Приложение. Инструкция по работе с документами в администрации Владимирской области и иных органах исполнительной власти области

Информация об изменениях:

Приложение изменено с 22 февраля 2019 г. - Распоряжение администрации Владимирской области от 22 февраля 2019 г. N 140-Р

См. предыдущую редакцию

Инструкция
по работе с документами в администрации Владимирской области и иных органах исполнительной власти области
(утв. распоряжением администрации области от 10 января 2017 г. N 5-р)

С изменениями и дополнениями от:

16 апреля, 7 июня, 24 августа, 23 октября 2018 г., 22 февраля 2019 г.

I. Общие положения

1.1. Инструкция по работе с документами в администрации Владимирской области и иных органах исполнительной власти области" (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральными законами, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, ГОСТом Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76, нормативными правовыми актами Владимирской области.

1.2. Инструкция устанавливает общие правила и единый порядок организации работы со служебными документами, функционирования служб документационного обеспечения управления, документирования управленческой деятельности в секретариатах Губернатора области, первых заместителей, заместителей Губернатора области, структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области, иных исполнительных органах государственной власти Владимирской области.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в администрации области, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.4. В работе с документами в администрации области используется электронная система документооборота, объединяющая в единую сеть автоматизированные рабочие места сотрудников управления по документообороту, секретариатов первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области, участвующих в процессе делопроизводства, и позволяющая создать единую базу данных, которая содержит информацию:

- о нормативных правовых актах Губернатора области;

- о входящих, внутренних и исходящих документах;

- о движении документов в администрации области;

- о сроках исполнения поручений Губернатора области по входящим документам;

- о направлении документов в дело и передаче их на хранение;

- о поступивших обращениях граждан;

- о поручениях Губернатора области.

В работе с документами в администрации области используется система электронного документооборота и делопроизводства администрации области (далее - "СЭДД АВО"), предназначенная для учета, контроля, сопровождения документов и поручений, доведения электронных документов и электронных копий документов и указаний по их исполнению до исполнителей, согласования и подписания проектов документов и справочно-информационной работы.

В работе с обращениями граждан в администрации области используется система обработки обращений граждан "СЭД ОГ", предназначенная для учета, контроля, сопровождения документов и поручений, доведения электронных документов и электронных копий документов и указаний по их исполнению до исполнителей в части работы с обращениями граждан и организаций.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, обучение служащих основам делопроизводства в структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области осуществляется управлением по документообороту администрации области.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области возлагается на их руководителей.

Руководитель органа исполнительной власти области, структурного подразделения администрации области определяет (назначает) ответственного за работу с документами приказом по органу исполнительной власти области (структурному подразделению администрации области) и направляет копию приказа в управление по документообороту.

Поступающие на государственную службу лица структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями соответствующих органов и подразделений.

Требования Инструкции обязательны для государственных гражданских служащих Владимирской области и работников, замещающих должности в администрации области, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Владимирской области (далее - сотрудники).

1.7. Ответственные за работу с документами в структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области в соответствии с должностными регламентами должны осуществлять следующие основные функции:

- прием и регистрация поступающих документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных и документов, зарегистрированных в "СЭДД АВО";

- передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующих резолюций - исполнителю;

- учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

- контроль прохождения документов;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководству сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

- ввод в "СЭДД АВО" информации о ходе и результатах исполнения документов;

- контроль за вводом исполнителями подразделения в "СЭДД АВО" информации о ходе и результатах исполнения документов;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников;

- ежегодная проверка наличия документов, дел с пометкой "Для служебного пользования";

- контроль за своевременным направлением в дело исполненных документов;

- составление номенклатуры дел;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременное оформление описей законченных дел постоянного и временного сроков хранения, а также подготовка актов на уничтожение дел, утративших практическое значение, и передача их в управление по документообороту;

- ознакомление служащих с распорядительными документами и информационными материалами, в соответствии с резолюцией руководителя;

- организация использования средств факсимильной связи и копировальной техники;

- обмен информацией по электронной почте;

- проведение инструктажа для вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами;

- осуществление вызова специалистов, устраняющих неисправности ПЭВМ, оргтехники и другого оборудования в структурном подразделении;

- подготовка заявок на получение, учет и выдачу канцелярских принадлежностей.

1.8. При работе с документами администрации области не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений.

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями сотрудников, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.9. Передача копий текстов указов Губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области, не имеющих запись "Подлежит официальному опубликованию" и (или) "Вступает в силу со дня его официального опубликования" сотрудникам сторонних организаций осуществляется по указанию (разрешению) начальника управления по документообороту администрации области.

В связи со служебной необходимостью передача документов (копий документов) структурных подразделений администрации области сотрудникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителей структурных подразделений.

Передача какой-либо служебной информации или документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется комитетом общественных связей и СМИ, а также уполномоченными на это должностными лицами, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) первых заместителей, заместителей Губернатора области либо Губернатора области.

1.10. На время отпуска, выезда в командировку, болезни работника, ответственного в подразделении за ведение делопроизводства, руководитель издает приказ о возложении этих обязанностей на другого специалиста.

Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в органе и структурном подразделении, при увольнении или переводе на другую работу сдает по акту все имеющиеся у него дела, документы, журналы регистрации, картотеки непосредственно руководителю либо иному уполномоченному им лицу.

1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник органа исполнительной власти области и структурного подразделения обязан передавать находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения на бумажном носителе и в "СЭДЦ АВО".

При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы руководителю или иному уполномоченному на то лицу на бумажном носителе и в "СЭДД АВО".

1.12. В случае утраты документа, зарегистрированного в управлении по документообороту, немедленно информируется руководитель органа исполнительной власти области или структурного подразделения и сообщается в управление по документообороту. Руководителем органа исполнительной власти области или структурного подразделения назначается служебное расследование (с написанием объяснительной записки), о результатах которого информируется управление по документообороту.

1.13. Сотрудники администрации области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.14. Работа с декретными документами осуществляется в соответствии с отдельной инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции".

1.15. В развитие отдельных положений настоящей Инструкции органы исполнительной власти, области и структурные подразделения администрации области, исходя из своей специфики, могут разрабатывать конкретизирующие их методические документы, не противоречащие настоящей Инструкции.

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Бланки документов

2.1.1. Проекты актов (указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области, распоряжений первого заместителя Губернатора области и заместителя Губернатора области) печатаются на бланках.

Образцы бланков приведены в приложении N 6.

Бланки постановлений и распоряжений иных органов исполнительной власти области утверждаются правовыми актами иных органов исполнительной власти области.

2.1.2. Для служебной документации в зависимости от расположения реквизитов применяются два варианта бланков: угловой и продольный.

Образцы бланков приведены в приложении N 9.

2.1.3. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

2.1.4. Бланки с воспроизведением герба Владимирской области изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам органов исполнительной власти области.

2.1.5. Бланки документов администрации области подлежат учету и выдаются строго под роспись в специальных журналах. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

2.1.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.1.7. При переписке, между секретариатами администрации области бланки не используются.

2.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по распоряжению администрации области.

2.1.9. Документы администрации области должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных в установленном порядке.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) способом.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

25 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

2.2. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Владимирской области

2.2.1. Структурные подразделения администрации области и органы исполнительной власти области разрабатывают проекты законов Владимирской области во исполнение актов законодательства Российской Федерации в порядке законодательной инициативы Губернатора области и соответствующих поручений.

2.2.2. Для внесения проекта Закона Владимирской области в Законодательное Собрание готовится пакет документов, включающий в себя сопроводительное письмо (представление), проект Закона Владимирской области, проект постановления Законодательного Собрания области, распоряжение Губернатора области как высшего должностного лица, пояснительную записку, финансово-экономическое обоснование с указанием источников финансирования (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных и иных затрат), перечень законов, которые должны быть изменены или признаны утратившими силу в связи с принятием Закона, а также механизм реализации Закона, включая предложение о разработке дополнительных нормативных правовых актов по данному вопросу, CD-диск с записью указанных документов.

Представление и распоряжение печатаются на гербовых бланках письма "Губернатор Владимирской области" (продольный бланк) и "Распоряжение Губернатора Владимирской области" в 1-ом экземпляре (приложения N 2, N 3).

Законопроект, постановление Законодательного Собрания Владимирской области, финансово-экономическое обоснование, перечень законов готовятся в 2-х экземплярах, пояснительная записка - в 3-х экземплярах (приложения N 1,4,5).

2.2.3. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Законодательное Собрание области, печатаются шрифтом, рекомендуемым ГОСТом Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, размером шрифта 14, на стандартных листах бумаги формата А4 в двух экземплярах и электронном носителе.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля указывается субъект права законодательной инициативы: "Вносится Губернатором Владимирской области". Пометка печатается через одинарный интервал и выравнивается по правой границе.

На расстоянии 2-х межстрочных интервалов от обозначения субъекта права законодательной инициативы у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.2.4. Законопроект имеет следующие реквизиты:

2.2.4.1. Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Отделяется от слова "Проект" 3 межстрочными интервалами.

Наименование субъекта Российской Федерации - ВЛАДИМИРСКАЯ ОБЛАСТЬ - печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от наименования государства прописными буквами, с выделением полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ЗАКОН - отделяется от наименования субъекта Российской Федерации 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по центру.

2.2.4.2. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по центру. Пишется с прописной буквы и отражает содержание законопроекта и основной предмет правового регулирования, отвечает на вопрос: "О чем законопроект?" или содержит название документа (например: Устав (Основной Закон) Владимирской области). В кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится. Ширина заголовка не более 12 см. Переносы по слогам в заголовке не допускаются. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О признании утратившим силу Закона Владимирской области "О государственной семейной политике во Владимирской области"

или

О внесении изменений в отдельные законодательные акты Владимирской области в сфере государственной гражданской и муниципальной службы

Заголовок должен быть точным, четким и максимально информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования с тем расчетом, чтобы исполнители могли по названию определить основное содержание, легко запомнить и, при необходимости, быстро отыскать закон.

2.2.4.3. Наименование органа законодательной (представительной) власти и дата принятия закона печатаются в одну строку, отделяются от названия 2 межстрочными интервалами. Наименование органа печатается с прописной буквы с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по левой и правой границам текстового поля без абзацного отступа.

Например:

Принят Законодательным Собранием области _________________ 0000 года

2.2.4.3.1. Дата в законе оформляется следующим образом: месяц и год пишутся прописью без сокращений, если число состоит из одной цифры, то ноль перед ней не ставится. Например: 5 февраля 2016 года.

2.2.4.3.2. Текст отделяется от наименования органа законодательной (представительной) власти и даты принятия акта 3 межстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Преамбула (введение) - самостоятельная часть законопроекта, которая определяет его цели и задачи. Преамбула предваряет текст законопроекта. Структурные единицы законопроекта не могут иметь преамбулу.

Преамбула:

а) не содержит самостоятельные нормативные предписания;

б) не делится на статьи;

в) не содержит ссылки на другие законодательные акты, подлежащие признанию утратившими силу и (или) изменению в связи с изданием данного закона;

г) не формулирует предмет регулирования законопроекта;

д) не нумеруется.

2.2.4.3.3. Основная часть текста законопроекта может иметь следующие структурные единицы (по нисходящей): раздел, глава, статья.

Вводить структурную единицу "раздел", если в законопроекте нет глав, не следует.

Возможно деление крупных систематизированных законопроектов (например, проектов кодексов) на части, разделов на подразделы, глав на параграфы.

Часть законопроекта обозначается словами, обозначение печатается прописными буквами по центру страницы, например:

Часть первая

Часть может иметь наименование, которое печатается прописными буквами полужирным шрифтом по центру страницы под обозначением части через один межстрочный интервал, например:

Часть первая
Общие положения

Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование раздела печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим, наименование раздела печатается полужирным шрифтом, например:

Раздел I
Организационные и финансовые основы реализации молодежной политики

Глава нумеруется арабскими цифрами, имеет наименование. Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка. Например:

Глава 2. Права, обязанности и ответственность депутатов Законодательного Собрания

Статья законопроекта является его основной структурной единицей. Статья имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа.

Статья может иметь, а может и не иметь наименования. Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которого ставится точка, например:

Статья 3. Полномочия Законодательного Собрания области

Если статья не имеет наименования, то точка после номера статьи не ставится и обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа полужирным шрифтом, например:

Статья 4

Статья подразделяется на части. Части статьи обозначаются арабскими цифрами с точками.

Части подразделяются на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Примеры:

	Статья 5. Права, обязанности и ответственность депутатов Законодательного Собрания области
	1.......................... ;	(часть 1)
	2.......................... ;	(часть 2)
	1)......................... ;	(пункт 1 части 2)
	2)......................... :	(пункт 2 части 2)
	а)......................... ;	(подпункт "а" пункта 2 части 2)
	б)......................... .	(подпункт "б" пункта 2 части 2)

или

	Статья 5
	1.......................... ;	(часть 1)
	2.......................... ;	(часть 2)
	1)......................... ;	(пункт 1 части 2)
	2)......................... :	(пункт 2 части 2)
	а)......................... ;	(подпункт "а" пункта 2 части 2)
	б)......................... .	(подпункт "б" пункта 2 части 2)

2.2.4.4. В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могут подразделяться на абзацы (не более пяти). Ограничение количества возможных абзацев не распространяется на статьи, содержащие перечни основных понятий, используемых в законопроекте.

Нумерация статей, глав, разделов и других структурных единиц закона должна быть сквозной. Недопустима, например, отдельная нумерация статей каждой главы или отдельная нумерация глав каждого раздела.

Недопустимо изменять нумерацию частей, разделов, глав, статей закона при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц закона.

Недопустимо изменять нумерацию частей статей, пунктов и буквенное обозначение подпунктов частей статей закона при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц статьи закона.

Если дополнения вносятся в конец закона, то необходимо продолжать имеющуюся нумерацию частей, разделов, глав, статей (например, последней была глава 5 - дополнить главой 6; последней была статья 7 - дополнить статьей 8).

Если дополнения вносятся в конец структурной единицы статьи, то также необходимо продолжать имеющуюся нумерацию (например, в статье последней частью была часть 3 - дополнить частью 4; в части последним пунктом был пункт 3 - дополнить пунктом 4 и т.д.).

Если закон дополняется новыми структурными единицами, то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквенными обозначениями (например, глава 51, статья 72, часть 21, пункт 33, подпункт "б1").

Пример:

Статья 2

Внести в Закон Владимирской области от ...... N...-ОЗ "Об .............." (Владимирские ведомости, 2016, 23 сентября) следующие изменения:

1) дополнить статьей 41 следующего содержания:

"Статья 41 .....................

1...........................

2...........................";

2) в статье 7:

часть 2 дополнить пунктом 21 следующего содержания:

"21)...........................;";

пункт 3 части 4 дополнить подпунктом "б2" следующего содержания:

"б2) ..........................;".

