Приложение N 2. Административный регламент предоставления архивным отделом администрации Селивановского района Владимирской области муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан"

Приложение N 2

к постановлению

главы Селивановского района Владимирской области

от 22 марта 2011 г. N 5

Административный регламент
предоставления архивным отделом администрации Селивановского района Владимирской области муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан"

I. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги.

1.1.1. Административный регламент архивного отдела администрации Селивановского района Владимирской области по предоставлению (исполнению) муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества представления и доступности муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Нормативно-правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги.

1.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Законом Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

- Уставом муниципального образования Селивановский район Владимирской области;

- Положением об архивном отделе администрации Селивановского района, утвержденного постановлением главы Селивановского района от 10.12.2010 N 940.

1.3. Орган по предоставлению муниципальной услуги.

1.3.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации Селивановского района Владимирской области (далее - архивный отдел).

1.4. Получатели муниципальной услуги.

1.4.1. Получателями (далее - заявители) муниципальной услуги являются физические лица, обращающиеся на законных основаниях в архивный отдел для получения и использования необходимой информации.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге.

2.1.1. Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела, почтовом адресе, контактных телефонах размещены на официальном сайте администрации Селивановского района по электронному адресу: centr@selivanovo.ru

2.1.2. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: ул. Красноармейская, д. 12, каб. 14, пос. Красная Горбатка, Селивановский район, Владимирская область, 602332

2.1.3. Электронный адрес архивного отдела: arhiv@selivanovo.ru

2.1.4. Телефон архивного отдела: (49236) 2-19-50

2.1.5. График работы архивного отдела:

понедельник - пятница с 8:00 до 17:00

обеденный перерыв с 12:00 до 13:00

суббота, воскресенье - выходные дни

2.1.6. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении граждан.

2.1.7. При ответах на телефонные звонки сотрудники архивного отдела подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

2.1.8. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы архивного отдела).

2.1.9. При информировании посредством личного обращения сотрудник архивного отдела обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы.

2.1.10. При информировании по письменным запросам ответ в четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

2.1.11. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах государственного и муниципальных архивов Владимирской области размещены на сайте Архивного департамента администрации Владимирской области ao.avo.ru.

2.2. Основание для предоставления муниципальной услуги.

2.2.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) или запрос заявителя по электронной почте в адрес архивного отдела. Бланк заявления приведен в приложении 2 к настоящему административному регламенту.

2.2.2. В запросе (заявлении) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для организации его исполнения:

- наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения;

- почтовый адрес с места жительства, гражданство;

- тема (вопросы), хронология запрашиваемой информации;

- дата отправления запроса (заявления).

2.2.3. В зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

- о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

- об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

- о стаже работы - название, ведомственная подчиненность и адрес предприятия, организации;

- о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

- о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

2.2.4. Интернет-обращения (запросы) граждан должны содержать следующие реквизиты:

- изложение существа запроса;

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес места жительства;

- дату отправления письма.

2.2.5. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.3. Сроки предоставления муниципальной услуги.

2.3.1. Запрос подлежит обязательной регистрации в течение 3 дней со дня поступления его в архивный отдел.

2.3.2. Запросы заявителей, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях глава Селивановского района вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, архивный отдел уведомляет об этом заявителя.

2.3.3. При поступлении в архивный отдел запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.

2.3.4. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другое учреждение или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

2.4. Перечень оснований для приостановления муниципальной услуги отказа в предоставлении муниципальной услуги.

2.4.1. Критерии принятия решения об отказе в исполнении запроса:

- если в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- запрос содержит ненормативную лексику, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;

- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, заведующая архивным отделом вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;

- от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса;

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.4.2. Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя; недостающие документы. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью заведующей архивным отделом просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения запроса принимается заведующей архивным отделом в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса.

2.5. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

2.5.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом этаже здания с соответствующей табличкой, содержащей информацию о названии отдела. Помещение оснащено телефоном и оборудовано средствами пожаротушения.

2.5.2. Места ожидания для заявителей и приема заявлений оборудуются стульями.

