Приложение N 1. Регламент архивного отдела администрации Александровского района по предоставлению муниципальной услуги "Согласование номенклатур дел, Положений об экспертных комиссиях, Положений об архивах организаций-источников комплектования

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Александровского района Владимирской области от 21 октября 2013 г. N 3108 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1

к постановлению

администрации Александровского района Владимирской области

от 25 августа 2011 г. N 1651

Регламент
архивного отдела администрации Александровского района по предоставлению муниципальной услуги "Согласование номенклатур дел, Положений об экспертных комиссиях, Положений об архивах организаций-источников комплектования
(далее - документальные материалы организаций)"

С изменениями и дополнениями от:

21 октября 2013 г.

I. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

1.1.1. Административный регламент исполнения архивным отделом услуги (далее - муниципальная услуга) по согласованию номенклатур дел, Положений об экспертных комиссиях, Положений об архивах организаций-источников комплектования (далее - документальные материалы организаций) разработан в целях последовательности действий (административных процедур) по осуществлению полномочий и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги

1.2.1. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов об имущественных правах юридических и физических лиц (далее - муниципальная услуга), осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации";

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 6 октября 2003г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

- Закон Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";

- Устав муниципального образования Александровский район, утвержденный Решением Совета народных депутатов Александровского района от 30.08.2010 года N 90;

- Положение об архивном управлении администрации Александровского района, утвержденное постановлением Главы Александровского района от 01.10.2007 г N 2854.

1.3. Орган по предоставлению муниципальной услуги

1.3.1. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Муниципальная услуга предоставляется администрацией муниципального образования Александровский район и осуществляется через архивный отдел администрации муниципального образования Александровский район. Технологическое обеспечение муниципальной услуги осуществляется должностными лицами архивного отдела путем подготовки вопроса о рассмотрении документальных материалов организаций в соответствии с ее компетенцией, определенной Положением об архивном отделе.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге

2.1.1. Сведения о местонахождении и графике работы архивного отдела администрации муниципального образования Александровский район, адреса электронной почты, размещаются в средствах массовой информации, на официальном Интернет-сайте администрации муниципального образования Александровский район (www.aleksandrov.avo.ru).

2.1.2. Почтовый адрес архивного отдела: 601650, Владимирская область, г. Александров, ул. Красной молодежи, д. 7.

Место нахождения архивного отдела: 601650, Владимирская область, г. Александров, Красный переулок, д. 13.

Электронный адрес архивного отдела: ar_archiv@avo.ru.

Приемные дни: вторник с 8.00 до 17.15; пятница с 8.00 до 16.00, обеденный перерыв с 12.00 до 13.00.

Телефоны для справок: 8 (49244) 22175; 8 (49244) 22742.

2.1.3. Для получения информации о процедуре предоставления муниципальной услуги заинтересованные лица вправе обращаться:

- в устной форме лично или по телефону;

- в письменном виде почтовой связью;

- по электронной почте;

- на официальном сайте администрации муниципального образования Александровский район.

2.1.4. Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- посредством личного обращения представителя организации;

- по электронной почте.

2.1.5. Информирование представителей организации по телефону осуществляется должностными лицами (начальником архивного отдела, специалистами) по справочным телефонам в соответствии с графиком работы архивного отдела. При консультировании пользователей по телефону и на личном приёме специалист архивного отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил пользователь, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Информирование о предоставлении муниципальной услуги при личном обращении граждан или по телефону не должно превышать 10 минут.

2.1.6. При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по письменным обращениям организаций ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес организаций в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

2.1.7. Информирование представителей организации при личном обращении осуществляется должностными лицами на рабочем месте в соответствии с графиком работы архивного отдела (пункт 2.1.2.). Должностные лица обязаны принять представителя организации в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе представителя организации на другой день или другое время.

2.1.8. При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес организации в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.1.10. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги организациям-источникам комплектования является о согласовании документальных материалов, подписанное начальником архивного отдела.

2.2. Основание для предоставления муниципальной услуги

2.2.1. Для получения муниципальной услуги организация представляет в архивный отдел с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем, следующие документы:

- проект номенклатуры дел (с указанием применяемого Перечня и статей сроков хранения);

- проект Положения об архиве организации;

- проект Положения об ЭК организации;

- выписку из протокола заседания ЭК организации с решением по выше перечисленным документальным материалам.

2.3. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется путем рассмотрения должностными лицами документальных материалов организации в месячный срок со дня поступления их в архивный отдел.

2.4. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.4.1. Непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 2.2.1. настоящего Регламента.

2.5. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги

2.5.1. Архивный отдел осуществляет предоставление муниципальной услуги для организаций-источников комплектования архивного отдела и для других организаций бесплатно.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

3.1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрацию документальных материалов, поступивших от организаций, и передачу их на исполнение;

- рассмотрение документальных материалов на соответствие их содержания и оформления требованиям нормативным правовым актам (пункт 1.2.);

- процедуру согласование документальных материалов начальником архивного отдела.

3.2. Прием и регистрация документальных материалов, поступивших от организаций.

3.2.1. Прием и регистрацию документальных материалов, поступивших от организаций, производит консультант архивного отдела в день их поступления.

3.2.2. Зарегистрированные документальные материалы организаций направляются на рассмотрение начальнику архивного отдела. После получения резолюции документальные материалы поступают консультанту архивного отдела для предварительной их проверки и подготовки к согласованию.

