Приложение. Административный регламент предоставления архивным отделом администрации муниципального образования Собинский район муниципальной услуги "Исполнение запросов социально-правового характера и тематических запросов граждан и организаций по документам, находящимся на хранении в архивном отделе"

Приложение

к постановлению

главы муниципального образования Собинский район

Владимирской области

от 30 декабря 2011 г. N 1654

Административный регламент
предоставления архивным отделом администрации муниципального образования Собинский район муниципальной услуги "Исполнение запросов социально-правового характера и тематических запросов граждан и организаций по документам, находящимся на хранении в архивном отделе"

С изменениями и дополнениями от:

13 ноября 2012 г., 13 марта 2013 г., 20 октября 2014 г.

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления архивным отделом администрации муниципального образования Собинский район муниципальной услуги "Исполнение запросов социально-правового характера и тематических запросов граждан и организаций по документам, находящимся на хранении в архивном отделе" разработан в целях повышения результативности и качества открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Основными принципами предоставления муниципальной услуги являются:

- правомерность предоставления муниципальной услуги;

- заявительный порядок обращения за предоставлением муниципальной услуги;

- открытость деятельности;

- доступность обращения за предоставлением муниципальной услуги и предоставления муниципальной услуги, в том числе для лиц с ограниченными возможностями здоровья;

- возможность получения муниципальной услуги в электронной форме, если это не запрещено законом, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя.

1.3. Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица (далее - заявитель), обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги.

Муниципальная услуга по исполнению запросов социально-правового характера и тематических запросов граждан и организаций по документам, находящимся на хранении в архивном отделе.

2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации муниципального образования Собинский район (далее - Архив).

Местонахождение Архива и его почтовый адрес: 601204, г. Собинка, ул. Димитрова, дом 1.

Официальный сайт администрации Собинского района: www.post@sbnray.ru

Адрес электронной почты: arhiv@sbnray.ru

Контактный телефон: (49242) 2-16-73.

График работы:

понедельник - пятница 8-00 - 17-00

обеденный перерыв с 12-00 до 13-00

суббота-воскресенье выходные дни.

Прием заявителей сотрудниками Архива осуществляется: вторник, четверг с 8-00 до 12-00.

2.3. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям в Архив;

- посредством личного обращения в Архив.

2.4. При ответах на телефонные звонки сотрудники Архива подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник Архива, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Архива).

2.5. При информировании посредством личного обращения сотрудник Архива обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы Архива.

2.6. При информировании по письменным запросам ответ излагается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя и направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования Собинский район Владимирской области от 20 октября 2014 г. N 1427 в пункт 2.7 раздела 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.7. Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.

2.7.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.7.2. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.8. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах государственного и муниципальных архивов Владимирской области размещены на сайте Архивного департамента администрации Владимирской области AO AVO. ru.

2.9. Сроки предоставления муниципальной услуги.

Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.

Запросы заявителей, поступившие в Архив, рассматриваются в течении 30 дней со дня их регистрации. В случае, если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение семи дней со дня регистрации запроса, пользователь информацией уведомляет об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации.

При поступлении в Архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, сотрудник Архива в 7-дневный срок запрашивает у заявителя необходимые дополнительные сведения.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя.

2.10. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Законом Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";

- "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденные Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

- Уставом муниципального образования Собинский район, принятого решением Собинского районного Совета народных депутатов от 28.06.2005 г. N 55;

- Положением об архивном отделе (муниципальном архиве) администрации Собинского района, утвержденного постановлением Главы Собинского района 10.02.2006 г. N 108.

2.11. Рассмотрение запросов заявителей проводится при наличии документов, подтверждающих право на получение запрашиваемой информации:

Физические лица:

- документ, удостоверяющий личность заявителя;

- документ, подтверждающий родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о браке, свидетельство о смерти);

- документ, подтверждающий право наследования (справка о праве наследования, завещание, договор дарения, доверенность, свидетельство о смерти собственника);

- доверенность (при запросе сведений на других лиц).

Юридические лица и индивидуальные предприниматели:

- заявление (запрос) на бланке организации или на бланке Архива за подписью руководителя организации, или уполномоченного лица;

- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования Собинский район Владимирской области от 13 марта 2013 г. N 305  пункт 2.11 раздела 2 настоящего приложения дополнен пунктом 2.11.1

2.11.1. Обращение за получением муниципальной услуги, а также предоставление муниципальной услуги могут осуществляться на основании электронных документов, подписанных электронной подписью (с использованием в том числе универсальной электронной карты) в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и требованиями Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг". Такие документы признаются равнозначными документам, подписанным собственноручной подписью и представленным на бумажном носителе, за исключением случаев, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлен запрет на получение муниципальной услуги в электронной форме.

2.12. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) заявителя в адрес Архива. Бланк заявления приведен в приложении N 2 к настоящему регламенту.

2.13. В запросе необходимо указать следующие сведения:

Для физических лиц:

- фамилия, имя, отчество;

- почтовый адрес;

- изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса);

- личная подпись и дата.

Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей:

- запрос на официальном бланке организации;

- фамилия, имя, отчество руководителя организации;

- изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса);

- личная подпись руководителя организации, дата.

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы, либо их копии.

2.14. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- если в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (исключение составляют запросы, содержащие информацию о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим);

- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. В этом случае заведующий Архивом вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о чем уведомляется заявитель, направивший запрос;

- от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса;

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.15. Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя; недостающие документы. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью заведующего Архивом просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения запроса принимается заведующим Архивом в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса.

2.16. Ответы на обращения иностранных граждан и лиц без гражданства даются на русском языке.

