Приложение. Инструкция по кадровому делопроизводству в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы

Приложение
к приказу Федеральной антимонопольной службы
от 4 февраля 2008 г. N 23

Инструкция
по кадровому делопроизводству в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила ведения кадрового делопроизводства в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы (далее ФАС России). Кадровое делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование кадровой работы и организацию работы с кадровой документацией.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 года N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках"; постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек", постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2005 года N 536 и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации о делопроизводстве и о государственной гражданской службе.

1.3. Настоящая Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета:

1.3.1. приказов, связанных с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением и увольнением государственных гражданских служащих (далее гражданских служащих) с государственной гражданской службы;

1.3.2. служебных контрактов и соглашений о дополнении к служебным контрактам;

1.3.3. должностных регламентов гражданских служащих;

1.3.4. личных дел гражданских служащих и доступа к ним;

1.3.5. личных карточек гражданских служащих;

1.3.6. трудовых книжек гражданских служащих;

1.3.7. служебных удостоверений;

1.3.8. документов и материалов Комиссий территориальных органов ФАС России по вопросам кадров и государственной службы;

1.3.9. документов о награждении гражданских служащих ведомственными наградами ФАС России;

1.3.10. справок о соблюдении гражданским служащим ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации, государственной должности федеральной государственной службы и их хранению.

2. Приказы, связанные с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением и увольнением гражданских служащих с государственной гражданской службы

2.1. Приказ печатается на стандартном бланке установленной формы в соответствии с приказом ФАС России от 07.06.2004 N 35 шрифтом N 14 Times New Roman.

2.2. Приказ должен иметь заголовок, кратко и четко отражающий содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

2.3. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

2.4. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Констатирующая часть приказа четко излагает цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, и начинается устойчивыми формулировками: "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа (в творительном падеже), его дата, номер и заголовок. Здесь же может даваться краткая характеристика рассматриваемого вопроса, в том числе с указанием недостатков и упущений.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, то констатирующую часть можно опустить.

Констатирующая часть в приказе заканчивается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку, с новой строки, без отступа от левого поля строчными буквами.

Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

При необходимости детализации предписываемых действий распорядительная часть приказа может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.

Каждый пункт распорядительной части приказа печатается с красной строки, имеет свой номер, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания исполнителя (структурное подразделение или конкретное должностное лицо), затем срок исполнения и предписываемые действия. Предписываемые действия выражаются глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить и т.д.).

2.5. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами "Признать утратившим силу...".

2.6. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых следует довести приказ, указываются в рассылке, заполняемой исполнителем.

2.7. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

2.8. Исполнитель, подготовивший проект приказа, ставит свою визу в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа. При этом указывается его должность, инициалы и фамилия.

2.9. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах и должны иметь все необходимые элементы: наименование, заголовок, дату. Если к приказу следуют два и более приложений, то каждое из них имеет свой порядковый номер.

2.10. Приложение к приказу подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

2.11. В приказах ссылки на приложения указываются в тексте. Приложения к приказу содержат в правом верхнем углу первого листа отметку:

Приложение N 1
к приказу______УФАС России
от_________ N___________

2.12. Для учета и хранения все приказы делятся на три группы:

- приказы по основной деятельности;

- кадровые приказы, срок хранения которых составляет 75 лет (приказы о назначении и увольнении гражданских служащих, о присвоении классного чина, об установлении окладов и надбавок, об отзыве из отпуска, об изменении фамилии, об утверждении и изменении штатного расписания, о награждениях ведомственными наградами);

- кадровые приказы с ограниченным сроком хранения - 5 лет (приказы об отпусках, командировках, премировании, направлении на обучение).

2.13. Приказы каждой группы регистрируются в отдельных журналах и хранятся в отдельных папках.

2.14. Номера приказов по основной деятельности нумеруются без букв (например, N 168), номера кадровых приказов, срок хранения которых составляет 75 лет - с буквой "к" (например, N 168-к), номера кадровых приказов с ограниченным сроком хранения - с буквой "о" (например, N 168-о).

