Приложение N 2. Регламент по предоставлению муниципальной услуги "Консультирование, оказание методической и практической помощи представителям негосударственных организаций, предприятий и источников комплектования по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Александровского района Владимирской области от 21 октября 2013 г. N 3108 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 2

к постановлению

администрации Александровского района Владимирской области

от 25 августа 2011 г. N 1651

Регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Консультирование, оказание методической и практической помощи представителям негосударственных организаций, предприятий и источников комплектования по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

С изменениями и дополнениями от:

21 октября 2013 г.

I. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги.

Регламент по предоставлению муниципальной услуги "Консультирование, оказание методической и практической помощи представителям негосударственных организаций, предприятий и источников комплектования по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при предоставлении указанной муниципальной услуги.

Разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Александровского района, а также порядок взаимодействия архивного отдела, органами местного самоуправления, гражданами, организациями по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги по организации предоставления систематизированных сведений о составе и содержании фондов архивного отдела через систему каталогов и справочников (далее - муниципальная услуга) осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации;

- Закон Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 6 октября 2003г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

- Закон Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";

- Устав муниципального образования Александровский район, утвержденный Решением Совета народных депутатов Александровского района от 30.08.2010 года N 90;

- Положение об архивном управлении администрации Александровского района, утвержденное постановлением Главы Александровского района от 01.10.2007 г N 2854.

1.3. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Муниципальная услуга предоставляется администрацией муниципального образования Александровский район и осуществляется через архивного отдела администрации муниципального образования Александровский район.

1.4. Результаты предоставления муниципальной услуги. Предоставление муниципальной услуги по консультированию, оказанию методической и практической помощи представителям негосударственных организаций, предприятий и источников комплектования, по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива (далее - муниципальная функция) заключается в организации:

- информирования на основе методических документов;

- взаимодействия архивов с источниками комплектования;

- приема - передачи архивных документов.

Конечными результатами муниципальной услуги является:

- заключение договора о сотрудничестве в сфере архивного дела между архивным отделом и организацией, расположенной на территории муниципального района;

- определение состава архивных документов, подлежащих приему в архивы;

- прием-передачу архивных документов в архивы.

1.5. Описание заявителей

1.5.1. Заявителями муниципальной услуги являются, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения, обратившиеся в архивного отдела в целях получения информации на основе документов муниципальных архивных фондов и (или) о процедуре предоставления указанной информации (далее - заявители).

1.5.2. От имени индивидуальных предпринимателей могут действовать любые заинтересованные лица в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.5.3. От имени юридических лиц могут действовать лица, действующие в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами и учредительными документами, без доверенности; представители в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре. В предусмотренных законом случаях от имени юридического лица могут действовать его участники.

1.5.4. Получатели муниципальной услуги.

Получателями муниципальной услуги (далее - заявители) являются:

- граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства;

- органы государственной власти и местного самоуправления;

- организации и общественные объединения.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги.

2.1.1. Информация, предоставляемая заинтересованным лицам о муниципальной услуге, является открытой и общедоступной.

Сведения о местонахождении и графике работы архивного отдела администрации муниципального образования Александровский район, адреса электронной почты, размещаются в средствах массовой информации, на официальном Интернет-сайте администрации муниципального образования Александровский район (www.aleksandrov.avo.ru).

2.1.2. Почтовый адрес архивного отдела: 601650, Владимирская область, г. Александров, ул. Красной молодежи, д. 7.

Место нахождения архивного отдела: 601650, Владимирская область, г. Александров, Красный переулок, д. 13.

График работы:

понедельник - четверг с 8:30 до 17:45

пятница с 8:30 до 16:30

перерыв на обед с 12:00 до 13:00

выходные дни: суббота, воскресение

Электронный адрес архивного отдела: ar_archiv@avo.ru.

Телефоны для справок: 8 (49244) 22175; 8 (49244) 22742.

2.1.3. Для получения информации о процедуре предоставления муниципальной услуги заинтересованные лица вправе обращаться:

- в устной форме лично или по телефону;

- в письменном виде почтовой связью;

- по электронной почте;

- на официальном сайте администрации муниципального образования Александровский район.

2.1.4. При консультировании по телефону и на личном приеме должностные лица архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации предоставления информации о составе и содержании фондов.

2.1.5. При информировании по письменным обращениям, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 3 дня со дня регистрации обращения.

2.1.6. Основными требованиями к информированию заявителей являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость изложения информации;

- полнота информирования;

- наглядность форм предоставляемой информации;

- удобство и доступность получения информации;

- оперативность предоставления информации;

2.1.7. Порядок проведения специалистами архивного отдела администрации Александровского района консультаций по вопросам предоставления муниципальной услуги представлен в пункте 2.7. настоящего Административного регламента.

