Постановление Правительства Вологодской области от 11 ноября 2008 г. N 2151 "О стратегии развития архивной отрасли Вологодской области до 2020 года"

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 13 сентября 2012 г. N 1071 в настоящее постановление внесены изменения

См. текст постановления в предыдущей редакции

Постановление Правительства Вологодской области
от 11 ноября 2008 г. N 2151
"О стратегии развития архивной отрасли Вологодской области до 2020 года"

С изменениями и дополнениями от:

14 июля 2009 г., 13 сентября 2012 г.

Во исполнение постановления Губернатора области от 12 июля 2007 года N 226 "О разработке Стратегий развития отраслей до 2020 года" Правительство области постановляет:

1. Утвердить Стратегию развития архивной отрасли Вологодской области до 2020 года (прилагается).

2. Управлению по делам архивов области (В.А. Осиповский) принять меры по реализации Стратегии развития архивной отрасли Вологодской области до 2020 года.

3. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя Губернатора области А.И. Шерлыгина.

Информацию о ходе выполнения постановления представлять ежегодно к 30 января.

Справку о выполнении постановления представить к 5 февраля 2021 года.

Губернатор области

В.Е. Позгалев

Стратегия
развития архивной отрасли Вологодской области до 2020 года
(далее - стратегия)
(утв. постановлением Правительства Вологодской области
от 11 ноября 2008 г. N 2151)

1. Введение

Архивное дело как деятельность по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов обеспечивает возможности использования исторического опыта для принятия обоснованных управленческих решений, определения политических, экономических, социальных и иных приоритетов, формирования прогнозов и программ развития общества и государства. В этой связи роль архивной отрасли в обществе как сферы, сохраняющей, формирующей существенную часть информационного ресурса и создающей условия для его полноценного использования, является весьма значительной. Архивные документы также представляют большую научную и культурную ценность и являются частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Стратегия содержит анализ состояния архивной отрасли области, определяет цели, основные направления и задачи развития архивного дела в Вологодской области для удовлетворения социально-экономических, научных, культурных и иных потребностей граждан, общества и государства.

Стратегия разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Вологодской области в сфере архивного дела и с учетом основных положений концепции стратегии социально-экономического развития Вологодской области на долгосрочную перспективу, утвержденных постановлением Правительства области от 16 апреля 2004 года N 380, Концепции развития образования в сфере культуры и искусства в Российской Федерации на 2008 - 2015 годы, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2008 года N 1244-р, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства.

В настоящей Стратегии применяются понятия, установленные Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и законом области от 6 мая 1997 года N 160-ОЗ "Об архивном деле в Вологодской области" (с последующими изменениями).

Документальное наследие Вологодской области - комплекс архивных документов постоянного и временного срока хранения, хранящихся в государственных и муниципальных архивах Вологодской области.

2. Анализ ситуации и оценка потенциала архивной отрасли области

2.1. Общая характеристика ситуации в отрасли

Современное состояние архивного дела области обусловлено, с одной стороны, положением Вологодской области как одного из наиболее стабильных и динамично развивающихся регионов Российской Федерации, реформированием системы государственного управления и местного самоуправления после 2004 года, введением в действие Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и закона области от 6 мая 1997 года N 160-ОЗ "Об архивном деле в Вологодской области" (с последующими изменениями), с другой - длительным периодом недофинансирования архивной отрасли из-за спада в экономическом развитии области в первой половине 90-х годов XX века.

Состав и объем документов государственных и муниципальных архивов области

Хронологические рамки вологодского документального наследия позволяют отнести его к немногочисленному в регионах Российской Федерации числу уникальных архивохранилищ, располагающих документацией начиная с первой половины XV века. Кроме вологодских в эту группу входят архивы Тверской, Ярославской, Костромской и Псковской областей. Однако по объему и значимости документальных источников вологодская коллекция столбцов XV - XVII веков превосходит аналогичные коллекции большинства государственных архивов субъектов Российской Федерации, являясь бесценной источниковой базой для изучения истории Вологодского края и Российского государства. В этой связи информационная емкость и историко-культурная ценность документального наследия Вологодской области и, как следствие, его востребованность обществом являются одной из предпосылок к успешному развитию архивной отрасли области в условиях ее стабильного финансирования.

Объем документов Архивного фонда области и других архивных документов постоянно растет (динамика роста объема Архивного фонда области и других архивных документов (дел), хранящихся в государственных и муниципальных архивохранилищах, за 2005 - 2007 годы изложена в таблице 1). На сегодняшний день Архивный фонд области составляет более 5 млн. дел, хранящихся в государственных и муниципальных архивах и архивах организаций, что составляет примерно 1% от Архивного фонда Российской Федерации. Согласно данным Федерального архивного агентства по состоянию на 1 января 2007 года Вологодская область занимает 8 место среди субъектов Российской Федерации по объему хранящихся в государственных и муниципальных архивах информационных ресурсов, полноценно отражающих историю развития края почти за пять веков.

Таблица 1

Год (данные на 1 января)	Документы, хранящиеся в		Всего (единицы хранения)	Рост количества дел (и в % по отношению к предшествующему году) (единицы хранения)
	государственных архивных учреждениях области (единицы хранения)	архивных учреждениях и архивах муниципального уровня (единицы хранения)
2005	2523756	1381309	3905065
2006	2660625	1433591	4094216	+189155 (4.5%)
2007	2685934	1491569	4177503	+83287 (2%)

Для Вологодской области характерны более высокие, чем в среднем по стране (4%), темпы роста приема документов в государственные архивохранилища, что объясняется высоким уровнем обеспечения сохранности документов в ведомствах и качественным отбором документальной информации в состав Архивного фонда области, а также реализацией государственных программ, способствовавших активному комплектованию архивов области документами личного происхождения из личных архивов граждан. Высокие темпы роста объема дел в муниципальных архивохранилищах области соответствуют общероссийской тенденции.

