Приложение N 1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальный зал архива"

Приложение N 1
к постановлению Администрации
города Пущино
от 30 мая 2011 г. N 56-п

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальный зал архива"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальный зал архива" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей муниципальной услуги, определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) при оказании муниципальной услуги.

1.2. В настоящем административном регламенте используются следующие термины и понятия:

- муниципальная услуга, предоставляемая органом местного самоуправления (далее - муниципальная услуга), - деятельность по реализации функций органа местного самоуправления, которая осуществляется по запросам заявителей в пределах полномочий органа, предоставляющего муниципальные услуги, по решению вопросов местного значения, установленных в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и уставами муниципальных образований;

- заявитель - юридическое лицо (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители, обратившиеся в орган, предоставляющий муниципальные услуги, либо в организации, предоставляющие муниципальные услуги, с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженным в устной, письменной или электронной форме;

1.3. Административный регламент - нормативный правовой акт, устанавливающий порядок предоставления муниципальной услуги и стандарт предоставления муниципальной услуги. Право на получение муниципальной услуги имеют физические лица, ведущие исследование по личной инициативе, пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание (далее - пользователь).

1.4. Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги пользователь может получить в средствах массовой информации, в сети Интернет на официальном сайте администрации города Пущино, в местах нахождения органа, предоставляющего муниципальную услугу, на информационном стенде. Подробная информация об органах, предоставляющих муниципальную услугу, содержится в п. 2.2 настоящего административного регламента.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - "Предоставление документов для исследователей в читальный зал архива"

2.2. Муниципальную услугу предоставляет архивный сектор в составе управления делами администрации города Пущино Московской области (далее - орган).

Место нахождения органа: г. Пущино, ул. Строителей, д. 18-а, каб. N 306. Орган осуществляет прием заявителей в соответствии со следующим графиком:

Понедельник - 08.00-17.00

Вторник - 08.00-17.00

Среда - 08.00-17.00

Четверг - 08.00-17.00

Пятница - 08.00-15.00

Перерыв - 12.00-13.00

(последняя пятница месяца - санитарный день)

Справочные телефоны, факс органа: (8-4967) 73-19-70, 73-55-08 (ф).

Адрес официального сайта администрации города Пущино в сети Интернет www.pushchino.ru, адрес электронной почты push@mosreg.ru.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является предоставление пользователю по теме исследования архивных дел, элементов научно-справочного аппарата (описи, картотеки)

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать одного дня с момента регистрации поступившего заявления с приложением документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусмотренных настоящим административным регламентом.

2.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области";

Законом Московской области от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан";

Приказом Росархива от 06.07.1998 N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации";

Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 (ред. от 16.02.2009) "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Постановлением Главы города Пущино от 16.12.2010 N 437-П "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг администрации города Пущино";

иными нормативными правовыми актами.

2.6. Перечень требуемых от пользователя документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги: личное заявление пользователя или письмо направляющей организации, поступившие в адрес архива, в том числе в электронном виде. Форма заявления приведена в приложении N 4 к настоящему Административному регламенту.

В личном заявлении указывается:

- наименование организации, в которую обращается пользователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица с указанием должности соответствующего должностного лица;

- фамилия, имя, отчество пользователя;

- тема и хронологические рамки исследования;

- личная подпись и дата

В письме направляющей организации указываются:

- наименование организации, в которую обращается пользователь;

- фамилия, имя, отчество пользователя;

- должность, если выполняется служебное задание;

- ученое звание, ученая степень, если ведется научная работа (при наличии);

- тема и хронологические рамки исследования;

- подпись руководителя.

Письмо направляющей организации оформляется на официальном бланке письма организации.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- предоставление пользователем документов, содержащих ошибки или противоречивые сведения;

- заявление подано лицом, не уполномоченным совершать такого рода действия;

- иное, предусмотренное законодательством.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- плохое физическое состояние документов;

- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- выполнение служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов);

- выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

- экспонирование заказанных материалов на выставке;

- выдача их другому пользователю;

- иное, предусмотренное законодательством.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

2.9. Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов на получение муниципальной услуги не должен превышать 15 минут. Очередность для отдельных категорий получателей муниципальной услуги не установлена.

Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги - 30 минут.

2.12. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

2.12.1. Прием граждан осуществляется в рабочей комнате архива (ком. 306). Помещение должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам.

У входа в помещение размещается табличка с наименованием помещения.

2.12.2. Центральный вход в здание администрации оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, месте нахождения, режиме работы, телефонных номерах.

