Распоряжение Администрации Златоустовского городского округа Челябинской области от 30 января 2013 г. N 125-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Златоустовского городского округа" (документ утратил силу)

Распоряжение Администрации Златоустовского городского округа
Челябинской области
от 30 января 2013 г. N 125-р
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Златоустовского городского округа"

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Златоустовского городского округа (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений, отраслевых органов Администрации Златоустовского городского округа осуществить необходимые меры по введению в действие Инструкции, утвержденной настоящим распоряжением, обеспечить строгое соблюдение установленных ею правил и порядка работы с документами.

3. Руководителям органов местного самоуправления Златоустовского городского округа, отраслевых органов Администрации Златоустовского городского округа, муниципальных предприятий и учреждений Златоустовского городского округа:

1) инструкции по делопроизводству в своих подразделениях привести в соответствие с настоящим распоряжением;

2) при подготовке проектов правовых актов своих подразделений, а также документов, представляемых Главе Златоустовского городского округа, учитывать требования, установленные Инструкцией, утвержденной настоящим распоряжением.

4. Информационно-аналитическому отделу Администрации Златоустовского городского округа (Грязнова И.В.) опубликовать настоящее распоряжение на официальном сайте Златоустовского городского округа в сети "Интернет".

5. Организацию выполнения настоящего распоряжения возложить на Организационное управление Администрации Златоустовского городского округа (Гавричков А.М.).

Глава Златоустовского городского округа

В.А. Жилин

Утверждена
распоряжением Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Златоустовского городского округа

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Златоустовского городского округа (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению управленческой деятельности в Администрации Златоустовского городского округа.

2. Инструкция устанавливает общий порядок приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования и хранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации в структурных подразделениях, отраслевых органах Администрации Златоустовского городского округа (далее - структурные подразделения и отраслевые органы соответственно).

3. Организация работы с документами, содержащими государственную тайну, служебную информацию ограниченного распространения, регламентируется специальными нормативными актами.

4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей инструкции в Администрации Златоустовского городского округа осуществляется отделом по общим вопросам Организационного управления Администрации Златоустовского городского округа (далее - отдел по общим вопросам).

6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей, в органах местного самоуправления, отраслевых органах - на лиц, уполномоченных руководителем органа.

7. В развитие положений Инструкции отделом по общим вопросам разрабатываются методические документы (инструктивные письма, памятки и другие материалы за подписью начальника отдела).

8. При разработке настоящей инструкции учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

1) Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";

2) Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

3) Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

4) Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";

5) Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

6) Федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

7) Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

8) постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации";

9) постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

10) Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76;

9. Требования настоящей Инструкции распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также их подготовки к передаче на архивное хранение. Работа с документами, имеющими статус актов, содержащих сведения, составляющие государственную, служебную тайну; по исполнению поручений Президента Российской Федерации; по работе с обращениями граждан; бухгалтерских и других специальных документов - осуществляется в соответствии со специальными правовыми актами.

10. В настоящей инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа (исполнитель) - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Администрации Златоустовского городского округа;

деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый структурным подразделением, организацией, должностным лицом адресату по почтовой связи;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации Златоустовского городского округа;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа власти;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации Златоустовского городского округа, с указанием сроков их хранения;

муниципальный правовой акт - решение, принятое непосредственно населением муниципального образования по вопросам местного значения, либо решение, принятое органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления по вопросам местного значения, по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также по иным вопросам, отнесенным уставом муниципального образования в соответствии с федеральными законами к полномочиям органов местного самоуправления и (или) должностных лиц местного самоуправления, документально оформленные, обязательные для исполнения на территории муниципального образования, устанавливающие либо изменяющие общеобязательные правила или имеющие индивидуальный характер;

объем документооборота - количество документов, поступивших и созданных в Администрации;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов местного самоуправления, структурных подразделений, организаций и граждан;

телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования;

телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

II. Создание документов в Администрации Златоустовского городского округа Бланки документов

11. Создаваемые документы оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов.

12. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе формата А4, должен иметь поля:

25 мм - левое;

15 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Состав, виды, формы образцов бланков и электронных шаблонов бланков, применяемых в Администрации Златоустовского городского округа, для их изготовления утверждаются Главой Златоустовского городского округа (далее - Глава округа) по представлению начальника отдела по общим вопросам.

Текст документа набирается в текстовом редакторе Word for Windows с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером N 14 через одинарный междустрочный интервал.

Использование шрифтов, отличных от Times New Roman Cyr, а также шрифтов "полужирный", "курсив", "подчеркнутый" запрещается.

13. Правовые акты Администрации Златоустовского городского округа оформляются на бланках конкретного вида документов:

бланк постановления Администрации Златоустовского городского округа (приложение 1);

бланк распоряжения Администрации Златоустовского городского округа (приложение 2);

При подготовке документов, указанных в настоящем пункте, используются электронные шаблоны бланков документов.

Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов, указанных в настоящем пункте, утверждаются Главой округа.

14. В Администрации Златоустовского городского округа используются следующие бланки:

1) бланки должностного лица:

Главы округа (приложение 3);

резолюции Главы округа (приложение 4);

резолюции заместителя Главы округа (приложение 5);

2) бланк письма Администрации Златоустовского городского округа (приложение 6);

3) бланк постановления Администрации Златоустовского городского округа (приложение 1);

4) бланк распоряжения Администрации Златоустовского городского округа (приложение 2);

5) бланк письма структурного подразделения (приложение 7).

15. Порядок официального использования герба Златоустовского городского округа на бланках осуществляется в соответствии с Решением Златоустовского городского собрания депутатов от 29.08.2000 года N 715 "Об утверждении символики (герба и флага) муниципального образования "город Златоуст" (в редакции решения Собрания депутатов Златоустовского городского округа от 20.04.2006 г. N 253).

Использование ксерокопий бланков строго запрещается. Внутренняя переписка в Администрации Златоустовского городского округа допускается на стандартных листах формата А4 без использования указанных бланков.

16. По расположению реквизитов бланки Администрации Златоустовского городского округа имеют продольный характер. На бланке герб Златоустовского городского округа размещается в верхней части листа центрованным способом (равно удален от границы зоны расположения реквизитов).

Бланки писем структурных подразделений, отраслевых органов могут быть выполнены как в продольном, так и в угловом варианте.

17. Реквизиты органа местного самоуправления Златоустовского городского округа, отраслевого органа и структурного подразделения и наименование вида документа располагают центрованным способом. Реквизит "справочные данные" размещается одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Реквизиты: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа размещаются флаговым способом.

18. В органах местного самоуправления Златоустовского городского округа, отраслевых органах и структурных подразделениях устанавливается следующий состав реквизитов документов:

1) полный герб Златоустовского городского округа в многоцветном (одноцветном) варианте;

2) наименование органа местного самоуправления;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об органе местного самоуправления;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование либо аннотация документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например: отметка о поступлении документа в Администрацию Златоустовского городского округа; отметка "Срочно" и другие.

При оформлении реквизитов документов рекомендуется основываться на правилах оформления реквизитов (приложение 8).

19. Для каждого вида бланков устанавливается следующий состав реквизитов:

1) для бланков постановления, распоряжения Администрации Златоустовского городского округа:

герб Златоустовского городского округа в одноцветном варианте;

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа;

2) для бланков писем Главы округа, Администрации Златоустовского городского округа:

герб Златоустовского городского округа в одноцветном или многоцветном варианте;

справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

3) для бланка письма структурного подразделения, отраслевого органа:

герб Златоустовского городского округа в многоцветном или одноцветном варианте;

наименование структурного подразделения;

справочные данные о структурном подразделении (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

должность лица, подписавшего документ.

Подготовка проектов правовых актов Администрации Златоустовского городского округа

20. Правовыми актами Администрации Златоустовского городского округа нормативного и ненормативного характера являются постановления и распоряжения Администрации Златоустовского городского округа (далее - правовые акты).

21. Правовые акты принимаются в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, Федеральных конституционных законов, Федеральных законов, Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и иных правовых актов Челябинской области, Устава Златоустовского городского округа, а также по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением ими своих полномочий.

22. Проекты правовых актов (приложения 9, 10) разрабатываются в соответствии с поручениями и в инициативном порядке структурными подразделениями Администрации Златоустовского городского округа, отраслевыми органами Администрации Златоустовского городского округа, Собранием депутатов Златоустовского городского округа, иными органами местного самоуправления, органами территориального общественного самоуправления, инициативными группами граждан, прокурором г. Златоуста, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос.

23. Ответственность за качество подготовки, правильность оформления проектов правовых актов, их необходимое согласование с должностными лицами и организациями несут руководители структурных подразделений, разработавших проект правового акта.

Проекты правовых актов, подготовленные с нарушениями требований Инструкции, с ошибками и опечатками, возвращаются исполнителю документа на доработку и повторное согласование.

24. Проекты правовых актов обязательно согласовывают следующие должностные лица в установленном порядке:

1) руководитель структурного подразделения, отраслевого органа, подготовившего проект правового акта (инициатор правового акта);

2) руководитель Финансового управления Златоустовского городского округа (в случаях, если предметом регулирования проекта правового акта являются отношения, связанные со средствами местного бюджета);

3) начальник Правового управления Администрации Златоустовского городского округа;

4) руководители органов местного самоуправления, структурных подразделений, отраслевых органов и организаций, которым даны поручения в представленном проекте правового акта;

5) заместитель Главы округа, курирующий соответствующее направление деятельности.

25. Согласование проектов правовых актов осуществляется каждым из должностных лиц в срок не более 3 рабочих дней со дня поступления проекта документа, финансовым и правовым управлениями - не более 5 рабочих дней. Правовые акты объемом более 20 страниц рассматриваются в течение пяти рабочих дней.

Правовые акты, поступившие после 13 часов, регистрируются для проведения экспертизы следующим рабочим днем.

Для соблюдения сроков согласования, при прохождении проектом процедуры согласования, отметка о передаче проекта и его получении осуществляется в контрольной карточке (приложение 11), которая передается вместе с проектом правового акта в отдел по общим вопросам.

26. Если в результате правовой экспертизы в проекты правовых актов необходимо внести изменения, то проекты возвращаются исполнителю для доработки. Доработанные по замечаниям проекты правовых актов в обязательном порядке подлежат повторному согласованию с руководителем структурного подразделения, отраслевого органа разработавшего проект правового акта.

В случаях, определенных постановлением Администрации Златоустовского городского округа от 04.05.2009 г. N 106-п "Об утверждении правил проведения экспертизы нормативных правовых актов и их проектов в целях выявления в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции", Правовым управлением Администрации Златоустовского городского округа (далее - Правовое управление) проводится антикоррупционная экспертиза, по итогам которой готовится заключение.

27. Проекты правовых актов, не прошедшие правовой экспертизы Правового управления, отделом по общим вопросам не принимаются.

28. Проекты правовых актов, прошедших антикоррупционную экспертизу в Администрации Златоустовского городского округа с заключением Правового управления направляются в Прокуратуру г. Златоуста для проведения антикоррупционной экспертизы

29. К проекту правового акта прилагаются:

1) контрольная карточка;

2) пояснительная записка, подписанная руководителем структурного подразделения, отраслевого органа, подготовившего проект правового акта, где указываются:

состояние законодательства в соответствующей сфере правового регулирования;

обоснование необходимости принятия правового акта;

развернутая характеристика предлагаемого решения, его основных положений;

финансово-экономическое обоснование (в случаях, когда реализация предлагаемых решений потребует дополнительных материальных и иных затрат);

предложения по подготовке и принятию правовых актов, необходимых для реализации предлагаемых решений;

муниципальные правовые акты Златоустовского городского округа, отмена, изменение или дополнение которых потребуется в случае вступления в силу предлагаемого правового акта;

3) документы, содержащие поручения Главы округа или его заместителей, предшествующие подготовке проекта правового акта (выписки из протоколов, письма с резолюциями и другие);

4) электронная копия правового акта;

Передача проекта правового акта на экспертизу в Правовое управление, отдел по общим вопросам производится строго с представлением его электронной копии. Ответственность за идентичность текста электронной копии правового акта его бумажному варианту несет исполнитель, разработавший проект правового акта и представивший его электронную копию.

