приложение N 5

к п. 2.4.2.3

 

                                                         Утверждено
                                                 приказом Ространснадзора
                                                 от _________ N__________

 

                                ПОЛОЖЕНИЕ
               о (наименование структурного подразделения)

 

                            I. Общие положения
 ______________________________________________________________________

 

                                II. Задачи
 ______________________________________________________________________

 

                              III. Структура
 ______________________________________________________________________

 

                               IV. Функции
 ______________________________________________________________________

 

                                 V. Права
 ______________________________________________________________________

 

     VI. Взаимоотношения и связи с другим структурным подразделением
 ______________________________________________________________________

 

                           VII. Ответственность
 ______________________________________________________________________

 

 Руководитель
 структурного  подразделения         Подпись        Расшифровка подписи

 

Образец оформления положения

Приложение N 6

к п. 2.4.3.7

 

                               Герб России

 

              МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

            ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
                            (РОСТРАНСНАДЗОР)

 

                                ПРОТОКОЛ
                           заседания коллегии
 ______________________________________________________________________
 ______________________________________________________________________

 

          _____________________          N______________________

 

                                 Москва

 

 Председательствующий - И.О. Фамилия
 Секретарь - И.О. Фамилия
 Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
 _______________

 

                              ПОВЕСТКА ДНЯ:

 

 1. О мерах по реализации федеральной целевой программы...
 Доклад заместителя Руководителя...
 2. О..........................................

 

 1. СЛУШАЛИ:
      И.О. Фамилия - текст доклада прилагается
 ВЫСТУПИЛИ:
      И.О. Фамилия - краткая запись выступления
      И.О. Фамилия - краткая запись выступления
 ПОСТАНОВИЛИ:
      1.1.
      1.2. ...
 2. СЛУШАЛИ:
    ВЫСТУПИЛИ:
    ПОСТАНОВИЛИ:
 Председательствующий             Подпись            Расшифровка подписи
 Секретарь                        Подпись            Расшифровка подписи

 

Образец оформления полного протокола

Приложение N 7

к п. 2.4.3.7

 

                               Герб России

 

                                 ПРОТОКОЛ

 

      совещания у Руководителя Федеральной службы по надзору в сфере
                                транспорта
                               И.О. Фамилия
                       __________________________.

 

                                  Москва

 

        __________________           N__________________

 

 Присутствовали:
 ______________
 Наименование должности           -                         И.О. Фамилия
 Наименование должности           -                         И.О. Фамилия
 Наименование должности           -                         И.О. Фамилия
 Наименование должности           -                         И.О. Фамилия

 

                                                            Инициалы и
                                                            фамилии
                                                            в алфавитном
                                                            порядке
--------------------------------------------------

 

  I. О составе комиссии Федеральной службы по надзору в сфере транспорта
                  по проведению административной реформы
     _______________________________________________________________
              (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

 

 1. Принять к сведению...
 2. Начальнику Управления...

 

                         II. О введении мер по...
     _______________________________________________________________
              (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

 

 2. Принять к сведению...

 

 Руководитель Ространснадзора                               И.О. Фамилия

 

Образец оформления краткого протокола

Приложение N 8

к п. 2.2.6

 

                               Герб России

 

              МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

            ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
                            (РОСТРАНСНАДЗОР)

 

           __________________     Москва     N________________

 

 

 

Образец оформления общего продольного бланка

Приложение N 9

к п. 2.2.6

 

            Герб России

 

 МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ
             ФЕДЕРАЦИИ

 

         ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
   ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
          (РОСТРАНСНАДЗОР)
   ______________ N _____________

 

               Москва

 

Образец оформления общего углового бланка

Приложение N 10

к п. 2.2.6

 

              Герб России

 

   МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ
               ФЕДЕРАЦИИ

 

           ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
     ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
            (РОСТРАНСНАДЗОР)

 

 Ленинградский проспект, 37, Москва
 А-167, ГСП-3, 125993, Телетайп: 111495
 Тел. (495) 155 52 55, Факс: 155 55 35
 e-mail: head@ftoa.ru
 http:// www.rostransnadzor.gov.ru