2.12.3. Места информирования, предназначенные для ознакомления пользователей с информационными материалами, оборудованы:

- информационными стендами, на которых размещается визуальная и текстовая информация.

К информационным стендам должна быть обеспечена возможность свободного доступа граждан.

На информационных стендах, а также на официальном сайте администрации города в сети Интернет размещается следующая обязательная информация:

- номера телефонов, факсов, адреса официальных сайтов, электронной почты органов, предоставляющих муниципальную услугу;

- режим работы органов, предоставляющих муниципальную услугу;

- номера кабинетов, где осуществляются прием пользователей архивными документами и устное информирование граждан; фамилии, имена, отчества и должности лиц, осуществляющих прием пользователей и устное информирование граждан;

- настоящий административный регламент.

2.12.4. Помещения для приема заявителей оборудованы табличками с указанием номера кабинета и должности лица, осуществляющего прием.

Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано местами для сидения (стулья), столом для работы пользователя и оформления необходимых документов.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

- обеспечение доступа пользователей к документам Архивного фонда Московской области и другим архивным документам на основании личных заявлений и писем заинтересованных организаций для работы по служебному заданию с предоставлением имеющихся в архиве справочников (описей), дел и документов;

- предоставление пользователю информации о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивом через читальный зал, порядке и условиях их предоставления;

- проведение консультаций о составе и содержании фондов в соответствии с темой работы на основе имеющихся в архиве справочников.

Качественной предоставляемая муниципальная услуга признается при предоставлении услуги в сроки, определенные п. 2.4. настоящего административного регламента, и при отсутствии жалоб со стороны пользователей на нарушение требований стандарта предоставления муниципальной услуги.

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме.

2.14.1. Информирование заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется в виде:

- индивидуального информирования;

- публичного информирования. Информирование проводится в форме:

- устного информирования;

- письменного информирования.

2.14.2. Индивидуальное устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги обеспечивается сотрудниками архивного сектора, осуществляющими предоставление муниципальной услуги (далее - должностные лица) лично либо по телефону.

2.14.3. Пользователь имеет право на получение сведений о стадии прохождения его обращения.

2.14.4. При информировании пользователя о порядке предоставления муниципальной услуги должностное лицо сообщает информацию по следующим вопросам:

- категории пользователей, имеющих право на получение муниципальной услуги;

- перечень документов, требуемых от пользователя, необходимых для получения муниципальной услуги;

- требования к заверению документов и сведений;

- входящие номера, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства заявления и прилагающиеся к ним материалы;

- необходимость представления дополнительных документов и сведений.

При ответе на телефонные звонки должностное лицо должно назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование структурного подразделения, предложить гражданину представиться и изложить суть вопроса.

Должностное лицо при общении с заявителем (по телефону или лично) должно корректно и внимательно относиться к заявителю, не унижая его чести и достоинства. Устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги должно проводиться с использованием официально-делового стиля речи.

Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

Должностное лицо, осуществляющее устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, не вправе осуществлять информирование заявителя, выходящее за рамки стандартных процедур и условий предоставления муниципальной услуги и прямо или косвенно влияющее на индивидуальное решение гражданина.

Должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, должно принять все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. В случае невозможности предоставления полной информации должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование, должно предложить гражданину обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для него время для устного информирования по интересующему его вопросу.

2.14.5. Индивидуальное письменное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги при письменном обращении гражданина в орган, предоставляющий муниципальную услугу, осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой.

При индивидуальном письменном информировании ответ направляется заявителю в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

2.14.6. Публичное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством размещения соответствующей информации в средствах массовой информации, на официальном сайте администрации города, а также на информационных стендах в местах предоставления услуги.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении N 1 к настоящему административному регламенту.

3.2. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация заявлений от пользователей (или писем направляющей организации), в том числе в электронном виде;

- подготовка и предоставление пользователям архивных документов.

3.3. Последовательность и сроки выполнения административных процедур, а также требования к порядку их выполнения.

3.3.1. Административная процедура "Прием и регистрация заявлений от пользователей (или писем направляющей организации)".

Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления от пользователя или письма направляющей организации. Заявления и письма направляющей организации могут поступать как по почте, так и путем подачи заявителем личного заявления. Заявления и письма, поступившие по электронной почте, распечатываются и в дальнейшем работа с ними ведется в установленном для письменных заявлений порядке.