2.15. Кадровые приказы, регламентирующие вопросы, имеющие отношение ко всем гражданским служащим территориального органа ФАС России, должны доводиться до их сведения под роспись. В этом случае к таким приказам должны прилагаться соответствующие листы ознакомления.

Выписка обязательно заверяется печатью (не гербовой) территориального органа.

3. Служебный контракт и соглашение о дополнении к служебному контракту

3.1. Служебный контракт заключается с каждым гражданским служащим территориального органа ФАС России.

3.2. Служебный контракт заключается на основании приказа о назначении на должность гражданской службы.

3.3. Служебные контракты и соглашения о дополнениях к служебным контрактам заключаются по установленной форме в соответствии с письмом ФАС России от 14.05.2005 N АЦ/6672 "Об организации работы по заключению и переоформлению служебных контрактов о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации".

3.4. Служебный контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами и заверяется гербовой печатью территориального органа ФАС России. Один экземпляр служебного контракта передается гражданскому служащему, другой хранится в его личном деле.

3.5. Служебные контракты нумеруются. Нумерация осуществляется следующим образом: номер территориального органа / порядковый номер контракта, где номером территориального органа является код субъекта РФ, в котором он расположен (например: 77/01)

3.6. Служебные контракты регистрируются в специальном журнале, при этом особо отмечаются срочные служебные контракты и указывается срок их действия.

3.7. В случае если в служебный контракт вносятся изменения или дополнения, то с гражданским служащим заключается соглашение о дополнении к служебному контракту.

3.8. Соглашение о дополнении к служебному контракту заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами и заверяются гербовой печатью территориального органа ФАС России. Один экземпляр соглашения передается гражданскому служащему, другой хранится в его личном деле.

3.9. С гражданским служащим, замещающим должность гражданской службы на основании служебного контракта, заключенного на неопределенный срок, и достигшим возраста 60 лет, указанный служебный контракт перезаключается на срочный служебный контракт на срок от одного года до пяти лет.

3.10. Срочный служебный контракт заключается на основании приказа руководителя территориального органа ФАС России о заключении срочного служебного контракта с гражданским служащим (Приложение 1).

4. Должностные регламенты гражданских служащих

4.1. Должностные регламенты разрабатываются для каждой должности, имеющейся в штатном расписании территориального органа ФАС России.

4.2. Должностные регламенты носят обезличенный характер, т.е. являются принадлежностью определенной должности гражданской службы, а не конкретного гражданского служащего.

4.3. При изменении должностных обязанностей и иных условий служебной деятельности по определенной должности разрабатывается и утверждается новый должностной регламент по этой должности.

4.4. Должностные регламенты гражданских служащих территориального органа утверждаются руководителем территориального органа ФАС России.

4.5. Утвержденные руководителем территориального органа ФАС России должностные регламенты и листы ознакомления к ним хранятся в отдельной папке.

4.6. При назначении на должность гражданский служащий знакомится с должностным регламентом по соответствующей должности:

4.6.1. С утвержденного подлинника должностного регламента снимаются две копии, которые заверяются соответствующим образом (в том числе печатью (не гербовой) территориального органа).

4.6.2. В листе ознакомления с должностным регламентом и на последних страницах копий должностного регламента гражданский служащий вносит следующую запись: "Ознакомлен подпись Иванов А.В. дата ознакомления".

4.6.3. Одна копия должностного регламента выдается гражданскому служащему на руки, вторая - приобщается к личному делу гражданского служащего.

5. Личные дела гражданских служащих и доступ к ним

5.1. Личные дела гражданских служащих оформляются и ведутся гражданским служащим, ответственным за кадровое делопроизводство, на всех гражданских служащих по установленной форме.

5.2. Персональные данные для личного дела следует получать у гражданского служащего лично.