 

     ______________ N _____________
 На N_______________ от ___________

 

Образец оформления углового бланка письма

 

Приложение N 11

к п. 2.2.6

 

              Герб России

 

   МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ
               ФЕДЕРАЦИИ

 

           ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
     ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
            (РОСТРАНСНАДЗОР)

 

              РУКОВОДИТЕЛЬ

 

 Ленинградский проспект, 37, Москва
 А-167, ГСП-3, 125993, Телетайп: 111495
 Тел. (495) 155 52 55, Факс: 155 55 35
 e-mail: Saleyev_VN@ftoa.ru,
 http://www.rostransnadzor.gov.ru

 

     ______________ N _____________
 На N_______________ от ___________

 

 

 

Образец оформления углового бланка письма руководителя

Приложение N 12

к п. 2.2.6

 

              Герб России

 

  МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ
               ФЕДЕРАЦИИ

 

          ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
     ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
           (РОСТРАНСНАДЗОР)

 

       ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

 

  Ленинградский проспект, 37, Москва
    А-167, ГСП-3, 125993, Телетайп:
        111495 Факс: 155 55 35

 

    ______________ N _____________
 На N_______________ от __________

 

 

 

Образец оформления углового бланка письма заместителя руководителя

Приложение N 13

к п. 3.6.2

 

                                 СПРАВКА
                        об объеме документооборота
                        за ________________ 200___
                                 (месяц)

 

Документы

Количество документов

Всего

подлинники

тираж

поступающие

 

 

 

отправляемые

 

 

 

внутренние

 

 

 

Итого

 

 

 

 

 ____________________________________  _________  _____________________
 (наименование должности руководителя  (подпись)  (расшифровка подписи)
             службы ДОУ)

 

 Дата ____________

 

                                              Формат А5 (148 х 210 мм)

 

Форма справки о документообороте

 

Приложение N 14

к п. 6.1.3

 

 ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
 ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ
 ТРАНСПОРТА

 

 Наименование структурного
 подразделения

 

 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

 00.00.0000   N_______
 ____________________
 (место составления)
 На ______________ год

 

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

 

 

 

 

 

 

 ____________________________________  _________  _____________________
 (наименование должности Руководителя  (подпись)  (расшифровка подписи)
     структурного подразделения)

 

 Дата ____________________

 

 СОГЛАСОВАНО

 

 ____________________________________  _________  _____________________
       (наименование должности         (подпись)  (расшифровка подписи)
       руководителя службы ДОУ)

 

 Дата ____________________

 

 Заведующий архивом                    ________  ______________________
 (лицо, ответственное за архив)        (подпись)  (расшифровка подписи)

 

 Дата ____________________

 

 Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ году
 в структурном подразделении

 

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

 

 

 

Временного (свыше 10 лет)

 

 

 

Временного (до 10 лет включительно)

 

 

 

ИТОГО:

 

 

 

 

 ______________________________________ _________ _____________________
 (наименование должности ответственного (подпись) (расшифровка подписи)
        за делопроизводство)

 

 Дата____________________

 

 Итоговые сведения переданы в службу ДОУ

 

 ______________________________________ _________ _____________________
  (наименование должности передавшего   (подпись) (расшифровка подписи)
               сведения)

 

 Дата____________________

 

                                               Формат А4 (210 х 297 мм)

 

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

Приложение N 15

к п. 6.1.3

 

 ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО
 НАДЗОРУ В СФЕРЕ
 ТРАНСПОРТА
                                     УТВЕРЖДАЮ
 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                    Руководитель Федеральной службы
                                     по надзору в сфере транспорта
 00.00.0000   N_____
 ___________________
 (место составления)                 ________  ___________________
                                     (подпись)    (расшифровка
                                                     подписи)
 На ____________ год
                                     Дата ________________________

 

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

 

 

 

 

 

 

 ____________________________________  _________  _____________________
 (наименование должности Руководителя  (подпись)  (расшифровка подписи)
   службы ДОУ федерального органа
       исполнительной власти)

