Регламент центрального аппарата Федерального агентства по делам молодежи (утв. распоряжением Федерального агентства по делам молодежи от 4 августа 2008 г. N 1-р)

ГАРАНТ:

См. Регламент Федерального агентства по делам молодежи, утвержденный приказом Росмолодежи от 28 ноября 2016 г. N 436

I. Общие положения

1. Настоящий Регламент определяет организацию работы и документационное обеспечение деятельности центрального аппарата Федерального агентства по делам молодежи (Росмолодежи).

2. Рабочим органом Росмолодежи является центральный аппарат, который осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством, Положением, распоряжениями, приказами, указаниями руководителя Росмолодежи, другими нормативными актами.

3. Центральный аппарат Росмолодежи:

- изучает и представляет руководителю Росмолодежи или его заместителям поступающие в Росмолодежи документы, обращения представительных и исполнительных органов, коммерческих и некоммерческих организаций, готовит ответы, аналитические, справочные материалы, в особых случаях проекты поручений руководителя или его заместителей по внесенным документам и обращениям;

- осуществляет подготовку проектов распоряжений, приказов и указаний руководителя Росмолодежи;

- осуществляет подготовку и организационно-техническое обеспечение совещаний центрального аппарата, заседаний Коллегии Федерального агентства по делам молодежи;

- обеспечивает проверку исполнения структурными подразделениями Росмолодежи федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, распорядительных документов Коллегии Росмолодежи, руководителя Росмолодежи, а также изучает фактическое положение дел и разрабатывает предложения о принятии необходимых мер, по исполнению решений;

- рассматривает или в необходимых случаях направляет для рассмотрения и принятия мер письма различных организаций, обращения граждан, поступившие в Росмолодежи;

- обеспечивает четкое ведение делопроизводства, соблюдение режима секретности и служебной тайны.

4. Права и обязанности работников Росмолодежи определяются законодательством Российской Федерации, положениями и должностными регламентами, правилами внутреннего распорядка. Работники Росмолодежи несут ответственность за исполнение своих обязанностей на основании действующего законодательства.

5. Структура, штат, размеры оплаты труда и условия материально-бытового обеспечения работников центрального аппарата определяются нормативно- распорядительными документами.

II. Формирование планов работы Федерального агентства по делам молодежи

1. Планирование работы Росмолодежи осуществляется на полугодие (перспективное) и на месяц (текущее).

2. Перспективный план работы Росмолодежи включает в себя вопросы практической реализации федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, Коллегии Росмолодежи, распоряжений, приказов, указаний Росмолодежи.

3. Предложения в план работы вносятся управлениями и отделами Росмолодежи по согласованию с руководителем Росмолодежи и его заместителями и представляются в письменном виде в Управление делами не позднее, чем за 10 дней до начала планируемого периода (приложение 1).

4. Предложения должны содержать формулировку рассматриваемых вопросов, сроки рассмотрения, фамилии, должности ответственных за их подготовку и докладчиков.

5. Проект плана работы формируется Управлением делами не позднее 25 числа каждого месяца и представляется в установленном делопроизводством порядке по согласованию с заместителями руководителя руководителю Росмолодежи либо лицу его замещающему.

6. План работы на месяц формируется на основе перспективного плана и включает в себя вопросы, рассматриваемые на Коллегии, совещаниях аппарата Росмолодежи, семинарах и т.д.

III. Подготовка и проведение заседаний коллегии Федерального агентства по делам молодежи

1. Основной формой работы Коллегии является заседание.

2. Заседание Коллегии Федерального агентства по делам молодежи проводится в соответствии с планами его работы не реже чем 1 раз в квартал.

3. Организационно-техническое обеспечение заседаний Коллегии Росмолодежи осуществляет Управление делами Росмолодежи.

4. Вопросы на заседаниях Коллегии Росмолодежи рассматриваются в соответствии с планом работы. По решению руководителя Росмолодежи на рассмотрение могут вноситься вопросы, не предусмотренные планом. Вопросы на заседания Коллегии готовят члены Коллегии Росмолодежи, начальники управлений и отделов центрального аппарата Росмолодежи, которые являются докладчиками и определяют состав приглашенных лиц, согласованный с руководителем и членами Коллегии Росмолодежи.

Не позднее, чем за 10 дней до заседания они представляют в организационный отдел Управления делами согласованные проекты постановлений и другие материалы по обсуждаемым вопросам, несут персональную ответственность за их своевременную и качественную подготовку.

При наличии разногласий по проекту постановления, ответственный за его подготовку должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к проекту прилагается перечень разногласий и замечаний, подписанный соответствующими лицами.

5. Проект повестки заседания Коллегии Росмолодежи готовится Управлением делами и не позднее, чем за 7 дней до заседания представляется на утверждение руководителю Росмолодежи.

6. Управление делами не позднее, чем за 5 дней до заседания Коллегии Росмолодежи должно ознакомить членов Коллегии с проектом повестки дня и материалами по вопросам, вносимым на рассмотрение.

