Приложение. Административный регламент предоставления департаментом ЗАГС администрации Владимирской области государственной услуги по проставлению апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации

Приложение
к постановлению
департамента ЗАГС администрации Владимирской области
от 9 февраля 2016 г. N 1

Административный регламент
предоставления департаментом ЗАГС администрации Владимирской области государственной услуги по проставлению апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации

I. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1. Административный регламент предоставления департаментом записи актов гражданского состояния администрации Владимирской области государственной услуги по проставлению апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации (далее - Административный регламент), разработан в целях повышения качества и доступности результатов предоставления государственной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении указанных полномочий.

Круг заявителей

2. Заявителями государственной услуги по проставлению апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации (далее - государственная услуга) являются физические и юридические лица.

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

3. Государственная услуга предоставляется по месту нахождения департамента записи актов гражданского состояния администрации Владимирской области (далее - департамент): 600017, г. Владимир, ул. Луначарского, д. 3.

Режим работы департамента: с 9.00 до 17.30.

Обеденный перерыв: с 12.30 до 13.00. Суббота, воскресенье - выходные дни.

Предоставление государственной услуги в департаменте осуществляет отдел контроля, анализа и обеспечения сохранности документов (далее - отдел), находящийся по адресу: 600017, г. Владимир, ул. Луначарского, д. 3, каб. N 124.

Время приема документов: понедельник - пятница с 9.00 до 12.00 и с 13.00 до 16.00, последняя пятница месяца -санитарный день.

Телефон для справок 8(4922) 53-35-42, 44-77-80.

Адрес электронной почты: dzags@avo.ru, arh.dzags@avo.ru.

4. Информация о порядке предоставления государственной услуги предоставляется департаментом:

на информационном стенде департамента;

на официальном сайте департамента (www.zags.avo.ru);

на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru);

посредством публикации в средствах массовой информации;

с использованием средств телефонной связи;

государственными гражданскими служащими департамента.

5. Консультации по вопросам предоставления государственной услуги предоставляются государственными гражданскими служащими департамента при личном или письменном обращении заявителей, с использованием электронной почты, по телефону.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения заявителей государственные гражданские служащие департамента подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. При невозможности государственного гражданского служащего департамента, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другого государственного гражданского служащего департамента или же обратившемуся заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Государственные гражданские служащие департамента проводят личный прием заявителей в соответствии с графиком приема.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

6. Наименование государственной услуги -государственная услуга по проставлению апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации.

Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

7. Государственную услугу предоставляет департамент.

8. Департамент проставляет апостиль на официальных российских документах, выданных органами записи актов гражданского состояния Владимирской области в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия (далее -российские официальные документы).

Результат предоставления государственной услуги

9. Результатом предоставления государственной услуги является:

проставление апостиля на российских официальных документах;

отказ в проставлении апостиля на российских официальных документах.

10. Юридическим фактом завершения предоставления государственной услуги является выдача (отправка) заявителю российского официального документа с проставленным апостилем или отказ в проставлении апостиля на российских официальных документах.

Срок предоставления государственной услуги

11. Срок предоставления государственной услуги не может превышать пять рабочих дней со дня регистрации департаментом запроса заявителя о проставлении апостиля на официальных документах.

12. Срок предоставления государственной услуги может быть продлен департаментом до тридцати рабочих дней в случае необходимости направления департаментом запроса, предусмотренного пунктами 54-64 настоящего Административного регламента.

В случае продления срока предоставления государственной услуги департамент уведомляет об этом заявителя в течение одного рабочего дня со дня принятия решения о продлении срока по предоставлению государственной услуги.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

13. Государственная услуга предоставляется на основании:

Конституции Российской Федерации;

Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 5 октября 1961 г. (далее - Конвенция) (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);

Налогового кодекса Российской Федерации (глава 25.3) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 32, ст. 3340; 2004, N 45, ст. 4377; 2005, N 1, ст. 29, 30; N 30, ст. 3117; N 50, ст. 5246; N 52, ст. 5581; 2006, N 1, ст. 12; N 27, ст. 2881; N 31, ст. 3436; N 43, ст. 4412; 2007, N 1, ст. 7; N 31, ст. 4013; N 46, ст. 5553, 5554; N 49, ст. 6045, 6071; 2008, N 52, ст. 6218, 6219, 6227, 6236; 2009, N 1, ст. 19; N 29, ст. 3582, 3625, 3642; N 30, ст. 3735; N 52, ст. 6450; 2010, N 15, ст. 1737; N 18, ст. 2145; N 19, ст. 2291);