Электронная копия представленного проекта документа должна быть подготовлена средствами Microsoft Office версии не выше 2003 (шрифт Times New Roman Cyr, N 14; в приложениях, оформленных в виде таблиц, допускается шрифт не менее N 12) и передана на электронном носителе или по локальной вычислительной сети.

На каждом электронном носителе должен содержаться только один документ - проект представленного правового акта. Допускается размещение текста проекта правового акта и приложений к нему в отдельных файлах.

Электронный носитель не должен содержать вирусов и поврежденных участков. На каждом электронном носителе обязательно указываются: заголовок документа, исполнитель (наименование органа власти, фамилия, инициалы) и его служебный телефон.

Электронный носитель, не соответствующий предъявляемым требованиям, возвращается исполнителю для устранения замечаний вместе с проектом правового акта на бумажном носителе.

5) иные справочные материалы.

К проекту правового акта, отменяющего ранее принятые правовые акты или вносящего в них изменения, обязательно прилагаются копии ранее принятых правовых актов.

30. Согласованный всеми должностными лицами проект правового акта передается в отдел по общим вопросам для печатания и представления на подписание Главе округа.

Отдел по общим вопросам в течение двух рабочих дней проводит проверку на наличие и правильность оформления виз, подписей, приложений. В случае выявленных нарушений проект правового акта возвращается исполнителю на доработку.

Проверенные проекты правовых актов печатаются на соответствующих бланках распоряжения (постановления) Администрации Златоустовского городского округа и передаются на подпись Главы округа.

31. В случае неподписания Главой округа представленного проекта правового акта последний направляется должностному лицу, которому адресована резолюция Главы округа либо исполнителю документа (если в резолюции не указано конкретное должностное лицо).

Ответ на резолюцию Главы округа вместе с проектом правового акта в течение двух рабочих дней должен быть представлен в отдел по общим вопросам в виде служебной записки на имя Главы округа за подписью заместителя Главы, курирующего соответствующее направление деятельности, и руководителя структурного подразделения либо органа местного самоуправления Златоустовского городского округа. Проект правового акта повторно направляется отделом по общим вопросам на подпись Главе округа.

32. Регистрация подписанных Главой округа правовых актов осуществляется отделом по общим вопросам.

33. Копии правовых актов заверяются круглой печатью "Отдел по общим вопросам". Оттиск печати ставится на место подписи должностного лица, подписавшего правовой акт.

Копии подписанных и зарегистрированных правовых актов тиражируются и в течение трех рабочих дней рассылаются отделом по общим вопросам адресатам строго в соответствии с представленным исполнителем перечнем рассылки, указанным в листе согласования, или списком рассылки, а также адресатам, указанным в списке обязательной рассылки правового акта.

34. Подлинники правовых актов хранятся в отделе по общим вопросам в электронном и бумажном вариантах в течение пяти лет, после чего формируются в дела и передаются на хранение в муниципальное бюджетное учреждение "Архив Златоустовского городского округа".

35. Правовые акты оформляются на бланках установленного образца формата А4 (210 мм x 297 мм) с изображением герба Златоустовского городского округа в центре верхней части бланка (приложения 1, 2).

36. В случае размещения правового акта на двух (и более) листах текст второго (и каждого последующего) листа оформляется на бланке "второго листа" установленного образца и должен быть пронумерован арабскими цифрами по центру верхнего поля листа без проставления точек, черточек, кавычек и написания букв "стр.".

Приложения к правовым актам оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 мм x 297 мм).

37. Текст правового акта набирается в текстовом редакторе Word for Wi N dows с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером N 14 через одинарный междустрочный интервал.

Использование шрифтов, отличных от Times New Roman Cyr, а также шрифтов "полужирный", "курсив", "подчеркнутый" запрещается.

38. Каждый напечатанный лист правового акта, оформленный как на бланке, так и на обычном листе формата А4, должен иметь поля:

25 мм - левое;

15 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

39. Дата регистрации правового акта оформляется цифровым способом в следующей последовательности - число, месяц, год (например: 13.06.2010 г.).

Число месяца с первого по девятое оформляются с проставлением впереди цифры ноль (06.05.2010 г.).

Датой регистрации правового акта является дата его подписания.

40. Постановлениям Администрации Златоустовского городского округа присваиваются порядковые регистрационные номера в течение года, которые оформляются арабскими цифрами. Перед цифрой ставится знак " N " и пробел, с добавлением дефиса и буквы "П" (прописной) после номера.

Например:

постановление Администрации Златоустовского городского округа от 18.02.2010 г. N 77-П.

41. Распоряжениям Администрации Златоустовского городского округа присваиваются порядковые регистрационные номера в течение года, которые оформляются арабскими цифрами. Перед цифрой ставится знак " N " и пробел, с добавлением дефиса и буквы "р" (строчной) после номера.

Например:

распоряжение Администрации Златоустовского городского округа от 21.02.2010 г. N 145-р.

42. Наименование правового акта:

1) должно в краткой форме отражать предмет правового регулирования и соответствовать содержанию правового акта, формулироваться в виде ответа на вопрос "О чем?" ("О ком?").

Например:

О Положении ...;

О внесении изменений в постановление ...;

О признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов ...;

О составе рабочей группы ...;

О направлении средств областного бюджета ...;

2) размещается ниже реквизитов "дата документа" и "регистрационный номер документа" сразу от левого поля на расстоянии 10 сантиметров от верхнего края листа;

3) пишется с прописной буквы через одинарный междустрочный интервал, выравнивается по обеим границам зоны расположения реквизита, не содержит точки в конце и оформляется без кавычек.

43. Содержательная часть правового акта отделяется от наименования двумя междустрочными интервалами, выравнивается по левой и правой границам текстового поля (по ширине печатной страницы).

Каждый абзац начинается отступом 1,5 сантиметра от левой границы текстового поля.

44. Содержательная часть правового акта может состоять из двух частей: констатирующей (преамбула) и постановляющей (для постановлений), распорядительной (для распоряжений).

Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Если преамбула содержит ссылки на правовые акты, то указываются их реквизиты и наименование, у законов - только наименование. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Констатирующая часть (преамбула) постановления Администрации Златоустовского городского округа завершается трафаретным словом: "Постановляю", после которого ставится двоеточие. Это слово располагается на отдельной строке сразу от левого поля и печатается прописными буквами. Ниже на следующей строке оформляется постановляющая часть правового акта.

В распоряжениях Администрации Златоустовского городского округа трафаретное слово отсутствует. Констатирующая часть распоряжения (если имеется) заканчивается двоеточием. Ниже, на следующей строке, оформляется распорядительная часть правового акта.

45. Первая строка постановляющей (распорядительной) части правового акта начинается на расстоянии 1,5 сантиметра от левой границы текстового поля.

46. В постановляющей (распорядительной) части правового акта предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой.

Например: 1., 2. и так далее.

Пункты заголовков не имеют. Следующее за цифрой с точкой слово пишется с прописной буквы.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с круглой скобкой. Например: 1), 2), 3) и так далее.

Следующее за цифрой с круглой скобкой слово пишется со строчной буквы, а в конце подпункта ставится точка с запятой.

Пункты и подпункты правового акта могут подразделяться на абзацы. Каждый абзац начинается с новой строки на расстоянии 1,5 сантиметра от левой границы текстового поля. Абзацы не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт (подпункт). При ссылке на абзац его подразумеваемый номер прописывается словами.

Например: абзац первый, в абзаце втором и так далее.

47. В значительных по объему правовых актах пункты близкого содержания объединяются в главы, которые нумеруются римскими цифрами с точкой и имеют заголовки,

например: IV. Задачи и функции управления,

а пункты имеют сквозную нумерацию. Заголовок главы после римской цифры с точкой начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

Главы объединяются в разделы, которые нумеруются римскими цифрами с точкой и имеют заголовки.

Например: Раздел I. Общие положения

48. При ссылке в тексте постановляющей (распорядительной) части правового акта на:

1) постановления Администрации Златоустовского городского округа указывается их официальное обозначение: реквизиты и наименование правового акта.

Например:

постановление Администрации Златоустовского городского округа от 03.03.2010 г. N 52-П "Об организации выставочной деятельности в 2012 году";

2) федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Челябинской области указываются реквизиты и наименование.

Например:

Федеральный закон от 6 марта 2006 года N 35-ФЗ "О противодействии терроризму";

Указ Президента Российской Федерации от 31 октября 2009 года N 1233 "Об учреждении геральдического знака - эмблемы, флага и знамени Службы внешней разведки Российской Федерации";

постановление Правительства Российской Федерации от 20 января 2011 г. N 13 "О внесении изменения в перечень видов деятельности в сфере здравоохранения, сфере образования и социальной сфере, осуществляемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, в отношении которых плановые проверки проводятся с установленной периодичностью";

распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 г. N 2267-р;

Закон Челябинской области от 30.05.2002 г. N 87-ЗО "О нормативных правовых актах Челябинской области".

Дата указывается таким образом, как был официально зарегистрирован правовой акт.

49. Если проект правового акта влечет за собой изменение или признание утратившими силу ранее принятых правовых актов, то указание об этом включается в проект данного правового акта или оформляется одновременно в виде отдельного проекта правового акта.

50. Не допускается внесение изменений в правовой акт, вносящий изменения в основной правовой акт.

51. Если в ранее принятый правовой акт необходимо внести изменения (замена или исключение слов, цифр, предложений, структурных единиц, дополнение структурной единицы новыми словами, цифрами, предложениями или исключение из структурной единицы слов, цифр, предложений), то разрабатывается соответствующий проект правового акта, в наименовании которого содержится слово "изменение" в соответствующем числе и падеже.

Например:

О внесении изменений ...;

О внесении изменения ....

52. Если ранее принятый правовой акт или его структурную единицу необходимо признать утратившими силу, то разрабатывается соответствующий проект правового акта с соответствующим наименованием.

Например:

О признании утратившим силу ....

При признании принятого правового акта утратившим силу полностью или частично как сам правовой акт, так и все правовые акты и структурные единицы правовых актов, которыми вносились изменения, признаются утратившими силу. Правовые акты указываются в хронологическом порядке с соответствующим источником официального опубликования.

Например:

Признать утратившими силу:

пункт 2 постановления Администрации Златоустовского городского округа от 10.02.2010 г. N 38-П "О проведении конкурсов" (Златоустовский рабочий, 16 февраля 2010 г., N 26).

53. Каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы правового акта, которая изменяется.

54. Если в пункте правового акта необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в эту структурную единицу не вносятся, то применяется следующая формулировка:

В пункте 1 постановления Администрации Златоустовского городского округа от 11.02.2010 г. N 48-П "О проведении конкурсов" (Златоустовский рабочий, 16 февраля 2010 г., N 36) слова "... (слова указываются в именительном падеже единственного числа)..." в соответствующих числе и падеже заменить словами "... (слова указываются в именительном падеже единственного числа)..." в соответствующих числе и падеже.

55. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы.

Например: подпункт 1 пункта 2 постановления администрации Златоустовского городского округа от 11.02.2010 г. N 48-П "О проведении конкурсов" (Златоустовский рабочий, 16 февраля 2010 г., N 36) дополнить предложением следующего содержания: "..."

или

в подпункте 1 пункта 2 постановления Администрации Златоустовского городского округа от 11.02.2010 г. N 48-П "О проведении конкурсов" (Златоустовский рабочий, 16 февраля 2010 г., N 36) слова "..." заменить словами "...".

56. При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.

Например:

пункт 1 после слов "..." дополнить словами "...".

57. В случае если дополняется словами структурная единица пункта правового акта и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:

подпункт 1 пункта 2 дополнить словами "...".

58. Если при изменении правового акта его структурные единицы (раздел, глава, пункт, подпункт, абзац), приложения к правовому акту исключаются из текста, то их признают утратившими силу, а позиции, строки, предложения, слова, цифры - исключают.

