Типовая инструкция по делопроизводству для администрации Волгограда и ее структурных подразделений

Типовая инструкция по делопроизводству для администрации Волгограда и ее структурных подразделений
(утв. постановлением администрации Волгограда от 7 марта 2013 г. N 530)

1. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству для администрации Волгограда и ее структурных подразделений (далее - Типовая инструкция) разработана в соответствии с пунктом 2 постановления администрации Волгограда от 15 сентября 2011 г. N 2758 "Об утверждении Правил делопроизводства в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях" в целях оптимизации процедуры и порядка разработки в администрации Волгограда, структурных подразделениях администрации Волгограда (далее - структурные подразделения) инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.

1.2. Типовая инструкция обязательна к применению администрацией Волгограда, структурными подразделениями при разработке ими инструкций по делопроизводству.

1.3. Типовая инструкция не распространяется:

на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;

на оформление документов, формы которых утверждаются федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти Волгоградской области.

1.4. При разработке Типовой инструкции учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";

Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи";

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральный закон от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";

постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 27 февраля 1998 г. N 28 "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство. Термины и определения";

постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03 марта 2003 г. N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти";

Закон Волгоградской области от 31 декабря 2009 г. N 1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области";

постановление Волгоградского городского Совета народных депутатов от 31 марта 1999 г. N 55/602 "О символике города-героя Волгограда и порядке ее использования";

постановление администрации Волгограда от 29 октября 2010 г. N 2831 "Об утверждении Регламента администрации Волгограда";

постановление администрации Волгограда от 15 сентября 2011 г. N 2758 "Об утверждении Правил делопроизводства в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях" (далее - Правила делопроизводства).

2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в инструкцию по делопроизводству

2.1. Проект инструкции по делопроизводству разрабатывается администрацией Волгограда, структурными подразделениями в соответствии с Правилами делопроизводства, с учетом положений Типовой инструкции.

2.2. Проект инструкции по делопроизводству согласовывается с архивным отделом администрации Волгограда.

2.3. Решение о согласовании архивным отделом администрации Волгограда инструкции по делопроизводству оформляется протоколом заседания архивного отдела администрации Волгограда, проставлением штампа о согласовании на последнем листе текста инструкции по делопроизводству.

После согласования инструкция по делопроизводству подлежит утверждению главой администрации Волгограда, руководителем соответствующего структурного подразделения.

2.4. Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству осуществляется администрацией Волгограда, структурным подразделением после согласования с архивным отделом администрации Волгограда.

3. Структура и содержание инструкции по делопроизводству

3.1. Структура и содержание инструкции по делопроизводству.

3.1.1. Назначение инструкции по делопроизводству: установление единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в ходе деятельности администрации Волгограда, структурного подразделения документов. Указывается, что положения инструкции по делопроизводству не распространяются на порядок работы с документами, содержащими государственную тайну, а также на особенности работы, оформления, хранения, использования документов, содержащих сведения конфиденциального, научно-технического, бухгалтерского характера.

3.1.2. Область применения: перечисляются виды документов и формы.

3.1.3. Правовые основания разработки инструкции по делопроизводству: перечисляются основные нормативные правовые акты Российской Федерации, Волгоградской области, Волгограда, регулирующие сферу делопроизводства, документооборота, архивного дела.

3.1.4. Порядок принятия и согласования инструкции по делопроизводству изложен в разделе 2 настоящей Типовой инструкции.

3.1.5. Ответственность сотрудников администрации Волгограда, структурного подразделения за невыполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации.

3.1.6. Структурные подразделения, в которых функции делопроизводства возложены на одного (двух) ответственного(-ых) сотрудника(-ов) в случае его (их) ухода в отпуск, на больничный; командирования, увольнения указывают должность другого сотрудника, которому временно поручается ведение делопроизводства.

3.1.7. Порядок передачи служебных документов от сотрудника сотруднику при переводе (перемещении) по службе, в случае увольнения. В перечисленных случаях сотрудник администрации Волгограда, структурного подразделения обязан передать по акту все находящиеся у него служебные документы сотруднику, ответственному за делопроизводство в администрации Волгограда, структурном подразделении, или другому сотруднику по указанию руководства администрации Волгограда, структурного подразделения.

3.1.8. Контроль ведения делопроизводства. Указывается должностное лицо администрации Волгограда, структурного подразделения в соответствии с полномочиями, установленными должностной инструкцией или правовым актом администрации Волгограда, структурного подразделения.

3.2. Основные понятия.

В Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и определения:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

ведомственный архив - структурное подразделение (специально назначенное лицо), осуществляющее хранение архивных документов в течение периода, установленного правовыми актами;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов в администрации Волгограда, структурном подразделении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

запрос информации - обращение юридических и физических лиц (индивидуальных предпринимателей) в устной или письменной форме в администрацию Волгограда, структурное подразделение либо к их должностным лицам, а также обращение администрации Волгограда, структурного подразделения к юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в администрации Волгограда, структурном подразделении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

обращения граждан - направленные в администрацию Волгограда, структурное подразделение или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложения, заявления или жалобы, а также устные обращения граждан в администрацию Волгограда, структурное подразделение;

объем документооборота - количество документов, поступивших в администрацию Волгограда, структурное подразделение и созданных ими за определенный период;

официальный документ - документ, созданный органом исполнительной власти Волгоградской области, другими государственными органами, администрацией Волгограда, структурным подразделением либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации Волгограда, структурного подразделения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

руководство администрации Волгограда - глава администрации Волгограда, первый заместитель главы администрации Волгограда, заместители главы администрации Волгограда, управляющий делами администрации Волгограда, заместитель управляющего делами администрации Волгограда;

руководство структурного подразделения - руководитель структурного подразделения, заместители руководителя структурного подразделения;

САДД - система автоматизированного документооборота и делопроизводства, используемая для учета, поиска, хранения и использования электронных образов документов администрации Волгограда, структурного подразделения;

служба делопроизводства - структурное подразделение администрации Волгограда, на которое возложены функции по ведению делопроизводства и архивного дела, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства и архивного дела в администрации Волгограда, структурном подразделении;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности администрации Волгограда, структурного подразделения;

текущее хранение - хранение документов в подразделении администрации Волгограда, структурного подразделения с момента помещения их в дело до передачи в ведомственный архив;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством Российской Федерации, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

3.3. Создание документов в администрации Волгограда, структурных подразделениях.

3.3.1. Бланки документов.