 

 Дата ________________

 

 Виза зав. архивом
 (лица, ответственного за архив)

 

 СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

 

 Протокол ЦЭК                          Протокол ЭПК федерального архива
 от __________ N__________             от __________ N__________

 

 Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ году
 в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта

 

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

 

 

 

Временного (свыше 10 лет)

 

 

 

Временного (до 10 лет включительно)

 

 

 

ИТОГО:

 

 

 

 

 ____________________________________  _________  _____________________
       (наименование должности         (подпись)  (расшифровка подписи)
       Руководителя службы ДОУ)

 

 Дата ____________

 

 Итоговые сведения переданы в архив

 

 ____________________________________  _________  _____________________
 (наименование должности передавшего   (подпись)  (расшифровка подписи)
               сведения)

 

 Дата____________________

 

                                               Формат А4 (210 х 297 мм)

 

Форма номенклатуры дел

Приложение N 16

к п. 6.2.8

 

                                        код федерального архива _________
                                        код Федеральной
                                        службы по надзору в
                                        сфере транспорта        _________

 

                                               /------------------------\
                                               |Ф. N_____________       |
------------------------------------           |                        |
                                               |Оп. N____________       |
------------------------------------           |                        |
                                               |Д. N_____________       |
------------------------------------           \------------------------/

 

------------------------------------
(наименование федерального архива)

 

-------------------------------------------------------------------------
            Федеральная служба по надзору в сфере транспорта
-------------------------------------------------------------------------

 

-------------------------------------------------------------------------

 

-------------------------------------------------------------------------
                (наименование структурного подразделения)

 

                        ДЕЛО N_______ ТОМ N______

 

-------------------------------------------------------------------------

 

-------------------------------------------------------------------------

 

-------------------------------------------------------------------------

 

-------------------------------------------------------------------------

 

-------------------------------------------------------------------------
                            (ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)

 

-------------------------------------------------------------------------
                                 (ДАТА)

 

                                                          На _______ лист
                                                          Хранить _______

 

Ф. N__________
Оп. N_________
Д. N__________

 

                                                 Формат С4 (230 х 320 мм)

 

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 17

к п. 6.2.8

 

                    Лист-заверитель дела N__________

 

 В деле подшито и пронумеровано _______________________________ лист(ов)
                                     (цифрами и прописью)
 в том числе литерные листы _______________ пропущенные номера _________
 + листов внутренней описи _____________________________________________

 

ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА

N N листов

1

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 --------------------------   ---------------   -----------------------
        (должность)              (подпись)       (расшифровка подписи)

 

 Дата ______________

 

                                                  Формат А4 (210 x 297)

 

Форма листа-заверителя дела

Приложение N 18

к п. 6.2.8

 

                             Внутренняя опись

 

                       документов дела N___________

 

N п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-

 

 

 

 

 

 

 Итого ______________________________________________________ документов
                        (цифрами и прописью)

 

 Количество листов внутренней описи ____________________________________
                                           (цифрами и прописью)

 

 _______________________________   ___________   _______________________
  (наименование должности лица,     (подпись)     (расшифровка подписи)
 составившего внутреннюю опись
       документов дела)

 

 Дата__________________

 

                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

Форма внутренней описи документов

Приложение N 19

к п. 7.1.12

 

            Федеральная служба по надзору в сфере транспорта

 

      ____________________________________________________________
                (наименование структурного подразделения)

 

                                         УТВЕРЖДАЮ
                                         Руководитель структурного
                                         подразделения
                                         ________  _____________________
                                         (подпись) (расшифровка подписи)
                                         Дата ________________

 

                            ОПИСЬ N_________

 

N п/п

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6*

7

Название раздела

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 В данную опись внесено _________________________ дел с N_____________
                          (цифрами и прописью)
 по N_________________________, в том числе:

 

 литерные номера:
 пропущенные номера:
 ___________________________________  _________  _____________________
 (наименование должности составителя  (подпись)  (расшифровка подписи)
                описи)

 

 Дата ________________

 