5.3. В личное дело государственного гражданского служащего подшиваются следующие документы:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации (далее - должность гражданской службы);

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) копия приказа о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных соглашений о дополнении к служебному контракту, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

к) копии приказов о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия приказа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

с) копии приказов о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений (собственноручно заполненная и подписанная гражданским служащим анкета по форме 2, экземпляр договора об оформлении допуска к государственной тайне);

ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение (произвольная форма) об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами (Приложение 2);

э) бланк описи документов, имеющихся в личном деле гражданского служащего (Приложение 3);

ю) справка о проверке персональных данных гражданского служащего (Приложение 4).

5.4. Личные дела государственных гражданских служащих хранятся в запираемых шкафах.

5.5. Личные дела государственных гражданских служащих хранятся 75 лет.

5.6. Ознакомление с личным делом гражданского служащего осуществляется только в помещении, где хранятся личные дела.

5.7. Передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

5.8. Передача личного дела возможна только в случае перевода гражданского служащего в другой государственный орган по официальному запросу данного государственного органа и осуществляется на основе акта приема-передачи личного дела государственного гражданского служащего, который оформляется в двух экземплярах.

5.9. При передаче личного дела в другой государственный орган, все документы, находящиеся в личном деле прошиваются, а страницы пронумеровываются, к личному делу прилагается опись всех имеющихся в нем документов.

5.10. Руководитель территориального органа ФАС России определяет лицо или лиц, уполномоченных на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, а также лиц, имеющих доступ к указанным личным делам.

5.11. Гражданские служащие, ответственные за ведение кадрового делопроизводства, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих.

5.12. В обязанности гражданского служащего, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, входят:

- приобщение документов, указанных в пункте 5.3. к личным делам гражданских служащих;

- обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;

- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, защиты от несанкционированного доступа и копирования;

- ведение, хранение и учет трудовых книжек гражданских служащих;

- ознакомление гражданских служащих с документами своих личных дел не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданских служащих. Гражданский служащий при ознакомлении со своим личным делом расписывается в бланке описи.

6. Личные карточки гражданских служащих

6.1. На каждого гражданского служащего территориального органа ФАС России ведется личная карточка государственного служащего по форме N Т-2ГС (Приложение 5).

6.2. Личная карточка гражданского служащего территориального органа ФАС России по форме N Т-2ГС хранится отдельно от личного дела.

7. Трудовые книжки гражданских служащих

7.1. В территориальном органе ФАС России осуществляется ведение, хранение и учет трудовых книжек.

7.2. Оформление трудовой книжки гражданскому служащему, принятому на государственную гражданскую службу впервые, осуществляется не позднее недельного срока со дня его назначения на должность.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7.2. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (например, если гражданский служащий принят на работу 3 декабря 2007 года в трудовой книжке делается запись: "03.12.2007").

7.3. Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

7.4. Сведения о гражданском служащем, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

- фамилия, имя, отчество гражданского служащего указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовским профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

7.5. После указания даты заполнения трудовой книжки гражданский служащий своей подписью на первой странице трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу трудовой книжки подписывает также гражданский служащий, ответственный за ведение кадрового делопроизводство, после чего ставится печать (не гербовая) территориального органа.

7.6. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью гражданского служащего, ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

7.7. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

7.8. При внесении неправильной или неточной записи в разделы "Сведения о работе" или "Сведения о награждении" трудовой книжки под этой записью делается запись следующего содержания: "запись за номером___недействительна" и ниже вносится правильная запись.

7.9. В случае если при проверке документов гражданина или гражданского служащего, поступающего на государственную гражданскую службу в территориальный орган ФАС России, выявлена неправильная или неточная запись в его трудовой книжке, то ее исправление производится по месту работы, где она была внесена. Исправление ее территориальным органом ФАС России возможно лишь на основании официального обращения организации, допустившей ошибку.

7.10. При внесении записей в трудовую книжку оставление пустых строк не допускается.

7.11. В трудовые книжки гражданских служащих вносятся следующие записи:

- о назначении;

- о присвоении классного чина;

- о награждениях и поощрениях;

- об увольнении.

