Приложение. Административный регламент муниципальной услуги "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов"

Приложение

к постановлению

администрации округа Муром Владимирской области

от 29 июня 2012 г. N 1933

Административный регламент
муниципальной услуги "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов"

I. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению архивным отделом муниципального образования округа Муром муниципальной услуги по организации хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов, поступивших в архивный отдел (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) в архивном отделе администрации округа Муром (далее - архив).

1.2. Получатели муниципальной услуги.

Получателями муниципальной услуги являются организации всех форм собственности (юридические лица) и граждане (физические лица).

Запросы о предоставлении муниципальной услуги представляются при личном посещении или по почте, в том числе по электронной.

1.3. Порядок информирования о муниципальной услуге.

Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется:

- непосредственно в архиве;

- с использованием средств телефонной, почтовой и электронной связи;

- на сайте администрации муниципального образования округ Муром.

Консультирование заявителей по процедуре предоставления муниципальной услуги производится в помещении архива в приемные дни. Сотрудник архивного отдела дает гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

Информирование заявителей по телефону осуществляется сотрудником архива в соответствии с графиком работы архива. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности, принявшего телефонный звонок. При консультировании по телефону сотрудник архивного отдела должен в вежливой форме четко и подробно информировать обратившегося по интересующим вопросам.

Во время разговора работник архивного отдела должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка, работник отдела проводит личный прием граждан, он вправе предложить обратиться по телефону позже.

При невозможности работника, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по письменным обращениям ответ излагается в простой и четкой форме и направляется почтой в адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня регистрации обращения.

При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня регистрации обращения.

1.4. График приема и местонахождения архивного отдела.

Прием и консультирование граждан по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, осуществляется в соответствии с графиком приема.

- По понедельникам и вторникам с 08 до 17 часов, перерыв с 12 до 14 часов по адресу: 602267, г. Муром Владимирской области, ул. Мечникова, 11а, 1 этаж.

Почтовый адрес и местонахождение архивного отдела: 602267, Владимирская область, город Муром, ул. Мечникова, 11а. Телефон 8 (49234) 3-20-57. Электронный адрес архивного отдела: archive@murom.info.

Адрес официального сайта органов местного самоуправления округа Муром в сети Интернет: www/murom.info.

II. Стандарт представления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов архивом округа Муром.

2.2. Муниципальная услуга по организации хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов предоставляется архивным отделом администрации округа Муром.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

Результатом предоставления муниципальной услуги является обеспечение сохранности документов:

- Архивного фонда Российской Федерации, иных архивных документов, находящихся в частной собственности при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица и юридических лиц, зарегистрированных на территории округа Муром;

- Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, по завещанию.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

- прием документов Архивного фонда Российской Федерации от организаций-источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с графиком, который утверждается Главой округа на текущий год,

- прием документов находящихся в частной собственности при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица и юридических лиц, зарегистрированных на территории округа Муром осуществляется архивом в соответствии с графиком упорядочения архивных документов. График разрабатывается совместно заведующим архивом и руководителем сдающей организации.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

- истечение сроков ведомственного хранения документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации (источников комплектования архива);

- ликвидация юридического лица, прекращение предпринимательской деятельности гражданином, занимающимся указанной деятельностью без образования юридического лица.

Предоставление муниципальной услуги по организации хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов, поступивших в архив осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2001 N 19 (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 г., номер N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации N 19 следует читать как "18.01.2007"

- Положением об архивном отделе администрации округа Муром (утверждено постановлением Главы округа Муром от 21 октября 2002 года N 1506);

- Уставом муниципального образования округ Муром;

- настоящим Административным регламентом.

2.6. Перечень документов, необходимый для предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Юридические и физические лица - источники комплектования архива представляют в архивный отдел следующие документы:

- утвержденные экспертно-проверочной комиссией архивного департамента Владимирской области описи дел постоянного хранения (в 3-х экземплярах) (Приложение N 2), отобранных в состав Архивного фонда Российской Федерации и справочно-поисковые данные к ним;

- историческую справку о юридическом лице или биографическую справку о физическом лице и их архивных фондах (при первом приеме), дополнение к исторической (или биографической) справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах);

- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в отдел, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

2.6.2. Ликвидируемые юридические лица, граждане в случае прекращения предпринимательской деятельности представляют в отдел следующие документы:

- заявление о приеме документов (Приложение N 1);