Федерального закона от 28 ноября 2015 г. N 330-ФЗ "О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации";

Федерального закона от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 47, ст. 5340);

Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196);

Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038; N 27, ст. 3873, ст. 3880; N 29, ст. 4291; N 30, ст. 4587; N 49, ст. 7061);

Федерального закона от 28 ноября 2015 г. N 330-ФЗ "О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации"

Закона СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);

постановления Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 22, ст. 3169; N 35, ст. 5092);

постановления Верховного Совета СССР от 17 апреля 1991 г. N 2119-1 "О присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Верховного Совета народных депутатов и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);

постановления Правительства Российской Федерации от 31 октября 1998 г. N 1274 "Об утверждении форм бланков заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния, справок и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 45, ст. 5522);

приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. N 249 "Об утверждении методических рекомендаций об организации работы по исполнению международных обязательств Российской Федерации в сфере правовой помощи" (Бюллетень Минюста РФ, 2008, N 1);

постановления Губернатора Владимирской области от 16 декабря 2005 г. N 724 "Об утверждении Положения о департаменте ЗАГС администрации Владимирской области" (Владимирские ведомости 21.12.2005, N 405-406).

Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и порядок их представления

14. Для получения государственной услуги заявитель представляет в департамент следующие документы:

заявление о проставлении апостиля на российском официальном документе (приложение N 1 к Административному регламенту);

документ, удостоверяющий личность (предъявляется при личном обращении);

российский официальный документ, исходящий от органов, указанных в пункте 8 Административного регламента, и подлежащий вывозу за пределы территории Российской Федерации;

документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица, если в качестве заявителя выступает юридическое лицо (доверенность или иной документ).

15. Запрещается требовать от заявителя:

предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении департамента, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

16. В приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, отказывается в случаях, если:

российский официальный документ предназначен для представления в компетентные органы государства, которое не является участником Конвенции;

на российском официальном документе отсутствуют подпись лица и (или) оттиск печати органа местного самоуправления и иных органов, от которых исходит российский официальный документ;

если подписи лиц и (или) оттиски печатей, содержащиеся на российском официальном документе, не являются отчетливыми и поддающимися сравнению с образцами, имеющимися в департаменте.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

17. В предоставлении государственной услуги отказывается по следующим основаниям:

российский официальный документ не предназначен для вывоза за пределы территории Российской Федерации в соответствии с Законом СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу";

российский официальный документ предназначен для представления в государстве, с которым Российской Федерацией заключен договор (соглашение), отменяющий требование любого вида легализации документов;

лицо, подписавшее российский официальный документ, не обладает полномочием на его подписание;

подпись лица, подписавшего российский официальный документ, и (или) оттиск печати на российском официальном документе не соответствуют имеющимся в департаменте образцам;

подпись лица, подписавшего российский официальный документ, и (или) оттиск печати на российском официальном документе не могут быть удостоверены департаментом ввиду отсутствия в департаменте подписи такого лица и (или) оттиска такой печати и отсутствия этих образцов у органа, от которого исходит российский официальный документ, а также неподтверждения им факта выдачи российского официального документа;

отсутствие уплаты государственной пошлины.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления предоставления государственной услуги

18. Приостановление предоставления государственной услуги не предусмотрено.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги

19. Предоставление услуг, являющихся необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, не требуется.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

20. За проставление апостиля с заявителя взимается государственная пошлина в размере и порядке, которые установлены главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации, а именно:

в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 2500 рублей за каждый документ;

на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за проставлением апостиля плательщик (организация или физическое лицо, обратившееся за проставлением апостиля, - статья 333.17 Налогового кодекса Российской Федерации) уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.

Согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины освобождены органы государственной власти, органы местного самоуправления.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 3 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля на российских официальных документах, истребуемых в соответствии с международными договорами Российской Федерации, а также по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации, по обращениям физических лиц, проживающих за пределами территории Российской Федерации, государственная пошлина не уплачивается.

21. Иная плата за предоставление государственной услуги не взимается.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

22. Максимальный срок ожидания в очереди для подачи заявителем заявления о предоставлении государственной услуги и документов, необходимых для ее предоставления, а также при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут.

