Постановление Администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" Республики Марий Эл от 22 октября 2015 г. N 2038 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, копий документов и выписок. Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

1.1. Предметом регулирования настоящего Административного регламента являются отношения, возникающие между получателями муниципальной услуги (далее - получатели) и администрацией городского округа "Город Йошкар-Ола" по предоставлению архивным отделом администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" информации и сведений из архивных фондов и архивных документов муниципального архива (далее - муниципальная услуга).

1.2. Муниципальная услуга предоставляется:

- физическим лицам;

- юридическим лицам.

1.3. Муниципальная услуга предоставляется администрацией городского округа "Город Йошкар-Ола" в лице архивного отдела администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" (далее - архивный отдел), почтовый адрес: 424001, город Йошкар-Ола, Ленинский проспект, д. 27.

График работы администрации городского округа "Город Йошкар-Ола": с 8.00 до 17.00 час., перерыв с 12.00 до 13.00 час., выходные дни - суббота и воскресенье, а также нерабочие праздничные дни. Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час. При совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день.

1.4. Справочную информацию о месте нахождения и графике работы администрации городского округа "Город Йошкар-Ола", порядке получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными, сведений о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе можно получить:

1.5. При осуществлении информирования на личном приеме работник архивного отдела обязан:

дать ответы на заданные посетителем вопросы, в конце разговора кратко подведя его итоги;

вести разговор в вежливой и корректной форме, лаконично, по существу вопроса.

Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию архивного отдела, работник архивного отдела информирует посетителя о невозможности предоставления сведений и разъясняет ему право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы на поставленные вопросы.

В случае если посетитель не удовлетворен информацией, предоставленной ему на устном приеме или по телефону, работник архивного отдела предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

Ответ на письменное обращение подписывается заместителем мэра города Йошкар-Олы в соответствии с распределением обязанностей и направляется заявителю в срок, не превышающий 30 дней со дня его регистрации в администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".

1.6. При осуществлении информирования по телефону работник архивного отдела обязан:

представиться, назвав свою фамилию, имя, отчество (в случае, если имеется), должность;

выслушать и уточнить, при необходимости, суть вопроса;

вежливо, корректно и лаконично дать ответ по существу вопроса;

при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предложить собеседнику перезвонить в конкретный день и в определенное время, подготовив к назначенному сроку ответ по вышеуказанным вопросам.

1.7. Работник архивного отдела при осуществлении информирования обязан ответить на следующие вопросы:

о порядке обращения за получением муниципальной услуги, включая информацию о графике работы и местонахождении администрации городского округа "Город Йошкар-Ола";

о требованиях к получателям;

о перечне документов, необходимых и обязательных для получения муниципальной услуги, и требованиях к их оформлению;

о перечне нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги;

о сроках предоставления муниципальной услуги;

работник архивного отдела также консультирует по иным другим вопросам, связанным с предоставлением услуги.

1.8. Работник архивного отдела при осуществлении информирования вправе предложить собеседнику представиться.

2.1. Наименование муниципальной услуги - "Выдача архивных справок, копий документов и выписок. Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей".

2.2. Муниципальная услуга непосредственно предоставляется архивным отделом администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" (Ленинский пр., д. 27, цокольный этаж, каб. N 4 и N 5).

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- архивная справка, архивная выписка из документа, архивная копия;

- информационное письмо заявителю об уточнении запроса и предоставлении дополнительных сведений; об отсутствии в архиве необходимых документов; о переадресации запроса;

- письменный мотивированный отказ в выдаче архивной справки, архивной выписки, архивной копии документа с указанием причин отказа.

2.4. Заявления, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в администрации городского округа "Город Йошкар-Ола". В случае если окончание срока приходится на нерабочий день, то заявление подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

В исключительных случаях, в связи с необходимостью проведения объемной работы по поиску, анализу, обобщению, копированию архивных документов, продолжительными выходными и праздничными днями, установленными в законодательном порядке, администрация городского округа "Город Йошкар-Ола" вправе продлить срок рассмотрения заявления не более чем на 30 дней, уведомив об этом получателя муниципальной услуги.

2.5. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном секторе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другое архивное учреждение или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, или дается соответствующая рекомендация с уведомлением об этом получателя муниципальной услуги.

