Раздел IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (пп.4.1.-4.4.)

IV. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов

4.1. Приказ

4.1.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы республиканского органа исполнительной власти.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя республиканского органа исполнительной власти, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы по кадровым вопросам должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным Постановлением Государственного комитета статистики Российской Федерации от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (формы NN Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а).

4.1.2. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью службы ДОУ.

4.1.3. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы ДОУ и юридической службы.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. При внесении в проект приказа изменений принципиального характера проект подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

4.1.4. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы (приложение N 1).

Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий республиканского органа исполнительной власти и других органов или организаций.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу (прием, увольнение, перевод, премии и другие награждения, длительные командировки и по отпускам, наказаниям, командировкам, административно-хозяйственной деятельности) регистрируются и нумеруются отдельно, в соответствии со сроками хранения.

4.1.5. Копии приказов заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется исполнителю.

4.1.6. Проект приказа во исполнение постановления Правительства Республики Хакасия должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

4.1.7. Приказ печатается на бланке формы А4, шрифтом размером N 13 и имеет следующие реквизиты:

Полное наименование республиканского органа исполнительной власти;

Наименование вида документа - ПРИКАЗ - печатается в центре прописными буквами, полужирным шрифтом.

Дата, номер, место издания печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, например: 02.03.2002 или 2 марта 2002 года.

Номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: N 39. К приказу может добавляться буква, например, приказы по личному составу: N 3/к.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал.

Например: Об утверждении плана работы на 2003 год.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Некоторые приказы, текст которых не превышает 1/2 печатного листа, могут не иметь заголовка.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 межстрочных интервала текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в соответствующем падеже, его дата, N и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

При наличии приложений к приказу в тексте на них обязательно делается ссылка. Приложения к приказу оформляются на отдельных листах бумаги и визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Виза ставится в левом нижнем углу текстового поля последнего листа приложения.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов приказов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются руководителем структурного подразделения, внесшего проект приказа.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через один межстрочный интервал дается ссылка на приказ. Все составные части реквизита выравниваются относительно левого края поля и печатаются через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение N 2

к приказу Министерства культуры

Республики Хакасия

от ________________ N ____

При наличии в тексте приказа формулировки "УТВЕРДИТЬ" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово утверждено или утвержден со ссылкой на приказ, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Министерства культуры

Республики Хакасия

от ____________ N ____

Слова "утверждено" и "утвержден" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - утверждено, программа - утверждена, мероприятия - утверждены.

Наименование вида документа приложения (первое слово заголовка приложения) может выделяться прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (положение, перечень, список и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 межстрочных интервала.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом и отделяется от даты и номера приказа 2 - 3 межстрочными интервалами, от текста приложения - 1 - 2 межстрочными интервалами.

Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то на следующих страницах повторяется только нумерация граф.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Если приказ содержит несколько приложений, можно осуществлять сквозную нумерацию листов.

При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, например, 2.1.3.

Реквизит "Подпись" на проекте приказа отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией и ограничивается правым полем.

Приказы подписывает руководитель республиканского органа исполнительной власти, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

4.1.8. Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа: наименования республиканских органов исполнительной власти располагаются на одном уровне; наименование вида документа располагается центровано.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

4.2. Положение, правила, инструкция

4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции республиканского органа исполнительной власти.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции устанавливается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных актов.

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые республиканским органом исполнительной власти. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о принятии положений, правил и инструкций находится в ведении республиканского органа исполнительной власти.

4.2.2. Порядок подготовки положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке республиканского органа исполнительной власти.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

4.2.4. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?". Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?". Например: Должностная инструкция специалисту ...

4.2.5. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.3. Протокол

4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями республиканского органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена подготовка, не позднее, чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителем подразделения-исполнителя (приложение N 2).

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня после заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем подразделения, ответственным за подготовку.

4.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседания и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, копии протоколов уничтожаются по акту. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

4.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из вводной и основной частей. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий (инициалы и фамилия);

Секретарь (инициалы и фамилия);

Присутствовали - (список присутствующих или ссылка на прилагаемый список присутствующих);

Повестка дня;

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска: "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) в пределах вопроса.

4.3.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

4.3.5. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке республиканского органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

Печатается через два межстрочных интервала после реквизита: "Вид заседания (совещания)", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается центровано, другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает: наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф - пометка ограничения доступа к документу, печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

4.4. Служебные письма

4.4.1. Служебные письма республиканских органов исполнительной власти готовятся:

как ответы о выполнении поручений Правительства Республики Хакасия;

как исполнение поручений Правительства Республики Хакасия по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции республиканского органа исполнительной власти;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Республики Хакасия и актов Правительства Республики Хакасия;

как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

как инициативные письма.

4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. Изготовление бланков писем с изображением герба Республики Хакасия средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо республиканского органа исполнительной власти составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

4.4.4. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа. Например: "Министерство считает ...", "Государственный комитет рассмотрел ...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "Прошу ...", "Направляю ..." и т.д.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.4.5. Датой письма является дата его подписания.

4.4.6. Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.