Постановление администрации Озерского городского округа Челябинской области от 11 августа 2016 г. N 2152 "Об утверждении Порядка организации контроля исполнения документов в администрации Озерского городского округа" (с изменениями и дополнениями)

Постановление администрации Озерского городского округа
Челябинской области
от 11 августа 2016 г. N 2152
"Об утверждении Порядка организации контроля исполнения документов в администрации Озерского городского округа"

В целях своевременного и качественного обеспечения исполнения документов и поручений в администрации Озерского городского округа постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок организации контроля исполнения документов в администрации Озерского городского округа Челябинской области (далее - Порядок).

2. Заместителям главы, управляющему делами, руководителям структурных подразделений администрации Озерского городского округа, руководителям муниципальных предприятий и учреждений обеспечить выполнение Порядка при работе с документами.

3. Признать утратившим силу постановление от 14.10.2010 N 3631 "Об утверждении Положения о порядке осуществления контроля за исполнением документов".

4. Опубликовать настоящее постановление в газете "Озерский вестник" и разместить на официальном сайте органов местного самоуправления Озерского городского округа Челябинской области.

5. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава администрации

Е.Ю. Щербаков

Утвержден
постановлением администрации
Озерского городского округа
от 11 августа 2016 г. N 2152

Порядок
организации контроля исполнения документов в администрации Озерского городского округа Челябинской области

I. Общие положения

1.1. Контроль исполнения документов в администрации Озерского городского округа (далее - администрация округа) осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного выполнения функций и полномочий администрации округа, возложенных на нее в соответствии с Положением об администрации Озерского городского округа, а также своевременности, полноты и качества исполнения поручений вышестоящих органов исполнительной власти, руководства администрации округа, рассмотрения обращений юридических и физических лиц.

1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, поступившие в администрацию округа от федеральных органов государственной власти Российской Федерации, Губернатора Челябинской области, заместителей Губернатора Челябинской области, органов государственной власти Челябинской области, требующие исполнения, а также поручения, в том числе содержащиеся в резолюциях руководства администрации городского округа, распорядительных документах, издаваемых в процессе ее деятельности, обращения граждан, планы, протоколы вышестоящих организаций, по указанию руководства администрации округа - любые иные документы, поступившие в адрес администрации округа (далее - контрольные документы).

1.3. Персональная ответственность за своевременность, полноту и качество исполнения контрольных документов в администрации округа возлагается на заместителей главы администрации округа, управляющего делами администрации округа, руководителей структурных подразделений администрации округа, руководителей муниципальных предприятий и учреждений.

Лица, указанные в абзаце первом настоящего пункта, несут ответственность за обеспечение объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения документов, дают письменный ответ по существу поставленных в них вопросов.

1.4. Контроль исполнения включает в себя: постановку документа на контроль, формирование контрольного дела, направление напоминания исполнителю о приближающемся сроке исполнения документа, напоминание исполнителю о наличии неисполненных контрольных документов на текущую дату, снятие документа с контроля, направление исполненного контрольного документа в дело, обобщение и анализ данных контроля, подготовку информационных справок об исполнительской дисциплине в администрации округа, а также информирование главы администрации округа, заместителей главы администрации округа, управляющего делами администрации округа, руководителей структурных подразделений администрации округа, руководителей муниципальных предприятий и учреждений в целях принятия мер для обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по контрольным документам.

1.5. Контроль исполнения документов возлагается на отдел документационного обеспечения и контроля администрации округа (далее - отдел), который осуществляет организационные мероприятия.

Непосредственную работу по организации контроля исполнения документов в структурных подразделениях администрации округа осуществляют работники структурных подразделений администрации округа, на которых возложена ответственность за организацию своевременного и качественного исполнения контрольных документов внутри структурных подразделений.

II. Сроки исполнения

2.1. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения в документе или резолюции руководства администрации округа - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" или "незамедлительно" - исполняются в трехдневный срок, документы, имеющие пометку "оперативно" - исполняются в течение 10 дней;

по обращениям граждан и юридических лиц - 30 дней со дня их регистрации в администрации городского округа, если не установлен более короткий контрольный срок. В исключительных случаях, срок рассмотрения обращения может быть продлен руководством администрации городского округа, но не более чем на 30 дней. В случае продления срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит в адрес заявителя уведомление о продлении.

В случае если срок исполнения в документе не указан, он подлежит исполнению в течение одного календарного месяца с даты его регистрации в администрации округа (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такой даты нет, то до последнего дня месяца).

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

2.2. Проекты ответов на контрольные документы должны быть представлены на подпись ответственными исполнителями не позднее чем за 3 дня до установленного к исполнению срока с обязательным согласованием всех заинтересованных лиц.