7. Председательствует на заседании Коллегии председатель Коллегии или заместитель, а в их отсутствие - лицо, их заменяющее.

8. Повестка и порядок работы Коллегии утверждается непосредственно на заседании.

Время для доклада, как правило, устанавливается до 20 минут, для содокладов, выступлений в прениях - до 5 минут, для справок - до 3 минут.

9. О дне заседания Коллегии сообщается не позднее, чем за 10 дней, о повестке дня - не позднее, чем за 2 дня.

Оповещение лиц, приглашенных на заседание, осуществляется Управлением делами.

10. Присутствующие на заседании Коллегии вправе задавать вопросы, вносить предложения об изменениях и дополнениях в проекты постановлений.

11. Проведение закрытых заседаний Коллегии (закрытого обсуждения отдельных вопросов) определяется руководителем Росмолодежи либо заместителем. Допуск на эти заседания, оформление протоколов и принимаемых решений осуществляется с соблюдением установленных правил работы с секретными документами.

12. На заседании Коллегии организационный отдел Управления делами ведет протокол. Протокол готовится в сокращенном варианте и подписывается председательствующим на заседании.

Протокольные решения доводятся до исполнителей организационным отделом Управления делами в виде выписок из протокола заседания.

IV. Подготовка и проведение совещаний в центральном аппарате Федерального агентства по делам молодежи

1. Оперативные совещания у руководителя Росмолодежи (в его отсутствие - лица его заменяющего) проводятся:

- по вторникам после 16.00;

- за два дня до проведения заседания Коллегии Росмолодежи с 11.00 часов.

Цель и содержание совещания определяет руководитель Росмолодежи. Организационную подготовку, приглашение участников совещания осуществляет Управление делами Росмолодежи.

V. Порядок внесения проектов распоряжений, приказов, указаний в центральном аппарате Федерального агентства по делам молодежи

ГАРАНТ:

См. справку о подготовке нормативных правовых актов отдельных федеральных органов исполнительной власти

1.В Росмолодежи издаются постановления, распоряжения, приказы и указания.

По основной деятельности	-	постановления, распоряжения, приказы, указания.
По личному составу	-	приказы.
По финансовой деятельности	-	приказы.

2. Коллегия Росмолодежи принимает постановления, а во исполнение постановлений издаются распоряжения руководителя Росмолодежи.

3. Руководитель Росмолодежи (в его отсутствие - его заместитель) по вопросам, отнесенным к его ведению, издает распоряжения, приказы, указания.

4. Заместители руководителя в пределах своей компетенции издают приказы.

5. Подготовка проекта распоряжения по основной деятельности Федерального агентства по делам молодежи включает следующие стадии:

- изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

- подготовка проекта распоряжения;

- согласование проекта распоряжения (визирование);

- подписание распоряжения руководителем Росмолодежи;

- ознакомление сотрудников, ответственных за исполнение.

Проекты распоряжений визируются:

- ответственным работником-исполнителем;

- лицами, которым в документе предусматриваются задания или поручения;

- управляющим делами;

- заместителем руководителя Росмолодежи.

Проекты распоряжений, содержащие финансовые вопросы, подлежат визированию главным бухгалтером.

Проекты распоряжений готовятся на персональных компьютерах в текстовом редакторе WORD в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению проектов распоряжений, и сдаются в организационный отдел Управления делами Росмолодежи.

При печатании документа на компьютере должен применяться межстрочный интервал - 1,0; отступ от левого поля листа - 3,0 см; отступ от правого поля листа - 1,0 см; отступ от верхнего поля листа - 2,0 см; отступ от нижнего поля листа - 2,0 см; отступ красной строки текста - 1,25 см.

6. К каждому проекту распоряжения исполнитель заполняет лист согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа документа (приложение 2).

На листе согласования располагаются подписи с указанием должности, фамилии (исполнитель указывает номер контактного телефона).

7. В случае невозможности учесть замечания в проекте распоряжения исполнитель (автор проекта) и автор замечаний к проекту оформляют служебные записки по разногласиям и вносят их на рассмотрение руководителя (в его отсутствие - заместителя).

8. Проекты постановлений Коллегии Росмолодежи и указания руководителя оформляются так же, как и распоряжения по основной деятельности.

9. Внесение изменений в подписанные распорядительные документы не допускается.

10. Датой принятия распорядительного документа является дата его подписания.

11. При принятии распоряжений совместно с другими органами и организациями проекты актов готовятся в количестве, соответствующем числу органов, участвующих в его издании, на совместных бланках в соответствии с Инструкцией по ведению делопроизводства в центральном аппарате Федерального агентства по делам молодежи.

Все экземпляры документов визируются заинтересованными организациями и подписываются руководителями соответствующих органов.

12. Нормативно-распорядительные акты Федерального агентства по делам молодежи тиражируются согласно списку на их рассылку и удостоверяются круглой печатью Росмолодежи.

VI. Контроль исполнения документов

1. В Федеральном агентстве по делам молодежи подлежат контролю нормативно-распорядительные документы вышестоящих организаций в части поручений, данных Федеральному агентству, постановления Коллегии Росмолодежи, распоряжения, приказы и поручения руководителя Росмолодежи.

