Приложение. Административный регламент исполнения архивным отделом (муниципальным архивом) администрации Суздальского района муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

Приложение

к постановлению

главы Суздальского района Владимирской области

от 10 мая 2011 г. N 387

Административный регламент
исполнения архивным отделом (муниципальным архивом) администрации Суздальского района муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной функции

1.1.1. Административный регламент архивного отдела (муниципального архива) администрации Суздальского района предоставления (исполнения) муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества открытости и доступности предоставления муниципальной услуги. Определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги

1.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от02.05.2006 N 59-ФЗ " О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Законом Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

- Уставом муниципального образования Суздальский район, принятого решением Суздальского районного Совета народных депутатов от 28.06.2005 г. N 51;

- Постановлением Главы Суздальского района Владимирской области от 20.10.2009 г. N 1628 "О предоставлении и размещении сведений по муниципальным услугам (функциям);

- Положением об архивном отделе (муниципальном архиве) администрации Суздальского района, утвержденным постановлением Главы Суздальского района 15.03.2006 года N 386.

1.3. Орган по предоставлению муниципальной услуги

1.3.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом (муниципальным архивом) администрации Суздальского района Владимирской области (далее - Архив).

1.4. Получатели муниципальной услуги

1.4.1. Получателями (далее - заявители) муниципальной услуги являются юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

1.5. Описание результатов предоставления муниципальной услуги

1.5.1 Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- архивная копия (архивная выписка) из распорядительных документов;

- отказ в рассмотрении запроса.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

2.1.1. Сведения о месте нахождения и графике работы Архива, почтовом адресе, контактных телефонах размещены на официальном Интернет - сайте администрации Суздальского района www. suzdalregion.ru.

2.1.2. Место нахождения Архива и его почтовый адрес:

601293, ул. Кремлевская, д.10, г. Суздаль, Владимирская область

2.1.3. Электронный адрес Архива: arh@suzdalregion.ru

2.1.4. Телефоны Архива: 8-49 (321) 2-07-82

График работы Архива:

понедельник - пятница 8:00 - 17:15

обеденный перерыв с 12:45 до 14:00

суббота-воскресенье выходные дни.

2.1.5. Прием заявителей должностными лицами Архива осуществляется ежедневно с 8:00 до 17:15. График приема размещается на официальном Интернет-сайте администрации района. Сведения о режиме работы Архива размещаются на стене здания, в котором размещен Архив и на входной двери при входе в помещение Архива.

2.1.6. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

- посредством размещения в сети "Интернет" (на едином портале государственных и муниципальных услуг http://www.gosuslugi.ru);

- по телефону;

- по письменным обращениям в Архив;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения в Архив.

2.1.7. При ответах на телефонные звонки сотрудники Архива подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

2.1.8. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Архива).

2.1.9. При информировании посредством личного обращения сотрудник Архива обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы Архива.

2.1.10. При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

2.1.11. Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.

2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.2.1. Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.

2.2.2. Запросы заявителей, поступившие в Архив, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник Архива вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

2.2.3. При поступлении в Архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архив в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.

2.2.4. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

2.3. Перечень оснований для приостановления муниципальной услуги либо отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.3.1. Критерии принятия решения об отказе в исполнении запроса:

- если в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (исключении) составляют запросы, содержащие информацию о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим);

- запрос содержит нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;

- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архива вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;

- от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса;

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.3.2. Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя, недостающие документы. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью начальника Архива просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения запроса принимается начальником Архива в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса.

2.4. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом этаже здания и снабжено соответствующей табличкой. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оснащено телефоном. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудуется:

- средствами пожаротушения, средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой), охранно-пожарной сигнализацией.

В здании Архива оборудуется сектор для информирования, ожидания и приема заявителей, в котором имеются: диван, кресло, стол, бумага и ручки для записи информации.

2.4.2. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами (1 компьютер на каждое должностное лицо) и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

2.4.3. Ответственному за предоставление муниципальной услуги, выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.

2.4.4. Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется сотрудниками Архива на рабочем месте в соответствии с графиком работы (пункты 2.1.2, 2.1.4).

