Приложение. Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации МО Меленковский район муниципальной услуги "Исполнение социально-правовых запросов"

Приложение

к постановлению

главы Меленковского района Владимирской области

от 21 марта 2011 г. N 484

Административный регламент
по предоставлению архивным отделом администрации МО Меленковский район муниципальной услуги "Исполнение социально-правовых запросов"

I. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению Архивным отделом администрации муниципального образования Меленковский район муниципальной услуги по организации исполнения социально-правовых запросов, поступивших в Архивный отдел администрации муниципального района (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивным отделом (далее - архив), а также порядок взаимодействия Архивного отдела с органами государственной власти, государственными архивами, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее организации) при осуществлении предоставления муниципальных услуг.

1.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии следующих нормативными правовыми акты:

- Конституцией Российской Федерации("Российская газета", от 25.12.1993 г. N 237);

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Положением об архивном отделе администрации МО Меленковский район (утверждено постановлением Главы муниципального района от 6 февраля 2007 года N 82);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 г., номер N 9059);

- Уставом муниципального образования Меленковского района;

- настоящим Административным регламентом;

1.3. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации муниципального образования Меленковский район.

1.4. Заявители, имеющие право на взаимодействие с Архивом при предоставлении муниципальной услуги.

1.4.1. Муниципальная услуга предоставляется гражданам (физическим лицам), организациям (юридическим лицам), обращающиеся на законных основаниях в Архив (далее - заявители).

Заявителями, имеющими право на взаимодействие с Архивом при предоставлении муниципальной услуги, являются заявители, обратившиеся лично и (или) направившие индивидуальные и коллективные запросы в Архив.

1.5. Описание результатов предоставления муниципальной услуги

1.5.1. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- архивная справка, архивная выписка, архивная копия,

- уведомление о переадресации запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранение документы, необходимые для исполнения запроса

- отказ в рассмотрении запроса.

Процедура рассмотрения запроса завершается путем выдачи гражданину, организации результата рассмотрения запроса лично или по почте.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге.

2.1.1. Место нахождения Архива и его почтовый адрес: 602102, ул. Красноармейская д. 93 г.Меленки Владимирской области

2.1.2. Телефоны Архива: 8 - 49 (247) 2 - 45 - 21

Электронный адрес Архивного отдела: archive@melenky.ru.

График работы Архива:

Понедельник - четверг 8.00 - 17.00.

Пятница 8.00 - 16.00.

Суббота - воскресенье выходные дни.

2.1.3. Прием граждан, обратившихся с запросами, проводит заведующий архивным отделом( в его отсутствии - гл.специалист Архивного отдела) без предварительной записи

Время приема граждан:

Вторник, четверг с 9.00 по 15.00.

2.1.4. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется:

- посредством личного обращения в архив;

- с использованием средств телефонной, почтовой и электронной связи.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.1.2. Консультирование заявителей по процедуре предоставления муниципальной услуги производится в помещении архива в приемные дни. Сотрудник архивного отдела дает гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

2.1.3. Информирование заявителей по телефону осуществляется сотрудником архива в соответствии с графиком работы архива. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок. При консультировании по телефону сотрудник архивного отдела должен в вежливой форме четко и подробно информировать обратившегося по интересующим вопросам.

Во время разговора работник архивного отдела должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка, работник отдела проводит личный прием граждан, он вправе предложить обратиться по телефону позже.

При невозможности работника, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.1.4. Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.

2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.2.1. Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.

2.2.2. Запросы заявителей, поступившие в архив, рассматриваются в течении 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник Архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

2.2.3. При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по письменным запросам ответ излагается в простой и четкой понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и номера телефона и направляется почтой в адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

2.2.4. При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

2.2.5. При поступлении в архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архив в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.

2.2.6. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве документов, в течении 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителю.

2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.3.1. Критерии принятия решения об отказе в исполнении запроса:

- если в запросе не указана фамилия гражданина или текст письменного запроса не поддается прочтению, то ответ на запрос не дается, о чем сообщается гражданину, направившему запрос;

- в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно (не менее 2-х раз) направлялись письменные ответы;

- от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса

- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную и конфиденциальную информацию;

- при неудовлетворительном физическом состоянии документов;

- обращения (запросы) содержат ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.3.2. Основанием для приостановлении рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя, недостающие документы.

2.4. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Помещение для предоставления муниципальных услуг размещено на втором этаже здания и снабжено соответствующей табличкой с указанием подразделения администрации муниципального района. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оснащено телефоном. Здание оборудовано средствами пожаротушения, пожарной и охранной сигнализацией.

Информирование, ожидание и прием заявителей производится в рабочем кабинете Архива, в котором имеются стулья, стол для возможности оформления документов, бумага и ручка для записей информации.

2.4.2. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудованы компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

2.4.3. Должностное лицо Архива обязано предложить гражданину воспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочем местом данного должностного лица.