7.12. Порядок внесения записей о назначении следующий: в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка ставится штамп с полным наименованием территориального органа (при приеме на работу в территориальный орган). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывается дата назначения на должность. В графу 3 вносится запись о назначении на должность территориального органа в строгом соответствии с приказом о назначении (например: "Назначен(а) на должность ведущего специалиста - эксперта отдела государственных закупок"). В графу 4 вносятся дата и номер приказа о назначении на должность.

7.13. Порядок внесения записей о присвоении классного чина следующий: в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывается дата приказа о присвоении классного чина. В графе 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись о присвоении классного чина (например: "Присвоен классный чин - референт государственной гражданской службы Российской Федерации 3 класса"). В графу 4 вносятся дата и номер приказа ФАС России о присвоении классного чина (иного акта о награждении).

7.14. Порядок внесения записей о награждении гражданских служащих следующий: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка ставится штамп с полным наименованием территориального органа. Под этим заголовком в графе 1 вносится порядковый номер записи (нумерация возрастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника). В графе 2 указывается дата награждения. В графу 3 вносится запись в соответствии с приказом о награждении за какие достижения и какой наградой награжден гражданский служащий (например: "За большой личный вклад в проведение государственной политики в области развития конкуренции, предупреждения, ограничения и пресечения монополистической деятельности награжден(а) Почетной грамотой Федеральной антимонопольной службы"). В графу 4 вносятся дата и номер приказа о награждении.

7.15. В трудовых книжках старого образца есть страницы со сведениями о награждениях и поощрениях. В данном случае, в сведения о награждениях вносятся только те записи, основанием для которых являются приказы, в тексте которых присутствует слово "награждается". Соответственно, в раздел "сведения о поощрениях" вносятся записи, основанием для которых являются приказы об объявлении благодарности, вручении ценного подарка (например: "За большой личный вклад в обеспечение деятельности Энского УФАС России объявлена благодарность").

7.16. Порядок внесения записей об увольнении следующий: в графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывается дата увольнения (в соответствии с приказом об увольнении). Датой увольнения считается последний день работы гражданского служащего. В графу 3 вносится запись о причине увольнения гражданского служащего в соответствии с приказом об увольнении (например: "уволен(а) по собственному желанию в связи с выходом на государственную пенсию, пункт 3 части 1 статьи 33 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации"). В графу 4 вносится дата и номер приказа об увольнении, регистрация которого осуществляется не позднее даты увольнения гражданского служащего.

7.17. При внесении даты и номера приказа в графу 4 трудовой книжки, следует различным образом вносить запись о приказах территориальных органов и приказах ФАС России. Запись о дате и номере приказа территориального органа осуществляется следующим образом: "Приказ от 01.10.2007 N 47-к", запись о дате и номере приказа ФАС России - "Приказ ФАС России от 01.10.2007 N 548-к".

7.18. Гражданский служащий, ответственный за ведение кадрового делопроизводства заверяет запись об увольнении и записи в разделах "Сведения о награждениях" и "Сведения о поощрениях" (ставит под этой записью свою подпись, указывает должность и фамилию, ставит печать (не гербовую) территориального органа).

7.19. Гражданский служащий, ответственный за ведение кадрового делопроизводства при увольнение гражданского служащего, знакомит его с записями в трудовой книжке под роспись (например: "С записями в трудовой книжке ознакомлен подпись Иванов В.В.").

7.20. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш вшивается к задней обложке трудовой книжки с внутренней стороны.

7.21. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

7.22. При выдаче каждого вкладыша на первой странице трудовой книжки вносится запись "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.

7.23. Трудовые книжки хранятся в сейфе.

7.24. Учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в специальной книге (Приложение 6).

8. Служебные удостоверения

8.1. Оформление и выдача служебных удостоверений гражданским служащим территориального органа ФАС России, за исключением руководителя территориального органа и его заместителей, производится гражданским служащим, ответственным за ведение кадрового делопроизводства данного территориального органа.

8.2. Служебное удостоверение руководителям и заместителям руководителя территориального органа ФАС России оформляется и выдается Управлением государственной службы и контроля органов власти ФАС России.

8.3. Территориальным органам ФАС России бланки служебных удостоверений выдаются на основании реестра выдачи и акта уничтожения служебных удостоверений.