Структура распределения документов по государственным и муниципальным архивам области характеризуется следующими данными:

- в государственных архивах области хранится 64% от общего объема документов;

- в муниципальных архивах хранится 36% от общего объема документов, из них 38.6% - документы государственной собственности.

Документы на бумажной основе составляют 99% от общего объема. С внедрением информационных технологий в делопроизводственной практике организаций стали создаваться электронные образы документов и электронные документы оперативного характера, заверенные электронной цифровой подписью, что ставит перед архивистами новые задачи, в том числе технические, связанные с организацией приема, постоянного хранения и использования этого нового вида документов.

Условия хранения документов

В области имеется 3 специально построенных архивных здания (2 - государственной собственности для государственных архивных учреждений и 1 - долевой государственной и муниципальной собственности для муниципального учреждения). По количеству специальных архивных зданий архивная отрасль Вологодской области в лучшую сторону отличается от многих других регионов Северо-Западного федерального округа. Однако в целом из 33 государственных и муниципальных архивов оснащены специальными зданиями для хранения документов только 9%.

Общая протяженность стеллажных полок архивохранилищ составляет 60 км. Однако только 55% от общей протяженности стеллажных полок составляют соответствующие стандарту металлические стеллажи. Это значительно меньше, чем в среднем по Российской Федерации, где металлические стеллажи в архивах составляют 84% от общей протяженности стеллажных полок. Устаревшими стеллажами смешанной конструкции оснащены архивохранилища крупнейшего областного архивного учреждения - Государственного архива Вологодской области.

Загруженность государственных и муниципальных архивов области (за исключением Череповецкого центра хранения документации) в среднем приближается к 100%. Согласно нормативам на 1 погонном метре стеллажной полки должно располагаться не более 70 дел. Большинство муниципальных архивов и Государственный архив Вологодской области, если учитывать этот показатель, загружены более чем на 100%.

Все государственные архивы и 92% муниципальных архивов оснащены системами пожарной и охранной сигнализации. Несмотря на позитивные сдвиги в этом направлении, следует отметить, что современных автоматических систем пожаротушения архивы области, относящиеся к пожароопасным объектам, не имеют. Нуждаются в замене системы механического оповещения о пожарной опасности на автоматические в крупнейших государственных архивах области.

Структура, кадровый состав и функции архивной службы области

Действующая структура и кадровый состав архивной отрасли области сформировались в соответствии с федеральным и областным законодательством и на основе нормативных расчетов штатной численности в системе архивной службы. Структура архивной службы Вологодской области представлена в приложении 1 к настоящей Стратегии.

Общая численность работников архивной службы области по состоянию на 1 января 2008 года составляет 287 человек и имеет тенденцию к росту, так как согласно действующим нормативам зависит от объемов хранящихся в архивах документов, количества курируемых источников комплектования архивов, количества исполненных в год запросов граждан, оснащенности архивов современным оборудованием и автоматизации архивных технологий.

Увеличение численности происходило главным образом за счет развития сети архивов по личному составу, созданных для обеспечения сохранности социально значимых документов, активно востребуемых в настоящее время гражданами в разных целях.

Архивная служба области осуществляет следующие основные общественно необходимые функции:

1. Удовлетворение потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной информации

Ежегодно архивами области выдается свыше 25 тыс. справок по запросам федеральных органов государственной власти, органов государственной власти области, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц. Проводятся различные информационные мероприятия, в том числе выставки, школьные уроки, готовятся публикации документов различного вида.

2. Обеспечение сохранности, в том числе предотвращение утраты в результате старения, хищений, пожаров, иных угроз, и учет документов Архивного фонда области и документов по личному составу

За последние 3 года фактов утраты документов в государственных и муниципальных архивах выявлено не было, данные учетных документов соответствуют фактическому наличию дел.

3. Включение документов в состав Архивного фонда области и комплектование его документами, имеющими историческую и практическую ценность

Списки источников комплектования архивов области насчитывают 1821 организацию, в которых ежегодно образуется около 35 тыс. дел постоянного хранения. Ежегодно экспертно-проверочная комиссия управления по делам архивов области проводит экспертную оценку дел, включенных в описи, в установленном порядке поступающих от источников комплектования в количестве более 50 тыс. дел постоянного хранения и более 40 тыс. дел долговременного хранения.

Основные направления развития архивного дела области в 2005 - 2007 годах

1. Правовое регулирование и методическое обеспечение в сфере архивного дела

В 2005 - 2007 годах в Вологодской области были приняты следующие нормативные правовые акты:

- закон области от 6 мая 1997 года N 160-ОЗ "Об архивном деле в Вологодской области" (с последующими изменениями);

- закон области от 28 апреля 2006 года N 1443-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Вологодской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела";

- постановление Правительства области от 7 августа 2006 года N 777 "О Порядке предоставления, расходования и учета средств, предусмотренных в областном бюджете на выполнение полномочий по закону области "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Вологодской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела".

Разработаны:

- методические рекомендации по формированию, хранению и использованию архивных фондов и архивных документов городских, сельских поселений;

- методические рекомендации по составлению аннотаций на фотодокументы, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах области.

2. Совершенствование условий хранения архивных документов

Для совершенствования условий хранения документов ведется строительство и капитальный ремонт зданий архивов, в том числе:

- строительство здания Череповецкого центра хранения документации. В результате в крупнейшем городе области была решена проблема дефицита площадей архивохранилищ и обеспечена сохранность более 300 тыс. единиц хранения Архивного фонда области;

- замена лифтового оборудования в Вологодском областном архиве новейшей политической истории;

- ремонты систем безопасности и жизнеобеспечения в зданиях Государственного архива Вологодской области и Вологодском областном архиве новейшей политической истории, замена оконных блоков и дверей в рабочих помещениях и хранилищах;

- субвенции на осуществление государственных полномочий в сфере архивного дела, выделенные из областного бюджета муниципальным районам в 2006 году (6465.8 тыс. рублей) и в 2007 году (8481.0 тыс. рублей), в значительной степени потрачены на улучшение условий хранения документов: ремонт помещений, установку систем пожарной и охранной сигнализации, приобретение оборудования и средств для хранения документов.