3.2.3. Консультант проверяет комплектность, правильность оформления документальных материалов, соответствие их содержания требованиям соответствующим нормативным правовым актам (пункт 1.2.) и готовит согласованию.

3.2.4. В случае несоответствия документальных материалов требованиям нормативным правовым актам, выявления в текстах существенных отклонений они возвращаются на доработку:

- в номенклатуре дел: нарушение схемы построения, неконкретные формулировки заголовков дел, неправильное их размещение внутри разделов, несоответствие указанных статей срокам хранения по действующим Перечням типовых (отраслевых, ведомственных) управленческих документов;

- в Положениях об архиве, ЭК организации: отсутствие необходимых разделов по обеспечению функций, задач, прав и порядка по организации работы;

- при отсутствии решений ЭК организации (при его наличии) о согласовании документальных материалов.

Данная процедура сопровождается устными комментариями должностных лиц архивного отдела со ссылкой на нормативные правовые акты, оказанием методической и практической помощи по устранению замечаний.

3.2.5. После устранения замечаний документальные материалы вновь консультанту для регистрации в журнале документов, принятых к согласованию.

3.2.6. В случае не предоставления организацией по истечении 10-ти рабочих дней необходимых и правильно оформленных документов, должностные лица архивного отдела готовят уведомление (за подписью начальника архивного отдела) с обоснованием отказа в предоставлении муниципальной услуги. В течение трех рабочих дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания) направляет его по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма организации.

3.3. Процедура подготовки рассмотрения документальных материалов организаций в архивного отдела

3.3.1. Должностные лица архивного отдела организуют рецензирование проектов номенклатуры, Положений об ЭК, положение об архиве организации. В качестве рецензентов могут выступать представители архивного департамента администрации Владимирской области, органов местного самоуправления и муниципальных образований, и другие заинтересованные органы и организации.

3.3.2. Срок рассмотрения проектов документальных материалов рецензентами определяется начальником архивного отдела, но не может превышать более одного месяца.

3.3.3. Копии полученных рецензий передаются консультанту архивного отдела для подготовки сводного заключения.

3.3.4. В заключении отражается анализ соответствия содержания проектов документальных материалов требованиям нормативных правовых актов по качественному документационному обеспечению деятельности организации.

3.3.5. Заключение вместе с поступившими документальными материалами передаются специалисту для включения в повестку дня очередного заседания архивного отдела.

3.3.6. Повестка дня очередного заседания архивного отдела и весь комплекс рассматриваемых документов передаются специалистом начальнику архивного отдела не позднее чем за 7 дней до очередного заседания для предварительного ознакомления.

3.3.7. Рассмотрение документальных материалов организаций на заседании осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний архивного отдела.

3.3.8. Решение (или выписка из протокола заседания) о согласовании (несогласовании) номенклатуры дел, Положений об ЭК, архиве организации оформляется после подписания протокола заседания начальником архивного отдела.

В решение заседания содержится название документальных материалов, принятое решение с указанием замечаний (или без них), дата рассмотрения и номер протокола заседания. Решение подписывается начальником архивного отдела и направляется в адрес организации, представившей документальные материалы.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

4. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами положений административного регламента

4.1.1. Порядок и формы контроля за соблюдением административных процедур и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляет начальник архивного отдела.

4.1.2. Обязательному контролю исполнения услуги в архивном управлении подлежат документальные материалы организаций, впервые включенные в список организаций-источников комплектования архивного отдела.

4.1.3. Документальные материалы организаций (пункт 4.1.2.) доводятся до обязательного рассмотрения и принятия по ним решения. Сопровождение их согласно административным процедурам (пункты: 2.2.; 3.1.-3.3.; 3.3.8.) осуществляют должностные лица архивного отдела.

4.1.4. Должностные лица архивного управления несут персональную ответственность за соблюдение сроков и содержание документальных материалов, представляемых к рассмотрению в архивное управление.

5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании административного регламента

5.1. В случае отсутствия на хранении запрашиваемых документов или информации составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, содержащий также рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

5.2. Порядок и формы контроля над совершением действий и принятием решений.

Должностные лица, ответственные за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, осуществляют текущий контроль над соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками архивного отдела положений настоящего Регламента.

Контроль над полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц и работников архивного отдела.

5.3. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

Заявитель может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента.

Действия (бездействие) и решения должностных лиц и работников архивного отдела могут быть обжалованы:

- главе администрации муниципального образования Александровский район;

- начальнику архивного отдела;

- в судебном порядке.

В жалобе заявителя в обязательном порядке указываются:

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личная подпись и дата.

В подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе необходимые документы либо их копии.

Глава администрации Александровского района обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя.

Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то главой администрации принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и о привлечении к ответственности должностного лица, работника, допустившего нарушения в ходе исполнения муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

Письменная жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы может быть продлен главой администрации Александровского района, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения жалобы заявитель уведомляется письменно с указанием причин продления.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия подателя жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, жалоба может быть оставлена без ответа по существу поставленных в ней вопросов.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю или уполномоченному лицу, направившему жалобу, если его почтовый адрес поддается прочтению, в письменном виде.

Если в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел администрации Александровского района. О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.