2.2.4.5. Реквизит "Подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Владимирской области". Слова "Губернатор" и "Владимирской области" печатаются от левой границы текстового поля в 2 строки через одинарный межстрочный интервал. Слово "Губернатор" центрируется относительно слов "Владимирской области".

Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора области печатаются по правой границе текстового поля в одну строку со словами "Владимирской области".

2.2.4.6. Реквизит "Место подписания закона Губернатором области" отделяется от реквизита "Подпись" 3 межстрочными интервалами.

Дата подписания закона Губернатором области (оформляется словесно-цифровым способом).

2.2.4.7. Номер закона. Законы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. К порядковому номеру закона через дефис добавляется условное обозначение (сочетание прописных букв "ОЗ").

Пример:

Губернатор Владимирской области

И.О. Фамилия

Владимир

5 января 2016 года

N 5-ОЗ

Дата и номер закона проставляются в Законодательном Собрании области после подписания его Губернатором области.

2.2.4.8. Оба экземпляра законопроекта визируются руководителем структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области, разработавшими законопроект.

2.2.4.8.1. Виза включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату. Виза проставляется на оборотной стороне каждого листа текста законопроекта, включая приложения. Ответственность за составление списка лиц, визирующих и согласующих нормативные правовые акты, возлагается на руководителя структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области - разработчика проекта. Левое поле лицевой страницы и правое поле оборотной страницы с визой составляет 30 мм.

Кроме того, на одном экземпляре законопроекта на оборотной стороне последнего листа оформляется визирование и согласование проекта закона соответственно на правой и левой сторонах листа. Этот экземпляр законопроекта остается в управлении по документообороту.

2.2.4.8.2. Проект закона в обязательном порядке согласовывается руководителем юридического подразделения или юристом структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области, являющегося разработчиком данного проекта, в случае их наличия в штате.

Информация об изменениях:

Подпункт 2.2.4.8.3 изменен с 15 апреля 2019 г. - Распоряжение администрации Владимирской области от 15 апреля 2019 г. N 315-Р

См. предыдущую редакцию

2.2.4.8.3. В обязательном порядке и указанной далее последовательности визирование проекта закона осуществляют:

- руководитель структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области, разработавшие проект закона;

- первые заместители Губернатора области, заместители Губернатора области, курирующие структурные подразделения администрации области или органы исполнительной власти области, разработавшие проект закона;

- председатель контрольного комитета администрации области;

- первый заместитель Губернатора области, директор департамента финансов, бюджетной и налоговой политики по документам, затрагивающим финансовые и имущественные интересы области и областной администрации;

- начальник управления по документообороту администрации области;

- начальник экспертно-аналитического управления администрации области по документам, устанавливающим новые или изменяющие ранее предусмотренные нормативными правовыми актами области обязанности для субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности, а также устанавливающим, изменяющим или отменяющим ранее установленную ответственность за нарушение нормативных правовых актов области, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, подлежащим оценке регулирующего воздействия;

- председатель государственно-правового комитета администрации области.

В необходимых случаях вышеназванные документы согласовываются с руководителями территориальных органов федеральных органов исполнительной власти или иных организаций.

Первые заместители, заместители руководителей структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области осуществляют визирование законопроектов только в случае документально подтвержденного отсутствия руководителя (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность).

2.2.4.9. Законопроекты могут иметь приложения, в которых помещаются различного рода перечни, таблицы, графики, тарифы, карты, образцы бланков, документов, схем и т.д.

Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа по центру на расстоянии 1 см от верхнего края листа.

Если к законопроекту имеется несколько приложений, то они нумеруются арабскими цифрами без указания знака "N". При ссылке на приложение в тексте законопроекта знак "N" также не указывается.

Пример:

согласно приложению 2 к Закону Владимирской области.

Если законопроект имеет одно приложение, то его номер не указывается.

Обозначение приложения располагается в правом верхнем углу страницы после текста принятого закона с указанием даты его подписания и регистрационного номера.

Примеры:

Приложение
к Закону
Владимирской области
от_________________N_________

или

Приложение 2
к Закону
Владимирской области
от___________________N_______

Наименование приложения располагается по центру страницы.

Образец оформления законопроекта приводится в приложении N 1.

2.2.5. Требования по оформлению сопроводительного письма (представления) к законопроекту.

Представление к законопроекту печатается на продольном гербовом бланке письма "Губернатор Владимирской области" в 1 экземпляре по правилам оформления писем (п. 2.5.4). Слово "Представление" печатается прописными буквами размером шрифта N 16 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Заголовок печатается от левой границы поля размером шрифта 12, курсивом через одинарный межстрочный интервал.

Основной текст письма печатается размером шрифта N 14 с абзаца. На оборотной стороне письмо визируется руководителем органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области, вносившим законопроект.

Образец оформления представления к законопроекту приводится в приложении N 2.

2.2.6. Требования по оформлению распоряжения к законопроекту. Распоряжение к законопроекту печатается на гербовом бланке

"Распоряжение Губернатора области" как высшего должностного лица в 1 экземпляре. Распоряжение оформляется по правилам согласно пункту 2.3.

Проект распоряжения к законопроекту согласовывается руководителем органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области, подготовившим проект и подтверждающим соответствие текста файла документа его бумажному носителю.

В обязательном порядке и указанной далее последовательности проект распоряжения к законопроекту визируется:

- первыми заместителями, заместителями Губернатора области, курирующими вопросы, затронутые в проекте;

- председателем комитета внутренней политики администрации области;

- начальником управления по документообороту администрации области.

Текст распоряжения должен содержать пункты о внесении Губернатором области законопроекта в Законодательное Собрание области и о назначении своего представителя в Законодательном Собрании области при рассмотрении данного вопроса.

Образец оформления распоряжения Губернатора области приводится в приложении N 3.

2.2.7. Требования по оформлению постановления Законодательного Собрания области.

Проект постановления Законодательного Собрания Владимирской области печатается на утвержденных бланках "Постановление Законодательного Собрания Владимирской области" и имеет следующие реквизиты:

а) наименование вида акта - постановление - отделяется от наименования органа представительной власти Владимирской области 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами с выделением полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

б) дата и номер постановления отделяются от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, проставляются при подписании акта. Дата печатается от границы левого поля, номер от границы правого поля;

в) заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом, размер шрифта N 14, отвечает на вопрос: "О чем?".

Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал;

г) текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается размером шрифта N 14 через 1-1,5 интервал в зависимости от объема.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст подразделяется на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть. Преамбула в проектах постановлений Законодательного Собрания завершается словами "Законодательное Собрание Владимирской области Постановляет". Последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку, прописными буквами;

д) подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Законодательного Собрания", инициалов и фамилии председателя Законодательного Собрания. Слова "Председатель" и "Законодательного Собрания" печатаются в две строки через одинарный межстрочный интервал. Слово "Председатель" центрируется относительно второй строки реквизита, а слова "Законодательного Собрания" печатаются от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия председателя Законодательного Собрания печатаются у правой границы текстового поля.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов проектов законов Владимирской области.

Проект постановления Законодательного Собрания визируется на оборотной стороне руководителем органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области, подготовившими пакет документов для внесения в Законодательное Собрание области, с указанием наименования должности, личной подписи и расшифровки подписи.

Образец оформления постановления Законодательного Собрания области приводится в приложении N 4.

2.2.8. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается размером шрифта N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами двумя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля страницы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита одним (двумя) межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через одинарный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

Пояснительная записка
к проекту Закона Владимирской области "О внесении изменений в Закон Владимирской области "О государственной поддержке инвестиционной деятельности, осуществляемой в форме капитальных вложений на территории Владимирской области"

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через полтора интервала от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, в случае необходимости места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Пояснительная записка подписывается руководителем подразделения, подготовившим законопроект.

Образец оформления пояснительной записки приводится в приложении N 5.

2.2.9. Пакет документов к законопроекту представляется в Законодательное Собрание области не только на бумажном, но и на электронном носителе с указанием названия законопроекта и при наличии визы руководителя органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области, подготовившего законопроект.

2.3. Подготовка и оформление указов, распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области, распоряжений первого заместителя Губернатора области, распоряжений заместителя Губернатора области

2.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов, распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области, распоряжений первого заместителя Губернатора области, распоряжений заместителя Губернатора области) проводится органами исполнительной власти области и структурными подразделениями администрации области в соответствии с настоящей Инструкцией.

Ответственность за оформление проектов указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области, распоряжений первого заместителя Губернатора области, распоряжений заместителя Губернатора области возлагается на руководителей структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области, которые вносят эти проекты.

Разработчик готовит пояснительную записку к проектам указов Губернатора области, постановлений администрации области. В обязательном порядке в пояснительной записке должна быть отражена информация о проведении оценки регулирующего воздействия, обязательного общественного обсуждения, обсуждения на заседаниях общественных советов проектов нормативных правовых актов области либо об отсутствии необходимости их проведения, а также дата направления проекта в прокуратуру Владимирской области, в случаях, установленных регламентом работы администрации области. К проектам распоряжений Губернатора области, администрации области пояснительная записка готовится при необходимости исходя из значимости и существа вносимых изменений.

При направлении на визирование проектов нормативных правовых актов о внесении изменений разработчиком предоставляются копии правовых актов, в которые вносятся изменения.

2.3.2. Проекты актов Губернатора области, администрации области, первого заместителя Губернатора области и заместителя Губернатора области печатаются в формате текстовых документов *.odt, *.rtf, *.doc, *.docx с использованием шрифтов, рекомендуемых ГОСТом Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, размером основного текста N 14, заголовка - N 12.

Межстрочный интервал основного текста и заголовка - одинарный.

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - не менее 30 мм, правое - 10 мм, нижнее - 20 мм. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 20 мм, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, номера страниц проставляются в центре верхнего поля листа.

На оборотной стороне последней страницы основного текста документа размещаются визы руководителей администрации области и лиц, с которыми данный проект согласовывается, список рассылки данного документа, имя файла согласно шаблону: <Краткое наименование подразделения>_<Вид документа>_<Аннотация документа>, например, "УД_Распоряжение_ "О системе электронного документооборота", краткая информация об исполнителе (должность, ФИО, контактный телефон, e-mail) (приложение N 8).

2.3.3. Проекты актов Губернатора области, администрации области, первого заместителя Губернатора области, заместителя Губернатора области имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Губернатора области, распоряжение Губернатора области, постановление администрации области, распоряжение администрации области, распоряжение первого заместителя Губернатора области, распоряжение заместителя Губернатора области), дата, номер, заголовок, подпись.

Указы и распоряжения Губернатора области, постановления и распоряжения администрации области, распоряжения первого заместителя Губернатора области, распоряжения заместителя Губернатора области должны иметь заголовок (аннотацию), в краткой форме отражающий их содержание и отвечающий на вопрос "О чем?". В отдельных распоряжениях администрации области и заместителя Губернатора области заголовок может отсутствовать. Не допускается в заголовках написание сокращенных слов и аббревиатур. В случае внесения изменений в указы, постановления и распоряжения в заголовке проекта указываются только вид и реквизиты изменяемого акта.

Заголовок располагается в верхнем левом углу после реквизита "Дата" перед основным текстом на расстоянии 8 - 9 см от верхнего края листа и пишется с прописной буквы курсивом. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка Дополнительным интервалом 24 пт.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста проекта Указа, распоряжения Губернатора области, постановления и распоряжения администрации области, распоряжения первого заместителя Губернатора области, распоряжения заместителя Губернатора области на одной странице.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Интервал между абзацами 6 пт.

Содержание проектов Указа и постановления должно учитывать ранее изданные указы Губернатора области, постановления администрации области по рассматриваемым вопросам.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки Указа, постановления, а также содержится ссылка на законы и иные нормативные правовые акты, в соответствии с которыми они принимаются. Копии данных документов прикладываются к проекту нормативного правового акта.

Преамбула в указах Губернатора области и постановлениях администрации области завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

Постановляющая часть может подразделяться на пункты, подпункты, абзацы. Пункты должны иметь единую для всего документа нумерацию арабскими цифрами с точкой. Пункты перечисления оформляются списком с интервалом 6 пт, заголовков не имеют. Номера подпунктов включают номер пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой (например: 1.1., 1.2., 1.3.) или обозначаются строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Каждый пункт документа должен содержать законченную мысль и включать, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний объединяются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый Указ, постановление, распоряжение должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

Наименования упоминаемых в документе органов, организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, утвержденным в уставе (положении).

Проекты указов Губернатора области и постановлений администрации области должны содержать пункты о возложении контроля за их исполнением и днем вступления в силу.

В пунктах проектов указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области, которыми возлагается контроль за исполнением соответствующих актов, указывается полное наименование должности заместителя Губернатора области, иного должностного лица без указания его фамилии и инициалов.

Пример:

Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя Губернатора области, курирующего вопросы социальной политики.

В случае возложения в тексте документа обязанностей на структурные подразделения администрации области и органы исполнительной власти области указываются только наименования соответствующих структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области без указания фамилии и инициалов руководителя.

Пример:

Департаменту культуры администрации области обеспечить организационные меры по награждению победителей фестиваля.

Реквизит "Подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт) и состоит из слов "Губернатор области", "Первый заместитель Губернатора области", "Заместитель Губернатора области", инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Слова "Губернатор области", "Первый заместитель Губернатора области", "Заместитель Губернатора области" печатаются от границы левого поля. Инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля без пробела между инициалом отчества и фамилией.

Дата и номер проставляются после подписания документа Губернатором области в отделе по работе с областными правовыми актами управления по документообороту администрации области.

Датой документа является дата его подписания.

Нормативные правовые и распорядительные акты нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года раздельно для указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области по основной деятельности, распоряжений по отпускам и командировкам, распоряжений по личному составу.

Дата и номер оформляются цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера документа. Дата состоит из восьми цифровых знаков.

К порядковому номеру - распоряжения Губернатора области через дефис добавляются буквы "рг", к порядковому номеру распоряжения администрации области, распоряжения заместителя Губернатора области по основной деятельности через дефис добавляется буква "р", к порядковому номеру распоряжения администрации области, первого заместителя Губернатора области, заместителя Губернатора области по отпускам и командировкам через дефис добавляются буквы "рко", к порядковому номеру распоряжения администрации области по личному составу через дефис добавляются буквы "рк".

2.3.4. Проекты указов, распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области по кадровым вопросам подготавливаются комитетом государственной и муниципальной службы администрации области совместно с заинтересованными подразделениями администрации области на основании соответствующих заявлений и служебных записок.

2.3.5. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный документ не допускается.

2.3.6. Отдел по работе с областными правовыми актами обеспечивает изготовление копий указов, распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области, распоряжений первого заместителя Губернатора области и распоряжений заместителя Губернатора области и направляет их исполнителям и иным заинтересованным органам и должностным лицам согласно указателю рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Подлинность указанных копий удостоверяется печатью отдела по работе с областными правовыми актами управления по документообороту администрации области.