2.3. Если к установленному сроку контрольный документ исполнить не представляется возможным, ответственный исполнитель не менее чем за 3 дня до истечения срока должен обратиться к руководителю, установившему срок, с просьбой о продлении срока исполнения, представив соответствующее обоснование. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации", руководитель администрации округа вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина или юридическое лицо, направившего обращение. Изменение срока исполнения, установленного сторонней организацией, должно быть согласовано с этой организацией.

2.4. В случае если установленный срок исполнения контрольного документа составляет менее 3 дней, то исполнитель, указанный в резолюции первым (далее - ответственный исполнитель), незамедлительно организует работу по исполнению контрольного документа.

2.5. Об изменении сроков рассмотрения документов ответственный исполнитель в обязательном порядке сообщает в отдел.

III. Организация контроля исполнения документов

3.1. Контроль в администрации округа осуществляется с применением средств электронно-вычислительной техники и контрольных карточек.

3.2. Отдел осуществляет:

предупредительный, текущий и итоговый контроль исполнения документов, поставленных на контроль;

проверку соответствия содержащихся материалов, подготовленных во исполнение документа (поручения) поставленным в исполняемом документе вопросам;

обобщение и анализ данных контроля, составление информационных справок о состоянии исполнительской дисциплины в администрации округа и представление их руководству.

IV. Организация контроля исполнения документов в структурных подразделениях администрации округа, муниципальных предприятиях и учреждениях

4.1. Руководители структурных подразделений администрации округа, руководители муниципальных предприятий и учреждений, или лица, исполняющие их обязанности, обязаны обеспечивать:

рассмотрение контрольных документов в день их поступления, а также определять непосредственных исполнителей из числа работников соответствующих структурных подразделений администрации округа, муниципальных предприятий и учреждений, и обоснованные сроки исполнения указанных контрольных поручений;

взаимозаменяемость работников при уходе их в отпуск, нахождении на больничном листе, убытии в командировку, увольнении или перемещении;

систематический контроль исполнения находящихся в соответствующем структурном подразделении, муниципальном предприятии и учреждении контрольных документов;

своевременное (не более 2 дней, а в случае исполнения срочных документов - в тот же день) рассмотрение проектов документов, представленных на согласование во исполнение контрольных документов.

4.2. Ответственный за делопроизводство и контроль в структурном подразделении, муниципальном предприятии и учреждении обеспечивает:

1) своевременную передачу документов, поступивших из администрации округа со штампом "Контроль" на рассмотрение руководителю структурного подразделения, муниципального предприятия и учреждения в течение дня или на следующий рабочий день;

2) проведение анализа сроков исполнения документов (поручений), находящихся на контроле, заблаговременно направляет исполнителям карточки-напоминания;

3) информирование руководителя структурного подразделения, муниципального предприятия и учреждения, а также отдела о ходе исполнения документов (поручений).

V. Порядок осуществления контроля за исполнением документов в администрации округа

5.1. Отдел после регистрации и рассмотрения документов руководством администрации округа, осуществляет постановку документов на контроль и оформление контрольного дела. На контрольных документах начальником отдела проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" с указанием срока исполнения. Контрольное дело содержит документ, поставленный на контроль или его копию, а также информацию (справки) о ходе выполнения документа.

5.2. Постановка документов на контроль осуществляется в соответствии со сроками, указанными в документах и/или резолюциях руководства администрации округа, или сроками, установленными законодательством.

5.3. Резолюции на документах должны содержать указания по их исполнению, фамилии исполнителей, сроки исполнения, подпись соответствующего руководителя и дату рассмотрения.

5.4. Ответственные за осуществление контроля работники отдела на основе полученных документов вносят необходимые данные в электронную регистрационно-контрольную карточку документа и передают копию документа на участок экспедиции для направления его исполнителю.

5.5. Если документ адресуется нескольким исполнителям и сроки исполнения не позволяют ознакомить исполнителей с документом поочередно, то каждому исполнителю предоставляется копия документа с резолюцией.

5.6. В случае, когда в документе или резолюции указаны несколько исполнителей, структурное подразделение (должностное лицо), названное первым, является ответственным исполнителем и организует выполнение документа (поручения). Ответственному исполнителю предоставляется право координировать действия остальных исполнителей, созывать совещания, требовать необходимые документы и предложения, давать поручения. Исполнители представляют информацию ответственному исполнителю для обобщения не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения документа если иное не оговорено в резолюции или другом документе.

5.7. Не допускается передача контролируемых документов из одного подразделения в другое без согласования с отделом.

5.8. Исполнитель представляет лицам, осуществляющим контроль, достоверную информацию по всем вопросам, связанным с ходом исполнения документов (поручений).

5.9. Работники структурных подразделений администрации округа, муниципальных предприятий и учреждений, ответственные за осуществление контроля исполнения документов в соответствующих подразделениях, ежедневно информируют руководителей структурных подразделений администрации округа, муниципальных предприятий и учреждений о не исполненных в установленные сроки контрольных документах.

