Приложение. Административный регламент N АР-143-24 муниципальной услуги "Выдача архивных справок и копий архивных документов"

Приложение
к постановлению Администрации города
от 18.09.2012 N 801

Административный регламент N АР-143-24
муниципальной услуги "Выдача архивных справок
и копий архивных документов"

Согласован: заключение управления по вопросам муниципальной службы и кадров Администрации города от 22.06.2012 N 143

1. Общие положения

1.1. Настоящий административный регламент муниципальной услуги "Выдача архивных справок и копий архивных документов" (далее - регламент и муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги и устанавливает сроки, порядок и последовательность выполнения действий муниципальным казенным учреждением "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Цель предоставления муниципальной услуги - исполнение запросов юридических и физических лиц по предоставлению архивных справок и копий архивных документов.

1.3. Консультирование, прием, выдача документов и организация работы по выдаче архивной документации осуществляется муниципальным казенным учреждением "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" в соответствии со стандартами:

- N СТ-143-24-3.2 "Выдача архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение" (приложение 1 к настоящему регламенту);

- N СТ-143-24-3.3 "Выдача копий архивных документов" (приложение 2 к настоящему регламенту).

1.4. Ответственность за исполнение и актуализацию настоящего регламента несет директор муниципального казенного учреждения "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону".

1.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом Российской Федерации от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- "Основными правилами работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

- Распоряжением Службы по тарифам Администрации г. Ростова-на-Дону от 13.03.2006 N 5 "Об утверждении цен на работы и услуги, выполняемые МУ "Междуведомственный архив г. Ростова-на-Дону по личному составу".

1.6 Сокращения, используемые в настоящем административном регламенте:

МКУ Архив - муниципальное казенное учреждение "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону";

1.7. Основными требованиями к информированию заявителей являются достоверность, полнота, четкость в изложении предоставляемой информации о требуемых документах и об административных процедурах, наглядность форм предоставляемой информации, а также оперативность, удобство и доступность ее получения.

Информацию о порядке предоставления услуги можно получить:

- по телефонам МКУ Архив;

- при личном приеме в МКУ Архив;

- в ходе интернет-консультации по электронной почте МКУ Архив;

- на официальном портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города Ростова-на-Дону: http://www.rostov-gorod.ru / Портал услуг / Архивное дело / Выдача архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение;

- на официальном портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города Ростова-на-Дону: http://www.rostov-gorod.ru / Портал услуг / Архивное дело / Выдача копий архивных документов;

- на региональном портале государственных услуг Ростовской области: http://www.pgu.donland.ru / Направления деятельности / Архивы / Выдача архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение;

- на региональном портале государственных услуг Ростовской области: http://www.pgu.donland.ru / Направления деятельности / Архивы / Выдача копий архивных документов;

- на информационных стендах, размещенных в помещении МКУ Архив.

Сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты, графике приема граждан МКУ Архив приведены в пунктах 3, 4, 5 стандартов N СТ-143-24-3.2, N СТ-143-24-3.3.

1.8 Предоставление муниципальной услуги осуществляется как на бесплатной, так и на платной основе в соответствии со стандартами N СТ-143-24-3.2 (приложение N 1 к административному регламенту), N СТ 143-24-3.3 (приложение N 2 к административному регламенту).

1.9. Основанием для предоставления муниципальной услуги является заявление физического либо юридического лица в МКУ Архив (далее - заявление) о предоставлении услуги.

1.10. От имени физического лица заявление о предоставлении муниципальной услуги предоставляют:

- представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности.

- попечители.

От имени юридического лица заявление о предоставлении муниципальной услуги предоставляют:

- руководители организаций;

- представители, действующие в силу полномочий, вытекающих из учредительных документов, либо основанных на доверенности или договоре.

1.11. В случаях, предусмотренных федеральными законами, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим личность гражданина, права застрахованного лица в системах обязательного страхования, иные права гражданина. В случаях, предусмотренных федеральными законами, постановлением Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим право гражданина на получение государственных и муниципальных услуг.