2.5. Перечень необходимых для предоставления муниципальной услуги документов

2.5.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес Архива, в том числе переданный по электронной почте.

2.5.2. Запрос от юридических лиц оформляется в произвольной форме на бланке организации, учреждения и подписывается руководителем.

2.5.3. В письменном запросе физического лица указывается фамилия, имя, отчество, почтовый и адрес места жительства заявителя, личная подпись и дата. В запросе указывается изложение существа запроса (тема) и хронология запрашиваемой информации, а также все сведения, необходимые для исполнения запроса:

- о стаже работы * - название и адрес организации, время работы, в качестве кого работали, участок, цех;

- о восстановлении трудовой книжки * - название и адрес организации, крайние даты работы, в качестве кого работали, участок, цех;

- о заработной плате * - название и адрес организации, время работы, в качестве кого работали, участок, цех, за какой период необходимо дать сведения;

- о выделении земельных участков - название организации, выделившей земельный участок, название, дата, N документа, подтверждающей выделение земельного участка, Ф.И.О. гражданина, кому выделен земельный участок;

- о вступлении в наследство на имущество;

- выдаче разрешений на строительство (название, дата, N документа, на основании которого выдано разрешение на строительство);

- об исполнении тематических запросов об установлении (подтверждении) отдельных фактов, событий, сведений с точным указанием даты;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

* Для получения сведений по данным видам запросов необходимо предъявить трудовую книжку или ее копию за запрашиваемый период.

Примечание: при обращении в архив, при любом типе запроса необходимо указывать фамили(и)ю, под которой они работали в запрашиваемый период.

2.5.4. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя.

III. Административные процедуры

3.1. Последовательность действий предоставления муниципальной услуги

3.1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры Архива:

- регистрацию запроса;

- анализ тематики поступившего запроса;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

- выдача или отправка архивных справок, архивных копий, архивных выписок, ответов на запрос.

3.1.1.1. Регистрация запросов

Поступившие письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Результатом административного действия является проставлением на запросе регистрационного номера и даты регистрации.

3.1.1.2. Анализ тематики поступления запросов

Работники Архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архиве научно-справочного аппарата, справочников по фондам архива и базы данных "Архивный фонд".

Результатом административного действия является определение:

- продолжительности работы с запросом

- направление запроса в другой Архив или организацию

- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными

- отказ в исполнении запроса в соответствии с пп. 2.3.1. административного регламента с уведомлением об этом заявителя в течении 5 рабочих дней с момента регистрации.

3.1.1.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения муниципальных услуг

Работники Архива при помощи имеющихся справочников по фондам и базы данных "Архивный фонд" определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов.

В соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилища необходимые для исполнения запроса дела и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела раскладываются по местам архивохранилища в соответствии с архивными шифрами.

3.1.1.4. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.1.1.4.1. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка" и "Архивная выписка"

3.1.1.4.1.1. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную

справку при условии, что совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождестве лица. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения и неточности оговариваются в тексте справка в скобках ("Так в документе", "Так в тексе оригинала").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственных выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов.

Архивная справка подписывается управляющим делами администрации муниципального района, заведующей архивным отделом и заверяется печать администрации района.

3.1.1.4.1.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечение из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец, а также пропуски в тексте архивного документа обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной выписке делаются оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению и вызывающие сомнения в их точности оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе".

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов.

Архивная справка подписывается управляющим делами администрации муниципального района, заведующей архивным отделом и заверяется печать администрации района.

3.1.1.4.1.3. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запросов, составляется отрицательный ответ. В ответе излагается причина, по которой не предоставляется возможности выдать истребуемый документ или справку.

3.1.1.5. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенное лицо) о получении архивной справки, архивной выписки и архивной копии с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется заведующим архивным отделом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архива.

4.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.4. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.5. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа.

4.6. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.7. Должностные лица Архивного отдела несут ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступивший запрос, соблюдения срока исполнения.

4.8. При уходе в отпуск муниципальный служащий обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента устно или письменно.

5.2. Действия (бездействие) и решения должностных лиц архива могут быть обжалованы:

- Главе МО Меленковский район;

- Зам. Главы (руководителю аппарата) администрации МО Меленковский район ;

- заведующему архивным отделом;

- в судебном порядке.

5.3. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения. В исключительных случаях руководитель архива вправе продлить срок рассмотрения обращения до 2-х месяцев, уведомив об этом заявителя.

Порядок продления и рассмотрения обращений в зависимости от их характера устанавливаются законодательством Российской Федерации.

5.4. Каждый заявитель, который считает, что его запрос рассмотрен ненадлежащим образов, имеет право подать жалобу на должностное лицо.

В письменной жалобе указываются:

- полное наименование органа или организации(фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа или организации)

- предмет жалобы

- подпись и дата

Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течении 30 рабочих дней со дня регистрации.