Приложение. Административный регламент N АР-143-24 муниципальной услуги "Выдача архивных справок и копий архивных документов"

Приложение
к постановлению Администрации города
от 18.09.2012 N 801

Административный регламент N АР-143-24
муниципальной услуги "Выдача архивных справок
и копий архивных документов"

С изменениями и дополнениями от:

5 апреля 2013 г., 26 августа 2014 г.

Согласован: заключение управления по вопросам муниципальной службы и кадров Администрации города от 22.06.2012 N 143

1. Общие положения

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 26 августа 2014 г. N 952 пункт 1.1 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1. Настоящий административный регламент муниципальной услуги "Выдача архивных справок и копий архивных документов" (далее - регламент и муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги и устанавливает сроки, порядок и последовательность выполнения действий муниципальным казенным учреждением "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Цель предоставления муниципальной услуги - исполнение запросов юридических и физических лиц по предоставлению архивных справок и копий архивных документов.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 5 апреля 2013 г. N 360 в пункт 1.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3. Консультирование, прием, выдача документов и организация работы по выдаче архивной документации осуществляется муниципальным казенным учреждением "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" в соответствии со стандартами:

- N СТ-143-24-3.2 "Выдача архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации" (приложение 1 к настоящему регламенту);

- N СТ-143-24-3.3 "Выдача копий архивных документов" (приложение 2 к настоящему регламенту).

1.4. Ответственность за исполнение и актуализацию настоящего регламента несет директор муниципального казенного учреждения "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону".

1.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом Российской Федерации от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- "Основными правилами работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

- Распоряжением Службы по тарифам Администрации г. Ростова-на-Дону от 13.03.2006 N 5 "Об утверждении цен на работы и услуги, выполняемые МУ "Междуведомственный архив г. Ростова-на-Дону по личному составу".

1.6 Сокращения, используемые в настоящем административном регламенте:

МКУ Архив - муниципальное казенное учреждение "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону";

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 5 апреля 2013 г. N 360 в пункт 1.7 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.7. Основными требованиями к информированию заявителей являются достоверность, полнота, четкость в изложении предоставляемой информации о требуемых документах и об административных процедурах, наглядность форм предоставляемой информации, а также оперативность, удобство и доступность ее получения.

Информацию о порядке предоставления услуги можно получить:

- по телефонам МКУ Архив;

- при личном приеме в МКУ Архив;

- в ходе интернет-консультации по электронной почте МКУ Архив;

- на официальном портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города Ростова-на-Дону: http://www.rostov-gorod.ru / Портал услуг / Архивное дело / Выдача архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- на официальном портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города Ростова-на-Дону: http://www.rostov-gorod.ru / Портал услуг / Архивное дело / Выдача копий архивных документов;

- на региональном портале государственных услуг Ростовской области: http://www.pgu.donland.ru / Направления деятельности / Архивы / Выдача архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- на региональном портале государственных услуг Ростовской области: http://www.pgu.donland.ru / Направления деятельности / Архивы / Выдача копий архивных документов;

- на информационных стендах, размещенных в помещении МКУ Архив.

Сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты, графике приема граждан МКУ Архив приведены в пунктах 3, 4, 5 стандартов N СТ-143-24-3.2, N СТ-143-24-3.3.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 26 августа 2014 г. N 952 пункт 1.8 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.8. Предоставление муниципальной услуги осуществляется:

а) на бесплатной основе в соответствии со стандартом:

- N СТ-143-24-3.2 (приложение 1 к настоящему регламенту),

б) на платной основе в соответствии со стандартом N СТ-143-24-3.3 (приложение 2 к настоящему регламенту).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 26 августа 2014 г. N 952 пункт 1.9 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.9. Основанием для предоставления муниципальной услуги является заявление физического либо юридического лица (далее - заявление) о предоставлении услуги, оформляемое в соответствии с приложением 2 к стандартам N СТ-143-24-3.2, N СТ-143-24-3.3.