3.3.1.1. Документы, создаваемые в администрации Волгограда, структурных подразделениях, оформляются на стандартных листах бумаги формата А3 (297 х 42 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм), в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

3.3.1.2. Документы с воспроизведением герба города-героя Волгограда используются в соответствии с постановлением Волгоградского городского Совета народных депутатов от 31 марта 1999 г. N 55/602 "О символике города-героя Волгограда и порядке ее использования".

3.3.1.3. Изображение Государственного герба Российской Федерации на печатях администрации Волгограда, структурного подразделения допускается только при наделении их в установленном порядке государственно-властными полномочиями в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

3.3.1.4. Бланки документов, используемые в администрации Волгограда, структурном подразделении, подлежат утверждению. Бланки документов могут включаться в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложений.

Инструкцией по делопроизводству предусматривается использование следующих бланков и форм документов:

бланк распорядительного документа согласно приложению 1 к Типовой инструкции;

бланк протокола по форме согласно приложению 2 к Типовой инструкции;

бланк акта по форме согласно приложению 3 к Типовой инструкции;

бланк плана, отчета по форме согласно приложению 4 к Типовой инструкции;

бланк служебного письма по форме согласно приложению 5 к Типовой инструкции;

бланк резолюции по форме согласно приложению 6 к Типовой инструкции;

бланк контрольного талона по форме согласно приложению 7 к Типовой инструкции;

общий бланк по форме согласно приложению 8 к Типовой инструкции.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов, утверждаемые администрацией Волгограда, структурным подразделением.

3.3.1.5. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются следующие размеры полей на документе (не менее):

3 см - левое,

1 см - правое,

2 см - верхнее,

2 см - нижнее.

Для внутренней переписки в администрации Волгограда, структурном подразделении допускается изменение левого поля до 2 см.

3.3.2. Оформление реквизитов документов.

3.3.2.1. Документы, создаваемые администрацией Волгограда, структурным подразделением, имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Для бланков документов примеры состава, оформления и расположения реквизитов приведены в приложениях 1-8 к Типовой инструкции.

3.3.2.2. Правилами делопроизводства установлен следующий состав реквизитов документов администрации Волгограда, структурного подразделения:

01 - герб города-героя Волгограда;

02 - наименование автора;

03 - подпись должностного лица;

04 - заголовок к тексту;

05 - место составления (издания) документа;

06 - справочные данные об администрации Волгограда, структурном подразделении;

07 - адресат;

08 - дата документа;

09 - регистрационный номер документа;

10 - вид документа;

11 - текст документа;

12 - ссылка на исходящий номер и дату документа;

13 - отметка о наличии приложений;

14 - гриф согласования документа;

15 - гриф утверждения документа;

16 - виза руководителя;

17 - оттиск печати;

18 - отметка о заверении копии;

19 - отметка об исполнителе документа;

20 - указания по исполнению документа;

21 - отметка о контроле документа;

22 - отметка об исполнении документа;

23 - отметка о поступлении документа в администрацию Волгограда, структурное подразделение.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Приведенная нумерация реквизитов применяется в тексте и приложениях к Типовой инструкции.

3.3.2.3. Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты (например, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.).

3.3.3. Оформление реквизитов документа.

Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа.

Вид используемого шрифта: Times New Roman. Размер шрифта, межстрочный интервал определяется видом реквизита и форматом листа бумаги в соответствии с Типовой инструкцией.

При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов вида Arial.

Все реквизиты должны располагаться в документе в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов согласно приложению 9 к Типовой инструкции.

Реквизиты документа, за исключением текста, состоящие из нескольких строк, печатаются через один строчный интервал.

В проектах правовых нормативных и ненормативных актов администрации Волгограда, структурных подразделений следует использовать парные кавычки . В остальных документах допускается применять прямые кавычки .

3.3.3.1. Герб города-героя Волгограда (реквизит 01).

Изображение Герба города-героя Волгограда помещается на документах администрации Волгограда, структурного подразделения в соответствии с постановлением Волгоградского городского Совета народных депутатов от 31 марта 1999 г. N 55/602 "О символике города-героя Волгограда и порядке ее использования".

Герб города-героя Волгограда может изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах, помещается в пределах верхнего поля документа и центрируется относительно реквизита "Наименование администрации Волгограда, структурного подразделения".

Размеры изображения Герба города-героя Волгограда для печати на бланках администрации Волгограда, структурного подразделения:

высота - 1,7 см,

ширина - 1,3 см.

3.3.3.2. Наименование автора документа (реквизит 02).

Настоящий реквизит должен соответствовать наименованию, определенному Уставом города-героя Волгограда, положением структурного подразделения.

Размер шрифта реквизита 02 при угловом расположении бланка - 11 пунктов, при продольном - 14 пунктов.

Для структурного подразделения реквизит 02 центрируется относительно слов "АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА" и располагается на документе следующим образом, например:

при угловом расположении реквизитов:

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА Департамент финансов

при продольном расположении реквизитов:

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА Департамент финансов

3.3.3.3. Подпись должностного лица (реквизит 03).

Настоящий реквизит в документе располагается в соответствии со схемой расположения реквизитов, указанной в приложении 9 к Типовой инструкции. В документах администрации Волгограда, структурного подразделения допускается располагать подпись в трех межстрочных интервалах от реквизита 11 или реквизита 13.

Размер шрифта реквизита 03 должен соответствовать размеру шрифта реквизита 11.

Наименование должности реквизита 03 печатается от левого поля документа без отступа.

При использовании в документе реквизита 02 в состав подписи входят краткое наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Руководитель департамента

подпись

И.О. Фамилия

Если в документе реквизит 02 не используется, наименование должности лица, подписавшего документ, указывается полностью в соответствии с должностной инструкцией:

Руководитель департамента финансов администрации Волгограда

подпись

И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки).

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные структурные подразделения, подписи располагают на одном уровне. В случае если невозможно расположить подписи на одном уровне, их располагают друг под другом, упорядочивая должности в алфавитном порядке, например:

Председатель комитета муниципального заказа администрации Волгограда

подпись

И.О. Фамилия

Председатель комитета по правовым вопросам администрации Волгограда

подпись

И.О. Фамилия

Руководитель департамента финансов администрации Волгограда

подпись

И.О. Фамилия

Руководитель департамента экономики администрации Волгограда

подпись

И.О. Фамилия

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением, например:

Председатель комиссии

подпись

И.О. Фамилия

Члены комиссии:	подпись	И.О. Фамилия
	подпись	И.О. Фамилия

В положениях, инструкциях, правилах и иных документах, утверждаемых постановлением, распоряжением, приказом, вместо реквизита 03 проставляется отметка о наименовании структурного подразделения администрации Волгограда, подготовившего проект документа.