1.12. Архивные документы передаются на хранение в МКУ Архив по истечении 5 лет с даты выпуска соответствующего документа.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Порядок предоставления муниципальной услуги, перечень необходимых документов, формы заявлений и образцы их заполнения, сроки предоставления муниципальной услуги указаны в стандартах N СТ-143-24-3.2 "Выдача архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение" (приложение 1 к настоящему регламенту) и N СТ-143-24-3.3 "Выдача копий архивных документов" (приложение 2 к настоящему регламенту).

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных
процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе
особенности выполнения административных процедур
в электронной форме

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя последовательность административных процедур, осуществляемых специалистами МКУ Архив.

Необходимые для предоставления услуги документы, при наличии технической возможности для их приема и рассмотрения, в установленном порядке могут быть направлены заявителем по электронной почте (в сканированном виде), в том числе с использованием региональной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)". При этом заявителю направляется информация об адресе и графике работы уполномоченного органа, в который ему необходимо обратиться для предоставления оригиналов этих документов.

Информацию о возможности направления документов в электронном виде можно получить по месту предоставления услуги.

3.2. Муниципальная услуга N СТ-143-24-3.2 "Выдача архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение" включает в себя следующие административные процедуры:

- информирование населения о предоставлении муниципальной услуги. Информирование о порядке оказания услуги возможно по телефону и при личном устном информировании, в ходе интернет-консультации и на информационных стендах МКУ Архив. Ответ на любой телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании структурного подразделения, фамилии, имени, отчестве специалиста, принявшего телефонный звонок. При ответах специалисты отделов обслуживания подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившегося о порядке оказания муниципальной услуги и другим вопросам, находящимся в компетенции специалиста. При невозможности ответить на поставленные вне его компетенции вопросы специалист, принявший телефонный звонок, должен переадресовать (перевести) его на компетентное должностное лицо (с указанием должности, фамилии, номера телефона, а при отсутствии специалиста на рабочем месте - возможного времени звонка для получения справки).

- консультирование по вопросам предоставления муниципальной услуги. Консультирование осуществляется в течение 15 минут.

- прием и регистрация письменного заявления от физического или юридического лица, в котором указывается:

1. для физического лица - полностью фамилия, имя, отчество заявителя, полная информация о характере запроса: дата, номер, тематика запрашиваемого документа, информация о перемене фамилий заявителя, название организации согласно записи в трудовой книжке, контактного телефона заявителя, дата подачи заявки;

2. для юридического лица необходимо подготовить заявление на фирменном бланке организации, подписанном руководителем или иным уполномоченным лицом.

В результате заявителю предоставляется выписка документов, предоставляемых заявителем (приложение N 4 стандарта). Прием и регистрация при обращении лично - в день обращения, при отправке по почте - в день поступления документов в МКУ Архив;

- анализ тематики поступивших запросов с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала определяет:

1. правомочность получения заявителем запрашиваемых сведений;

2. степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

3. местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- проведение поиска архивных документов, необходимых для исполнения запросов, производится полистно по рабочим и контрольным экземплярам каталогов фондов, установление сроков предоставления муниципальной услуги. Срок исполнения административной процедуры - в течение от 5 до 15 дней с момента регистрации заявления;

- подписание архивной справки и копий архивных документов директором МКУ Архив. Срок исполнения административной процедуры - в течение 1 рабочего дня;

- регистрация архивной справки и копий архивных документов в журнале регистрации и выдачи готовых справок (приложении 3 к настоящему регламенту). Срок исполнения административной процедуры - в течение 1 рабочего дня;

- выдача архивной справки или мотивированного отказа заявителю в назначенное время. Копии архивных документов (лицевые, платежные ведомости и иные документы) заверяются печатью МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону", под роспись передаются заявителю или направляются в адрес юридических лиц на основании запроса по месту требования.

Срок исполнения услуги исчисляется с момента регистрации заявления в МКУ Архив, составляет 30 календарных дней.

В исключительных случаях директор МКУ Архив вправе продлить срок рассмотрения на 30 календарных дней, уведомив об этом заявителя. Продление сроков исполнения услуги в МКУ Архив допускается в случаях проведения внеплановых ремонтных работ в хранилищах архива и при обстоятельствах форс-мажорного характера.

При отсутствии документов по личному составу в течение 14 календарных дней дается заявителю отрицательный ответ.

Срок рассмотрения и направление заявлений, поступивших в МКУ Архив, на исполнение в организации по принадлежности составляет 5 рабочих дней.