Срок и порядок регистрации заявления о предоставлении государственной услуги

23. Заявление о предоставлении государственной услуги, поступившее почтовой связью или доставленное курьерской службой доставки, регистрируется специалистом департамента, ответственным за документационное обеспечение входящей корреспонденции, в день поступления.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной и текстовой информации о порядке предоставления государственной услуги

24. Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях.

25. Помещения, предназначенные для ожидания заявителей в очереди на предоставление или получение российских официальных документов, оборудуются информационными стендами, содержащими информацию о порядке предоставления государственной услуги.

26. Площадь мест ожидания зависит от количества заявителей, ежедневно обращающихся в департамент в связи с предоставлением государственной услуги.

27. Помещения для ожидания оборудуются стульями (кресельными секциями), столами (стойками), обеспечиваются бланками квитанций для уплаты государственной пошлины и образцами их заполнения, канцелярскими принадлежностями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее пяти мест.

28. Помещения для приема заявителей должны быть оборудованы табличками с указанием номера кабинета (окна), фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием, времени приема заявителей.

29. Помещения для приема заявителей должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы государственных служащих с заявителями.

30. Рабочие места специалистов, осуществляющих прием заявителей, должны быть оборудованы персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.

Показатели доступности и качества предоставления государственной услуги

31. Показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

наличие исчерпывающих сведений о месте, порядке и сроках предоставления государственной услуги на информационных стендах, информационных ресурсах департамента в сети Интернет, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций);

наличие необходимого и достаточного количества специалистов, а также помещений, в которых осуществляется предоставление государственной услуги, в целях соблюдения установленных Административным регламентом сроков предоставления государственной услуги;

возможность направления документов для предоставления государственной услуги почтовой связью и курьерской службой доставки;

возможность получения результата предоставления государственной услуги почтовой связью;

возможность получения заявителем информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием средств телефонной связи.

32. Качество предоставления государственной услуги характеризуется:

наличием специалистов и уполномоченных должностных лиц с уровнем квалификации, необходимым для надлежащего исполнения административных процедур, предусмотренных Административным регламентом;

отсутствием очередей при приеме и выдаче документов заявителям;

отсутствием нарушений сроков предоставления государственной услуги;

отсутствием жалоб на действия (бездействие) специалистов и уполномоченных должностных лиц;

отсутствием жалоб на некорректное, невнимательное отношение специалистов и уполномоченных должностных лиц к заявителям.

33. Предоставление государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг не осуществляется.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

Перечень и последовательность административных процедур

34. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация российских официальных документов, поступивших в департамент для предоставления государственной услуги, или отказ в приеме российских официальных документов;

формирование и направление межведомственного запроса об уплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги в случае непредставления заявителем платежного документа, подтверждающего факт уплаты государственной пошлины;

рассмотрение российских официальных документов в целях установления наличия или отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;

формирование и направление межведомственного запроса о предоставлении образца подписи, оттиска печати, информации о полномочиях должностного лица в случае отсутствия у департамента образца подписи, оттиска печати, и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего российский официальный документ;

проставление апостиля на российских официальных документах;

ведение реестра апостилей;

выдача или отправка российских официальных документов заявителю;

отказ в предоставлении государственной услуги.

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении N 3 к Административному регламенту.

Прием и регистрация российских официальных документов, поступивших в департамент для предоставления государственной услуги, или отказ в приеме документов

35. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в департамент российских официальных документов для предоставления государственной услуги.

36. Российские официальные документы представляются в департамент заявителем лично либо направляются почтовой связью или курьерской службой доставки.

37. Датой поступления российских официальных документов является дата их регистрации в департаменте.

38. Прием и регистрацию российских официальных документов, предоставляемых заявителем лично, осуществляет уполномоченный специалист отдела (далее - уполномоченный специалист).

39. Уполномоченный специалист при поступлении российских официальных документов устанавливает отсутствие оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 16 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый документ.

40. В случае принятия уполномоченным специалистом решения об отказе в приеме российских официальных документов, отказ может быть дан как в устной, так и в письменной форме.

41. При устном отказе в приеме российских официальных документов уполномоченный специалист разъясняет заявителю основания для отказа, и пути устранения обстоятельств, препятствующих приему российских официальных документов (если такие обстоятельства устранимы), а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме российских официальных документов и возвращает заявителю представленные российские официальные документы.