В таких случаях в правой части листа указывается наименование структурного подразделения, например:

Архивный отдел администрации Волгограда

3.3.3.4. Заголовок к тексту (реквизит 04).

Реквизит 04 - краткое содержание документа. Оформляют ко всем видам документов, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Реквизит 04 выравнивается по левому полю документа, может занимать до 5 строк по 28-30 знаков в строке.

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа, например:

Приказ (о чем?) о предоставлении отпуска.

Письмо (о чем?) об оказании консультативной помощи.

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляет исполнитель, готовящий проект документа.

3.3.3.5. Место составления (издания) документа (реквизит 05).

Настоящий реквизит выравнивают по левому полю документа. Размер шрифта реквизита 05 должен соответствовать размеру шрифта реквизита 11.

Реквизит 05 указывается в документах администрации Волгограда, структурного подразделения (за исключением писем).

3.3.3.6. Справочные данные об администрации Волгограда, структурном подразделении (реквизит 06).

Настоящий реквизит центрируется относительно реквизита 02. Размер шрифта реквизита 06 составляет 8 пунктов.

Реквизит 06 указывается в письмах и включает почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

3.3.3.7. Адресат (реквизит 07).

Вид и размер шрифта настоящего реквизита должны соответствовать виду и размеру шрифта 11.

В реквизите 07 допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресации частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита 07 выравниваются по левой границе текстовых строк реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.

При адресации документа без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже, например:

Департамент финансов администрации Волгограда

При адресации документа должностному лицу в реквизит 07 входит наименование должности. При этом, наименование должности и фамилия должностного лица указываются в дательном падеже, например:

Руководителю департамента финансов администрации Волгограда И.О. Фамилия

Почтовый адрес в составе реквизита 07 указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", например:

Муниципальное казенное учреждение "Волгоградский городской архив документов по личному составу" В.И. Ленина пр-кт им., д. 102, Волгоград, 400078

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых администрации Волгограда, структурным подразделениям, постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Если количество адресатов более четырех, составляются реестр рассылки, один экземпляр письма с обобщенным названием адресатов и по одному экземпляру письма с полным названием адресата в каждый адрес. В случае невозможности обобщения названий адресатов в поле расположения реквизита 07 вписываются слова "Реестр рассылки".

Пример обобщенного названия адресатов:

Администрациям районов Волгограда

или

Структурным подразделениям администрации Волгограда

3.3.3.8. Дата документа (реквизит 08).

Настоящий реквизит проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа. В последнем случае размер шрифта реквизита должен составлять от 10 до 12 пунктов.

Датой документа является дата его подписания, утверждения.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами местного самоуправления Волгограда, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 01.01.2012.

При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2010 г.

3.3.3.9. Регистрационный номер документа (реквизит 09).

Настоящий реквизит проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, службой делопроизводства при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа. В последнем случае размер шрифта реквизита должен составлять от 10 до 12 пунктов.

Реквизит 09 проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в администрации Волгограда, структурном подразделении.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.3.3.10. Наименование вида документа (реквизит 10).

Настоящий реквизит печатается прописными буквами, например ПОСТАНОВЛЕНИЕ, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ. Размер используемого шрифта должен соответствовать размеру реквизита "текст".

Реквизит 10 не указывается в письмах, подготавливаемых администрацией Волгограда, структурным подразделением.

3.3.3.11. Текст документа (реквизит 11).

Настоящий реквизит составляется на русском языке в официально-деловом стиле. Размер шрифта реквизита для всех видов документа, кроме правовых актов администрации Волгограда, структурных подразделений, составляет 14 пунктов, вид шрифта - Times New Roman, межстрочный интервал - 1,5, отступ от левого края документа для выделения абзаца - 1,5 см.

При подготовке проектов правовых актов администрации Волгограда, структурного подразделения следует применять размер шрифта - 14 пунктов, вид шрифта Times New Roman, межстрочный интервал - 1, отступ от левого края документа для выделения абзаца - 1,5 см.

Допускается использовать меньший размер шрифта и межстрочный интервал если текст представлен в форме таблицы.

При этом для повышения читаемости рекомендуется выполнять следующие правила:

абзацы в тексте отделяются друг от друга большим интервалом, чем применяемый интервал между строк каждого из абзацев, например:

"Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи";

устанавливаемые документом сроки исполнения выделяются полужирным начертанием;

уточнения, разъяснения терминов, перечисление обосновывающих законодательных актов, дополнительные пояснения к основной тематике документа выделяются курсивным или полужирным начертанием.

В администрации Волгограда, структурных подразделениях текст документа оформляется в виде связного текста, таблицы, анкеты или сочетания этих форм.

Общими требованиями к связному тексту являются лаконичность, ясность и точность его изложения. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с правилами орфографии и пунктуации.

Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими правовыми актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках.

Тексты документов излагаются:

от 1-го лица единственного числа: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

от 3-го лица единственного числа: комиссия решила...; комитет не считает возможным...;

от 1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...;

от 3-го лица множественного лица: слушали...; выступили...; решили.

В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа: приказываем ..., решили....

В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя департамента (комитета, управления) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти, местного самоуправления Волгограда, указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением администрации Волгограда от 15 сентября 2011 г. N 2758 "Об утверждении Правил делопроизводства в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Страницы текста нумеруются, начиная со второго листа документа арабскими цифрами по центру верхнего поля.

3.3.3.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 12).

Настоящий реквизит проставляется составителем при подготовке писем. Размер шрифта реквизита 12 должен составлять от 10 до 12 пунктов.

Наличие реквизита 12 исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.

3.3.3.13. Отметка о наличии приложений (реквизит 13).

Настоящий реквизит используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам. Размер шрифта настоящего реквизита должен соответствовать размеру шрифта реквизита 11.

В письмах отметка о приложении печатается под текстом от границы левого поля без отступа. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложения:

1. Заключение по проекту на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях справочного характера к приказам (распоряжениям), правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются как "Приложение 1, Приложение 2". Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение 2 к распоряжению администрации Волгограда от 15.03.2009 N 35

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ, в верхнем правом углу проставляется гриф "УТВЕРЖДЕНО", например:

УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации Волгограда от 15.09.2011 N 2758

3.3.3.14. Гриф согласования (реквизит 14).

Настоящий реквизит используется при согласовании проекта документа с организациями, интересы которых в нем затрагиваются. Размер шрифта реквизита 14 должен соответствовать размеру шрифта реквизита 11.