Указы, постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

Рассылка указов, постановлений (распоряжений) в электронном виде осуществляется отделом по работе с областными правовыми актами, на бумажном носителе - отделом документационного обеспечения управления по документообороту в течение суток, срочных - незамедлительно.

Копии указов Губернатора области и постановлений администрации области направляются в день их подписания в Законодательное Собрание Владимирской области, за исключением документов с грифом "для служебного пользования".

Если подписанный Губернатором области указ содержит пункт о вступлении в действие со дня официального опубликования, то, как правило, в день поступления, но не позднее чем в трехдневный срок, копии указа в электронном виде и на бумажном носителе передаются в редакционное издательство государственного автономного учреждения "Газета "Владимирские ведомости" (далее - РИГАУ) и в шестидневный срок размещаются на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru).

Если подписанные Губернатором области распоряжения Губернатора области, постановления и распоряжения администрации области содержат пункт о вступлении в действие со дня официального опубликования, то для официального опубликования копии этих правовых актов в шестидневный срок размещаются на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru).

Подлинники указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области, справки, замечания, листы движения и указатели рассылки остаются в управлении по документообороту для последующей передачи в архив. Копии листов движения ежемесячно направляются в контрольный комитет администрации области.

2.3.7. При наличии приложения к проекту нормативного правового акта в окончании соответствующего пункте делается ссылка - "согласно приложению". В верхнем правом углу первого листа приложения пишется слово "Приложение", ниже через межстрочный интервал 18 пт делается ссылка на название документа, его дату, номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Например:

Приложение
к постановлению
администрации области
от _________ N __________

Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами и знак номера ставится перед порядковыми номерами, например, "Приложение N 3".

Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа по центру верхнего поля.

Приложения к проектам указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области, первого заместителя Губернатора области, заместителя Губернатора области оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов, постановлений и распоряжений.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения так же, как и указы, постановления визируются полистно руководителем органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области, разработавшим проект.

Если в документе имеется пункт о создании комиссии, то фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке и указываются полностью имя и отчество.

Образец оформления постановления приводится в приложении N 8.

При наличии в тексте нормативного правового акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое Положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УтвержденО или Утвержден со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

УтвержденО постановлением администрации области от N

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого Документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом или курсивом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именами существительными в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица печатается более чем на одной странице, ее графы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Все встроенные элементы оформления (таблицы, рисунки и т.п.) должны быть стандартными для данного редактора и не должны выходить за пределы полей документа.

Текст документа и приложения к нему должны помещаться в один файл. При необходимости допускается оформление приложений отдельно в формате электронных таблиц (*.ods, *.xls) или в графическом формате jpg (для графических приложений).

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа, постановления. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Информация об изменениях:

Подпункт 2.3.8 изменен с 15 апреля 2019 г. - Распоряжение администрации Владимирской области от 15 апреля 2019 г. N 315-Р

См. предыдущую редакцию

2.3.8. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа основного текста проекта указа, постановления и распоряжения в верхней его части на правой и левой сторонах листа.

Руководители структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области и должностные лица, которым поручена подготовка проектов указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области, определяют из числа работников ответственных исполнителей этих документов, организуют согласование, визирование и подготовку к представлению на подпись указанных проектов документов. Ответственность за составление списка лиц, визирующих и согласующих нормативные правовые акты, возлагается на руководителя структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области - разработчика проекта.

Согласование и визирование проекта документа оформляется визой, которая включает должность, личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату.

Проекты указов, постановлений, распоряжений согласовываются:

- руководителем юридического подразделения или юристом структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области, являющегося разработчиком данного проекта, в случае их наличия в штате;

- руководителем структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области, подготовившим проект и подтверждающим соответствие текста файла документа его бумажному носителю;

- руководителями структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области в рамках их полномочий, а также в случаях, если в документе предусмотрены задания или поручения;

- руководителями территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, которым в документе предусмотрены задания или поручения, представители которых включаются в составы рабочих групп, советов, комиссий и т.д.

В обязательном порядке и указанной далее последовательности проекты указов, постановлений и распоряжений визируются:

- первым заместителем Губернатора области, заместителем Губернатора области, курирующими вопросы, затронутые в проекте;

- председателем контрольного комитета администрации области;

Примечание:

не требуется визирование председателем контрольного комитета администрации области указов об установлении и отмене на территории области ограничительных мероприятий (карантина) по заразным и иным заболеваниям животных;

- председателем комитета внутренней политики администрации области по проектам нормативных правовых актов, предусматривающих взаимодействие администрации области, органов исполнительной власти области с федеральными органами государственной власти или их территориальными органами, органами местного самоуправления;

- первым заместителем руководителя аппарата, заместителем руководителя аппарата при подготовке проектов указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области по вопросам, находящимся в сфере ведения заместителя Губернатора области, курирующего вопросы внутренней политики;

- начальником протокольно-организационного управления администрации области при подготовке проектов указов, постановлений и распоряжений для рассмотрения на заседании коллегии администрации области;

- первым заместителем Губернатора области, директором департамента финансов, бюджетной и налоговой политики по документам, затрагивающим финансовые и имущественные интересы области и областной администрации;

- начальником экспертно-аналитического управления администрации области по документам, устанавливающим новые или изменяющие ранее предусмотренные нормативными правовыми актами области обязанности для субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности, а также устанавливающим, изменяющим или отменяющим ранее установленную ответственность за нарушение нормативных правовых актов области, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, подлежащим оценке регулирующего воздействия;

- председателем комитета проектной деятельности администрации области по документам, подготавливаемым в целях реализации федеральных, региональных и ведомственных проектов (программ), а также по проектам правовых актов, предусматривающих утверждение комплексных планов, планов мероприятий, "дорожных карт", отвечающих условиям проекта (программы), содержащимся в пункте 3.12 Положения об организации проектной деятельности во Владимирской области, утвержденного распоряжением администрации области от 22.06.2017 N 395-р "Об организации проектной деятельности во Владимирской области";

- председателем государственно-правового комитета администрации области.

Примечание:

не требуется визирование председателем государственно-правового комитета администрации области распоряжений о приобретении цветов и ценных подарков (кроме денежных средств, выделяемых из резервного фонда администрации области), об оказании материальной помощи, о награждении, о выдаче со склада имущества и инвентаря, о списании малоценного имущества, о перераспределении площадей в административных зданиях; о предоставлении отпусков, о направлении на учебу, о командировании в пределах Российской Федерации, о приеме делегаций; о выделении средств на представительские расходы администрации области.

Первые заместители, заместители руководителей структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области осуществляют визирование проектов указов, постановлений и распоряжений только в случае документально подтвержденного отсутствия руководителя (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность).

2.3.9. Сбор виз на проектах указов и постановлений происходит с одновременным заполнением листа движения документа (приложение N 7). Лист движения документа оформляется ответственным исполнителем на отдельном листе, который прикладывается к документу и сдается вместе с проектом нормативного правового акта на подпись Губернатору области.

Образец оформления виз на проектах указов и постановлений приводится в приложении N 8.

Визирование и согласование проектов законов, указов, распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области производится заместителями Губернатора области, руководителями органов исполнительной власти области или структурных подразделений администрации области - не позднее одного рабочего дня; первым заместителем Губернатора области, директором департамента финансов, бюджетной и налоговой политики, директором департамента имущественных и земельных отношений - не позднее 2 рабочих дней; руководителем государственно-правового комитета - не позднее 5 рабочих дней.

Срок рассмотрения проектов нормативных правовых актов заместителями Губернатора области, руководителями органов исполнительной власти области или структурных подразделений администрации области может быть увеличен до 2 рабочих дней, а первым заместителем Губернатора области, директором департамента финансов, бюджетной и налоговой политики, директором департамента имущественных и земельных отношений - до 4 рабочих дней, начальником финансового управления государственных контрактов и распоряжений на закупки товаров, работ, услуг - до 3 дней по согласованию между стороной, вносящей и визирующей данный проект.

При явной сложности представленных проектов срок правовой экспертизы в государственно-правовом комитете может быть увеличен до 7 рабочих дней по согласованию комитета с разработчиком проекта.

Срок между датой окончания предыдущего визирования (согласования) заместителем Губернатора области, руководителем органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области и датой начала следующего визирования (согласования) не должен превышать двух рабочих дней.

Срок визирования и согласования проекта указа и распоряжения Губернатора области, постановления и распоряжения администрации области не должен превышать 3 месяцев со дня первой визы. В случае превышения указанного срока документ перед передачей на подпись Губернатору области подлежит повторному согласованию и визированию.

Контрольный комитет ежемесячно проводит мониторинг соблюдения разработчиками указанных сроков, результаты которого по каждому разработчику направляются Губернатору области в виде аналитической записки до 10 числа следующего месяца и докладываются на очередном оперативном совещании при Губернаторе области.

Государственно-правовой комитет может возвратить проект разработчикам для оперативного устранения выявленных нарушений. На доработку документов по внесенным при визировании и согласовании замечаниям разработчику предоставляется 5 рабочих дней, при повторных и последующих замечаниях - не более 2 рабочих дней.

2.3.10. После проведенного согласования и визирования проекта указа, постановления и распоряжения на бумажном носителе направляется актуальная электронная версия документа на адрес электронной почты npa@avo.ru.

Тема письма формируется согласно шаблону: <Краткое наименование подразделения>_<Вид документа>_<Аннотация документа>. Например: УД_Распоряжение_О системе документооборота.

Если необходимо переслать несколько файлов, они упаковываются в ZIP-архив.

Имя вложения (файла или архива) формируется согласно шаблону: <Краткое наименование подразделения>_<Вид документа>_<Аннотация документам>. Например: УД_Распоряжение_О системе документооборота.

После отправки проекта документа на указанный выше адрес электронной почты исполнитель предоставляет проект документа на бумажном носителе в кабинет N 504 здания администрации области для отметки на листе согласования/визирования факта получения проекта документа в электронном виде ответственным сотрудником управления по документообороту.

2.3.11. Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту излагаются в отдельном документе, который прилагается к проекту правового акта, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".

Лица, ответственные за подготовку проекта, обязаны рассмотреть все поступившие замечания и предложения и с их учетом доработать текст проекта, сняв замечания. Если при этом не выработано общее согласованное мнение, то заместитель Губернатора области, курирующий соответствующее направление деятельности, вправе лично внести этот проект на рассмотрение Губернатору области.

Если в процессе согласования или в ходе доработки проекта вносятся существенные изменения в первоначальную редакцию проекта, он подлежит повторному визированию в соответствующих органах. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены редакционные правки, не изменившие его содержание.

Оформленные на бланке установленной формы проекты нормативных правовых актов Губернатора и администрации области визируются полистно, включая приложения, на оборотной стороне листа руководителем органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области, подготовившими проект.

Сбор виз осуществляется лицом, ответственным за подготовку проекта документа.

Проекты постановлений администрации области о предоставлении участков недр местного значения, разрабатываемые департаментом природопользования и охраны окружающей среды администрации области, передаются в управление по документообороту администрации области с заверенной копией комплекта документов для получения права пользования участком недр местного значения. В случае предоставления права пользования участком недр местного значения на аукционе: заверенные копии документов, представленных участниками для участия в аукционе, протоколы проведения аукциона, заседания аукционной комиссии, приказ департамента природопользования администрации области об утверждении итогов аукциона. Департаменту природопользования и охраны окружающей среды администрации области обеспечить ответственное хранение оригинала комплекта указанных документов.

2.3.12. Проекты указов, постановлений, распоряжений вместе с пояснительными материалами (если они имеются), указателем рассылки на оборотной стороне последнего листа передаются в управление по документообороту.

2.3.13. Пункт об отмене ранее принятых правовых актов следует, как правило, начинать со слов: "Признать утратившим (утратившими) силу...".

Перечень отменяемых правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, может быть приложен к основному правовому акту. В этом случае пункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом: "Признать утратившими силу постановления администрации (Губернатора, главы администрации) области согласно приложению".

2.3.14. Пункт об изменении и дополнении отдельных положений ранее принятого правового акта строится по следующей схеме:

"Внести изменение в постановление администрации области от ... N ...." (заголовок)", изложив пункт 3 в следующей редакции:

"3.... (текст новой редакции пункта)".

"Внести дополнение в постановление администрации области от ... N... "(заголовок)", дополнив его пунктом 4 в следующей редакции:

"4. ... (текст новой редакции пункта)".

Пункт о дополнении отдельного положения ранее принятого правового акта строится по следующей схеме:

Внести дополнение в пункт 4 постановления администрации области от ... N..." (заголовок)", дополнив его после слов "..." словами "...".

При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий нормативный правовой или распорядительный документ администрации области, как правило, подлежит отмене. В таком случае издается документ, в который включаются все необходимые положения из ранее принятого.

Подписанные Губернатором области указы, постановления и распоряжения регистрируются в системе электронного документооборота СЭДД АВО.

2.4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке служебных документов сотрудники администрации области оформляют реквизиты документов с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.4.1. Герб Владимирской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Владимирской области от 05.02.1999 N 8-ОЗ "О гербе Владимирской области".

2.4.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.4.3. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.4.4. Наименование органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении об этом органе исполнительной власти области или структурном подразделении администрации области.

При наличии сокращенного наименования органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области его помещают в скобках ниже полного.

Над наименованием органа исполнительной власти области или структурного подразделения, находящегося в ведении высшего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, указывается полное наименование этого органа, а именно: администрация Владимирской области.

2.4.5. Справочные данные об органе исполнительной власти области или структурном подразделении администрации области включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.).

2.4.6. Наименование вида документа, создаваемого органом исполнительной власти области или структурным подразделением администрации области, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.4.7. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться, подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой, например: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

Утратил силу. - Распоряжение администрации Владимирской области от 24 августа 2018 г. N 565-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Утратил силу. - Распоряжение администрации Владимирской области от 24 августа 2018 г. N 565-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

2.4.8. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, дополненного индексом дела по номенклатуре дел и буквенным обозначением подразделения (приложение N 10).

Порядок расположения символов номера для входящих документов следующий:

номер по Порядку - буквенное обозначение подразделения или органа исполнительной власти области - индекс дела по номенклатуре. Например, 101-ГПК-01-01.

Для исходящих документов:

буквенное обозначение структурного подразделения или органа исполнительной власти области - номер по порядку - индекс дела по номенклатуре. Например, ГПК-101-01-01.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

2.4.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.4.10. Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.4.11. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Все строки реквизита "Адресат" центрируются по отношению к самой длинной строке.