4. Автоматизация процессов в архивном деле

Приобретение компьютерной техники за последние годы привело к значительному росту объемов баз данных архивной информации и учетных баз данных. Подавляющее большинство архивов области заканчивают заполнение общероссийской электронной учетной базы данных "Архивный фонд", включающей информацию о составе архивных фондов и описей. Архивы области ведут работы по технической подготовке к внедрению новейшей четвертой версии программы "Архивный фонд", предусматривающей осуществление электронного учета архивных фондов области на уровне дела.

Внедрены новые программные продукты регистрации запросов граждан, что существенно повлияло на повышение оперативности и качества их исполнения.

Основные проблемы архивной отрасли области

1. Финансовое обеспечение архивной отрасли области предусматривает, в основном, покрытие неотложных расходов по текущему содержанию зданий архивов и не позволяет в полной мере обеспечивать развитие отрасли (приложение 2 к настоящей Стратегии).

2. Недостаточная материально-техническая база архивов области; хронический недостаток площадей архивного хранения и рабочих помещений архивов области.

3. Отсутствие современных систем пожарной автоматики в архивохранилищах области.

4. Устаревшие, не соответствующие нормативам средства хранения документов во многих архивохранилищах.

5. Незначительные объемы реставрации документов и изготовления страхового фонда и фонда пользования ввиду отсутствия или недостатка специального оборудования и специалистов.

6. Неурегулированность ряда вопросов правового характера на федеральном уровне.

7. Низкая заработная плата работников архивных учреждений.

2.2. Анализ внешних условий, влияющих на отраслевое развитие

Проведенный качественный анализ внешних рисков (угроз), влияющих на развитие отрасли, выявил наибольшую вероятность их появления в социально-экономической и организационной сфере.

Решающий фактор - социально-экономическое состояние области. Банкротство и ликвидация организаций приводит к сверхплановому досрочному приему в архивы области больших объемов документов.

Прогнозируется, что за период до 2020 года в архивы области поступит до 1 млн. дел. Большая часть этих документов на бумажной основе уже сформировалась в организациях - источниках комплектования архивов или будет сформирована в ближайшие 5 лет. Поэтому переход на электронный документооборот существенно не сократит объем и формат документов, которые поступят в прогнозируемый период. Расчеты показывают, что даже при плановом приеме документов архивохранилища двух самых крупных государственных архивов области: Государственного архива Вологодской области и Вологодского областного архива новейшей политической истории - будут загружены почти на 100% к 2010 году. В условиях проведения административной реформы, которая предполагает оптимизацию органов государственной власти области, возможна реорганизация отдельных государственных учреждений и органов государственной власти области.

Доля документов по личному составу в составе документов архивов постоянно растет. Областной архив по личному составу и Объединенный междуведомственный архив расположены на арендуемых площадях и не имеют собственных зданий. Поэтому при ликвидации организаций остро стоит вопрос о сохранении документов по личному составу.

Еще более сложная ситуация с наличием свободных площадей архивного хранения складывается в муниципальных образованиях области. Уже на сегодняшний день муниципальные архивы области (за исключением Череповецкого центра хранения документации) заполнены почти на 100%. Богатейший по составу документов Великоустюгский центральный архив располагается в зданиях двух церквей - памятников архитектуры XVII - XVIII веков, мало приспособленных для постоянного хранения документов.

Финансовый фактор. Так как архивная отрасль во всем мире не является прибыльной и самоокупаемой при наличии ограниченных возможностей по расширению платных услуг, ее развитие в основном зависит от бюджетного финансирования. Недофинансирование отрасли неблагоприятно скажется на ее кадровом и техническом потенциале и в конечном итоге на достижении общественно значимых целей: обеспечения гарантированной сохранности документов и создания необходимых условий для их использования в интересах граждан, общества и государства.

Информатизация делопроизводственных процессов (переход на электронный документооборот). С одной стороны, для хранения и использования электронных документов не потребуется большого объема площадей. С другой стороны, обострятся технические и финансовые проблемы отрасли, так как для электронных документов необходимо создание специальных условий хранения и использования, что требует значительных финансовых вложений, которые сегодня практически невозможно просчитать.

Объем документооборота в организациях - источниках комплектования архивов. Данный фактор обуславливает рост или снижение материальных и трудовых затрат в отрасли, необходимых для приема, хранения, учета и использования поступающих документов организаций.

2.3. Анализ ресурсного потенциала отрасли и внутренних условий развития

В настоящее время происходит постоянное наращивание информационной емкости и историко-культурной ценности документального наследия Вологодской области, неуклонно растет его востребованность обществом и государством. В архивах области находится на хранении более 4 млн. дел за период XV - начало XXI века. Ежегодно 264 архивиста области выдают более 25000 справок по запросам юридических и физических лиц.

Документальное наследие Вологодской области - одно из крупнейших собраний архивных документов в Восточной Европе, постоянно пополняемое новыми документальными источниками.

Ресурсный потенциал развития отрасли

Ресурсный потенциал архивной отрасли области складывался в течение длительного времени и к настоящему моменту состоит из следующих основных факторов:

- наличие отраслевых планов мероприятий развития отрасли как в целом, так и по отдельным направлениям архивного дела;

- развитая сеть архивной службы области;

- опытные кадры;

- расширение информационных услуг гражданам и государству на основе неуклонного роста потребности в документальной информации;

- внедрение автоматизированных архивных технологий;

- создание интернет-ресурса архивной информации;

- сложившаяся система ежегодного планирования, ежеквартального и ежегодного мониторинга архивной деятельности;

- бережное отношение к традициям архивной работы.