8.4. Бланки служебных удостоверений хранятся в сейфе.

8.5. Записи на бланках служебного удостоверения производятся на компьютере. На бланках удостоверения указываются: фамилия, имя, отчество и должность, замещаемая гражданским служащим (без указания наименования структурного подразделения: например, "начальник отдела Московского УФАС России), дата выдачи служебного удостоверения. На бланк наклеивается цветная фотография гражданского служащего размером 3x4 см. на матовой бумаге.

8.6. Основанием для выдачи служебного удостоверения является приказ о назначении гражданина (гражданского служащего) на должность территориального органа ФАС России.

8.7. Выдача служебных удостоверений гражданским служащим осуществляется под роспись в журнале учета служебных удостоверений.

8.8. Гражданский служащий несет персональную ответственность за хранение и использование служебного удостоверения.

8.9. Служебное удостоверение подлежит замене: при общей замене служебных удостоверений; при изменении должности, фамилии, имени или отчества гражданского служащего; по решению руководителя ФАС России; в случае утраты или порчи служебного удостоверения.

8.10. При замене служебного удостоверения действующее служебное удостоверение подлежит сдаче гражданскому служащему, ответственному за ведение кадрового делопроизводства, в день получения нового служебного удостоверения.

8.11. Служебное удостоверение подлежит возврату специалисту, ответственному за ведение кадрового делопроизводства, при увольнении гражданского служащего.

8.12. Утратившие силу служебные удостоверения подлежат уничтожению по акту комиссии, утвержденному руководителем ФАС России. В территориальных органах ФАС России комиссия создается руководителем территориального органа. В состав комиссии входит не менее трех гражданских служащих, с обязательным включением в состав гражданского служащего, ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

8.13. В случае утраты или порчи служебного удостоверения гражданский служащий обязан в письменной форме сообщить руководителю или заместителю руководителя территориального органа ФАС России о месте, времени и причине утраты или порчи служебного удостоверения с приложением обращения в органы МВД России. При утрате или порче служебного удостоверения комиссией проводится служебная проверка. Результаты служебной проверки направляются в Управление государственной службы и контроля органов власти ФАС России.

Заместители и руководители территориальных органов ФАС России в случае утраты или порчи служебного удостоверения обязаны в письменной форме сообщить в Управление государственной службы и контроля органов власти ФАС России о месте, времени и причине утраты служебного удостоверения с приложением обращения в органы МВД России.

8.14. В соответствии с актом уничтожения служебных удостоверений, в журнале учета служебных удостоверений производится соответствующая запись об уничтожении служебных удостоверений с указанием даты и номера акта.

9. Документы и материалы Комиссии по вопросам кадров и государственной службы территориальных органов ФАС России

9.1. В территориальном органе полномочиями по:

- проведению конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы;

- проведению аттестаций гражданских служащих;

проведению государственных квалификационных экзаменов гражданских служащих;

- рассмотрению вопросов поощрения гражданских служащих

наделена Комиссия по вопросам кадров и государственной службы (далее Комиссия), действующая на основании соответствующего Положения.

9.2. Решения, принимаемые на заседаниях Комиссии, оформляются протоколами. Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания Комиссии.

9.3. На случай возникновения разногласий между гражданином (гражданским служащим) и членами Комиссии по поводу решений, принятых на заседаниях Комиссии, осуществляется аудиозапись заседаний Комиссии.

9.4. Обязанности по ведению записей во время заседания, сбору материалов и подготовке проекта протокола возлагаются на секретаря Комиссии.

9.5. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются следующие реквизиты: председатель Комиссии, члены Комиссии, секретарь Комиссии, повестка дня, докладчик по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали - Выступили - Решили (печатаются с прописной буквы).

9.6. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

9.7. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об").

9.8. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года (с наступлением нового календарного года нумерация протоколов начинается с единицы). Дата протокола оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.

9.9. Датой протокола является дата заседания Комиссии.

9.10. Протокол готовится в течение 3 дней со дня заседания Комиссии.