Например:

                                                    Министерство культуры

                                                     Российской Федерации

                                     Административно-правовой департамент

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

                                                 Министерство образования

                                             и науки Российской Федерации

                                            Департамент управления делами

                                        Ведущему специалисту А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:

                                                   Генеральному директору

                                                объединения "Ростекстиль"

                                                             В.Д. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

                                                            Руководителям

                                           исполнительно-распорядительных

                                          органов местного самоуправления

В состав реквизита "Адресат" должен входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

                                                   Директору департамента

                                          туризма и региональной политики

                                                    Министерства культуры

                                                     Российской Федерации

                                                            О.С. Яриловой

                                               Малый Гнездниковский пер.,

                                                    д. 7/6, стр.1, ГСП-3,

                                                        г. Москва, 125993

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

                                                           Бельдовой М.В.

                                     Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32

                                                           Москва, 117574

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

2.4.12. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                                                Утверждаю

                                                  Заместитель Губернатора

                                                                  области

                                     ________________ (инициалы, фамилия)

                                     (личная подпись)

                                                               00.00.0000

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УтвержденО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

                                                               Утверждено

                                                       Приказом Росархива

                                                     от 16.03.2016 N 1505

2.4.13. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Если в проекте резолюции, содержащей поручение, предусматривается несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель поручения, который указывается первым или помечается словом "отв.".

Если проект резолюции предусматривает несколько поручений, то резолюция разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений. При этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителей и определения исполнителя, ответственного за выполнение данного пункта поручения.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю подготовленные и подписанные ими предложения в течение первой половины срока, отведенного для исполнения документа, если должностным лицом, наложившим резолюцию, не определен иной конкретный срок исполнения.

Если срок исполнения документа составляет менее 15 дней, то подготовленные проекты документов сдаются ответственному исполнителю не позднее чем за 5 дней до истечения срока.

Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция оформляется на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение N 11).

2.4.14. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например:

Приказ
об изменении штатного расписания

РУКОВОДИТЕЛЯ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ ИЛИ ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ

"чего?" ("кого?"), например:

Должностная инструкция
главного бухгалтера

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

2.4.15. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают словами или штампом "Контроль".

2.4.16. Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы, графического материала или в виде соединения этих структур. Объем текста делового письма, как правило, не должен превышать 2-х печатных страниц, справки или служебной записки - 4-х страниц.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, кроме этого, может указываться и заголовок к тексту документа.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("департамент не возражает").

2.4.17. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение:

1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2
к Приказу Росархива
от 16 марта 2016 г. N 261

Слова "Приложение N" центрируются относительно самой длинной строки, например:

Приложение N 2
к Приказу Минкультуры России
от 18 марта 2016 г. N 234

Информация об изменениях:

Подпункт 2.4.18 изменен с 15 апреля 2019 г. - Распоряжение администрации Владимирской области от 15 апреля 2019 г. N 315-Р

См. предыдущую редакцию

2.4.18. Право подписи документа, направляемого из администрации области в адрес Президента Российской Федерации, аппарата Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, аппарата Правительства Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (в ответ на запросы), полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, Главного федерального инспектора по Владимирской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, председателя Законодательного Собрания Владимирской области, председателя областного суда, председателя арбитражного суда области, председателя Первого арбитражного апелляционного суда, прокурора области, руководителей правоохранительных органов области имеет только Губернатор области или лицо, исполняющее его обязанности (за исключением случаев прямого поручения Губернатора области либо прямого обращения вышеназванных должностных лиц в структурные подразделения и органы исполнительной власти области). Данные документы визируются заместителями Губернатора области по курируемым вопросам. В случае подготовки проекта письма структурными подразделениями администрации области или органами исполнительной власти области, работу которых координирует и контролирует Губернатор области, документ визируется только руководителем структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области.

Первые заместители Губернатора области, заместители Губернатора области имеют право подписи документов, подготовленных в адрес федеральных министров и их заместителей, структурных подразделений Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, а также членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (за исключением отзывов на проекты федеральных законов), аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, федерального инспектора по Владимирской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе.

Первый заместитель и заместитель руководителя аппарата администрации области имеют право подписи документов, подготовленных для министерств и ведомств, структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти по направлениям своей деятельности.

Руководители структурных подразделений администрации области, руководители органов исполнительной власти области имеют право подписи документов, направляемых в структурные подразделения министерств и иные федеральные органы исполнительной власти, руководителям государственных органов Владимирской области, руководителям территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в пределах компетенции, определенной соответствующими правовыми актами области.

Письма, адресованные в органы местного самоуправления городских округов и муниципальных районов Владимирской области, подписываются Губернатором области, первыми заместителями Губернатора области, заместителями Губернатора области, первым заместителем и заместителем руководителя аппарата администрации области, руководителями структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области..

Документы внутренней переписки, подготовленные структурными подразделениями администрации области и органами исполнительной власти области и направляемые Губернатору области, должны подписываться заместителями Губернатора области по курируемым вопросам и визироваться на оборотной стороне первого экземпляра документа руководителями структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области, подготовивших данные документы. На данные документы присваиваются внутренние номера в секретариатах первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области.

Ответы на обращения граждан подписывают Губернатор области, первые заместители Губернатора области, заместители Губернатора области, руководители органов исполнительной власти области, структурных подразделений администрации области либо уполномоченные на то должностные лица администрации области в пределах своей компетенции.

Ответы на обращения граждан, в которых обжалуются действия государственных служащих администрации области, подписывают вышестоящие в порядке подчиненности руководители администрации области, исполнительных органов администрации области, должностные лица.

Информацию об исполнении поручений по рассмотрению обращений граждан, направляемую в адрес Президента Российской Федерации, аппарат Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, аппарат Правительства Российской Федерации, Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, федеральным министрам, полномочному представителю Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, председателю областного суда, председателю арбитражного суда области, председателю первого арбитражного апелляционного суда, прокурору области, руководителям правоохранительных органов области, подписывают Губернатор области или первый заместитель Губернатора области, исполняющий его обязанности. Информацию об исполнении поручений по рассмотрению обращений граждан, направляемую в иные федеральные органы государственной власти, подписывают Губернатор области, первые заместители Губернатора области, заместители Губернатора области, руководители структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "И. О.", "заместитель"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии.

Проекты документов, подготовленные во исполнение резолюций Губернатора области или по его поручению руководителя секретариата Губернатора области, направляются Губернатору области исполнителями для подписания не менее чем за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения, за исключением документов с пометками "Оперативно", "Срочно", "Весьма срочно".

Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Второй экземпляр исходящего документа (с указателями рассылки), завизированный исполнителем, подписанный руководителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой.

В подписанных документах не допускаются подчистки, исправления, добавления.

Использование факсимильное воспроизведения (факсимиле) подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подготовке Почетных грамот, поздравительных адресов, открыток, поздравительных, приветственных и благодарственных писем, приглашений, извещений, а также на копиях подписанных ранее документов, подлежащих направлению "В дело".

Факсимиле подписи ставится только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример -

                    /------------------------------------------\

                    |           Эмблема ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН      |

                    |          органа ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ     |

Наименование власти |                                          |

      должности     |                                          | Н.Н. Николаев

                    |                                          |

                    |       Сертификат 1а111ааа000000000011    |

                    |    Владелец Николаев Николай Николаевич  |

                    | Действителен с 01.03.2018 по 01.12.2022  |

                    \------------------------------------------/

Размер отметки об электронной подписи, формируемой в системе электронного документооборота администрации области, составляет 7,4 см в длину и 2,4 см по высоте.

2.4.19. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются руководителем органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области, где готовился проект документа.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Если документ готовится ответственным исполнителем, то он обязательно должен быть завизирован всеми соисполнителями, указанными в резолюции.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа второго экземпляра документа.

При подготовке аналитической информации, справки по результатам проверки деятельности допускается согласование с руководителем проверяемой структуры в нижней части оборотной стороны последнего листа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

     Замечания прилагаются

     Начальник юридического

                     отдела         Личная подпись            А.С. Иванов

                                          Дата

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа с организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

     СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор ЗАО "Термопласт"

____________________ ______________________

   (личная подпись)    (инициалы, фамилия)

00.00.0000

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо заместителя Руководителя

федерального агентства

от 00.00.0000 N 000

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.4.20. Администрация, области имеет печать с изображением государственного герба Российской Федерации и иные печати без изображения государственной символики.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

2.4.21. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

           Верно

     Инспектор службы кадров

     Личная подпись            А.П. Петрова

     Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за...год").

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати администрации области.

2.4.22. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Например:

Забелин Иван Андреевич,

контрольный комитет,

ведущий специалист,

+7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru

Отметка об исполнителе печатается шрифтом меньшего размера и может оформляться как нижний колонтитул.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя.

2.4.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Исполненные документы направляются в дело руководителями, наложившими резолюции, руководителем секретариата Губернатора области, руководителями секретариатов первых заместителей, заместителей Губернатора области.

Отметка "В дело", дата, подпись (с расшифровкой) лица, списавшего документ, проставляется на лицевой стороне первого листа исполненного документа.

Контрольные документы (со штампами "Контроль") направляются в дело только с обязательной пометкой над регистрационным штампом документа о снятии их с учета в контрольном комитете.

Материалы к документам с визами "Для использования в работе", "Для руководства" (книги, брошюры, долгосрочные программы и т.п.) хранятся в делах подразделений. Сопроводительные документы или ксерокопии первых страниц материалов с регистрационными номерами управления по документообороту, содержащие полную информацию о том, где находятся основные материалы, сдаются в управление по документообороту и в установленном порядке направляются в дело.

2.4.24. Отметка о поступлении документа в администрацию области содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа (приложение N 12).

2.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

2.5.1. Приказ.

2.5.1.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей органов исполнительной власти области и структурных подразделений, которые готовят и вносят проекты.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет ответственный за делопроизводство.

2.5.1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем юридической службы. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, " то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

2.5.1.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы или стандартных листах бумаги формата А4. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

2.5.1.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия также обязательно направляется исполнителю.

2.5.1.5. Приказ имеет следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти области, структурного подразделения администрации области;

наименование вида документа - приказ;

дата и номер приказа.

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: от 13 марта 2016 г. N 101.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и отвечать на вопрос "О чем?" Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается курсивом, размером шрифта N 12, через один межстрочный интервал.

Например:

О создании службы документационного обеспечения управления

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается размером шрифта N 14 через одинарный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться, как правило, словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах Губернатора области, постановлениях, распоряжениях администрации области.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает руководитель органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения администрации области, подготовившим проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

2.5.1.6. Совместные приказы органов исполнительной власти области печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти области располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается центрировано;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти области располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления приказа приведен в приложении N 14.

2.5.2. Договор (соглашение, государственный контракт).

2.5.2.1. Проекты договоров (соглашений, государственных контрактов), заключаемых администрацией области, подготавливаемые органами исполнительной власти области и структурными подразделениями администрации области, печатаются в количестве, соответствующем количеству сторон, участников договора (соглашения), государственного контракта на стандартных листах бумаги формата А4.

2.5.2.2. На первой странице документа в тексте центрового поля выделяется слово "ДОГОВОР" ("СОГЛАШЕНИЕ", "ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОНТРАКТ").

2.5.2.3. Через 2 межстрочных интервала после слова "Договор" ("Соглашение", "государственный контракт") печатается наименование документа.

2.5.2.4. Через 3 межстрочных интервала после наименования документов в левом углу листа ставится наименование места его подписания, а в правом - регистрационный номер указанного документа и дата в соответствии с очередной записью в Реестре договоров (соглашений), государственных контрактов, заключаемых администрацией Владимирской области.

2.5.2.5. Договор (соглашение, государственный контракт) может содержать разделы (статьи, главы, подразделы, пункты, подпункты), которые должны быть пронумерованы.

2.5.2.6. Основной текст договора (соглашения, государственного контракта) печатается, как правило, шрифтом N 14. Наименования разделов могут быть выделены иным шрифтом.

2.5.2.7. Все страницы договора (соглашения, государственного контракта) нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются посередине верхнего поля листа.

2.5.2.8. Визирование договоров (соглашений, государственных контрактов) осуществляется в порядке, утвержденном постановлением администрации области от 31.03.2004 N 216.

2.5.2.9. Подпись на договоре (соглашении, государственном контракте) Губернатора области или уполномоченного им лица заверяется гербовой печатью.

2.5.2.10. Количество подлинников договора (соглашения, государственного контракта) должно быть не менее числа подписывающих его сторон.

2.5.2.11. Подписанный представителями сторон договор (соглашение, государственный контракт) направляется ответственным исполнителем сначала в управление по документообороту, где подпись Губернатора области или уполномоченного лица скрепляется гербовой печатью, а затем в государственно-правовой комитет для включения в Реестр договоров (соглашений, государственных контрактов), заключаемых администрацией области.

2.5.3. Протокол.

2.5.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведённых во время совещания (заседания, рабочей встречи), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

2.5.3.2. Протокол должен быть подготовлен не позднее 3-х дней со дня заседания, а протокол коллегии администрации области или совещания Губернатора области с главами исполнительных органов местного самоуправления - не позднее 5-ти дней.

2.5.3.3. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.5.3.4. В администрации Владимирской области протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.5.3.5. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий;

Секретарь.

Присутствовали - список присутствовавших в алфавитном порядке или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек, например:

Присутствовали 25 человек (список прилагается).

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об").

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., Против -..., Воздержалось -...).

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.5.3.6. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), на совещании, заседании, а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "ПРИСУТСТВОВАЛИ" печатается прописными буквами от границы левого поля документа, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей присутствующих справа от должности инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместители Губернатора области, руководители структурных подразделений администрации области.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через одинарный межстрочный интервал.

Допускается оформлять список присутствовавших отдельным приложением с указанием должностей, инициалов и фамилий.

Основная часть протокола печатается через одинарный межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на совещании, заседании, и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрировано, размером шрифта N 14 и выделяется полужирным шрифтом и подчеркивается чертой после последней строки. Точка в конце наименования не ставится. Под чертой в скобках указываются фамилии лиц, выступивших по данному вопросу.

Фамилии печатаются также через одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.5.3.7. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов, совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании (совещании).

2.5.3.8. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель органа исполнительной власти области или структурного подразделения, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью.

2.5.3.9. Протоколы комиссий, советов, совещаний, проводимых Губернатором области, после подписания Губернатором области передаются для регистрации и хранения подлинника документа в отдел по работе с областными правовыми актами управления по документообороту администрации области.

При регистрации в отделе по работе с областными правовыми актами к уже имеющемуся номеру протокола добавляется через дробь порядковый номер с буквенным обозначением "пр", после чего копии этих протоколов передаются в контрольный комитет администрации области для регистрации и организации контроля за их исполнением. Затем зарегистрированная копия протокола контрольным комитетом направляется ответственному исполнителю для рассылки.

