Приложение. Рекомендации по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену

Приложение
к письму Федеральной службы
по надзору в сфере образования и науки
от 31 января 2007 г. N 01-41/08-01

Рекомендации
по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену

1. Область применения

1.1. Настоящие Рекомендации по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену (далее - рекомендации) разработаны в целях обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ), организации соответствующего учета и отчетности, обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ.

1.2. Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями федеральных нормативных правовых актов, инструкций Рособрнадзора и содержат общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурами проведения ЕГЭ и оформлением результатов ЕГЭ.

1.3. Рекомендации предназначены для использования при разработке органами управления образованием субъектов Российской Федерации (далее - ОУО) инструкций о порядке учета, передачи и хранения материалов и документов ЕГЭ. При разработке указанных инструкций в соответствии с организационной схемой и технологией проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации ОУО устанавливает порядок взаимодействия и ответственность при организации приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов ЕГЭ следующих органов и организационных структур:

- муниципальных органов управления образованием (далее - МОУО);

- государственной экзаменационной комиссии субъекта Российской Федерации (далее - ГЭК);

- конфликтной комиссии субъекта Российской Федерации;

- предметных комиссий (подкомиссий) ГЭК;

- регионального центра обработки информации (далее - РЦОИ);

- первичных пунктов обработки информации (далее - ППОИ);

- пунктов проведения ЕГЭ (далее - ППЭ).

2. Общие положения

2.1. К материалам и документам ЕГЭ относятся:

2.1.1. экзаменационные материалы, которые включают:

- экзаменационные задания - контрольные измерительные материалы (далее - КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный, электронный, аудионоситель);

- материалы для оформления ответов участников ЕГЭ - бланк ответов участников ЕГЭ (бумажный, электронный носитель), звуковая запись ответов участников ЕГЭ на задания устной части ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение" (аудионоситель, электронный носитель);

2.1.2. документы из ППЭ о проведении экзамена - протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ, справки о допуске на ЕГЭ без пропуска или документа, удостоверяющего личность, акт фиксирования наличия в КИМ полиграфических дефектов и (или) некорректных заданий и др.;

2.1.3. материалы проверки ответов участников ЕГЭ:

- копии бланков ответов участников ЕГЭ на задания с развернутым ответом с удаленными областями регистрации, проставленными локальными номерами бланков и информацией об экспертах, назначенных на проверку этих бланков;

- бланки протоколов проверки экспертом ответов на задания с развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами;

- протоколы оценивания устных ответов участников ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение";

2.1.4. протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ;

2.1.5. апелляционные материалы:

- апелляции;

- журналы (листы) регистрации апелляций;

- заключения комиссий, создаваемых уполномоченными представителями ГЭК, о результатах служебных расследований по апелляциям о нарушении процедуры проведения ЕГЭ;

- заключения экспертов о правильности оценивания ответов на задания по апелляциям о несогласии с выставленными баллами (отметками по ЕГЭ);

- протоколы конфликтной комиссии о рассмотрении апелляций;

2.1.6. бланки свидетельств о результатах ЕГЭ установленного образца;

2.1.7. ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их дубликатов;

2.1.8. акты об уничтожении бланков свидетельств о результатах ЕГЭ;

2.1.9. акты приемки-передачи различных материалов и документов.

2.2. Формы и комплектация материалов и документов по ЕГЭ согласованы и (или) утверждены Рособрнадзором инструкциями по вопросам организационно-технологического обеспечения ЕГЭ (далее - инструкции) и могут иметь отличия в зависимости от используемой технологии (приложение 1).

Иные документы, формы которых не утверждены инструкциями, субъекты Российской Федерации разрабатывают и утверждают самостоятельно.

2.3. До заполнения бланки документов именуются первичными документами ЕГЭ.

2.4. Указанные документы являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

2.5. Материалы и документы ЕГЭ являются материальными ценностями.

2.6. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение материалов и документов ЕГЭ, являются материально-ответственными лицами и несут материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации за вверенные им ценности.

3. Приемка

3.1. Экзаменационные материалы поступают в субъект Российской Федерации из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ (далее - Федеральный центр тестирования).

3.2. Сроки доставки указанных материалов согласовываются с Федеральным центром тестирования.

3.3. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ поступают в субъект Российской Федерации из организаций, осуществляющих по заказу Рособрнадзора тиражирование бланков свидетельств о результатах ЕГЭ и передачу их в субъекты Российской Федерации.

