Приложение. Административный регламент муниципальной услуги "Выдача архивных справок, выписок, копий документов"

Приложение

к постановлению

администрации округа Муром Владимирской области

от 29 июня 2012 г. N 1935

Административный регламент
муниципальной услуги "Выдача архивных справок, выписок, копий документов"

I. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги по организации выдачи архивных справок, выписок, копий документов, поступивших в архивный отдел (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивным отделом администрации округа Муром (далее - архив).

1.2. Получатели муниципальной услуги.

Получателями муниципальной услуги являются юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

1.3. Порядок информирования заинтересованных лиц о правилах предоставления муниципальной услуги.

Почтовый адрес и местонахождение архивного отдела: 602267, Владимирская область, город Муром, ул. Мечникова, 11а.

Телефон 8 (49234) 3-20-57.

Прием и консультирование граждан по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, осуществляется в соответствии с графиком приема. По вопросам выдачи справок о трудовом стаже и заработной плате, копий, выписок из постановлений органов местного самоуправления округа Муром и Муромского района об аренде, отводе и закреплении земельных участков, о предоставлении жилплощади, о разрешении на строительство индивидуальных жилых домов и гаражей, о вводе объектов в эксплуатацию и др.; оказанию методической и консультативной помощи физическим и юридическим лицам:

- по понедельникам и вторникам с 08 до 17 часов, перерыв с 12 до 14 часов по адресу: 602267, г. Муром Владимирской области, ул. Мечникова, 11а, 1 этаж.

Адрес официального сайта органов местного самоуправления округа Муром в сети Интернет: www/murom.info. Электронный адрес архивного отдела: archive@murom.info.

Информация о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется:

- непосредственно в архиве;

- с использованием средств телефонной, почтовой и электронной связи;

- на странице архивного отдела на сайте администрации муниципального образования округ Муром.

Консультирование заявителей по процедуре предоставления муниципальной услуги производится в помещении архива в приемные дни. Сотрудник архивного отдела дает гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

Информирование заявителей по телефону осуществляется сотрудником архива в соответствии с графиком работы архива. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности, принявшего телефонный звонок. При консультировании по телефону сотрудник архивного отдела должен в вежливой форме четко и подробно информировать обратившегося по интересующим вопросам.

Во время разговора работник архивного отдела должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка, работник отдела проводит личный прием граждан, он вправе предложить обратиться по телефону позже.

При невозможности работника, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по письменным обращениям ответ излагается в простой и четкой форме и направляется почтой в адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 3 дней со дня регистрации обращения.

II. Стандарт представления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - Выдача архивных справок, выписок, копий документов.

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу - архивный отдел администрации округа Муром.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

Результатом предоставления муниципальной услуги является архивная справка, архивная выписка или архивная копия, выдаваемая архивом.

Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию и предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

2.4.1. Общий срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 дней со дня регистрации обращения (запроса) заявителя. Решением руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

2.4.2. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архиве документов (непрофильные запросы), при наличии сведений о местонахождении документов в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, с информированием заявителя о пересылке данного запроса.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги по организации выдачи архивных справок, выписок, копий документов, поступивших в архивный отдел осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2001 N 19 (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 г., номер N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации N 19 следует читать как "18.01.2007"

- Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Федеральной архивной службы России от 06.07.1998 N 51;

- Уставом муниципального образования округ Муром;

- Положением об архивном отделе администрации округа Муром (утверждено постановлением Главы округа Муром от 21 октября 2002 года N 1506);

- настоящим Административным регламентом.

2.6. Перечень документов необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес архива (Приложение N 1).

2.6.1. Запрос от юридических лиц оформляется в произвольной форме на бланке организации, учреждения и подписывается руководителем. В письменном

запросе физического лица указывается фамилия, имя, отчество, почтовый и адрес места жительства заявителя, личная подпись и дата. В запросе указывается изложение существа запроса (тема) и хронология запрашиваемой информации, а также все сведения, необходимые для исполнения запроса:

- о стаже работы - название и адрес организации, время работы, в качестве кого работали, участок, цех;

- о восстановлении трудовой книжки - название и адрес организации, крайние даты работы, в качестве кого работали, участок, цех;

- о заработной плате - название и адрес организации, время работы, в качестве кого работали, участок, цех, за какой период необходимо дать сведения;

Для получения сведений по данным видам запросов необходимо предъявить трудовую книжку или ее копию за запрашиваемый период.