2.17. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом этаже здания и снабжено соответствующей табличкой, содержащей информацию о названии учреждения. Помещение оснащено телефоном и оборудовано средствами пожаротушения. Рабочие места сотрудников, предоставляющих муниципальную услугу, оборудованы компьютерами и оргтехникой и канцелярскими принадлежностями, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги. Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется сотрудниками Архива на рабочем месте в соответствии с графиком работы.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрация запроса;

2) анализ тематики поступивших запросов;

3) поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

4) оформление архивных справок или копий;

5) выдача архивных справок или копий, ответов на запрос.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении N 1 к настоящему административному регламенту.

3.2. Поступившие в Архив письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.3. Должностное лицо, ответственное за регистрацию заявлений, осуществляет анализ тематики запроса для определения степени полноты информации, содержащейся в запросе и необходимости предоставления дополнительных сведений, местонахождения архивных документов и необходимости перенаправления (переадресации) непрофильного запроса.

Результатом административной процедуры является:

- продолжение работы с запросом в установленном порядке;

- направление запроса в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 дней с момента регистрации;

- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 7 дней с момента регистрации.

3.4. Работники Архива при поступлении запроса:

- при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запроса;

- в соответствии с архивными шифрами берут из архивохранилищ необходимые для исполнения запроса дела и приступают к исполнению запроса;

- по окончании исполнения запроса все полученные дела возвращаются в архивохранилище.

Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.

3.5. Архивная копия или архивная справка составляются с обозначением названия информационного документа "архивная копия", "архивная справка".

Архивная копия - документ, дословно воспроизводящий текст архивного документа, с указанием архивных данных фонда и номеров листов единиц хранения. На обороте каждого листа архивной копии или при наличии свободного места на лицевой стороне проставляются архивные данные фонда и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия подписывается заведующим Архивом и заверяется печатью Архива. При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце ксерокопии приводятся поисковые данные, послужившие основанием для ее изготовления (номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов документов).

Архивная справка - документ, содержащий интересующую информацию запрашиваемого лица. Документ изготавливается на бланке Архива, в конце документа приводятся поисковые данные (номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов документов). Архивная справка подписывается заместителем главы органа местного самоуправления, курирующим работу Архива, заведующим Архивом и заверяется гербовой печатью администрации муниципального образования.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке Архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать запрашиваемый документ. Ответ подписывается заведующим Архивом и заверяется печатью Архива.

Архивные копии или архивные справки оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная копия или архивная справка. Срок оформления архивной копии или архивной справки не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

3.6. Архивная копия или архивная справка, предназначенная для направления заявителю, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Архивом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

Архивная копия и архивная справка в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в Архив выдаются ему под роспись при предъявлении паспорта или иного документа удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной копии или архивной справки с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль над своевременным предоставлением услуги осуществляет заведующий Архивом.

4.2. Обязательному контролю исполнения в Архиве подлежат поступившие в Архив, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:

- обращения и запросы депутатов Государственной Думы, депутатов Законодательного Собрания Владимирской области;

- письма и обращения судов, прокуратуры;

- жалобы граждан.

Все запросы, поступающие в Архив, ставятся на контроль. Срок исполнения - 30 дней со дня поступления.

4.3. Сотрудники Архива несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.

4.4. Контроль над полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) сотрудников Архива.

4.5. Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги. Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

4.6. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.7. Должностные лица Архива, предоставляющие муниципальную услугу по исполнению запросов заявителей, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

- неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;

- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;

- нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;

- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

- предоставление недостоверной информации;

- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

- сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.

4.8. Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

4.9. При уходе в отпуск сотрудник Архива обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования Собинский район Владимирской области от 13 ноября 2012 г. N 1670 раздел 5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего муниципальную услугу, а также его должностных лиц

5.1. Заявители имеют право на обжалование, оспаривание решений, действий (бездействия) должностных лиц администрации муниципального образования Собинский район при предоставлении муниципальной услуги в судебном или в досудебном (внесудебном) порядке.

- сотрудников отдела - заведующему отделом;

- заведующего отделом - первому заместителю главы по социальным вопросам, управлению и работе с населением, главе района.

5.2. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.3. Обращения граждан рассматриваются в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

5.4. Обжалование решений, действий (бездействия) должностных лиц администрации муниципального образования Собинский район при предоставлении муниципальной услуги в досудебном (внесудебном) порядке не лишает их права на оспаривание указанных решений, действий (бездействия) в судебном порядке.

5.5. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации обращения заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Владимирской области, правовыми актами для предоставления муниципальной услуги в администрации муниципального образования Собинский район;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Владимирской области, правовыми актами для предоставления муниципальной услуги заявителю в администрации муниципального образования Собинский район;

- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Владимирской области, правовыми актами администрации муниципального образования Собинский район;

- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Владимирской области, правовыми актами администрации муниципального образования Собинский район;

- отказ администрации муниципального образования Собинский район, должностного лица администрации муниципального образования Собинский район в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.6. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в администрацию муниципального образования Собинский район. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта администрации муниципального образования Собинского района, федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", портала государственных и муниципальных услуг Владимирской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.7. Жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

- личную подпись и дату.

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.8. Жалоба, поступившая в администрацию муниципального образования Собинский район, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа администрацией муниципального образования Собинский район, должностного лица администрации муниципального образования Собинский район, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.9. По результатам рассмотрения жалобы ОМС, принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

5.10. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.11. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.12. Каждый заявитель, считающий, что неправомерными действиями (решениями) муниципальных служащих нарушены его права и свободы, имеет право обратиться с жалобой в городской суд г. Собинка по адресу: 601204, Владимирская область, Собинский район, г. Собинка, Рабочий пр-т, д. 6, в порядке и сроки, установленные главой 25 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации или в Арбитражный суд Владимирской области, в порядке и сроки, установленные главой 24 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

5.13. Информирование заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы осуществляется путем размещения информации на официальном сайте.