Например:

пункт 1 признать утратившим силу;

абзац второй пункта 2 признать утратившим силу;

приложение 1 к Порядку назначения и выплаты пенсии по случаю потери кормильца признать утратившим силу;

слово "положение" исключить;

строку "..." исключить.

При исключении разделов, глав, пунктов, подпунктов правового акта не допускается изменение нумерации разделов, глав, пунктов, подпунктов правового акта.

59. В случае если новые разделы, главы, пункты, подпункты, которыми дополняется ранее принятый правовой акт, помещаются в середину текста, им присваиваются номера, состоящие из номеров разделов, глав, пунктов, подпунктов правового акта с добавлением дополнительных порядковых номеров, начиная с первого, помещаемых через дефис к основным цифрам.

Например: раздел II-1, пункт 2-1, пункт 2-2; подпункт 1-1), подпункт 1-2).

60. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы правового акта оформляется следующим образом:

"1. Внести в постановление Администрации Златоустовского городского округа от 11.02.2010 г. N 48-П "О проведении конкурсов" (Златоустовский рабочий, 16 февраля 2010 г., N 36) следующие изменения:

1) в пункте 1:

в подпункте 2 слова "..." заменить словами "...";

абзац второй подпункта 3 после слов "..." дополнить словами "...";

подпункт 5 дополнить абзацем следующего содержания: "...";

2) второе предложение абзаца первого пункта 2 исключить;

3) пункт 3 изложить в следующей редакции:

"3. ...";

4) абзац первый пункта 4 дополнить предложением следующего содержания: "...";

5) пункт 5 признать утратившим силу;

6) абзац второй пункта 6 признать утратившим силу;

7) подпункт 4 пункта 7 признать утратившим силу;

8) пункт 8 дополнить подпунктом 8-1 следующего содержания:

"8-1) ...";

9) пункт 9 дополнить подпунктом 9-2 следующего содержания:

"9-2) ...";

10) дополнить пунктами 10-1 - 10-2 следующего содержания:

"10-1) ...;

10-2) ...".

Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте правового акта).

61. При необходимости замены цифровых обозначений употребляется термин "цифры", а не "числа".

Например:

цифры "13, 15, 16" заменить цифрами "5, 6".

При замене слова и цифр употребляется термин "слова".

Например:

слова "в 30 раз" заменить словами "в 100 раз".

62. Дополнение пункта, подпункта новыми абзацами оформляется следующим образом:

при дополнении абзацем в конце структурной единицы:

пункт 1 дополнить абзацем следующего содержания:

"...";

дополнение между уже имеющимися абзацами новым абзацем оформляется следующим образом:

после абзаца пятого дополнить абзацем следующего содержания:

"...";

при признании абзаца, утратившим силу подсчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

63. Проекты муниципальных правовых актов должны отдельным пунктом содержать:

1) указание на размещение на официальном сайте Златоустовского городского округа в сети "Интернет" и опубликование в официальных средствах массовой информации (для муниципальных правовых актов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина).

Например:

"4. Информационно-аналитическому отделу Администрации Златоустовского городского округа (Грязнова И.В.) опубликовать настоящее постановление в официальных средствах массовой информации и разместить на официальном сайте Златоустовского городского округа в сети "Интернет";

2) поручение заместителю Главы Златоустовского городского округа, курирующему соответствующее направление деятельности, или руководителю структурного подразделения по организации выполнения правового акта.

Например:

"5. Организацию выполнения настоящего постановления возложить на заместителя Главы Златоустовского городского округа по инфраструктуре Галекбарова Д.И.".

В случае, когда Глава округа осуществляет личный контроль за выполнением правового акта, это оформляется следующим образом:

"5. Контроль за выполнением настоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой";

3) если предписания правового акта требуют его вступления в силу со дня подписания или с определенной даты, то это оговаривается в последнем пункте постановляющей (распорядительной) части.

Например:

"6. Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу со дня его подписания";

"6. Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу со дня его официального опубликования";

"7. Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу с 1 января 2013 года";

"7. Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу со дня его подписания (опубликования) и распространяет свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2012 года";

64. По окончании содержательной части правового акта через три межстрочных интервала размещаются реквизиты подписи уполномоченного лица, включающие его личную подпись (только на подлиннике правового акта), его инициалы и фамилию, которые печатаются у правой границы текстового поля, при этом инициалы располагаются перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом.

При подписании правового акта должностным лицом, исполняющим обязанности Главы Златоустовского городского округа, подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности Главы Златоустовского городского округа

Р.А. Болотов

65. Порядок оформления листа согласования правовых актов предусматривает следующее:

согласование (приложение 12) располагается сразу после постановляющей или распорядительной части текста правового акта;

гриф согласования документа состоит из слова "Согласовано" (печатается прописными буквами с двоеточием), которое размещается в верхней части листа согласования сразу от левого поля; ниже располагается наименование должности лица, согласующего проект правового акта, личная подпись должностного лица, его инициалы и фамилия, дата согласования;

если при согласовании проекта правового акта должностное лицо имеет особое мнение, то к проекту правового акта прикладывается заключение или пояснительная записка, в которой это мнение излагается. В этом случае на листе согласования делается соответствующая запись;

допускается оформление согласования на отдельном листе (в случае если в согласовании участвует большое количество должностных лиц) с указанием наименования проекта правового акта.

66. Проект правового акта должен быть согласован тем должностным лицом, чья должность и фамилия указаны. Проставление предлога "за" или косой черты перед наименованием должности не допускается. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то правовой акт должен согласовываться лицом, исполняющим обязанности руководителя, или заместителем руководителя. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию и инициалы (исправления "и.о." или "зам." вносятся машинописным способом или от руки).

67. Ниже грифа согласования документа оформляется перечень рассылки правового акта, в котором указываются органы местного самоуправления, структурные подразделения, отраслевые органы, иные организации и должностные лица, которым рассылается документ.

Недопустимо писать: "Разослать визирующим", "Разослать членам рабочей группы (оргкомитета, комиссии или другим)" или "Разослать заместителям Главы Златоустовского городского округа" без представления полного перечня должностных лиц, органов местного самоуправления, структурных подразделений или организаций.

68. Если правовым актом утверждается Устав (Положение, Правила, Программа или иной документ), то в постановляющей (распорядительной) части правового акта делается запись: "Утвердить Устав (Положение, Правила, Программу или иной документ) (прилагается)" или "Утвердить прилагаемый (-ое, -ые, -ую) Устав (Положение, Правила, Программу или иной документ)".

На первой странице прилагаемого для утверждения документа в правом верхнем углу помещается реквизит "гриф утверждения" (допускается в данном реквизите документа центрировать элементы относительно самой длинной строки). Слово "Утвержден" печатается прописными буквами и должно быть согласовано по роду и числу с утверждаемым документом: Устав - Утвержден, Положение - Утверждено, Правила - Утверждены, Программа - Утверждена, а наименование вида утверждающего документа обозначается в творительном падеже.

Например:

Утвержден
(Утверждено, Утверждены,
Утверждена)
постановлением Администрации
Златоустовского городского округа
от _______ 2012 г. N ________

Если в ранее утвержденный правовым актом документ вносятся изменения и дополнения с изложением его в новой редакции, то прилагаемый в новой редакции документ к правовому акту, которым вносятся изменения и дополнения в него, имеет реквизит "гриф утверждения" с указанием реквизитов того правового акта, которым он был ранее утвержден, и реквизитов правового акта, которым вносятся изменения и дополнения, заключенных в скобки.

Например:

Утвержден
постановлением Администрации
Златоустовского городского округа
от 10.10.2012 г. N 465-П
(в редакции постановления
Администрации Златоустовского
городского округа
от ________________ N _______)

69. Если в постановляющей (распорядительной) части правового акта дается ссылка на приложение ("согласно приложению" или "приложение"), то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается надпись по следующей форме (слово "Приложение" центрируется относительно самой длинной строки).

Например:

Приложение
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от ________ 2012 г. N _____

Если приложение к правовому акту одно, то номер его не указывается. При наличии нескольких приложений к правовому акту они нумеруются арабскими цифрами (знак N перед цифрой не ставится).

Например:

Приложение 1
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от ________ 2012 г. N _____

Если в приложение к ранее принятому правовому акту или утвержденному документу вносятся изменения с изложением его в новой редакции, то в изложенном в новой редакции приложении в правом верхнем углу делается надпись с указанием реквизитов ранее принятого правового акта или наименование ранее утвержденного документа и реквизитов, заключенных в скобки, правового акта, которым вносятся изменения и дополнения, по следующей форме:

Приложение
к постановлению (распоряжению) Администрации
Златоустовского городского округа
от 10.10.2010 г. N 465-П (р)
(в редакции постановления
(распоряжения) Администрации
Златоустовского городского округа
от __________ 2011 г. N _______

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

71. Утверждаемые правовым актом документы и приложения к правовым актам согласовываются инициатором правового акта на обороте последнего листа приложения с указанием должности, фамилии, инициалов.

72. Заголовок к тексту приложения отделяется от надписи "Приложение", даты и номера правового акта тремя интервалами и печатается центрованным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Текст приложения отделяется от заголовка двумя интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста).

Заголовок приложения, указанный в тексте правового акта, должен полностью соответствовать заголовку, указанному в приложении.

73. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки. Заголовки должны состоять из слова (слов), выраженных именем существительным в именительном падеже. В конце заголовка графы точка не ставится. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.

В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы. В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы. В графе "Единица измерения" наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа, через запятую. Например: Количество, штук; Сумма, тыс. рублей.

В боковой части таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. В боковой части таблицы после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится. В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

Многострочные текстовые элементы в графах выравниваются по первой (верхней) строке боковой части таблицы.

Если таблица располагается более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф или пронумерованные графы без заголовков) не повторяется на каждой странице.

Наименование продукции	Изготовлено сырья (древесины), куб. метров		Производимость 1 станка за 2010 год, куб. метров	Ставка субсидии, рублей
	на 1 июля 2010 года	на последний день отчетного периода

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце сноски ставится точка.

74. Листы правового акта, приложения к правовому акту, утверждаемого правовым актом документа, нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номер страницы проставляется по центру верхнего поля.

75. При оформлении состава рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета):

первым указывается председатель (руководитель) рабочей группы - фамилия, инициалы должностного лица, наименование должности;

далее указывается заместитель председателя (руководителя) рабочей группы - фамилия, инициалы должностного лица, наименование должности;

члены рабочей группы располагаются в строго алфавитном порядке (независимо от занимаемых должностей и подчиненности);

секретарь (если имеется) указывается в числе членов рабочей группы в алфавитном порядке.

Состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) оформляется в виде двух колонок: в левой из них располагают фамилии и инициалы, в правой - наименование должности. После фамилии и инициалов перед наименованием должности проставляется тире. Знаки препинания после наименования должности не проставляются.

Образец правильного оформления правового акта, утверждающего состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета), приведен в приложении 9 к настоящей Инструкции.

При изменении состава рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) в значительном или полном объеме он утверждается заново, при этом правовой акт или структурная единица правового акта, которой был утвержден прежний состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) признаются утратившими силу.

76. При оформлении правовых актов необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к тексту правовых актов:

1) текст правового акта излагается простым, доступным языком;

2) поручения, содержащиеся в правовых актах, должны быть точными, лаконичными, исключающими двусмысленное толкование;

3) не допускается использование сокращенных наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Челябинской области, органов местного самоуправления, организаций;

4) в тексте правового акта и в утверждаемых и прилагаемых к нему документах:

не употребляются сокращенные варианты слов и обозначение слов символами. Так, например, полностью, в соответствующих числах и падежах пишутся слова: процент, рубль, гектар, литр, километр, килограмм, тонна, штука, человек, глава, раздел, статья, пункт, подпункт, абзац, часть, параграф, квартал, месяц и иные слова (неправильно писать: %, руб., га, л, км, кг, т, шт., чел., гл., ст., п., пп., §, кв., мес.);

не употребляются такие сокращенные словосочетания, как: в т.ч., и т.д., и т.п., и др., и пр., с.г., т.г.;

допускается использование таких общеупотребительных сокращений, как: тыс., млн., млрд., кв. метров, куб. метров;

сроки оформляются словесно-цифровым способом, например: в срок до 1 июня 2013 года;

не используются выражения "сего года", "в этом году", "в том году";

5) полностью пишутся наименования муниципальных образований Челябинской области, например: Златоустовский городской округ, Агаповский муниципальный район;

6) не допускаются сокращения в написании должностей, например: заместитель, председатель, начальник и иные слова (неправильно писать: зам., пред., нач.);

7) при обозначении одного понятия разными терминами это специально оговаривается в правовом акте.