В реквизит "Гриф согласования" входят составные части:

слово "СОГЛАСОВАНО" ("СОГЛАСОВАНА", "СОГЛАСОВАН" и т.д.) (без кавычек и двоеточия, напечатанного прописными буквами);

должность лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

дата согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО Руководитель департамента финансов администрации Волгограда
Подпись 11.01.2012	И.О. Фамилия
СОГЛАСОВАНО письмо департамента финансов администрации Волгограда от 11.01.2012 N 01-05/11

Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на бланке согласования по форме согласно приложению 10 к Типовой инструкции. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется:

с органами местного самоуправления Волгограда;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с подведомственными организациями;

с общественными организациями (при необходимости).

3.3.3.15. Гриф утверждения (реквизит 15).

Размер шрифта реквизита 15 должен соответствовать размеру шрифта реквизита 11.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом в реквизит входят составные части:

слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек, прописными буквами);

наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

дата утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ Руководитель департамента финансов администрации Волгограда
	Подпись	И.О. Фамилия
	"___" ___________ 20__ г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. В случае если невозможно расположить подписи на одном уровне, их располагают друг под другом, упорядочивая должности в алфавитном порядке, аналогичном подписанию документа несколькими должностными лицами.

При утверждении документа специально издаваемым документом в реквизит 15 входят следующие составные части:

слово "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНЫ", "УТВЕРЖДЕНА" (без кавычек, прописными буквами);

наименование вида утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО приказом департамента финансов администрации Волгограда от ____________ N _______

3.3.3.16. Виза (реквизит 16).

Настоящий реквизит используется при ознакомлении сотрудников администрации Волгограда, структурного подразделения с документом. Реквизит 16 пишется от руки сотрудником администрации Волгограда, структурного подразделения.

Реквизит 16 включает в себя:

должность лица, который ознакомлен с документом (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

дату согласования, например:

Ведущий специалист общего отдела администрации Волгограда

подпись

И.О. Фамилия

дата

На документах, один экземпляр из которых помещают в дело, допускается проставлять визу на оборотной стороне последнего листа документа.

На многостраничных документах реквизит 16 проставляется на лицевой стороне последнего листа документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

3.3.3.17. Оттиск печати (реквизит 17).

Настоящий реквизит является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами.

Оттиск печати должен быть хорошо читаем и захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть его подписи.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "М.П." или иным образом.

В администрации Волгограда, структурном подразделении применяются:

печать с изображением Герба города-героя Волгограда;

печать для отдельных видов документов с надписью "Для документов", "Проект" и т.д.

Печать с изображением Герба города-героя Волгограда проставляется на:

документах, связанных с расходованием финансовых средств и материальных ценностей;

документах по личному составу.

Перечень и виды других печатей определяются администрацией Волгограда, структурными подразделениями самостоятельно.

3.3.3.18. Отметка о заверении копии (реквизит 18).

Настоящий реквизит используется для свидетельствования соответствия копии документа либо выписки из документа подлиннику документа.

Реквизит 18 проставляется от руки исполнителем копии документа или штампом.

В реквизит "Отметка о заверении копии" входят составные части:

слово "Верно";

наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи;

дата заверения;

печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию);

при необходимости реквизит может содержать указание на место нахождения подлинника документа, например:

Подлинник документа находится в деле администрации Волгограда N ______ за _________ г. Верно
Ведущий специалист		подпись	И.О. Фамилия
Дата	Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.".

Допускается заверять штампом "Копия" каждый лист многостраничной копии документа, отметка "Верно" в таком случае проставляется только на последнем листе копии документа.

Допускается проставлять реквизит 18 на оборотном листе копии документа.

3.3.3.19. Отметка об исполнителе (реквизит 19).

Размер шрифта реквизита 19 должен составлять от 10 до 12 пунктов.

Реквизит включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Пишется от левого края документа без отступа, например:

И.О. Фамилия

24 56 88

При направлении документа в другой город указывается телефонный код Волгограда, например:

И.О. Фамилия

(8442) 24 56 88

Допускается указывать имя и отчество исполнителя документа полностью.

3.3.3.20. Указания по исполнению документа (реквизит 20).

Настоящий реквизит оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) от руки или с использованием бланка резолюции по форме согласно приложению 6 к Типовой инструкции.

Реквизит "Указания по исполнению документа" включает в себя:

фамилию, инициалы исполнителей;

содержание поручения (при необходимости);

срок исполнения;

подпись руководителя;

дату, например:

Морозову Н.В., Федосеевой И.А. Прошу подготовить проект постановления к 05.12.2010
Подпись	Дата

3.3.3.21. Отметка о контроле документа (реквизит 21).

Настоящий реквизит оформляется с помощью штампа "Контроль" или с использованием бланка контрольного талона по форме согласно приложению 7 к Типовой инструкции.

3.3.3.22. Отметка об исполнении документа (реквизит 22).

Настоящий реквизит проставляется исполнителем документа или его руководителем от руки.

Реквизит "Отметка об исполнении документа" включает в себя:

отметку "В дело";

индекс дела, в которое помещается документ;

краткие сведения об исполнении документа или дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;

подпись исполнителя или его руководителя;

дату, например:

В дело N 04-12 письмо от 11.01.2012 N 04-12/3-1и
Подпись	Дата

3.4. Оформление отдельных видов документов.

3.4.1. Постановление (распоряжение, приказы) администрации Волгограда, структурного подразделения.

3.4.1.1. Постановления (распоряжения, приказы) администрации Волгограда, структурного подразделения оформляют решения управленческого, кадрового характера, по оперативным, организационным, хозяйственным и другим вопросам деятельности.

Перечень некоторых вопросов, регулируемых распорядительными документами, представлен в приложении 11 к Типовой инструкции.

3.4.1.2. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:

виды постановлений (распоряжений, приказов), их назначение в управленческой деятельности;

порядок оформления проекта постановления (распоряжения, приказа): состав реквизитов, оформление заголовка к тексту, требования к структуре и изложению текста, оформление приложений;

порядок представления проекта постановления (распоряжения, приказа) на согласование и подписание;

перечень структурных подразделений (или их должностных лиц), согласование с которыми обязательно;

доведение постановления (распоряжения, приказа) до заинтересованных лиц;

порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение, постановление).

3.4.2. Подготовка и оформление основных видов документов.

3.4.2.1. Инструкция по делопроизводству определяет:

назначение основных документов;

порядок подготовки основных документов и порядок их оформления;

порядок согласования основных документов с администрацией Волгограда, структурными подразделениями, иными органами и организациями;

порядок утверждения основных документов, носящих правовой характер;

доведение основных документов до заинтересованных лиц;

внесение изменений в утвержденные документы, носящие правовой характер.

3.4.2.2. Положение о структурном подразделении - документ, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы структурного подразделения.

Инструкцией по делопроизводству устанавливается срок подготовки положения для вновь организованного структурного подразделения.

