Приложение. Административный регламент предоставления муниципальным учреждением "Петушинский районный архив" муниципальной услуги по исполнению запросов органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан, оформлению в установленном порядке и выдаче архивных справок, копий архивных документов либо выписок из них

Приложение

постановлению

администрации Петушинского района Владимирской области

от 8 августа 2011 г. N 1468

Административный регламент
предоставления муниципальным учреждением "Петушинский районный архив" муниципальной услуги по исполнению запросов органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан, оформлению в установленном порядке и выдаче архивных справок, копий архивных документов либо выписок из них

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальным учреждением "Петушинский районный архив" муниципальной услуги по исполнению запросов органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан, оформление в установленном порядке и выдача архивных справок, копий архивных документов либо выписок из них (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Основными принципами предоставления муниципальной услуги являются:

правомерность предоставления муниципальной услуги;

заявительный порядок обращения за предоставлением муниципальной услуги;

открытость деятельности;

доступность обращения за предоставлением муниципальной услуги и предоставления муниципальной услуги, в том числе для лиц с ограниченными возможностями здоровья;

возможность получения муниципальной услуги в электронной форме, если это не запрещено законом, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя.

1.3. Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица (далее - заявитель), обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги.

Муниципальная услуга по исполнению запросов органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан, оформление в установленном порядке и выдача архивных справок, копий архивных документов либо выписок из них.

2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется муниципальным учреждением "Петушинский районный архив" (далее - Архив).

Почтовый адрес: 601144, г. Петушки, ул. Чкалова, дом 10.

Официальный сайт администрации Петушинского района: www.petushki.info.

Адрес электронной почты: petush_arhiv@mail.ru

Контактный телефон: (49243) 2-23-32.

График работы:

понедельник - пятница 8-00 -17-00,

обеденный перерыв с 13-00 до 14-00,

суббота, воскресенье - выходные дни.

Прием заявителей сотрудниками Архива осуществляется: понедельник, среда, пятница, с 8-30 до 16-30, обеденный перерыв с 13-00 до 14-00.

2.3. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям в Архив;

- посредством личного обращения в Архив.

2.4. При ответах на телефонные звонки сотрудники Архива подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

2.5. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник Архива, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Архива).

2.6. При информировании посредством личного обращения сотрудник Архива обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы Архива.

2.7. При информировании по письменным запросам ответ излагается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя и направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

2.8. Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.

2.9. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах государственного и муниципальных архивов Владимирской области размещены на сайте Архивного департамента администрации Владимирской области AO AVO.ru.

2.10. Сроки предоставления муниципальной услуги.

Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.

Запросы заявителей, поступившие в Архив, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях директор Архива вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

При поступлении в Архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, сотрудник Архива в 7-дневный срок запрашивает у заявителя необходимые дополнительные сведения.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя.

2.11. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

- федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- законом Владимирской области от 26.10.2005 N 733-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";

- "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

- Уставом муниципального учреждения "Петушинский районный архив".

2.12. Рассмотрение запросов заявителей проводится при наличии документов, подтверждающих право на получение запрашиваемой информации:

Физические лица:

- документ, удостоверяющий личность заявителя;

- документ, подтверждающий родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о браке, свидетельство о смерти);

- документ, подтверждающий право наследования (справка о праве наследования, завещание, договор дарения, доверенность, свидетельство о смерти собственника);

- доверенность (при запросе сведений на других лиц).

Юридические лица и индивидуальные предприниматели:

- заявление (запрос) на бланке организации или на бланке Архива за подписью руководителя организации или уполномоченного лица;

- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица.

2.13. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) заявителя в адрес Архива. Бланк заявления приведен в приложении к настоящему Регламенту.

2.14. В запросе необходимо указать следующие сведения:

Для физических лиц:

- фамилия, имя, отчество;

- почтовый адрес;

- изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса);

- личная подпись и дата.

Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей:

- запрос на официальном бланке организации;

- фамилия, имя, отчество руководителя организации;

- изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса);

- личная подпись руководителя организации, дата.

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы, либо их копии.

2.15. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (исключение составляют запросы, содержащие информацию о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим);

- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. В этом случае директор Архива вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о чем уведомляется заявитель, направивший запрос;

- от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса;

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.16. Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя; недостающие документы. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью директора Архива просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения запроса принимается директором Архива в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса.

2.17. Ответы на обращения иностранных граждан и лиц без гражданства даются на русском языке.