Анализ архивной отрасли области

Состояние архивной отрасли области на сегодняшний день характеризуется следующим:

Сильные стороны:

- глобальный информационный ресурс архивных документов и значительная на фоне других субъектов Российской Федерации историко-культурная ценность документального наследия области;

- сохранившаяся развитая сеть архивной службы области;

- специализация работы архивов по видам документации, способам ее создания, срокам хранения;

- сохранение традиционной единой системы планирования основных показателей и отчетности;

- оснащение государственных архивов современным специальным оборудованием;

- достаточная нормативно-методическая база, в основном удовлетворяющая потребности отрасли правовая база;

- планомерное финансовое обеспечение текущего содержания архивной службы области.

Слабые стороны:

- слабое финансовое обеспечение мероприятий, направленных на развитие отрасли, и, как следствие, хронический недостаток свободных площадей архивохранилищ и рабочих помещений архивов, низкий процент внедрения в архивах всех уровней современных средств реставрации документов, незначительные объемы изготовления страхового фонда и фонда пользования;

- низкая заработная плата сотрудников архивов области и, как следствие, низкий уровень престижа профессии архивиста и текучесть кадров;

- отдельные правовые лакуны в федеральном законодательстве;

- случаи утраты документов на стадии ведомственного хранения;

- большая зависимость от социально-экономической стабильности области и бюджетного финансирования.

Возможности (перспективы):

- расширение площадей архивохранилищ и рабочих помещений архивов, что обеспечит полноценное комплектование архивов;

- расширение спектра услуг, оказываемых отраслью, повышение их качества;

- предотвращение утраты документов на стадии ведомственного хранения;

- создание нормативных условий для обеспечения сохранности документов в архивах;

- автоматизация основных процессов архивной деятельности и создание условий для оказания гражданам и организациям государственных услуг по предоставлению ретроспективной информации в режиме он-лайн;

- создание интернет-ресурса архивных документов области - публикация источников в информационных сетях, организация удаленного доступа к историческим документам и виртуальных выставок документов, активная пропаганда исторических знаний, лучших отечественных традиций, патриотическое воспитание молодежи;

- введение в научный оборот новых исторических источников, способствующих развитию исторической науки, других сфер общественно-политической и научной деятельности.

Риски (угрозы):

- негативные изменения в социально-экономическом положении области;

- недофинансирование и, как следствие, - нехватка финансовых ресурсов, необходимых для развития отрасли;

- утрата документов Архивного фонда области по причинам пожаров, затоплений в связи с тем, что подавляющее большинство архивохранилищ размещено в арендуемых приспособленных помещениях;

- прекращение комплектования архивов в связи с нехваткой площадей для размещения документов;

- количественные и качественные изменения в общем документообороте организаций - источников комплектования архивов.

Таким образом, внутренние возможности отрасли достаточно велики, особенно большой потенциал заложен в развитии современных автоматизированных технологий. Необходимо решение проблемы расширения площадей архивохранилищ в соответствии с нормативными требованиями. Определяющее влияние на отрасль оказывают внешние факторы. Темпы развития архивной отрасли напрямую зависят от социально-экономического положения области и, соответственно, от удовлетворения потребности отрасли в финансовых ресурсах.

3. Краткая качественная характеристика стратегических приоритетов и целей развития архивной отрасли области

3.1. Миссия и цели Стратегии

Миссия архивной отрасли области - хранение и формирование исторической памяти народа, запечатленной в документах вологодских архивов, создание гарантированных возможностей для использования, изучения, исследования документального наследия в интересах граждан, общества и государства.

Главная стратегическая цель развития архивной отрасли области - обеспечение гарантированной сохранности, защиты и учета документов Архивного фонда области для будущих поколений, для наиболее полного удовлетворения существующей и потенциальной потребности граждан, общества и государства в ретроспективной информации.

Основные стратегические направления:

1. Обеспечение к 2020 году нормативного хранения документов на всех видах носителей в государственных архивах области и прием в установленные законом сроки на государственное и муниципальное хранение документов Архивного фонда области, образовавшихся в деятельности юридических и физических лиц - источников комплектования архивов области.

2. Создание условий для оперативного предоставления информационных услуг, доступных и значимых для всего населения области, о количестве и составе архивных фондов, хранящихся в государственных и муниципальных архивохранилищах области, - к 2012 году, о составе и содержании описей особо ценных дел (документов), хранящихся в государственных и муниципальных архивах области, - к 2020 году.

Для достижения указанной стратегической цели и основных стратегических направлений требуется решение следующих задач:

1. Приведение в соответствие объема документов постоянного хранения и физического объема хранилищ (оптимизация перечня документов постоянного хранения и увеличение площадей помещений, занимаемых архивами).

2. Внедрение новых технологий хранения архивных документов.

3. Создание условий, исключающих утрату архивных документов.

4. Внедрение передового опыта и стандартов хранения документов в деятельность архивной службы области.

5. Своевременное исполнение тематических и социально-правовых запросов.

6. Обеспечение работы читальных залов архивов области, включающее своевременное оформление допуска исследователей в читальные залы, контроль за сохранностью документов во время и после использования, копирование архивных документов по заявкам исследователей в установленном порядке и в установленные сроки.

7. Расширение внедрения комплекса "Архивный фонд" во всех архивах области в части, касающейся состава и содержания описей особо ценных дел.

8. Обеспечение публичного доступа к документам Архивного фонда области в сроки, установленные законом. Предоставление полной, своевременной, оформленной в установленном порядке информации по запросам пользователей.