Информация об изменениях:

Подпункт 2.5.3.10 изменен с 15 апреля 2019 г. - Распоряжение администрации Владимирской области от 15 апреля 2019 г. N 315-Р

См. предыдущую редакцию

2.5.3.10. Протоколы оперативных совещаний, рабочих поездок Губернатора области в муниципальные образования области оформляются контрольным комитетом. Протоколы совещаний с главами органов местного самоуправления оформляются комитетом внутренней политики. Протоколы заседаний комиссий, советов, рабочих групп оформляются органами исполнительной власти области и структурными подразделениями администрации области, осуществляющими документационное обеспечение их деятельности.

2.5.3.11. Рассылку копий протоколов по итогам заседаний комиссий, советов, рабочих групп, совещаний в адрес исполнителей осуществляет орган исполнительной власти области либо структурное подразделение администрации области, ответственные за проведение совещания, после регистрации протоколов в отделе по работе с областными правовыми актами управления по документообороту и контрольном комитете.

Рассылку копий протоколов по итогам совещаний с главами органов местного самоуправления в адреса муниципальных образований области осуществляет комитет внутренней политики администрации области после регистрации протоколов в отделе по работе с областными правовыми актами управления по документообороту и контрольном комитете.

2.5.3.12. Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые имеют следующие реквизиты:

- Наименование вида документа - выписка из протокола.

- Вид совещания, заседания.

- Дата и номер.

Эти реквизиты печатаются так же, как в протоколе.

- Формулировка вопроса повестки дня.

Указывается вопрос (или вопросы) повестки дня, по которому делается выписка из протокола.

- Решение.

Перечисляются пункты решений, относящихся к вопросу повестки дня.

Каждый пункт печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и может быть пронумерован арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

- Подпись.

Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, заседании, инициалов и фамилии.

- Печать.

Рассылаемые экземпляры выписок из протокола заверяются печатью. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности председательствовавшего на совещании, заседании.

-Приложение.

Отметка об ограничении доступа к выписке из протокола.

2.5.3.13. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола установленной формы или на стандартных листах бумаги формата А4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) через 2 межстрочных интервала, печатается название города или организации, где проводилось совещание, заседание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой;

Дата и номер протокола - дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через одинарный межстрочный интервал;

Подпись - отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

2.5.3.14. Приложения.

Оформляются на отдельном листе бумаги.

На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через 1,5 интервала дается ссылка на протокол совещания, заседания, его дату и номер.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа.

Например:

Приложение
к протоколу совещания
у Губернатора области
от 20 марта 2016 г. N 4

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

2.5.3.15. Пометка ограничения доступа к протоколу.

Гриф или пометка ограничения доступа к протоколу печатается на первом листе документа в правом верхнем углу.

Протоколы совместных заседаний, совещаний нескольких коллегиальных органов оформляются с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.

Образцы оформления протоколов приведены в приложении N 15.

2.5.4. Служебные письма.

2.5.4.1. Служебные письма администрации области готовятся:

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации области;

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы федеральных агентств и федеральных служб;

как сопроводительные письма в различные организации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма;

или иные.

Правила оформления служебных писем:

текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы, графического материала или в виде соединения этих структур. Объем текста делового письма, как правило, не должен превышать 2 печатных страниц, справки или служебной записки - 4 страниц. При подготовке используется заменить словами "шрифт, рекомендуемый ГОСТом Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, размер шрифта 14.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В заголовке и тексте документа не рекомендуется отрывать и переносить на другую строку или страницу:

инициалы имени и отчества от фамилии;

дату от наименования месяца;

цифры, обозначающие количество, от слов "процент", "метр", "километр", "тонна" и т.д.;

код города и цифры телефонного номера.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом::

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение:

1. Справка о... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа. Все строки реквизита "Адресат" центрируются по отношению к самой длинной строке. В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес.

Служебные письма должны содержать отметку об исполнителе, которая включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Служебные письма могут адресоваться как адресатам внутри страны, так и зарубежным корреспондентам.

2.5.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области.

К проектам писем, предоставляемым для подписания Губернатором области, прикладываются их копии, завизированные первым заместителем либо заместителем Губернатора области, руководителем структурного подразделения администрации области или иного органа исполнительной власти области, а также документы, на основании которых они подготовлены. В случае подготовки проекта письма структурными подразделениями администрации области или органами исполнительной власти области, работу которых координирует и контролирует Губернатор области, документ визируется только руководителем структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области.

В случае подписания письма первым заместителем либо заместителем Губернатора области документ визируется руководителем структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области.

Письмо визируется на оборотной стороне последнего листа проекта, в нижней его части. Виза включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой подписи и дату.

При направлении письма более чем в 4 адреса или в организации, не входящие в официальные указатели рассылки, исполнителем составляется указатель рассылки, с указанием официальных наименований организаций и их почтовых адресов. Список рассылки визируется руководителем разработавшего проект письма органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области.

2.5.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 (приложение N 9). Изготовление бланков писем с изображением герба Владимирской области средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Письма на бланках "Губернатор Владимирской области" подписывает только Губернатор области, письма на бланках "Администрация Владимирской области" подписывают первые заместители и заместители Губернатора области. Руководители структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области подписывают письма на бланках соответствующего органа исполнительной власти области и структурного подразделения администрации области.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти области, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов исполнительной власти области, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Если документ направляется лицу, совмещающему несколько должностей или выполняющему одновременно служебные и общественные функции, то документ адресуется по той должности, к которой относится его содержание. Указывать в реквизите "адресат" все занимаемые должности корреспондента не допускается.

2.5.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: "Администрация области считает...", "Департамент рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. В конце текста допускается печатать заключительную этикетную фразу "С уважением,...".

2.5.4.5. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях администрации области и в должностных регламентах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

Отправка писем способом фельдъегерской связи осуществляется по указанию Губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, руководителя секретариата Губернатора области, начальника управления по защите государственной тайны и информации и начальника управления по документообороту.

Неправильно оформленные письма и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

2.6. Оформление телеграмм

2.6.1. Отправка телеграмм из администрации области осуществляется управлением по документообороту, а в отдельных случаях управлением по защите государственной тайны и информации средствами специальной документальной связи. Осуществляется отправка двух видов телеграмм: "Простая" и "Правительственная".

Телеграммы категории "Простая" могут быть отправлены за подписью первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области.

Телеграммы категории "Правительственная" отправляются за подписью Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, исполняющего обязанности Губернатора области, либо по их поручению.

2.6.2 Правила оформления телеграмм:

- текст телеграммы должен быть напечатан на белой бумаге прописными буквами через 1 межстрочный интервал (см. образец);

- телеграммы имеют следующие реквизиты: адрес (куда и кому); в обязательном порядке в телеграмме указывается полный адрес получателя телеграфного сообщения и отметка о категории телеграммы (ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ);

- телеграмма должна содержать не более 300 слов. Телеграмма, содержащая более 300 слов, разбивается на 2 и более телеграмм, при этом каждая последующая часть начинается со слова "ПРОДОЛЖЕНИЕ" и далее по тексту;

- телеграмма должна быть завизирована руководителем органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области, готовящего проект телеграммы, с указанием должности и фамилии.

Образец правительственной телеграммы:

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ

МОСКВА ИЛЬИНКА 9

ЗАМЕСТИТЕЛЮ МИНИСТРА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

И И ПЕТРОВУ=

УВАЖАЕМЫЙ ИВАН ИВАНОВИЧ!

ОТ ВСЕЙ ДУШИ ПОЗДРАВЛЯЮ ВАС С ДНЕМ РОЖДЕНИЯ!

В ЭТОТ ЗНАМЕНАТЕЛЬНЫЙ ДЕНЬ ЖЕЛАЮ ВАМ ВСЕГО САМОГО

ДОБРОГО - КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЕ, БОДРОСТИ ДУХА, БОЛЬШИХ

УСПЕХОВ В ВАШЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ОТВЕТСТВЕННОМ

ГОСУДАРСТВЕННОМ ПОСТУ, РАДОСТИ, ОГРОМНОГО ЛИЧНОГО

СЧАСТЬЯ=

ГУБЕРНАТОР ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ С Ю ОРЛОВА-

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в администрации области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации области, регламентируются настоящей Инструкцией и иными правовыми актами Губернатора области и администрации области.

3.1.3. Последовательность операций, производимых с документами, и путь их движения с момента подготовки или поступления определяются маршрутами движения документов в администрации области в соответствии с регламентом работы в "СЭДЦ АВО" (распоряжение администрации области от 09.04.2014 N 175-р).

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в администрацию области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в администрацию области доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. Посредством электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы, электронные образы документов, обращения граждан.

3.3. Прием и обработка документов

3.3.1. Документы, поступающие в администрацию области, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием, первичная обработка и регистрация документов, направленных на имя Губернатора области, заместителей Губернатора области осуществляются работниками управления по документообороту.

Прием, первичная обработка и регистрация документов, направленных на имя руководителя органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области осуществляются работниками, ответственными за работу с документами в органе исполнительной власти области или структурном подразделении администрации области.

Конверты с документами вскрываются, проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя либо при несоответствии дат, указанных в тексте документа, и дат доставки, конверт прилагается к документу.

При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах, с номерами, указанными на конвертах.

При обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах, один экземпляр акта остается в управлении по документообороту, другой приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю.

Конверты, в которых поступили документы, подлежат уничтожению по истечении недельного срока.

Письменные обращения граждан, поступившие на имя Губернатора области, заместителей Губернатора области на бумажных носителях, направляются в управление по работе с обращениями граждан администрации области.

Обращения граждан, поступившие на имя руководителя органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области, обрабатываются в соответствии с данной Инструкцией и Федеральным законом 59-ФЗ.

Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются по принадлежности в течение рабочего времени в день их поступления, а при поступлении документов в нерабочее время - в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Документы с пометкой о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно", а также содержащие срочные и оперативные поручения, обрабатываются и вручаются незамедлительно.

Документы с пометками "Для служебного пользования" передаются исполнителям под роспись с указанием даты в специальном журнале.

Поступившая корреспонденция распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую.

Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции, поступающих в администрацию Владимирской области, приведен в приложении N 16.

Поступающая корреспонденция на иностранных языках или на языках народов, проживающих на территории Российской Федерации, по поручению руководителя секретариата Губернатора области направляется для аннотирования или перевода в департамент инвестиций и внешнеэкономической деятельности администрации области.

Поступившие телеграммы принимаются под роспись с указанием даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей на абонентский узел администрации области телефонограммы печатается служащим управления по документообороту и оперативно передается на регистрацию.

Документы, поступившие в администрацию области по электронной почте, распечатываются и оперативно передаются на регистрацию.

Документы, поступившие в администрацию области по каналам межведомственного электронного документооборота, а также по каналам специальной документальной связи распечатываются и оперативно передаются на регистрацию.

Обращения граждан, поступившие в администрацию области по каналам межведомственного электронного документооборота, принимаются и обрабатываются сотрудниками управления по работе с обращениями граждан администрации области в соответствии с положениями Инструкции и Федерального Закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под роспись в день их приема, срочные - немедленно. Поступивший вслед за факсограммой оригинал документа направляется исполнителю документа в соответствующий орган исполнительной власти области или структурное подразделение администрации области.

3.4. Регистрация и направление на исполнение документов, поступающих на имя Губернатора области, заместителей Губернатора области

3.4.1. Регистрация документов, поступивших на имя Губернатора области, заместителей Губернатора области, производится в управлении по документообороту. На регистрируемых документах в нижней правой части лицевой стороны основного документа проставляется регистрационный штамп установленной формы (приложение N 12).

В день поступления бумажный или электронный документ регистрируется в системе электронного документооборота (в электронную карточку вносятся реквизиты документа, прикладывается электронный документ или электронный образ документа). Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "СЭДД АВО" не менее 5 лет. Не подлежат сканированию документы, содержащие персональные данные, содержащие коммерческую тайну, с грифом "Для служебного пользования", с грифом "Секретно", не поддающиеся сканированию.

3.4.2. Зарегистрированный документ, поступивший на имя Губернатора области, направляется на рассмотрение Губернатору области или в его отсутствие лицу, исполняющему его обязанности, через руководителя секретариата Губернатора области на бумажном носителе и посредством "СЭДД АВО".

После наложения резолюции Губернатором области, в его отсутствие лицом, исполняющим его обязанности, или по поручению Губернатора области руководителем секретариата Губернатора области документ на бумажном носителе возвращается в управление по документообороту. В электронной карточке документа создаются резолюции (поручения на исполнение) и распечатывается регистрационная карточка (приложение N 13). Далее документ с регистрационным штампом, согласно резолюции, передаётся на исполнение в секретариат заместителя Губернатора области, орган исполнительной власти области или структурное подразделение администрации области, которое определено ответственным исполнителем по документу под роспись в регистрационной карточке, которая остаётся в управлении по документообороту. Всем соисполнителям направляется электронная карточка с электронным образом документа посредством "СЭДД АВО". Ответственный исполнитель делает копии документов, содержащих персональные данные, и направляет на бумажном носителе соисполнителям в течение одного дня с момента их получения.

Ошибочно поступивший в секретариат заместителя Губернатора области, орган исполнительной власти области или структурное подразделение администрации области документ незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в управление по документообороту.

3.4.3. Зарегистрированный документ, поступивший на имя заместителя Губернатора области, на бумажном носителе и посредством "СЭДД АВО" направляется на рассмотрение адресату. После рассмотрения документа заместителем Губернатора области в электронную карточку вносятся резолюции (заместителем Губернатора области или по его поручению - сотрудником секретариата, ответственным за работу с документами). Документ с регистрационным штампом и электронная карточка посредством "СЭД АВО" передается в орган исполнительной власти области или структурное подразделение администрации области, являющееся ответственным за исполнение документа. Соисполнителям по документу направляется электронная карточка документа.

Ошибочно поступивший в орган исполнительной власти области или структурное подразделение администрации области документ незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в секретариат заместителя Губернатора области, направивший документ.

3.5. Регистрация и направление на исполнение документов, поступающих на имя руководителя органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области

3.5.1. Регистрация документов, поступивших на имя руководителя органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области производится в соответствующем органе исполнительной власти области или структурном подразделении администрации области. На регистрируемых документах в нижней правой части лицевой стороны основного документа проставляется регистрационный штамп установленной формы (приложение N 12), изготовленный для конкретного органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области.

В день поступления бумажный или электронный документ регистрируется в системе электронного документооборота (в электронную карточку вносятся реквизиты документа, прикладывается электронный документ или электронный образ документа). Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "СЭДД АВО" не менее 5 лет.

3.5.2. Зарегистрированный документ направляется на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области посредством "СЭДД АВО" и/или на бумажном носителе.

3.5.3 Руководитель органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области получает документ в "СЭДД АВО", рассматривает его и создает резолюцию (поручение на исполнение) (указывает текст резолюции, срок исполнения и исполнителя резолюции) в "СЭДД АВО" или сообщает данную информацию ответственному за работу с документами для создания поручения.