1.10. От имени физического лица заявление о предоставлении муниципальной услуги предоставляют:

- представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности.

- попечители.

От имени юридического лица заявление о предоставлении муниципальной услуги предоставляют:

- руководители организаций;

- представители, действующие в силу полномочий, вытекающих из учредительных документов, либо основанных на доверенности или договоре.

1.11. В случаях, предусмотренных федеральными законами, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим личность гражданина, права застрахованного лица в системах обязательного страхования, иные права гражданина. В случаях, предусмотренных федеральными законами, постановлением Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим право гражданина на получение государственных и муниципальных услуг.

1.12. Архивные документы передаются на хранение в МКУ Архив по истечении 5 лет с даты выпуска соответствующего документа.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 26 августа 2014 г. N 952 раздел 2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

2. Стандарты предоставления муниципальных услуг

2.1. Требования, предъявляемые к предоставлению муниципальных услуг, перечень документов, необходимых для их предоставления, сроки и иная информация указаны в соответствующих стандартах услуг:

- Стандарт N СТ-143-24-3.2 "Выдача архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации" (приложение 1 к настоящему Регламенту);

- Стандарт N СТ-143-24-3.3 "Выдача копий архивных документов" (приложение 2 к настоящему Регламенту).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 26 августа 2014 г. N 952 раздел 3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя последовательность административных процедур, осуществляемых специалистами МКУ Архив.

Необходимые для предоставления услуги документы, при наличии технической возможности для их приема и рассмотрения, в установленном порядке могут быть направлены заявителем по электронной почте (в сканированном виде), в том числе с использованием региональной государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области". При этом заявителю направляется информация об адресе и графике работы уполномоченного органа, в который ему необходимо обратиться для представления оригиналов этих документов.

Информацию о возможности направления документов в электронном виде можно получить по месту предоставления услуги.

3.2. Муниципальная услуга N СТ-143-24-3.2 "Выдача архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации" включает в себя следующие административные процедуры:

3.2.1. информирование населения о предоставлении муниципальной услуги. Информирование о порядке оказания услуги возможно по телефону и при личном устном информировании, в ходе интернет - консультации и на информационных стендах МКУ Архив. Ответ на любой телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, структурного подразделения, фамилии, имени, отчестве специалиста, принявшего телефонный звонок. При ответах специалисты МКУ Архив подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившегося о порядке оказания муниципальной услуги и другим вопросам, находящимся в компетенции специалиста. При невозможности ответить на поставленные вне его компетенции вопросы специалист, принявший телефонный звонок, должен переадресовать (перевести) его на компетентное должностное лицо (с указанием должности, фамилии, номера телефона, а при отсутствии специалиста на рабочем месте - возможного времени звонка для получения справки);

3.2.2. консультирование по вопросам предоставления муниципальной услуги. Консультирование осуществляется в течение 15 минут;

3.2.3. прием и регистрация письменного заявления от физического или юридического лица (по форме согласно приложению 2 к стандарту N СТ-143-24-3.2), в котором указывается:

а) для физического лица - полностью фамилия, имя, отчество заявителя, полная информация о характере запроса: дата, номер, тематика запрашиваемого документа, информация о перемене фамилий заявителя, название организации согласно записи в трудовой книжке, контактный телефон заявителя, дата подачи заявки;

б) для юридического лица необходимо подготовить заявление на фирменном бланке организации, подписанном руководителем или иным уполномоченным лицом.

В результате заявителю предоставляется выписка документов предоставляемых заявителем (приложение 4 к стандарту N СТ-143-24-3.2).

Прием и регистрация заявления в электронной системе ВИС Архив проводится специалистами МКУ Архив:

а) при обращении граждан лично - в день обращения,

б) при направлении запросов по почте - в день поступления документов в МКУ Архив;

в) при поступлении запроса из отделений пенсионного фонда Российской Федерации в электронной форме по защищенным каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации - в день поступления запроса в МКУ Архив.