Ответственным за исполнение данного административного действия является должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги. Должностное лицо принимает заявление (письмо), выполняя при этом следующие действия:

- принимает заявление (письмо);

- регистрирует пользователя в журнале учета посещений и заводит личное дело исследователя, куда подшивает письмо организации или личное заявление пользователя;

- осуществляет консультирование пользователя о составе и содержании документов, соответствующим теме исследования, об имеющихся в архиве справочниках;

- знакомит пользователя с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, режимом работы читального зала; описями дел;

- выдает анкету установленного образца (приложение N 2);

- выдает бланк заказа (требования) на предоставление документов и объясняет порядок их заполнения (приложение N 3);

Общий максимальный срок административной процедуры составляет 30 минут. Результатом исполнения административного действия является допуск пользователя к работе в читальном зале архива.

3.3.2. Административная процедура "Подготовка и предоставление пользователям архивных документов читальном зале".

Основанием для начала административной процедуры служит заполнение пользователем Заказа (требования) на выдачу документов.

Должностные лица, ответственные за предоставление муниципальной услуги:

- осуществляют подготовку и выемку архивных документов;

- проводят сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов;

- проводят полистную проверку архивных дел;

- при наличии больших исправлений заменяют обложку и титульный лист изымаемых дел с сохранением при необходимости старой обложки;

- при подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром;

- регистрируют выдачу архивных документов из архивохранилища в книгах выдачи архивных документов из хранилища;

- направляют в читальный зал исполненный Заказ (Требование) пользователя вместе с выданными архивными документами под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала;

- уведомляют пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- принимают все дела после каждого посещения читального зала пользователем, проверяя фактическое наличие дел и проводя полистную проверку их физического состояния, при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел расписываются в специальной графе Заказа (Требования) за возврат каждой единицы хранения;

- составляют акт при обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений. Общий максимальный срок административной процедуры составляет 1 день. Результатом исполнения административного действия является выдача дел пользователю в читальном зале.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется начальником архивного сектора в составе управления делами путем проверок соблюдения и исполнения сотрудниками сектора положений настоящего административного регламента.

4.2. Проведение текущего контроля должно осуществляться не реже двух раз в год.

Текущий контроль может быть плановым (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы администрации города) и внеплановым (проводиться по конкретному обращению заявителя или иных заинтересованных лиц). При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или вопросы, связанные с исполнением отдельных административных процедур (тематические проверки).

4.3. Перечень должностных лиц, уполномоченных осуществлять текущий контроль: Глава города Пущино, заместитель главы администрации, курирующий данное направление деятельности администрации, управляющий делами.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников архивного сектора.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц и муниципальных служащих

5.1. Действия (бездействие) должностных лиц, а также принятые ими решения в ходе предоставления муниципальной услуги могут быть обжалованы Главе города Пущино.

Жалобы принимаются по адресу: город Пущино, ул. Строителей, д. 18-а, ком. 222.

Справочные телефоны, факс: (8-4967) 73-50-50, 73-55-08 (ф).

Адрес официального сайта администрации города Пущино в сети Интернет www.pushchino.ru, адрес электронной почты push@mosreg.ru.

5.2. Основанием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (обращения) в администрацию города Пущино, поступившей лично от заявителя (уполномоченного лица) или направленной в виде почтового отправления, в том числе по электронной почте.

5.3. В жалобе в обязательном порядке указываются наименование органа, в который направляется жалоба, а также фамилия, имя, отчество заявителя (полностью) или полное наименование организации, адрес местонахождения и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагается суть жалобы (обстоятельства обжалуемого действия (бездействия), основания, по которым заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации, либо незаконно возложена какая-либо обязанность.

Кроме того, в жалобе могут быть указаны наименование должности, фамилия, имя и отчество должностного лица, действие (бездействие), решение которого обжалуется (при наличии информации), а также иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

В подтверждение доводов к жалобе могут прилагаться документы и материалы, либо их копии.

5.4. Срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней с момента ее регистрации.

В случае направления запроса государственным органам, иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов, должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на тридцать дней, уведомив заявителя о продлении срока ее рассмотрения.

5.5. По результатам рассмотрения жалобы должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы, принимает решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в их удовлетворении,

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю.

5.6. При получении письменного обращения (жалобы), в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, жалоба может быть оставлена без ответа.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу; в письменном виде, если его почтовый адрес поддается прочтению.

Если в жалобе содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении заявитель, направивший жалобу, уведомляется в письменном виде.

Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

5.7. Должностные лица администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего регламента, за осуществляемые действия (бездействия) и принимаемые решения в ходе предоставления муниципальной услуги.