2.6. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Конституцией Республики Марий Эл;

- Указом Президента Республики Марий Эл от 07.11.2006 N 195 "О порядке организации работы с обращениями граждан в Администрации Президента Республики Марий Эл и в органах исполнительной власти Республики Марий Эл";

- Уставом муниципального образования "Город Йошкар-Ола";

- Положением об архивном отделе администрации городского округа "Город Йошкар-Ола";

- иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Республики Марий Эл, органов местного самоуправления муниципального образования "Город Йошкар-Ола", регламентирующими правоотношения в сфере архивного дела;

- настоящим Административным регламентом.

2.7. Для получения муниципальной услуги получатель подает в администрацию городского округа "Город Йошкар-Ола":

2.8. Требовать от получателя муниципальной услуги представления иных документов, не предусмотренных пунктом 2.7. настоящего Административного регламента, не допускается.

2.9. Получатель вправе представить документы, содержащие дополнительные и уточняющие сведения, по собственной инициативе.

2.10. Получателю не требуется осуществлять действия, в том числе согласования, необходимые для получения муниципальной услуги и связанные с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, утверждаемый решением Собрания депутатов городского округа "Город Йошкар-Ола".

2.11. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является:

- отказ от предоставления документов и сведений, указанных в п. 2.7. настоящего Административного регламента;

- обращение с заявлением лица, не имеющего надлежаще оформленных полномочий от получателя муниципальной услуги.

2.12. Основанием для приостановления предоставления муниципальной услуги является:

отсутствие хотя бы одного из документов, предусмотренных пунктом 2.7 настоящего Административного регламента и (или) их ненадлежащее оформление;

2.13. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- недостоверность сведений, содержащихся в представленных документах;

- несоответствие статуса получателя требованиям пункта 1.2 настоящего Административного регламента.

2.14. Плата с получателя за предоставление муниципальной услуги не взимается.

2.15. Срок ожидания получателя муниципальной услуги в очереди при подаче документов, предусмотренных для получения муниципальной услуги, не должен превышать 15 минут.

2.16. Срок ожидания в очереди получателя муниципальной услуги при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.17. Заявления регистрируются в течение трех дней с момента их поступления в администрацию городского округа "Город Йошкар-Ола".

Заявления физических лиц (граждан) регистрируются сектором по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" (далее - сектор по работе с обращениями граждан).

Заявления юридических лиц (организаций) регистрируются канцелярией отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" (далее - канцелярия отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан).

2.18. Для удобства и комфорта предоставления муниципальной услуги устанавливаются следующие требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, местам предоставления муниципальной услуги:

помещение для непосредственного взаимодействия работника архивного отдела с получателями должно быть организовано в виде отдельного кабинета, снабженного табличками с названием подразделения и ФИО должностей, ответственных за предоставление услуги;

рабочие места работников архивного отдела должны быть оборудованы персональными компьютерами с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающими устройствами;

места ожидания и приема получателей муниципальной услуги должны быть оборудованы стульями, столами; количество мест ожидания и приема получателей определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но составляет не менее 2 мест;

оборудуется место для оформления получателями муниципальной услуги заявлений;

информационный стенд должен содержать перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, а также образцы заполнения соответствующих документов по форме согласно приложениям N 1-2 к настоящему Административному регламенту;

помещения архивного отдела должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, оснащаются системой охранной и пожарной сигнализации;

администрация городского округа "Город Йошкар-Ола" обеспечивает доступность предоставления муниципальной услуги для инвалидов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов.

2.19. Получателям предоставляется доступ к местам общественного пользования (туалета), гардероба.

2.20. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

возможность получения полной, актуальной и достоверной информации о предоставлении услуги, в том числе с использование информационно-телекоммуникационных технологий;

возможность обратиться за получением услуги непосредственно в архивный отдел, через почтовое отправление, в том числе по электронной почте, через Портал государственных услуг, через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг;

количество заявлений, принятых к рассмотрению для предоставления муниципальной услуги, по отношению к количеству отказов в предоставлении муниципальной услуги (в пределах календарного года).

2.21. Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются:

отсутствие обоснованных обращений (жалоб) и предложений со стороны получателей муниципальной услуги;

соблюдение администрацией городского округа "Город Йошкар-Ола" административных процедур, установленных настоящим Административным регламентом, и сроков их исполнения, в том числе посредством минимизации количества и продолжительности взаимодействия получателей муниципальной услуги с работниками администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".

2.22. Оптимальное количество взаимодействий получателя с работниками архивного сектора при предоставлении муниципальной услуги составляет 3 (три):

- консультирование граждан;

- прием заявлений и документов;

- направление заявителю ответа в виде архивной справки, копии, выписки из документа, информационного письма (по желанию получателя могут быть выданы на руки).