Например: Положение об Управлении по экологии и природопользованию (далее - Положение);

8) если в содержательной части правового акта содержатся предписания органам местного самоуправления, структурным подразделениям и отраслевым органам или иным организациям, их наименования пишутся полностью, а в скобках указывается фамилия и инициалы руководителя, например:

"1. Финансовому управлению Златоустовского городского округа (Царькова Т.Н.) (текст предписания)". Фамилия (в именительном падеже) и инициалы указываются в круглых скобках. Инициалы проставляются после фамилии;

9) если в содержательной части правового акта содержится предписание руководителю органа местного самоуправления, структурного подразделения, отраслевого органа или иной организации, оно оформляется следующим образом:

"1. Начальнику Экономического управления Администрации Златоустовского городского округа Гусевой В.В. (текст предписания)". В этом случае фамилия руководителя указывается в дательном падеже и не заключается в круглые скобки;

10) не допускается при написании фамилии и инициалов отрывать инициалы от фамилии, размещая их на разных строках;

11) не допускается при написании регистрационного номера отрывать знак " N " от цифры, размещая их на разных строках;

12) не допускается отрывать цифры от единицы измерения, размещая их на разных строках (например: 200 тыс. рублей, 350 километров, 90 процентов);

13) при оформлении дат словесно-цифровым способом не допускается отрывать цифры от наименования месяца и (или) года, размещая их на разных строках.

77. Отделом кадров и муниципальной службы Организационного управления Администрации Златоустовского городского округа в соответствии с полномочиями подготавливаются проекты распоряжений по кадровым вопросам.

Проекты распоряжений разрабатываются на основании поручений Главы округа, заместителей Главы округа, заявлений служащих.

Распоряжения печатаются на бланках установленной формы (приложение 2).

78. Распоряжения, подписанные Главой округа или лицом, его замещающим в соответствии с порядком замещения, утвержденным постановлением Администрации Златоустовского городского округа регистрируются и хранятся в отделе кадров и муниципальной службы Организационного управления Администрации Златоустовского городского округа.

Распоряжения Администрации Златоустовского городского округа по кадровым вопросам подписываются заместителем Главы округа, курирующим соответствующее направление, за исключением распоряжений о приеме и увольнении работника.

Распоряжениям Администрации Златоустовского городского округа по кадровым вопросам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе распоряжений.

Согласование, подписание и обнародование нормативных правовых актов (проектов нормативных правовых актов) Собрания депутатов Златоустовского городского округа

79. Решение Собрания депутатов Златоустовского городского округа (далее - решение) - нормативный правовой акт, принимаемый представительным органом местного самоуправления и должностным лицом местного самоуправления по вопросам, отнесенным законодательством, Уставом муниципального образования к ведению представительного органа местного самоуправления.

80. Проекты решений Собрания депутатов Златоустовского городского округа (далее - Собрание депутатов), подлежащие рассмотрению и согласованию Администрацией Златоустовского городского округа, направляются исполнителем (разработчиком) в Правовое управление и другим заинтересованным лицам для рассмотрения и согласования.

81. Правовое управление в течение 5 дней с момента поступления и регистрации проекта решения Собрания депутатов проводит правовую экспертизу и в случае соответствия проекта решения закону согласовывает его.

82. Визы должностных лиц местного самоуправления, участвующих в согласовании проекта решения Собрания депутатов, проставляются в листе согласований.

При несогласовании проекта решения Собрания депутатов и необходимости его отклонения заинтересованным лицом (ответственным специалистом), участвующим в рассмотрении и согласовании проекта решения Собрания депутатов, готовится мотивированное заключение об его отклонении либо заключение с предложениями о внесении изменений и дополнений в проект решения Собрания депутатов.

83. Решения Собрания депутатов, поступающие для подписания Главой округа, направляются с сопроводительным письмом из аппарата Собрания депутатов в отдел по общим вопросам для регистрации сопроводительного письма. После регистрации решения направляются в Правовое управление для повторного согласования.

84. В случае необходимости отклонения Главой округа решения Собрания депутатов Правовым управлением в трехдневный срок готовится проект мотивированного заключения об отклонении проекта решения либо заключения с предложениями о внесении в него изменений и дополнений.

85. Согласованное решение Собрания депутатов либо проект заключения об отклонении решения не позднее 7 дней с момента его регистрации в отделе по общим вопросам направляется на подпись Главе округа.

86. Подписанное Главой округа решение Собрание депутатов либо мотивированное заключение об отклонении не позднее 10 дней с момента их поступления направляются в отдел по общим вопросам для последующего направления в аппарат Собрания депутатов.

87. Поступившая из аппарата Собрания депутатов копия решения в течение 5 дней направляется Информационно-аналитическим отделом Администрации Златоустовского городского округа для официального опубликования. Решение Собрания депутатов затрагивающее права, свободы и обязанности человека и гражданина подлежит опубликованию в течение 20 дней с момента его подписания. Ответственность за своевременное опубликование решения Собрания депутатов несет Информационно-аналитический отдел Администрации Златоустовского городского округа.

88. В случае, когда отклоненное Главой округа решение Собрания депутатов при повторном рассмотрении одобрено в ранее принятой редакции большинством (не менее 2/3 от установленной численности депутатов Собрания депутатов), оно направляется на подпись Главе округа с обязательным приложением копии протокола заседания Собрания депутатов с указанием результатов голосования по соответствующему вопросу. В этом случае согласование решения Собрания депутатов не проводится, а подписание Главой округа данного решения осуществляется в течение 7 дней с момента поступления.

Подготовка,
подписание, регистрация и хранение договоров (соглашений), заключаемых Главой Златоустовского городского округа

89. Договоры (соглашения) (далее - договоры), от имени муниципального образования Златоустовский городской округ, Администрации Златоустовского городского округа подписанные Главой округа или уполномоченным лицом, оформляются путем составления одного документа, подписываемого сторонами.

90. Право заключать договоры имеют лица, которым предоставлены такие полномочия (далее именуются - уполномоченные лица).

Не подлежит исполнению и не имеет юридической силы договор, подписанный лицом без надлежащих полномочий и с превышением должностных полномочий. Ответственность за отрицательные последствия, связанные с этим, несет лицо, подписавшее договор.

91. По распоряжению Главы округа договоры могут быть подписаны заместителем Главы округа, в рамках его компетенции, иным уполномоченным должностным лицом Златоустовского городского округа.

92. Подготовка проекта договора, проверка деловой репутации и финансовой надежности другой стороны, подписывающей договор (далее - контрагент), получение необходимых согласований производится соответствующим структурным подразделением ответственным за подготовку конкретного договора, либо иным лицом, определяемым Главой округа. При этом информация, характеризующая контрагента, его полномочия и иные данные заблаговременно при необходимости доводятся до сведения тех лиц, кто должен согласовать конкретный договор.

93. Представляемый для подписания проект договора согласовывается с руководителями структурных подразделений, на которых возложено выполнение обязанностей по условиям договора, с лицами, ответственными за подготовку договора и его исполнение, с заместителями Главы Златоустовского городского округа, курирующими отрасль, соответствующую предмету договора.

Согласование проекта договора производится на отдельном листе.

94. При заключении договора ответственное за подготовку конкретного договора лицо, либо лицо, определяемое Главой округа, после получения всех виз согласования представляет его проект в Правовое управление для проведения правовой экспертизы.

95. При соответствии проекта договора действующему законодательству по существу и по форме, а также при отсутствии замечаний по результатам юридической экспертизы начальник Правового управления визирует один экземпляр договора полистно (на обороте каждого листа).

При несоответствии проекта договора действующему законодательству по существу и (или) по форме, а также при наличии замечаний Правовое управление дает письменное заключение на представленный проект договора.

В случае доработки проекта договора (за исключением редакционных поправок) согласование производится вновь.

96. Договор подписывается уполномоченным лицом только после согласования (визирования) его со всеми заинтересованными лицами.

В случае необходимости внесения в подписанный договор изменений их согласование производится в порядке, предусмотренном для согласования проектов договоров.

97. Все договоры, заключенные от имени муниципального образования Златоустовский городской округ, Администрации Златоустовского городского округа подписанные Главой округа или уполномоченным лицом в обязательном порядке регистрируются с присвоением порядковых номеров и указанием даты регистрации.

На договоры, заключенные от имени муниципального образования Златоустовский городской округ, подписанные Главой округа, проставляется оттиск гербовой печати "Глава Златоустовского городского округа", на договоры заключенные от имени Администрации Златоустовского городского округа проставляется оттиск гербовой печати "Администрация Златоустовского городского округа".

Подлинные экземпляры договоров хранятся в Правовом управлении либо в отделе бухгалтерии Администрации Златоустовского городского округа.

98. Обязанность представить договор на регистрацию и хранение в Правовое управление лежит на руководителе структурного подразделения, ответственном за подготовку проекта договора, либо на ином лице, определяемом Главой округа.

Особенности подготовки
и оформления отдельных видов документов

99. В деятельности структурных подразделений и отраслевых органов создается комплекс организационно-распорядительных документов: положения, правила, инструкции, должностные инструкции, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другие.

100. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов (приложение 13).

101. Оформление протоколов заседаний имеет свои особенности.

Во вводной части протокола заседания указываются должность, инициалы и фамилия председательствующего, должность, инициалы и фамилии постоянных участников заседаний.

Список присутствовавших лиц оформляется приложением к протоколу.

Секретарь в протоколе заседания не указывается.

Основная часть протокола заседания состоит из перечня вопросов, рассмотренных на заседании; протокольных поручений.

Ход обсуждения вопросов не протоколируется, а оформляется диктограммой, которая прилагается к протоколу заседания.

Проект протокола заседания визируется готовившим его сотрудником и курирующим руководителем подразделения. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника.

Протокол заседания подписывается председательствующим.

102. Служебная переписка:

1) служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов местного самоуправления, структурных подразделений, организаций и граждан;

2) виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма - зависят от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи:

деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый структурным подразделением, организацией, должностным лицом адресату по почтовой связи;

телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования;

факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

3) письма оформляются на бланках установленной формы (образцы используемых в переписке бланков приведены в приложениях 3, 6, 7);

4) письма, оформленные на именном бланке должностного лица (Главы округа, заместителя Главы округа) подписываются соответствующим должностным лицом, при этом наименование должности в подписи не указывается;

5) право подписи должностными лицами служебных писем в Администрации Златоустовского городского округа устанавливается в должностных инструкциях, в Положениях о структурных подразделениях и отраслевых органах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания документов при отсутствии руководящих должностных лиц;

6) если письмо направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр. Слово "Копия(и)" не указывается;

7) при направлении письма более чем в 4 адреса исполнителем составляется перечень рассылки с указанием почтовых адресов;

8) письмо имеет следующие реквизиты:

дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Например: 10.06.2010 г.;

регистрационный номер состоит из его порядкового номера по единой нумерации с начала года, который может дополняться соответствующим индексом;

ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ;

письма адресуют организациям, структурным подразделениям, должностным лицам, а также гражданам (при ответе на их обращения);

при адресовании служебного письма в организацию, в структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Допускается центровать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

Территориальное управление
Администрации Златоустовского городского округа

при направлении служебного письма конкретному должностному лицу указывается его должность (полное наименование) и фамилия в дательном падеже.

Например:

заместителю Главы
Златоустовского городского округа
по экономическим вопросам
Р.А. Болотову

при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Инициалы отделяются от фамилии пробелом.

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их указывают обобщенно.