Положение о структурном подразделении состоит из следующих разделов:

общие положения;

основные задачи;

функции;

права и обязанности;

ответственность.

В разделе "Общие положения" перечисляются:

полное наименование структурного подразделения и ссылка на нормативный акт, на основании которого создано указанное структурное подразделение;

нормативные акты, которыми руководствуется в своей деятельности указанное структурное подразделение;

наименование должности руководителя структурного подразделения, порядок его назначения и освобождения от должности.

В разделе "Основные задачи" перечисляются вопросы местного значения, решаемые структурным подразделением.

В разделе "Функции" перечисляются действия и виды работ, которые должно выполнять структурное подразделение.

В разделе "Права и обязанности" перечисляются:

права, которыми наделяется структурное подразделение, его руководитель;

обязанности, которые выполняются структурным подразделением.

В разделе "Ответственность" перечисляются условия наступления дисциплинарной, административной ответственности руководителя и сотрудников структурного подразделения.

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются гриф утверждения, наименование документа, заголовок к тексту, отметка о наименовании структурного подразделения, подготовившего указанный проект.

3.4.2.3. Должностная инструкция - документ, регламентирующий организационно-правовое положение сотрудника администрации Волгограда, структурного подразделения, его обязанности, права, ответственность.

Должностные инструкции разрабатываются на должности, предусмотренные штатным расписанием администрации Волгограда, структурного подразделения.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

общие положения;

квалификационные требования;

должностные обязанности;

права;

ответственность.

В разделе "Общие положения" перечисляются:

наименование должности с указанием полного наименования структурного подразделения и группы должностей муниципальной службы, к которой данная должность относится;

перечень нормативных документов, которыми руководствуется в своей деятельности сотрудник администрации Волгограда, структурного подразделения;

порядок назначения и освобождения от занимаемой должности;

подчиненность сотрудника.

В разделе "Квалификационные требования" перечисляются:

предъявляемые требования к уровню образования, стажу работы;

законодательная база, которую должен знать сотрудник администрации Волгограда, структурного подразделения;

требования, предъявляемые к навыкам работы.

В разделе "Должностные обязанности" перечисляются виды работ, которые должен выполнять сотрудник администрации Волгограда, структурного подразделения. Характер выполняемых работ отражается с использованием слов "руководит", "подготавливает", "утверждает", "рассматривает", "выполняет", "обеспечивает" и т.д.

В разделе "Права" перечисляются полномочия сотрудника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право подписывать документы, запрашивать информацию, представлять интересы администрации Волгограда, структурного подразделения, требовать выполнения определенных действий от других сотрудников администрации Волгограда, структурного подразделения.

В разделе "Ответственность" перечисляются условия наступления дисциплинарной, административной ответственности сотрудника подразделения администрации Волгограда, структурного подразделения.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются гриф утверждения, наименование документа, заголовок к тексту, подпись должностного лица.

3.4.2.4. Протокол - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях, конференциях, собраниях и т.п.) в администрации Волгограда, структурном подразделении.

Инструкция по делопроизводству определяет:

порядок оформления протокола (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);

сроки подготовки протокола;

порядок подписания протокола;

доведение решения по протоколу до исполнителей;

оформление выписки из протокола и др.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего) и секретаря, присутствовавших на заседании (совещании) и (при необходимости) лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании принимают участие представители разных организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов. В последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: "За - _, против - _, воздержалось - _".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после записи соответствующего решения.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии, например:

Присутствовали: Управляющий делами администрации Волгограда

-

И.О. Фамилия

Председатель комитета по правовым вопросам администрации Волгограда

-

И.О. Фамилия

Начальник архивного отдела администрации Волгограда

-

И.О. Фамилия

Начальник общего отдела администрации Волгограда

-

И.О. Фамилия

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Вопрос нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается от левого края документа. Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Расстояние между строками наименования вопроса, фамилиями выступивших лиц и их выступлениями составляет один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение, отделяемое от выступления полуторным межстрочным интервалом.

Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего на заседании одинарным межстрочным интервалом и оформляется аналогично.

3.4.2.5. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности администрации Волгограда, структурного подразделения.

Виды служебной переписки:

служебное письмо - документ информационно-справочного характера, предназначенный для обмена информацией между администрацией Волгограда и структурными подразделениями, а также иными организациями, гражданами.

Служебное письмо администрации Волгограда, структурного подразделения подготавливается на бланке служебного письма по форме согласно приложению 5 к Типовой инструкции.

Служебное письмо, подписываемое руководителями двух и более структурных подразделений, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 (без бланка), при этом наименования структурных подразделений - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица".

К служебному письму составляется реквизит "Заголовок к тексту", отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.

В деловом (служебном) письме используются фразы этикетного характера "Уважаемый_!" - в начале письма (над текстом) или "С уважением," в заключительной части письма (перед реквизитом "Подпись должностного лица"); этикетные фразы употребляются исполнителем при подготовке делового письма.

Служебное письмо, как правило, содержит один рассматриваемый вопрос.

Объем служебного письма не должен превышать пяти страниц текста. В случае превышения установленного ограничения текст письма должен быть оформлен в виде приложения (информация, аналитический обзор, обоснование и т.д.) и направлен сопроводительным письмом.

Телеграмма - документ, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования.

Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая (полученная) по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсограмма (факс) - копия документа (письменного, графического, изобразительного), получаемая на бумажном носителе и передаваемая по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ, передаваемый и получаемый по электронной почте.

Внутреннее письмо - документ, передача которого из администрации Волгограда, структурного подразделения в другие структурные подразделения, юридическим лицам и гражданам не осуществляется.

Передача внутреннего письма осуществляется через службу делопроизводства либо сотрудником структурного подразделения (составителя) в другое структурное подразделение, например:

"Начальнику общего отдела администрации Волгограда от начальника архивного отдела администрации Волгограда"

или

"Заместителю руководителя департамента финансов администрации Волгограда от начальника отдела бухгалтерского учета департамента финансов администрации Волгограда".

Внутреннее письмо подготавливается на общем бланке по форме согласно приложению 8 к Типовой инструкции.

К внутренним письмам относятся докладные, пояснительные, аналитические, объяснительные записки, справки, заявления.

Служебные письма финансового характера заверяются гербовой печатью.

3.5. Организация документооборота.

3.5.1. Принципы организации документооборота.

Раздел "Организация документооборота" Инструкции по делопроизводству должен содержать положения, устанавливающие:

прием и первичную обработку поступающих документов;

предварительное рассмотрение документов;

порядок регистрации поступающих документов;

порядок рассмотрения документов руководством администрации Волгограда, структурного подразделения и доведения документов до исполнителей;

порядок регистрации исходящих документов;

порядок отправки документов;

порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;

порядок регистрации и прохождения внутренних документов;

учет и анализ объемов документооборота;

организацию работы с документами в администрации Волгограда, структурном подразделении.