2.23. Получатель муниципальной услуги вправе получить информацию о ходе предоставления муниципальной услуги всеми способами, обозначенными в пункте 1.4 настоящего Административного регламента.

2.24. Представление получателем муниципальной услуги документов, предусмотренных для получения муниципальной услуги, и предоставление муниципальной услуги могут осуществляться с учетом электронных документов, подписанных электронной подписью (с использованием в том числе универсальной электронной карты) в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" в соответствии с готовностью республиканских сервисов.

Электронные документы, подписанные электронной подписью (с использованием в том числе универсальной электронной карты), признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, за исключением случаев, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлен запрет на обращение за получением муниципальной услуги в электронной форме.

3.2. Основанием для консультаций получателей муниципальной услуги является обращение в администрацию городского округа "Город Йошкар-Ола" любым из способов, указанных в пункте 1.4 настоящего Административного регламента.

В случае обращения за получением муниципальной услуги в МФЦ консультирование заявителя о порядке предоставления муниципальной услуги оказывает сотрудник МФЦ.

3.3. Консультирование осуществляется непосредственно работниками архивного отдела в устной или письменной форме по вопросам:

- о порядке получения муниципальной услуги;

- о составе и содержании архивных фондов, коллекций и архивных документах муниципального архива;

- о наличии в муниципальном архиве необходимых архивных фондов и коллекций документов для поиска информации;

- об отсутствии в муниципальном архиве архивных фондов и коллекций документов в которых может содержаться требуемая информация;

- о необходимости и (или) возможности обратиться в другой архив для поиска требуемой информацией; консультация-рекомендация о возможности и (или) необходимости обратиться в другой архив может являться результатом предоставления муниципальной услуги в случае, если это невозможно определить при обращении получателя и приеме документов;

- по иным вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

3.4. При ответах на телефонные звонки и устные обращения работники архивного отдела подробно, в вежливой и корректной форме проводят консультирование.

3.5. Консультирование должно проводиться с использованием ясных понятий и формулировок, при необходимости со ссылкой на соответствующие нормативные правовые акты.

3.6. При личном обращении получателей в архивный отдел консультирование проводится в порядке живой очереди в приемные дни и часы приема (пункт 3.10), максимальный срок оказания консультации не должен превышать 30 минут.

При невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос с посетителем (собеседником по телефону) оговаривается срок подготовки ответа (день, часы), предлагается перезвонить.

В случае, если посетитель (собеседник по телефону) не удовлетворен консультацией, работник архивного отдела предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

Ответ на письменное обращение подписывается заместителем мэра города Йошкар-Олы в соответствии с распределением обязанностей и направляется получателю в срок, не превышающий 30 дней со дня его регистрации в администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".

3.7. Результатом административного действия является предоставление консультации получателю муниципальной услуги, в том числе оказание помощи в написании заявления при личном обращении в архивный отдел.

3.8. Предварительное консультирование не является обязательной процедурой при предоставлении настоящей муниципальной услуги.

3.9. Основанием для начала предоставления административной процедуры является обращение юридического или физического лица в администрацию городского округа "Город Йошкар-Ола" с заявлением и документами, указанными в настоящем Административном регламенте (пункт 2.7).

3.10. Прием заявлений проводится архивным отделом при личном обращении получателя муниципальной услуги в архивный отдел, с последующей передачей заявлений для регистрации в сектор по работе с обращениями граждан либо канцелярию отдела делопроизводства администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" соответственно. Архивный отдел также принимает запросы получателей муниципальной услуги, поступающие в электронной форме из МФЦ. Запросы, поступившие из МФЦ, распечатываются и передаются для регистрации на общих основаниях.

При личном обращении получателя муниципальной услуги в архивный отдел работником архивного отдела в день обращения:

устанавливается личность получателя муниципальной услуги либо его уполномоченного лица;

проверяется наличие всех необходимых документов, указанных в пункте 2.7. настоящего Административного регламента;

осуществляется сверка копий документов с оригиналами.

График приема заявлений архивным отделом
(каб. N 4, каб. N 5, цокольный этаж администрации городского округа)

3.11. Прием получателей муниципальной услуги ведется в порядке живой очереди, максимальный срок приема заявлений и документов к ним не должен превышать 15 минут.

3.12. Прием заявлений на личном приеме у специалистов архивного отдела не является обязательной процедурой для предоставления муниципальной услуги.