 СОГЛАСОВАНО                                  СОГЛАСОВАНО**
 __________________________
  (наименование должности                    Протокол ЭК структурного
  руководителя службы ДОУ)                   подразделения
 _________  ______________________           от _________ N_________
 (подпись)  (расшифровка подписи)

 

 Дата ________________

 

 Передал _________________________________________________________ дел и
                          (цифрами и прописью)
 ___________________ регистрационно-контрольных картотек к документам***
 (цифрами и прописью)

 

 ____________________________________  _________  _____________________
  (наименование должности сотрудника   (подпись)  (расшифровка подписи)
     структурного подразделения)

 

 Дата ________________

 

 Принял _____________________________ дел и ____________________________
             (цифрами и прописью)                (цифрами и прописью)

 

 регистрационно-контрольных картотек к документам

 

 ____________________________________   _________  _____________________
  (наименование должности работника     (подпись)  (расшифровка подписи)
 архива Федеральной службы по надзору
       в сфере транспорта)

 

 Дата ________________

 

                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

 

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

_____________________________

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

** При наличии ЭК структурного подразделения.

*** Передаются вместе с делами канцелярии.

Приложение N 20

к п. 7.1.18

 

 ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО                         УТВЕРЖДАЮ
 НАДЗОРУ В СФЕРЕ
 ТРАНСПОРТА
                                    Руководитель Федеральной
           АКТ                      службы по надзору в сфере транспорта

 

 __________ N__________             ___________  _______________________
 ______________________             (подпись)  (расшифровка подписи)
   (место составления)              Дата _______________________________

 

 о выделении к уничтожению документов,
 не подлежащих хранению

 

 На основании ___________________________________________________________
              (название и выходные данные перечня документов с указанием
                                сроков их хранения)
 ________________________________________________________________________
 отобраны к уничтожению как не  имеющие  научно-исторической   ценности и
 утратившие практическое значение документы фонда N______________________
                                                      (название фонда)

 

N п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур) за годы

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи

Количество дел (томов, частей)

Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Итого _________________________________ дел за ___________________ годы
             (цифрами и прописью)

 

 Описи дел постоянного хранения за __________________ годы утверждены, а
 по личному составу согласованы с ЭПК __________________________________
                                     (наименование архивного учреждения)
 (протокол от _____________ N_______________)

 

 _________________________________   ___________   _____________________
   (наименование должности лица,      (подпись)    (расшифровка подписи)
 проводившего экспертизу ценности
           документов)

 

 Дата ____________________

 

 СОГЛАСОВАНО

 

 Протокол ЦЭК (ЭК)
 от _______________ N __________________

 

 Документы в количестве ___________________________________________ дел.
                                  (цифрами и прописью)

 

 Весом _______________________ кг сданы в ______________________________
                                            (наименование организации)

 

 на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______________________
 N__________________________

 

 _____________________________________  _________  _____________________
  (наименование должности сотрудника    (подпись)  (расшифровка подписи)
 Федеральной службы по надзору в сфере
    транспорта, сдавшего документы)

 

 Изменения в учетные документы внесены.

 

 _____________________________________  _________  _____________________
   (наименование должности работника    (подпись)  (расшифровка подписи)
     архива (службы ДОУ), внесшего
     изменения в учетные документы)

 

 Дата _______________

 

                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.


Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти, утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ, и индивидуальными инструкциями по делопроизводству. Утвержденная Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе по надзору сфере транспорта устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Ространснадзоре.

В частности, регламентированы правила подготовки и оформления документов (в том числе проектов нормативных правовых актов Службы), порядок организации документооборота и исполнения документов, составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, передачи документов на хранение в архив.

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Службе предусмотрено создание поисковых систем по документам.

Приведены образцы оформления отдельных видов документов.

Инструкция распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.


Приказ Федеральной службы по надзору в сфере транспорта от 7 декабря 2006 г. N АК-448фс "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта"


Текст приказа официально опубликован не был


Приказом Ространснадзора от 19 декабря 2011 г. N АК-1222фс настоящий приказ признан утратившим силу