Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение социально-правовых запросов" архивным отделом администрации округа Муром

Приложение

к постановлению

главы округа Муром Владимирской области

от 30 ноября 2010 г. N 2709

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение социально-правовых запросов" архивным отделом администрации округа Муром

I. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации муниципального образования округа Муром муниципальной услуги по организации исполнения социально-правовых запросов, поступивших в архивный отдел (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивным отделом (далее - архив), а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами государственной власти, государственными архивами, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее организации) при осуществлении предоставления муниципальных услуг.

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги по организации исполнения социально-правовых запросов, поступивших в архивный отдел осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Положением об архивном отделе администрации округа Муром (утверждено постановлением Главы округа Муром от 21 октября 2002 года N 1506);

- "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2001 N 19 (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 г., номер N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации N 19 следует читать как "18.01.2007"

- Уставом муниципального образования округ Муром;

- настоящим Административным регламентом;

- другими нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление муниципальных услуг в области архивного дела.

1.3. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации муниципального образования округ Муром.

1.4. Получатели муниципальной услуги.

Получателями муниципальной услуги являются юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге.

2.1.1. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется:

- непосредственно в архиве;

- с использованием средств телефонной, почтовой и электронной связи;

- на странице архивного отдела на сайте администрации муниципального образования округ Муром.

2.1.2. Консультирование заявителей по процедуре предоставления муниципальной услуги производится в помещении архива в приемные дни. Сотрудник архивного отдела дает гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

2.1.3. Информирование заявителей по телефону осуществляется сотрудником архива в соответствии с графиком работы архива. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности, принявшего телефонный звонок. При консультировании по телефону сотрудник архивного отдела должен в вежливой форме четко и подробно информировать обратившегося по интересующим вопросам.

Во время разговора работник архивного отдела должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка, работник отдела проводит личный прием граждан, он вправе предложить обратиться по телефону позже.

При невозможности работника, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.1.4. При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по письменным обращениям ответ излагается в простой и четкой форме и направляется почтой в адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

2.1.5. При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения,

2.2. Муниципальная услуга по организации исполнения социально-правовых запросов, поступивших в архив предоставляется в виде официального документа.

2.2.1. Муниципальная услуга по исполнению социально-правовых запросов предоставляется в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий, выдаваемых архивом.

Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию и предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

2.3. Почтовый адрес и местонахождение архивного отдела: 620067, Владимирская область, город Муром, ул. Мечникова, 11а. Телефон 8 (49234) 3-20-57. Электронный адрес архивного отдела: archive@murom.info.

2.4. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес архива.

2.4.1. Запрос от юридических лиц оформляется в произвольной форме на бланке организации, учреждения и подписывается руководителем. В письменном запросе физического лица указывается фамилия, имя, отчество, почтовый и адрес места жительства заявителя, личная подпись и дата. В запросе указывается изложение существа запроса (тема) и хронология запрашиваемой информации, а также все сведения, необходимые для исполнения запроса:

- о стаже работы* - название и адрес организации, время работы, в качестве кого работали, участок, цех;

- о восстановлении трудовой книжки * - название и адрес организации, крайние даты работы, в качестве кого работали, участок, цех;

- о заработной плате* - название и адрес организации, время работы, в качестве кого работали, участок, цех, за какой период необходимо дать сведения;

- о выделении земельных участков - название организации, выделившей земельный участок, название, дата, N документа, подтверждающей выделение земельного участка, Ф.И.О. гражданина, кому выделен земельный участок;

- о наследовании имущества;

- выдаче разрешений на строительство (название, дата, N документа, на основании которого выдано разрешение на строительство);

- об исполнении тематических запросов об установлении (подтверждении) отдельных фактов, событий, сведений с точным указанием даты;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

* Для получения сведений по данным видам запросов необходимо предъявить трудовую книжку или ее копию за запрашиваемый период.

Примечание: при обращении в архив, при любом типе запроса необходимо указывать фамили(и)ю, под которой они работали в запрашиваемый период.

2.4.2. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя.

2.5. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги.

2.5.1. Прием и консультирование граждан по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, осуществляется в соответствии со следующим графиком. По вопросам выдачи справок о трудовом стаже и заработной плате, копий, выписок из постановлений органов местного самоуправления округа Муром и Муромского района об аренде, отводе и закреплении земельных участков, о предоставлении жилплощади, о разрешении на строительство индивидуальных жилых домов и гаражей, о вводе объектов в эксплуатацию и др.; оказанию методической и консультативной помощи физическим и юридическим лицам:

- По понедельникам и вторникам с 08 до 17 часов, перерыв с 12 до 14 часов по адресу: 620067, г. Муром Владимирской области, ул. Мечникова, 11а, 1 этаж.

2.5.2. Общий срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 дней со дня регистрации обращения (запроса) заявителя. Решением руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

2.5.3. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архиве документов (непрофильные запросы), при наличии сведений о местонахождении документов в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, с информированием заявителя о пересылке данного запроса.

2.6. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

2.6.1. При поступлении в архивный отдел обращений (запросов), которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 5-дневный срок запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.6.2. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя, название предприятий, организаций, подписи руководителя, крайних дат приема и увольнения.

