Приложение. Административный регламент предоставления муниципальным учреждением "Камешковский районный архив" муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

Приложение

к постановлению

администрации Камешковского района Владимирской области

от 28 октября 2011 г. N 1580

Административный регламент
предоставления муниципальным учреждением "Камешковский районный архив" муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" (далее - административный регламент) разработан в целях обеспечения эффективного функционирования муниципального учреждения "Камешковский районный архив" (далее архив), повышения результативности и качества, открытости и доступности оказания муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей (далее - муниципальная услуга). Административный регламент определяет сроки, устанавливает порядок оказания муниципальной услуги, последовательность административных действий (административных процедур), порядок взаимодействия с государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими лицами.

1.2. Наименование муниципальной услуги: "Выдача копий архивных документов, архивных выписок из документов, подтверждающих право на владение землей".

1.3. Наименование учреждения, предоставляющего муниципальную услугу:

Муниципальное учреждение "Камешковский районный архив" (далее архив).

1.4. В настоящем регламенте используются следующие термины и определения:

- архивная копия - официальный документ архива, дословно воспроизводящий текст архивного документа, с указанием его поисковых данных: архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

- архивная выписка - официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу с указанием поисковых данных: архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

1.5. Правовые основы предоставления муниципальной услуги:

- Конституция Российской Федерации (от 12.12.1993);

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"";

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (далее Правила);

- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Закон Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";

- Устав Камешковского района, утвержденный решением Совета народных депутатов Камешковского района от 25.06.2010 N 647;

- Устав муниципального учреждения "Камешковский районный архив", утвержденный распоряжением главы администрации Камешковского района Владимирской области от 01.02.2002 N 68-р;

- настоящий административный регламент;

- иные нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальных услуг в области архивного дела.

1.6. Получателями муниципальной услуги являются физические и юридические лица либо их уполномоченные представители, обратившиеся в архив с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженном в устной или письменной форме (далее - заявители).

1.7. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги являются:

1.7.1. Подготовленная копия архивного документа, архивная выписка из документа, подтверждающего право на владение землей, которая выдается в одном экземпляре.

1.7.2. Письменное уведомление о переадресации обращения в организации, учреждения по месту хранения документов, либо ответ с указанием места хранения документов.

1.7.3. Ответ о невозможности исполнить запрос в связи с отсутствием документов на хранении в архиве и сведений у архива о месте хранения документов или неудовлетворительным физическим состоянием документов.

1.8. Блок-схема предоставления услуг представлена в приложении N 1 к настоящему регламенту.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Сведения о порядке предоставления муниципальной услуги носят открытый общедоступный характер и предоставляются всем заинтересованным лицам.

2.2. Информирование по предоставлению муниципальной услуги:

2.2.1. Место расположения архива: 601330, Владимирская область, город Камешково, ул. Ленина, 4.

Электронный адрес: arhiv@admkam.ru

Телефон: 8 (49248) 2-26-83.

Факс: 8 (49248) 2-33-25.

Официальный сайт администрации Камешковского района в сети Интернет: admkam.ru.

2.2.2. Режим работы архива: понедельник - пятница с 8.00 до 17.00, перерыв на обед с 12.00 до 13.00.

Приемные дни: понедельник - четверг с 8.00 до 12.00 и с 13.00 до 17.00.

2.2.3. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги предоставляется:

- при личном обращении заявителя непосредственно в помещении архива;

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте.

2.2.4. Консультирование заявителей по выдаче копий документов, подтверждающих право на владение землей, производится в помещении архива в приемные дни.

Сотрудник архива со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует заявителей по интересующим их вопросам.

2.2.5. По телефону должностные лица архива дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан.

2.2.6. По письменным обращениям ответ направляется заявителю в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

2.3. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги.

2.3.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является заявление (запрос) о выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.

2.3.2. Основные требования к заявлению (запросу).

Заявление (запрос) от юридических лиц оформляется в произвольной форме на бланке организации, учреждения и подписывается руководителем. В письменном запросе физического лица указывается фамилия, имя, отчество, почтовый или электронный адрес заявителя. В запросе указывается тема (вопрос) и хронология запрашиваемой информации. Рекомендуется предоставить дополнительную информацию по теме запроса для ускорения предоставления копии архивного документа, подтверждающего право на владение землей.

К заявлению (запросу) прикладываются копии:

- доверенности (для представителей юридических и физических лиц), оформленной в установленном законом порядке;

- свидетельства на право собственности на землю;

- запроса от нотариуса (при оформлении наследства) и др.

Примерная форма заявления (запроса) приведена в приложении N 2 к настоящему регламенту.

2.3.3. Срок предоставления муниципальной услуги по заявлениям (запросам)-в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса.

2.3.4. Запрос рассматривается и исполняется по документам, находящимся на хранении в архиве.

2.3.5. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 календарных дней со дня регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом получателя муниципальной услуги, либо заявителю дается ответ с указанием места хранения документов.

2.4. Основания для приостановления оказания услуги.

По запросам, поступившим в архив, исполнение которых не может быть организовано без представления дополнительных сведений, в течении 5 дней с момента регистрации заявления (запроса) гражданам, организациям направляется ответ с просьбой указать дополнительные сведения.

