Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

Приложение

к постановлению

главы Суздальского района Владимирской области

от 13 марта 2012 г. N 501

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

1. Общие положения

Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.

1.1. Получатели муниципальной услуги

Получателями (далее - заявители) муниципальной услуги являются физические или юридические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

1.2. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

1.2.1. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес:

601293, ул. Кремлевская, д. 10, г. Суздаль, Владимирская область.

контактный телефон/факс: 8-49 (321) 2-07-82,

адрес электронный почты: arh@suzdalregion.ru

1.2.2. График работы архивного отдела:

понедельник - пятница 8:00 - 17:15

обеденный перерыв 12:45 - 14:00

суббота-воскресенье выходные дни.

1.2.3. Прием заявителей сотрудниками архивного отдела осуществляется ежедневно с 8:00 до 17:00. Сведения о режиме работы архивного отдела размещаются на стене здания, в котором размещен архивный отдел и на входной двери при входе в помещение архивного отдела.

1.2.4. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

- посредством размещения в сети "Интернет" (на едином портале государственных и муниципальных услуг http://www.gosuslugi.ru);

- по телефону;

- по письменным обращениям в архивный отдел;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения в архивный отдел;

- на стенде в уголке для посетителей.

1.2.5. Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела, почтовый адрес, контактных телефонах размещены на сайте администрации Суздальского района адрес официального сайта администрации Суздальского района в сети Интернет - www. suzdalregion. ru

1.2.6. Основными требованиями при информировании заявителей являются компетентность, своевременность, четкость в изложении материала, полнота консультации.

1.2.7. При обращении с заявителями сотрудники архивного отдела обязаны:

- исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина составляет основной смысл и содержание деятельности органов местного самоуправления и муниципальных служащих;

- проявлять корректность и внимательность;

- избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб их репутации или авторитету муниципальной власти.

1.2.8. При ответах на телефонные звонки сотрудники архивного отдела подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

1.2.9. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования с учетом графика работы архивного отдела.

1.2.10. При информировании посредством личного обращения сотрудники архивного отдела обязаны принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы архивного отдела.

1.2.11. При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

1.2.12. При информировании в электронной форме сотрудники архивного отдела отправляют исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов на электронный адрес заявителя.

1.2.13. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах государственных и муниципальных архивов Владимирской области размещены на сайте Архивного департамента администрации Владимирской области.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

"Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" (далее - муниципальная услуга).

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

Исполнителем муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение земле" является архивный отдел (муниципальный архив) администрации Суздальского района Владимирской области (далее - архивный отдел).

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача (отправка) заявителю соответствующим образом оформленной копии архивного документа, уведомления о переадресации запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении необходимые для исполнения запроса документы, ответа об отсутствии запрашиваемых сведений.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления его в архивный отдел.

Запросы заявителей, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

2.4.2. При поступлении в архивный отдел запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 5-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.

2.4.3. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

2.4.4. При отсутствии документов, необходимых для запроса, и сведений об их возможном местонахождении в течение 5 дней с момента регистрации запроса составляется ответ (информационное письмо) об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке архивного отдела администрации Суздальского района.

2.5. Правовые основы для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный Закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Законом Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);

- Постановлением Главы Суздальского района от 20.09.2011 N 1499 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и предоставления муниципальных услуг";

- Уставом муниципального образования Суздальский район, утвержденным решением Суздальского районного Совета народных депутатов от 28.06.2005 N 51;

- Положением об архивном отделе (муниципальном архиве) администрации Суздальского района, утвержденным постановлением Главы Суздальского района 15.03.2006 N 386.

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.6.1. Рассмотрение запросов пользователей проводится при наличии документов, подтверждающих право на получение запрашиваемой информации:

2.6.1.1. Физические лица:

- документ, удостоверяющий личность заявителя;

- документ, подтверждающий родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о браке, свидетельство о смерти);

- документов, подтверждающих право наследования (справка о праве наследования, завещание, дарственная, доверенность, свидетельство о смерти собственника);

- доверенность, при запросе сведений на других лиц.

2.6.1.2. Юридические лица и индивидуальные предприниматели:

- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя организации;

- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица.

2.6.2. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) заявителя в адрес архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте. Бланк заявления приведен в приложение 2 к настоящему Регламенту.

В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;

- изложение существа запроса (сведения о местонахождении земельного участка, номера и даты организационно-распорядительных документов);

- личная подпись заявителя и дата подачи заявления.

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.

2.6.2.1. Интернет-обращения (запросы) граждан должны содержать следующие реквизиты:

- изложение существа запроса;

- фамилию, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица;

- почтовый адрес заявителя или адрес места нахождения юридического лица;

- дату отправления письма.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основания для отказа в приеме заявлений и документов, необходимых для предоставления муниципальных услуг, нормативными правовыми актами не предусмотрены.