При установлении требований к организации документооборота в администрации Волгограда, структурном подразделении следует исходить из следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

В документообороте в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); исходящая документация; внутренняя документация.

В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

документы, поступившие от органов государственной власти Волгоградской области;

документы, поступившие из Администрации Волгоградской области, Волгоградской областной Думы, Волгоградской городской Думы, администрации Волгограда, структурного подразделения;

документы, поступившие от юридических и физических лиц, индивидуальных предпринимателей;

документы, поступившие от иностранных корреспондентов;

обращения граждан.

Регистрационный номер входящего и исходящего документа состоит из:

индекса подразделения;

разделителя-дефиса;

буквенного обозначения направления документопотока, группы или вида документов;

разделителя - наклонной черты;

порядкового номера документа в пределах группы документов и календарного года, например:

25-В/96, где:

25 - индекс архивного отдела администрации Волгограда в соответствии со сводной номенклатурой дел администрации Волгограда;

В - направление документопотока, а именно входящее письмо;

96 - порядковый номер письма, поступившего в архивный отдел администрации Волгограда.

Порядковый номер присваивается документам, начиная с первого номера:

с 01 января каждого года;

при изменении наименования администрации Волгограда, структурного подразделения.

В администрации Волгограда, структурном подразделении доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и курьерской связи (нарочно).

3.5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов.

В Инструкции по делопроизводству определяется служба делопроизводства, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей документации.

В Инструкции по делопроизводству должны быть предусмотрены:

проверка правильности адресации поступающих документов, доставки и комплектности документов;

сортировка документов на подлежащие и неподлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации (например, документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях: пригласительные, поздравительные письма и телеграммы; билеты; документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма; рекламные документы; коммерческие предложения; печатные издания; унифицированные формы и бланки документов и др.), на сканируемые и не сканируемые при внесении в систему автоматизированного документооборота и делопроизводства (далее - САДД);

выделение документов, адресованных в структурные подразделения и передаваемых непосредственно в структурные подразделения, минуя руководство администрации Волгограда, структурного подразделения;

сроки обработки, регистрации документов и передачи в структурные подразделения;

порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу ("Секретно", "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.) и пометок "Лично", "Срочно", "Оперативно" и др.

В Инструкции по делопроизводству должно быть определено, что:

документы, поступившие в администрацию Волгограда, структурное подразделение до 16.00 час., регистрируются в день поступления, при поступлении после 16.00 час. - следующим рабочим днем;

при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах. Один экземпляр акта остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа;

сохранение конверта, в котором поступил документ, необходимо в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки;

документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно", регистрируются незамедлительно, независимо от времени поступления.

3.5.3. Предварительное рассмотрение документов.

В Инструкции по делопроизводству должно предусматриваться проведение службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях:

выделения поступивших документов, не требующих подготовки ответа;

определения должностного лица, которому поступивший документ должен быть направлен на рассмотрение.

Ответ на поступивший документ не дается в случае, если в поступившем документе не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ.

Основанием для определения должностного лица, которому должен быть направлен на рассмотрение поступивший документ, является содержание документа.

Поступивший документ направляется должностному лицу на рассмотрение в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации Волгограда, его заместителями, управляющим делами администрации Волгограда, руководителем структурного подразделения, его заместителями.

3.5.4. Регистрация поступающих документов.

В Инструкции по делопроизводству устанавливаются:

место и способ регистрации поступающих документов (при необходимости должно быть определено, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, какие - в подразделениях структурного подразделения);

сроки регистрации поступающих документов: в день поступления; на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время); незамедлительно (с отметками "Срочно", "Оперативно") и др.;

структура регистрационного номера поступающего документа и используемые для этого классификаторы (справочники) (структура подразделений, номенклатура дел, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.);

перечень обязательных сведений о поступающем документе, включаемых в САДД согласно приложению 12 к Типовой инструкции;

порядок сканирования поступивших документов и включения их электронных образов в САДД.

В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:

поступившие документы регистрируются независимо от способа их доставки;

регистрация поступивших документов производится в пределах выделенных администрации Волгограда, структурного подразделения документопотоков. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: поступающие документы из органов исполнительной власти Волгоградской области; обращения граждан; документы, поступившие от зарубежных корреспондентов;

на поступающих документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера, являющихся уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

3.5.5. Порядок рассмотрения документов руководством администрации Волгограда, структурного подразделения.

В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:

документы передаются на рассмотрение должностным лицам администрации Волгограда, структурного подразделения только после их регистрации;

после рассмотрения руководством администрации Волгограда документы передаются помощникам руководства администрации Волгограда для оформления резолюций (указаний (поручений));

после рассмотрения руководством структурного подразделения документы передаются в службу делопроизводства для оформления резолюций (указаний (поручений));

в соответствии с резолюцией (указанием (поручением)) по исполнению документа руководства администрации Волгограда, структурного подразделения подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - основному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией службы делопроизводства);

передача документов между структурными подразделениями или должностными лицами администрации Волгограда, структурного подразделения осуществляется через службу делопроизводства под подпись.

3.5.6. Организация работы с исходящими документами.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

ответственность за составление и оформление исходящего документа возлагается на должностное лицо администрации Волгограда, структурного подразделения - основного исполнителя документа;

проекты исходящих документов администрации Волгограда, структурного подразделения подготавливаются на бланках;

для отправки документов, не имеющих адресной части, подготавливаются сопроводительные письма;

до представления на подпись руководству администрации Волгограда, структурного подразделения основным исполнителем проверяется правильность оформления исходящего документа, его адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, реестра рассылки и т.д.;

проекты исходящих документов визируются основным исполнителем, а также его непосредственным руководителем или его заместителем, при необходимости - работниками других структурных подразделений (визы проставляются на лицевой стороне в нижней его части последнего листа второго экземпляра (копии) документа в соответствии со схемой расположения реквизитов или на листе согласования).

3.5.7. Регистрация исходящих документов.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

исходящие документы, подписанные руководством администрации Волгограда, структурного подразделения, передаются на регистрацию в службу делопроизводства администрации Волгограда, структурного подразделения;

исходящие документы, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в структурных подразделениях самостоятельно и передаются в службу делопроизводства на отправку;

служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления исходящего документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров исходящего документа реестру рассылки (неправильно оформленные исходящие документы возвращаются на доработку исполнителю);

регистрация исходящих документов осуществляется службой делопроизводства в день их подписания или на следующий рабочий день;

сведения о регистрируемых исходящих документах вносятся в САДД;

регистрационный номер и дата проставляются на экземпляре документа, отправляемого корреспонденту, и на экземпляре документа, включаемого в дело администрации Волгограда, структурного подразделения.

