Приложение N 1. Административный регламент предоставления архивным отделом администрации Селивановского района Владимирской области муниципальной услуги "Предоставление архивных документов во временное пользование"

Приложение N 1

к постановлению

главы Селивановского района Владимирской области

от 22 марта 2011 г. N 5

Административный регламент
предоставления архивным отделом администрации Селивановского района Владимирской области муниципальной услуги "Предоставление архивных документов во временное пользование"

I. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги.

1.1.1. Административный регламент архивного отдела администрации Селивановского района Владимирской области по предоставлению (исполнению) муниципальной услуги "Предоставление архивных документов во временное пользование" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества представления и доступности муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Нормативно-правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги.

1.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Законом Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

- Уставом муниципального образования Селивановский район Владимирской области;

- Положением об архивном отделе администрации Селивановского района, утвержденного постановлением главы Селивановского района от 10.12.2010 N 940.

1.3. Орган по предоставлению муниципальной услуги.

1.3.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации Селивановского района Владимирской области (далее - архивный отдел).

1.4. Получатели муниципальной услуги

1.4.1. Получателями муниципальной услуги являются:

- физические и юридические лица, в процессе деятельности которых образуются документы архивных фондов архивного отдела (далее - фондообразователи) для работы с собственными документами, переданными на хранение в архивный отдел;

- судебные, правоохранительные и иные уполномоченные органы для служебного пользования.

- организации для экспонирования на выставках (на договорной основе).

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге.

2.1.1. Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела, почтовом адресе, контактных телефонах размещены на официальном сайте администрации Селивановского района по электронному адресу: centr@selivanovo.ru

2.1.2. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: ул. Красноармейская, д. 12, каб. 14, пос. Красная Горбатка, Селивановский район, Владимирская область, 602332

2.1.3. Электронный адрес архивного отдела: arhiv@selivanovo.ru

2.1.4. Телефон архивного отдела: (49236) 2-19-50

2.1.5. График работы архивного отдела:

понедельник - пятница с 8:00 до 17:00

обеденный перерыв с 12:00 до 13:00

суббота, воскресенье - выходные дни

2.1.6. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте.

2.1.7. При ответах на телефонные звонки сотрудники архивного отдела подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

2.1.8. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы архивного отдела).

2.1.9. При информировании посредством личного обращения сотрудник архивного отдела обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы.

2.1.10. При информировании по письменным запросам ответ в четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

2.2. Основание для предоставления муниципальной услуги.

2.2.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является:

для фондообразователей, судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов:

- письмо-запрос о выдаче архивных документов во временное пользование. Бланк заявления приведен в приложении к настоящему административному регламенту;

- договор о копировании (при необходимости);

- документ, удостоверяющий личность получателя муниципальной услуги и его право на получение архивных документов;

для организаций, занимающихся выставочной деятельностью:

- письмо-запрос о выдаче архивных документов во временное пользование. Бланк заявления приведен в приложении к настоящему административному регламенту;

- договор о проведении выставки с условиями экспонирования;

- договор о копировании (при необходимости);

- документ, удостоверяющий личность получателя муниципальной услуги и его право на получение архивных документов.

2.3. Сроки предоставления муниципальной услуги.

2.3.1. Архивные документы выдаются из архивохранилищ на срок:

- фондообразователям - до трех месяцев;

- судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам - до шести месяцев;

- организациям для экспонирования на выставках - на срок, определенный договором.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается в исключительных случаях с разрешения начальника управления делами администрации района.

2.4. Основание отказа и ограничения по предоставлению муниципальной услуги.

2.4.1. Основанием отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- заявитель не относится ни к одной из указанных в пункте 1.4.1 настоящего административного регламента категорий получателей услуги;

- архивные документы, требуемые для выдачи во временное пользование, не прошли научного описания и технического оформления;

- архивные документы, требуемые для выдачи во временное пользование, находятся в неудовлетворительном физическом состоянии;

- проведение научно-технических и реставрационных работ с документами на момент обращения получателя муниципальной услуги;

- невозвращение получателем муниципальной услуги архивных документов, выданных во временное пользование.

