Постановление Правительства Республики Марий Эл от 10 сентября 2012 г. N 339 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл"

В целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности в органах исполнительной власти Республики Марий Эл Правительство Республики Марий Эл постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл (далее - Типовая инструкция).

2. Органам исполнительной власти Республики Марий Эл до 1 декабря 2012 г.:

разработать на основе Типовой инструкции и утвердить инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл, согласовав их с Комитетом Республики Марий Эл по делам архивов;

обеспечить разработку на основе Типовой инструкции инструкций по делопроизводству в подведомственных учреждениях и предприятиях.

3. Признать утратившими силу:

постановление Правительства Республики Марий Эл от 20 января 2004 г. N 18 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл" (Собрание законодательства Республики Марий Эл, 2004, N 2, ст. 54), кроме пункта 4;

пункт "а" постановления Правительства Республики Марий Эл от 30 апреля 2010 г. N 113 "О внесении изменений в отдельные постановления Правительства Республики Марий Эл" (Собрание законодательства Республики Марий Эл, 2010, N 5, ст. 276).

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Заместителя Председателя Правительства Республики Марий Эл, министра культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл Васютина М.З.

Председатель Правительства Республики Марий Эл

Л. Маркелов

Типовая инструкция
по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл
(утв. постановлением Правительства Республики Марий Эл от 10 сентября 2012 г. N 339)

I. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл (далее - Типовая инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", и Госстандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", требованиями законодательства Республики Марий Эл к подготовке и оформлению нормативных правовых актов Республики Марий Эл.

1.2. Типовая инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности органов исполнительной власти Республики Марий Эл (далее - органы исполнительной власти).

1.3. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

Системы электронного документооборота (далее - СЭД), применяемые в органах исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований настоящей Типовой инструкции.

1.4. Положения Типовой инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами, утверждаемыми органом исполнительной власти.

1.5. Требования Типовой инструкции к работе с бухгалтерской документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Организацию и ведение делопроизводства на основе единой политики, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органе исполнительной власти осуществляет структурное подразделение органа исполнительной власти либо должностные лица, на которые возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти (далее - служба делопроизводства).

1.7. Орган исполнительной власти на основе Типовой инструкции разрабатывает и утверждает Инструкцию по делопроизводству в органе исполнительной власти (далее - Инструкция).

Проект Инструкции подлежит обязательному согласованию с Комитетом Республики Марий Эл по делам архивов (далее - Комархив).

II. Основные понятия

2.1. В настоящей Типовой инструкции используются следующие основные понятия:

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти Республики Марий Эл;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти Республики Марий Эл;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Республики Марий Эл;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти Республики Марий Эл, с указанием сроков их хранения;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

III. Создание и оформление документов в органе исполнительной власти

3.1. Общие требования к оформлению документов

3.1.1. Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

3.1.2. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) (далее - листы формата А4), А5 (148х210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.1.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь следующие размеры полей:

левое - 35 мм;

правое - 20 мм;

верхнее - не менее 25 мм;

нижнее - не менее 20 мм;

абзацный отступ - 1,25 см.

3.1.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman (Cyr) размером N 14 через 1 межстрочный интервал.

В случае размещения текста документа на одной странице может быть применен размер шрифта N 13 или 13,5. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания может использоваться полужирное начертание.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами в правом углу верхнего поля документа без знаков препинания.

Страницы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второй. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.

3.1.5. Документы, издаваемые органом исполнительной власти совместно с другими органами исполнительной власти, оформляются на листах формата А4.

Данные о наименовании органа исполнительной власти включаются в наименования должностей лиц, подписавших документ.

3.1.6. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и т.д.), а также переписка между структурными подразделениями оформляются на листах формата А4.

3.2. Бланки документов

3.2.1. Образцы бланков документов (далее - бланки) органа исполнительной власти утверждаются и вводятся в действие приказом органа исполнительной власти.

3.2.2. Изготовление бланков с изображением Государственного герба Республики Марий Эл (далее - гербовые бланки) осуществляется типографским способом с проставлением порядковой нумерации.

3.2.3. В органе исполнительной власти используются следующие виды бланков:

бланк приказа органа исполнительной власти;

бланк распоряжения органа исполнительной власти;

бланк письма органа исполнительной власти;

бланк для оформления резолюции руководителя органа исполнительной власти.

3.2.4. Для изготовления гербовых бланков органов исполнительной власти устанавливается следующий состав обязательных реквизитов:

а) для бланка приказа:

"Государственный герб Республики Марий Эл";

"Наименование органа исполнительной власти на государственных языках Республики Марий Эл";

"Вид документа на государственном языке Российской Федерации";

"Дата документа";

"Регистрационный номер документа";

"Порядковый номер бланка";

б) для бланка распоряжения:

"Государственный герб Республики Марий Эл";

"Наименование органа исполнительной власти на государственных языках Республики Марий Эл";

"Вид документа на государственном языке Российской Федерации";

"Дата документа";

"Регистрационный номер документа";

"Порядковый номер бланка";

в) для бланка письма:

"Государственный герб Республики Марий Эл";

"Наименование органа исполнительной власти на государственных языках Республики Марий Эл";

"Справочные данные об органе исполнительной власти":

почтовый адрес (оформляется на государственных языках Республики Марий Эл), номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты;

"Дата документа" (трафаретный реквизит);

"Регистрационный номер документа" (трафаретный реквизит);

"Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта" (трафаретный реквизит);

"Порядковый номер бланка";

г) для бланка оформления резолюции руководителя органа исполнительной власти:

"Государственный герб Республики Марий Эл";

"Наименование органа исполнительной власти и должности лица, подписавшего резолюцию, на государственном языке Российской Федерации";

"Дата оформления резолюции";

"Регистрационный номер документа, к которому резолюция относится".

3.2.5. Изображение Государственного герба Республики Марий Эл помещается на бланках в соответствии с Законом Республики Марий Эл от 30 ноября 2006 г. N 68-З "О Государственном гербе Республики Марий Эл и Государственном флаге Республики Марий Эл".

Наименование органа исполнительной власти должно соответствовать наименованию, указанному в Положении об органе исполнительной власти, и выполнено на государственных языках Республики Марий Эл.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Документы, создаваемые органом исполнительной власти, имеют следующий состав реквизитов:

"Вид документа";

"Место составления (издания) документа";

"Дата документа";

"Регистрационный номер документа";

"Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта";

"Адресат";

"Наименование документа";

"Текст документа";

"Отметка о наличии приложений";

"Гриф согласования";

"Виза";

"Должность лица, подписавшего документ";

"Подпись должностного лица";

"Гриф утверждения";

"Оттиск печати";

"Отметка о заверении копии";

"Отметка об исполнителе";

"Указания по исполнению документа";

"Отметка о контроле документа";

"Отметка об исполнении документа";

"Отметка о конфиденциальности".

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.3.2. Вид документа.

Наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) включается в бланк соответствующего вида документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.3.3. Место составления документа.

Место составления или издания документа указывается на бланках документов, за исключением бланков писем.

3.3.4. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату - дату фактической подписи должностного лица, подписавшего совместный документ последним.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

18.01.2012

Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль.

Например:

09.09.2012

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например:

1 июня 2012 г.

Не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

3.3.5. Регистрационный номер.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти.

Регистрационный номер документа присваивается документу после его подписания (утверждения).

Присвоение регистрационных номеров осуществляется по видам документов в пределах календарного года (приказы, распоряжения, входящие и исходящие документы, протоколы и т.д.).

К регистрационному номеру документа, содержащего сведения ограниченного распространения, добавляется пометка "дсп".

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.3.6. Ссылка на исходящий номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.3.7. Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании письма организации, структурному подразделению организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже.

Например:

                                          Федеральное архивное агентство

                                         Отдел правовой и кадровой работы

При адресовании письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже.

Например:

                                             Заместителю руководителя

                                         Федерального архивного агентства

                                                 В.П. Тарасову

При адресовании письма конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

                                         Министерство образования и науки

                                                 Республики Марий Эл

                                                Начальнику управления

                                               по молодежной политике

                                                   И.О. Фамилия

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их указывают обобщенно.

Например:

                                          Главам администраций городских

                                          округов и муниципальных районов

                                                в Республике Марий Эл

Не допускается указывать на документе более четырех адресатов. Слово "Копия(и)" не указывается. Если количество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки документа и на каждом экземпляре письма указывается один адрес. Указатель рассылки прилагается к копии отправляемого документа.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых в высшие органы государственной власти, органы исполнительной власти и постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

                                           Государственное учреждение

                                              Всероссийский научно-

                                           исследовательский институт

                                        документоведения и архивного дела

                                            ул. Профсоюзная, д. 82,

                                                 Москва, 117393

Если письмо адресовано физическому лицу, указываются фамилия и инициалы этого лица, а затем полный почтовый адрес.