2.6.3. Основанием для отказа также является:

- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную и конфиденциальную информацию;

- обращения (запросы) не поддаются прочтению;

- при неудовлетворительном физическом состоянии документов;

- обращения (запросы) содержат ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.7. Иные положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги.

2.7.1. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.7.2. Генеалогические запросы не исполняются.

III. Административные процедуры

3.1. Последовательность действий предоставления муниципальной услуги

3.1.1. Организация предоставления муниципальной услуги предполагает прием заявлений от граждан и представителей организаций на личном приеме в архиве и в виде почтовых отправлений, включает в себя следующие административные процедуры архива:

3.1.2. На личном приеме граждан и запросов, поступивших по почте

- прием гражданина или представителя организации, прием запросов, поступивших по почте;

- регистрация запросов;

- исполнение запросов;

- направление ответов гражданам (организациям).

Прием гражданина или представителя организации.

Прием граждан ведут специалисты архива. Если запрос поступает по документам архива, гражданин с помощью специалиста архива заполняет специально разработанный бланк заявления по тематике запроса. Расписывается в заявлении, проставляет дату подачи заявления. Заявителю на личном приеме объявляется дата получения муниципальной услуги.

В случае отсутствия запрашиваемых документов, гражданин получает консультацию специалиста архива с указанием предполагаемого места нахождения документов.

В случае отсутствия сведений о местонахождении документов заявитель пишет заявление на получение справки о не поступлении документов на муниципальное хранение.

Регистрация запросов.

Поступившие в архив письменные запросы (заявления) регистрируются в день поступления запроса (заявления).

Регистрация запроса считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

После регистрации, запросы направляются для исполнения специалистами архива.

Анализ тематики поступивших запросов.

Специалисты архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов, с учетом собственных профессиональных навыков и имеющегося в архиве научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- принадлежность запрашиваемых сведений к фондам архива (определение профильных и непрофильных запросов);

- при непрофильных запросах - адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

Сообщения, в том числе анонимные, о совершенных или готовящихся преступлениях докладываются руководству и пересылаются в соответствующие правоохранительные органы.

Исполнение запросов.

Запрос, поступивший на исполнение, в порядке очередности исполняется специалистом архива.

Исполненный запрос подписывается заведующим архивным отделом и заверяется круглой печатью архива. Дата исполнения запроса фиксируется в журнале. Подписанная заведующим архивным отделом архивная справка, архивная выписка, архивная копия в установленном порядке подписывается заместителем Главы органа местного самоуправления, курирующим работу архивного учреждения и заверяется гербовой печатью администрации муниципального образования. Отметка об исполнителе, состоящая из его инициалов, фамилии и телефона, указывается в левом нижнем углу в соответствии с требованиями ГОСТа.

Ответы на запросы оформляются только на основании архивных документов, находящихся на хранении в фондах архива.

В компетенцию архива не входит оценка свидетельских показаний, а также выдача каких-либо справок со слов заявителей или на основании имеющихся в личном распоряжении заявителей документов.

Ответ на запрос дается на государственном языке Российской Федерации.

При отсутствии в архиве запрашиваемых документов или сведений на бланке архива составляется письмо, которое подписывается начальником архива. При необходимости оно может быть заверено печатью. Подлинники приложенных к запросу документов (фотографии, справки, свидетельства и т.п.) при ответе на запрос возвращаются заявителю, с указанием об этом в письме. При пересылке запроса на исполнение в другую организацию в адрес заявителя направляется копия сопроводительного письма или отдельный ответ с обоснованием пересылки и указанием всех прилагаемых к запросу документов.

Направление ответов гражданам (организациям).

Архивная справка, архивная выписка или архивная копия выдается при предъявлении паспорта или документа его заменяющего; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Заявитель расписывается в своем заявлении о получении документа, указывая дату получения. По желанию заявителя исполненный запрос отсылается по почте простым письмом по указанному в заявлении адресу.

При получении непрофильного запроса, в течение семи дней со дня регистрации, архив направляет его со своим официальным письмом по принадлежности в место предполагаемого нахождения документов, с уведомлением заявителя о пересылке запроса.

В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, архив направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа, в адрес заявителя.

3.2. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений.

3.2.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется заведующим архивным отделом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента.

3.2.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архива.

3.2.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.2.4. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

3.2.5. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа.

3.2.6. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

3.3. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента.

3.3.1. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента устно или письменно.

3.3.2. Действия (бездействие) и решения должностных лиц архива могут быть обжалованы:

- Главе округа Муром;

- Зам.Главы (руководителю аппарата) администрации округа Муром ;

- заведующему архивным отделом;

- в судебном порядке.

3.3.3. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения. В исключительных случаях руководитель архива вправе продлить срок рассмотрения обращения до 2-х месяцев, уведомив об этом заявителя.

Порядок продления и рассмотрения обращений в зависимости от их характера устанавливаются законодательством Российской Федерации.

3.3.4. Заявитель в своем письменном обращении указывает либо наименование органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в обращении могут быть указаны:

- наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

- суть обжалуемого действия (бездействия);

- обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

- иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

3.3.5. Архив при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи.

3.3.6. Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель архива, иное уполномоченное на то должностное лицо, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в архив. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

3.3.7. По результатам рассмотрения обращения должностным лицом архива принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения. Обращения заинтересованных лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

Заведующий архивным отделом администрации округа Муром

Н.В. Коновалова