Специалист проверяет документы и при отсутствии оснований для отказа в приеме регистрирует письменное заявление в Журнале регистрации и выдачи архивных справок и копий архивных документов. Журнал ведется в электронном виде (приложение 3 к настоящему регламенту);

3.2.4. анализ тематики поступивших запросов с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала, в ходе которого специалист МКУ Архив в день приема заявления определяет:

а) правомочность получения заявителем запрашиваемых сведений;

б) степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

в) местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

3.2.5. проведение поиска архивных документов, необходимых для исполнения запросов, осуществляется полистно по рабочим и контрольным экземплярам каталогов фондов, установление сроков предоставления муниципальной услуги. Срок исполнения административной процедуры - от 5 до 15 календарных дней с момента регистрации заявления;

3.2.6. подготовка архивной справки: о заработной плате, о стаже, историческая справка. Срок исполнения административной процедуры - в течение 14 календарных дней с момента окончания поиска архивных документов;

3.2.7. подписание, заверение архивной справки и копий архивных документов директором МКУ Архив. Срок исполнения административной процедуры - в течение 1 рабочего дня;

3.2.8. выдача архивной справки, копий архивных документов или мотивированного отказа заявителю в назначенное время. Копии архивных документов (лицевые, платежные ведомости и иные документы) заверяются печатью МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону", передаются заявителю под роспись в заявлении (согласно приложению 2 к стандарту N СТ-143-24-3.2) или направляются в адрес юридических лиц на основании запроса по месту требования;

3.2.9. срок исполнения услуги исчисляется с момента регистрации заявления в МКУ Архив, составляет 30 календарных дней;

3.2.10. в исключительных случаях директор МКУ Архив продлевает срок оказания услуги на 30 календарных дней, письменно уведомив об этом заявителя. Продление сроков исполнения услуги в МКУ Архив допускается в случаях проведения внеплановых ремонтных работ в хранилищах архива и при обстоятельствах форс-мажорного характера, возникших вследствие непреодолимой силы (стихийные бедствия, эпидемии, война, землетрясения, крупномасштабные забастовки и т.п.);

3.2.11. при отсутствии документов по личному составу в течение 5 рабочих дней с момента регистрации заявления (получения запроса) дается заявителю отрицательный ответ;

3.2.12. срок направления запросов по заявлениям, поступившим в МКУ Архив, для исполнения в организации по принадлежности составляет 5 рабочих дней со дня поступления заявления;

3.2.13. обмен информацией может производиться в электронном виде средствами ПО ViPNet Client в виде электронных документов, зашифрованных и подписанных корректной электронной подписью ответственных сотрудников, с применением средств криптографической защиты информации "Домен-К" без последующего представления этих документов на бумажном носителе в соответствии с требованиями настоящего регламента.

3.3. Муниципальная услуга N СТ-143-24-3.3 "Выдача копий архивных документов" включает в себя следующие административные процедуры:

3.3.1. информирование населения о предоставлении муниципальной услуги. Информирование о порядке оказания услуги возможно по телефону и при личном устном информировании, в ходе интернет - консультации и на информационных стендах МКУ Архив. Ответ на любой телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, структурного подразделения, фамилии, имени, отчестве специалиста, принявшего телефонный звонок. При ответах специалисты МКУ Архив подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившегося о порядке оказания муниципальной услуги и другим вопросам, находящимся в компетенции специалиста. При невозможности ответить на поставленные вне его компетенции вопросы специалист, принявший телефонный звонок, должен переадресовать (перевести) его на компетентное должностное лицо (с указанием должности, фамилии, номера телефона, а при отсутствии специалиста на рабочем месте - возможного времени звонка для получения справки);

3.3.2. консультирование по вопросам предоставления муниципальной услуги. Консультирование осуществляется в течение 15 минут;

3.3.3. прием и регистрация письменного заявления от физического или юридического лица (по форме согласно приложению 2 к стандарту N СТ-143-24-3.3), в котором указывается:

а) для физического лица - полностью фамилия, имя, отчество заявителя, полная информация о характере запроса: дата, номер, тематика запрашиваемого документа, контактный телефон заявителя, дата подачи заявки;

б) для юридического лица необходимо подготовить заявление на фирменном бланке организации, подписанном руководителем или иным уполномоченным лицом.