3.5.4. Ответственный за работу с документами по поручению руководителя органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области создает резолюцию (поручение на исполнение) (указывает текст резолюции, срок исполнения и исполнителя поручения) и направляет документ исполнителям посредством "СЭДД АВО". Документ с регистрационным штампом хранится у ответственного за работу с документами до направления документа в дело.

3.6. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.6.1. Документы, отправляемые администрацией области, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью, а также посредством системы электронного документооборота и делопроизводства администрации области "СЭДД АВО".

3.6.2. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением по документообороту, а также органами исполнительной власти области в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, скомплектованными со всеми приложениями, с указанием почтового адреса или рассылки.

Неправильно оформленные письма и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

3.6.3. Служебная корреспонденция структурных подразделений администрации области отправляется через управление по документообороту и передается на отправку до 14 часов.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания, в случае поступления корреспонденции после 14 часов - не позднее следующего рабочего дня.

В случае, если зарегистрированный документ сдается на отправку позднее 14 часов следующего рабочего дня относительно даты регистрации, на 2 экземпляре документа ставится отметка: "Документ сдан в управление по документообороту для отправки адресату в ____________ (время) __________ (дата)", которая заверяется подписью исполнителя (с расшифровкой) или лица, ответственного за делопроизводство.

Дополнительная рассылка документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника управления по документообороту.

3.6.4. Отправка документов с использованием факсимильной связи и электронной почты осуществляется органами исполнительной власти области и структурными подразделениями администрации области самостоятельно с учетом следующих требований:

- объем передаваемого факсимильной связью документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области;

- факсограммы и электронные письма на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ регистрируется. Оригиналы документов после передачи возвращаются исполнителем ответственному за делопроизводство с отметкой о времени отправки.

Контроль за использованием адресов электронной почты и факсимильной техники, используемых в структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области, осуществляется их руководителями.

3.6.5. Отправка документов посредством системы электронного документооборота и делопроизводства "СЭДД АВО" осуществляется структурными подразделениями администрации области и иными органами исполнительной власти области самостоятельно с учетом следующих требований:

- отправка документа только участникам обмена документами в "СЭДД АВО" (первые заместители, заместители Губернатора области, структурные подразделения администрации области, органы исполнительной власти области, подведомственные учреждения органов исполнительной власти области, исполнительно-распорядительные органы местного самоуправления области, муниципальные образования области);

- не подлежат отправке документы, содержащие персональные данные, содержащие коммерческую тайну, с грифом "Для служебного пользования", с грифом "Секретно", не поддающиеся сканированию, требующие обязательного наличия оригинала подписи. Остальные документы требуется направлять только посредством "СЭДД АВО";

- документы, отправляемые в "СЭДД АВО", не дублируются иными способами доставки;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области.

3.7. Порядок прохождения внутренних документов

3.7.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.7.2. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения администрации области, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.7.3. Передача документов между структурными подразделениями администрации области осуществляется через лир, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении администрации области.

3.8. Учет количества документов

3.8.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по Месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются управлением по документообороту и представляются руководству.

3.8.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в администрации области системы учета документов.

Учет количества документов проводится по администрации области в целом или по отдельным структурным подразделениям администрации области.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

3.9. Работа исполнителей с документами

3.9.1. Исполнитель получает задачу на исполнение резолюции по документу в "СЭДД АВО", знакомится с документом и резолюцией, выданной руководителем, исполняет ее, согласно установленным срокам.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством администрации области или руководителями структурных подразделений администрации области, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров, документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

После исполнения резолюции сотрудник в "СЭДД АВО" направляет отчет лицу, создавшему резолюцию или лицу, назначенному контролером данной резолюции. Пользователь "СЭДД АВО", получивший отчет по резолюции принимает решение о принятии или отклонении отчета.

В случае принятия отчета документ считается исполненным, при отклонении отчета исполнитель обязан доработать документ и повторно представить отчет на утверждение.

3.9.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:

о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

IV. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов

4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа, зарегистрированного в управлении по документообороту, из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются федеральные нормативные правовые акты, указы Губернатора области, постановления администрации области, распоряжения администрации области по основной деятельности, распоряжения по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, поступающие на рассмотрение Губернатора области его первых заместителей и заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководства области, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в управлении по документообороту.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности администрации области, могут регистрироваться в структурных подразделениях администрации области.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются управлением по документообороту или в структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области, осуществляющих их прием и передачу.

Исходящие документы, адресованные в вышестоящие и сторонние организации, исполненные на бланках администрации области регистрируются только в управлении по документообороту.

4.1.6. Документы регистрируются в "СЭДД АВО".

4.1.7. Документу-ответу присваивается регистрационный номер соответствующего входящего документа.

4.2. Организация поисковой системы по документам

4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации области на базе "СЭДД АВО" имеется поисковая система по документам.

4.2.2. Поиск документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в аннотации документа).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

4.2.3. Поисковая система обеспечивает поиск информации о любом документе, зарегистрированном в "СЭДД АВО".

V. Контроль за исполнением документов и поручений

5.1. Контроль за исполнением документов и поручений Губернатора области ведут структурные подразделения администрации области и органы исполнительной власти области в соответствии с их функциями.

В секретариатах первых заместителей и заместителей Губернатора области, структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области порядок работы с документами и поручениями, поставленными на контроль, определяется первым заместителем, заместителем Губернатора области, руководителями структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области.

Государственно-правовой комитет осуществляет контроль за работой по исполнению федерального законодательства, поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, своевременным поступлением от секретариатов предложений и замечаний по проектам областных законов, принятых Законодательным Собранием области в первом чтении, проектов областных законов, поступивших из Законодательного Собрания области для заключения, предварительного согласования, а также для подписания Губернатором области.

структурные подразделения администрации области и органы исполнительной власти области по итогам выполнения поручений Президента Российской Федерации за 8 рабочих дней до окончания даты направления доклада представляют проект доклада в государственно-правовой комитет. Государственно-правовой комитет в течение 2 рабочих дней рассматривает проект доклада в части соответствия теме поручения Президента Российской Федерации. В случае необходимости проект доклада возвращается на доработку, с указанием времени и даты. При устранении замечаний или в их отсутствие, проект доклада визируется председателем государственно-правового комитета. Структурные подразделения администрации области и органы исполнительной власти области обеспечивают достоверность и полноту информации в тексте доклада в соответствующей сфере деятельности.

Контроль за своевременным и качественным исполнением законов области, указов Губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области, поручений Губернатора области, поставленных на контроль, осуществляет контрольный комитет.

Сроковый контроль исполнения документов ведется:

- в управлении по документообороту - заведующим отделом документационного обеспечения еженедельно;

- в секретариатах Губернатора области и его заместителей - руководителем секретариата Губернатора области, руководителями секретариатов и помощниками заместителей Губернатора области;

- в подразделениях - должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

5.2. Контроль за исполнением документов и поручений включает в себя:

- постановку на контроль;

- определение ответственных лиц за исполнение документов;

- проверку хода исполнения;

- организацию упреждающего контроля;

- анализ качества и своевременности исполнения;

- информирование руководителя о результатах исполнения;

- снятие с контроля;

- направление документа в дело.

5.3. Поставленными на контроль документами могут являться:

- поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти, выписки из протоколов заседаний Совета Государственной Думы, выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации;

законы Владимирской области, указы Губернатора области, постановления, распоряжения администрации области, на которые контрольным комитетом в установленном порядке оформлены "листы контроля";

- поручения Губернатора области (устные и письменные) в адрес заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области, других организаций по итогам оперативных совещаний, поездок в городские округа и муниципальные районы, городские и сельские поселения, оформленные контрольным комитетом и утвержденные Губернатором области;

- входящие из сторонних организаций документы с проставленным на первом листе штампом "Контроль";

- поручения Губернатора области по письмам, справкам, информациям структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области (внутренние документы) при наличии штампа "Контроль";

- материалы проверок, проведенных контролирующими и надзорными органами (Главным контрольным управлением Президента Российской Федерации, Счетной палатой области, Прокуратурой области), направленные на имя Губернатора области и его заместителей.

- протоколы рабочих встреч, совещаний Губернатора области.

Информация об изменениях:

Пункт 5.4 изменен с 15 апреля 2019 г. - Распоряжение администрации Владимирской области от 15 апреля 2019 г. N 315-Р

См. предыдущую редакцию

5.4. Протокол рабочей встречи, совещания оформляется органом исполнительной власти области, структурным подразделением администрации области, отвечающими за подготовку и проведение мероприятия, совместно с контрольным комитетом администрации области.

Протокол визируется заместителями Губернатора области в течение 2 рабочих дней, после чего направляется в контрольный комитет для дальнейшего оформления и подписания его у Губернатора области.

В случае корректировки протокола Губернатором области контрольный комитет оперативно вносит изменения.

Контрольный комитет в день получения протокола из управления по документообороту администрации области направляет его в электронном виде с сопроводительным письмом и сформированными контрольными карточками исполнителям.

Исполнители протокола в установленные сроки направляют отчёт в контрольный комитет на бумажном носителе и в электронном виде на электронный адрес контрольного комитета (kk@avo.ru). Контрольный комитет анализирует представленный ответ на предмет полноты выполнения протокола.

Контрольный комитет докладывает Губернатору области о выполнении протокола на еженедельных оперативных совещаниях

5.5. Сроки исполнения документов и поручений исчисляются в календарных днях с даты их подписания (утверждения) или с даты наложения резолюции (для поручений Губернатора области) или с даты регистрации в управлении по документообороту (для входящей корреспонденции).

Документы и поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- если конкретная дата в тексте или резолюции не определена - в срок не более 30 дней;

- со штампами "Оперативно" - в 10-дневный срок, "Срочно" - в 3-дневный срок, "Весьма срочно" - в 2-дневный срок.

В случае наложения руководителем, давшим поручение, повторной резолюции срок исполнения документа составляет не более 15 дней или указывается в резолюции.

Если срок исполнения документа или поручения приходится на пятницу или нерабочий день, то документ или поручение подлежат исполнению до 12-00 пятницы или последнего рабочего дня перед праздничным.

При необходимости изменения срока выполнения документа (поручения) должностное лицо, являющееся исполнителем, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока, представляет в письменном виде на имя руководителя, давшего поручение, мотивированное ходатайство о продлении срока исполнения с обязательным приложением самого документа или его копии и указанием планируемого срока исполнения. После изменения срока исполнения документа, поступившего из организации, заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения данного обращения. Изменение срока исполнения документа вносится в регистрационную карточку в "СЭДЦ АВО" на основании положительного решения на мотивированное ходатайство о продлении срока исполнения.

По поручениям Губернатора области право продления срока исполнения документов предоставляется председателю контрольного комитета.

5.6. По входящим из сторонних организаций документам, имеющим контрольные штампы, материалам проверок, проведенных контролирующими и надзорными органами, управление по документообороту направляет в контрольный комитет копии регистрационных карточек. Контрольный комитет осуществляет контроль за исполнением резолюций Губернатора области по данным документам. Справки, информации исполнителей, проекты ответов подлежат визированию в контрольном комитете в течение одного дня. При необходимости сотрудники контрольного комитета готовят дополнительную информацию с анализом выполнения поручения и предложениями, которая представляется Губернатору области вместе со справкой ответственного исполнителя.

5.7. При получении внутренних документов с контрольными штампами управление по документообороту направляет их копии в контрольный комитет для организации контроля. Оригинал передается ответственному исполнителю. К установленному в поручении сроку исполнитель готовит служебную записку на имя Губернатора области о проделанной работе, которая направляется в контрольный комитет для анализа и последующего доклада Губернатору области.

5.8. В случае, если после представления информации по любым видам контрольных документов дается новое поручение Губернатора области, дальнейший контроль осуществляется на основании этого поручения.

5.9. Контроль за исполнением поручений заместителей Губернатора области, данных ими по поступившей в их адрес входящей корреспонденции, осуществляют соответствующие секретариаты. Подписанное заместителем Губернатора области поручение (с документом, по которому оно дано) регистрируется в секретариате заместителя Губернатора области, давшего поручение. Текст поручения и документ направляются должностному лицу, которому дано поручение.

5.10. Документы считаются исполненными, если о выполнении предусмотренных в них заданий доложено должностному лицу, давшему поручение, и работа признана им выполненной. При этом к документам прикладываются рабочие материалы, информации, содержащие необходимые сведения, копии ответов заинтересованным лицам и организациям.

Исполненные документы направляются в дело в установленном порядке.

5.11. В структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области обеспечивается ведение реестров находящихся на исполнении законов области, указов Губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области. Реестры указанных документов ведутся служащими, являющимися, как правило, ответственными за обеспечение контроля исполнения в структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области, по форме согласно приложению N 17.

Исполнители документов обязаны своевременно информировать руководителя органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области об изменениях в нормативной базе или обстоятельствах, связанных с реализацией документов, вносить предложения о необходимости их корректировки или признании утратившими силу.

По истечении календарного года проводится ревизия поступивших в орган исполнительной власти области или структурное подразделение администрации области нормативных правовых и иных актов на предмет дополнительного выявления необходимости внесения в них изменений или признания утратившими силу.

VI. Организация работы с документами ограниченного распространения

6.1. К служебным документам ограниченного распространения относятся поступающие в администрацию области, а также подготовленные в ней несекретные документы и издания, в том числе на машинных носителях: гибких магнитных дисках, съемных накопителях информации большой емкости или картриджах, съемных пакетах дисков, устройствах с энергонезависимой памятью, иных магнитных, оптических или магнитооптических дисках, магнитных лентах и т.п., ограничения на распространение которых и особые требования к обращению с которыми обусловлены служебной необходимостью.

Защита информации при использовании съемных накопителей информации должна соответствовать требованиям раздела 5.5. "Специальных требований и рекомендаций по технической защите конфиденциальной информации (СТР-К)".

Примечание. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

- законодательные и другие нормативные правовые акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;

- сведения о структуре органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения и разрешения обращений граждан и юридических лиц;

- решения по обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

- сведения об исполнении бюджета всех уровней и использовании других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне.

6.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (далее ДСП), осуществляется в администрации области в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

Перед началом выполнения работ, связанных с обработкой информации ограниченного доступа в автоматизированных системах, в журнал учета документов ДСП вносится следующая информация: регистрационный номер, дата, порядковый номер ДСП, номер экземпляра, Ф. И. О. и подпись сотрудника подразделения, ответственного за ведение делопроизводства.

На бумажный оригинал документа и на машинный носитель наносится номер по журналу учета документов ДСП.

6.3. Ответственность за организацию правильного обращения с документами ДСП, обеспечения их учета, сохранности, санкционированного использования возлагается на руководителей подразделений.