8.1. Развитие сайта управления по делам архивов области в направлении его информационной насыщенности и предоставления услуг на сайте.

8.2. Обеспечение своевременного рассекречивания архивных документов.

8.3. Организация освещаемых в СМИ выставок, конференций, семинаров и других публичных мероприятий.

8.4. Широкое распространение издания сборников документов, путеводителей, различных справочников и справочных материалов.

3.2. Сценарии развития архивной отрасли области

Развитие архивного дела в прогнозируемый период будет характеризоваться, в первую очередь, сохранением бюджетного финансирования в силу социальной и государственной важности архивов. Создание электронного фонда пользования на архивные документы и электронного научно-справочного аппарата позволит расширить сферу платных услуг, а значит, и некоторое увеличение внебюджетных источников финансирования архивной отрасли области.

Вариант 1. "Инерционный сценарий" (вариант развития "как есть")

Инерционный сценарий развития архивной отрасли области предполагает формирование следующих факторов:

1. К 2010 году на 100% заполнятся существующие архивохранилища государственных и муниципальных архивов области (за исключением Череповецкого центра хранения документации). Архивы будут не в состоянии осуществлять плановый прием документов, снизится качество комплектования Архивного фонда области и его информационная ценность.

2. Резко увеличится количество документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования сверх срока, что повлечет увеличение риска их утраты из-за неприспособленности ведомственных архивов к длительному хранению архивной информации. Затраты учреждений и организаций на обеспечение сохранности собственных документов возрастут.

3. В результате износа архивных зданий и коммуникаций возрастут риски возникновения пожароопасных ситуаций. Понизится общий уровень безопасности архивных зданий и хранящихся в них документов.

4. Низкие темпы реставрации и создания фонда пользования приведут к тому, что процесс физического износа и затухания текстов документов будет развиваться быстрее, чем их восстановление и копирование, что может повлечь за собой утрату целых пластов документов Архивного фонда области, в результате документальному наследию будет нанесен непоправимый ущерб.

5. Отсутствие возможностей обеспечить сохранность документов по личному составу ввиду нехватки площадей государственных и муниципальных архивохранилищ создаст угрозу утраты документов, являющихся необходимыми источниками для подтверждения стажа работы граждан, размера их заработной платы, других целей социально-правового характера.

6. Непринятие мер для повышения социального статуса работников архивов может разрушить профессиональный кадровый потенциал отрасли, что отрицательно скажется на качественном уровне работы архивов.

7. Из-за нерешенности технических проблем архивы области не будут готовы к приему на хранение и использованию электронной документации, что приведет к информационным потерям в составе Архивного фонда области и снизит эффект от информатизации процессов делопроизводства.

Анализ сценария "Инерционный"

На основании проведенного анализа и выявления проблем развития отрасли по инерционному сценарию можно дать следующую характеристику возможного состояния архивной отрасли области:

Сильные стороны:

- сохранение действующей сети и кадрового потенциала архивной отрасли.

Слабые стороны:

- прекращение приема документов в архивы области;

- перегруженность архивов органов государственной власти области и местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, необходимость выделения дополнительных помещений под эти архивы;

- низкие темпы изготовления страхового фонда и фонда пользования на особо ценные и часто используемые документы;

- увеличение сроков исполнения запросов граждан, рост количества отрицательных ответов на запросы граждан по причине утраты документов постоянного хранения и по личному составу;

- низкие темпы и качественный уровень реставрации документов.

Возможности:

- ограниченное использование глобального информационного ресурса, сконцентрированного в документах, ранее поступивших в архивы.

Риски (угрозы):

- негативные изменения в социально-экономическом положении области;

- утрата документов Архивного фонда области и других социально значимых документов, сверх срока хранящихся в организациях;

- утрата документов Архивного фонда области и других социально значимых документов ликвидированных организаций;

- утрата документов Архивного фонда области, сконцентрированных в государственных и муниципальных архивах, по причинам пожаров, затоплений, хищений, старения;

- утрата электронных документов;

- разрушение кадрового потенциала, утрата традиций.

Вариант 2. "Сценарий активных действий по всем направлениям"

Сценарий активного развития архивной отрасли области предполагает формирование следующих факторов:

1. Совершенствование нормативно-методической базы отрасли приведет к решению проблем, связанных с приемом, хранением и использованием архивных документов, созданных на новых видах носителей.

2. Реконструкция зданий Государственного архива Вологодской области и Вологодского областного архива новейшей политической истории, оснащение их современными средствами хранения документов позволят увеличить площадь архивохранилищ примерно на одну треть, а также стеллажную площадь.

3. Предоставление зданий площадью 2 тыс. кв. м для Областного архива по личному составу и Областного архива кинофотофоно- и электронных документов, отвечающих требованиям длительного хранения указанной документации, позволит решить проблему обеспечения сохранности социально значимых документов по личному составу, аудиовизуальных и электронных документов.

4. Строительство и предоставление соответствующих правилам архивного хранения помещений (зданий) для муниципальных архивов позволят решить проблему хранения, приема и использования документов муниципальной собственности в муниципальных районах и г. Вологде.

5. Создание областной лаборатории реставрации документов, обеспечение ее помещением и соответствующим современным оборудованием позволят решить проблему увеличения темпов сложной реставрации документов в государственных архивах области и предотвратить гибель ценных документальных источников.

6. Модернизация систем охранно-пожарной сигнализации и автоматики, оснащение архивов электросетями, отвечающими требованиям пожарной безопасности, снизят угрозу возникновения пожаров и пожароопасных ситуаций, повысят безопасность архивных зданий, архивных фондов и документов в целом.

7. Техническое оснащение отрасли современным архивным оборудованием позволит повысить темпы страхового копирования особо ценных документов, качество государственных услуг, оказываемых архивной отраслью гражданам и организациям, создать интернет-ресурс архивных документов области, исключить из оборота пользования подлинники особо ценных документов.