2.1.8. Заявители, направившие в архивный отдел администрации Александровского района документы для предоставления муниципальной услуги, в обязательном порядке информируются специалистом управления по вопросам, указанным в пункте 2.7.2. настоящего административного регламента.

2.1.9. В любое время с момента приема документов, указанных в пункте 2.2.2. настоящего Административного регламента, заявитель имеет право на получение сведений о прохождении процедуры предоставления муниципальной услуги при помощи телефона, электронной почты, или посредством личного посещения архивного отдела.

2.1.10. Для получения сведений о прохождении процедур по предоставлению муниципальной услуги заявителем указываются (называются) дата и входящий номер, указанные в полученном заявителем втором экземпляре заявления. Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе (в процессе выполнения какой административной процедуры) находится представленный им пакет документов.

2.2. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.2.1. Основанием для рассмотрения предоставления муниципальной услуги лицам, указанным в пункте 1.5.1. настоящего Административного регламента, является письменное обращение заявителя в адрес Архива.

2.2.2. Для принятия решения о предоставлении муниципальной услуги в архивном отделе заявителем предоставляются следующие документы:

- утвержденные экспертно-проверочной комиссией архивного департамента администрации Владимирской области описи дел, отобранных в состав Архивного фонда (в 3-х экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним;

- историческую справку о юридическом лице или биографическую справку о физическом лице и их архивных фондах (при первом приеме) или дополнение к исторической (или биографической) справке со сведениями об изменениях в названиях, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах);

- страховые копии на особо ценные документы и уникальные документы;

- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на муниципальное хранение в архивный отдел, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены;

2.2.3. Ликвидирующиеся юридические лица, граждане, в случае прекращения предпринимательской деятельности, представляют в архивный отдел следующие документы:

- заявление о приеме документов;

- документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица, или прекращения предпринимательской деятельности;

- описи дел по личному составу (в 3-х экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним;

- сдаточные описи архивных документов с не истекшими сроками временного хранения (в 3-х экземплярах);

- историческую справку о юридическом лице;

- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на муниципальное хранение, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

2.2.4. По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные документы, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления муниципальной услуги.

2.2.5. Архивный отдел не вправе требовать от заявителя представления документов, не предусмотренных настоящим Административным регламентом.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.2.5. Прием документов по предоставлению муниципальной услуги осуществляется по адресу: ул. Красный пер.13, г. Александров Владимирская область, в соответствии с режимом работы, указанном в пункте 2.1.2. настоящего Административного регламента.

2.3. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Срок предоставления муниципальной функции устанавливается архивным отделом по согласованию с потребителем муниципальной услуги.

2.3.2. Время ожидания в очереди для представления документов и получения консультации не должно превышать 30 минут.

2.3.3. Максимальное время ожидания при подаче документов для предоставления муниципальной услуги по предварительной записи не должно превышать 15 минут с момента времени, на который была осуществлена запись.

2.3.4. Время приема документов от получателя муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.

2.3.5. При необходимости консультации по вопросам проведения экспертизы ценности документов проводятся в организации- получателе муниципальной услуги.

2.4. Перечень оснований для приостановления либо отказа в предоставлении муниципальной услуги

Основаниями для приостановления либо отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- до истечения срока ведомственного хранения документов (для организаций - источников комплектования архивного отдела);

- отсутствие у потребителя документально подтвержденного факта ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности;

- отказа упорядочить документы в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

- обращения (запросы) заявителя, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.5. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

2.5.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в служебном кабинете архивного отдела (далее кабинет). Кабинет оборудуется соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий имен отчеств, должностей лиц, ответственных за предоставление муниципальной функции.

2.5.2. Рабочие места лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги, снабжаются компьютерами, справочно-поисковыми средствами к архивным документам и информационным материалом, позволяющим своевременно и в полном объеме организовать исполнение муниципальной услуги.

2.5.3. Для ожидания приема заявителям отводятся места, оборудованные стульями, столами. На столах должны быть письменные принадлежности, необходимые бланки.

2.5.4. На информационных стендах, размещаемых в местах приема обращений заявителя, содержится следующая информация:

- график (режим) работы, номера телефонов администрации Александровского района, архивного отдела , архивного департамента, государственных областных архивных учреждений;

- график приема по личным вопросам заместителя главы администрации курирующего работу архивного отдела ; наименование муниципальной услуги;

- образец заполнений бланков;

- порядок обжалования действий (бездействий) должностного лица архивного отдела , а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальной услуги.