Например:

                                                     Сидорову А.Н.

                                              ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                                              г. Липки, Киреевский район,

                                                Тульская область, 301264

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии.

Реквизит "Адресат" печатается ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала. Все остальные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1 межстрочный интервала.

3.3.8. Наименование документа.

Наименование документа (заголовок к тексту), отражающий краткое содержание документа, составляется ко всем документам, за исключением телеграмм, телефонограмм, документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк), а также ответов на обращения граждан.

Заголовок печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не проставляется. Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 5 строк машинописного текста, то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

Заголовок к тексту должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопрос "О чем?" ("О ком?") и согласовываться с его наименованием.

Например:

О возложении исполнения обязанностей

начальника управления...

3.3.9. Текст документа.

Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта могут быть выражены:

именем существительным в именительном падеже.

Например:

Фамилия __________

Имя ______________

Отчество _________

или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.).

Например:

Были ли за границей (где?, когда?) _____________________

Графы таблицы имеют заголовки, которые могут быть выражены именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы. Если таблица печатается более чем на одной странице, заголовки граф повторяются на каждой странице. Допускается вместо заголовков граф приводить на последующих страницах только номера граф. Листы таблицы нумеруются начиная со второго листа.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения).

Текст документа может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.

В приказах (распоряжениях) органа исполнительной власти, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа.

Например:

приказываю, предлагаю, прошу

В документах коллегий органов исполнительной власти текст излагают от третьего лица единственного числа. Например: постановляет, решила

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа.

Например:

приказываем, решили

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа.

Например:

слушали, выступили, решили

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим представить...", "направляем информацию о ...");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать...", "считаю необходимым...");

от третьего лица единственного числа ("Министерство юстиции Республики Марий Эл не возражает...").

В документах, регулирующих деятельность органа исполнительной власти, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа.

Например:

Комиссия установила, что Министерство юстиции Республики Марий Эл осуществляет полномочия...

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения.

Например:

                          Уважаемый Иван Петрович!

Письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Заключительная форма вежливости предшествует подписи, располагается на 3 межстрочных интервала ниже текста письма или может выполняться собственноручно подписывающим письмо должностным лицом.

Например:

С уважением...

3.3.10. Отметка о наличии приложений к документу.

Отметка о наличии приложений к документу отделяется от текста 1,5-2 межстрочными интервалами и печатается с красной строки. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа.

Например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

     Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.

                 2. Справка о доработке... на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленном в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации (дискета, компакт-диск и т.д.) и количество штук.

Например:

Приложение: дискета - 1 шт.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: согласно описи на 5 л.

Если приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

     Приложение: письмо Федерального  архивного  агентства от  05.06.2012

                 N 112-6/72 и приложение к нему, всего на 3 л.

При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении.

Например:

     Приложение: копия приказа Министерства юстиции Российской  Федерации

                 от 23.12.2009 N 45 на 2 л. в 1 экз.

На приложениях к организационно-распорядительным документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида документа, его дата и номер.

Например:

                                                      ПРИЛОЖЕНИЕ

                                           к приказу Министерства юстиции

                                                 Республики Марий Эл

                                              от 15 марта 2011 г. N 35

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа.

Например:

                                                  УТВЕРЖДЕН

                                приказом Министерства образования и науки

                                             Республики Марий Эл

                                          от 25 апреля 2011 г. N 25

Наличие приложений к организационно-распорядительным документам указывается в тексте.

3.3.11. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или письмом.

Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", которое печатается без кавычек прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования или названия документа, подтверждающего согласование, его дату и номер.

Например:

                                                       СОГЛАСОВАНО

                                            Заместитель министра финансов

                                                 Республики Марий Эл

                                             личная подпись И.О. Фамилия

                                                          дата

Например:

                                                     СОГЛАСОВАНО

                                             Письмо Министерства финансов

                                                 Республики Марий Эл

                                                от 26.07.2012 N 01-115

Гриф согласования оформляется на лицевой стороне документа под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами или они могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

3.3.12. Виза.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе, которая включает личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, при необходимости - должность визирующего.

Например:

                                               Начальник отдела охраны

                                                    и защиты лесов

                                              личная подпись И.О. Фамилия

                                                         дата

В служебных письмах виза проставляется на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте.

Допускается полистное визирование документа и его приложений. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.

Например:

                         Замечания прилагаются

                     Начальник юридического отдела

                       личная подпись А.С. Орлов

                                  дата

Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.

Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

3.3.13. Подпись должностного лица.

Документы подписываются должностными лицами органа исполнительной власти в соответствии с их компетенцией (полномочиями).

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений и отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и расшифровка его подписи.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

Например:

   Министр лесного хозяйства

     Республики Марий Эл             подпись          И.О. Фамилия

     Главный бухгалтер

   Министерства лесного хозяйства

     Республики Марий Эл             подпись          И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

3.3.14. Гриф утверждения.

Проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", которое печатается без кавычек прописными буквами, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом).

Например:

                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                Министр здравоохранения

                                                  Республики Марий Эл

                                              личная подпись И.О. Фамилия

                                                         дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне; при большом количестве их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа приказом гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                                      УТВЕРЖДЕНО

                                                приказом Министерства

                                             финансов Республики Марий Эл

                                              от 15 апреля 2012 г. N 65

Личная подпись должностного лица органа исполнительной власти в грифе утверждения (при необходимости) заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Марий Эл (далее - гербовая печать).

3.3.15. Оттиск печати.

Орган исполнительной власти имеет гербовую печать и иные печати и штампы установленного образца.

Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".

3.3.16. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа; слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле Министерства юстиции Республики Марий Эл N 5 за 2011 г.

     Верно

Ведущий специалист подпись                             И.О. Фамилия

     Дата      Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) сшиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа).

Например:

Всего в копии 25 л.

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

3.3.17. Отметка об исполнителе документа.

Проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля.

Отметка включает фамилию исполнителя, инициалы, номер служебного телефона, печатается шрифтом N 10 через 1 межстрочный интервал.

Например:

Иванова И.И.

62-00-00

3.3.18. Указания по исполнению документа (резолюция). Оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на отдельном бланке для оформления резолюций с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

В состав резолюции входят фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель (соисполнитель) вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

3.3.19. Отметка о контроле документа.

Проставляется на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" в правом верхнем углу первого листа документа.

3.3.20. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Документы, поставленные на контроль, направляются в дело только после снятия их с контроля.

3.3.21. Отметка о конфиденциальности.

Проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам и дополняется указанием номера экземпляра документа, печатается тем же размером шрифта, как и текст документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки через 1 межстрочный интервал и центруется по отношению к ней.

Например:

                                               Для служебного пользования

                                                         Экз. N 1

3.4. Подготовка проектов законов Республики Марий Эл

3.4.1. Законопроекты представляются для рассмотрения в Правительство Республики Марий Эл с приложением следующих материалов:

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепцию законопроекта, обоснование необходимости принятия закона, характеристику законопроекта, вывод по результатам антикоррупционной экспертизы;

финансово-экономическое обоснование;

перечень нормативных правовых актов Республики Марий Эл, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию;

проект распоряжения Правительства Республики Марий Эл о внесении законопроекта в Государственное Собрание Республики Марий Эл и назначении официального представителя Правительства Республики Марий Эл при рассмотрении законопроекта Государственным Собранием Республики Марий Эл;

проект постановления Государственного Собрания Республики Марий Эл;

заключение на законопроект Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Марий Эл или копия письма о направлении законопроекта в указанное выше Управление;

электронная версия законопроекта и проекта постановления Государственного Собрания Республики Марий Эл на электронном носителе в формате *.rtf с заверением электронной подписью уполномоченного должностного лица либо с отметкой под роспись о соответствии электронной копии бумажному оригиналу.

3.4.2. Законопроект визируется на лицевой стороне последнего листа официальным представителем Правительства Республики Марий Эл и начальником государственно-правового управления Главы Республики Марий Эл (далее - государственно-правовое управление).

3.4.3. Законопроект визируется полистно ответственным за подготовку законопроекта, уполномоченным должностным лицом государственно-правового управления и должностным лицом отдела делопроизводства управления делами Главы Республики Марий Эл, в чьи должностные обязанности входит проверка оформления документов на соответствие установленным правилам стилистики, орфографии, пунктуации и требованиям Инструкции по делопроизводству в Администрации Главы Республики Марий Эл (далее - редактор отдела делопроизводства).

3.5. Оформление проектов законов Республики Марий Эл

3.5.1. Бланки с изображением Государственного герба Республики Марий Эл при оформлении законопроектов не применяются.

