Приложение. Административный регламент муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальном зале архива"

Приложение

к постановлению

администрации округа Муром Владимирской области

от 29 июня 2012 г. N 1934

Административный регламент
муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальном зале архива"

I. Общие положения

1.1. Административный регламент оказания муниципальной услуги по предоставлению документов для исследователей в читальном зале архива, поступивших в архивный отдел (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивным отделом (далее - архив).

1.2. Получатели муниципальной услуги.

Получателями муниципальной услуги являются юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

1.3. Порядок информирования заинтересованных лиц о правилах предоставления муниципальной услуги.

Почтовый адрес и местонахождение архивного отдела: 602267, Владимирская область, город Муром, ул. Мечникова, 11а.

Телефон 8 (49234) 3-20-57.

Прием и консультирование граждан по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, осуществляется в соответствии с графиком приема по понедельникам и вторникам с 08 до 17 часов, перерыв с 12 до 13 часов по адресу: 602267, г. Муром Владимирской области, ул. Мечникова, 11а, 1 этаж.

Адрес официального сайта органов местного самоуправления округа Муром в сети Интернет: www/murom.info. Электронный адрес архивного отдела: archive@murom.info.

Информация о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется:

- непосредственно в архиве;

- с использованием средств телефонной, почтовой и электронной связи;

- на странице архивного отдела на сайте администрации муниципального образования округ Муром.

Консультирование заявителей по процедуре предоставления муниципальной услуги производится в помещении архива в приемные дни. Сотрудник архивного отдела дает гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

Информирование заявителей по телефону осуществляется сотрудником архива в соответствии с графиком работы архива. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности, принявшего телефонный звонок. При консультировании по телефону сотрудник архивного отдела должен в вежливой форме четко и подробно информировать обратившегося по интересующим вопросам.

Во время разговора работник архивного отдела должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка, работник отдела проводит личный прием граждан, он вправе предложить обратиться по телефону позже.

При невозможности работника, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по письменным обращениям ответ излагается в простой и четкой форме и направляется почтой в адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 3 дней со дня регистрации обращения.

II. Стандарт представления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - Предоставление документов для исследователей в читальном зале архива.

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу - архивный отдел администрации округа Муром.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача архивных документов для исследования и получения необходимой информации.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

Научно-справочный аппарат к архивным документам (архивные описи дел, документов, справочники, каталоги и др.) предоставляется в день обращения. Выдача документов не должна превышать 3-х дней.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление исследователя или письмо направляющей организации, поступившие в адрес архива.

Муниципальная услуга по предоставлению документов для исследователей в читальном зале архива, поступивших в архив осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2001 N 19 (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 г., номер N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации N 19 следует читать как "18.01.2007"

- Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Федеральной архивной службы России от 06.07.1998 N 51;

- Уставом муниципального образования округ Муром;

- Положением об архивном отделе администрации округа Муром (утверждено постановлением Главы округа Муром от 21 октября 2002 года N 1506);

- настоящим Административным регламентом.

2.6. Перечень документов необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Для предоставления муниципальной услуги необходимо предоставить:

- Личное заявление;

- Письмо направляющей организации.

2.6.1. В личном заявлении (Приложение N 1) указываются:

- наименование организации, в которую обращается пользователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

- фамилия, имя, отчество пользователя,

- тема и хронологические рамки исследования;

- личная подпись и дата.

2.6.2. В письме направляющей организации указываются:

- наименование организации, в которую обращается пользователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

- фамилия, имя, отчество пользователя,

- должность, если выполняется служебное задание,

- ученое звание, ученая степень, если ведется научная работа,

- тема и хронологические рамки исследования;

- подпись руководителя.

Письмо направляющей организации оформляется на официальном бланке письма организации.

Все исследователи при посещении читального зала предъявляют документы, удостоверяющие личность.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставлении муниципальной услуги.

2.7.1. Не подлежат приему документы (заявления), не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя, названия организации, подписи руководителя, темы и хронологических рамок исследования.

2.7.2. Основанием для отказа также является:

- отсутствие в архиве необходимой заявителю информации;

- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную и конфиденциальную информацию;

- обращения (запросы) не поддаются прочтению;

- при неудовлетворительном физическом состоянии документов;

- обращения (запросы) содержат ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Основанием для отказа в предоставлении услуги является:

- плохое физическое состояние архивных документов;

- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную и конфиденциальную информацию.

Основанием для отсрочки в предоставлении услуги является:

- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов местного самоуправления, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и др.);

- выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

- экспонирование заказанных материалов на выставке;

- выдача их другому пользователю;

- если архивные документы не прошли упорядочение.

2.9. Размер платы за предоставляемые услуги.

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги.

Срок ожидания в очереди при подаче заявления - 30 минут.

2.11. Срок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги.

Время приема, первичная проверка и регистрация заявления и приложенных к нему документов - 30 минут с момента обращения.

2.12. Требования к помещению, в котором предоставляется муниципальная услуга.