3.3. Муниципальная услуга N СТ-143-24-3.3 "Выдача копий архивных документов" включает в себя следующие административные процедуры:

- информирование населения о предоставлении муниципальной услуги. Информирование о порядке оказания услуги возможно по телефону и при личном устном информировании, в ходе интернет-консультации и на на информационных стендах МКУ Архив. Ответ на любой телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании структурного подразделения, фамилии, имени, отчестве специалиста, принявшего телефонный звонок. При ответах специалисты отделов обслуживания подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившегося о порядке оказания муниципальной услуги и другим вопросам, находящимся в компетенции специалиста. При невозможности ответить на поставленные вне его компетенции вопросы специалист, принявший телефонный звонок, должен переадресовать (перевести) его на компетентное должностное лицо (с указанием должности, фамилии, номера телефона, а при отсутствии специалиста на рабочем месте - возможного времени звонка для получения справки);

- консультирование по вопросам предоставления муниципальной услуги.

Консультирование осуществляется в течение 15 минут.

- прием и регистрация письменного заявления от физического или юридического лица, в котором указывается:

1. для физического лица - полностью фамилия, имя, отчество заявителя, полная информация о характере запроса: дата, номер, тематика запрашиваемого документа, контактного телефона заявителя, дата подачи заявки;

2. для юридического лица необходимо подготовить заявление на фирменном бланке организации, подписанном руководителем или иным уполномоченным лицом.

В результате заявителю предоставляются выписка документов, предоставляемых заявителем (приложение N 4 стандарта) и квитанция строгой отчетности ф. 10 (по ОКУД 0504510) для оплаты услуг юридическими и физическими лицам. Прием и регистрация при обращении лично - в день обращения, при отправке по почте - в день поступления документов в МКУ Архив;

ГАРАНТ:

Приказом Минфина РФ от 30 декабря 2008 г. N 148н Приказ Минфина РФ от 10 февраля 2006 г. N 25н, утвердивший форму бланка строгой отчетности ф. 10, признан утратившим силу

- анализ тематики поступивших запросов с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала определяет:

1. правомочность получения заявителем запрашиваемых сведений;

2. степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

3. местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- проведение поиска архивных документов, необходимых для исполнения запросов, производится полистно по рабочим и контрольным экземплярам каталогов фондов, установление сроков предоставления муниципальной услуги. Срок исполнения административной процедуры - в течение от 5 до 15 дней с момента регистрации заявления;

- подписание архивной справки и копий архивных документов директором МКУ Архив. Срок исполнения административной процедуры - в течение 1 рабочего дня;

- регистрация копий архивных документов в журнале регистрации и выдачи готовых справок (приложении 3 к настоящему регламенту). Срок исполнения административной процедуры - в течение 1 рабочего дня;

- выдача архивной справки или мотивированного отказа заявителю в назначенное время. Копии архивных документов (лицевые, платежные ведомости и иные документы) заверяются печатью МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону", под роспись передаются заявителю или направляются в адрес юридических лиц на основании запроса по месту требования. При предъявлении юридическими и физическими лицами оплаченной квитанции строгой отчетности ф. 10 (по ОКУД 0504510) с указанием в ней суммы за количество копий листов - 1 экз. (оригинал).

Срок исполнения услуги исчисляется с момента регистрации заявления в МКУ Архив составляет 15 календарных дней.

В исключительных случаях директор Архива вправе продлить срок на 15 календарных дней, уведомив об этом заявителя. Продление сроков исполнения услуги в МКУ Архив допускается в случаях проведения внеплановых ремонтных работ в хранилищах архива и при обстоятельствах форс-мажорного характера.

Срок рассмотрения и направление заявлений, поступивших в МКУ Архив, на исполнение в организации по принадлежности составляет 5 рабочих дней.

3.3.1 Услуга предусматривает предоставление копий архивных документов на платной основе.

Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей и иных копий архивных документов, исполняется бесплатно для органов государственной власти (суд, прокуратура), Администрации Ростовской области, подразделений органов Администрации города Ростова-на-Дону. Для юридических и физических лиц на платной основе с учетом тарифов, установленных правовым актом Администрации города Ростова-на-Дону. Главным хранителем фондов или при его отсутствии архивистом 2 категории, заявителю архивной информации, после приема заявления, выдается квитанция строгой отчетности ф. 10 (по ОКУД 0504510) с указанием в ней суммы за количество копий листов. Оплата производится в учреждениях банка РФ. После оплаты услуги заявитель в следующий приемный день приносит копию квитанции об оплате и получает заверенные копии документов на бумажном носителе, расписавшись в книге выдачи копий архивных документов.