- документ, подтверждающий факт нахождения юридического лица в стадии ликвидации или прекращения предпринимательской деятельности гражданином;

- описи дел по личному составу (в 2-х экземплярах) (Приложение N 3), и справочно-поисковые средства к ним;

- историческую справку о юридическом лице (для граждан, занимавшихся предпринимательской деятельностью, о предпринимательской деятельности) и его архивном фонде;

- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в отдел, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие:

- документа, подтверждающего факт нахождения юридического лица в стадии ликвидации или прекращения предпринимательской деятельности гражданином;

- утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивным департаментом Владимирской области описей дел (в 3-х экземплярах) и справочно-поисковых данных к ним;

- исторической справки, сведений об изменении в названии, функциях, структуре источника комплектования.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Муниципальная услуга не предоставляется в случаях:

- до истечения срока ведомственного хранения документов (для организаций- источников комплектования архивного отдела);

- отсутствия у обратившегося за муниципальной услугой документа, подтверждающего факт нахождения юридического лица в стадии ликвидации или прекращения предпринимательской деятельности физическим лицом;

- отказа упорядочить документы в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах.

2.9. Размер платы за предоставляемые услуги.

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.10. Срок регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предостав-лении муниципальной услуги - 15 минут.

2.11. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Архив должен располагаться в местах, имеющих транспортную и пешеходную доступность.

Места ожидания непосредственного взаимодействия с должностным лицом в связи с оказанием муниципальной услуги должны соответствовать государственным санитарно-эпидемиологическим нормативам, предусмотренным для общественных помещений. В указанных местах должны быть предусмотрены сидячие места для посетителей, обеспечен свободный доступ в санитарно-бытовые помещения, а также соблюдены требования по освещенности и вентиляции, наличие необходимых условий для подготовки требуемых документов (стол, ручка, бумага, образцы документов), а также для получения информации о муниципальной услуге.

Помещения для приема получателей муниципальной услуги должны быть оборудованы информационными стендами. Информационные стенды должны содержать актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения муниципальной услуги, в частности:

- административный регламент предоставления муниципальной услуги;

- почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты и адрес официального сайта администрации;

- почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты отдела;

- список документов, необходимых для предъявления при обращении за получением муниципальной услуги;

- образцы заполнения запросов;

- другие информационные материалы, необходимые для получения муниципальной услуги.

2.12. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показателем доступности муниципальной услуги является:

- размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на едином сайте государственных и муниципальных услуг;

- количество архивных документов, принимаемых за 1 год на хранение в архив.

Показателями качества являются:

- соблюдение срока предоставления муниципальной услуги;

- соблюдение срока ожидания в очереди предоставления муниципальной услуги;

- отсутствие фактов обжалования в досудебном и судебном порядке действия (бездействия) работника архива, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

2.13. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронном виде.

Получатели муниципальной услуги могут обратиться в отдел по электронным каналам связи.

Отдел в трехдневный срок информируют заявителя по электронным каналам связи о получении запроса и принятии его к исполнению.

Отдел направляет ответ заявителю по электронным каналам связи, если это не противоречит нормативным требованиям, установленным специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

Последовательность действий предоставления муниципальной услуги.

3.1. Для организаций - источников комплектования архивного отдела предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- составление графика приема архивных документов,

- анализ документов, предоставленных получателем муниципальной услуги;

- направление описей дел, исторических справок, предоставленных получателем муниципальной услуги, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного департамента Владимирской области,

- прием документов на хранение в архивный отдел.

3.1.1. Составление графика приема архивных документов от организаций - источников комплектования отдела.

График приема архивных документов от организаций - источников комплектования архива составляется заведующим архивом на следующий год и утверждается постановлением Главы администрации округа Муром до 1 декабря текущего года. Копии постановления с приложенным графиком рассылаются по организациям-источникам комплектования архива.

3.1.2. Анализ документов, предоставленных получателем муниципальной услуги.

Работник отдела, ведущий прием, осуществляет анализ документов, предоставленных получателем муниципальной услуги.

В ходе анализа документов, предоставленных получателем муниципальной услуги, определяется:

- правомочность получения заявителем муниципальной услуги;

- качество составления описей дел, исторической справки (или дополнения к исторической справке);

- объем архивных документов, подлежащих приему в отдел;

- возможные сроки приема документов на хранение в отдел.

