Приложение 1. Административный регламент архива муниципального образования "Судогодский район" по предоставлению муниципальной услуги по выдаче гражданам копий и выписок из архивных документов

Приложение 1

к постановлению

главы Судогодского района Владимирской области

от 22 марта 2011 г. N 444

Административный регламент
архива муниципального образования "Судогодский район" по предоставлению муниципальной услуги по выдаче гражданам копий и выписок из архивных документов
(с изменениями от 13 октября 2011 г.)

I. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги по выдаче гражданам копий и выписок из архивных документов определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) специалистов архива муниципального образования "Судогодский район" при предоставлении настоящей муниципальной услуги.

1.2. Нормативно правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

Исполнение муниципальной услуги по выдаче гражданам копий и выписок из архивных документов, поступивших специалистам архива, осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года N 290 "О Федеральном архивном агентстве";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

1.3. Орган по исполнению муниципальной услуги

Исполнение муниципальной услуги по выдаче копий и выписок из архивных документов, осуществляют специалисты архива муниципального образования "Судогодский район" (далее - специалисты архива).

II. Требования к порядку исполнения муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге

Муниципальная услуга по выдаче гражданам копий и выписок из архивных документов исполняется в виде архивных выписок и архивных копий, выдаваемых специалистами архива муниципального образования "Судогодский район".

Местонахождение архива МО "Судогодский район" и почтовый адрес: 601351, г. Судогда, ул. Коммунистическая, д. 1.

Телефон специалистов архива: (849235) 2-14-53.

Информация по процедурам исполнения запросов граждан социально-правового характера предоставляется:

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- при личном обращении граждан.

По телефону специалисты архива дают исчерпывающую информацию по вопросам исполнения обращений граждан.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты архива подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании архива, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста.

В случае, если в архиве МО "Судогодский" район отсутствует информация по вопросу обратившегося гражданина, ему должен быть сообщен телефонный номер и координаты, по которым можно получить необходимую информацию.

Заявители, представившие запрос, в обязательном порядке информируются:

- о приостановлении предоставления услуги;

- об отказе в предоставлении услуги;

- о сроке исполнения запроса и возможности получения ответа.

В любое время с момента приема заявления заявитель имеет право на получение сведений о прохождении процедур по предоставлению муниципальной услуги по телефону или посредством личного обращения в архив МО "Судогодский район".

2.2. Порядок получения консультаций об исполнении муниципальной услуги

Консультации (справки) по вопросам исполнения муниципальной услуги предоставляются специалистами архива.

Консультации предоставляются согласно:

- перечням документов и сведениям, необходимым для предоставления муниципальной услуги;

- времени приема и выдачи документов;

- срокам предоставления муниципальной услуги;

- порядку обжалования действий (бездействий) и решений осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

Консультации предоставляются при личном обращении, посредством телефона.

2.3. Режим работы с заявителями

Режим работы специалистов архива муниципального образования "Судогодский район":

Ежедневно с 8.00 до 12.00 и с 13.00 до 17.00.

Обеденный перерыв с 12.00 до 13.00.

Выходные дни: суббота и воскресенье.

Прием граждан специалистами архива осуществляется по понедельникам, вторникам и четвергам с 8.00 до 12.00.

2.4. Сроки ожидания при предоставлении муниципальной услуги

Максимальное время ожидания в очереди при подаче заявления на предоставление функции не должно превышать 30 минут.

Консультации и справки предоставляются специалистами в течение всего срока предоставления муниципальной услуги.

2.5. Сроки предоставления муниципальной услуги

Запросы граждан по выдаче копий и выписок из архивных документов, поступившие специалистам архива рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования Судогодский район Владимирской области от 13 октября 2011 г. N 1469 в пункт 2.6 раздела II настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.6. Основание для исполнения муниципальной услуги

Основанием для исполнения муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес архива муниципального образования "Судогодский район".

В запросе (заявление) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения.

Обращения граждан должны содержать следующие реквизиты:

- наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес места жительства;

- изложение существа обращения;

- дата отправления письма.

По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные сведения, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления муниципальной услуги.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Запрещается требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено настоящим Регламентом;

- представления документов и информации, которые в соответствии нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Владимирской области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении органа, предоставляющего муниципальную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении услуги, за исключением документов, указанных в части 6 ст. 7 Федерального закона от 27.07.2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.7. Перечень оснований для отказа в исполнении муниципальной услуги

По запросам, поступившим в архив муниципального образования "Судогодский район", которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 дней с момента регистрации гражданам направляется ответ, с указанием о предоставлении необходимых данных.

Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя, обращения заявителя о выдаче копии документов, не затрагивающих его права и свободы. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.8. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги

Поступившие запросы в виде архивных выписок и архивных копий, выдаваемых специалистами архива муниципального образования "Судогодский район", исполняются бесплатно и при условии поступления в письменном виде.

Генеалогические запросы не исполняются.

III. Административные процедуры

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования Судогодский район Владимирской области от 13 октября 2011 г. N 1469 в пункт 3.1 раздела III настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1. Описание последовательности действий при исполнении муниципальной услуги

Ответственным за исполнение муниципальной услуги является специалист архива, осуществляющий оказание услуги.

Организация исполнения муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием, первичная проверка и регистрация запросов, передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление непрофильных запросов на исполнение в архивы по принадлежности;

- подготовка и направление ответов гражданам (заявителям).

Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении к настоящему Регламенту/

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования Судогодский район Владимирской области от 13 октября 2011 г. N 1469 в пункт 3.2 раздела III настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2. Прием, первичная проверка и регистрация запросов, передача их на исполнение

Поступившие письменные запросы подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления, непрофильные пересылаются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий государственный или муниципальный архив в установленном порядке.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по исполнению муниципальной услуги.

3.3. Анализ тематики поступивших запросов

Специалист архива осуществляет анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить непрофильный запрос по принадлежности на исполнение.

3.4. Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности

По итогам анализа тематики поступивших запросов, в течение 7 дней со дня регистрации специалисты архива направляют непрофильные запросы со своим письмом по принадлежности:

- в государственные или муниципальные архивы;

- в другие организации при наличии у них документов,

необходимых для исполнения запросов.

При необходимости запросы направляются на исполнение в соответствующие организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, архив муниципального образования Судогодский район направляет в соответствующие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

3.5. Подготовка и направление ответов гражданам

Одновременно с направлением непрофильных запросов на исполнение в другой архив, специалист архива МО "Судогодский район" письменно уведомляет об этом граждан.

В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.

Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению запросов граждан определены Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции и принятием решений осуществляется заместителем главы администрации Судогодского района, курирующим работу архива.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции включают в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников архива.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством российской Федерации.

Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

V. Порядок обжалования действия (бездействий) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе исполнения муниципальной услуги

Обжалование действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе исполнения муниципальной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалоб;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилегает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

Заместитель главы администрации Судогодского района, курирующий работу архива:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Письменная жалоба, поступившая специалистам архива, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы может быть продлен не более чем на 30 дней.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается. Письменная жалоба, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью специалистов архива МО "Судогодский район", а также членов их семей остается без ответа по существу поставленных вопросов. Заявителю, направившему жалобу, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.