Приложение. Инструкция по формированию, ведению, хранению, передаче личных дел и учету персональных данных государственных гражданских служащих Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации

Приложение
к приказу Министерства экономического
развития и торговли РФ
от 24 октября 2006 г. N 338

Инструкция
по формированию, ведению, хранению, передаче личных дел и учету персональных данных государственных гражданских служащих Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция по формированию, ведению, хранению, передаче личных дел и учету персональных данных государственных гражданских служащих Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях повышения эффективности обработки персональных данных, нормативного закрепления процесса формирования, ведения, хранения, передачи личных дел и учета персональных данных государственных гражданских служащих Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации (далее - персональные данные), установления общих требований к организации работы по обработке персональных данных в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации (далее - Министерство).

2. Настоящей Инструкцией определяется порядок обработки персональных данных, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

3. Персональные данные, внесенные в личное дело федерального государственного гражданского служащего (далее - гражданский служащий), относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок обработки персональных данных, относящихся к сведениям, составляющим государственную тайну.

5. Организация работы по формированию, ведению, хранению, передаче личных дел и учету персональных данных осуществляется Кадровой службой Министерства.

6. Персональная ответственность за соблюдение требований, установленных настоящей Инструкцией, обеспечение конфиденциальности персональных данных, полноту и адекватность фактическим данным информации, содержащейся в личном деле, возлагается на гражданского служащего, обеспечивающего прием, перемещение и увольнение граждан, подготовку приказов Министерства по личному составу (далее - куратор), а также гражданского служащего, обеспечивающего обработку персональных данных, гражданского служащего, осуществляющего автоматизированный учет персональных данных.

7. Персональные данные гражданского служащего, содержащиеся в личном деле, должны использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями гражданского служащего, работающего или знакомящегося с этой информацией.

8. Ведение кадрового делопроизводства в Министерстве осуществляется на государственном языке Российской Федерации. В случае приобщения к материалам личного дела документов, составленных на других языках, обязательно прилагается нотариально заверенный перевод таких документов на русский язык.

В случае приобщения к материалам личного дела документов об образовании, полученном гражданином Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, к указанным документам обязательно прилагается подтверждение Министерства образования и науки Российской Федерации о соответствии такого образования образовательным стандартам, установленным на территории Российской Федерации.

9. В случае ликвидации Министерства личное дело гражданского служащего передается на хранение в государственный архив. Личное дело гражданского служащего, переводимого на должность государственной гражданской службы в другой государственный орган, передается в кадровую службу этого органа на основании официального запроса.

II. Формирование личного дела гражданского служащего при поступлении на государственную гражданскую службу

10. При формировании личного дела на куратора возлагаются следующие обязанности:

- получать персональные данные лично у гражданина Российской Федерации, поступающего на гражданскую службу;

- получать письменное согласие гражданина Российской Федерации на получение персональных данных на указанного гражданина у третьей стороны, предварительно сообщив ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

- приобщать к личному делу следующие документы:

а) собственноручно заполненную и подписанную гражданином Российской Федерации анкету по форме, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 мая 2005 г. N 667-р, с приложением фотографий (4 шт.);

б) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

в) копию трудовой книжки, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;

г) копию документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

д) копию паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

е) копию декларации о доходах гражданина и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 1997 г. N 484 (сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего);

ж) копию страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

з) копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

и) копию страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

к) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у данного гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

- заверять своей подписью соответствие представленных копий документов их оригиналам;

- проверять наличие подписи кандидата на должность государственной гражданской службы на анкете, справке о соблюдении ограничений, связанных с замещением должности государственной гражданской службы, перед тем, как приобщить указанные копии к личному делу;

- подтверждать своей подписью достоверность и полноту сведений, указанных в анкете, справке о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации, государственной должности федеральной государственной службы (далее - справка о соблюдении ограничений, связанных с гражданской службой), кадровой справке, а также в копиях представленных документов;

- осуществлять ежегодное ознакомление гражданского служащего с материалами его личного дела.

11. Назначение на должность государственной гражданской службы оформляется приказом Министерства, проект которого подготавливается куратором.

12. К проекту приказа Министерства о назначении гражданина на должность государственной гражданской службы куратором прилагаются:

а) письменное заявление гражданина Российской Федерации с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации;

б) представление директора (заместителя директора) департамента о назначении гражданина на государственную гражданскую должность;

в) решение о выплате и размере надбавки за особые условия гражданской службы;

г) проект служебного контракта.

