Приложение. Административный регламент муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальном зале архива"

Приложение

к постановлению

администрации округа Муром Владимирской области

от 29 июня 2012 г. N 1934

Административный регламент
муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальном зале архива"

С изменениями и дополнениями от:

15 февраля, 28 июня, 30 декабря 2013 г., 14 декабря 2016 г.

I. Общие положения

1.1. Административный регламент оказания муниципальной услуги по предоставлению документов для исследователей в читальном зале архива, поступивших в архивный отдел (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивным отделом (далее - архив).

1.2. Получатели муниципальной услуги.

Получателями муниципальной услуги являются юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

1.3. Порядок информирования заинтересованных лиц о правилах предоставления муниципальной услуги.

Почтовый адрес и местонахождение архивного отдела: 602267, Владимирская область, город Муром, ул. Мечникова, 11а.

Телефон 8 (49234) 3-20-57.

Прием и консультирование граждан по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, осуществляется в соответствии с графиком приема по понедельникам и вторникам с 08 до 17 часов, перерыв с 12 до 13 часов по адресу: 602267, г. Муром Владимирской области, ул. Мечникова, 11а, 1 этаж.

Адрес официального сайта органов местного самоуправления округа Муром в сети Интернет: www/murom.info. Электронный адрес архивного отдела: archive@murom.info.

Информация о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется:

- непосредственно в архиве;

- с использованием средств телефонной, почтовой и электронной связи;

- на странице архивного отдела на сайте администрации муниципального образования округ Муром.

Консультирование заявителей по процедуре предоставления муниципальной услуги производится в помещении архива в приемные дни. Сотрудник архивного отдела дает гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

Информирование заявителей по телефону осуществляется сотрудником архива в соответствии с графиком работы архива. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности, принявшего телефонный звонок. При консультировании по телефону сотрудник архивного отдела должен в вежливой форме четко и подробно информировать обратившегося по интересующим вопросам.

Во время разговора работник архивного отдела должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка, работник отдела проводит личный прием граждан, он вправе предложить обратиться по телефону позже.

При невозможности работника, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по письменным обращениям ответ излагается в простой и четкой форме и направляется почтой в адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 3 дней со дня регистрации обращения.

II. Стандарт представления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - Предоставление документов для исследователей в читальном зале архива.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации округа Муром Владимирской области от 15 февраля 2013 г. N 502 в пункт 2.1 раздела II настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу - архивный отдел муниципального казенного учреждения округа Муром "Организационное управление".

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача архивных документов для исследования и получения необходимой информации.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

Научно-справочный аппарат к архивным документам (архивные описи дел, документов, справочники, каталоги и др.) предоставляется в день обращения. Выдача документов не должна превышать 3-х дней.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации округа Муром Владимирской области от 28 июня 2013 г. N 2369 в пункт 2.5 раздела II настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление исследователя или письмо направляющей организации, поступившие в адрес архива.

Муниципальная услуга по предоставлению документов для исследователей в читальном зале архива, поступивших в архив осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2001 N 19 (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 г., номер N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации N 19 следует читать как "18.01.2007"

- Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Федеральной архивной службы России от 06.07.1998 N 51;

- Уставом муниципального образования округ Муром;

- настоящим Административным регламентом.

2.6. Перечень документов необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Для предоставления муниципальной услуги необходимо предоставить:

- Личное заявление;

- Письмо направляющей организации.

2.6.1. В личном заявлении (Приложение N 1) указываются:

- наименование организации, в которую обращается пользователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

- фамилия, имя, отчество пользователя,

- тема и хронологические рамки исследования;

- личная подпись и дата.

2.6.2. В письме направляющей организации указываются:

- наименование организации, в которую обращается пользователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

- фамилия, имя, отчество пользователя,

- должность, если выполняется служебное задание,

- ученое звание, ученая степень, если ведется научная работа,

- тема и хронологические рамки исследования;

- подпись руководителя.

Письмо направляющей организации оформляется на официальном бланке письма организации.

Все исследователи при посещении читального зала предъявляют документы, удостоверяющие личность.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставлении муниципальной услуги.

2.7.1. Не подлежат приему документы (заявления), не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя, названия организации, подписи руководителя, темы и хронологических рамок исследования.