При обращении в архив, при любом типе запроса необходимо указывать фамили(и)ю, под которой они работали в запрашиваемый период.

- о выделении земельных участков - название организации, выделившей земельный участок, название, дата, N документа, подтверждающей выделение земельного участка, Ф.И.О. гражданина, кому выделен земельный участок;

- о наследовании имущества;

- выдаче разрешений на строительство (название, дата, N документа, на основании которого выдано разрешение на строительство);

- об исполнении тематических запросов об установлении (подтверждении) отдельных фактов, событий, сведений с точным указанием даты;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

2.6.2. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставлении муниципальной услуги.

2.7.1. Не подлежат приему документы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя, названия предприятий, организаций, подписи руководителя, крайних дат приема и увольнения.

2.7.2. Основанием для отказа также является:

- отсутствие в архиве необходимой заявителю информации;

- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную и конфиденциальную информацию;

- обращения (запросы) не поддаются прочтению;

- при неудовлетворительном физическом состоянии документов;

- обращения (запросы) содержат ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

2.8.1. При поступлении в архивный отдел обращений (запросов), которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточ-нений, архивный отдел в 5-дневный срок запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.8.2. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или электронной связи.

2.8.3. Запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства.

2.9. Размер платы за предоставляемые услуги.

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной усуги.

Срок ожидания в очереди при подаче заявления и при получении справки, выписки, копии документов - 30 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

Регистрация заявления и приложенных к нему документов - 1 день с момента обращения.

2.12. Требования к помещению, в котором предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания, местам заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Места ожидания, места непосредственного взаимодействия с должностным лицом в связи с оказанием муниципальной услуги должны соответствовать государственным санитарно-эпидемиологическим нормативам, предусмотренным для общественных помещений. В указанных местах должны быть предусмотрены сидячие места для посетителей, обеспечен свободный доступ в санитарно-бытовые помещения, а также соблюдены требования по освещенности и вентиляции, наличие необходимых условий для подготовки требуемых документов (стол, ручка, бумага, образцы документов), а также для получения информации о муниципальной услуге.

Помещения для приема получателей муниципальной услуги должны быть оборудованы информационными стендами. Информационные стенды должны содержать актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения муниципальной услуги, в частности:

- административный регламент предоставления муниципальной услуги;

- почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты и адрес официального сайта администрации;

- почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты отдела;

- список документов, необходимых для предъявления при обращении за получением муниципальной услуги;

- образцы заполнения запросов;

- другие информационные материалы, необходимые для получения муниципальной услуги.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показателями доступности муниципальной услуги являются:

- количество обращений граждан и организаций за оказанием муниципальной услуги;

- размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на едином сайте государственных и муниципальных услуг.

Показателями качества являются:

- соблюдение срока предоставления муниципальной услуги;

- соблюдение срока ожидания в очереди предоставления муниципальной услуги;

- отсутствие фактов обжалования в досудебном и судебном порядке действия (бездействия) работника архива, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

2.14. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронном виде.

Получатели муниципальной услуги могут обратиться в архив по электронным каналам связи.

Архив в трехдневный срок информирует заявителя по электронным каналам связи о получении запроса и принятии его к исполнению.

Архив направляет ответ заявителю по электронным каналам связи, если это не противоречит нормативным требованиям, установленным специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

3.1. Перечень административных процедур при предоставлении муниципальной услуги.

Организация предоставления муниципальной услуги предполагает прием заявлений от граждан и представителей организаций на личном приеме в архиве, в виде почтовых отправлений, в электронном виде и включает в себя следующие административные процедуры:

3.1.1. На личном приеме граждан и запросов, поступивших по почте:

- прием гражданина или представителя организации, прием запросов, поступивших по почте;

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- исполнение запросов;

- направление ответов гражданам (организациям).

3.1.2. При запросе, полученном в электронном виде:

- распечатка запросов;

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- исполнение запросов;

- направление ответов гражданам (организациям) по электронной почте.

3.2. Описание административных процедур.

3.2.1. Прием гражданина или представителя организации.

Прием граждан (представителей организаций) ведут специалисты архива. Если запрос поступает по документам архива, гражданин с помощью специалиста архива заполняет специально разработанный бланк заявления по тематике запроса. Расписывается в заявлении, проставляет дату подачи заявления. Заявителю на личном приеме объявляется дата получения муниципальной услуги.

