Приложение N 1. Регламент архивного управления администрации Александровского района по предоставлению в электронном виде муниципальной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов"

Приложение N 1

к постановлению

главы Александровского района Владимирской области

от 14 марта 2011 г. N 956

Регламент
архивного управления администрации Александровского района по предоставлению в электронном виде муниципальной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов"

I. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги.

Регламент по предоставлению в электронном виде муниципальной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при предоставлении указанной муниципальной услуги.

Организация информационного обеспечения пользователей включает в себя организацию исполнения поступающих в архивное управление от российских и иностранных пользователей запросов - о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту, и социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой российских граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов (далее - муниципальная услуга) осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации";

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральный закон от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

- Закон Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";

- Устав муниципального образования Александровский район, утвержденный Решением Совета народных депутатов Александровского района от 30.08.2010 года N 90;

- Положение об архивном управлении администрации Александровского района, утвержденное постановлением Главы Александровского района от 01.10.2007 г N 2854.

1.3. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Муниципальная услуга предоставляется администрацией муниципального образования Александровский район и осуществляется через архивное управление администрации муниципального образования Александровский район.

1.4. Результаты предоставления муниципальной услуги.

Конечным результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- информационные письма;

- архивные справки;

- архивные выписки;

- архивные копии;

- тематические перечни;

- тематические подборки копий архивных документов;

- тематические обзоры архивных документов;

- ответы с подтверждением исполнения запроса;

- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

- уведомления об отказе в выдаче заверенных копий документов с указанием причин такого отказа;

- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

- уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

Подготовка и выдача документов осуществляется на бумажном носителе.

1.5. Получатели муниципальной услуги (пользователи).

Получателями муниципальной услуги (далее - заявители) являются:

- граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства;

- органы государственной власти и местного самоуправления;

- организации и общественные объединения;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Обеспечение предоставления муниципальной услуги.

Предоставление услуги в электронном виде обеспечивается путем:

- размещения информации об услуге на информационном портале государственных услуг Владимирской области;

- подачи заявителем электронного запроса на получение документов, указанных в пункте 1.4. настоящего Регламента;

- обеспечения заявителю возможности проведения мониторинга исполнения муниципальной услуги.

2.2. Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги.

2.2.1. Информация, предоставляемая заинтересованным лицам о муниципальной услуге, является открытой и общедоступной.

Сведения о местонахождении и графике работы архивного управления администрации муниципального образования Александровский район, адреса электронной почты, размещаются в средствах массовой информации, на официальном Интернет-сайте администрации муниципального образования Александровский район (www.aleksandrov.avo.ru).

2.2.2. Почтовый адрес архивного управления: 601650, Владимирская область, г. Александров, ул. Красной молодежи, д. 7.

Место нахождения архивного управления: 601650, Владимирская область, г. Александров, Красный переулок, д. 13.

Прием граждан осуществляется в соответствии с графиком приема, утвержденным главой администрации муниципального образования Александровский район.

Электронный адрес архивного управления: ar_archiv@avo.ru

Телефоны для справок: 8 (49244) 22175; 8 (49244) 22742.

2.2.3. Для получения информации о процедуре предоставления муниципальной услуги заинтересованные лица вправе обращаться:

- в устной форме лично или по телефону;

- в письменном виде почтовой связью;

- по электронной почте;

- на официальном сайте администрации муниципального образования Александровский район;

- на информационном портале государственных услуг Владимирской области.

2.2.4. При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме должностные лица архивного управления дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с информационным обеспечением пользователей.

2.2.5. При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

2.3. Основания для предоставления муниципальной услуги.

2.3.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является заполненный заявителем бланк заявления на информационном портале государственных услуг Владимирской области по форме согласно приложению 1 к Регламенту (далее - запрос).

2.3.2. В запросе обязательно указываются следующие сведения:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - паспортные данные, фамилия, имя, отчество, дата рождения заявителя и лица, на которое запрашивается документ (с указанием смены фамилии);

- почтовый и/или электронный адрес пользователя, контактный телефон;

- интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивные копии, тематический перечень, тематический обзор документов);

- иные сведения или копии документов (при наличии), необходимые для исполнения запроса (договор о предоставлении земельного участка, выписки из протоколов органов власти, свидетельство о государственной регистрации права на недвижимое имущество (дом и т.д.), договор купли-продажи).

- личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

- дата составления запроса.