2.6. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги

2.6.1. Предоставление муниципальной услуги:

- государственным и муниципальным организациям, юридическим и физическим лицам осуществляется на безвозмездной основе;

2.6.2. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств юридических и физических лиц, передающих указанные документы.

2.7. Порядок получения консультаций о предоставлении муниципальной услуги

2.7.1. Консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляются специалистами архивного отдела администрации Александровского района. Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- о порядке оформления заявления, необходимого для предоставления муниципальной услуги;

- об организации экспертизы ценности документов;

- о составлении описей дел и исторической справки;

- по другим интересующим заявителей вопросам о порядке предоставления муниципальной услуги;

- консультации предоставляются при личном обращении, телефона или электронной почты;

консультации и прием специалистами архивного отдела администрации Александровского района осуществляются в соответствии с режимом работы, указанным в пункте 2.1.2. настоящего Административного регламента

Время консультирования не должно превышать 20 (двадцати минут).

2.8. Требования к оформлению документов, представляемых заявителями

2.8.1. Обращение (запрос) заявителя оформляется на государственном языке Российской Федерации.

2.8.2. Заявление должно содержать наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имени, отчества), почтовый адрес заявителя, указание причин передачи документов на муниципальное хранение; (приложение N 1). Заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств.

2.8.3. Заявление может быть оформлено как получателями муниципальной услуги, так и специалистами архивного отдела.

2.8.4. Заявление обязательно подписывается лично получателем муниципальной услуги.

2.8.5. Документ, подтверждающий факт ликвидации (прекращения предпринимательской деятельности). Документом, подтверждающим факт ликвидации юридического лица, может быть копия решения его учредителей (участников) либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами; решения суда, в том числе о признании юридического лица несостоятельным (банкротом); определения арбитражного суда о завершении конкурсного производства.

Документом, подтверждающим факт прекращения предпринимательской деятельности гражданином, может быть копия "Свидетельства о государственной регистрации прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя", решения суда о признании его несостоятельным (банкротом) или о прекращении деятельности данного лица в качестве индивидуального предпринимателя в принудительном порядке.

2.8.6. Оформление описей дел. Описи дел оформляются строго по установленной форме (приложение N 2). Описи выполняются машинописным способом или распечатываются посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта N 14. Описи дел подписываются составителем и утверждаются руководителем организации (физическим лицом-пользователем муниципальной услугой), заверяются печатью организации. Справочно-поисковые средства к описи состоят из титульного листа, содержания (оглавления), списка сокращений, указателей.

На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название муниципального архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Название архивного фонда юридического лица состоит из его полного названия с указанием организационно-правовой формы и (в скобках) официального принятого сокращенного названия, названия его вышестоящей организации (для государственных и муниципальных организаций), местонахождения (город(село) район, область), крайних дат существования.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания.

Номер архивного фонда и номер описи дел присваивается в архивном отделе.

2.8.7. Оформление исторической справки.

Историческая справка выполняется машинописным способом или распечатывается посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта N 14.

Сведения по истории юридического лица включают: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации- предшественника и правопреемника.

Сведения о физическом лице - фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности).

Сведения о физическом лице, занимавшемся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, включают: даты регистрации начала и прекращения деятельности, основные направления деятельности.

Сведения по истории архивного фонда включают дату проведения научно-технической обработки документов, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации документов; данные о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду.

Историческая справка подписывается составителем и заверяется руководителем юридического лица или физическим лицом - пользователем муниципальной услуги.

2.8.8. Справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архивный отдел, в случае, если отдельные виды не создавались или были утрачены, должна содержать наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имени, отчества) и его почтовый адрес, перечень отсутствующих (утраченных) документов с указанием причин их отсутствия.

Справка подписывается составителем и заверяется руководителем юридического лица или физическим лицом - пользователем муниципальной услуги.

III. Административные процедуры

3.1.Последовательность административных действий процедур

3.1.1. Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- составление плана-графика приема архивных документов от юридических и физических лиц источников комплектования архивного отдела, регистрация заявления получателя муниципальной услуги (для юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования архивного отдела);

- анализ документов, предоставленных получателем муниципальной услуги;

- заключение договора о сотрудничестве в сфере архивного дела между архивным отделом и организацией, находящейся в государственной собственности и расположенной на территории муниципального района, или заключение договора между архивным отделом и негосударственной организацией или физическим лицом;

- направление описей дел, исторических справок, предоставленных получателем муниципальной услуги, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Архивного департамента администрации Владимирско