42. По требованию заявителя уполномоченным специалистом готовится письменный отказ в приеме российских официальных документов. В письме уполномоченный специалист излагает установленные основания для отказа в приеме российских официальных документов, разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему российских официальных документов (если такие обстоятельства устранимы), информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме российских официальных документов.

Подготовленный письменный отказ с приложением российских официальных документов, представленных заявителем, уполномоченный специалист представляет на подпись директору департамента (лицу, его замещающему).

43. Директор департамента (лицо, его замещающее) подписывает письменный отказ в приеме российских официальных документов и передает уполномоченному специалисту.

44. Уполномоченный специалист выдает письменный отказ в приеме российских официальных документов с приложением представленных российских официальных документов заявителю на руки или отправляет его посредством почтовой связи.

45. Срок подготовки письменного отказа в приеме российских официальных документов не должен превышать одного рабочего дня со дня представления документов.

46. В случае установления отсутствия оснований для отказа в приеме российских официальных документов, предусмотренных пунктом 16 Административного регламента, уполномоченный специалист вносит в электронную форму журнала регистрации поступающих заявлений запись о приеме российских официальных документов, которая содержит:

порядковый номер записи;

дату приема российских официальных документов;

данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица, реквизиты документа, удостоверяющего личность, наименование юридического лица, контактный телефон);

наименование и реквизиты российских официальных документов;

название государства предъявления российских официальных документов;

фамилию и инициалы специалиста, принявшего российские официальные документы.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый из представленных документов.

47. Уполномоченный специалист оформляет расписку в приеме российских официальных документов (приложение N 2 к Административному регламенту), в которой указываются:

дата приема российских официальных документов;

количество принятых российских официальных документов;

порядковый номер записи в журнале регистрации российских официальных документов, представленных для проставления апостиля;

дата выдачи российских официальных документов и график приема заявителей;

номер телефона, по которому заявитель в течение срока предоставления государственной услуги может получить информацию о ходе предоставления государственной услуги;

фамилия и инициалы специалиста, принявшего российские официальные документы.

Уполномоченный специалист ставит в расписке свою подпись.

48. Уполномоченный специалист передает заявителю расписку, на втором экземпляре расписки заявитель ставит отметку о ее получении.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.

Формирование и направление межведомственного запроса для получения информации об уплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги

49. Основанием для начала данной административной процедуры является получение российских официальных документов уполномоченным специалистом.

50. Уполномоченный специалист после получения российских официальных документов формирует с использованием программно-технических средств запрос в Федеральное казначейство (его территориальный орган) о предоставлении информации об уплате заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги и направляет запрос адресату по каналам системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

51. Результатом выполнения административной процедуры является получение из Федерального казначейства (его территориального органа) запрашиваемой информации.

Рассмотрение официальных документов в целях установления наличия или отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

52. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление российских официальных документов к уполномоченному специалисту.

53. Уполномоченный специалист после поступления к нему российских официальных документов устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 17 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия - 20 минут на каждый документ.

Формирование и направление межведомственного запроса о предоставлении образца подписи, оттиска печати, информации о полномочиях должностного лица

54. Основанием для начала данной административной процедуры является установление уполномоченным специалистом отсутствия информации, необходимой для принятия решения о предоставлении государственной услуги.

55. В случае отсутствия у департамента образца подписи, оттиска печати, и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего российских официальный документ, уполномоченный специалист направляет запрос о предоставлении соответствующей информации в адрес органа записи актов гражданского состояния Владимирской области, выдавшего российский официальный документ.

56. В запросе указывается наименование выданного российского официального документа и его реквизиты. К запросу прилагается копия соответствующего российского официального документа.

57. Уполномоченный специалист передает подготовленный запрос на подпись директору департамента (лицу, его замещающему).

58. Директор департамента (лицо, его замещающее) подписывает запрос на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный российский официальный документ, и (или) образца оттиска печати органа, от которого исходит российский официальный документ, и передает уполномоченному специалисту.

59. Уполномоченный специалист направляет запрос по назначению.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - в течение одного рабочего дня.

60. Уполномоченный специалист информирует заявителя о направлении запроса и о сроке предоставления государственной услуги на личном приеме или по телефону для справок при обращении заявителя за информацией о ходе предоставления государственной услуги.