3.13. При обращении в не приемные дни и часы приема в архивном отделе получатель муниципальной услуги вправе передать заявление для регистрации в канцелярию или в сектор по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан (для юридических физических лиц соответственно) в соответствии с графиками приема:

График приема заявлений канцелярией отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан
(каб. 216, 2 этаж администрации городского округа)

График приема заявлений сектором по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан
(окно приема заявлений в холле 1-го этажа администрации городского округа - каб. N 107)

3.14. Заявление оформляется с изложением существа запроса. В Приложение N 1 к настоящему Административному регламенту предлагается форма заявления.

В Приложении N 2 "Варианты текстов заявлений по типовым вопросам" к настоящему Административному регламенту предлагаются варианты текстов написания заявлений по типовым вопросам.

3.15. Результатом административного действия "Прием заявлений и документов для предоставления муниципальной услуги" является прием заявлений либо мотивированный отказ в приеме заявлений по причинам, указанным в пункте 2.11 настоящего Административного регламента.

3.16. Срок и порядок регистрации заявлений регламентируются разделом "Срок и порядок регистрации заявления (запроса) о предоставлении муниципальной услуги" пункт 2.17 настоящего Административного регламента.

3.17. Результатом административного действия является регистрация заявления с присвоением входящего номера и даты регистрации в соответствующих регистрационно-контрольных формах (журналы регистрации заявлений, а также в электронном виде).

3.18. Основанием для учета заявлений являются все поступившие в архивный отдел заявления (запросы) о предоставлении сведений из архивных фондов и архивных документов муниципального архива с соответствующей резолюцией заместителя мэра города Йошкар-Олы.

3.19. В соответствии с установленными правилами все поступившие заявления (запросы) учитываются в архивном отделе по журналу учета запросов о выдаче архивных справок, копий, выписок из документов с внесением записей в журнал с заполнением соответствующих граф по ходу исполнения заявления.

3.20. Запись о поступившем в архивный отдел заявлении производится в день передачи заявления для исполнения в архивный сектор.

3.21. Результатом административного действия является учет всех поступивших заявлений с целью создания справочно-информационной базы по информированию получателей муниципальной услуги о ходе рассмотрения и исполнения муниципальной услуги, внутреннего контроля за сроками исполнения заявлений.

3.22. Основанием для анализа являются все поступившие в архивный отдел заявления (запросы) с целью всестороннего рассмотрения поставленного вопроса и максимально качественного предоставления муниципальной услуги.

3.23. Начальник архивного отдела осуществляет анализ тематики поступивших заявлений (запросов) с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных программного комплекса "Архивный фонд".

3.24. Анализ поступивших заявлений проводится в день их передачи для исполнения в архивный отдел.

3.25. Результатом административного действия является принятие решения о дальнейшем исполнении заявления (запроса) и передача поступивших заявлений для непосредственного исполнения работникам архивного отдела.

3.26. Основанием для начала данной административной процедуры является заявление, переданное работнику архивного отдела, для непосредственного исполнения.

Работники архивного отдела, получившие заявление для непосредственного исполнения, при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных программного комплекса "Архивный фонд" определяют архивные фонды, архивные шифры документов (фонд, опись, единица хранения), необходимые для поиска запрашиваемой информации и исполнения муниципальной услуги.

3.27. Работники архивного отдела в соответствии с архивными шифрами выбирают из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса. Поиск необходимых сведений проводится полистно. По окончании исполнения запроса все полученные дела возвращаются на место в архивохранилище в соответствии с номерами архивных фондов, архивных шифров и топографическим расположением архивных фондов.

3.28. Максимальный срок поиска информации по запросу - 5 дней со дня передачи запроса работнику архивного отдела для непосредственного исполнения.

3.29. Результатом административного действия является получение, анализ и систематизация всех сведений из архивных документов, необходимых для составления архивных справок, копий, выписок из архивных документов, либо информационное письмо в адрес получателя муниципальной услуги.

3.30. Основанием к выполнению данной административной процедуры являются все найденные архивные документы и сведения, необходимые для исполнения заявления в полном объеме.

3.31. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

3.32. Архивные справки и выписки оформляются со всеми необходимыми реквизитами (подпись, печать, номер, дата) на бланке администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".

3.33. Архивные справки и выписки подписываются заместителем мэра города Йошкар-Олы и заверяются гербовой печатью администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".

3.34. Подчистки и помарки в архивных справках, выписках не допускаются.

