Приложение N 2. Административный регламент муниципального казенного учреждения "Киржачский районный архив" предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов об имущественных правах юридических и физических лиц"

Приложение N 2

к постановлению

администрации Киржачского района Владимирской области

от 25 марта 2013 г. N 380

Административный
регламент муниципального казенного учреждения "Киржачский районный архив" предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов об имущественных правах юридических и физических лиц"

I. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги.

Регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов об имущественных правах юридических и физических лиц" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при предоставлении указанной муниципальной услуги.

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов об имущественных правах юридических и физических лиц (далее - муниципальная услуга), осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации";

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

- Закон Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";

- Устав муниципального образования Киржачский район

- Устав МКУ "Киржачский районный архив", утвержденный постановлением главы администрации Киржачского района от 28.11.2011 г. N 1136.

1.3. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Муниципальная услуга предоставляется Муниципальным казенным учреждением "Киржачский районный архив"

1.4. Результаты предоставления муниципальной услуги.

Конечным результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- информационные письма;

- архивные справки;

- архивные выписки;

- архивные копии;

- тематические подборки копий архивных документов;

- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

- уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

Подготовка и выдача документов осуществляется на бумажном носителе.

1.5. Получатели муниципальной услуги (пользователи).

Получателями муниципальной услуги (далее - заявители) являются:

- граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства;

- органы государственной власти и местного самоуправления;

- организации и общественные объединения;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги.

2.1.1. Информация, предоставляемая заинтересованным лицам о муниципальной услуге, является открытой и общедоступной.

Сведения о местонахождении и графике работы МКУ "Киржачский районный архив" адреса электронной почты администрации Киржачского района, размещаются в средствах массовой информации, на официальном Интернет-сайте администрации муниципального образования Киржачский район .

2.1.2. Почтовый адрес архивного управления: 601010, Владимирская область, г. Киржач ул. Гагарина д. 8

Место нахождения архивного управления: 601010, Владимирская область, г. Киржач ул. Гагарина д. 8

Приемные дни: вторник, четверг, пятница с 800 до 1700;

Телефоны для справок: 8 (49237) 20758

2.1.3. Для получения информации о процедуре предоставления муниципальной услуги заинтересованные лица вправе обращаться:

- в устной форме лично или по телефону;

- в письменном виде почтовой связью;

- по электронной почте администрации Киржачского района;

- на официальном сайте администрации муниципального образования Киржачский район.

2.1.4. При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме должностные лица архива дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с информационным обеспечением пользователей.

2.1.5. При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

2.2. Основания для предоставления муниципальной услуги.

2.2.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является обращение заявителя о предоставлении ретроспективной информации, связанной с имущественными правами по форме согласно приложению 1 к Регламенту (далее - запрос).

2.2.2. В запросе обязательно указываются следующие сведения:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя, отчество, паспортные данные заявителя;

- фамилия, имя, отчество, дата рождения лица, на которое запрашивается документ;

- почтовый и/или электронный адрес пользователя, контактный телефон;

- интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

- иные сведения или копии документов (при наличии), необходимые для исполнения запроса;

- личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

- дата составления запроса.

2.3. Сроки и условия предоставления муниципальной услуги.

Срок исполнения запроса исчисляется с момента его регистрации в МКУ "Киржачский районный архив"

Срок рассмотрения и направление по принадлежности непрофильных запросов, поступивших в архив, составляет 10 дней.

Запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются заявителям с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Срок исполнения запросов в МКУ "Киржачский районный архив" составляет 30 дней. При проведении масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов директор архива либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Исполнение запросов в МКУ "Киржачский районный архив" осуществляется безвозмездно.

2.4. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Запрос не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

- если запросы пользователей не содержат наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя;

- если в запросе пользователя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

- если запрос пользователя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию);

- если в нем содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор МКУ "Киржачский районный архив" или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же лицу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение;

- если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом).

В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин отказа.

В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, заявителю выдается соответствующая справка.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

Административные процедуры МКУ "Киржачский районный архив" по организации предоставления муниципальной услуги:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в иные органы и организации по принадлежности (при необходимости);

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

- подготовка и направление ответов заявителям.

3.2. Регистрация запросов и передача их на исполнение.

Поступившие запросы регистрируются и передаются на исполнение в течение 3 рабочих дней со дня поступления.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.3. Анализ тематики поступивших запросов.

Работник архива, ответственный за организацию исполнения запросов, осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- возможное местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить запрос на исполнение (при необходимости).

Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.

3.4. Направление запросов по принадлежности.

По итогам анализа запроса, в случае отсутствия на хранении запрашиваемых документов или информации, запрос направляется по принадлежности в другой орган или организацию.

Одновременно с направлением запроса на исполнение в другие органы или организации МКУ "Киржачский районный архив" письменно уведомляет об этом заявителя.

3.5. Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

Архив, получившей запросы, осуществляет поиск требуемой информации и готовит архивные справки, архивные выписки, архивные копии.

Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии осуществляется с соблюдением следующих требований.

3.5.1. Информационное письмо составляется на бланке архива и содержит информацию о хранящихся архивных документах по определенной проблеме, теме.

3.5.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью МКУ "Киржачский районный архив".

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Архивные справки подписываются руководителем архива, уполномоченным должностным лицом и заверяются печатью МКУ "Киржачсий районный архив"

3.5.3. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Соответствие содержания выданных по запросам архивных выписок содержанию подлинных документов удостоверяется подписями руководителя архива, уполномоченного должностного лица и печатью МКУ "Киржачский районный архив"

3.5.4. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии прошиваются, скрепляются печатью администрации МКУ "Киржачский районный архив" и подписываются руководителем и уполномоченным должностным лицом.

3.5.5. Тематическая подборка копий архивных документов представляет собой комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом.

3.5.6. В случае отсутствия на хранении запрашиваемых документов или информации составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, содержащий также рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации.

3.6. Подготовка и направление ответов заявителям.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия выдаются заявителю под расписку при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату их получения.

3.7. Порядок и формы контроля над совершением действий и принятием решений.

Должностные лица, ответственные за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, осуществляют текущий контроль над соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения работниками настоящего Регламента.

Контроль над полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц и работников архива

3.8. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

Заявитель может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента.

Действия (бездействие) и решения должностных лиц и работников архивного управления могут быть обжалованы:

- главе администрации муниципального образования Киржачский район;

- директору МКУ "Киржачский районный архив";

- в судебном порядке.

В жалобе заявителя в обязательном порядке указываются:

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личная подпись и дата.

В подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе необходимые документы либо их копии.

Глава администрации Киржачского района обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя.

Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то главой администрации принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и о привлечении к ответственности должностного лица, работника, допустившего нарушения в ходе исполнения муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

Письменная жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы может быть продлен главой администрации Киржачского района, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения жалобы заявитель уведомляется письменно с указанием причин продления.

Заявителю жалобы направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия подателя жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, жалоба может быть оставлена без ответа по существу поставленных в ней вопросов.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю или уполномоченному лицу, направившему жалобу, если его почтовый адрес поддается прочтению, в письменном виде.

Если в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного управления, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в МКУ "Киржачский районный архив". О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.