Передача сотрудниками структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускается только с разрешения Губернатора области или его заместителей с поэкземплярным учетом выдачи и под расписку.

6.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

6.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями подразделений), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются управлением по документообороту в автоматизированной системе "СЭДД АВО". При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка ДСП. Зашита конфиденциальной информации, обрабатываемой в автоматизированных системах, производится в соответствии с пунктами 5.1-5.4, 5.8. "СТР-К".

Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под роспись в специальном журнале.

6.6. Печатание проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в управлении по документообороту. При этом на обороте последнего листа экземпляра, остающегося в деле, указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия работника, отпечатавшего документ, и дата печатания.

6.7. Размножение документов ДСП осуществляется только управлением по документообороту по заявкам, подписанным руководителями подразделений и завизированным начальником управления по документообороту или его заместителем.

6.8. Отправка документов ДСП осуществляется управлением по документообороту.

При необходимости направления таких документов в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившими документ.

Документы ДСП пересылаются сторонним организациям заказными почтовыми отправлениями или фельдсвязью. Передача конфиденциальной информации по каналам связи разрешается исключительно только после выполнения требований пунктов 5.6., 5.7. "СТР-К".

Досылка документов ДСП подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию руководства администрации или по заявкам руководителей структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области, их готовивших.

6.9. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования". Машинные носители хранятся вместе с сопроводительными документами на них.

6.10. В делах с документами ДСП постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны оформляться внутренние описи.

6.11. В структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий, в том числе на машинных носителях, с пометкой "Для служебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем подразделения. Результаты проверки оформляются актом, копия которого направляется в управление по документообороту.

В управлении по документообороту проверки таких документов, находящихся на архивном хранении, проводятся не реже одного раза в 5 лет.

6.12. Документы ДСП должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах.

О фактах утраты документов и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность заместитель Губернатора области и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.

На утраченные документы, дела, издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах (электронных регистрационных карточках, в описях дел и др.).

Примечание. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются заместителем Губернатора области и передаются для архивного хранения в управление по документообороту.

6.13. Уничтожение документов ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и иной научной ценности, в том числе и на машинных носителях, производится в подразделениях по акту установленной формы (приложение N 18). Копия акта направляется в управление по документообороту. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

6.14. Ознакомление сотрудников структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в управлении по документообороту, осуществляется с согласия Губернатора области или его заместителей, или руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области под роспись во временное пользование на срок не более 10 дней.

6.15. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.

6.16. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами ДСП работник может быть привлечен к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

VII. Работа с обращениями граждан

7.1. Работа с письменными, в форме электронного документа и устными обращениями граждан, адресованными в администрацию области, ведется управлением по работе с обращениями граждан отдельно от других видов делопроизводства.

7.2. Регистрация обращений граждан в письменной форме или в форме электронного документа осуществляется в государственной информационной системе, используемой для обработки персональных данных (далее - ГИС ОГ), в трехдневный срок с момента поступления путем заполнения электронной карточки с указанием фамилии и инициалов заявителя (если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ), даты поступления обращения, адреса, тематики обращения и, в дальнейшем, результатов рассмотрения. На обращениях проставляется штамп с указанием даты регистрации, регистрационного номера, состоящего из принадлежности к государственной информационной системе обращений граждан (ОГ), буквенного или цифрового обозначения подразделений администрации области (например: 09 или ДЖКХ) и порядкового номера поступления в течение календарного года (приложение N 19).

7.3. Регистрацию устных и письменных обращений, поступивших в структурные подразделения администрации области и органы исполнительной власти области, а также обращений в виде электронного документа, поступивших по адресу электронной почты, указанному на официальном сайте органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области, осуществляет соответствующий орган исполнительной власти области или структурное подразделение администрации области.

7.4. Зарегистрированные обращения граждан в зависимости от их содержания направляются Губернатору области, первым заместителям Губернатора области, заместителям Губернатора области (далее - должностное лицо) для распределения исполнителям (далее - уполномоченное лицо).

7.5. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации области, в течение семи дней направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов, с уведомлением об этом гражданина в письменной форме.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуются.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

В случае, если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

Письменное обращение, текст которого не поддается прочтению, не рассматривается, о чем в течение семи дней со дня регистрации сообщается автору обращения, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо (по согласованию с должностным лицом) принимает решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное и предыдущие обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

В случае если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

В случае поступления в администрацию области или должностному лицу администрации области письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте администрации области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", гражданину в течение семи дней со дня регистрации обращения соответствующим органом исполнительной власти области или структурным подразделением администрации области сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается. В данном случае письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов направляется заявителю на основании обращения с просьбой о его предоставлении.

7.6. В случае необходимости обращение может быть рассмотрено с выездом на место.

7.7. Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

В исключительных случаях срок рассмотрения может быть продлен не более чем на 30 дней должностным лицом, давшим соответствующее поручение, либо уполномоченным на то лицом (по согласованию с должностным лицом). О продлении срока рассмотрения обращения уведомляется гражданин, направивший обращение.

Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

Ответ на обращение подписывается должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.

7.8. Обращение, поступившее в администрацию области в форме электронного документа, регистрируется и рассматривается в порядке, установленным настоящим разделом. В обращении гражданин указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в администрацию области в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в администрацию области в письменной форме. Кроме того, на поступившее обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен на официальном сайте государственного органа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет". При этом разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия не допускается.

7.9. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и отправлены ответы заявителям.

7.10. Рассмотренные обращения граждан формируются управлением по работе с обращениями граждан в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

7.11. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений граждан, направленных в структурные подразделения администрации области и органы исполнительной власти области, осуществляют их руководители.

Копии ответов авторам обращений в обязательном порядке направляются в управление по работе с обращениями граждан для снятия с контроля.

7.12. Прием граждан по личным вопросам осуществляют Губернатор области, первые заместители Губернатора области, заместители Губернатора области, руководители структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области согласно графику, утвержденному Губернатором области на очередной месяц. Информация об этом доводится до сведения граждан.

7.13. Личный прием граждан в администрации области организуется управлением по работе с обращениями граждан.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.

Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина, которая ведется в ГИС ОГ.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, регистрируются и рассматриваются в соответствии с установленным порядком.

В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного государственного органа, или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

VIII. Организация работы с запросами граждан и организаций

8.1. Организация работы с письменными запросами, запросами в виде электронного документа и устными запросами, адресованными Губернатору области и администрации области, ведется управлением по работе с обращениями граждан.

8.2. Регистрация письменных запросов, а также запросов в виде электронного документа осуществляется в ГИС ОГ.

Общее время приема, обработки и регистрации запроса в письменной форме или в виде электронного документа не должно превышать 3 дней с момента поступления. Регистрация происходит путем заполнения электронной карточки с указанием фамилии, имени и отчества гражданина (физического лица) либо наименования организации (юридического лица), общественного объединения, государственного органа, органа местного самоуправления, запрашивающих информацию о деятельности администрации области, а также почтового адреса, номера телефона и (или) факса, либо адреса электронной почты для направления ответа на запрос или уточнения содержания запроса. На запросах проставляется штамп с указанием даты регистрации и регистрационного номера.

8.3. Запрос, составленный в устной форме, подлежит регистрации в день его поступления с указанием даты и времени поступления. Содержание устного запроса заносится в день поступления в карточку устного запроса, которая ведется в ГИС ОГ.

8.4. Регистрацию устных и письменных запросов, поступивших в структурные подразделения администрации области и органы исполнительной власти области, а также запросов в виде электронного документа, поступивших по адресу электронной почты, указанному на официальном сайте органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области, осуществляет соответствующий орган исполнительной власти области или структурное подразделение администрации области.

8.5. Анонимные запросы не рассматриваются.

8.6. Зарегистрированные запросы в зависимости от их содержания в соответствии с распределением обязанностей направляются для рассмотрения Губернатору области, первым заместителям Губернатора области, заместителям Губернатора области для распределения исполнителям.

8.7. Запрос, не относящийся к деятельности администрации области, в течение 7 дней со дня регистрации направляется в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации. О переадресации запроса в этот же срок направляется уведомление пользователю информацией, направившему запрос. В случае, если администрация области не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе, органе местного самоуправления, об этом также в течение 7 дней со дня регистрации запроса направившему запрос пользователю информацией направляется уведомление.

8.8. Принятые к рассмотрению запросы рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. В случае, если предоставление запрашиваемой информации невозможно в течение 30 дней с даты регистрации запроса, то в течение 7 дней со дня регистрации запроса пользователю информацией направляется уведомление об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного срока для ответа на запрос.

8.9. Информация, касающаяся деятельности администрации области может предоставляться в устной форме и в виде документированной информации, в том числе в виде электронного документа.

Информация, касающаяся деятельности администрации области, в устной форме предоставляется пользователям информацией во время записи на личный прием и во время личного приема.

Информация, касающаяся деятельности администрации области, по запросу предоставляется в виде ответа пользователю информацией на запрос, в котором содержится запрашиваемая информация либо в котором в соответствии с пунктом 8.14. настоящей Инструкции содержится мотивированный отказ в предоставлении указанной информации. В ответе пользователю информацией на запрос указываются наименование, почтовый адрес администрации области (органа исполнительной власти области), должность исполнителя, подписавшего ответ, а также реквизиты ответа на запрос (регистрационный номер и дата из электронной учетной карточки ГИС ОГ).

8.10. В случае, если запрашиваемая информации о деятельности администрации области опубликована в средствах массовой информации либо размещена в сети Интернет, в ответе пользователю информацией на запрос должностное лицо администрации области может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронного адреса официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация.

8.11. В случае, если запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа, в ответе на запрос указываются вид, наименование, номер и дата принятия акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен. В случае, если часть запрашиваемой информации относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, должностное лицо администрации области обязано предоставить запрашиваемую информацию, за исключением информации ограниченного доступа.

8.12. Письменный ответ на запрос заявителя направляется в управление по работе с обращениями граждан для снятия с контроля.

8.13. Письменные запросы, принятые в ходе личного приема, регистрируются и рассматриваются в соответствии с установленным порядком.

8.14. Информация, касающаяся деятельности администрации области, не предоставляется заявителю в случае, если:

а) содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию;

б) в запросе не указан почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос либо номер телефона, по которому можно связаться с направившим запрос пользователем информацией;

в) запрашиваемая информация не относится к деятельности администрации области;

г) запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа;

д) запрашиваемая информация ранее предоставлялась пользователю информацией;

е) в запросе ставится вопрос о правовой оценке актов, принятых государственным органом, органом местного самоуправления, проведении анализа деятельности государственного органа, его территориальных органов, органа местного самоуправления либо подведомственных организаций или проведении иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией.

8.15. Рассмотренные запросы формируются управлением по работе с обращениями граждан в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

8.16. Контроль за своевременным и полным рассмотрением запросов, направленных в структурные подразделения администрации области и органы исполнительной власти области, осуществляют их руководители.

IX. Взимание платы за предоставление информации по запросам граждан и организаций

9.1. Порядок взимания платы за предоставление пользователю информации по его запросу информации о деятельности Губернатора области и администрации области определяется постановлением Правительства Российской Федерации от 24.10.2011 N 860 "Об утверждении Правил взимания платы за предоставление информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

9.2. Если объем запрашиваемой информации превышает 20 страниц формата А4 или 10 страниц формата A3, или 5 страниц формата А2, или 1 страницу формата, превышающего формат А2, при предоставлении информации на бумажном носителе, или 1 мегабайт при предоставлении информации в электронном виде, с пользователя информации взимается плата, исходя из расходов на изготовление копий запрашиваемых документов и (или) материалов, а также расходов, связанных с их пересылкой по почте (за исключением случая передачи запрашиваемой информации пользователю информации непосредственно в органе исполнительной власти области, структурном подразделении администрации области.

9.3. Расходы на изготовление копий запрашиваемых документов и (или) материалов оплачиваются пользователем информации в следующем размере:

10 рублей за каждую дополнительную страницу запрашиваемой информации - в случае, если запрашиваемая информация хранится в администрации области на бумажном носителе в формате А4 или за каждый дополнительный мегабайт при предоставлении информации в электронном виде;

20 рублей за каждую дополнительную страницу запрашиваемой информации - в случае, если запрашиваемая информация хранится в администрации области на бумажном носителе в формате A3;

100 рублей за каждую дополнительную страницу запрашиваемой информации - в случае, если запрашиваемая информация хранится в администрации области на бумажном носителе в форматах от А2 до АО;

1000 рублей за каждую дополнительную страницу запрашиваемой информации - в случае, если запрашиваемая информация хранится в администрации области на бумажном носителе в формате, превышающем формат АО.

9.4. Если объем запрашиваемой информации превышает объем, установленный для ее бесплатного предоставления, орган исполнительной власти области, структурное подразделение администрации области, ответственные за подготовку информации по запросу, направляют пользователю информации в течение 7 рабочих дней со дня регистрации запроса уведомление, в котором указывают: а) объем и формат запрашиваемой информации, б) размер расходов на изготовление копий запрашиваемых документов и (или) материалов, в том числе стоимость приобретаемого компьютерного накопительного устройства, если оно не предоставлено пользователем информации, в) размер платы за пересылку запрашиваемых документов и (или) материалов в полном объеме по почте, г) информацию, необходимую для заполнения платежного документа на перечисление платы за предоставление запрашиваемой информации, д) срок внесения платы пользователем информации, не превышающий срок рассмотрения запроса, установленный статьей 18 Федерального Закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

9.5. Информация о деятельности Губернатора области и администрации области, предоставляемая на платной основе, направляется пользователю после оплаты им предоставления указанной информации.

9.6. По желанию пользователя информации запрашиваемая информация на бумажном носителе или в электронном виде, записанная на компьютерное накопительное устройство, может быть передана пользователю информации непосредственно в органе исполнительной власти области, структурном подразделении администрации области. На выдаваемую информацию заводится Карточка передачи информации по запросу (приложение N 20), в которой указывается дата поступления и регистрационный номер запроса; орган исполнительной власти области, структурное подразделение администрации области, подготовившие информацию по запросу; объем информации (в бумажном виде - в листах, в электронном виде - в мегабайтах, с указанием типа носителя информации); сумма платежа за предоставление информации; фамилия, имя, отчество получателя информации; дата передачи информации; графа для росписи в получении.

9.7. Карточка передачи информации по запросу хранится в управлении по работе с обращениями граждан.

X. Работа с жалобами на нарушение порядка предоставления государственных услуг

10.1. В администрацию области подаются жалобы на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) руководителей и заместителей руководителей органов исполнительной власти области, предоставляющих государственные услуги.

10.2. Жалоба подается в письменной форме, в том числе при личном приеме заявителя, или в электронном виде.

Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя.