2.3.3. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, в соответствии с законодательством Российской Федерации (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность; для родственников умершего правообладателя -свидетельство о смерти субъекта информации, документ удостоверяющий право на наследство, документы, подтверждающие родственные отношения).

2.4. Сроки и условия предоставления муниципальной услуги.

Срок исполнения запроса исчисляется с момента его регистрации в архивном управлении администрации Александровского района.

Срок рассмотрения и направление по принадлежности непрофильных запросов, поступивших в архивное управление, составляет 10 дней.

Запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в органы, организации, их направившие, или заявителям, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Срок исполнения запросов в архивном управлении администрации Александровского района составляет 30 дней. При проведении масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов начальник архивного управления либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Исполнение запросов в архивном управлении администрации Александровского района осуществляется безвозмездно.

2.5. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Запрос не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

- если запросы пользователей не содержат наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя;

- если в запросе пользователя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

- если запрос пользователя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию);

- если в нем содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства (Начальник архивного управления или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение);

- если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом).

В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин отказа.

В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, заявителю выдается соответствующая справка.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

Административные процедуры архивного управления по организации предоставления муниципальной услуги:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в иные органы и организации по принадлежности (при необходимости);

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

- подготовка и направление ответов заявителям.

3.2. Регистрация запросов и передача их на исполнение.

Запросы, поступившие на портал информационных услуг Владимирской области с указанием адресата, направляются непосредственно по принадлежности в архивное управление посредством электронных каналов связи.

Поступившие запросы распечатываются, регистрируются и передаются на исполнение в течение 3 рабочих дней со дня поступления.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.3. Анализ тематики поступивших запросов.

Работник архивного управления, ответственный за организацию исполнения запросов, осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- возможное местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить запрос на исполнение (при необходимости).

Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.

3.4. Направление запросов по принадлежности.

По итогам анализа запроса, в случае отсутствия на хранении запрашиваемых документов или информации, запрос направляется по принадлежности в другой орган или организацию посредством электронных каналов связи, если таковые имеются.

В случае невозможности перенаправления электронного запроса он распечатывается и направляется посредством почтовой связи простым письмом.

Одновременно с направлением запросов на исполнение в другие органы или организации архивное управление администрации Александровского района письменно уведомляет об этом заявителя.

3.5. Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

Архивное управление, получившее запросы, осуществляет поиск требуемой информации и готовит архивные справки, архивные выписки, архивные копии.

Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии осуществляется с соблюдением следующих требований.

3.5.1. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью администрации Александровского района.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Архивные справки подписываются руководителем архива и заверяются печатью администрации Александровского района:

3.5.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Соответствие содержания выданных по запросам архивных выписок содержанию подлинных документов удостоверяется подписями руководителя архива, уполномоченного должностного лица и печатью администрации Александровского района.

3.5.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии прошиваются, скрепляются печатью администрации Александровского района и подписываются руководителем и уполномоченным должностным лицом.

3.6. Подготовка и направление ответов заявителям.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия выдаются заявителю под расписку при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату их получения.

3.7. Порядок и формы контроля над совершением действий и принятием решений.

Для обеспечения мониторинга исполнения муниципальной услуги заявитель может получить информацию на информационном портале государственных услуг Владимирской области о ходе выполнения запроса.

Для этого ему необходимо в соответствующем информационном разделе о муниципальной услуге направить запрос, указав фамилию, имя, отчество и паспортные данные.

Должностные лица, ответственные за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, осуществляют текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения работниками настоящего Регламента.

3.8. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

Заявитель может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента.

Действия (бездействие) и решения должностных лиц и работников архивного управления могут быть обжалованы:

- главе администрации муниципального образования Александровский район;

- начальнику архивного управления;

- в судебном порядке.

В жалобе заявителя в обязательном порядке указываются:

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личная подпись и дата.

В подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе необходимые документы либо их копии.

Глава администрации Александровского района обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя.

Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то главой администрации принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и о привлечении к ответственности должностного лица, работника, допустившего нарушения в ходе исполнения муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

Письменная жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы может быть продлен главой администрации Александровского района, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения жалобы заявитель уведомляется письменно с указанием причин продления.

Заявителю жалобы направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия подателя жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, жалоба может быть оставлена без ответа по существу поставленных в ней вопросов.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю или уполномоченному лицу, направившему жалобу, если его почтовый адрес поддается прочтению, в письменном виде.

Если в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного управления, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивное управление администрации Александровского района. О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.