61. При получении образцов подписи лица, подписавшего российский официальный документ, и (или) оттиска печати органа, от которого исходит российский официальный документ, подтверждения полномочий лица на право подписи российского официального документа или подтверждения факта выдачи российского официального документа уполномоченный специалист устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, в день получения ответа лица (органа), которому был отправлен запрос.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут.

62. Полученные образцы подписи лица, подписавшего российский официальный документ, и (или) оттиска печати органа, от которого исходит российский официальный документ, а также подтверждение полномочий лица на право подписи российского официального документа или подтверждение факта выдачи российского официального документа помещаются уполномоченным специалистом в дело с имеющимися образцами подписей и оттисков печатей.

63. После выполнения административных действий, предусмотренных пунктом 53 Административного регламента, уполномоченный специалист принимает решение о начале административной процедуры по предоставлению государственной услуги.

64. Решение о начале административной процедуры по предоставлению государственной услуги принимается в день завершения выполнения административных действий, предусмотренных пунктом 53 Административного регламента.

Проставление апостиля

65. Основанием для начала данной административной процедуры является установление уполномоченным специалистом отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

66. Уполномоченный специалист приступает к проставлению апостиля (штампа).

67. Апостиль должен соответствовать требованиям Конвенции и Федерального закона от 28 ноября 2015 года N 330-ФЗ "О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации".

68. Апостиль удостоверяет подлинность подписи и должность лица, подписавшего российский официальный документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

69. Апостиль проставляется на оборотной стороне российского официального документа или отдельном листе, скрепляемом с этим российским официальным документом.

В случае проставления апостиля на отдельном листе листы российского официального документа и лист с апостилем прошиваются нитью любого цвета либо тонким шнуром (лентой).

Последний лист российского официального документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной "звездочкой". На обороте листа с текстом апостиля делается запись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) листов с указанием фамилии, инициалов и должности уполномоченного специалиста.

70. Апостиль заполняется на русском языке; при заполнении заголовка апостиля используется французский язык: "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)".

71. Апостиль может быть подготовлен также методом компьютерного набора. Для подготовки апостиля также допускается использование информационных автоматизированных систем.

72. Текст в апостиле должен быть напечатан или четко написан от руки. Подчистки, приписки, зачеркивания и иные исправления не допускаются.

73. Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным отличным от предусмотренного Административным регламентом способом, не допускается.

74. Штамп "Апостиль" заполняется уполномоченным специалистом с указанием:

в пункте 1 - Российская Федерация;

в пункте 2 - фамилия (в родительном падеже) и инициалы лица, подписавшего российский официальный документ, представленный для проставления апостиля.

Если представленный для проставления апостиля российский официальный документ подписан должностным лицом, имеет все необходимые реквизиты и не вызывает сомнений, но фамилия подписавшего его должностного лица не расшифрована и установить ее не представляется возможным, в пункте 2 оттиска штампа "Апостиль" после слова "подписан" вместо фамилии указывается "должностным лицом", а в пункте 3 - должность этого лица;

в пункте 3 - должность лица, подписавшего российский официальный документ;

в пункте 4 - официальное наименование органа, удостоверившего российский официальный документ оттиском печати;

в пункте 5 указывается город (в предложном падеже), в котором проставляется апостиль;

в пункте 6 - дата проставления апостиля;

в пункте 7 - фамилия (в творительном падеже) и инициалы, должность лица, подписавшего апостиль, а также наименование удостоверяющего органа;

в пункте 8 указывается номер апостиля в реестре апостилей.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый документ.

75. Уполномоченный специалист подписывает апостиль (пункт 10 апостиля), заверяет своей подписью количество прошитых, пронумерованных и скрепленных листов на российском официальном документе, проставляет оттиск гербовой печати на апостиле и на месте бумажной "звездочки" (пункт 9 апостиля).

Оттиск гербовой печати, проставляемый на месте бумажной "звездочки", должен располагаться равномерно на "звездочке" и на листе.

При проставлении в пункте 9 апостиля оттиска гербовой печати допускается выступ оттиска за рамки апостиля.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут.