3.4. Поступление материальных ценностей оформляется актами приемки-передачи, формы которых также установлены инструкциями (см. п. 4.3 и 4.4).

3.5. Другие материалы и документы ЕГЭ, указанные в п. 2.1, формируются в субъекте Российской Федерации в ходе подготовки и проведения ЕГЭ в соответствии с инструкциями.

4. Передача

4.1. Правила передачи материалов и документов ЕГЭ поэтапно из одного органа (организационной структуры) в другую регламентируются инструкциями.

4.2. Приемка и передача материалов и документов ЕГЭ производятся в соответствии с установленными правилами и с составлением акта приемки-передачи.

4.3. Акт содержит сведения о передаваемых материалах (перечень), их состоянии (дефектах), количестве, целостности упаковки и др.

4.4. Акт подписывают руководители органов и организационных структур передающей и принимающей сторон, либо их уполномоченные лица.

4.5. Лица, допускаемые к соответствующим работам с материалами и документами ЕГЭ, несут ответственность за соблюдение режима информационной безопасности, служебной и конфиденциальной информации, ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках ЕГЭ.

5. Учет

5.1. По окончании проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации в рамках работ по подведению итогов проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации все организационные структуры передают в соответствии с требованиями инструкций и распорядительными актами ОУО имеющиеся у них материалы и документы ЕГЭ в ОУО (МОУО) или РЦОИ.

ОУО (МОУО) организует и проводит следующие виды работ по учету материалов и документов ЕГЭ:

- осуществляет приемку материалов и документов ЕГЭ из соответствующих организационных структур;

- организует отбор и оценку материалов и документов строгой отчетности по ЕГЭ, подлежащих длительному и временному хранению;

- организует размещение материалов и документов строгой отчетности на хранение;

- проводит уничтожение материалов, не подлежащих хранению.

5.2. ОУО субъекта Российской Федерации рекомендуется разработать и утвердить перечень материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ с указанием видов и сроков хранения. В данный перечень рекомендуется включить материалы и документы, определенные п. 2.1 настоящих рекомендаций, и иные документы, образующиеся в деятельности по организации ЕГЭ в субъекте Российской Федерации.

Перечень документов строгой отчетности, образующихся при проведении ЕГЭ, определяется в соответствии с инструкциями и на основе "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (утвержден Росархивом 27.10.2003).

5.3. Отбор и оценка с целью определения значимости материалов и документов ЕГЭ на основании утвержденного ОУО перечня материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ проводится экспертной комиссией, назначаемой ОУО по согласованию с ГЭК.

5.4. Создание, функции и полномочия, порядок работы экспертных комиссий могут определяться на основе "Основных правил работы архивов организаций" (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

5.5. Результат работы экспертной комиссии оформляется актом, утверждаемым руководителем ОУО.

В целях определения видов и значимости документов, подлежащих передаче в архив, следует руководствоваться Федеральным законом Российской Федерации от 29.12.94 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" и Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

5.6. По окончании работ по ЕГЭ ОУО направляет в Рособрнадзор сводную справку об использовании экзаменационных материалов (приложение 2).

6. Хранение

6.1. Особенности хранения документов строгой отчетности ЕГЭ определяются инструкциями.

6.2. Сроки хранения (начало и конец) материалов и документов ЕГЭ определяются с учетом сроков проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации (приложение 3).

6.3. Временное хранение экзаменационных материалов до даты проведения экзамена осуществляет ОУО, либо по его поручению РЦОИ.

6.4. Хранение экзаменационных материалов осуществляется в специально выделенных и оборудованных помещениях или металлических шкафах и др., позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей, соблюдение режима информационной безопасности ЕГЭ и хранение в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

6.5. Иные документы, регулирующие деятельность органов и организационных структур в рамках проведения ЕГЭ: нормативные правовые акты, инструктивно-методические материалы, решения, протоколы, справки и другое хранятся в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (утвержден Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88).

7. Уничтожение

7.1. По истечении сроков хранения материалы и документы строгой отчетности ЕГЭ, включая остатки первичных материалов и бланков документов строгой отчетности ЕГЭ, в установленном порядке подлежат уничтожению. Списание к уничтожению производится на основании акта об уничтожении, составляемого экспертной комиссией. Уничтожение производится по распоряжению руководителя ОУО (МОУО) или РЦОИ.

7.2. Дальнейшее использование материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ в практических целях не допускается.