Например:

Руководителям органов
местного самоуправления
Златоустовского городского округа

в состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

при адресовании письма частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

Ивановой М.В.
Строительная ул., д. 12, кв. 45
Челябинск, 454123

при адресовании письма частному лицу инициалы указывают после фамилии. Инициалы отделяются от фамилии пробелом.

Заголовок к тексту письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?", "о ком?". Заголовок печатается от левой границы текстового поля, начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст письма отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 - 1,5 межстрочного интервала, выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

В письмах используются следующие формы изложения:

1) от третьего лица единственно числа ("Администрация Златоустовского городского округа считает ...", "Министерство экономического развития Челябинской области рассмотрело ...");

2) от первого лица множественного числа ("просим предоставить ...", "направляем в Ваш адрес ...");

3) от первого лица единственного числа ("прошу представить ...", "считаю необходимым ..."), если письмо оформлено на бланке должностного лица.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части помещаются предложения, выводы, просьбы, рекомендации, решения и так далее. Если текст письма содержит несколько решений, выводов и так далее, его можно разбивать на разделы, пункты.

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Например:

Уважаемый ...!

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя, четко отвечать на вопросы, поставленные в первоначальном обращении.

Отметка о наличии приложений отделяется от текста письма 1 межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается без кавычек с красной строки. После него ставится двоеточие.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование (полное), число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, указывают наименование (полное), число листов и число экземпляров каждого прилагаемого документа.

Например:

Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Заключение ... на 2 л. в 3 экз.

3. Проект распоряжения ... на 6 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к письму прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не по всем указанным в письме адресам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Начальник Управления

по экологии и природопользованию Администрации

Златоустовского городского округа        Личная подпись       И.О. Фамилия

                                                               подписи

или на бланке:

Начальник управления              Личная подпись              И.О. Фамилия

                                                                 подписи

При оформлении письма на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите "Подпись" не указывается.

Если письмо подписывается двумя или несколькими должностными лицами, оно оформляется на стандартном листе бумаге формата А4. При этом подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (в этом случае в реквизите "Подпись" указывается полное наименование должности каждого лица, подписавшего письмо).

При подписании письма несколькими лицами, равными по должности, подписи располагают на одном уровне.

Гриф согласования на письмах располагается ниже реквизита "Подпись" на втором экземпляре письма и включает: наименование должности лица, с которым согласован документ, личную подпись, ее расшифровку и дату согласования.

Отметка об исполнителе письма проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника и включает: имя, отчество, фамилию исполнителя и номер его телефона.

Например:

Александр Николаевич Иванов

(83513) 634284

Если письмо подготовлено по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Образец оформления служебного письма приведен в приложении 14.

103. При установлении требований к деловой переписке учтены положения следующих нормативных актов:

постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";

постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2005 г. N 310 "Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи";

постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. N 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции".

104. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная):

1) записки, создаваемые в Администрации Златоустовского городского округа, используются для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками Администрации Златоустовского городского округа;

2) устанавливаются следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование структурного подразделения - автора документа;

вид документа;

дата документа;

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк;

адресат;

подпись;

3) до представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

III. Организация документооборота (прием, обработка и прохождение корреспонденции)

105. В документообороте Администрации Златоустовского городского округа в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

1) документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, высших судов (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других организаций;

2) документы из органов местного самоуправления Златоустовского городского округа, отраслевых органов Администрации Златоустовского городского округа и подведомственных им учреждений;

3) документы территориальных органов федеральных органов исполнительной власти;

4) обращения граждан;

5) запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Челябинской области, Правительства Челябинской области, депутатов Законодательного Собрания Челябинской области, запросы органов местного самоуправления Златоустовского городского округа;

6) документы из государственных и негосударственных организаций;

7) документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

106. В Администрации Златоустовского городского округа доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи и электросвязи, через уполномоченных специалистов.

Работа с входящей корреспонденцией

107. Вся входящая корреспонденция принимается, сортируется, вскрывается (кроме писем с пометкой "лично" и адресованная Главе округа, заместителям Главы округа, руководителям органов местного самоуправления, структурных подразделений и отраслевых органов) отделом по общим вопросам.

108. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адресата и целостности упаковки, наличия указанных вложений.

109. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почтовое отделение.

110. При обработке поступающей корреспонденции предусмотрены:

1) проверка правильности адресования и комплектность;

2) сортировка на подлежащие и не подлежащие регистрации;

3) выделение корреспонденции, адресованной в органы местного самоуправления, структурные подразделения, отраслевые органы для передачи ее непосредственно к ним;

4) составление акта в трех экземплярах в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу ("Секретно", "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и другие и пометки "Лично"): один акт - в отдел по общим вопросам, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа;

5) сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки.

111. Отделом по общим вопросам осуществляется регистрация в день поступления входящей служебной корреспонденции в электронной базе данных.

112. В электронной регистрационной карточке указываются следующие реквизиты: дата регистрации, регистрационный номер, наименование организации корреспондента, фамилия должностного лица, подписавшего документ, исходящий номер и дата, краткое содержание документа, фамилия должностного лица, которому направлен документ на рассмотрение, резолюция руководителя.

113. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и входящий номер документа.

114. При получении повторного документа по одному и тому же вопросу присваивается новый входящий номер со ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения с приложением копии резолюции по первому письму. В карточке первичной регистрации делается ссылка на регистрационный номер и дату вторичного обращения.

115. Секретари заместителей Главы округа имеют доступ к электронной базе данных зарегистрированных документов по адресату для просмотра (без права редактирования) с последующим заполнением карточки.

116. Учет документов, поступивших непосредственно в структурное подразделение, отраслевой орган, осуществляется по месту поступления.

117. Поступившие в отдел по общим вопросам обращения (письма) граждан передаются в отдел по работе с обращениями граждан Организационного управления Администрации Златоустовского городского округа, где регистрируются и формируются в дела.

118. Поступившие в отдел по общим вопросам законодательные акты Российской Федерации и Законодательного Собрания Челябинской области передаются Главе округа, а затем в структурные подразделения, отраслевые органы на основании резолюции, проставленной Главой округа.

119. Документы регистрируются в день поступления, а при их поступлении после 15.30 или в нерабочее время - в следующий рабочий день.

120. Документы с пометкой "Срочно", "Оперативно" регистрируются незамедлительно и передаются немедленно.

121. После регистрации документы, поступившие на имя Главы округа, не позднее 11-30 и 15-30 часов, передаются специалисту в приемную Главы округа.

122. Документы, адресованные заместителям Главы округа, направляются в соответствующие адресаты ежедневно.

123. Служебные резолюции на корреспонденцию различного уровня и содержание излагаются от 1-го лица единственного числа ("Прошу рассмотреть ...", "Прошу рассмотреть и определиться ...", "Для работы", "Для завершения работы и принятия решения", "Прошу рассмотреть и внести проект документа (+ контроль)", "Прошу рассмотреть и решить вопрос. Ответ заявителю и мне", "Прошу рассмотреть с участием заинтересованных организаций и принять согласованное решение по урегулированию проблемы (устранению недостатков)", "Прошу обеспечить представление информации в установленные сроки", "Прошу тщательно разобраться в этом вопросе, определиться и внести предложение" (приложение 15).

124. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие сроки (если иные не установлены Главой округа):

1) содержащие конкретную дату исполнения - в указанный срок;

2) имеющие пометку "срочно" - от одного часа до трех календарных дней, пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

3) без указания конкретной даты исполнения - в срок не более 30 дней со дня получения (днем получения считается дата регистрации в отделе по общим вопросам);

4) парламентские запросы - в 15-дневный срок со дня получения;

5) запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - в 30-дневный срок со дня получения;

6) запросы депутатов Законодательного Собрания Челябинской области и депутатов Собрания депутатов Златоустовского городского округа - в 15-дневный срок;

7) экспертные заключения Министерства юстиции Российской Федерации по Челябинской области - в течение 30 дней со дня получения;

8) протесты прокуратуры - в 10-дневный срок со дня получения;

9) представления прокуратуры - в срок не более 30 дней со дня получения. Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

125. Все документы, в том числе рассмотренные Главой округа и его заместителями, направляются для исполнения в структурные подразделения, отраслевые органы и подведомственные учреждения Администрации Златоустовского городского округа через отдел по общим вопросам.

126. В случае, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель, указанный в резолюции первым. Ему направляется оригинал документа. По резолюции Главы округа или его заместителей необходимое количество копий для передачи их исполнителям тиражирует отдел по общим вопросам, по резолюции заместителей Главы округа - секретари руководителей.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. Не позднее, чем за пять календарных дней до истечения срока исполнения, представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и составления ответа.

Прохождение исходящей корреспонденции

127. Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя проверку правильности оформления, печатание, регистрацию, учет и отправку служебных документов в организации, должностным лицам и гражданам.

128. Проекты документов, подписанные Главой округа, заместителями Главы округа, руководителями структурных подразделений (на бумажном и электронном носителях) передаются в отдел по общим вопросам для печатания. Представленные в общий отдел документы должны быть правильно оформлены: шрифт Times New Roman Cyr, N 14; в приложениях, оформленных в виде таблиц, допускается шрифт не менее N 12.

Главный специалист отдела по общим вопросам проверяет правильность оформления документа, прохождение всех согласований, расчет рассылки данного документа.

129. Подписанные оригиналы передаются в отдел по общим вопросам для регистрации и отправки.

Представленные к отправке документы должны быть правильно оформлены и согласованы в установленном порядке:

1) ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными лицами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа;

2) проекты документов готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;

3) до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки;

4) проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на отдельном листе согласования;

5) исходящим документам присваиваются регистрационные номера;

6) документ регистрируется в электронной базе данных путем заполнения электронной регистрационной карточки, которая содержит дату и номер регистрации, фамилию исполнителя, фамилию должностного лица, подписавшего документ, краткое содержание документа, адресата;

7) в письмах-ответах делается ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, а в регистрационной карточке входящего документа делается отметка об исполнении (указывается дата и исходящий номер письма-ответа) (приложение 14);

8) исходящие документы представляются в отдел по общим вопросам в 3-х экземплярах (на бумажном носителе): подлинник направляется адресатам, копия с визами остается в отделе, а копия с регистрационным номером возвращается исполнителям. Электронная копия документа также остается в отделе по общим вопросам.

130. Документы, принятые отделом по общим вопросам на отправку до 14-00 часов, должны быть обработаны и отправлены в день поступления.

131. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи.

Факсимильная связь предназначена для оперативной передачи информации и приема документов в виде копий.

Средства факсимильной связи установлены в приемной Главы округа, его заместителей, приемных структурных подразделений и отраслевых органов.

Документы, поступающие в отдел по общим вопросам по каналам факсимильной связи, а также исходящие документы Главы округа, его заместителей, передаваемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в отделе по общим вопросам и местах установки аппаратов.

Для отправки документа факсимильной связью обязательно указание точного номера факса (при необходимости - кода города) и организации.

После передачи документа по каналам факсимильной связи он направляется адресату почтовой связью.

Запрещается передавать по каналам факсимильной связи тексты документов с пометкой "Для служебного пользования".

Персональная ответственность за правильность передачи (приема) документов по каналам факсимильной связи возлагается на работника, ответственного за использование факсимильного аппарата.

132. Регистрация и прохождение внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Учет и анализ объемов документооборота

133. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

134. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в адрес Главы округа и создаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

135. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются отделом по общим вопросам и представляются руководству в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

136. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступающих в адрес Главы округа, заместителей Главы округа, структурных подразделений и созданных ими за определенный период времени (неделю, месяц, полугодие, год).

137. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Работа исполнителя с документами

138. Организация работы с документами в структурных подразделениях, отраслевых органах осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) Главы округа, его заместителей, руководителя структурного подразделения и отраслевого органа, иных должностных лиц;

подразделение - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;

документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией руководства, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

139. Специалисты структурных подразделений и отраслевых органов в процессе исполнения документа осуществляют:

1) сбор и обработку необходимой информации;

2) подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Администрации Златоустовского городского округа;

3) согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

4) подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);

5) доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

6) в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа);

7) представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

8) определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

140. Допускается порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:

1) функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа (принадлежит должностному лицу, указанному первым в резолюции, или указано персонально);

2) право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

3) порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю (указываются в резолюции).

141. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) исполнение документа поручается другому исполнителю, а также передача документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

142. Исполнитель может предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

143. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

IV. Контроль исполнения документов и поручений

144. Контроль исполнения документов и поручений включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля.

145. Контроль по существу затрагиваемых в документах и поручениях вопросов осуществляется Главой округа, его заместителями, руководителями структурных подразделений и отраслевых органов.

146. Контроль исполнения строится на базе автоматизированных банков регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за три дня до истечения срока. Ход выполнения правовых актов Администрации Златоустовского городского округа или решений Коллегии при Главе Златоустовского городского округа (далее - Коллегия) заслушивается на заседании Коллегии, на окружном совещании, или, ответственное за контроль лицо представляет информацию на имя Главы округа о ходе исполнения правовых актов Администрации Златоустовского городского округа или об их выполнении. Постановления снимаются с контроля Главой округа или Коллегией.

147. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

148. Контрольные действия осуществляются в отделе по общим вопросам и в местах регистрации документов. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и другое, выводятся на экран монитора, рассылка напоминаний допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.

149. Контроль по срокам исполнения документов и поручений в структурных подразделениях и отраслевых органах осуществляют:

отдел по общим вопросам - поручений Главы округа по служебной корреспонденции; поручений, содержащихся в правовых актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Губернатора области и Правительства области, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства области, поручений Губернатора области, Главы округа данных ими во время проведения еженедельных аппаратных и ежемесячных областных совещаний при Губернаторе области и при Главе округа, во время поездок, встреч и иных мероприятий;

отдел по работе с обращениями граждан - обращений граждан к Главе округа, заместителям Главы округа;

секретари руководителей - поручений заместителей Главы округа.

Контроль поручений
Главы Златоустовского городского округа по служебной корреспонденции

150. Необходимость контроля за исполнением того или иного документа определяется Главой округа (в резолюции указывается "На контроль").

На документах, взятых на контроль, проставляется штамп "Контроль" с указанием срока исполнения.

151. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за организацию исполнения поручения считается первый из указанных, который координирует работу соисполнителей.

152. Исполнители не позднее чем за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю свои предложения для обобщения и составления ответа (в письме обязательно указывается, на какое поручение Главы округа направляются предложения, например: на поручение Главы округа N 01 от 06.02.2010 г.). Исполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

За 10 и 3 рабочих дня до истечения контрольного срока отдел по общим вопросам направляет напоминание ответственному исполнителю.

153. Документы исполняются строго в срок, указанный в резолюции Главы округа. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются не более чем в трехдневный срок.

При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения представляет на имя Главы округа мотивированную просьбу о его продлении.

154. Изменение срока исполнения фиксируется в регистрационно-контрольной карточке. Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

155. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу, документального подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам (автор обращения, Глава округа, отдел по общим вопросам).

156. Решение о снятии документа с контроля принимается Главой округа. Основанием для снятия поручения с контроля является служебная записка на имя Главы округа за подписью ответственного исполнителя либо копия документа, который поручалось подготовить (письмо, постановление, распоряжение, информация и другие документы).

157. При подготовке служебной записки о выполнении поручения Главы округа необходимо соблюдать следующие требования:

служебная записка оформляется только на имя Главы округа;

во введении указываются реквизиты регистрации поручения.

Например: "По Вашему поручению (вх. N 01-200/2563 от 02.04.2010 г.) Управление архитектуры и градостроительства рассмотрело обращение г-на Иванова М.М. о выделении участка земли";

в информации должны быть отражены конкретные результаты исполнения документа (краткий вывод), содержаться сведения о том, кем, когда, в какой форме (устной или письменной) дан ответ заявителю, просьба о снятии с контроля;

к информации об исполнении документа прилагаются необходимые материалы (протокол совещания, копия правового акта, копия ответа заявителю и другие).

158. Отдел по общим вопросам еженедельно готовит информацию об исполнении контрольных поручений Главы округа по служебной корреспонденции за подписью начальника отдела по общим вопросам и представляет ее Главе округа.

V. Особенности работы с электронными документами

159. Отдел по общим вопросам осуществляет:

1) прием электронных документов, направленных на официальные электронные адреса Администрации Златоустовского городского округа (далее - электронный адрес) (zlat-go@mail.ru и zlatgo@chel.surnet.ru);

2) регистрацию электронных документов;

3) создание и архивирование электронных образов исходящей корреспонденции;

4) отправку электронных документов через электронный почтовый ящик.

160. Документы, создаваемые в структурных подразделениях, отраслевых органах и поступающие на бумажном и электронном носителях, включаются в базу электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в базу электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется работником отдела по общим вопросам, ответственным за данную процедуру, путем проставления на бумажном носителе заверительного штампа "электронная копия сдана и соответствует бумажному носителю".

161. Электронные сообщения, поступающие на электронный адрес, проходят регистрацию согласно установленного порядка (аналогично бумажному документообороту).

162. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

163. Для подтверждения подлинности электронных документов в структурных подразделениях, отраслевых органах используются электронные подписи.

164. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

165. При получении электронных документов ответственные лица в структурных подразделениях, отраслевых органах осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

166. С целью учета и поиска документов в базе электронного документооборота Администрации Златоустовского городского округа используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

N п/п	Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1.	Адресант	полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2.	Адресат	полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3.	Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	в соответствии с реквизитом "Подпись"
4.	Вид документа	в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5.	Дата документа	в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6.	Номер документа	в соответствии с номером, присвоенным документу автором
7.	Дата поступления документа	дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8.	Входящий номер документа	номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9.	Ссылка на исходящий номер и дату документа	в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10.	Наименование текста	краткое содержание документа (заголовок к тексту)
11.	Индекс дела	индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12.	Сведения о переадресации документа	на основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
13.	Наличие приложений	наличие приложений
14.	Общее количество листов приложений	общее количество листов приложений
15.	Указания по исполнению документа	резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения
16.	Должность, фамилия и инициалы исполнителя	должность, фамилия и инициалы исполнителя

167. Настоящей Инструкцией допускается включение в базу электронного документооборота Администрации Златоустовского городского округа дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа, отметка о переносе срока исполнения документа, место хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и другие.

168. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в единой базе электронного документооборота Администрации Златоустовского городского округа. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

169. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

170. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации Златоустовского городского округа. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы".

Например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

171. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

172. Место хранения электронных документов до их передачи в муниципальное бюджетное учреждение "Архив Златоустовского городского округа", вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Администрации Златоустовского городского округа программно-технических средств.

173. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Главой округа, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

174. Поступившие из структурных подразделений в муниципальное бюджетное учреждение "Архив Златоустовского городского округа" электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

VI. Документальный фонд Администрации Златоустовского городского округа

175. Разработка и ведение номенклатуры дел:

1) в целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов на 5 лет составляется номенклатура дел Администрации Златоустовского городского округа (далее - номенклатура дел);

2) номенклатура дел на предстоящий 5-летний период составляется отделом по общим вопросам в последнем квартале года, предшествующего новому 5-летнему периоду;

3) номенклатура дел утверждается Главой округа и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение 16);

4) номенклатура дел согласовывается с муниципальным бюджетным учреждением "Архив Златоустовского городского округа" не реже одного раза в 5 лет (в случае структурных изменений разрабатывается новая номенклатура дел);

5) индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из индекса подразделения по классификатору подразделения и порядкового номера в пределах конкретного подразделения;

6) в номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации Златоустовского городского округа, в том числе справочные и контрольные карточки, личные дела;

7) заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки;

8) срок хранения дела и номер статьи по перечню указываются в номенклатуре дел со ссылкой на "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения";

9) после утверждения номенклатуры дел структурные подразделения администрации Златоустовского городского округа получают выписки из соответствующих разделов.

176. Формирование дел и их текущее хранение:

1) формирование дел в Администрации Златоустовского городского округа осуществляется в соответствии с номенклатурой дел каждого структурного подразделения;

2) при формировании дел проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, регистрационных номеров, отметок об исполнении, о списании в дело. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело;

3) при формировании дел соблюдаются следующие правила:

в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел;

раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий;

в дело помещается один экземпляр документа (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр). Черновики документов в дело не помещаются;

объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей);

4) законодательные акты Российской Федерации группируются в дела по видам в хронологической последовательности вместе с приложениями;

5) обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела отдельно от переписки по другим вопросам;

6) каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям авторов обращений;

7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов;

8) лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам, отчествам;

9) переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом;

10) при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

11) номер дела, в которое будет подшит документ, определяется его регистрационным номером. На документе проставляется отметка "В дело", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения;

12) ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях несут их руководители;

13) по истечении срока хранения дел в структурных подразделениях по месту их заведения документы постоянного срока хранения по описям передаются в муниципальное бюджетное учреждение "Архив Златоустовского городского округа".

177. Оформление дел:

1) сформированные дела постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению и описанию;

2) полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 5 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной подписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса, заголовка, даты дела и другие);

3) для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления;

4) обложка дела постоянного, временного (свыше 5 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме, на которой указываются: наименование организации, наименование отдела, номер дела (тома, части), заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела;

5) заголовки дел на обложки переносят из номенклатуры дел организации.

178. Составление и оформление описи дел:

1) на все завершенные и полностью оформленные дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи;

2) описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 5 лет) хранения и по личному составу;

3) описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме. В опись дел включаются заголовки всех дел, заведенных в процессе их деятельности;

4) заголовки дел, включенные в годовой раздел описи постоянного хранения и по личному составу, нумеруются в валовом порядке;

5) заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел описи постоянного хранения под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией;

6) в конце годового раздела описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел;

7) к годовым разделам описи на дела постоянного хранения составляется предисловие, если в организации происходили изменения в названии и подчиненности;

8) в предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структура организации за период, который охватывают дела описи;

9) несколько годовых разделов описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел, в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью, каждой законченной описи присваивается номер;

10) законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись. При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам описей дел, изымаются;

11) опись дел постоянного хранения печатается в 4 экземплярах, три из которых передаются вместе с делами в муниципальное бюджетное учреждение "Архив Златоустовского городского округа", а один остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

179. Текущее хранение документов и дел:

1) с момента заведения и до передачи дел в муниципальное бюджетное учреждение "Архив Златоустовского городского округа" они хранятся по месту их формирования;

2) руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов, дел;

3) дела находятся в рабочих комнатах и располагаются в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света;

4) в целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел;

5) копии номенклатуры дел или выписки из нее помещаются на внутренней стороне шкафа для хранения документов. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел;

6) выдача дел другим структурным подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. Сторонним организациям дела выдаются по актам;

7) изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

180. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и к уничтожению:

Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности администрации округа, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, художественное или культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 5 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учёта, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение администрация округа образует архив администрации округа.

1) экспертиза ценности документов проводится для определения научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Администрации Златоустовского городского округа, с целью отбора для дальнейшего хранения или уничтожения;

2) для организации и проведения экспертизы ценности документов Администрации Златоустовского городского создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК). Состав комиссии утверждается постановлением Администрации Златоустовского городского округа;

3) ЭК является совещательным органом, работает в постоянном контакте с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Государственного комитета по делам архивов Челябинской области;

4) председателем ЭК назначается один из руководящих работников Администрации Златоустовского городского округа;

5) ЭК проводит заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК, утверждаются Главой округа.

6) экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно совместно с ЭК и привлечением соответствующих специалистов под непосредственным методическим сопровождением муниципального бюджетного учреждения "Архив Златоустовского городского округа";

7) при проведении экспертизы ценности осуществляется отбор документов постоянного и временного сроков хранения, подлежащих передаче в архив и подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, в том числе со сроком хранения "До минования надобности", выделяются подлежащие уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли, а также проверяется качество и полнота номенклатуры дел, порядок формирования дел;

8) по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения, по личному составу и акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению;

9) результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению;

10) дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2010 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2013 г.);

11) Передача дел в муниципальное бюджетное учреждение "Архив Златоустовского городского округа" осуществляется по акту передачи, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений. Приём каждого дела производится специалистом архивного отдела в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в неё, делается отметка о наличии дела. В конце экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи директора муниципального бюджетного учреждения "Архив Златоустовского городского округа" и лица, передавшего дела;

12) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всей Администрации Златоустовского городского округа (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

13) отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК);

14) согласованные с ЭК акты утверждаются Главой округа только после утверждения ЭК описей дел постоянного хранения;

15) после утверждения актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

VII. Использование и хранение печатей, штампов и бланков документов Порядок использования печатей и штампов в Администрации Златоустовского городского округа

181. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

182. Штамп - устройство прямоугольной (квадратной, треугольной) формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и другое.

183. Штампы для регистрации хранится у специалиста, ответственного за регистрацию и проставляются им.

184. На печатях Главы округа, Администрации Златоустовского городского округа помещается герб муниципального образования. Гербовые печати проставляются на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

185. Порядок официального использования герба Златоустовского городского округа на бланках осуществляется в соответствии с Решением Златоустовского городского Собрания депутатов от 29.08.2000 года N 715 "Об утверждении символики (герба и флага) муниципального образования "город Златоуст" (в редакции решения Собрания депутатов Златоустовского городского округа от 20.04.2006 г. N 253).

186. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, а также фиксирующих факты, связанные с движением финансовых средств, и на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

187. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно:

Главный специалист                 Личная подпись              Ф.И.О.

Дата

188. Документы заверяют следующими печатями:

1) гербовая печать с надписью "Глава Златоустовского городского округа". Проставляется для удостоверения подписи Главы округа на договорах, грамотах, письмах финансового характера, служебных и наградных удостоверениях, доверенностях, на командировочных удостоверениях, на заявлениях для выдачи лицензий и так далее. Гербовая печать с надписью "Глава Златоустовского городского округа" хранится у начальника отдела по общим вопросам и проставляется им;

2) гербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа". Проставляется для удостоверения подписи Главы округа, заместителя Главы округа, главного бухгалтера Администрации округа на бухгалтерских документах: платежных поручениях, чековой книжке, бюджетных обязательствах, актах сверки, справках о заработной плате, отчетах и так далее. Гербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа" хранится у начальника отдела - главного бухгалтера Администрации Златоустовского городского округа и проставляется им;

3) гербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа "2Д-1". Проставляется для удостоверения подписи заместителей Главы округа и должностных лиц, наделенных некоторыми полномочиями (в соответствии с постановлением Администрации Златоустовского городского округа от 14.01.2013 г. N 4-п) на договорах, грамотах, письмах финансового характера, служебных и наградных удостоверениях, доверенностях, на командировочных удостоверениях, на заявлениях для выдачи лицензий и так далее. Гербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа "2Д-1" хранится у начальника отдела по общим вопросам и проставляется им;

4) факсимиле Главы округа. Проставляется на грамотах, благодарственных письмах, поздравлениях, приглашениях, а также в исключительных случаях, по указанию Главы округа, если количество документов более трех экземпляров. Первый экземпляр или проект документа должен быть обязательно подписан Главой округа лично. Факсимиле хранится и проставляется в отделе по общим вопросам, либо в приемной Главы округа. Количество проставленных оттисков, краткое содержание документа регистрируется в журнале учета;

5) факсимиле заместителя Главы округа. Проставляется в исключительных случаях, по личному распоряжению заместителя главы округа, если количество документов более трех экземпляров. Первый экземпляр или проект документа должен быть обязательно подписан заместителем Главы округа лично. Факсимиле хранится и проставляется в отделе по общим вопросам либо в приемной заместителя Главы округа. Количество проставленных оттисков, краткое содержание документа регистрируется в журнале учета;

6) Негербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа". Проставляется для удостоверения подписи работников Администрации. Негербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа" хранится и проставляется в отделе по общим вопросам.

7) Негербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа. Отдел кадров". Проставляется для удостоверения подписи начальника отдела кадров и муниципальной службы на документах по личному составу. Печать хранится у начальника отдела кадров и муниципальной службы и проставляется им.

8) Негербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа. Отдел по общим вопросам". Проставляется для удостоверения подписи начальника отдела на документах, а также, главного специалиста отдела по общим вопросам на копиях постановлений, распоряжений Администрации Златоустовского городского округа. Печать хранится у начальника отдела по общим вопросам.

9) негербовые печати подразделений Администрации Златоустовского городского округа содержатся у ответственных за хранение и проставление печати сотрудников соответствующих структурных подразделений. Печать проставляется для удостоверения подписи начальника подразделения;

10) печати и штампы учитываются в отделе по мобилизационной работе и бронированию граждан и выдаются под расписку сотрудникам, персонально отвечающим за их использование и хранение. Печати хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах;

189. Сотрудник, ответственный за использование и хранение печатей и штампов, при увольнении или переводе на другую должность обязан сдать их в отдел по мобилизационной работе и бронированию. Об утере печати или штампа следует незамедлительно сообщить в отдел по общим вопросам и в отдел по мобилизационной работе и бронированию граждан;

190. При изготовлении новых печатей в связи с утерей или производственной необходимостью на нижней части информационного поля печати указывается "2Д-1" -дубликат;

191. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы возвращаются в отдел по мобилизационной работе и бронированию граждан и уничтожаются с оформлением соответствующего акта;

192. Оттиск всех элементов изображения печати должен быть четкий. Насыщенность и цветовой фон всех участков оттиска печати должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые выдавливание краски за края печатных элементов, непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.

193. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

194. Разрешение о необходимости изготовления печатей, штампов и определение их количества дает Глава округа на письме-заказе, после чего заказ размещается на предприятии - изготовителе печатей, имеющем лицензию на эти работы.

195. В случае служебной необходимости допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей и штампов.

196. Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений (служебных кабинетов) не допускается.

197. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за выдачу и учет печатей.

VIII. Порядок формирования, учета и хранения дел в Администрации Златоустовского городского округа

198. При формировании дел в структурных подразделениях Администрации Златоустовского городского округа необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т.1", "Т.2" и так далее.

199. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

200. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

201. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых нормативных правовых актов.

202. Все документы отчетного и информационного характера, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

203. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

204. Положения, Уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

205. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

206. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

207. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Главы округа, Администрации Златоустовского городского округа, ее структурных подразделений и отраслевых органов или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

208. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

209. Дела со дня их заведения до передачи в муниципальное бюджетное учреждение "Архив Златоустовского городского округа" или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

210. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

211. В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

212. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

213. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и тому подобное, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела соответствующую папку на полке.

214. Дела документального фонда Администрации Златоустовского городского округа, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по сводной номенклатуре дел.

215. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене ответственного специалиста, руководителя структурного подразделения, при реорганизации Администрации Златоустовского городского округа или его структурного подразделения.

216. Проверка наличия проводится путем сверки статей сводной номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

217. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения Администрации Златоустовского городского округа. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

218. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

219. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника отдела по общим вопросам с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

IX. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

220. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 5 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

221. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование органа исполнительной власти - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, орган исполнительной власти был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК областного архива (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и другое). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и тому подобное), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

222. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и тому подобное), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

223. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

224. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

225. Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа - заверителя дела.

226. Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

227. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

228. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

229. Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

230. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе, печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется также как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и другое) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

231. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

232 . При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (помарки, неразборчивый текст, фотографии, рисунки и другое) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и другое).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

233. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и другое), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и другое) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости, составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

234. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 5 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

235. Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

236. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

237. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

238. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

239. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

240. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм (А4). Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

241. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

242. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не применяются.

243. Дела временного (до 5 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

X. Приложения к Инструкции по делопроизводству в Администрации Златоустовского городского округа

Приложение 1
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

Приложение 2
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

Приложение 3
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

Приложение 4
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

Приложение 5
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

Приложение 6
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

Приложение 7
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

Приложение 8
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

Правила оформления реквизитов документов

1. Герб Златоустовского городского округа:

изображение герба Златоустовского городского округа установлены решением Златоустовского городского Собрания депутатов от 29.08.2000 года N 715 "Об утверждении символики (герба и флага) муниципального образования "город Златоуст" (в редакции решения Собрания депутатов Златоустовского городского округа от 20.04.2006 г. N 253).

На бланках документов структурных подразделений, отраслевых органов Администрации Златоустовского городского округа герб Златоустовского городского округа изображается в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа по середине зоны, занятой реквизитом "Наименование структурного подразделения Администрации Златоустовского городского округа" (далее - структурное подразделение).

2. Наименование структурного подразделения:

Наименование структурного подразделения - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о структурном подразделении.

Сокращенное наименование структурного подразделения помещают в скобках под полным наименованием.

3. Наименование должности лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц.

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) органа исполнительной власти.

4. Справочные данные о структурном подразделении

Справочные данные о структурном подразделении указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почти. Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению служебной необходимости.

5. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (Постановление, Распоряжение, Протокол, Акт) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

6. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (Златоуст) указывается в бланках документов структурных подразделений, за исключением бланков писем.

7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и другое), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и другое), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или отделом по общим вопросам при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и другое).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: пример - 18.01.2013 г.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2013 г.

8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Администрации Златоустовского городского округа.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

10. Адресат

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Управление
социальной защиты населения
Златоустовского городского округа

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.

Например:

Руководителю Финансового управления
Златоустовского городского округа
Т.Н. Царьковой

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

11. Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Письмо (о чем?) (о ком?). Об оказании консультативной помощи.

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

12. Текст документа

В структурных подразделениях документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов ...;

3-го лица единственного числа: ...Администрация Златоустовского городского округа постановляет ...; ...коллегия постановила ...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение ...; в протоколах: слушали ...; выступили ...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: решили ....

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя структурного подразделения) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату".;

Например:

Заместитель Главы

Златоустовского городского округа

по инфраструктуре                 подпись                  Д.И. Галекбаров

                                                           дата

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании нормативных правовых актов, автором документа указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Администрации Златоустовского городского округа от 22 июня 2005 г. N 140 " Об утверждении "Инструкции по делопроизводству в Администрации Златоустовского городского округа";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии организации, предприятия, утвержденном приказом от 19 января 2013 г. N 2...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

13. Отметка о наличии приложения

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

     Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

                 2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, ре г. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам, документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение
к распоряжению
Администрации
Златоустовского городского округа
от 15.01.2013 г. N 35-р

Если приложением к документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение 1
Утверждено
Распоряжением Администрации
Златоустовского городского округа
от 12.01.2013 г. N 25-р

14. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

                         Согласовано

                       Заместитель Главы

         Златоустовского городского округа

              Подпись              И.О. Фамилия

              Дата

                        Согласовано

              Протокол Коллегии при Главе

         Златоустовского городского округа

                 от 26.12.2012 г. N 18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и тому подобное);

подведомственными организациями;

при необходимости, с общественными организациями.

15. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа исполнительной власти оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

На проектах нормативных правовых актов Главы Златоустовского городского округа визы проставляются сразу после постановляющей или распорядительной части текста проекта документа (приложение 10).

В служебных письмах визы проставляются на проекте документа, помещаемой в дело.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и другое).

Начальник Правового управления

Администрации Златоустовского

городского округа                      Подпись               И.О. Фамилия

                                                             Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

16. Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

Начальник Правового управления

Администрации Златоустовского

городского округа                      Подпись               И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с назначением исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности начальника

отдела кадров и муниципальной службы

Организационного управления

Златоустовского городского округа           Подпись          И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

17. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

                                                 Утверждаю

                                  Глава Златоустовского городского округа

                                  Подпись                    И.О. Фамилия

                                  Дата

18. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".

19. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) N ________ за _______ г.

     Верно

     Ведущий специалист             Подпись                И.О. Фамилия

     Дата                 Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

20. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

Павел Олегович Николаев

(3513)633111

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, и дату печатания документа.

21. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению включают фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.