Ведение реестра апостилей

76. Уполномоченный специалист вносит в реестр апостилей (приложение N 4 к Административному регламенту) запись, которая содержит:

порядковый номер апостиля (пункт 8 апостиля);

дату проставления апостиля (пункт 6 апостиля);

наименование российского официального документа, на котором проставлен апостиль;

фамилию, инициалы и должность лица, подписавшего российский официальный документ (пункты 2 и 3 апостиля соответственно);

фамилию, инициалы и должность уполномоченного специалиста, подписавшего апостиль (пункты 7, 10 апостиля);

данные о заявителе (фамилия, имя, отчество физического лица, реквизиты документа, удостоверяющего личность либо наименование юридического лица);

страну предъявления российского официального документа с проставленным апостилем;

сумму платежа государственной пошлины за проставление апостиля (если заявитель освобожден от уплаты государственной пошлины, в соответствующей графе реестра апостилей ставится прочерк).

Реестр апостилей ведется в электронном виде с использованием автоматизированной информационной системы.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 5 минут на каждый российский официальный документ.

Выдача или отправка российских официальных документов заявителю

77. Основанием для начала данной административной процедуры является проставление апостиля на российских официальных документах.

78. Выдача российских официальных документов осуществляется заявителю или его представителю при предъявлении расписки в приеме российских официальных документов и документа, удостоверяющего личность. В случае утраты расписки российские официальные документы выдаются заявителю при предъявлении им документа, удостоверяющего личность.

79. Уполномоченный специалист знакомит заявителя с перечнем выдаваемых российских официальных документов (оглашает названия выдаваемых документов).

80. Максимальный срок выполнения административного действия - 5 минут.

81. В случае поступления российских официальных документов и запроса о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки уполномоченный специалист готовит письмо об отправке российских официальных документов и передает на подпись директору департамента (лицу, его замещающему). К письму прилагаются российские официальные документы.

82. Директор департамента (лицо, его замещающее) подписывает письмо и передает его уполномоченному специалисту.

83. Уполномоченный специалист после регистрации письма в электронной форме журнала регистрации исходящей корреспонденции направляет его с приложением российских официальных документов заявителю.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение одного рабочего дня.

Отказ в предоставлении государственной услуги

84. Основанием для начала данной административной процедуры является установление уполномоченным специалистом наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 17 Административного регламента.

85. Уполномоченный специалист сообщает директору департамента (лицу, его замещающему) об установленных основаниях для отказа в предоставлении государственной услуги.

86. Директор департамента (лицо, его замещающее) рассматривает основания для отказа в предоставлении государственной услуги, установленные уполномоченным специалистом.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - в течение одного рабочего дня.

87. В случае принятия директором департамента (лицом, его замещающим) решения об отказе в предоставлении государственной услуги уполномоченный специалист сообщает заявителю об установленных основаниях для отказа в предоставлении государственной услуги на личном приеме или при обращении заявителя по телефону для справок за информацией о ходе предоставления государственной услуги.

88. В зависимости от требования заявителя отказ в предоставлении государственной услуги осуществляется в устной либо в письменной форме.

89. При возврате российских официальных документов заявителю на личном приеме уполномоченный специалист в устной форме разъясняет заявителю установленные основания для отказа в предоставлении государственной услуги и порядок обжалования принятого решения об отказе, возвращает заявителю представленные документы.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут.

90. По требованию заявителя, получающего российские официальные документы на личном приеме, уполномоченный специалист готовит заявителю информацию об отказе в предоставлении государственной услуги, где излагает установленные основания для отказа в предоставлении государственной услуги, а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в предоставлении государственной услуги.

91. Уполномоченный специалист передает подготовленный письменный отказ с приложением российских официальных документов на подпись директору департамента (лицу, его замещающему).

92. Директор департамента (лицо, его замещающее) подписывает письменный отказ в предоставлении государственной услуги и передает уполномоченному специалисту.

93. По требованию заявителя уполномоченный специалист выдает письменный отказ в предоставлении государственной услуги с приложением представленных российских официальных документов заявителю на руки или направляет его заявителю посредством почтовой связи.

94. В случае выдачи письменного отказа на руки заявитель ставит отметку о получении письменного отказа и российских официальных документов на втором экземпляре письменного отказа, который хранится в номенклатурном деле.

95. В случае поступления российских официальных документов для предоставления государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки и принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги уполномоченный специалист направляет письменный отказ в предоставлении государственной услуги и российские официальные документы заявителю.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение одного рабочего дня.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятия ими решения

96. Текущий контроль за соблюдением порядка предоставления государственной услуги осуществляется на постоянной основе директором департамента (лицом, его замещающим).