2. Контроль исполнения включает в себя - контроль за своевременным (сроки исполнения) и качественным (полнота и точность ответов) исполнением документов и поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководителей.

3. Ответственность за своевременное и качественное исполнение распорядительных документов Коллегии Росмолодежи и центрального аппарата Росмолодежи возлагается в соответствии с распределением обязанностей.

4. Анализ и общий контроль за исполнением документации осуществляет организационный отдел Управления делами Росмолодежи.

5. Сроки исполнения документов установлены Инструкцией по ведению делопроизводства в центральном аппарате Федерального агентства по делам молодежи.

6. Сроки исполнения постановлений Коллегии Росмолодежи, распорядительных документов Росмолодежи (распоряжения, приказы, указания) указываются в текстах самих документов.

7. Продление сроков исполнения либо снятие с контроля распорядительных актов и других документов осуществляется Коллегией либо руководителем Росмолодежи на основании мотивированной письменной информации, представляемой на его имя.

Информация об исполнении либо изменении сроков исполнения документов представляется ответственным исполнителем в организационный отдел Управления делами Росмолодежи до истечения контрольного срока.

8. Приказы, издаваемые заместителями руководителя, снимаются с контроля руководителями, подписавшими эти акты, на основании справки ответственного исполнителя.

9. Управление делами Росмолодежи на основании письменной информации, проверок, других поступающих официальных материалов ежемесячно направляет руководству Росмолодежи информацию о ходе исполнения нормативно-распорядительных актов различных уровней, а также исполнения служебной документации.

VII. Порядок работы со служебными документами и обращениями граждан

1. Почта, поступающая в Федеральное агентство по делам молодежи, принимается и регистрируется в организационном отделе Управления делами Росмолодежи на специальных карточках учета и движения документов.

Поступившие документы направляются руководителю Росмолодежи (в его отсутствие - его заместителю), а затем на исполнение работникам согласно резолюции руководства.

Все резолюции по документам и движение документов отражаются на спецкарточках.

2. Подготовка ответов на документы осуществляется ответственным исполнителем.

Если подготовка ответа поручена нескольким исполнителям, то ответ готовится исполнителем, указанным в резолюции первым (ответственным исполнителем).

3. Инициативные документы и ответы на документы подписываются руководителем Росмолодежи или заместителем руководителя, начальником управления в соответствии с курируемым направлением деятельности.

4. Обращения заявителей рассматриваются в срок до одного месяца со дня регистрации их в организационном отделе Управления делами. При необходимости, в порядке исключения, срок рассмотрения в установленном порядке продлевается еще до одного месяца. При невозможности окончательного решения поставленных в письме вопросов в установленный срок письмо берется на дополнительный контроль.

Контроль за сроками исполнения писем осуществляет организационный отдел Управления делами Росмолодежи.

5. Прием посетителей в Росмолодежи организуется Управлением делами и осуществляется членами Коллегии, руководителем Росмолодежи, заместителями руководителя, начальниками структурных подразделений Росмолодежи.

Прием начинается в 11.00 часов утра и ведется в течение рабочего дня.

6. Организационный отдел Управления делами Росмолодежи ведет анализ и обобщение поступающих обращений, ежемесячно представляет руководству Росмолодежи сведения об их количестве и характере.

VIII. Порядок приема, увольнения и учета кадров

1. Назначение на должность и освобождение от должности работников Федерального агентства по делам молодежи осуществляется в порядке и на основаниях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "О государственной гражданской службе Российской Федерации" от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ, внутренними нормативными актами Росмолодежи.

2. При поступлении на работу в Росмолодежи работник проходит собеседование и представляет следующие документы:

- паспорт;

- трудовую книжку;

- военный билет (для военнообязанных)

- документ, подтверждающий профессиональное образование;

- другие документы, если это предусмотрено внутренними документами Росмолодежи.

При приеме на работу работник заполняет анкету с фотографией 4x6 и автобиографию, при увольнении - обходной лист по форме, утвержденной в Росмолодежи.

Личное дело работника формируется в течение 5 дней со дня назначения.

3. Назначение работника на должность, перевод и освобождение его от должности оформляются приказами руководителя Росмолодежи.

4. В приказе о назначении и переводе работника должны быть указаны:

- наименование должности в соответствии со штатным расписанием;

- дата назначения, перевода;

- условия оплаты труда;

- другие условия, определяемые законодательством и соглашением сторон. В приказе об освобождении работника от должности должны быть указаны:

- дата освобождения;

- основания прекращения трудового договора со ссылкой на Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации" от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ.

5. Учет работников Федерального агентства по делам молодежи проводится по типовой форме Т-2 "Личная карточка" на основании приказа руководителя Росмолодежи и соответствующих документов.

Трудовые книжки заполняются и хранятся в отделе кадров, государственной службы и наград Управления делами Росмолодежи.

6. При освобождении работника от должности его личное дело по истечении одного года сдается на постоянное хранение в архив Федерального агентства по делам молодежи.