В результате заявителю предоставляются выписка документов, предоставляемых заявителем (приложение 4 к стандарту N СТ-143-24-3.3), сведения о стоимости услуги и банковских реквизитах для оплаты услуг юридическими и физическими лицами.

Прием и регистрация заявления в электронной системе ВИС Архив проводится специалистами МКУ Архив:

а) при обращении граждан лично - в день обращения,

б) при направлении запросов по почте - в день поступления документов в МКУ Архив.

Специалист проверяет документы и при отсутствии оснований для отказа в приеме регистрирует письменное заявление в Журнале регистрации и выдачи архивных справок и копий архивных документов. Журнал ведется в электронном виде (приложение 3 к настоящему регламенту);

3.3.4. анализ тематики поступивших запросов с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала, в ходе которого специалист МКУ Архив в день приема заявления определяет:

а) правомочность получения заявителем запрашиваемых сведений;

б) степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

в) местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

3.3.5. проведение поиска архивных документов, необходимых для исполнения запросов, производится полистно по рабочим и контрольным экземплярам каталогов фондов, установление сроков предоставления муниципальной услуги. Срок исполнения административной процедуры - от 5 до 14 календарных дней с момента регистрации заявления;

3.3.6. копии архивных документов заверяются директором МКУ Архив. Срок исполнения административной процедуры - в течение 1 рабочего дня. При отсутствии запрашиваемых документов в МКУ Архив, в течение 3-х календарных дней с момента регистрации заявления заявителю предоставляется отрицательный ответ;

3.3.7. выдача заверенной копии архивных документов или мотивированного отказа заявителю в назначенное время. Копии архивных документов (лицевые, платежные ведомости и иные документы) заверяются печатью МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону", под роспись в заявлении (согласно приложению 2 к стандарту N СТ-143-24-3.3) передаются заявителю или направляются в адрес юридических лиц на основании запроса по месту требования. Срок исполнения услуги исчисляется с момента регистрации заявления в МКУ Архив, составляет 15 календарных дней.

В исключительных случаях директор МКУ Архив продлевает срок на 15 календарных дней, уведомив об этом заявителя. Продление сроков исполнения услуги в МКУ Архив допускается в случаях проведения внеплановых ремонтных работ в хранилищах архива и при обстоятельствах форс-мажорного характера, возникших вследствие непреодолимой силы (стихийные бедствия, эпидемии, война, землетрясения, крупномасштабные забастовки и т.п.).

Срок направления запросов по заявлениям, поступившим в МКУ Архив, для исполнения в организации по принадлежности составляет 5 рабочих дней со дня поступления заявления;

3.3.8. услуга предусматривает предоставление копий архивных документов на платной основе.

Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей и копий иных архивных документов, исполняется бесплатно для органов государственной власти (суд, прокуратура), Правительства Ростовской области, подразделений и органов Администрации города Ростова-на-Дону. Для юридических и физических лиц на платной основе с учетом тарифов, установленных правовым актом Администрации города Ростова-на-Дону. Главным хранителем фондов или при его отсутствии архивистом 1 категории, заявителю, после приема заявления, предоставляются сведения о стоимости услуги и банковских реквизитах для оплаты услуг юридическими и физическими лицами. Оплата производится в кредитных организациях. После оплаты услуги, заявитель получает заверенные копии документов на бумажном носителе. При получении заверенных копий документов, заявитель вправе предъявить в МКУ Архив копию квитанции об оплате.

3.4. Блок-схема предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок и копий архивных документов" приведена в приложении 4 к настоящему Регламенту.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 26 августа 2014 г. N 952 в пункт 4.1 настоящего