3.5.2. Тексты законопроектов печатаются на бумаге формата А4 шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 через 1 межстрочный интервал.

Поля должны иметь следующие размеры:

левое - 2,5 см;

правое - 2 см;

верхнее - 2,5 см;

нижнее - не менее 2 см.

3.5.3. Номера страниц проставляются арабскими цифрами в правом верхнем углу поля без знака точки, при этом применяется сквозная нумерация по всему законопроекту. Первая страница правового акта или приложения не нумеруется.

3.5.4. В верхней правой части законопроекта после слова "Проект" указывается субъект права законодательной инициативы - инициатор проекта.

Например:

                                                           Проект

                                                  Вносится Правительством

                                                    Республики Марий Эл

3.5.5. Через 3 межстрочных интервала после сведений об инициаторе законопроекта в середине строки помещается наименование вида правового акта: "ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ", который печатается центрованным способом в 2 строки шрифтом размером N 16. Слово "З А К О Н" - прописными буквами в разрядку.

Например:

З А К О Н
РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ

3.5.6. Законопроект подготавливается с подразделением на статьи. Каждая статья должна содержать законченную мысль. В одну статью помещается несколько связанных между собой норм, только когда это необходимо для правильного понимания и применения акта.

Большое количество текста статьи без нумерации частей не допускается.

Статьи могут быть объединены в главы, которые имеют номер, обозначаемый арабской цифрой, и наименование.

Главы могут быть объединены в разделы, которые имеют номер, обозначаемый римской цифрой, и наименование.

Нумерация статей, глав, разделов и других структурных единиц нормативного правового акта должна быть сквозной для всего акта.

3.5.7. При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется цифрой со скобкой или звездочкой: 1) или *. Текст сноски печатается с абзаца в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно быть более трех сносок.

Законопроект состоит из следующих структурных частей:

наименование законопроекта; текстовая часть законопроекта.

3.5.8. Наименование печатается через 3 межстрочных интервала после слов "Закон Республики Марий Эл" центрованным способом с прописной буквы полужирным шрифтом размером N 14.

Например:

О регулировании отдельных отношений, связанных
с осуществлением местного самоуправления
в Республике Марий Эл

3.5.9. Текстовая часть законопроекта отделяется от наименования 3 межстрочными интервалами и подразделяется, как правило, на две части: преамбулу (вводную часть) и нормативную часть.

3.5.10. В случаях, когда необходимо разъяснить цели и мотивы издания нормативного правового акта, в него включается вводная часть - преамбула. Преамбула может содержать цели и задачи проекта закона, краткие сведения о предмете правового регулирования.

Преамбула не должна содержать самостоятельные нормативные предписания, делиться на статьи, нумероваться, содержать ссылки на другие нормативные правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу и изменению в связи с принятием нормативного правового акта, содержать определения каких-либо понятий, формулировать предмет регулирования нормативного правового акта.

Например:

"Настоящий Закон определяет права, обязанности и ответственность депутата Государственного Собрания Республики Марий Эл, предусматривает основные правовые и социальные гарантии депутатской деятельности.".

3.5.11. Нормативная часть законопроекта зависит от объема и характера нормативного материала. Исходной структурной единицей законодательного акта является статья. Большие по объему законы могут содержать главы и разделы. Закон может содержать приложения.

3.5.12. Разделы, главы, статьи, части статей, пункты, подпункты, абзацы законопроекта располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от общих положений к конкретным.

Наименования частей, разделов и глав, если они имеются, следует располагать в середине строки и печатать прописными буквами без точки в конце, не подчеркивая, выделив полужирным шрифтом. Наименования частей, разделов печатаются шрифтом размером N 16, наименования глав - шрифтом размером N 14.

Нумерация разделов, глав законопроекта осуществляется следующим образом:

части - именами числительными;

разделы - римскими цифрами;

главы - арабскими цифрами.

Если проект подразделяется только на главы, их нумерация осуществляется римскими цифрами.

Например:

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

РАЗДЕЛ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

ГЛАВА 2. ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО О НЕДРАХ

3.5.13. Статьи могут оформляться как с наименованием, так и без наименования.

Если статья не содержит наименование, то слово "Статья" печатается в разрядку вместе с номером статьи и выделяется полужирным шрифтом.

Например:

"С т а т ь я 9.".

Если статья содержит наименование, то полужирным шрифтом выделяется только само наименование статьи.

Например:

"Статья 8. Срок полномочий Правительства".

Статья подразделяется на части.

Части статьи обозначаются арабской цифрой с точкой. В этом случае ссылка на них оформляется следующим способом: "в части 1 статьи 22". Если части статей не нумеруются, то ссылка на них оформляются следующим способом: "в части первой статьи 22".

Части статей подразделяются на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой: 1), 2), 3) и т.д. Например: пункт 2 части 3 статьи 22".

Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой: а), б), в) и т.д. Например: подпункт "б" пункта 1 части 1 статьи 22.

В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могут подразделяться на абзацы (не более пяти). Ограничение количества возможных абзацев не распространяется на статьи, содержащие перечни основных понятий, используемых в законопроекте.

После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой текст нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой.

3.5.14. При подразделении статьи на пункты нумерация пунктов проставляется арабскими цифрами с точкой. В таких случаях ссылки оформляются таким образом: пункт 1 статьи 12.

3.5.15. Пункты, в свою очередь, могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами со скобкой: 1), 2), 3) и т.д. или обозначаются строчными буквами со скобкой в порядке алфавита: а), б), в) и т.д. В этих случаях ссылки оформляются таким образом: подпункт "а" пункта 1 статьи 22.

Пункт может также подразделяться на абзацы, которые не обозначаются цифрами, но их нумерация предполагается. В этом случае отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт.

3.5.16. Законопроекты о внесении изменений и дополнений в действующие законодательные акты в обязательном порядке должны содержать следующие сведения:

полное наименование закона, в который предлагается внести изменения или дополнения;

дата подписания и номер закона;

данные о публикации (размещении) закона и изменений, вносимых в этот закон, в официальных источниках опубликования: периодическом печатном издании "Марийская правда. Официальный еженедельник" (год, число и месяц), "Марий Эл. Официальный документам савыктыше газет", на официальном интернет-портале Республики Марий Эл.

Например:

"С т а т ь я 1. Внести в часть первую статьи 3 Закона Республики Марий Эл от 27 октября 2011 года N 59-З "О регулировании отношений в области налогов и сборов в Республике Марий Эл" (Собрание законодательства Республики Марий Эл, 2011, N 11, ст. 565; "Марийская правда. Официальный еженедельник", 2012, 23 марта) изменение, дополнив ее пунктом 6 следующего содержания:...".

Ссылка на публикацию (размещение) на официальном интернет-портале Республики Марий Эл дается в том случае, если на момент внесения изменений в закон он не был опубликован в газете "Марийская правда. Официальный еженедельник".

Сведения о публикации (размещении) закона на официальном интернет-портале Республики Марий Эл оформляются следующим образом:

(портал "Марий Эл официальная" (portal.mari.ru/pravo), 10 января 2012 г., N 09012012010001), где:

знаки 1 - 8 - день, месяц, год принятия правового акта (например: 09012012);

знаки 9 - 10 - вид нормативного правового акта (01 - закон Республики Марий Эл);

знаки 11 - 14 - порядковый номер правового акта (например: 0001).

3.5.17. Если закон принят в новой редакции, в данных о публикации дается ссылка на первую публикацию, затем публикацию в новой редакции и внесение последующих изменений.

3.5.18. Если при внесении изменений из текста статьи исключается статья (пункт в статье), последующая нумерация статей (пунктов в статье) сохраняется.

3.5.19. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава Республики Марий Эл".

Слова "Глава" и "Республики Марий Эл" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Республики Марий Эл", а слово "Глава" центрируется относительно этих слов.

Например:

     Глава

Республики Марий Эл

3.5.20. В случае если в текстовой части содержатся ссылки "согласно приложению" или "приложение N 1", к проекту прилагается текст приложения.

3.5.21. Приложение к законопроекту оформляется на отдельных листах бумаги. На первой странице приложения в правом верхнем углу прописными буквами пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже, через 1 межстрочный интервал, дается ссылка на законопроект. Дата его принятия и номер не проставляются. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая не должна, как правило, превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.

Например:

                                                      ПРИЛОЖЕНИЕ

                                                       к Закону

                                                  Республики Марий Эл

                                                   от           г. N

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами без указания знака "N".

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом.