2.8. Перечень оснований для приостановления оказания муниципальной услуги либо отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.8.1. Решение об отказе в исполнении запроса принимается в случае:

- если в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- запрос содержит нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;

- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;

- от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса;

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.8.2. Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя, недостающие документы. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью начальника архивного отдела просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения запроса принимается начальником архивного отдела в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса.

2.9. Размер платы, взимаемый с заявителя при предоставлении муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

2.10.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 30 минут.

2.10.2. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 10 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

2.11.1. Письменные запросы заявителей, поступившие в архивный отдел при личном обращении, по почте или по электронной почте, регистрируются в день поступления.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга

2.12.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом этаже здания и снабжено соответствующей табличкой. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудуется:

- средствами пожаротушения, средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой), охранно-пожарной сигнализацией.

2.12.2. В помещении архивного отдела оборудован сектор для информирования, ожидания и приема заявителей, в котором имеются: диван, кресло, стол, бумага и ручки для записи информации.

На стенде размещаются образцы заявлений, перечень документов, необходимых для предоставления услуги, электронный адрес и контактные телефоны: архивного отдела, Архивного департамента администрации Владимирской области, Государственного бюджетного учреждения Владимирской области "Государственный архив Владимирской области"

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.13.1. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются соблюдение сроков предоставления, а также отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.

2.13.2. Заявитель взаимодействует с сотрудниками архивного отдела при подаче заявления и при получении ответа. При подаче заявления максимальная продолжительность взаимодействия не более 20 минут, при получении ответа - не более 10 минут.

2.13.3. Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги заявитель может получить по электронной почте.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронном виде

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:

- прием заявителей;

- регистрация запросов заявителей;

- анализ тематики поступивших запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- подготовка и оформление ответов (архивных документов, уведомлений о переадресации, информационных писем об отсутствии запрашиваемых сведений) заявителям;

- выдача (отправка) ответов заявителям.

Блок-схема исполнения муниципальной функции приводится в приложении 1 к настоящему административному регламенту.

3.2. Организация и ведение приема получателей муниципальной услуги

3.2.1. Прием получателей муниципальной услуги (заявителя) осуществляется сотрудниками архивного отдела ежедневно с 8:00 до 12:45 и с 14:00 до 17:00.

3.2.2. При наличии в архивном отделе документов по интересующему заявителя вопросу сотрудники архивного отдела принимают от него запрос в письменном виде.

3.2.3. При отсутствии в архивном отделе документов по интересующему заявителя вопросу сотрудники архивного отдела дают рекомендации с указанием организации, в которою следует обратиться за интересующей заявителя информацией.

3.2.4. При отсутствии в архивном отделе сведений о возможном местонахождении документов по интересующему заявителя вопросу ему дается отрицательный ответ, при необходимости в письменном виде.

Максимальное время выполнения - 20 минут.

3.3. Регистрация запросов получателей муниципальной услуги и передача их на исполнение

3.3.1. Поступившие в архивный отдел запросы регистрируются в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация ведется в журнале регистрации, в который заносятся следующие сведения:

- фамилии, имя, отчество заявителя (наименование организации);

- почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ;

- суть обращения (в краткой форме);

- результат рассмотрения обращения (положительный, отрицательный).

3.3.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.3.3. Результатом выполнения административной процедуры является проставление на запросе номера и даты регистрации.

Максимальное время выполнения действия - 10 минут.

3.4. Анализ тематики поступивших запросов

3.4.1. Сотрудники архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и с использованием имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архива, базы данных "Архивный фонд" и другого информационного материала. При этом определяются:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- адреса конкретных органов и организаций, куда следует направить запрос на исполнение при отсутствии в архивном отделе необходимых документов.

3.4.2. Результатом выполнения административной процедуры является:

- продолжение работы с запросом в установленном порядке;

- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления дополнительных сведений или документов с уведомлением об этом заявителя;

- подготовка ответа (информационное письмо) об отсутствии запрашиваемых сведений;

- отказ в исполнении запроса с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации запроса.

Максимальное время выполнения действия - 30 минут.

3.5. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса

3.5.1. Сотрудники архивного отдела при поступлении запроса:

- при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов;

- в соответствии с архивными шифрами берут из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса.

- по окончании исполнения запроса все полученные дела возвращаются в архивохранилище.

3.5.2. Результатом административной процедуры является получение необходимых для исполнения запроса документов из архивохранилища.

Максимальное время выполнения действия - 2 часа.

3.6. Подготовка и оформление ответов получателям муниципальной услуги

3.6.1. При наличии необходимых документов архивный отдел готовит ответ на запрос заявителя в форме копии архивного документа (архивная копия), который направляется в адрес заявителя.

3.6.2. Архивная копия - документ, дословно воспроизводящий текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения.

3.6.3. В архивной копии, объем которой превышает один лист, все листы прошиваются, нумеруются и скрепляются печать