2.5. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- несоблюдение требований к оформлению заявления (запроса): отсутствие необходимых реквизитов (названия организации, учреждения, подписи руководителя) либо фамилии, адреса;

- отсутствие на хранении в архиве документов, необходимых для исполнения запроса;

- наличие в запрашиваемых документах сведений, составляющих государственную или иную, охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, личную тайну, семейную тайну;

- неудовлетворительное физическое состояние документов.

2.6. Требования к местам исполнения услуги.

2.6.1. Центральный вход в здание Учреждения должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей полное наименование организации, внутренние двери кабинетов оборудуются табличками, содержащими информацию о названии отдела, фамилиях, именах, отчествах, и должностях сотрудников.

2.6.2. Места для ожидания и приема заявителей оборудуются стульями.

2.6.3. Рабочие места служащих, осуществляющих предоставление услуги, оборудуются столами, стульями и обеспечиваются канцелярскими принадлежностями.

2.7. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

3. Описание административных процедур

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация (запроса);

- принятие решения о возможности предоставления муниципальной услуги;

- выдача заявителю архивной копии документа, архивной выписки из документа либо отказ в предоставлении муниципальной услуги.

3.2. Административная процедура "Прием и регистрация заявления (запроса)".

3.2.1. Основанием для начала процедуры является поступление в архив от заявителя письменного заявления (запроса) о выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.

3.2.2. Заявление (запрос) могут быть переданы на личном приеме, через доверенное лицо, направлены почтовым отправлением, по электронной почте.

3.2.3. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет 30 минут.

3.2.4. В случае подачи заявления (запроса) на личном приеме заявителю объявляется дата получения муниципальной услуги.

3.2.5. Сотрудником архива, ведущим прием, осуществляется прием и регистрация в день поступления заявления (запроса) о выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.

3.2.6. Результатом административной процедуры является принятое и зарегистрированное заявление (запрос) о выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.

3.3. Административная процедура "Принятие решения о возможности предоставления муниципальной услуги".

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является получение сотрудником архива зарегистрированного заявления (запроса) для исполнения.

3.3.2. Сотрудником архива в порядке очередности поступления заявления (запроса) на исполнение осуществляется:

- проверка наличия архивных документов, подтверждающих право на владение землей, для исполнения запроса по описям, электронным базам данных;

- определение архивных фондов, просмотр описей и определение единиц хранения;

- подборка единиц хранения в соответствии с запросом;

- полистный просмотр единиц хранения;

- выявление сведений в архивных документах по теме запроса;

- подготовка архивной копии, архивной выписки и передача на подпись директору архива либо

В случае невозможности предоставления муниципальной услуги, в том числе по основаниям, указанным в п. 2.3.5 регламента, заявитель уведомляется об этом письмом и (или) по электронной почте с указанием причин.

3.3.3. Результатом административной процедуры является оформленная архивная копия архивного документа, архивная выписка из документа, подтверждающая право на владение землей либо подготовка письменного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

3.4. Административная процедура "Выдача заявителю архивной копии документа, архивной выписки из документа либо отказа в предоставлении муниципальной услуги".

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является подготовленные для подписания руководителем архива архивная копия документа, архивная выписка из документа либо письменного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

3.4.2. В архивной копии указывается дословно воспроизведенный текст архивного документа, архивные шифры (номер фонда, описи, единицы хранения), номера листов единицы хранения, послужившей основанием для ее составления.

3.4.3. В архивной выписке указывается дословно воспроизводящая часть текста документа, архивные шифры (номер фонда, описи, единицы хранения), номера листов единицы хранения, послужившей основанием для ее составления.

3.4.4. Архивные копии, архивные выписки изготавливаются на обычных листах формата А4. На обороте каждого листа копии документа проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения.

3.4.5. Руководитель архива проверяет и подписывает копию архивного документа, архивную выписку из документа, подтверждающего право на владение землей, либо отказ в предоставлении муниципальной услуги.

3.4.6. Подписанная руководителем архива архивная копия архивного документа, архивная выписка из документа, подтверждающего право на владение землей, отказ в предоставлении муниципальной услуги направляется простым почтовым отправлением или выдается заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

3.4.7. Результатом административной процедуры является выданная архивная копия архивного документа, архивная выписка из документа, подтверждающего право на владение землей, отказ в предоставлении муниципальной услуги.

4. Порядок контроля и ответственность должностных лиц

4.1. Текущий контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется руководителем архива, начальником управления делами администрации района. В ходе проверок проверяется соблюдение и исполнение положений настоящего регламента, полнота и качество исполнения муниципальной функции.

4.2. Периодичность проведения проверок может носить плановый характер (на основании планов работы на год) и внеплановый характер (по конкретным обращениям заинтересованных лиц).

При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

4.3. Должностные лица и специалисты архива, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, несут ответственность за действия (бездействия) в соответствии с должностными инструкциями согласно трудовому законодательству.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц

5.1. Заинтересованные лица имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги:

- в досудебном (внесудебном) порядке путем обращения к руководителю архива; начальнику управления делами администрации района; главе администрации района;

- в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. Заинтересованные лица имеют право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.3. Основанием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является личное устное или письменное обращение заинтересованного лица в архив или администрацию района с жалобой.

5.4. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут являться нарушения порядка осуществления административных процедур, а также других требований и положений настоящего регламента.

5.5. Обращения граждан рассматриваются в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

5.6. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений заинтересованных лиц, достижение по взаимному согласию договоренности (в случае личного устного обращения) или подготовка мотивированного ответа (в случае письменного обращения).