Например:

П О Л О Ж Е Н И Е

С П И С О К

Заголовок к тексту приложения отделяется от ссылки на дату и номер 3 межстрочными интервалами, заголовок от текста приложения отделяется 2 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов или глав их заголовки печатаются центрованным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделение заголовков разделов или глав шрифтом другой насыщенности.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки глав и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф и строк таблицы повторяются. Допускается также вместо наименований приводить на последующих страницах только номера граф и строк таблицы.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

Образцы прилагаются.

"Образец оформления распоряжения Правительства Республики Марий Эл"

"Образец оформления проекта Закона Республики Марий Эл"

"Образец оформления проекта постановления Государственного Собрания Республики Марий Эл"

3.6. Подготовка проектов решений Главы Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл

3.6.1. Подготовка проектов решений Главы Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл (далее - проекты решений) осуществляется в соответствии с Законом Республики Марий Эл "О нормативных правовых актах Республики Марий Эл", Регламентом Правительства Республики Марий Эл.

3.6.2. Проекты решений вносятся с оформленной на листе формата А4 пояснительной запиской, содержащей мотивы внесения проекта, обоснование и существо вопроса.

Пояснительная записка подписывается руководителем органа исполнительной власти и согласовывается с секретариатом Первого заместителя (Заместителя) Председателя Правительства Республики Марий Эл, курирующего данный орган исполнительной власти.

Пояснительная записка визируется начальником юридической службы органа исполнительной власти и лицом, ответственным за подготовку проекта решения.

3.6.3. К проекту решения прилагается указатель рассылки.

3.6.4. Проект решения должен иметь заголовок, в краткой форме отражающий его содержание.

3.6.5. Содержание проектов решений должно быть лаконичным, логически последовательным и не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.3.6. Если проекты решений содержат поручения, в них должны быть указаны сроки их исполнения и лицо, на которое возложен контроль.

3.6.7. Если проект решения принимается на основании или в развитие федеральных законов, актов Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов Главы Республики Марий Эл или Правительства Республики Марий Эл, то вводная часть проекта должна содержать ссылку на соответствующий акт с указанием даты его принятия, номера и наименования.

При согласовании такого проекта к нему прилагаются копии актов, на которые делается ссылка.

3.6.8. Содержание проектов решений должно учитывать ранее принятые решения по рассматриваемым вопросам и иметь ссылку на соответствующий официальный источник их опубликования:

Например: (Собрание законодательства Республики Марий Эл, 2011, N 10, ст. 546; 2012, N 1 (часть III), ст. 63, N 3, ст. 123, N 5 (часть I), ст. 189; "Марийская правда. Официальный еженедельник", 2011, 25 июня).

Сведения о публикации на официальном интернет-портале Республики Марий Эл оформляются следующим образом:

(портал "Марий Эл официальная" (portal.mari.ru/pravo), 18 июня 2012 г., N 13062012040182), где:

знаки 1 - 8 - день, месяц, год принятия правового акта;

знаки 9 - 10 - вид нормативного правового акта (02 - указ Главы Республики Марий Эл, 04 - постановление Правительства Республики Марий Эл);

знаки 11 - 14 - порядковый номер правового акта.

3.6.9. Если подготавливаемый проект решения влечет за собой внесение изменений и дополнений в другие акты Главы Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого решения или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

При согласовании такого проекта к нему прикладываются копии актов, в которые вносятся изменения или которые подлежат признанию утратившими силу, отмене. Если объем копий превышает 3 листа, то прилагаются части, в которые вносятся изменения, с указанием вида акта, даты принятия, номера и наименования.

3.6.10. Для подтверждения наименования организации, упоминаемой в тексте проекта решения, к нему прилагается выписка из учредительных документов или из Единого государственного реестра юридических лиц либо копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица.

Данное требование не распространяется на упоминаемые в тексте органы государственной власти и органы местного самоуправления.

3.6.11. В проектах указов Главы Республики Марий Эл и постановлений Правительства Республики Марий Эл употребляются полные официальные наименования государственных органов Республики Марий Эл и организаций, в проектах распоряжений могут использоваться их сокращенные официальные наименования.

3.6.12. Срок на подготовку проектов решений устанавливается в пределах 30 календарных дней со дня регистрации справки о согласовании в отделе делопроизводства управления делами Главы Республики Марий Эл (далее - отдел делопроизводства).

3.6.13. Проекты решений, подготавливаемые по поручению Главы Республики Марий Эл, Председателя Правительства Республики Марий Эл, подлежат согласованию в сроки, устанавливаемые Главой Республики Марий Эл, Председателем Правительства Республики Марий Эл.

3.6.14. Срок на подготовку проекта решения по вопросам оперативного реагирования на чрезвычайные ситуации природного и техногенного характера, стихийные бедствия и террористические акты устанавливается в пределах шести часов с момента регистрации соответствующего поручения.

3.6.15. Для соблюдения срока согласования проекта решения возможно направление на согласование копии справки о согласовании.

3.6.16. Срок рассмотрения проектов решений в согласующих органах и организациях не должен превышать 3 рабочих дней.

3.6.17. Срок рассмотрения проектов решений по вопросам оперативного реагирования на чрезвычайные ситуации природного и техногенного характера, стихийные бедствия и террористические акты в согласующих органах и организациях не должен превышать трех часов.

3.6.18. В случае неполучения завизированного согласующим органом проекта решения по истечении установленного для согласования срока проект может быть внесен на рассмотрение без согласования.

3.6.19. Проекты решений подлежат согласованию:

с руководителями органов исполнительной власти - по вопросам, отнесенным к сферам деятельности соответствующих органов исполнительной власти;

с Министерством финансов Республики Марий Эл и Министерством экономического развития и торговли Республики Марий Эл - по финансовым и экономическим вопросам;

с управлением государственной гражданской службы, кадровой работы и государственных наград Главы Республики Марий Эл - по вопросам организации государственной гражданской службы;

с управлением внутренней политики и контроля Главы Республики Марий Эл;

с государственно-правовым управлением;

с Руководителем Администрации Главы Республики Марий Эл;

с иными структурными подразделениями Администрации Главы Республики Марий Эл, государственными органами и организациями - по вопросам, отнесенным к сферам их деятельности.

3.6.20. Проекты решений по вопросам, затрагивающим интересы малого и среднего предпринимательства, до согласования с соответствующими органами исполнительной власти и организациями подлежат предварительному рассмотрению Республиканским координационным советом по малому и среднему предпринимательству при Правительстве Республики Марий Эл в порядке, установленном Правительством Республики Марий Эл.

3.6.21. Проекты решений, содержащие правовые нормы, до их внесения на рассмотрение Правительства Республики Марий Эл:

представляются в Министерство юстиции Республики Марий Эл для проведения правовой экспертизы. Проведение правовой экспертизы в Министерстве юстиции Республики Марий Эл осуществляется в срок до 7 рабочих дней;

могут быть направлены на предварительное согласование заинтересованным государственным органам и организациям с сопроводительным письмом без оформления справки о согласовании.

3.6.22. Проекты решений нормативного характера направляются в федеральный орган исполнительной власти в области юстиции для проведения экспертизы в соответствии с Федеральным законом "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов".

3.6.23. По завершении предварительного согласования проект решения нормативного характера с документами, подтверждающими факт его согласования, или заключениями заинтересованных органов представляется Первому заместителю (Заместителю) Председателя Правительства Республики Марий Эл согласно распределению обязанностей для принятия решения о внесении проекта на дальнейшее согласование.

В соответствии с решением Первого заместителя (Заместителя) Председателя Правительства Республики Марий Эл проект решения может быть внесен на рассмотрение Правительства Республики Марий Эл, направлен на доработку или отклонен с указанием основания отклонения.

3.6.24. Проекты постановлений Правительства Республики Марий Эл визируются всеми заместителями Председателя Правительства Республики Марий Эл.

Проекты указов и распоряжений Главы Республики Марий Эл, проекты распоряжений Правительства Республики Марий Эл визируются первыми заместителями и заместителями Председателя Правительства Республики Марий Эл согласно распределению обязанностей.

3.6.25. Перечень государственных органов и организаций, с которыми необходимо согласовать проект решения, определяется руководителем, вносящим проект.

Необходимость дополнительного согласования проекта решения определяется Первым заместителем (Заместителем) Председателя Правительства Республики Марий Эл, а также Руководителем Администрации Главы Республики Марий Эл и его заместителями.

3.6.26. Согласование проекта решения подтверждается:

письмом о согласовании проекта решения на бланке заинтересованного органа (организации);

визой руководителя на справке о согласовании проекта решения, содержащей наименование должности, личную подпись, фамилию, инициалы, дату согласования.

3.6.27. Справка о согласовании, содержащая сведения о наименовании проекта, подписанная руководителем, представляющим проект решения на рассмотрение, и лицом, ответственным за подготовку проекта решения, заполняется в электронном виде в органе исполнительной власти и регистрируется в отделе делопроизводства.