22. Отметка о контроле документа

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

23. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

24. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Администрацию Златоустовского городского округа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметка о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Приложение 9
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

Образец проекта постановления
Администрации Златоустовского городского округа

Проект

Постановление
Администрации Златоустовского городского округа
Челябинской области
_____________ N _________
"О внесении изменений в постановление Администрации Златоустовского городского округа от 10.03.2011 г. N 89-П "О создании Межведомственного координационного совета по духовно-нравственному воспитанию населения Златоустовского городского округа в 2011-2013 годах"

В связи с кадровыми изменениями в структурных подразделениях органов местного самоуправления и муниципальных учреждениях Златоустовского городского округа, постановляю:

1. Приложение 1 "Состав Межведомственного координационного совета по духовно-нравственному воспитанию населения Златоустовского городского округа в 2011-2013 годах" к постановлению Администрации Златоустовского городского округа от 10.03.2011 г. N 89-П "О создании Межведомственного координационного совета по духовно-нравственному воспитанию населения Златоустовского городского округа в 2011-2013 годах" (в редакции от 20.07.2012 г. N 266-П) изложить в новой редакции (приложение).

2. Информационно-аналитическому отделу Администрации Златоустовского городского округа (Грязнова И.В.) опубликовать настоящее постановление в официальных средствах массовой информации и на официальном сайте Златоустовского городского округа.

3. Организацию выполнения настоящего постановления оставляю за собой.

Глава Златоустовского городского округа

В.А. Жилин

Согласовано:

Заместитель Главы Златоустовского городского округа по социальным вопросам

М.Г. Гусева

Начальник Правового управления Администрации Златоустовского городского округа

М.С. Коляскина

Разослано: Гусевой М.Г., МКУ УО ЗГО, Прав. упр., инф-аналит. отд., Ор г. упр., прок.

Приложение
к постановлению Администрации
Златоустовского городского округа
от _________________ N _________

Состав
Межведомственного координационного совета по духовно-нравственному воспитанию населения Златоустовского городского округа в 2011-2013 годах

Жилин В.А.	-	Глава Златоустовского городского округа, председатель Межведомственного координационного совета
Гусева М.Г.	-	заместитель Главы Златоустовского городского округа по социальным вопросам, заместитель председателя Межведомственного координационного совета
Васляева Л.Ю.	-	начальник отдела воспитания, дополнительного образования и здоровьесбережения муниципального казенного учреждения Управление образования Златоустовского городского округа
Гавричков А.М.	-	начальник Организационного управления Администрации Златоустовского городского округа
Гологудина Л.А.	-	директор муниципального казенного учреждения культуры "Центральная библиотечная система Златоустовского городского округа"
Грязнова И.В.	-	начальник информационно-аналитического отдела Администрации Златоустовского городского округа
Иутин А.С.	-	руководитель Управления социальной защиты населения Златоустовского городского округа
Калашникова Л.Д.	-	заместитель начальника Организационного управления Администрации Златоустовского городского округа
Княжук Н.Б.	-	руководитель Златоустовского городского общественного движения "Союз женщин"
Кривоногов А.В.	-	Благочинный Златоустовской епархии, член Общественной палаты Златоустовского городского округа
Кузнецов В.В.	-	председатель Златоустовской городской общественной организации "Российский союз ветеранов Афганистана"
Мельников Ю.Н.	-	инспектор отдела охраны общественного порядка межмуниципального отдела Министерства внутренних дел России "Златоустовский" Челябинской области

Приложение 10
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

Образец проекта распоряжения
Администрации Златоустовского городского округа

Проект

Распоряжение Администрации Златоустовского городского округа
Челябинской области
______________ N _________
"Об отказе в принятии на учет в качестве нуждающихся во внеочередном предоставлении жилых помещений гражданам, страдающим тяжелыми формами заболеваний"

На основании пункта 4 части 1 статьи 51; пункта 3 части 2 статьи 57 Жилищного кодекса Российской Федерации, в соответствии с решением жилищной комиссии Златоустовского городского округа (протокол N 11 от 21.11.2010 г.):

1. Отказать в принятии на учет в качестве нуждающегося во внеочередном предоставлении жилого помещения Ивановой Валентине Петровне 22.07.1983 года рождения, зарегистрированной по адресу: г. Златоуст, ул. Шишкина, дом 8 (жилой дом на праве личной собственности дочери заявителя общей площадью 15,1 кв. метров, всего зарегистрировано 6 человек).

2. Организацию выполнения настоящего распоряжения возложить на заместителя Главы Златоустовского городского округа по социальным вопросам Гусеву М.Г.

Глава Златоустовского городского округа

В.А. Жилин

Согласовано:

Заместитель Главы Златоустовского городского округа по социальным вопросам

М.Г. Гусева

Начальник Правового управления Администрации Златоустовского городского округа

М.С. Коляскина

Разослано: Гусевой М.Г., Отдел жилищной политики - 3, прок.

Приложение 11
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

                 Образец оформления контрольной карточки

                         к проекту правового акта

                           Контрольная карточка

           к проекту постановления (распоряжения) Администрации

                    Златоустовского городского округа

1.Наименование проекта документа:

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

2.Ответственный руководитель:_____________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

                   (Ф.И.О., должность, номер телефона)

3.Ответственный исполнитель:______________________________________________

__________________________________________________________________________

                   (Ф.И.О., должность, номер телефона)

4.  Перечень   прилагаемых   к   проекту   Постановления   (распоряжения)

Администрации Златоустовского городского округа документов:

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

5. Сроки прохождения согласования проекта Постановления (распоряжения):

N п/п	Ф.И.О. визирующего	Дата поступления, подпись лица, принявшего проект	Дата выдачи, подпись лица, выдавшего проект
1.
2.
3.

6. Дата представления проекта Постановления (распоряжения)  Администрации

Златоустовского городского округа на экспертизу  в  Правовое  управление:

__________________, фактическая _______________.

7. Дата представления проекта Постановления (распоряжения)  Администрации

Златоустовского  городского   округа   в   отдел   по   общим   вопросам:

___________________, фактическая ______________.

Приложение 12
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

Образец оформления листа
согласования правового акта

Согласовано:

Заместитель                                                   Р.А. Болотов

Главы Златоустовского городского округа

по экономическим вопросам

Руководитель Финансового управления                           Т.Н. Царькова

Златоустовского городского округа

Начальник Правового управления Администрации                  Ю.Б. Миротина

Златоустовского городского округа

Рассылка:

Исполнитель: наименование органа исполнительной власти,

фамилия, имя, отчество,

номер телефона.

Приложение 13
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В Администрации Златоустовского городского округа протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали:

Выступили:

Постановили (или Решили):

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Начальник Управления по                                        С.В. Ермашов

экологии и природопользованию

руководители заинтересованных организаций                      И.О. Фамилия

Златоустовского городского округа

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти;

вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте;

печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

      Герб Златоустовского городского округа в одноцветном варианте

                                 Протокол

      заседания Коллегии при Главе Златоустовского городского округа

12 января 2013 г.                     Златоуст                         N 1

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается).

Повестка дня:

1. О мерах по реализации  целевой программы ...

Доклад Начальника ...

2. О...

        1. Слушали:

        И.О. Фамилия - текст доклада прилагается.

        Выступили:

        И.О. Фамилия - краткая запись выступления.

        И.О. Фамилия - краткая запись выступления.

Постановили:

1.1....

1.2....

2. Слушали:

Выступили:

Постановили:

Председательствующий                Подпись                   И.О. Фамилия

                                                Для служебного пользования

                                                Экз. N____

                                 Протокол

     совещания у заместителя Главы Златоустовского городского округа

                               И.О. Фамилия

__________________________________________________________________________

Златоуст                   12 января 2013 г.                           N 1

Присутствовали:

Начальник Управления по                                      - И.О. Фамилия

экологии и природопользованию

руководители заинтересованных организаций                    - И.О. Фамилия

Златоустовского городского округа                   (в  алфавитном порядке,

                                                        список прилагается)

___________________________________________________________________________

I. О мерах по усилению межведомственной координации

и контроля за ...

___________________________________________________________________________

                (И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)

1. Принять к сведению ...

2. Руководителям структурных подразделений ...

II. О возмещении материального ущерба в связи ...

___________________________________________________________________________

                (И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)

1. Начальнику .........

Заместитель Главы                                              И.О. Фамилия

Златоустовского городского округа

Приложение 14
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

             Администрация Златоустовского городского округа

                        Организационное управление

 ул. Таганайская, 1, г. Златоуст, Челябинская область, 456200, Российская

              Федерация, телефон (8-3513) 62-25-65, 62-05-93

__________________________________________________________________________

_________________N____________                        Начальнику

                                               Экономического управления

на N  722   от  "11"   декабря  2012 г.              Администрации

                                         Златоустовского городского округа

                                                      В.В. Гусевой

О направлении запрашиваемой

информации

                       Уважаемая Вера Владимировна!

     В соответствии с Вашим запросом направляю информацию об исполнении в

Челябинской области основных  положений  Послания  Президента  Российской

Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации в 2009  году  за  II

полугодие 2012 года.

       Приложение: на 36 л. в 1 экз.

Начальник управления                                       А.М. Гавричков

Анна Валерьевна Сидорова

621015

                   Образец оформления служебного письма

Приложение 15
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

Типовые образцы резолюций
на корреспонденцию различного уровня и содержания

Для работы. (К исполнению).

Для дальнейшей работы.

Для завершения работы и принятия решения.

Прошу рассмотреть и внести предложения.

Прошу рассмотреть и определиться по участию.

Прошу рассмотреть и принять участие.

Прошу рассмотреть и внести проект документа (+ контроль).

Прошу рассмотреть и внести проект распоряжения о выделении ... рублей на приобретение ....

Прошу рассмотреть и решить вопрос. Ответ заявителю и мне.

Прошу рассмотреть с участием заинтересованных организаций и принять согласованное решение по урегулированию проблемы.

Прошу по направлениям деятельности обеспечить устранение отмеченных проблем.

Прошу обеспечить устранение указанных нарушений (замечаний, недостатков).

Прошу обеспечить представление информации в установленные сроки.

Прошу обеспечить выполнение рекомендаций ....

Прошу обеспечить выполнение поручений и оказать содействие ....

Прошу подготовить предложения по составу комиссии, а также по обеспечению условий ее работы и внести предложение.

Документ не подписан членами комиссии, и не сформулированы четко выводы.

Прошу тщательно разобраться в этом вопросе, определиться и внести предложение.

Приложение 16
к распоряжению Администрации
Златоустовского городского округа
от 30 января 2013 г. N 125-р

Образец формы
номенклатуры дел Администрации Златоустовского городского округа

Администрация Златоустовского городского округа Челябинской области Номенклатура дел ________________________ N _____ г. Златоуст Челябинской области

Утверждаю Глава Златоустовского городского округа ___________________ В.А. Жилин "______" _________________ 2012 г.

на 2012 год

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Количество единиц хранения (дел, частей)

Срок хранения и N статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01- Отдел по общим вопросам

01-01

Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления), распоряжения Российской Федерации, Правительства Челябинской области, решения Законодательного Собрания области, присланные для сведения

До минования надобности Ст. 1 (б)

01-02

Поручения Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, Губернатора и Правительства Челябинской области, документы по их выполнению

Постоянно Ст. 5

01-03

Распоряжения Губернатора Челябинской области, относящиеся к деятельности администрации Златоустовского городского округа

Постоянно Ст. 1 (б)

01-04

Положения о структурных подразделениях администрации, коллегиальных, контрольных, экспертных, методических органах

Постоянно Ст. 55 (а)

и так далее по структурным подразделениям Администрации Златоустовского городского округа. Итоговая запись дел о категориях и количестве дел, заведенных в 2012 году в администрации Златоустовского городского округа

По срокам хранения

Всего

В том числе:

Переходящих

с отметкой ЭПК

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

По личному составу

Итого

При определении сроков хранения дел использован "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558.

Начальник отдела по общим вопросам Организационного управления Администрации Златоустовского городского округа

Е.Г. Остапенко

Согласовано Протокол ЭК Администрации Златоустовского городского округа от 29 декабря 2012 г. N 63

Согласовано Протокол ЭПК Государственного комитета по делам архивов Челябинской области от "______" _________20___ г. N