2.7.2. Основанием для отказа также является:

- отсутствие в архиве необходимой заявителю информации;

- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную и конфиденциальную информацию;

- обращения (запросы) не поддаются прочтению;

- при неудовлетворительном физическом состоянии документов;

- обращения (запросы) содержат ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Основанием для отказа в предоставлении услуги является:

- плохое физическое состояние архивных документов;

- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную и конфиденциальную информацию.

Основанием для отсрочки в предоставлении услуги является:

- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов местного самоуправления, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и др.);

- выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

- экспонирование заказанных материалов на выставке;

- выдача их другому пользователю;

- если архивные документы не прошли упорядочение.

2.9. Размер платы за предоставляемые услуги.

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации округа Муром Владимирской области от 30 декабря 2013 г. N 4596 пункт 2.10 раздела II настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.10. Время ожидания заявителей в очереди при подаче заявления (запроса) о предоставлении муниципальной услуги, а также при получении результата муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.

2.11. Срок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги.

Время приема, первичная проверка и регистрация заявления и приложенных к нему документов - 30 минут с момента обращения.

2.12. Требования к помещению, в котором предоставляется муниципальная услуга.

Места ожидания, помещение, выделенное для предоставления муниципальной услуги, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03". В указанных местах должны быть предусмотрены сидячие места для посетителей, обеспечен свободный доступ в санитарно-бытовые помещения, а также соблюдены требования по освещенности и вентиляции, наличие необходимых условий для подготовки требуемых документов (стол, ручка, бумага, образцы документов), а также для получения информации о муниципальной услуге.

Помещения для приема получателей муниципальной услуги должны быть оборудованы информационными стендами. Информационные стенды должны содержать актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения муниципальной услуги, в частности:

- административный регламент предоставления муниципальной услуги;

- почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты и адрес официального сайта администрации;

- почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты отдела;

- список документов, необходимых для предъявления при обращении за получением муниципальной услуги;

- образцы заполнения запросов и другие информационные материалы, необходимые для получения муниципальной услуги.

В помещениях архива должна быть предусмотрена возможность для копирования архивных документов.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показателем доступности муниципальной услуги является количество обращений граждан и организаций за оказанием муниципальной услуги.

Показателями качества являются:

- соблюдение срока предоставления муниципальной услуги;

- соблюдение срока ожидания в очереди предоставления муниципальной услуги;

- отсутствие фактов обжалования в досудебном и судебном порядке действия (бездействия) работника архива, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

3.1. Последовательность действий предоставления муниципальной услуги.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием документов о допуске в читальный зал;

- анализ тематики исследования;

- выдача справочно-поисковых средств пользователю для оформления заказов на выдачу дел;

- уведомление заявителя об отсрочке в предоставлении услуги;

- выдача архивных документов в соответствии с заказом, согласно действующим требованиям выдачи документов из архивохранилищ.

3.1.1. Прием документов о допуске в читальный зал.

Разрешение на работу в читальном зале муниципального архива дается руководителем архивного отдела при предоставлении личного заявления или письма направляющей организации.

Разрешение на допуск в читальный зал дается на необходимый пользователю срок, но не превышающий 1 год со дня оформления.

В случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое официальное письмо, составляет личное заявление. Продление срока допуска в читальный зал дается на срок, не превышающий 1 год со дня оформления.

Пользователь обязан регистрироваться в журнале посещений при каждом посещении читального зала.

Результатом выполнения процедуры является получение допуска в читальный зал.

Срок выполнения процедуры - 30 минут.

3.1.2. Анализ тематики исследования.

Анализ тематики исследования осуществляется с использованием имеющихся в Архиве архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о хранящихся в муниципальном архиве документах.

Результатом выполнения административной процедуры является отбор необходимого для исполнения запроса информационного материала.

Срок выполнения процедуры - не более 1 дня.

3.1.3. Выдача справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) пользователю.

Научно-справочный аппарат к архивным документам (архивные описи дел, документов, справочники, каталоги и др.), предоставляются на срок не более 5-ти рабочих дней.

Описи дел, документов предоставляются единовременно в количестве до 5 единиц.

Для выдачи документов пользователь оформляет заказ (требование) по установленной форме.

Ознакомление с документами производится в читальном зале архива.

Результатом выполнения административной процедуры является выдача необходимого научно-справочного аппарата пользователю.

Срок выполнения процедуры - 3 часа.

3.1.4. Уведомление заявителя об отсрочке в предоставлении услуги.