8. Повышение социального статуса архивистов и материальной заинтересованности в труде позволит избежать текучести кадров, привлечь в отрасль молодых перспективных работников, спланировать процесс специального обучения и повышения квалификации кадров.

Анализ сценария "активных действий"

На основании проведенного анализа и выявления перспектив развития отрасли по сценарию "активных действий" можно дать следующую характеристику возможного состояния архивной отрасли области:

Сильные стороны:

- гарантированное сохранение и качественное пополнение глобального информационного ресурса архивных документов;

- полноценное качественное комплектование архивов новыми документами;

- рост количества и качества оказываемых архивами государственных услуг;

- существенное улучшение условий хранения документов, снижение риска внешних угроз;

- решение проблем недостатка площадей хранения архивных документов;

- создание единой программно-технической среды в архивной отрасли области;

- рост профессионализма кадрового состава архивных учреждений.

Возможности (перспективы):

- расширение спектра услуг, оказываемых отраслью, повышение их качества;

- предотвращение утраты документов на стадии ведомственного хранения;

- автоматизация всех процессов архивной деятельности и создание условий для оказания гражданам и организациям государственной услуги по предоставлению ретроспективной информации в режиме он-лайн;

- создание интернет-ресурса архивных документов области - публикация исторических источников в информационных сетях, организация удаленного доступа к архивным документам и виртуальных выставок документов;

- введение в научный оборот новых исторических источников.

Риски (угрозы):

- негативные изменения в социально-экономическом положении области;

- утрата документов Архивного фонда области по причинам стихийных бедствий и чрезвычайных ситуаций.

Сценарий "активных действий" предполагает гарантированное сохранение и полноценное качественное пополнение Архивного фонда области, в то время как "инерционный" сценарий приведет к прекращению приема новых документов в архивы и угрозе утраты уже хранящихся документов. Автоматизация архивной деятельности, внедрение системы электронного учета и связанный с этим рост количества и качества предоставляемых гражданам услуг возможны только при реализации сценария "активных действий". Создание интернет-ресурса архивных документов области и их полноценная качественная реставрация также реализуются только при условии "активных действий" по всем направлениям.

Таким образом, для архивной отрасли области наиболее приемлемым является второй вариант развития ("активные действия") или близкий к нему, так как предоставляет большие возможности для сохранения, увеличения и эффективного использования информационных ресурсов.

3.3. Система мероприятий для решения задач, направлений и достижения главной стратегической цели

Для решения задач, направлений и достижения главной стратегической цели развития архивной отрасли области необходимо проведение следующих взаимосвязанных мероприятий:

В организационной сфере:

1. Организационное обеспечение реализации Стратегии:

- разработка программ и планов развития архивного дела на среднесрочную перспективу.

2. Методическое обеспечение реализации Стратегии:

- создание системы анализа эффективности реализации Стратегии;

- методическое обеспечение сохранности электронных документов, принятых на хранение в государственные и муниципальные архивы в установленном порядке;

- методическое обеспечение работ по комплектованию государственных и муниципальных архивов электронными документами.

3. Реализация административной реформы в архивной отрасли области:

- сохранение и развитие системы архивных органов и учреждений области (в том числе создание отраслевой лаборатории для сложной реставрации документов на различных носителях как самостоятельной организации в структуре архивной службы области для увеличения объемов и повышения качества работ по реставрации особо ценных, уникальных и других документов);

- разработка и внедрение стандартов государственных услуг, оказываемых управлением по делам архивов области и архивными учреждениями области;

- укрепление взаимодействия с организациями, занимающимися вопросами истории и архивного дела;

- соблюдение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19.

4. Поддержание положительного имиджа архивной отрасли области в отечественном и мировом архивном сообществе:

- участие в работе Международного Совета архивов;

- участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, научно-методического Совета Северо-Западного федерального округа;

- развитие взаимовыгодных контактов с Международным Советом архивов.

В правовой и финансовой сферах:

1. Оперативное решение проблем, возникающих в сфере правового регулирования архивного дела, путем разработки и принятия нормативных правовых актов области.

2. Создание финансовой базы для развития отрасли, увязанной с действующими нормативами расходов на содержание 1 дела (единицы хранения) в государственных и муниципальных архивах области:

- эффективное расходование бюджетных средств, предусматривающее достижение поставленных целей и задач;

- решение вопросов повышения социального статуса работников архивных учреждений, в том числе совершенствование системы оплаты их труда.

В области укрепления материально-технической базы архивов и капитального строительства:

1. Увеличение площади архивохранилищ и рабочих помещений государственных и муниципальных архивов:

- до 2012 года предполагается осуществить реконструкцию специализированных зданий государственных архивов и до 2015 года - строительство нового здания для государственных архивов Вологодской области с целью увеличения площади архивохранилищ и рабочих помещений на 8.5 тыс. кв. м;

- увеличение площади существующих государственных архивных учреждений;

- увеличение площади архивохранилищ в муниципальных образованиях не менее чем на 4 тыс. кв. м (строительство, реконструкция, ремонт зданий, выделение дополнительных помещений);

- оснащение государственных архивных учреждений области грузопассажирским автотранспортом.

2. Улучшение условий хранения документов:

- увеличение к 2020 году протяженности стеллажных полок архивохранилищ не менее чем на 40 км (в том числе в муниципальных образованиях - не менее чем на 4.5 км);

- 100% оснащение и переоснащение площадей государственных архивов области современными средствами хранения документов, в том числе металлическими стеллажами;

- к 2011 году капитальный ремонт и модернизация основных систем жизнеобеспечения и охраны государственных архивов области с целью повышения пожарной безопасности и технической защищенности архивных зданий;

- до 2015 года оснащение отраслевой лаборатории реставрации документов и действующих лабораторий государственных архивов области высокотехнологичным оборудованием;

- до 2018 года установка систем автоматического пожаротушения в зданиях государственных архивов области, объем хранящихся документов в которых превышает 500 тыс. единиц хранения;

- к 2010 году оснащение 100% площадей государственных и муниципальных архивохранилищ области системами охранной и пожарной сигнализации;

- к 2010 году оснащение государственных архивов области современными автоматическими системами звукового оповещения о пожарной опасности.