3.35. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью архивного отдела администрации городского округа "Город Йошкар-Ола", штампом "Копия верна" с личной подписью специалиста, ответственного за подготовку документа, и датой.

Архивная копия, направляемая за рубеж, заверяется гербовой печатью администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".

3.36. Информационное письмо в адрес получателя муниципальной услуги о переадресации заявления, об отсутствии в архиве необходимых документов либо о предоставлении дополнительной уточняющей информации оформляется на бланке администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".

3.37. Архивные справки и выписки оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

3.38. Архивная справка, копия, выписка из документа, направляемые в страны-участники Гаагской конвенции 05.10.1961, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов, заверяется апостилем.

В соответствии с полномочиями апостиль проставляется Министерством культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл, куда архивная справка, копия, выписка направляется заказным письмом. По возвращении из Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл, заверенная апостилем архивная справка, копия, выписка из документа, направляется в адрес получателя муниципальной услуги.

3.39. Регистрация архивных справок, выписок, информационных писем юридическим лицам осуществляется канцелярией отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан, физическим лицам - сектором по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан.

3.40. Результатом административного действия является подготовленные и соответствующим образом оформленные: архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо.

3.41. Основанием для данной административной процедуры являются все зарегистрированные и заверенные соответствующим образом архивные справки, копии, выписки из документов, информационные письма в адрес получателя муниципальной услуги.

3.42. Отправка корреспонденции почтой осуществляется простыми письмами на почтовый адрес получателя муниципальной услуги. Документы получателю муниципальной услуги, обратившемуся через МФЦ, направляются в МФЦ для непосредственной выдачи заявителю.

На поступившее интернет-обращение (запрос) архивная справка, архивная выписка, архивная копия также высылается простым письмом на почтовый адрес получателя муниципальной услуги; информационное письмо отправляется на электронный адрес получателя муниципальной услуги.

3.43. В случае личного обращения получателя муниципальной услуги или его доверенного лица выдача архивных справок, копий, выписок из документов осуществляются под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенности.

Просьба о выдаче документов на руки может оговариваться в тексте заявления.

3.44. Отправка корреспонденции почтой проводится в день регистрации архивных справок, выписок из документов, информационных писем.

Выдача архивных справок, копий, выписок из документов, информационных писем на руки получателю либо его представителю проводится в день обращения.

3.45. Результатом административного действия является факт предоставления муниципальной услуги.

3.46. Содержание и максимальный срок административных действий по предоставлению муниципальной услуги:

4.1. Текущий контроль над соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги работниками администрации городского округа "Город Йошкар-Ола", осуществляется заместителем мэра города Йошкар-Олы, назначенным ответственным за организацию межведомственного взаимодействия при предоставлении муниципальных услуг и за качество муниципальных услуг в соответствии с направлением деятельности.

4.2. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, выявление и устранение нарушений прав получателей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на жалобы получателей, содержащих требования о восстановлении или защите нарушенных прав или законных интересов получателей администрацией городского округа "Город Йошкар-Ола", работниками администрации городского округа "Город Йошкар-Ола", при получении данным получателем муниципальной услуги (далее - жалоба).

Внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги проводятся в случаях наличия информации о несоблюдении или неисполнении работниками администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также о незаконности применяемых мер, несоблюдении соответствия применяемых мер совершенным нарушениям, несоблюдении прав проверяемых получателей, совершении противоправных действий.

4.3. Проверка предоставления муниципальной услуги проводится на основании распоряжения администрации городского округа "Город Йошкар-Ола", в котором указываются предмет и срок ее проведения, уполномоченные на ее проведение работники администрации городского округа "Город Йошкар-Ола". По результатам проверки предоставления муниципальной услуги непосредственно после ее завершения составляется акт проверки с отражением фактов и обстоятельств, выявленных в рамках предмета проверки. В отношении виновных должностных лиц администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" применяются меры ответственности, предусмотренные федеральными законами.

4.4. Работники администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" несут персональную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе за несоблюдение или неисполнение положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, незаконность применяемых мер, несоблюдение соответствия применяемых мер совершенным нарушениям, несоблюдение прав заявителей, совершение противоправных действий.

4.5. О мерах, принятых в отношении виновных должностных лиц администрации городского округа "Город Йошкар-Ола", администрация городского округа "Город Йошкар-Ола" в письменной форме сообщает получателю, права и (или) законные интересы которого нарушены, в десятидневный срок со дня принятия таких мер.