5.10. Отдел: ежедневно проводит анализ сроков исполнения документов (поручений), находящихся на контроле, и за пять дней до истечения контрольного срока направляет исполнителям напоминания по каналам электронной почты;

ежемесячно проводит анализ и обобщение информации о выполнении документов (поручений), в случае необходимости готовит соответствующие заключения и предложения о снятии документов с контроля в адрес руководства администрации округа;

ежеквартально готовит и представляет на рассмотрение руководства администрации округа отчет об исполнении документов, поставленных на контроль, и исполнительской дисциплине в администрации округа.

VI. Порядок исполнения документов

6.1. Во исполнение контрольного документа проект письма-ответа в вышестоящую или иную организацию (физическому лицу) готовится ответственным исполнителем на бланке администрации Озерского городского округа за подписью главы администрации округа, заместителя главы администрации округа, управляющего делами администрации округа. Тексты ответов должны строго соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя, по существу отвечать на вопросы, поставленные в обращении.

6.2. Соисполнители (в случае их наличия) не позднее чем за 5 дней до установленного в контрольном документе срока направляют свои предложения по исполнению контрольного документа в адрес ответственного исполнителя, соисполнители отвечают за качество и своевременность представления своих предложений.

6.3. Ответственный исполнитель готовит проект ответа (документа) с учетом представленных соисполнителями предложений, согласовывает его с заинтересованными лицами и представляет его в установленном порядке на подпись руководителю администрации округа, давшему поручение по рассмотрению контрольного документа. В случае возвращения представленных материалов на доработку ответственный исполнитель обязан устранить указанные недостатки в течение одного дня, если в поручении о возврате не установлен иной срок, и повторно представить согласованный с соисполнителем проект ответа (документа) на подпись руководителю.

6.4. Руководители структурных подразделений администрации округа, руководители муниципальных предприятий и учреждений несут персональную ответственность за качество и своевременность представления руководству администрации округа материалов по исполнению контрольных документов.

Рассмотрение протестов и представлений прокурора осуществляется заместителем главы, управляющим делами администрации округа с обязательным заблаговременным уведомлением прокурора, с участием ответственного исполнителя, представителя Правового управления администрации округа.

VII. Снятие документов с контроля

7.1. Снятие документов с контроля осуществляет руководство администрации округа или по его поручению начальник отдела. На документах, снятых с контроля, проставляется штамп "Исполнено".

7.2. Контрольный документ считается исполненным и снимается с контроля только после выполнения его в полном объеме и уведомления об этом заинтересованных организаций и лиц в письменной форме. Не являются основанием для снятия с контроля:

промежуточный ответ;

запрос по исполняемому документу в целях получения дополнительной информации;

проект письма-ответа, представленный на подпись руководству администрации округа, до момента его подписания, регистрации и направления заявителю.

Проекты ответов (документов), представленные на подпись руководству администрации городского округа во исполнение контрольных документов и возвращенные на доработку, не могут быть признаны исполненными в срок.

7.3. В том случае, если на контроль ставятся отдельные пункты контрольных документов, а общий срок контроля не указан, то сроком исполнения всего документа считается дата исполнения последнего по срокам пункта.

7.4. Для снятия с контроля исполненные контрольные документы (поручения) предоставляются в отдел с приложением документов, подтверждающих выполнение данного документа (поручения).

О ходе выполнения внутренних и распорядительных документов администрации округа структурным подразделением, муниципальным предприятием, учреждением, которому дано в них поручение, в установленный срок вносится докладная записка на имя руководителя администрации округа. Докладная записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы. Кроме того, в докладной записке могут содержаться предложения о снятии документа с контроля или о продлении сроков его исполнения.

После получения резолюции руководства администрации округа докладная записка передается в отдел для снятия поручений с контроля или продления сроков исполнения.

7.5. Снять документ с контроля без исполнения может только должностное лицо, которое поставило его на контроль.

7.6. При снятии контрольного документа с контроля начальником отдела в левой части нижнего поля первого листа (при отсутствии свободного места - в нижнем поле оборотной стороны последнего листа исполненного документа) проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, содержащая соответствующую подпись и дату.

7.7. После оформления отметки об исполнении документов (при наличии штампа "Исполнено") сведения об исполнении документов вносятся в электронные регистрационные карточки работником отдела документационного обеспечения и контроля, которые включают дату исполнения, краткие сведения об исполнении или ссылку на документ (дату и номер), свидетельствующий об исполнении, номер дела с указанием страниц, в котором будет храниться документ.

7.8. После снятия документов с контроля контрольные дела подлежат закрытию, формируются в одно дело, которое не должно превышать 250 листов и оперативно хранятся в течение 5 лет в отделе. По истечении установленного срока хранения дела уничтожаются с оформлением соответствующего акта.

Управляющий делами администрации Озерского городского округа

А.Ю. Полтавский