2.4.2. Основанием ограничения в предоставлении муниципальной услуги являются:

- выдача архивных документов во временное пользование из личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на хранение;

- содержание архивных документов, запрашиваемых к выдаче во временное пользование, должно соответствовать цели запроса.

2.5. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

2.5.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом этаже здания с соответствующей табличкой, содержащей информацию о названии отдела. Помещение оснащено телефоном и оборудовано средствами пожаротушения.

2.5.2. Места ожидания для получателей муниципальной услуги оборудуются стульями.

2.5.3. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудованы компьютерами (1 компьютер на каждое должностное лицо), оргтехникой и канцелярскими принадлежностями, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

2.5.4. Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется сотрудниками архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиком работы (пункты 2.1.2, 2.1.4, 2.1.5).

2.6. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги.

2.6.1. Предоставление архивных документов во временное пользование фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам для служебного пользования производится бесплатно.

2.6.2. Предоставление архивных документов во временное пользование организациям для экспонирования на выставках производится на условиях, определенных договором.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

3.1.1. Ответственной за предоставление муниципальной услуги является заведующая архивным отделом.

3.1.2. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запроса и направление его на исполнение;

- оформление договора (в случае экспонирования документов);

- оформление выдачи документов во временное пользование;

- выдача документов во временное пользование и контроль за их сохранностью;

- оформление возвращения архивных документов в архивный отдел.

3.1.3. Поступивший в архивный отдел запрос о предоставлении документов во временное пользование регистрируется, и после рассмотрения его заведующей архивным отделом принимается решение:

- об отказе в предоставлении архивных документов во временное пользование в случаях, предусмотренных пунктом 2.4 настоящего административного регламента;

- о предоставлении архивных документов во временное пользование.

3.1.4. При отказе в предоставлении архивных документов во временное пользование заявителю дается ответ, в котором излагается причина, по которой архивные документы не могут быть выданы во временное пользование.

3.1.5. Перед выдачей архивных документов во временное пользование работник архивного отдела проводит их полистную проверку наличия и состояния (проверку нумерации листов, соответствия шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи, наличие листа использования дела).

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.1.5. Заведующая архивным отделом обязана уведомить заявителя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.1.6. Предоставление архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов.

3.1.7. Акт выдачи архивных документов во временное пользование составляется в двух экземплярах: один остается в архивном отделе, другой - выдается заявителю.

Акт подписывается заведующей архивным отделом и руководителем (представителем) организации - заявителя.

3.1.8. В случае выдачи документов во временное пользование для экспонирования документов оформляется договор, в котором прописываются условия экспонирования. Договор составляется в двух экземплярах: один остается в архивном отделе, другой передается организации, проводящей выставку.

3.1.9. После возвращения в архивный отдел архивных документов в обоих экземплярах акта делается соответствующая отметка. Один экземпляр остается в архивном отделе, другой - выдается заявителю.

3.1.10. При возвращении архивных документов в архивный отдел осуществляется полистная проверка физического состояния архивных документов в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии лица возвратившего архивные документы. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт о повреждении архивных документов в произвольной форме, который подписывается заведующей архивным отделом и лицом, возвращающим архивные документы.

3.1.11. В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа) заведующая архивным отделом в трехдневный срок информирует начальника управления делами администрации района, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.1.12. В случае нарушения срока возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов.

3.1.13. В случае возникновения необходимости продления срока временного пользования архивными документами заявитель обращается в архивный отдел с просьбой о продлении срока.

VI. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляется заведующей архивным отделом, ответственной за организацию работы по ее представлению.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.3. Контроль над полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц архивного отдела.

4.4. Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги. Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения административного регламента

5.1. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего административного регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы, либо их копии.

5.3. Заведующая архивным отделом:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.4. Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении не позднее 30 дней со дня ее регистрации.

5.5. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Архивный отдел при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.6. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, заведующий архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.