9.11. Протокол подписывается всеми членами Комиссии, присутствовавшими на заседании.

9.12. Протоколы подшиваются в течение календарного года в хронологическом порядке и хранятся в соответствующей папке.

9.13. Отдельно хранятся материалы Комиссии, в которые входят: объявления в СМИ о конкурсах, заявления и другие документы гражданских служащих, участвовавших в конкурсах, аудиозаписи заседаний Комиссии.

9.14. Документы претендентов на замещение вакантной должности государственной гражданской службы, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, могут быть им возвращены по их письменному заявлению в течение трех лет со дня завершения конкурса. До истечения этого срока документы хранятся в архиве территориального органа, после чего подлежат уничтожению.

10. Документы о награждении гражданских служащих ведомственными наградами ФАС России

10.1. В Федеральной антимонопольной службе существуют три вида ведомственных наград:

- звание "Почетный работник антимонопольных органов России";

- Почетная грамота ФАС России;

- благодарность руководителя ФАС России,

представления о награждении которыми вносятся на рассмотрение Комиссии Федеральной антимонопольной службы по вопросам кадров и государственной службы руководителями территориальных органов ФАС России.

10.2. В соответствии с положениями о звании "Почетный работник антимонопольных органов России" и "О Почетной грамоте Федеральной антимонопольной службы", утвержденными приказом ФАС России от 07.12.2004 N 191 "Об учреждении звания, нагрудного знака "Почетный работник антимонопольных органов России" и Почетной грамоты Федеральной антимонопольной службы":

- звание "Почетный работник антимонопольных органов России" присваивается гражданским служащим за личный вклад в проведение антимонопольной политики, высокий профессионализм и образцовое исполнение служебных обязанностей и проработавшим в системе антимонопольных органов не менее 10 лет. В отдельных случаях по решению руководителя ФАС России данное звание может присваиваться гражданским служащим, проработавшим в системе антимонопольных органов 3 и более лет;

- почетной грамотой награждаются гражданские служащие, внесшие значительный вклад в проведение антимонопольной политики;

- благодарность руководителя ФАС России объявляется за конкретные заслуги государственных гражданских служащих в проведении антимонопольной политики.

10.3. Представление установленной формы в соответствии с письмом ФАС России от 19.10.2006 N АЦ/17885 о присвоении звания "Почетный работник антимонопольных органов России", награждении Почетной грамотой ФАС России и объявления благодарности руководителя ФАС России, согласованное с Управлением государственной службы и контроля органов власти, направляется руководителем территориального органа на имя руководителя ФАС России.

10.4. В представлении должны быть отражены следующие сведения:

- вид ведомственной награды, к которой представляется гражданский служащий;

- фамилия, имя, отчество гражданского служащего;

- место работы и занимаемая должность;

- дата рождения;

- образование;

- сведения о награждениях и поощрениях;

- общий стаж работы и стаж работы в антимонопольных органах;

- наличие классного чина;

- перечень заслуг награждаемого (конкретные заслуги гражданского служащего в решении возложенных на него задач, результаты работы и личные качества).

10.5. Представление должно быть объемом не более одной страницы формата А4.

10.6. К представлению о присвоении звания "Почетный работник антимонопольных органов России" прилагается справка-объективка на гражданского служащего.

10.7. Копия приказа о награждении гражданского служащего подшивается в его личное дело, запись о награждении - вносится в его трудовую книжку.

11. Справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации, государственной должности федеральной государственной службы

11.1. Ежегодно до 30 апреля руководители территориальных органов ФАС России и их заместители представляют руководителю ФАС России справки о соблюдении гражданским служащим ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации, государственной должности федеральной государственной службы.

11.2. Ежегодно до 30 апреля гражданские служащие территориального органа представляют руководителю территориального органа ФАС России справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации, государственной должности федеральной государственной службы, после чего руководитель территориального органа отчитывается перед руководителем ФАС России о работе, проведенной по сбору и анализу данных справок.

11.3. Справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации, государственной должности федеральной государственной службы приобщаются к личным делам гражданских служащих.