3.4. При изготовлении архивных справок и копий архивных документов соблюдаются следующие основные правила:

- при личном приеме заявителю сразу сообщается о возможности предоставления данной муниципальной услуги. Ответ об отказе в выдаче архивной справки, архивных документов дается заявителю в том случае, если документы организации, указанной в заявлении, на хранение в муниципальный архив не передавались. Архивисты на личном приеме оформляют ответ МКУ Архив за подписью директора МКУ Архив об отказе в предоставлении услуги;

- при наличии в хранилищах МКУ Архив архивных документов организации, указанной в заявлении, архивисты просматривают описи дел по организации, просматривают наличие запрашиваемых документов за указанный в заявлении период работы заявителя.

3.5. Блок-схема предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок и копий архивных документов" приведена в приложении 4 к настоящему регламенту.

3.6. Описание административных процедур изложено в схеме N СХ-143-24 процесса предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок и копий архивных документов" (приложение 5 к настоящему регламенту).

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за порядком предоставления муниципальной услуги осуществляется директором МКУ Архив.

Текущий контроль осуществляется путем проведения директором МКУ Архив проверок соблюдения и исполнения работниками МКУ Архив методических рекомендаций, содержащих порядок предоставления муниципальной услуги. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается директором МКУ Архив.

Текущий контроль за порядком предоставления муниципальной услуги осуществляется также директором МКУ Архив посредством рассмотрения письменных и устных обращений граждан по вопросам предоставления муниципальной услуги.

4.2. Порядок и периодичность осуществления мониторинга, планового контроля за порядком, полнотой и качеством предоставления указанной в настоящем регламенте муниципальной услуги осуществляется посредством проведения внутренних аудитов директором МКУ Архив, ответственным за проведение внутреннего аудита, в порядке, установленном стандартом СТО-03 "Внутренние аудиты системы менеджмента качества".

4.3. В случае, если в результате контроля обнаружены несоответствия в документах, в действиях сотрудников, участвующих в предоставлении указанной в настоящем административном регламенте муниципальной услуги, директор МКУ Архив обеспечивает разработку и выполнение действий по устранению выявленных несоответствий и их причин согласно стандарту СТО-02 "Управление несоответствиями требованиям к исполнению услуг и функций".

4.4. Должностное лицо, специалист, осуществляющие действия, определенные административными процедурами, несут персональную ответственность за соблюдение сроков, порядка проведения, полноту и качество выполнения услуги. Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

4.5. Решение о проведении внеплановой проверки полноты и качества предоставления муниципальных услуг принимается директором МКУ Архив в следующих случаях:

- в связи с проверкой устранения ранее выявленных нарушений исполнения Административного регламента;

- обращений физических и юридических лиц с жалобами на нарушения их прав и законных интересов действиями (бездействием) должностных лиц, отвечающих за предоставление муниципальной услуги.

4.6. В любое время с момента подачи документов на предоставление муниципальной услуги заявитель имеет право на получение сведений о состоянии заявки при помощи телефона или посредством личного посещения МКУ Архив.

Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения письменной и устной информации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий
(бездействий) органа, предоставляющего муниципальную услугу
(исполняющего функцию), а также должностных лиц
и муниципальных служащих

5.1. Заявитель имеет право в досудебном (внесудебном) порядке обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальных услуг.

5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальных услуг (по форме согласно приложению 3 к стандартам), на имя должностных лиц, указанных в пунктах 21, 22 стандартов услуг.

5.4. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган.

5.5. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет": официального портала Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города (www.rostov-gorod.ru), единого портала государственных и муниципальных услуг либо портала государственных и муниципальных услуг Ростовской области (www.pgu.donland.ru), а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.6. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, рассматривается в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.7. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.8. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения об удовлетворении либо в отказе от удовлетворения жалобы, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.9. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностные лица, указанные в стандартах, незамедлительно направляют имеющиеся материалы в органы прокуратуры.