10.3. Прием жалоб в письменной форме, в том числе при личном приёме заявителя, а также в электронном виде, поступивших в администрацию области по информационным системам общего пользования, осуществляет управление по работе с обращениями граждан. Регистрация жалоб в письменном и электронном виде, поступивших в адрес администрации области, осуществляется в ГИС ОГ путем заполнения регистрационной карточки с указанием необходимых реквизитов.

10.4. Жалоба подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Зарегистрированные жалобы направляются для рассмотрения Губернатору области.

10.5. В случае если в компетенцию администрации области не входит принятие решения по жалобе, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации управление по работе с обращениями граждан направляет жалобу в уполномоченный на ее рассмотрение орган и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы. При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в администрации области.

10.6. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, если более короткие сроки рассмотрения жалобы не установлены Губернатором области.

В случае обжалования отказа органа исполнительной власти области, предоставляющего государственную услугу, его должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений, жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

10.7. Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается Губернатором области или уполномоченным им на рассмотрение жалобы должностным лицом и направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

10.8. Губернатор области или уполномоченное им на рассмотрение жалобы должностное лицо отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

а) наличия вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

б) подачи жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

в) наличия решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего раздела в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

10.9. Губернатор области или уполномоченное им на рассмотрение жалобы должностное лицо оставляет жалобу без ответа при наличии в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи или при отсутствии возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.

10.11. Ответ на жалобу заявителя, поступившую в администрацию области, направляется в управление по работе с обращениями граждан для снятия с контроля.

10.12. Рассмотренные жалобы, поступившие в администрацию области, формируются управлением по работе с обращениями граждан в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

XI. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу на хранение в ГБУ "Государственный архив Владимирской области" в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.

11.1. Составление номенклатур дел

11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации области, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", Регламентом работы администрации области, положениями об органах и структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, документами, образующимися в деятельности администрации области, их видами, составом и содержанием.

11.1.3. В администрации области составляются номенклатуры дел структурных подразделений администрации области (приложение N 21) и сводная номенклатура дел администрации области (приложение N 22).

11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения администрации области составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с управлением по документообороту, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление по документообороту.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление по документообороту администрации области.

11.1.5. Сводная номенклатура дел составляется управлением по документообороту на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного архива Владимирской области.

11.1.6. Сводная номенклатура дел администрации области подписывается начальником управления по документообороту, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется - ЦЭК) администрации области, с экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) архивного департамента и утверждается (не позднее конца текущего года) заместителем Губернатора области. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК архивного департамента не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре администрации области.

11.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

11.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел управления по документообороту. Второй используется управлением по документообороту в качестве рабочего. Третий применяется ГБУ "Государственный архив Владимирской области". Четвертый - в архивном департаменте, с которым согласовывалась номенклатура дел.

11.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

11.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации области.

11.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел администрации области являются названия структурных подразделений администрации области. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации области.

11.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации области.

11.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации области цифрового обозначения структурного подразделения администрации области и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения администрации области. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений администрации области; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федерального архивного агентства (планы, списки, доклады, информации)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с руководителями исполнительных органов местного самоуправления о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Квартальные планы финансовых мероприятий

Квартальные статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с экспертно-проверочной комиссией архивного департамента срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2014 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел о передаче дел в другое структурное подразделение администрации области для продолжения и др.

11.1.14. Если в течение года в структурных подразделениях администрации области возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

11.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (приложение N 23).

11.2. Формирование и оформление дел

11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2.2. Дела формируются в администрации области централизованно в управлении по документообороту и децентрализовано в структурных подразделениях администрации области.

11.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 2-дневный срок сдаваться исполнителями в управление по документообороту или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения администрации области или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

11.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением по документообороту.

11.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

11.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается перед документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.2.7. Дела администрации области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками управления по документообороту и соответствующих структурных подразделений администрации области, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем государственного архива Владимирской области.

11.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 24); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 25); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 26); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти области (фондообразователя); наименование структурного подразделения администрации области; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа исполнительной власти области указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения администрации области - записывается название структурного подразделения администрации области в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел администрации области; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел администрации области, согласованной с ЭПК архивного департамента, дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

11.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются в четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.3. Организация оперативного хранения документов

11.3.1. С момента заведения и до передачи в государственный архив Владимирской области дела хранятся по месту их формирования или в хранилище администрации области.

Руководители структурных подразделений администрации области и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их, формирования в течение трех лет, а затем сдаются в хранилище администрации области.

11.3.2. Выдача дел структурным подразделениям администрации области производится с разрешения начальника управления по документообороту. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под роспись. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение администрации области, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для росписей в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений администрации области на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Губернатора области или его заместителя по актам.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Губернатора области с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

XII. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы администрации области являются областной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГБУ "Государственный архив Владимирской области" как часть Архивного фонда Владимирской области.

Для хранения документов Архивного фонда области, относящихся к областной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение администрация области имеет хранилище.

Подготовка документов к передаче на хранение в хранилище администрации области включает работу управления по документообороту и лиц, ответственных в структурных подразделениях администрации области за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

12.1. Экспертиза ценности документов

12.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда области.

12.1.2. Экспертиза ценности документов в администрации области на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в хранилище администрации области.

12.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации области создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия и экспертные комиссии в структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области.

12.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Губернатором области (для ЦЭК) и руководителем органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с архивным департаментом.

12.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК), под непосредственным методическим руководством ГБУ "Государственный архив Владимирской области".

12.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в хранилище администрации области; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в органах исполнительной власти области или структурных подразделениях администрации области; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

12.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации области путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК администрации области.

12.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

12.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

12.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

12.1.11. В администрации области в каждом структурном подразделении администрации области описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ГБУ "Государственный архив Владимирской области". По этим описям документы сдаются в хранилище администрации области.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями администрации области, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации области, которую готовит управление по документообороту и по которой оно сдает дела на хранение в ГБУ "Государственный архив Владимирской области".

12.1.12. Описи дел структурных подразделений администрации области составляются по установленной форме (приложение N 27) и представляются в управление по документообороту не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

12.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения администрации области имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

12.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям администрации области со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

12.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

12.1.16. Опись дел структурного подразделения администрации области подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником управления по документообороту и утверждается руководителем структурного подразделения администрации области.

Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

12.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в хранилище администрации области, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении администрации области.

12.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 28) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК администрации области одновременно. Согласованные ЦЭК администрации области акты утверждаются заместителем Губернатора области только после утверждения ЭПК архивного департамента описей дел постоянного хранения; после этого управление по документообороту имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

12.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей администрации области. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений администрации области, то название каждого структурного подразделения администрации области указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

12.2. Подготовка и передача документов в хранилище администрации области

12.2.1. В хранилище администрации области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

12.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в хранилище администрации области не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

12.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в хранилище администрации области, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях администрации области и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

12.2.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в хранилище администрации области сотрудником управления по документообороту предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения администрации области обязаны устранить.

12.2.5. Прием каждого дела производится сотрудником управления по документообороту в присутствии работника структурного подразделения администрации области. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника управления по документообороту и лица, передавшего дела.

12.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации области лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в хранилище администрации области, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

XIII. Ведение переписки по электронной почте

13.1. Ведение переписки, по электронной почте в администрации области осуществляется согласно постановлению Губернатора области от 07.02.2011 N 73 "О Регламенте функционирования технологической инфраструктуры электронного правительства Владимирской области".

13.2. Пользователи должны осуществлять служебную переписку с получателями, находящимися за пределами локальной сети, по электронной почте.

Исключением является отсутствие технической возможности на стороне получателя, слишком большой объем передаваемой информации или конфиденциальный характер информации. Адрес электронной почты указывается на официальном бланке каждого подразделения. В структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области назначается государственный служащий, ответственный за работу с электронной почтой. Данный сотрудник сообщает комитету информатизации, связи и телекоммуникаций администрации области (КИСТ) о любых изменениях адресов электронной почты (своих собственных и своих адресатов) для формирования сводной адресной книги структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области. При возврате почты пользователи должны перенаправлять информацию на адрес kist@avo.ru для выяснения причин. Пользователи телекоммуникационного центра администрации области обеспечивают у себя бесперебойное функционирование электронной почты с проверкой почтовых ящиков не реже двух раз в день.

Документ, предназначенный для отправки по электронной почте, оформляется в соответствии с Инструкцией по работе с документами в администрации области. Адреса получателей содержатся в сводной адресной книге структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области, которая формируется КИСТ.

Пользователь обязан своевременно обновлять сводную адресную книгу на своем компьютере.

13.3. Получатель документа при необходимости подачи и хранения его в бумажном виде распечатывает его, ставит на обороте дату, время приема, имя архивного файла, свою подпись и сдает бумажную копию в управление по документообороту для регистрации. Электронный образ документа должен быть сохранён в архиве входящих документов получателя, имеющем структурное деление на годы и месяцы.

13.4. При получении неофициального письма оно может быть распечатано и передано непосредственно получателю, если он указан в письме. Если у непосредственного получателя имеется компьютерная техника, то документ должен быть передан ему в виде файла без пометок.

XIV. Машинописные и копировально-множительные работы

14.1. Машинописные работы

14.1.1. Печатание и распечатка документов и материалов в аппарате администрации области производится структурными подразделениями администрации области в формате текстового редактора и электронных таблиц с соблюдением установленных правил оформления документов в администрации области.

14.1.2. Печатание документов и материалов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров формата А4 на одной стороне листа. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Тексты документов на типографских гербовых бланках формата А4 с изображением герба Владимирской области печатаются через один-полтора интервала.

Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы арабскими цифрами посредине верхнего поля листа.

14.1.3. Испорченные экземпляры распечатанного документа перерабатываются в машинах для измельчения бумаг либо сдаются в макулатуру для последующего уничтожения.

14.2. Копировально-множительные работы

14.2.1. Тиражирование документов в аппарате администрации области производится централизованно в управлении по документообороту, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях.

14.2.2. В управлении по документообороту тиражируются служебные материалы и документы по заказам руководителей структурных подразделений администрации области (приложение N 29).

Учет выполненных заказов ведут сотрудники копировально-множительного сектора в специальном журнале.

Документы и материалы личного характера, а также не относящиеся к деятельности администрации области, тиражированию не подлежат.

14.2.3. Материалы, подлежащие тиражированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более A3 с соблюдением всех установленных ГОСТом Р6.30-2003 размеров.

14.2.4. Тиражирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке тиражируются документы и материалы к заседаниям коллегии администрации области, материалы отдела по работе с областными правовыми актами, законы Владимирской области, поступившие Губернатору области для подписания.

Срочное тиражирование выполняется вне очереди. Срочность тиражирования документов определяется руководителями подразделений и подтверждается соответствующей визой начальника управления по документообороту.

14.2.5. Обязательно визируются у руководителей подразделений заявки на:

- документы с пометкой "Для служебного пользования";

- нормативные правовые акты администрации области;

- акты федеральных органов;

- документы, внесенные для рассмотрения на заседаниях коллегии администрации области;

- отдельные страницы из книг, газетных и журнальных публикаций, необходимые для выполнения служебных обязанностей;

- документы, суммарный объем тиража которых превышает 10 листов копий.

14.2.6. Обязательно визируются начальником управления по документообороту документы, предназначенные для размножения в виде брошюры.

14.2.7. Документы органов государственной власти и управления СССР, находящиеся на архивном хранении в управлении по документообороту, а также материалы из архивных дел тиражируются по заказам, подписанным начальником управления по документообороту или его заместителем.

14.2.8. Сотрудники управления по документообороту, выполняющие тиражирование материалов и документов, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под роспись.

14.2.9. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель подразделения, в котором установлен копировальный аппарат.

14.2.10. Копирование бланков документов любого вида запрещается.

XV. Работа в системе межведомственного электронного документооборота

15.1. Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, администрации области и иных государственных органов (далее - участники межведомственного электронного документооборота).

15.2. По системе межведомственного электронного документооборота происходит обмен электронными сообщениями, содержащими копии документов, подготовленных участниками межведомственного электронного документооборота на бумажном носителе, а также документы, подготовленные в электронном виде.

Кроме того, по системе межведомственного электронного документооборота осуществляется передача электронных сообщений, содержащих уведомления о регистрации и ходе рассмотрения (исполнения) полученных документов.

15.3. Получение и отправку электронных сообщений, содержащих копии документов и электронные документы, осуществляет управление по документообороту администрации области.

Отправка электронных сообщений, содержащих уведомления о регистрации и ходе рассмотрения (исполнения) полученных документов, происходит автоматически средствами системы электронного документооборота администрации области.

XVI. Ведение звукозаписи мероприятий, проводимых Губернатором области и его заместителями

16.1. Управление по социально-хозяйственному обеспечению администрации области обеспечивает запись заседаний коллегии администрации области, оперативных и иных рабочих совещаний структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области, а также мероприятий, проводимых Губернатором области, первыми заместителями Губернатора области и заместителями Губернатора области, за исключением совещаний и мероприятий, на которые выносятся сведения, содержащие государственную тайну.

16.2. Проведение совещаний, на которые выносятся сведения, содержащие государственную тайну, осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством.

16.3. Запись указанных мероприятий осуществляется по заявкам руководителей структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области (далее - Заявитель), предоставляемым в управление по социально-хозяйственному обеспечению администрации области.

Запись производится только на оборудовании, установленном в аппаратных залов администрации области, должностными лицами, имеющими право производить запись указанных мероприятий.

16.4. После окончания указанных мероприятий на внешний носитель делается копия записи проведенного мероприятия.

16.5. По заявке Заявителя копия записи не позднее 3 рабочих дней передается на хранение органу исполнительной власти области или структурному подразделению администрации области, проводившему мероприятие.

16.6. Оригинал записи мероприятий с самого оборудования уничтожается в порядке, установленном управлением по социально-хозяйственному обеспечению администрации области.

16.7. Невостребованные Заявителем копии записей мероприятий уничтожаются управлением по социально-хозяйственному обеспечению администрации области по истечении 10 рабочих дней.

XVII. Изготовление и использование печатей и штампов

17.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата администрации области, производится по разрешению заместителя Губернатора области.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора и его первых заместителей и заместителей определяется Губернатором области (первым заместителем, заместителем Губернатора области). Губернатором области, его первыми заместителями и заместителями назначаются лица, ответственные за использование и хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписей Губернатора области, первых заместителей и заместителей Губернатора области разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.

17.2. Заявки на изготовление печатей и штампов передаются в управление по социально-хозяйственному обеспечению администрации области.

17.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в управлении по социально-хозяйственному обеспечению и вещаются под роспись сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

17.4. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("место печати").

17.5. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность заместитель Губернатора области.

17.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в управление по социально-хозяйственному обеспечению, где они уничтожаются по акту.

17.7. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области.

17.8. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их руководителю органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области.