13. Личное дело гражданского служащего, включающее экземпляр приказа Министерства о назначении гражданина Российской Федерации на должность государственной гражданской службы, а также документы, указанные в пунктах 10 и 12 настоящей Инструкции, передается куратором гражданскому служащему, осуществляющему автоматизированный учет персональных данных, затем формируется в отдельной папке с приложением данных о работе после заполнения личного дела (дополнение к личному делу), описи документов, имеющихся в личном деле, и листа ознакомления гражданского служащего с материалами личного дела.

14. В случае издания приказа Министерства о назначении на должность нескольких гражданских служащих (общего приказа) гражданским служащим, осуществляющим автоматизированный учет персональных данных, формируется выписка из приказа Министерства.

III. Ведение и хранение личного дела гражданского служащего

15. Ведение личного дела гражданского служащего включает в себя своевременное приобщение документов, дополнительно поступивших от гражданского служащего, руководства Министерства (приказы Министерства и основания для их издания).

16. Формирование и ведение личного дела осуществляет гражданский служащий, обеспечивающий приобщение представленных документов к личному делу гражданского служащего.

17. К личному делу гражданского служащего приобщаются документы, указанные в пунктах 10 и 12 настоящей Инструкции, а также:

а) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

б) копия приказа Министерства о назначении на должность гражданской службы и основание к приказу;

в) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт, а также должностной регламент гражданского служащего;

г) копии приказов Министерства о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы и основания к приказам;

д) копии приказов Министерства об установлении ежемесячной надбавки за выслугу лет на гражданской службе и надбавки за особые условия гражданской службы, других надбавок и основания к приказам;

е) письменное заявление гражданского служащего, протокол (выписка из протокола) решения Комиссии Минэкономразвития России по зачислению иных периодов работы в стаж государственной службы, дающий право на ежемесячную надбавку к должностному окладу за выслугу лет;

ж) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

з) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

и) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;

к) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

л) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

м) копии приказов Министерства о поощрении гражданского служащего, а также о применении дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены и основания к приказам;

н) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

о) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

п) справка о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации, государственной должности федеральной государственной службы, утвержденная Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 1997 г. N 484;

р) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

с) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

т) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

у) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

ф) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами;

х) копия приказа Министерства об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении и основание для приказа.

18. В личное дело гражданского служащего, оформленного на работу в загранаппарат Министерства, дополнительно приобщаются:

а) представление директора (заместителя директора) департамента о назначении гражданина на должность в загранаппарат Министерства или рекомендация с последнего места работы;

б) выписка из протокола заседания Комиссии Министерства по рассмотрению кандидатов на работу в загранаппарат Минэкономразвития России и МИДа России;

в) собственноручно заполненные и подписанные анкеты членов семьи гражданского служащего, выезжающих с ним по отдельным загранпаспортам, с приложением фотографий (6 шт.);

г) копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) медицинские справки для выезжающих за границу гражданского служащего и членов семьи по форме N 082/у, утвержденной приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 г. N 1030;

19. В личное дело гражданского служащего вносятся письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также документы, подтверждающие изменение персональных данных гражданского служащего.

20. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

21. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись документов, имеющихся в личном деле. Документы подшиваются в хронологическом порядке.

22. Личные дела сотрудников Министерства, не являющихся гражданскими служащими, комплектуются и ведутся аналогичным образом.

23. При увольнении гражданского служащего к его личному делу приобщаются: а) приказ Министерства; б) заявление гражданского служащего; в) запрос на перевод в другую организацию, запрос на передачу личного дела в другой орган государственной власти (при переводе).

24. Личное дело уволенного гражданского служащего оформляется гражданским служащим, отвечающим за формирование, ведение и хранение личного дела, для передачи в архивное подразделение Министерства.

25. Подготовка личного дела гражданского служащего для передачи в архивное подразделение Министерства осуществляется в соответствии с порядком передачи документов на архивное хранение, установленным в Министерстве.

26. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы при наличии запроса с нового места гражданской службы.

27. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы при наличии запроса с нового места гражданской службы.

28. Личные дела гражданских служащих хранятся в оборудованных сигнализацией и опечатываемых помещениях.