При невозможности представления услуги в момент обращения заявителя последнему сообщается устно и направляется письменное уведомление о причине отсрочки и оговаривается срок выдачи архивных документов.

Срок выполнения процедуры - не более 1 дня.

3.1.5. Выдача архивных документов.

Пользователю предоставляются архивные документы только по теме его исследования.

Архивные документы выдаются пользователю под расписку в бланке заказа (требования) за каждую предоставленную единицу хранения. Единовременно может быть выдано 10-20 дел сроком до 1 месяца, особо ценные документы - сроком до 2 недель. Продление сроков использования архивных документов устанавливается руководителем архивного отдела.

Перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при возврате проводится их проверка наличия и физического состояния.

Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

- особо ценные документы;

- несброшюрованные архивные документы;

- дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

- дела, содержащие автографы, графические документы, гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

После завершения работы пользователи передают архивные документы специалисту архивного отдела для их возвращения в архивохранилища по принадлежности.

По просьбе пользователя может осуществляться ксерокопирование архивных документов.

Срок выполнения процедуры - не более 2 дней с момента обращения.

Муниципальная услуга считается исполненной после получения исследователем архивных документов, необходимых для проведения исследования и получения информации.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации округа Муром Владимирской области от 15 февраля 2013 г. N 502 раздел IV настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется директором МКУ округа Муром "Организационное управление", начальником архивного отдела, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента.

4.1.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архива.

4.1.2. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.1.3. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.1.4. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги директором МКУ округа Муром "Организационное управление" формируется рабочая группа.

4.1.5. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде заключения, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации округа Муром Владимирской области от 14 декабря 2016 г. N 1076 раздел V настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, специалистов

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном (внесудебном) порядке.

В досудебном (внесудебном) порядке заявитель может обжаловать решения, действия (бездействие):

- начальника архивного отдела МКУ округа Муром "Организационное управление" - директору МКУ округа Муром "Организационное управление";

- специалистов архивного отдела МКУ округа Муром "Организационное управление" - начальнику архивного отдела МКУ округа Муром "Организационное управление".

5.2. Жалоба на решения, действия (бездействие) начальника архивного отдела МКУ округа Муром "Организационное управление" подается директору МКУ округа Муром "Организационное управление" в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме на электронный адрес официального сайта администрации округа Муром: http://www.murom.info.

Жалоба в письменной форме подается заявителем лично или направляется почтой.

Адрес администрации округа Муром для почтовых отправлений: 602267, Владимирская область, г. Муром, пл. 1100-летия города Мурома, д. 1.

5.3. Жалоба на решения, действия (бездействие) специалистов архивного отдела МКУ округа Муром "Организационное управление" подается начальнику архивного отдела МКУ округа Муром "Организационное управление" в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме на адрес электронной почты: archive@murom.info.

Жалоба в письменной форме подается заявителем лично или направляется почтой.

Адрес архивного отдела МКУ округа Муром "Организационное управление": 602267, Владимирская область, г. Муром, ул. Мечникова, 11а.

5.4. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги;

- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и настоящим административным регламентом для предоставления муниципальной услуги;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и настоящим административным регламентом для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и настоящим административным регламентом;

- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и настоящим административным регламентом;

- отказ в исправлении допущенных опечаток и технических ошибок в документах, выданных в результате предоставления муниципальной услуги, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.5. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо специалиста органа, предоставляющего муниципальную услугу, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо специалиста органа, предоставляющего муниципальную услугу;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо специалиста органа, предоставляющего муниципальную услугу. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.6. Поступившая жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня ее регистрации.

5.7. По результатам рассмотрения жалобы начальником архивного отдела МКУ округа Муром "Организационное управление", директором МКУ округа Муром "Организационное управление" принимается одно из следующих решений:

- об удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и технических ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и настоящим административным регламентом, а также в иных формах;

- об отказе в удовлетворении жалобы.

5.8. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме (или по желанию заявителя в электронной форме) направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.9. В случае несогласия заявителя с результатами досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица на любой стадии рассмотрения спорных вопросов, заявитель имеет право обратиться в суд в порядке, установленном действующим законодательством.

5.10. Заявитель имеет право на получение информации и документов (или их копий) для подтверждения своих доводов относительно предмета обжалования.

5.11. Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия (бездействие) должностных лиц путем подачи заявления в суд в порядке, предусмотренном гражданско-правовым законодательством.