Места ожидания, помещение, выделенное для предоставления муниципальной услуги, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03". В указанных местах должны быть предусмотрены сидячие места для посетителей, обеспечен свободный доступ в санитарно-бытовые помещения, а также соблюдены требования по освещенности и вентиляции, наличие необходимых условий для подготовки требуемых документов (стол, ручка, бумага, образцы документов), а также для получения информации о муниципальной услуге.

Помещения для приема получателей муниципальной услуги должны быть оборудованы информационными стендами. Информационные стенды должны содержать актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения муниципальной услуги, в частности:

- административный регламент предоставления муниципальной услуги;

- почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты и адрес официального сайта администрации;

- почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты отдела;

- список документов, необходимых для предъявления при обращении за получением муниципальной услуги;

- образцы заполнения запросов и другие информационные материалы, необходимые для получения муниципальной услуги.

В помещениях архива должна быть предусмотрена возможность для копирования архивных документов.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показателем доступности муниципальной услуги является количество обращений граждан и организаций за оказанием муниципальной услуги.

Показателями качества являются:

- соблюдение срока предоставления муниципальной услуги;

- соблюдение срока ожидания в очереди предоставления муниципальной услуги;

- отсутствие фактов обжалования в досудебном и судебном порядке действия (бездействия) работника архива, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

3.1. Последовательность действий предоставления муниципальной услуги.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием документов о допуске в читальный зал;

- анализ тематики исследования;

- выдача справочно-поисковых средств пользователю для оформления заказов на выдачу дел;

- уведомление заявителя об отсрочке в предоставлении услуги;

- выдача архивных документов в соответствии с заказом, согласно действующим требованиям выдачи документов из архивохранилищ.

3.1.1. Прием документов о допуске в читальный зал.

Разрешение на работу в читальном зале муниципального архива дается руководителем архивного отдела при предоставлении личного заявления или письма направляющей организации.

Разрешение на допуск в читальный зал дается на необходимый пользователю срок, но не превышающий 1 год со дня оформления.

В случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое официальное письмо, составляет личное заявление. Продление срока допуска в читальный зал дается на срок, не превышающий 1 год со дня оформления.

Пользователь обязан регистрироваться в журнале посещений при каждом посещении читального зала.

Результатом выполнения процедуры является получение допуска в читальный зал.

Срок выполнения процедуры - 30 минут.

3.1.2. Анализ тематики исследования.

Анализ тематики исследования осуществляется с использованием имеющихся в Архиве архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о хранящихся в муниципальном архиве документах.

Результатом выполнения административной процедуры является отбор необходимого для исполнения запроса информационного материала.

Срок выполнения процедуры - не более 1 дня.

3.1.3. Выдача справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) пользователю.

Научно-справочный аппарат к архивным документам (архивные описи дел, документов, справочники, каталоги и др.), предоставляются на срок не более 5-ти рабочих дней.

Описи дел, документов предоставляются единовременно в количестве до 5 единиц.

Для выдачи документов пользователь оформляет заказ (требование) по установленной форме.

Ознакомление с документами производится в читальном зале архива.

Результатом выполнения административной процедуры является выдача необходимого научно-справочного аппарата пользователю.

Срок выполнения процедуры - 3 часа.

3.1.4. Уведомление заявителя об отсрочке в предоставлении услуги.

При невозможности представления услуги в момент обращения заявителя последнему сообщается устно и направляется письменное уведомление о причине отсрочки и оговаривается срок выдачи архивных документов.

Срок выполнения процедуры - не более 1 дня.

3.1.5. Выдача архивных документов.

Пользователю предоставляются архивные документы только по теме его исследования.

Архивные документы выдаются пользователю под расписку в бланке заказа (требования) за каждую предоставленную единицу хранения. Единовременно может быть выдано 10-20 дел сроком до 1 месяца, особо ценные документы - сроком до 2 недель. Продление сроков использования архивных документов устанавливается руководителем архивного отдела.

Перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при возврате проводится их проверка наличия и физического состояния.

Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

- особо ценные документы;

- несброшюрованные архивные документы;

- дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

- дела, содержащие автографы, графические документы, гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

После завершения работы пользователи передают архивные документы специалисту архивного отдела для их возвращения в архивохранилища по принадлежности.

По просьбе пользователя может осуществляться ксерокопирование архивных документов.

Срок выполнения процедуры - не более 2 дней с момента обращения.

Муниципальная услуга считается исполненной после получения исследователем архивных документов, необходимых для проведения исследования и получения информации.

IV. Формы контроля за исполнением административного Регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется заместителем Главы администрации округа Муром (начальником Управления аппарата администрации) , заведующим архивным отделом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архива.

4.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.4. Проверки могут быть плановыми - 1 раз в квартал и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.5. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа.

4.6. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения регламента

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента устно или письменно.

5.2. Действия (бездействие) и решения должностных лиц архива могут быть обжалованы:

- Главе округа Муром;

- Зам. Главы (начальнику Управления аппарата) администрации округа Муром ;

- заведующему архивным отделом.

5.3. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 15 дней с момента регистрации такого обращения.

5.4. Заявитель в своем письменном обращении указывает либо наименование органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в обращении могут быть указаны:

- наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

- суть обжалуемого действия (бездействия);

- обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

- иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.