3.6.28. Справка о согласовании дважды визируется руководителем секретариата Первого заместителя (Заместителя) Председателя Правительства Республики Марий Эл, курирующего орган исполнительной власти, представляющий проект решения, при внесении проекта на рассмотрение и после его доработки с учетом замечаний.

3.6.29. Проект решения визируется полистно на оборотной стороне листа в нижней его части с указанием даты визирования на каждом листе и фамилии, инициалов на первом листе:

должностным лицом органа исполнительной власти, ответственным за подготовку проекта решения;

редактором отдела делопроизводства;

уполномоченным должностным лицом государственно-правового управления при подготовке проектов решений о внесении изменений, дополнений и признании утратившими силу.

3.6.30. Имеющиеся у руководителей заинтересованных органов и организаций возражения или замечания по проекту решения оформляются на бланке организации и прилагаются к проекту.

Замечания по проекту должны быть учтены с отметкой на справке о согласовании.

3.6.31. При наличии разногласий по проекту решения руководитель, представляющий проект, должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения.

3.6.32. Если в процессе согласования в проект решения вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию заинтересованными сторонами.

Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект решения внесены уточнения, не изменившие его содержания.

3.6.33. В случае недостижения заинтересованными сторонами согласия проект решения вместе с протоколом согласительного совещания, перечнем разногласий и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими руководителями, представляется Руководителю Администрации Главы Республики Марий Эл для рассмотрения и принятия решения.

3.6.34. Оформленный в соответствии с требованиями настоящей Типовой инструкции проект решения передается в отдел делопроизводства на бумажном и электронном носителях.

Электронный документ должен содержать сведения о лице, ответственном за подготовку проекта, соответствии электронной версии бумажному носителю или должен быть заверен электронной подписью уполномоченного лица.

3.6.35. Если в установленный срок согласование проекта решения не закончено, справка о согласовании сдается в отдел делопроизводства с резолюцией руководителя секретариата Первого заместителя (Заместителя) Председателя Правительства Республики Марий Эл, курирующего орган исполнительной власти, представлявший проект решения. Для продолжения работы над проектом оформляется новая справка о согласовании.

В случае отрицательного заключения на проект решения справка о согласовании возвращается в отдел делопроизводства с резолюцией руководителя секретариата Первого заместителя (Заместителя) Председателя Правительства Республики Марий Эл, курирующего орган исполнительной власти, представлявший проект решения, с указанием причины возврата.

3.7. Оформление проектов указов и распоряжений Главы Республики Марий Эл

3.7.1. Проекты указа (распоряжения) Главы Республики Марий Эл печатаются на бланках установленной формы шрифтом размером N 14.

3.7.2. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 3,5 см, правое - 2 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта указа (распоряжения) Главы Республики Марий Эл на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3.7.3. Наименование печатается с прописной буквы полужирным шрифтом на расстоянии 3 межстрочных интервалов от реквизита "Наименование вида документа". Точка в конце наименования не ставится. Наименование, состоящее из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

3.7.4. Текст отделяется от наименования 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

3.7.5. В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки указа, а также содержится ссылка на законы и иные акты, в соответствии с которыми он принимается.

3.7.6. В преамбулу не включаются положения нормативного характера.

В распоряжениях Главы Республики Марий Эл преамбула может отсутствовать.

Преамбула в указах Главы Республики Марий Эл в некоторых случаях завершается словом: "п о с т а н о в л я ю:", которое печатается в разрядку.

3.7.7. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

3.7.8. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение) Главы Республики Марий Эл, должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

3.7.9. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа (распоряжения) Главы Республики Марий Эл на одной странице.

3.7.10. При наличии приложений к проекту указа (распоряжения) Главы Республики Марий Эл в тексте на них обязательно делается ссылка.

3.7.11. При подготовке проектов указов (распоряжений) Главы Республики Марий Эл по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных и специальных званий Республики Марий Эл допускается печатать фамилии прописными буквами.

3.7.12. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава Республики Марий Эл", инициала имени и фамилии Главы Республики Марий Эл.

Слова "Глава" и "Республики Марий Эл" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Республики Марий Эл", а слово "Глава" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Главы Республики Марий Эл печатаются у правой границы текстового поля.

3.7.13. Место издания отделяется от подписи 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: "г. Йошкар-Ола". На распоряжениях Главы Республики Марий Эл место издания не печатается.

3.7.14. Дата проставляется после подписания документа, печатается от левой границы текстового поля словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" 1 межстрочным интервалом.

3.7.15. Индекс (номер) проставляется после подписания документа, отделяется от реквизита "Дата" 1 межстрочным интервалом и печатается от левой границы текстового поля.

3.7.16. Идентификатор документа проставляется во время подготовки документа в левом нижнем углу каждой страницы шрифтом размером N 6 и включает имя файла, дату и место создания документа.

3.7.17. Приложения к проектам указов (распоряжений) Главы Республики Марий Эл оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов проектов указов (распоряжений) Главы Республики Марий Эл.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже, через 1 межстрочный интервал, дается ссылка на реквизиты проекта указа (распоряжения) Главы Республики Марий Эл. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                                        ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

                                                        к Указу Главы

                                                      Республики Марий Эл

                                                       от          г. N

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру относительно текста на расстоянии через 3 межстрочных интервала от последней строки. Длина черты 2-3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

                                                         УТВЕРЖДЕНО

                                                        Указом Главы

                                                    Республики Марий Эл

                                                 от 26 марта 2012 г. N 28

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается полужирным шрифтом центрованным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Например:

П О Л О Ж Е Н И Е

П Е Р Е Ч Е Н Ь

С П И С О К

Заголовок приложения отделяется от даты, номера акта и от текста приложения 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается через 1 межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Допускается также вместо наименования граф приводить на последующих страницах только номера граф.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1).

Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте проекта указа (распоряжения) Главы Республики Марий Эл. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Образцы прилагаются.

"Образец оформления Указа Главы Республики Марий Эл"

"Образец оформления Положения, утвержденного Указом Главы Республики Марий Эл"

"Образец оформления состава, утвержденного Указом Главы Республики Марий Эл"

"Образец оформления Распоряжения Главы Республики Марий Эл"

3.8. Оформление проектов постановлений и распоряжений Правительства Республики Марий Эл

3.8.1. Проект постановления Правительства Республики Марий Эл и проект распоряжения Правительства Республики Марий Эл печатаются на бланках установленной формы шрифтом размером N 14.

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 3,5 см, правое - 2 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении документа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3.8.2. Дата отделяется от наименования вида документа, как правило, 3 межстрочными интервалами, оформляется словесно-цифровым способом и печатается центрованным способом.

3.8.3. Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N".

3.8.4. Наименование печатается полужирным шрифтом на расстоянии 3 межстрочных интервалов от даты с одинарным межстрочным интервалом с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос, о чем (о ком) издан документ. Точка в конце наименования не ставится.

3.8.5. Текст отделяется от наименования 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях Правительства - распорядительную).

3.8.6. В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки решения, а также могут содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается решение.

3.8.7. В преамбулу не включаются положения нормативного характера.

Преамбула в проектах постановлений Правительства Республики Марий Эл завершается словами "Правительство Республики Марий Эл п о с т а н о в л я е т:", последнее слово печатается в разрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

3.8.8. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений Правительства Республики Марий Эл (распоряжений Правительства Республики Марий Эл), как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

3.8.9. При наличии приложений к постановлению Правительства Республики Марий Эл (распоряжению Правительства Республики Марий Эл) в тексте на них обязательно делается ссылка.

3.8.10. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Правительства Республики Марий Эл", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Республики Марий Эл. Слова "Председатель Правительства" и "Республики Марий Эл" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал.

Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Республики Марий Эл" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Республики Марий Эл печатаются у правой границы текстового поля.

3.8.11. Приложения к проектам постановлений Правительства Республики Марий Эл (распоряжений Правительства Республики Марий Эл) печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений Правительства Республики Марий Эл (распоряжений Правительства Республики Марий Эл).

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже, через 1 межстрочный интервал, дается ссылка на постановление Правительства Республики Марий Эл (распоряжение Правительства Республики Марий Эл). Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                                  ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

                                            к постановлению Правительства

                                                Республики Марий Эл

                                                от          г. N

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии от текста примерно 3 см. Длина черты 2-3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

                                                     УТВЕРЖДЕНО

                                             постановлением Правительства

                                                  Республики Марий Эл

                                                  от           г. N

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение -УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом полужирным шрифтом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и печатается полужирным шрифтом в разрядку:

П О Л О Ж Е Н И Е

П Е Р Е Ч Е Н Ь

С П И С О К

Заголовок приложения отделяется от даты, номера акта, текста приложения 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается через 1 межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Допускается также вместо наименования граф приводить на следующих страницах только номера граф.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления Правительства Республики Марий Эл (распоряжения Правительства Республики Марий Эл). В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1).