3.5.8. Отправка исходящих документов.

Инструкция по делопроизводству устанавливает, что:

отправку исходящих документов производит служба делопроизводства;

служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.);

неправильно оформленные исходящие документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются сотруднику администрации Волгограда, структурного подразделения - исполнителю;

исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день;

срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь;

исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят упаковку, адресацию (при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с реестром рассылки, который составляется исполнителем отправляемого документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в почтовое отделение связи;

исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт;

на исходящие документы заказного характера составляется реестр, который затем возвращается в службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов;

передача телеграмм, телетайпограмм, телексов, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений осуществляется службой делопроизводства с помощью средств электронной связи;

исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, передаются в службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата.

Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил отправки услуг почтовой связи", для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

3.5.9. Регистрация и прохождение внутренних документов.

Инструкцией по делопроизводству определяются особенности документооборота внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Инструкция по делопроизводству определяет:

виды внутренних документов, передача которых из администрации Волгограда, структурного подразделения в другие структурные подразделения, юридическим лицам и гражданам не осуществляется. Например, протоколы совещаний (заседаний), информационно-справочные документы (докладные, пояснительные, аналитические, объяснительные записки, справки);

процедуру прохождения согласования, утверждения внутренних документов;

порядок регистрации и хранения подлинников, передачи в структурные подразделения;

организацию протокольной работы: сроки подготовки протоколов заседаний (совещаний), место и порядок их регистрации место хранения подлинников, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц.

Инструкцией по делопроизводству определяется порядок передачи внутренних документов между структурными подразделениями и должностными лицами.

3.5.10. Учет и анализ объемов документооборота.

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в администрацию Волгограда, структурное подразделение, а также создаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов анализируются, обобщаются службой делопроизводства и представляются руководству администрации Волгограда, структурного подразделения в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) не реже одного раза в год.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в администрацию Волгограда, структурное подразделение и созданных ими за определенный период времени.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.5.11. Работа исполнителя с поступившими документами.

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются правила работы исполнителей с входящими документами, а именно:

организация работы с входящей документацией в структурных подразделениях осуществляется на основании резолюций (поручений (указаний) по их исполнению) руководства администрации Волгограда, структурного подразделения;

структурные подразделения получают входящие документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные входящие документы передаются исполнителю незамедлительно;

входящие документы, поступившие в структурные подразделения с резолюцией (поручением) руководства администрации Волгограда, структурного подразделения, передаются исполнителям (соисполнителям) только после их рассмотрения соответствующим руководителем.

Сотрудники структурных подразделений в процессе исполнения входящего документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта исходящего документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в администрации Волгограда, структурном подразделении;

в необходимых случаях согласование проекта исходящего документа с заинтересованными лицами (при наличии замечаний на проект исходящего документа на оборотной стороне последнего листа проекта проставляется расписка заинтересованного лица с отметкой "С замечаниями", а также в обязательном порядке прикладываются соответствующие письменные аргументированные пояснения);

доработку проекта исходящего документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях подготовку реестра рассылки исходящего документа;

представление проекта исходящего документа на подпись (утверждение) руководству администрации Волгограда, структурного подразделения;

проставление на исходящем документе отметки об индексе дела по сводной номенклатуре дел и помещение копии исходящего документа в дело.

Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, в том числе:

функция основного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта исходящего документа;

право основного исполнителя исходящего документа созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

порядок и сроки представления проектов документов соисполнителями основному исполнителю.

Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок передачи документов в случае временного отсутствия (командирование, отпуск, временная нетрудоспособность) исполнителя (соисполнителя) другому исполнителю (соисполнителю), а также порядок передачи документов в случае увольнения исполнителя (соисполнителя) или перевода (перемещения) на иную должность по акту приема-передачи руководителю подразделения администрации Волгограда, структурного подразделения или по его поручению (указанию) вновь назначенному работнику.

Инструкция по делопроизводству должна предусматривать возможность предлагать исполнителю изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием в докладной записке, представляемой руководству администрации Волгограда, структурного подразделения, установившему срок), если отсутствуют реальные условия его исполнения, делать пометки на документе о времени его поступления, датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов исходящих документов. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.6. Документальный фонд администрации Волгограда, структурного подразделения.

3.6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации Волгограда, структурном подразделении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда администрации Волгограда, структурного подразделения.

Документальный фонд администрации Волгограда, структурного подразделения (далее - документальный фонд) - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд составляют документы, созданные в администрации Волгограда, структурном подразделении и полученные им в результате взаимодействия с другими органами власти, организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел лежит на ведомственном архиве и (или) службе делопроизводства.

Ответственность за формирование и оформление дел, обеспечение их учета, сохранности при текущем хранении лежит на структурных подразделениях (при децентрализованном текущем хранении документов) либо на службе делопроизводства (при централизованном текущем хранении документов).

Инструкция по делопроизводству определяет порядок составления, оформления, ведения в течение делопроизводственного календарного года, согласования и утверждения номенклатуры дел.

Инструкция по делопроизводству устанавливает также:

назначение номенклатуры дел в делопроизводстве и выполняемые ею функции;

форму номенклатуры дел.

В Инструкции по делопроизводству отмечается, что:

номенклатура дел составляется на основе изучения положения структурного подразделения, регламента администрации Волгограда, структурного подразделения и других документов, регламентирующих деятельность администрации Волгограда, структурного подразделения, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности администрации Волгограда, структурного подразделения;

в администрации Волгограда, структурном подразделении составляются номенклатуры дел подразделений по форме согласно приложению 13 к Типовой инструкции и номенклатура дел администрации Волгограда, структурного подразделения, или сводная номенклатура дел по форме согласно приложению 14 к Типовой инструкции;

номенклатура дел структурного подразделения составляется в структурном подразделении самостоятельно под методическим руководством ведомственного архива, согласовывается с ведомственным архивом, подписывается руководителем структурного подразделения и направляется в службу делопроизводства;

вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения, согласовывает ее с ведомственным архивом, подписывает руководителем структурного подразделения и направляет в ведомственный архив;

сводная номенклатура дел администрации Волгограда, структурного подразделения составляется ведомственным архивом на основе номенклатур дел структурных подразделений;

методическую помощь при составлении номенклатуры дел структурных подразделений оказывают ведомственный архив, служба делопроизводства, экспертная комиссия администрации Волгограда, структурного подразделения (далее - ЭК);

один раз в пять лет сводная номенклатура дел администрации Волгограда, структурного подразделения согласовывается с архивным отделом администрации Волгограда;

сводная номенклатура дел администрации Волгограда, структурного подразделения, подписанная руководителем ведомственного архива, утверждается администрацией Волгограда, структурным подразделением после согласования с ЭК не позднее конца текущего года и вводится в действие с 01 января следующего года;

в случае изменения функций и структуры администрации Волгограда, структурного подразделения сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с архивным отделом администрации Волгограда;

сводная номенклатура дел готовится в трех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, второй экземпляр направляется в архивный отдел администрации Волгограда, источником комплектования которого является администрация Волгограда, структурное подразделение, третий экземпляр используется как рабочий экземпляр в ведомственном архиве;

ежегодно составляется итоговая запись к номенклатуре дел по форме согласно приложению 21 к Типовой инструкции.