97. Для текущего контроля используются сведения, полученные в электронной базе данных, служебная корреспонденция департамента, устная и письменная информация специалистов.

98. О случаях и причинах нарушения сроков, последовательности и содержания административных процедур (действий) специалисты немедленно информируют директора департамента (лицо, его замещающее), а также предпринимают срочные меры по устранению нарушений.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

99. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов департамента.

100. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

101. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав граждан и организаций виновные лица привлекаются к ответственности, установленной законодательством Российской Федерации.

102. Для проведения проверки создается комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие департамента.

103. Проверка осуществляется на основании приказа директора департамента (лица, его замещающего).

Результаты проверки оформляются в справке, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Справку подписывают председатель и члены комиссии.

Проверяемые лица под роспись знакомятся со справкой, после чего она помещается в соответствующее номенклатурное дело.

Ответственность уполномоченных специалистов за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги

104. Уполномоченные специалисты департамента несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за неисполнение или ненадлежащее исполнение административных процедур (действий), а также сроков их выполнения, установленных Административным регламентом.

Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

105. По запросам уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти по связям с Гаагской конференцией по международному частному праву департамент предоставляет информацию, связанную с проставлением апостиля.

106. По запросу любого заинтересованного лица департамент в обязательном порядке проверяет на соответствие сделанные в апостиле записи сведениям, внесенным в реестр апостилей.

107. Граждане, их объединения и организации вправе осуществлять контроль за предоставлением государственной услуги путем получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе о сроках завершения административных процедур (действий).

108. Граждане, их объединения и организации также вправе:

направлять замечания и предложения по улучшению доступности и качества предоставления государственной услуги;

вносить предложения о мерах по устранению нарушений Административного регламента.

109. Специалисты департамента, осуществляющие полномочия по предоставлению государственной услуги, принимают меры к прекращению допущенных нарушений, устраняют причины и условия, способствующие совершению нарушений.

110. Информация о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан, их объединений и организаций доводится до сведения лиц, направивших эти замечания и предложения.

V. Досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) департамента, а также их должностных лиц

111. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, в досудебном (внесудебном) порядке путем обращения в департамент.

112. В досудебном (внесудебном) порядке заявитель может обжаловать решения, действия (бездействие) специалистов департамента - директору департамента (лицу, его замещающему).

113. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

нарушение срока предоставления государственной услуги;

требование представления заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Владимирской области для предоставления государственной услуги;

отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Владимирской области;

требование внесения заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Владимирской области.

114. Жалоба подается в письменной форме, в том числе при личном приеме заявителя или в электронном виде.

Жалоба должна содержать:

наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо уполномоченного специалиста, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) департамента, его должностного лица либо уполномоченного специалиста;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) департамента, его должностного лица либо уполномоченного специалиста. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

115. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

для физических лиц - оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность;

для юридических лиц - оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью юридического лица и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом;

копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

116. Прием жалоб в письменной форме осуществляется департаментом в месте предоставления государственной услуги (в месте, где заявитель подавал запрос на получение государственной услуги, нарушение порядка которой обжалуется, либо в месте, где заявителем получен результат указанной государственной услуги).

Время приема жалоб должно совпадать со временем предоставления государственных услуг.

Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При подаче жалобы в электронном виде документы могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

117. Жалоба подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, если более короткие сроки рассмотрения жалобы не установлены.

Основания для приостановления рассмотрения жалобы отсутствуют.

118. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

119. По результатам рассмотрения жалобы департамент принимает одно из следующих решений:

удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Владимирской области, а также в иных формах;

отказывает в удовлетворении жалобы.

При удовлетворении жалобы департамент принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

120. Департамент отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

наличие решения по жалобе, принятого ранее в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

121. Департамент оставляет жалобу без ответа в следующих случаях:

наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу работника, а также членов его семьи;

отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.

122. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

123. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

наименование департамента, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;

номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице либо уполномоченном специалисте, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;

основания для принятия решения по жалобе;

принятое по жалобе решение;

в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается директором департамента (лицом, его замещающим).

По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного на рассмотрение жалобы должностного лица департамента, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.

124. Решение по результатам рассмотрения жалобы заявитель вправе обжаловать в судебном порядке.

125. Информирование заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы осуществляется департаментом посредством размещения информации на стендах в месте предоставления государственной услуги, на официальном сайте в сети Интернет, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).