Образцы прилагаются.

"Образец оформления постановления Правительства Республики Марий Эл"

"Образец оформления Плана, утвержденного постановлением Правительства Республики Марий Эл"

"Образец оформления распоряжения Правительства Республики Марий Эл"

3.9. Подготовка и оформление приказов

3.9.1. Приказами органа исполнительной власти (далее - приказ) оформляются решения, содержащие правовые нормы, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности органов исполнительной власти.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основе и во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов, поручений руководителя органа исполнительной власти либо в инициативном порядке.

Приказы подписываются руководителем органа исполнительной власти.

3.9.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем юридической службы и службы делопроизводства. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

3.9.3. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, печатается центрованным способом.

Например:

15 июня 2003 г. N 21

3.9.4. Копии приказов службой делопроизводства направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу делопроизводства.

3.9.5. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Например:

О командировании работников
Министерства финансов Республики Марий Эл ...

Заголовок к документам выравнивается по центру.

3.9.6. Текст приказа отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю:", которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, приводятся в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

3.9.7. Совместные приказы органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка.

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - "П Р И К А 3" располагается центрованно#;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается центрованно#;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов исполнительной власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

3.10. Подготовка и оформление протоколов заседаний, совещаний

3.10.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

3.10.2. Подлинники протоколов, документы по вопросам, рассмотренным на заседании (совещании), хранятся и систематизируются в структурном подразделении, ответственном за подготовку заседания (совещания) в соответствии с номенклатурой дел.

Копии протоколов, копии повесток заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

3.10.3. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14.

3.10.4. Протокол имеет следующие реквизиты:

"Наименование вида документа";

"Вид заседания, совещания".

Например:

П Р О Т О К О Л
совещания у министра юстиции
Республики Марий Эл
И. О. Фамилия

Наименование вида документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом размером N 14 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "Вид заседания, совещания", отделяется от него сплошной чертой и выравнивается по центру.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов.

К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти.

Дата и номер печатаются справа 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и подчеркиваются.

Например:

от 15 марта 2011 г. N 12

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего (председателя) на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствующих на заседании.

Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ"* печатается центрованно прописными буквами, под ним 2 межстрочными интервалами ниже - должность председательствовавшего, затем 1 интервалом ниже - также центрованно инициалы и фамилия прописными буквами.#

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1-2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (межстрочный интервал - 1). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно**.

Например:

руководители органов исполнительной власти Республики Марий Эл;

главы администраций муниципальных образований

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно# шрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса, соответственно последовательности выступлений. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Отметка об ограничении доступа к документу печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номер экземпляра печатается ниже отметки через 1 межстрочный интервал и центрируется по отношению к нему.

Образцы прилагаются.

"Образец оформления протокола совещания у министра"

"Образец оформления протокола заседания Комиссии"

"Образец оформления приказа Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Марий Эл"

3.11. Подготовка и оформление служебных писем

3.11.1. Служебные письма органов исполнительной власти готовятся:

как ответы о выполнении поручений Главы Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл;

как исполнение поручений Главы Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции соответствующих органов исполнительной власти;

как ответы на запросы юридических и физических лиц;

как инициативные письма.

3.11.2. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

3.11.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются в правом верхнем углу листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

3.11.4. Датой письма является дата его подписания.

Служебные письма подписываются руководителем органа исполнительной власти (заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей, установленным приказом органа исполнительной власти).

Письма, содержащие обязательства финансового характера, заверяются печатью органа исполнительной власти.

Образцы прилагаются.

"Образец оформления служебного письма"

IV. Организация документооборота и исполнения документов

4.1. Прием и распределение поступающих документов

4.1.1. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступающих документов производятся службой делопроизводства.

Все поступающие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Вручить лично", "Лично", вскрываются. Конверты с пометкой "Вручить лично", "Лично" передаются адресату.

4.1.2. В процессе первичной обработки поступающих документов проверяются правильность их доставки, целостность упаковки, соответствие реквизитов вложенных документов указанным на конверте и комплектность (наличие приложений).

Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документа, отдельных листов или приложений, службой делопроизводства составляется акт в двух экземплярах: один направляется отправителю, второй приобщается к поступившему документу и хранится в службе делопроизводства.

4.1.3. Ошибочно доставленные документы возвращаются службой делопроизводства отправителю.

4.1.4. Конверт, в котором поступил документ, уничтожается, за исключением:

конвертов от зарубежных адресатов;

случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и доставки документа.

4.1.5. Поступившие в орган исполнительной власти документы передаются на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти, за исключение документов, не подлежащих регистрации.

4.1.6. Не подлежат регистрации материалы информационно-справочного характера, направленные для сведения, периодические печатные издания, книги, бюллетени, рекламные материалы, пригласительные билеты, поздравительные письма, открытки и телеграммы.

4.2. Регистрация входящих документов

4.2.1. Основным принципом регистрации документов является однократность. Входящие документы регистрируются в день поступления, если иной порядок их регистрации не установлен действующим законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Марий Эл.

4.2.2. На подлежащих регистрации документах в нижней правой части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп службы делопроизводства, в котором указываются дата регистрации документа и его входящий номер.

4.2.3. Регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах календарного года, а также может дополняться индексом структурного подразделения и номером дела по утвержденной на текущий год номенклатуре дел органа исполнительной власти.

4.2.4. Сведения о реквизитах документа и краткое содержание заносятся в регистрационно-контрольную форму (при использовании автоматизированной формы регистрации - в электронную карту) документа.

4.3. Подготовка проектов резолюций по рассмотренным документам

4.3.1. Резолюция, как правило, пишется руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте.

4.3.2. Допускается оформление резолюции на гербовых бланках формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. В этом случае бланк с резолюцией прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

4.3.3. В резолюции, содержащей поручение, указываются:

фамилия, инициалы исполнителя;

дата выполнения поручения;

указания по контролю за исполнением поручения;

дата подписания резолюции.

4.3.4. Если в резолюции, содержащей поручение, предусматривается несколько исполнителей, то ответственный исполнитель указывается первым или помечается словом "созыв".

4.3.5. Если резолюция предусматривает несколько поручений, то резолюция разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений. При этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя.

4.3.6. В резолюции, выражающей отношение к поставленным в документе вопросам, как правило, указывается содержание вопроса (например: "Согласен с предложением...", "Согласиться с решением..."). Такая резолюция адресуется организации (лицу), представившей документ.

4.3.7. После рассмотрения руководителем документы возвращаются в службу делопроизводства для перенесения резолюции в регистрационно-контрольную форму (электронную карту) и для передачи исполнителям в соответствии с указаниями по исполнению документа.

4.4. Регистрация исходящих документов

4.4.1. Подписанные исходящие письма регистрируются в службе делопроизводства в день подписания.

4.4.2. Как правило, исходящие письма подписываются в двух экземплярах. Первый экземпляр подлежит отправке, второй экземпляр остается в службе делопроизводства.

4.4.3. Регистрационный номер исходящего письма состоит из порядкового номера в пределах календарного года и может дополняться индексом структурного подразделения, номером дела по утвержденной на текущий год номенклатуре дел органа исполнительной власти и заглавной буквой "И".

Например: 220; 01/30-И303; И-356.

4.4.4. Документы, в которых отсутствует реквизит "Адресат" (договоры, соглашения и т.п.), представляются для отправки с сопроводительным письмом, содержащим сведения о количестве и виде отправляемых документов.

4.4.5. Исходящие документы для отправки передаются в службу делопроизводства:

в необходимом количестве экземпляров;

с указателем рассылки (при наличии более 4 адресатов);

с указанием почтовых адресов корреспондентов.

4.4.6. Сведения о реквизитах исходящего документа и его краткое содержание заносятся службой делопроизводства в регистрационно-контрольную форму (электронную карту) документа.

4.5. Отправка документов

4.5.1. Отправка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской связи, электросвязи, электронной почты или через курьера.

Документы подлежат отправке не позднее следующего рабочего дня после дня их регистрации.

4.5.2. Корреспонденция принимается к отправке, как правило, незаконвертованой#.

4.5.3. Перед отправкой службой делопроизводства проверяется: оформление документа;

наличие приложений, указанных в основном документе;

наличие указателя рассылки и необходимого количества копий.

Документы, оформленные с нарушением установленных требований, возвращаются исполнителям.