3. Информатизация архивной отрасли области и автоматизация архивных процессов:

- создание до 2015 года и поддержание единой программно-технической среды в архивной отрасли области, активизация внедрения новой версии программного комплекса "Архивный фонд";

- модернизация компьютерного обеспечения в государственных и муниципальных архивах, приобретение до 2012 года высокотехнологичного оборудования для достижения оптимального соотношения "1 человек - 1 компьютер";

- создание до 2015 года единой информационной сети государственных архивов области для эффективного обмена информацией и повышения качества оказания государственных информационных услуг;

- расширение к 2015 году в 3 раза парка современного оборудования для оцифровки документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования (при условии наличия площадей для его установки);

- приобретение до 2010 года серверного оборудования для хранения информационного электронного ресурса документальной информации в государственных архивах области;

- обеспечение использования наиболее современных телекоммуникационных средств для доступа к электронным ресурсам государственных и муниципальных архивов;

- оснащение к 2012 году читальных залов государственных архивов области современным оборудованием для использования оцифрованных копий документов и выставочного зала областных архивов для организации стационарных выставок и расширения выставочной деятельности архивов;

- автоматизация архивных процессов в отрасли: регистрация выдачи дел, регистрация пользователей читального зала и т.д.

В области обеспечения сохранности и государственного учета документов:

1. Повышение качества автоматизированного учета документов на основе внедрения новейшей четвертой версии программы общероссийской базы данных "Архивный фонд".

2. Увеличение темпов изготовления страхового фонда и реставрации документов:

- к 2020 году скопировать 100% объема описей особо ценных дел, в том числе осуществить страховое копирование особо ценных фонодокументов;

- к 2015 году увеличить темпы страхового копирования минимум в 2 раза за счет установки оборудования в Вологодском областном архиве новейшей политической истории;

- внедрение новых методов реставрации документов с целью повышения ее качества, организация стажировки реставраторов госархивов на базе лаборатории реставрации Главного архивного управления Москвы.

В области комплектования архивов:

1. Совершенствование работы экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Вологодской области по отбору и включению в состав Архивного фонда Вологодской области новых документальных источников:

- внедрение системы электронного контроля за выполнением решений экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов области;

- внедрение в практику работы государственных и муниципальных архивов электронной базы данных "Источники комплектования архива".

В области использования документов и научно-справочного аппарата архивов:

1. В 2008 - 2020 годах подготовка путеводителей и справочников по фондам государственных и муниципальных архивных учреждений:

- к 2020 году создание электронных справочников по фондам всех муниципальных архивов области;

- обеспечение оперативного исполнения всех запросов социально-правового характера, поступающих от граждан;

- создание и оборудование выставочного зала государственных архивов области для организации стационарных выставок и расширения выставочной деятельности архивов;

- к 2010 году создание, информационная поддержка интернет-сайта архивных учреждений области и формирование интернет-ресурса архивных документов государственных и муниципальных архивов области, доведение возможного количества посещений сайта до 500 в день;

- расширение публикаций сборников документов и иных документальных изданий.

В сфере кадров:

1. Совершенствование системы управления отраслью:

- модернизация системы повышения квалификации архивистов области, ориентированной на результат;

- проведение семинаров-совещаний для работников государственной и муниципальной архивной службы;

- проведение конкурсов профессионального мастерства;

- совершенствование системы оплаты труда, включая меры материального поощрения работников архивных учреждений области;

- подготовка кадров для архивной отрасли;

- организация переподготовки кадров в связи с внедрением новых технологий.

3.4. Оценка ожидаемых результатов реализации Стратегии

Оценка результатов реализации Стратегии будет осуществляться в соответствии с количественно измеримыми, социально значимыми показателями:

- прирост площадей архивного хранения с нормативными условиями хранения документов, протяженности стеллажных полок;

- изготовление страхового фонда и фонда пользования (количество единиц хранения, на которые изготовлен страховой фонд и фонд пользования и в процентном соотношении к общему количеству дел);

- объемы реставрации документов: количество отреставрированных дел (листов документов) в процентном соотношении к общему количеству листов, нуждающихся в реставрации;

- количество исполненных запросов граждан в установленные сроки;

- количество документов, принятых от организаций и граждан на постоянное хранение в установленные законодательством сроки и в соответствии с установленным порядком;

- электронный государственный учет документов (количество фондов, описей, дел, информация о которых внесена в базу данных, в процентном соотношении к общему количеству хранящихся дел);

- создание электронной базы данных о составе и содержании описей дел (количество записей, количество единиц хранения, информация о содержании которых внесена в базу данных);

- количество проведенных информационных мероприятий, освещаемых в СМИ;

- количество посещений пользователями читального зала;

- количество посещений пользователями сайта;

- оснащение архивов системами пожарной сигнализации (в процентном соотношении к общему количеству зданий и помещений архивов);

- оснащение архивов современными системами охранной сигнализации (в процентном соотношении к общему количеству зданий и помещений архивов);

- оснащение государственных архивов системами автоматического пожаротушения (в процентном соотношении к общему количеству зданий и помещений архивов);

- уровень компьютеризации из расчета количества работников на один компьютер.

Представленные показатели будут отражены через систему планирования и мониторинга отрасли, осуществляемых управлением по делам архивов.