Инструкция по делопроизводству должна предусматривать порядок составления номенклатуры дел, в частности:

порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел;

правила индексации дел;

правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел;

порядок установления сроков хранения документов и дел;

порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного календарного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, непредусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу "Примечание" и др.);

порядок составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве администрации Волгограда, структурного подразделения в течение года.

В Инструкции по делопроизводству также должна содержаться информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в администрации Волгограда для определения сроков хранения документов.

3.6.2. Формирование дел и их текущее хранение.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел администрации Волгограда, структурного подразделения и систематизация документов внутри дела.

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:

принцип формирования дел (централизованное - в службе делопроизводства или децентрализованное - в структурных подразделениях);

место текущего хранения дел (служба делопроизводства и (или) подразделения администрации Волгограда, структурного подразделения);

принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного свыше 10 лет и временного до 10 лет;

методическая функция ведомственного архива администрации Волгограда, структурного подразделения, а при необходимости - архивного отдела администрации Волгограда, источником комплектования которого является администрация Волгограда, структурное подразделение, в вопросах формирования дел;

срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается администрацией Волгограда, структурным подразделением, но не должен превышать 10 дней;

лицо, осуществляющее формирование дел в структурном подразделении;

лицо, определяющее индексы дел, в которые в соответствии с номенклатурой дел должны быть подшиты исполненные документы (комплект документов);

порядок учета, хранения, выдачи во временное пользование дел, изъятия документов из дела.

Служба делопроизводства администрации Волгограда, структурного подразделения осуществляет контроль над правильным формированием дел, проверку их наличия и состояния в структурных подразделениях. Порядок осуществления контроля над правильным формированием дел, проверки их наличия и состояния в структурных подразделениях устанавливается Инструкцией по делопроизводству.

Порядок формирования, учета и хранения дел в структурных подразделениях приведен в приложении 15 к Типовой инструкции.

3.6.3. Подготовка документов и дел к передаче в ведомственный архив.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается комплекс работ, выполняемых в администрации Волгограда, структурном подразделении, в целях подготовки дел к передаче на хранение в ведомственный архив администрации Волгограда, структурное подразделение и на уничтожение.

Подготовка документов и дел к передаче на хранение в ведомственный архив и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

для проведения экспертизы ценности документов в администрации Волгограда, структурном подразделении создаются ЭК, действующие на основании положений, утверждаемых администрацией Волгограда, структурным подразделением;

экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях службой делопроизводства совместно с ЭК под методическим руководством ведомственного архива;

при проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив;

отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему текущему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, Волгограда, перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел администрации Волгограда, структурного подразделения;

по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу по форме согласно приложению 16 к Типовой инструкции, а также акты о выделении дел к уничтожению. Порядок составления описей дел постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу в структурных подразделениях приведен в приложении 17 к Типовой инструкции;

по завершении делопроизводственного календарного года и по результатам экспертизы ценности документов дела администрации Волгограда, структурного подразделения подлежат оформлению в соответствии с порядком оформления дел и подготовки дел к передаче в ведомственный архив согласно приложению 18 к Типовой инструкции;

оформление дел производится структурными подразделениями под методическим контролем ведомственного архива либо ведомственным архивом в порядке, утверждаемом администрацией Волгограда, структурным подразделением;

полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению;

полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по форме, установленной приложением 19 к Типовой инструкции; нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела по форме согласно приложению 20 к Типовой инструкции; подшивку дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

3.6.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Настоящий раздел Инструкции по делопроизводству устанавливает порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения.

В Инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что:

результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению;

дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2011 г.);

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всей администрации Волгограда, структурного подразделения (при этом дела каждого подразделения администрации Волгограда, структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков);

отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации Волгограда, структурного подразделения одновременно);

согласованные ЭК администрации Волгограда, структурного подразделения акты о выделении документов к уничтожению утверждаются администрацией Волгограда, структурным подразделением только после утверждения архивным отделом администрации Волгограда описей дел постоянного срока хранения;

после утверждения администрацией Волгограда, структурным подразделением актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел.

3.6.5. Передача дел в ведомственный архив.

Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок передачи дел в ведомственный архив, предусматривающий следующие условия:

в ведомственный архив администрации Волгограда, структурного подразделения передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (кроме личных дел муниципальных служащих) не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на текущее хранение. Передача в ведомственный архив личных дел муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, осуществляется кадровой службой администрации Волгограда, структурного подразделения, в которой хранились личные дела, по истечении 10 лет со дня увольнения с муниципальной службы;

передача документов в ведомственный архив производится по описям дел, утвержденным руководителями структурных подразделений;

дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат (хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);

передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному ведомственным архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и службой делопроизводства;

прием дел производится сотрудником ведомственного архива в присутствии сотрудника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудников ведомственного архива и сдающего дела) (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдаче их в ведомственный архив несет структурное подразделение, передающее документы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает, что:

при упразднении структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения организационно-штатных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другое структурное подразделение, являющееся правопреемником по исполнению функций упраздненного структурного подразделения, или в ведомственный архив независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по утвержденным описям дел и утвержденной сводной номенклатуре дел);

при реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) структурного подразделения служба делопроизводства, ведомственный архив в период проведения реорганизационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в другое структурное подразделение, являющееся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного структурного подразделения независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по утвержденным описям дел, утвержденной сводной номенклатуре дел и акту приема-передачи дел в ведомственный архив);

при ликвидации структурного подразделения служба делопроизводства, ведомственный архив в период проведения ликвидационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в архивный отдел администрации Волгограда независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по утвержденным описям дел и утвержденной сводной номенклатуре дел).