4.5.4. При наличии соглашений об участии в электронном документообороте и взаимном признании электронных подписей уполномоченных лиц органов исполнительной власти и организаций (далее - Соглашение участников), утвержденных перечней документов, направляемых в электронной форме, заверенных электронной подписью (далее - перечень), отправка документов, входящих в перечень, осуществляется по электронной почте.

4.6. Особенности работы с электронными документами

4.6.1. Использование электронной подписи для обмена документами между органами исполнительной власти осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи, нормативными правовыми актами Республики Марий Эл о системе межведомственного документационного обеспечения и Соглашениями участников.

4.6.2. Система электронного документооборота в органе исполнительной власти (далее - СЭД) - организационно-техническая система, представляющая собой совокупность программного, информационного и аппаратного обеспечения, реализующая обмен документами между участниками.

4.6.3. Для подписания электронных документов в СЭД применяется квалифицированная электронная подпись.

4.6.4. Электронный документ СЭД - документ, представленный в электронной форме, заверенный электронной подписью уполномоченного лица и предназначенный для использования участниками СЭД.

4.6.5. Электронный документ, подписанный электронной подписью, признается участниками СЭД равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и (или) заверенному печатью, в случаях, если законодательством не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

4.6.6. Заверение электронной подписью электронного документа СЭД осуществляется лицом, в установленном порядке уполномоченным руководителем органа исполнительной власти на использование электронной подписи (далее - уполномоченное лицо).

4.6.7. Формирование, подготовка, хранение электронного документа СЭД, его заверение электронной подписью, проверка подлинности должны производиться на рабочих местах уполномоченных лиц участников СЭД, оборудованных необходимыми программно-техническими средствами, в том числе средствами электронной подписи.

4.6.8. Учет электронных документов СЭД осуществляется путем их регистрации в электронных журналах учета. Программные средства ведения электронных журналов учета являются составной частью программного обеспечения, используемого для организации электронного документооборота.

4.6.9. Подготовка и оформление электронного документа осуществляются в соответствии с требованиями, установленными для подготовки документов на бумажном носителе.

4.6.10. Распечатка бумажной копии электронного документа СЭД должна содержать в нижнем колонтитуле реквизиты, указывающие имя файла документа, фамилию создателя документа, дату и время проставления электронной подписи создателем, подпись уполномоченного лица, являющегося получателем электронного документа.

Бумажные копии электронных документов СЭД, поступивших в орган исполнительной власти, подлежат регистрации в установленном порядке.

4.6.11. Электронные документы СЭД хранятся в электронных архивах в том же формате, в котором были созданы, отправлены или получены, в течение сроков, установленных для хранения аналогичных документов на бумажных носителях.

Хранение электронных документов СЭД должно сопровождаться хранением соответствующего программного обеспечения для работы с электронными журналами и проверки электронных подписей хранимых документов.

Обязанности по хранению электронных документов СЭД возлагаются на уполномоченных лиц.

4.6.12. Хранение бумажных оригиналов электронных документов СЭД, направленных участникам, осуществляется в установленном порядке.

4.6.13. Требования по информационной безопасности при организации электронного документооборота реализуются посредством применения программно-технических средств и организационных мер.

Уполномоченное лицо несет ответственность за:

целостность передаваемой информации и отсутствие искажений;

передачу информации только тому должностному лицу, которому она предназначена;

обеспечение сохранности электронных носителей средств электронной подписи.

4.6.14. В случае компрометации криптографических ключей владелец скомпрометированных ключей обязан немедленно сообщить о компрометации в удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи.

Сообщение о компрометации должно быть подтверждено в письменном виде. Датой и временем компрометации криптографических ключей являются дата и время получения сообщения о компрометации участником посредством любого вида связи.

После получения сообщения о компрометации получатель данного сообщения не должен использовать скомпрометированные ключи проверки электронной подписи при выполнении проверки подлинности электронных документов СЭД, полученных после сообщения о компрометации, а также для шифрования новых документов.

При получении электронного документа СЭД, подписанного скомпрометированным ключом электронной подписи, документ считается неполученным, о чем получатель обязан отправить сообщение отправителю с указанием причины неполучения документа.

4.7. Контроль за исполнением документов и поручений

4.7.1. Контроль за исполнением документов включает в себя:

постановку на контроль;

контроль за сроками исполнения;

проверку качества исполнения;

учет и анализ результатов исполнения;

снятие с контроля;

направление исполненного документа в дело.

4.7.2. Контролю подлежит исполнение:

поручений Главы Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл, данных во исполнение указов и распоряжений, поручений и указаний Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

поручений, содержащихся в решениях Главы Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Республики Марий Эл, координационных и совещательных органов Правительства Республики Марий Эл, возглавляемых Председателем Правительства Республики Марий Эл или первыми заместителями (заместителями) Председателя Правительства Республики Марий Эл;

поручений Главы Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл по обращениям депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Государственного Собрания Республики Марий Эл;

поручений, содержащихся в резолюциях Главы Республики Марий Эл, Председателя Правительства Республики Марий Эл, первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства Республики Марий Эл, руководителя органа исполнительной власти по рассмотренным документам;

поручений Главы Республики Марий Эл, Председателя Правительства Республики Марий Эл, первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства Республики Марий Эл, руководителя органа исполнительной власти по обращениям граждан;

поручений, содержащихся в приказах органов исполнительной власти.

4.7.3. Руководители органов исполнительной власти возлагают ответственность за организацию контроля за исполнением на одного из своих заместителей либо оставляют организацию исполнения указанных поручений за собой.

4.7.4. Руководитель структурного подразделения, которому поручено исполнение поручений, несет персональную ответственность за качество и своевременность представления руководителю органа исполнительной власти материалов для доклада Главе Республики Марий Эл, Председателю Правительства Республики Марий Эл, первым заместителям (заместителям) Председателя Правительства Республики Марий Эл.

4.7.5. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного в поручении, или сроков, установленных законодательством:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

если в тексте поручения вместо даты исполнения имеется указание "срочно", "незамедлительно" - в 3-дневный срок с даты подписания поручения;

имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок с даты подписания поручения;

если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения (решения). Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предыдущий ему рабочий день;

по поручениям Правительства Республики Марий Эл по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Республики Марий Эл, его Коллегии, - не позднее 5 дней с даты подписания поручения, если срок исполнения поручения специально не оговаривается;

по обращениям граждан - в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

4.7.6. В докладе об исполнении поручений Главы Республики Марий Эл, Председателя Правительства Республики Марий Эл, первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства Республики Марий Эл должны быть отражены конкретные результаты, а при необходимости содержаться сведения об информировании автора обращения. К докладу прилагается подлинник поручения.

4.7.7. В случае если исполнение поручения в установленный срок невозможно, руководитель структурного подразделения по согласованию с заместителем руководителя органа исполнительной власти (в соответствии с распределением обязанностей) представляет руководителю не позднее 10 календарных дней со дня подписания поручения предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения для последующего направления в Правительство Республики Марий Эл.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

4.7.8. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым (головной исполнитель) или обозначенное словом "созыв".

Соисполнители представляют головному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

4.7.9. Информация об изменении срока исполнения документов заносится в регистрационно-контрольную форму (электронную карту) документа.

4.7.10. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов в структурном подразделении, обязан передать все контролируемые документы работнику, определенному руководителем структурного подразделения.

4.8. Порядок рассмотрения парламентских запросов, запросов и обращений депутатов

4.8.1. Подготовка проекта ответа на парламентский запрос к Председателю Правительства Республики Марий Эл и первым заместителям (заместителям) Председателя Правительства Республики Марий Эл осуществляется органом исполнительной власти по их поручению.

Проект ответа на парламентский запрос с соответствующими обосновывающими материалами представляется в Правительство Республики Марий Эл руководителем органа исполнительной власти (лицом, исполняющим его обязанности), являющимся головным исполнителем поручения, в указанный в поручении срок.

Парламентский запрос к руководителю (заместителю руководителя) органа исполнительной власти рассматривается с учетом того, что ответ на него должен быть дан в устной (на заседании Государственного Собрания Республики Марий Эл) или письменной форме не позднее чем в месячный срок со дня получения парламентского запроса или иной срок, установленный Государственным Собранием Республики Марий Эл. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

4.8.2. Депутатский запрос, обращение депутата Государственного Собрания Республики Марий Эл к Председателю Правительства Республики Марий Эл или первым заместителям (заместителям) Председателя Правительства Республики Марий Эл, поступившие в орган исполнительной власти из Администрации Главы Республики Марий Эл, направляются руководителям соответствующих структурных подразделений для рассмотрения и подготовки ответа.

Ответ дается руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти в письменной форме в течение 30 календарных дней с даты поступления депутатского запроса, обращения в Правительство Республики Марий Эл.