3.5. Механизмы реализации Стратегии

Организационно-управленческий механизм реализации Стратегии предусматривает создание Координационного совета по архивному делу, в состав которого следует включить кроме представителей органов государственной власти и местного самоуправления области представителей заинтересованных организаций области.

В развитие стратегии необходима разработка отраслевых областных и муниципальных программ.

Обеспечение текущего управления реализацией Стратегии возлагается на уполномоченный в сфере архивного дела орган исполнительной государственной власти области.

Уполномоченный в сфере архивного дела орган исполнительной государственной власти области организует информационное обеспечение хода и результатов реализации Стратегии на страницах ежегодного информационного бюллетеня управления по делам архивов области "Вологодские архивы: проблемы, поиски, перспективы", на страницах интернет-сайта Правительства области и интернет-сайта архивов области после его создания.

Финансово-экономический механизм

Основным источником финансирования государственных и муниципальных архивов области останутся соответственно областной и местный бюджеты. Внебюджетные средства, получаемые архивами от оказания платных услуг, незначительны и недостаточны для содержания архивов.

С развитием интернет-ресурса архивных учреждений области и созданием электронного фонда пользования документов и электронного научно-справочного аппарата возможен рост объема доходов от платных услуг и привлечение внебюджетных средств.

В финансировании архивной отрасли области возможно долевое участие федерального бюджета в форме участия Вологодской области в реализации федеральных целевых программ и программы "Культура России (2006-2010 гг.)". Архивная служба области планирует ежегодно направлять в Федеральное архивное агентство заявки на финансирование из федерального бюджета различных проектов, связанных с развитием сферы архивного дела области, в соответствии с планом мероприятий федеральных целевых программ, государственным заказчиком которых является Росархив.

Мониторинг реализации Стратегии будет осуществляться управлением по делам архивов области на основе анализа ежеквартальных и годовых планово-отчетных документов архивных учреждений и муниципальных архивов области, документальных проверок, анализа обращений и жалоб граждан. Мониторинг будет базироваться на статистических данных и позволит оценить актуальность и адекватность реализации Стратегии. Основной целью мониторинга является обеспечение реализации Стратегии.

Приложение 1
к Стратегии

Структура архивной службы Вологодской области

                                         /-----------------------------------------------\

                                         |Управление по делам архивов Вологодской области|

                                         \-----------------------------------------------/

                                                                 v

           /--------------------------------------------------------------------------------- - - - - - - - - - - - -\

           v                  v                   v                   v                    v                         v

/-------------------\ /---------------\ /-------------------\ /----------------\ /-------------------\ /---------------------------\

|ГУ "Государственный| |ГУ "Вологодский| |ГУ ВО "Объединенный| |ГУ ВО "Областной| |ГУ ВО "Областной   | |Архивные отделы            |

|архив Вологодской  | |областной архив| |междуведомственный | |архив по личному| |государственный    | |администраций муниципальных|

|области"           | |новейшей       | |архив"             | |составу"        | |архив кинофотофоно-| |образований с подчиненными |

|                   | |политической   | |                   | |                | |и электронных      | |им муниципальными архивными|

|                   | |истории"       | |                   | |                | |документов"        | |учреждениями               |

\-------------------/ \---------------/ \-------------------/ \----------------/ \-------------------/ \---------------------------/

          \- - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - --- - - - - - - - - - - - --- - - - - - - - - - - - -/

                                                                 v

                                                     / - - - - - - - - - - - -\

                                                      1821 ведомственный архив

                                                     \ - - - - - - - - - - - -/

Приложение 2
к Стратегии

Аналитическая таблица финансирования архивной отрасли Вологодской области за 2005 - 2007 годы в сравнении с другими субъектами РФ и среднестатистическими данными по Российской Федерации

N п/п	Архивная служба	Годовые бюджетные ассигнования (в тыс. руб.)				Численность работающих в отрасли на 01.01.2007	Расходы на штатную единицу в год (в тыс. руб.)	Количество единиц хранения, хранящихся в государственных и муниципальных архивах	Расходы на содержание 1 единицы хранения в год, хранящейся в государственных и муниципальных архивах (в руб.)	Примечание
		2005 год: всего	2006 год: всего	2007 год: всего	Процентные соотношения 2007 года к 2006 году
		капитальные расходы	капитальные расходы	капитальные расходы
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1.	Государственная	21917.7 ------- 3635	29491.9 ------- 5280.4	36018.5 ------- 4272.5	122.1% ------ 80.2%	145	175.1 (без учета расходов на управление по делам архивов)	2685900 *(1)	9.5 *(2) (без учета расходов на управление по делам архивов)	*(1) По богатству и объему документального наследия, хранящегося в государственных и муниципальных архивах, среди субъектов РФ Вологодская область занимает 8-е место. *(2) 56-е место среди субъектов РФ по расходам на содержание 1 единицы хранения в государственных архивах. *(3) 26-е место среди субъектов РФ по расходам на содержание 1 единицы хранения в муниципальных архивах. *(4) 12-е место среди субъектов РФ по общему объему финансирования архивной службы области. *(5) 19-е место среди субъектов РФ по расходам на содержание 1 штатной единицы. *(6) 36-е место среди субъектов РФ по расходам на содержание 1 единицы хранения в архивах области
2.	Муниципальная	17594.1	19566.5 ------- 1926.8	27178.8 ------- 2347.1	138.9% ------ 121.8%	119	228.4	1491603 *(1)	18.2 *(3)
3.	Всего по архивной службе области	39511.8 ------- 3635	49058.4 ------- 7207	63197.3*(4)	128.8% ------ 91.8%	264	239.4 *(5) (ниже среднестатистического уровня среди субъектов РФ на 7.5%)	4177503 *(1)	15.1 *(6)
				6619.6
4.	Средние показатели по субъектам РФ (по данным Росархива)	нет данных	26258.9	31484.4	112%	нет данных	273.8	1657072	19.0