По итогам анализа документов работник отдела, ведущий прием, в течение 10 дней с момента регистрации представленных документов:

- определяет порядок организации (фондирования) документов, присвоения номеров описям дел;

- в случае обнаружения неполноты документов, включенных в опись, неправильного составления описи дел, исторической справки, информирует об этом получателя муниципальной услуги в течение 5 рабочих дней.

3.1.3. Направление описей дел, предоставленных источниками комплектования архива, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного департамента Владимирской области.

Проверенные описи дел постоянного хранения организаций-источников комплектования архива в течение 10 рабочих дней направляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного департамента Владимирской области.

3.1.4. Прием документов на хранение в архивный отдел.

Прием документов от организаций - источников комплектования отдела на хранение в архивный отдел осуществляется в соответствии с утвержденным графиком.

Работник, ведущий прием, проводит проверку физического, санитарно-гигиенического, технического состояния архивных документов, описей дел и справочно-поисковых средств к ним.

На всех экземплярах описей дел делаются отметки о приеме архивных документов. При отсутствии дел, указанных в описях дел, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел и причины их отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (Приложение N 4), который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в отделе, второй экземпляр выдается (направляется) получателю муниципальной услуги.

Срок выполнения процедуры - 10 рабочих дней.

3.2. Для юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования архивного отдела, предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация заявления получателя муниципальной услуги;

- утверждение графика упорядочения документов;

- согласование описей дел;

- прием документов на хранение в архивный отдел.

3.2.1. Регистрация заявления получателя муниципальной услуги (для юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования архивного отдела).

Основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги является регистрация заявления получателя муниципальной услуги.

Работник отдела, ведущий прием получателей муниципальной услуги (далее - работник, ведущий прием), осуществляет регистрацию заявления о приеме документов в журнале регистрации.

Срок регистрации заявления - 1 день.

3.2.2. Утверждение графика упорядочения документов.

В случае, если юридическое или физическое лицо не является источником комплектования архивного отдела, для сдачи документов в архив разрабатывается график упорядочения документов.

Ведущий специалист архивного отдела по личному составу:

- регистрирует полученные документы о предоставлении муниципальной услуги организации в специальном журнале в течение 1 дня после их получения;

- готовит (совместно с заявителем) и передает на рассмотрение заведующего отделом график упорядочения документов (в 2-х экземплярах), в течение 5 дней после регистрации документов;

- направляет завизированный график на рассмотрение организации- получателя муниципальной услуги в течение 3 дней с момента визирования.

Заведующий отделом рассматривает график упорядочения документов получателем муниципальной услуги, в срок не более 3 дней с момента передачи графика специалистом архивного отдела.

После подписания графика организацией-получателем муниципальной услуги один экземпляр остается в организации, второй - направляется в архив для организации предоставления муниципальной услуги.

3.2.3. Согласование описей дел.

Составленные в соответствии с правилами делопроизводства описи дел получателем муниципальной услуги представляются в архивный отдел на согласование. На каждую представленную опись заведующий архивным отделом готовит заключение.

Срок выполнения процедуры - 20 рабочих дней.

3.2.4. Прием документов на хранение в архивный отдел.

Работник, ведущий прием, проводит проверку физического, санитарно-гигиенического, технического состояния архивных документов, страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, описей дел и справочно-поисковых средств к ним.

На всех экземплярах описей дел делаются отметки о приеме архивных документов. При отсутствии дел, указанных в описях дел, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел и причины их отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены копиями.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (Приложение N 4), который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в отделе, второй экземпляр выдается (направляется) получателю муниципальной услуги.

Срок выполнения процедуры зависит от объема сдаваемых документов.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется заместителем Главы администрации округа Муром (начальником Управления аппарата администрации) , заведующим архивным отделом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента.

4.1.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архива.

4.1.2. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.1.3. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.1.4. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги Заместителем Главы (руководителем аппарата) администрации округа Муром формируется рабочая группа.

4.1.5. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде заключения, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения регламента

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента устно или письменно.

5.2. Действия (бездействие) и решения должностных лиц архива могут быть обжалованы:

- Главе округа Муром;

- Зам.Главы (начальнику Управления аппарата) администрации округа Муром ;

- заведующему архивным отделом.

5.3. При направлении жалобы в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 15 дней со дня регистрации такого обращения.

5.4. Заявитель в своем письменном обращении указывает либо наименование органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в обращении могут быть указаны:

- наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

- суть обжалуемого действия (бездействия);

- обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

- иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.