2.4.5. Для свободного получения информации о должностных лицах, предоставляющих муниципальную услугу, должностные лица обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности либо настольными табличками аналогичного содержания.

2.5. Перечень документов, необходимых для предоставлении муниципальной услуги

2.5.1. Рассмотрение запросов пользователей проводится при наличии документов, подтверждающих право на получении запрашиваемой информации:

Физические лица:

- документ, удостоверяющий личность заявителя;

- документ, подтверждающий родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о браке, свидетельство о смерти);

- документов, подтверждающих право наследования (справка о праве наследования, завещание, дарственная, доверенность, свидетельство о смерти собственника);

- доверенность, при запросе сведений на других лиц.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели:

- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя организации;

- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица.

2.5.2. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) заявителя в адрес Архива, в том числе переданный по электронной почте. Бланк заявления приведен в приложение 2 к настоящему Регламенту;

2.5.3. В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;

- изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса):

Для исполнения запроса могут быть запрошены дополнительные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса (номера и даты организационно- распорядительных документов).

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.

2.5.4. Интернет-обращения (запросы) граждан должны содержать следующие реквизиты:

- изложение существа запроса;

- фамилию, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица;

- почтовый адрес места жительства физического лица или адрес места нахождения юридического лица.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

3.1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры Архива:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление архивных копий;

- отправка архивных копий, ответов на запрос.

Блок-схема исполнения муниципальной функции приводится в приложении 2 к настоящему административному регламенту.

3.1.1.1. Регистрация запросов

3.1.1.1.1. Поступившие в Архив письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.1.1.1.2. При поступлении Интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения (запроса) к рассмотрению в день поступления запроса.

Интернет-обращение (запрос) заявителя распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.1.1.1.3. Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.

3.1.1.2. Анализ тематики поступивших запросов

3.1.1.2.1. Работники Архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архиве научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд".

3.1.1.2.2. Результатом административного действия является:

- продолжение работы с запросом в установленном порядке;

- направление запроса в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;

- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в Архив дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 7 дней с момента регистрации;

- отказ в исполнении запроса в соответствии с п. 2.3.1. регламента с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.

3.1.1.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

3.1.1.3.1. Работники Архива при поступлении запроса:

- при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов;

- в соответствии с архивными шифрами берут из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса.

- по окончании исполнения запроса все полученные дела возвращаются в архивохранилище.

3.1.1.3.2. Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.

3.1.1.4. Оформление копий архивных документов

3.1.1.4.1. Архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная копия".

3.1.1.4.2. Архивная копия - документ, дословно воспроизводящий текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения.

На обороте каждого листа архивной копии или при наличии свободного места на лицевой стороне проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью администрации Суздальского района, подписью заместителя Главы района и начальника Архива.

При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце ксерокопии приводятся поисковые данные, послужившие основанием для ее изготовления (номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов документов).

Архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

3.1.1.4.1.3. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке Архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью Архива.

3.1.1.4.1.4. Архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

3.1.1.4.5. Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная копия. Срок оформления архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

3.1.1.5. Отправка архивных копий, ответов на запрос

3.1.1.5.1. Архивная копия, предназначенная для направления заявителю, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Архивом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

3.1.1.5.2. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

3.1.1.5.3. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

3.1.1.5.4. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.1.1.5.5. Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной копии с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги

4.1. Текущий контроль над своевременным предоставлением услуги осуществляет начальник Архива.

Обязательному контролю исполнения подлежат поступившие в Архив, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:

- обращения и запросы депутатов Государственной Думы, депутатов Законодательного Собрания Владимирской области;

- письма и обращения судов, прокуратуры;

- жалобы граждан.

Кроме того, все запросы, поступающие в Архив, ставятся на контроль. Срок исполнения - 30 дней со дня поступления.

4.2. Должностные лица Архива несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.

4.3. Контроль над полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц Архива. 

4.4. Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги. Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действий (бездействий) должностного лица, а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальной услуги

5.1 Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые работниками Архива при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно непосредственно к Главе администрации муниципального образования или куратору Архива. 

5.2. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ заявителю вышестоящего должностного лица. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов. 

5.3. Каждый заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) служащих Архива нарушены его права и свободы в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.