2.5.3. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудованы компьютерами (1 компьютер на каждое должностное лицо), оргтехникой и канцелярскими принадлежностями, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

2.5.4. Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется сотрудниками архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиком работы (пункты 2.1.2, 2.1.4, 2.1.5).

2.6. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги.

2.6.1. Все поступившие запросы исполняются бесплатно.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

3.1.1. Ответственной за предоставление муниципальной услуги является заведующая архивным отделом.

3.1.2. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление архивных копий;

- отправка архивных копий, ответов на запрос.

Блок-схема исполнения муниципальной услуги приводится в приложении 1 к настоящему административному регламенту.

3.2. Регистрация запросов и передача их на исполнение.

3.2.1. Поступившие в архивный отдел письменные запросы (заявления) регистрируются в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.

3.2.2. При поступлении Интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения (запроса) к рассмотрению в день поступления запроса.

Интернет-обращение (запрос) заявителя распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.2.3. Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.

3.3. Анализ тематики поступивших запросов.

3.3.1. Работники архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд".

3.3.2. Результатом административного действия является:

- продолжение работы с запросом в установленном порядке;

- направление запроса в другое учреждение или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;

- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в архивный отдел дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 7 дней с момента регистрации;

- отказ в исполнении запроса в соответствии с п. 2.4.1. настоящего административного регламента с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.

3.4. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов.

3.4.1. Работники архивного отдела при поступлении запроса:

- при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов;

- в соответствии с архивными шифрами берут из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса;

- по окончании исполнения запроса все полученные дела возвращаются в архивохранилище.

3.4.2. Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.

3.5. Оформление архивных документов.

3.5.1. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивная копия".

3.5.2. Архивная справка - документ, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены и заверены гербовой печатью администрации Селивановского района, подписью начальника управления делами и заведующей архивным отделом.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.5.3. Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

3.5.4. Архивная копия - документ, дословно воспроизводящий текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения.

На обороте каждого листа архивной копии или при наличии свободного места на лицевой стороне проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью администрации Селивановского района, подписью начальника управления делами и заведующей архивным отделом.

При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце ксерокопии приводятся поисковые данные, послужившие основанием для ее изготовления (номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов документов).

3.5.5. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. Ответ заверяется печатью архивного отдела и подписью заведующей архивным отделом.

3.5.6. Архивные документы оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

3.5.7. Результатом административного действия является подготовленные и соответствующим образом оформленные архивная справка, архивная выписка и архивная копия. Срок оформления архивных документов не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

3.6. Отправка архивных документов, ответов на запрос.

3.6.1. Архивные документы, предназначенные для направления заявителю, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивным отделом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

3.6.2. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

3.6.3. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

3.6.4. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.6.5. Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной копии с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции.

VI. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

4.1. Текущий контроль над своевременным предоставлением услуги осуществляет заведующая архивным отделом.

Обязательному контролю исполнения в архивном отделе подлежат поступившие, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:

- обращения и запросы депутатов Государственной Думы, депутатов Законодательного Собрания Владимирской области;

- письма и обращения судов, прокуратуры;

- жалобы граждан.

Кроме того, все запросы, поступающие в архивный отдел, ставятся на контроль. Срок исполнения - 30 дней со дня поступления.

4.2. Должностные лица архивного отдела несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.

4.3. Контроль над полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц архивного отдела.

4.4. Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги. Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.5. Ответственность специалистов при предоставлении муниципальной услуги

4.5.1. Должностные лица архивного отдела, предоставляющие муниципальную услугу по исполнению запросов заявителей несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

- неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;

- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;

- нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;

- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

- преследование граждан за критику;

- предоставление недостоверной информации;

- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

- сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.

Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

4.5.2. По фактам нарушений работниками архивного отдела настоящего административного регламента при исполнении полномочий главой Селивановского района назначается служебная проверка.

4.5.3. При уходе в отпуск работник архивного отдела обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.

4.5.4. При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения должностными лицами архивного отдела возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги глава Селивановского района принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения административного регламента

5.1. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего административного регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы, либо их копии.

5.3. Заведующая архивным отделом:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.4. Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении не позднее 30 дней со дня ее регистрации.

5.5. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Архивный отдел при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.6. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, заведующий архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.