В случае отсутствия запрашиваемых документов, заявитель получает консультацию специалиста архива с указанием предполагаемого места нахождения документов.

В случае отсутствия сведений о местонахождении документов заявитель пишет заявление на получение справки о не поступлении документов на муниципальное хранение.

Результатом выполнения административной процедуры является написанное заявление (запрос) или получение консультации о предполагаемом месте нахождения документов.

3.2.3. Регистрация запросов.

Поступившие в архив письменные запросы (заявления) регистрируются в день поступления запроса (заявления).

После регистрации запросы направляются для исполнения специалистами архива.

Регистрация запроса считается юридическим фактом.

Результатом выполнения административной процедуры является получение основания для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.2.4. Анализ тематики поступивших запросов.

Специалисты архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом собственных профессиональных навыков и имеющегося в архиве научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяются:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- принадлежность запрашиваемых сведений к фондам архива (определение профильных и непрофильных запросов);

- при непрофильных запросах - адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

Сообщения, в том числе анонимные, о совершенных или готовящихся преступлениях докладываются руководству и пересылаются в соответствующие правоохранительные органы.

Результатом выполнения административной процедуры является отбор необходимого для исполнения запроса информационного материала.

3.2.5. Исполнение запросов.

Запрос, поступивший на исполнение, в порядке очередности исполняется специалистом архива.

Исполненный запрос подписывается заведующим архивным отделом и заверяется круглой печатью архива. Дата исполнения запроса фиксируется в журнале. Подписанная заведующим архивным отделом архивная справка, архивная выписка, архивная копия в установленном порядке подписывается заместителем Главы органа местного самоуправления, курирующим работу архивного учреждения и заверяется гербовой печатью администрации муниципального образования. Отметка об исполнителе, состоящая из его инициалов, фамилии и телефона, указывается в левом нижнем углу в соответствии с требованиями ГОСТа.

Ответы на запросы оформляются только на основании архивных документов, находящихся на хранении в фондах архива.

В компетенцию архива не входит оценка свидетельских показаний, а также выдача каких-либо справок со слов заявителей или на основании имеющихся в личном распоряжении заявителей документов.

Ответ на запрос дается на государственном языке Российской Федерации.

При отсутствии в архиве запрашиваемых документов или сведений на бланке архива составляется письмо, которое подписывается заведующим архива. При необходимости оно может быть заверено печатью. Подлинники приложенных к запросу документов (фотографии, справки, свидетельства и т.п.) при ответе на запрос возвращаются заявителю, с указанием об этом в письме. При пересылке запроса на исполнение в другую организацию в адрес заявителя направляется копия сопроводительного письма или отдельный ответ с обоснованием пересылки и указанием всех прилагаемых к запросу документов.

Результатом выполнения процедуры является предоставление заявителю готовой архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

3.2.6. Направление ответов гражданам (организациям).

Результатом исполнения процедуры является выдача (отправка письмом или по электронной почте) запрашиваемого документа - архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

Архивная справка, архивная выписка или архивная копия выдаются при предъявлении паспорта или документа его заменяющего; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Заявитель расписывается в Журнале регистрации выдачи документов о получении документа, указывая дату получения. По желанию заявителя исполненный запрос отсылается по почте простым письмом по указанному в заявлении адресу или по электронной почте.

При получении непрофильного запроса, в течение 7 дней со дня регистрации, архив направляет его со своим официальным письмом по принадлежности в место предполагаемого нахождения документов, с уведомлением заявителя о пересылке запроса.

В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, архив направляет в течение 5 дней со дня регистрации в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа, в адрес заявителя.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется заместителем Главы администрации округа Муром (начальником Управления аппарата администрации) , заведующим архивным отделом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архива.

4.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.4. Проверки могут быть плановыми - 1 раз в квартал и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.5. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги администрацией округа формируется рабочая группа.

4.6. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде заключения, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения регламента

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента устно или письменно.

5.2. Действия (бездействие) и решения должностных лиц архива могут быть обжалованы:

- Главе округа Муром;

- Зам. Главы (начальнику Управления аппарата) администрации округа Муром;

- заведующему архивным отделом.

5.3. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 15 дней с момента регистрации такого обращения.

5.4. Заявитель в своем письменном обращении указывает либо наименование органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в обращении могут быть указаны:

- наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

- суть обжалуемого действия (бездействия);

- обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

- иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.