2.18. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом этаже здания и снабжено соответствующей табличкой, содержащей информацию о названии учреждения. Помещение оснащено телефоном и оборудовано средствами пожаротушения. Рабочие места сотрудников, предоставляющих муниципальную услугу, оборудованы компьютерами и оргтехникой и канцелярскими принадлежностями, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги. Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется сотрудниками Архива на рабочем месте в соответствии с графиком работы.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрация запроса;

2) поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

3) оформление архивных справок или копий;

4) отправка архивных справок или копий, ответов на запрос.

3.2. Поступившие в Архив письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.3. Работники Архива при поступлении запроса:

- при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запроса;

- в соответствии с архивными шифрами берут из архивохранилищ необходимые для исполнения запроса дела и приступают к исполнению запроса;

- по окончании исполнения запроса все полученные дела возвращаются в архивохранилище.

Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.

3.4. Архивная копия или архивная справка составляются с обозначением названия информационного документа "архивная копия", "архивная справка".

Архивная копия - документ, дословно воспроизводящий текст архивного документа, с указанием архивных данных фонда и номеров листов единиц хранения. На обороте каждого листа архивной копии или при наличии свободного места на лицевой стороне проставляются архивные данные фонда и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью МУ "Петушинский районный архив", подписью директора Архива и исполнителя документа. При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце ксерокопии приводятся поисковые данные, послужившие основанием для ее изготовления (номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов документов).

Архивная справка - документ, содержащий информацию, интересующую запрашиваемое лицо. Документ изготавливается на бланке Архива, в конце документа приводятся поисковые данные (номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов документов). Архивная справка заверяется гербовой печатью МУ "Петушинский районный архив", подписью директора Архива и исполнителя документа.

Архивная копия и архивная справка в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в Архив выдаются ему под роспись при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке Архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать запрашиваемый документ. Ответ заверяется гербовой печатью МУ "Петушинский районный архив", подписью директора Архива и исполнителя документа.

Архивные копии или архивные справки оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная копия или архивная справка. Срок оформления архивной копии или архивной справки не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

3.5. Архивная копия или архивная справка, предназначенная для направления заявителю, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Архивом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной копии или архивной справки с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль над своевременным предоставлением услуги осуществляет директор Архива.

4.2. Обязательному контролю исполнения в Архиве подлежат поступившие в Архив, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:

- обращения и запросы депутатов Государственной Думы, депутатов Законодательного Собрания Владимирской области;

- письма и обращения судов, прокуратуры;

- жалобы граждан.

Все запросы, поступающие в Архив, ставятся на контроль. Срок исполнения - 30 дней со дня поступления.

4.3. Сотрудники Архива несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.

4.4. Контроль над полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников Архива.

4.5. Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги. Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

4.6. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.7. Должностные лица Архива, предоставляющие муниципальную услугу по исполнению запросов заявителей, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

- неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;

- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;

- нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;

- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

- преследование граждан за критику;

- предоставление недостоверной информации;

- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

- сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.

4.8. Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

4.9. При уходе в отпуск сотрудник Архива обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) управления, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц и муниципальных служащих

5.1. Действия (бездействие) сотрудников Архива, предоставляющих муниципальную услугу, могут быть обжалованы заинтересованными физическими и юридическими лицами, которые могут обратиться в Архив с предложениями, заявлениями или жалобами.

5.2. Жалоба может быть направлена письменно или высказана устно на личном приеме у директора Архива по адресу: 601144, г. Петушки, ул. Чкалова, д. 10 (прием документов ежедневно с 8:00 до 17:00 часов кроме субботы и воскресенья). При себе необходимо иметь документ, удостоверяющий личность.

5.3. Жалобу можно направить на электронный адрес Архива: petush_arhiv@mail.ru.

5.4. Жалоба должна содержать следующие данные:

1) фамилия, имя, отчество получателя муниципальной услуги;

2) полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);

3) контактный почтовый адрес и (или) электронный почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

4) предмет жалобы;

5) личная подпись получателя муниципальной услуги.

5.5. Личный прием граждан в Архив осуществляется в порядке живой очереди.

5.6. Обращения и жалобы рассматриваются в соответствии с требованиями федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

5.7. Директор Архива:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

2) по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.8. Ответ на жалобу подписывается директором Архива и направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.9. Письменная жалоба, поступившая в Архив, рассматривается в течение 30 дней со дня ее регистрации.

В исключительных случаях директор Архива вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

5.10. Ответ на жалобу не дается в случаях:

1) если в письменной жалобе не указана фамилия заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, или указаны недействительные сведения;

2) если текст жалобы не поддается прочтению;

3) если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи;

4) если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

О решении директора об отказе в рассмотрении жалобы заявитель уведомляется письменно.

5.11. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалоб граждан, достижение по взаимному согласию договоренности (в случае личного устного обращения) или подготовка и направление заявителю мотивированного ответа (в случае письменного обращения).