Депутатский запрос, обращение депутата Государственного Собрания Республики Марий Эл к руководителю органа исполнительной власти рассматриваются в органе исполнительной власти в аналогичном порядке и в те же сроки, если иное не предусмотрено поручением руководителя (заместителя руководителя) органа исполнительной власти.

4.8.3. Обращения комитетов Государственного Собрания Республики Марий Эл по вопросам их ведения к Председателю Правительства Республики Марий Эл, первым заместителям (заместителям) Председателя Правительства Республики Марий Эл, поступившие в орган исполнительной власти из Администрации Главы Республики Марий Эл или непосредственно к руководителю органа исполнительной власти, направляются руководителям соответствующих структурных подразделений.

О результатах рассмотрения обращений руководители органов исполнительной власти сообщают в соответствующие комитеты в согласованные с ними сроки. Копии ответов направляются в структурное подразделение Администрации Главы Республики Марий Эл, ответственное за законопроектную деятельность.

4.9. Организация работы с обращениями граждан

4.9.1. Работа с обращениями граждан в органе исполнительной власти организуется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Указом Президента Республики Марий Эл от 7 ноября 2006 г. N 195 "О порядке организации работы с обращениями граждан в Администрации Главы Республики Марий Эл и в органах исполнительной власти Республики Марий Эл", а также Административным регламентом органа исполнительной власти по предоставлению государственной услуги по рассмотрению обращений граждан, поступивших в орган исполнительной власти.

4.9.2. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти.

4.10. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

4.10.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация с пометками "Для служебного пользования", ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость проставления на документе грифа ограничения определяется руководителем подразделения, ответственного за подготовку документа, либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

4.10.2. В соответствии с законодательством Российской Федерации не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения следующие сведения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

4.10.3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в органе исполнительной власти осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

4.10.4. Лицам, допущенным к работе с документами ограниченного распространения, запрещается без разрешения руководителя органа исполнительной власти сообщать устно или письменно содержащиеся в документах сведения.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, виновные могут быть привлечены к ответственности в соответствии с законодательством.

4.10.5. Передача документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется с учетом установленных требований по защите информации. Информацию ограниченного распространения запрещено передавать по незащищенным каналам связи. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется фельдъегерской связью или заказными отправлениями.

4.10.6. На документах (проектах документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первой страницы документа проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

4.10.7. Документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" должны храниться в служебных помещениях в запираемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

4.10.8. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются совместно с несекретными документами службой делопроизводства в журналах, заводимых в соответствии с номенклатурой дел. На журнале регистрации проставляется отметка "Для служебного пользования" (приложение N 4).

При регистрации к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП". Например: 01/01-345ДСП.

4.10.9. Печатание документов с грифом "Для служебного пользования" производится в строго ограниченном количестве.

На обороте последнего листа подлинника отпечатанного документа должно быть указано количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и дата.

При необходимости направления таких документов в несколько адресов исполнителем составляется указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается руководителем подразделения, готовившего документ.

Черновики и варианты документов с информацией ограниченного распространения уничтожаются исполнителем с отражением факта уничтожения в учетных данных (на копии, остающейся в деле, делается запись об уничтожении черновиков).

4.10.10. Копирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется службой делопроизводства с письменного разрешения руководителя органа исполнительной власти.

4.10.11. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

4.10.12. Ознакомление с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении, осуществляется с согласия руководителя органа исполнительной власти или его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей) либо руководителя подразделения, готовившего документ (сформировавшего дело).

4.10.13. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах (журналах, карточках и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

4.10.14. О фактах утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации информируется руководитель органа исполнительной власти, который назначает комиссию для служебного расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю органа исполнительной власти.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Акты на утраченные дела постоянного срока хранения утверждаются руководителем органа исполнительной власти и передаются в службу делопроизводства.

4.10.15. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях и в учетных формах делаются соответствующие отметки.

4.11. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков

4.11.1. Не разрешается изготовление гербовых бланков в структурных подразделениях на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

4.11.2. Содержание реквизитов "Наименование организации", "Наименование вида документа", "Справочные данные органа исполнительной власти" (почтовый адрес) утверждается на основании перевода, выполненного государственным бюджетным научным учреждением при Правительстве Республики Марий Эл "Марийский научно-исследовательский институт языка, литературы и истории им.В.М. Васильева".

4.11.3. Службой делопроизводства организуется хранение бланков в надежно запираемых шкафах и учет выдачи в структурные подразделения под роспись в журнале выдачи бланков.

Учет бланков ведется раздельно по видам. Бланки документов используются строго по назначению.

4.11.4. Испорченные бланки уничтожаются путем сжигания или переработки на бумагодробильной машине, о чем служба делопроизводства составляет соответствующий акт, а в журнале учета бланков проставляет отметку с указанием номера акта.

4.12. Порядок изготовления и использования печатей и штампов

4.12.1. Изготовление печатей и штампов производится по разрешению руководителя органа исполнительной власти.

4.12.2. Все изготовленные печати и штампы учитываются в службе делопроизводства (по решению руководителя органа исполнительной власти - в ином структурном подразделении) в журнале (приложение N 1) и выдаются строго под роспись. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

В структурных подразделениях печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых сейфах и металлических шкафах.

4.12.3. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в службу делопроизводства, где уничтожаются по акту.

4.12.4. Порядок использования печати с изображением Государственного герба Республики Марий Эл (далее - гербовая печать) и перечень удостоверяемых гербовой печатью документов определяется руководителем органа исполнительной власти.

4.12.5. Оттиск гербовой печати на документах должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.

4.12.6. В финансовых документах (например, чеках) гербовая печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.).

4.12.7. Ответственность за надлежащее хранение и правомерность использования гербовой печати возлагается на должностных лиц, которым они выданы.

4.13. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи

4.13.1. Документы, поступившие факсимильной связью, регистрируются службой делопроизводства и принимаются к исполнению как равнозначные документам на бумажном носителе.

4.13.2. Поступившие факсимильной связью документы, подлежащие исполнению, регистрируются в службе делопроизводства и передаются для рассмотрения.

4.13.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

4.13.4. Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", а также сведений, включенных в перечень сведений конфиденциального характера, относящихся к служебной тайне в органе исполнительной власти.

V. Документальный фонд органа исполнительной власти

5.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

5.1.1. Орган исполнительной власти формирует свой документальный фонд из документов, образующихся в процессе деятельности подразделений.

5.1.2. Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на государственное хранение.

5.1.3. Номенклатура дел составляется на основании Положения об органе исполнительной власти, положений о структурных подразделениях, штатного расписания, номенклатуры за предыдущий год и Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - Перечень).

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.4. В органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел (приложения N 2 и 3).

5.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год разрабатывается в IV квартале текущего года, согласовывается со службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства.

5.1.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти составляется службой делопроизводства на основании номенклатуры дел структурных подразделений, подписывается руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем органа исполнительной власти и согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Комархива.

5.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января календарного года.

В случае отсутствия функциональных или структурных изменений утвержденная на очередной год руководителем органа исполнительной власти номенклатура дел согласовывается с ЭПК Комархива не реже одного раза в пять лет.

5.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах:

для постоянного хранения в архиве органа исполнительной власти;

для использования в службе делопроизводства;

для передачи государственному казенному учреждению "Республиканская служба формирования Архивного фонда Республики Марий Эл";

для формирования выписок соответствующим структурным подразделениям.

5.1.9. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

5.1.10. Сводная номенклатура дел составляется заново и согласовывается в случае функциональных и структурных изменений.

5.1.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти.

5.1.12. Графа 1 номенклатуры содержит индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел структурного подразделения. Например: 05-01.

Графа 2 содержит наименования заголовков дел, составляемых с учетом требований Типовой инструкции.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей по Перечню.

5.1.13. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

5.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

5.2. Формирование и оформление дел

5.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела в органе исполнительной власти формируются децентрализованно, в структурных подразделениях, в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо:

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

помещать в дело не более 250 листов.

Если объем дела превышает 250 листов, формируются отдельные тома.

Документы в деле, как правило, располагаются в хронологической последовательности.

5.2.2. Оформление дела - комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

составление листа-заверителя дела (приложение N 4);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

подшивку и переплет дела.

Обложка дела заполняется черной шариковой пастой. На обложке дела проставляются следующие реквизиты: "Наименование структурного подразделения"; "Индекс дела по номенклатуре дел"; "Заголовок дела по номенклатуре дел" (приложение N 5); "Даты заведения и окончания дела" или "Даты составления (регистрации) самого раннего и самого позднего из числа документов, включенных в дело".

При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дописывается новое наименование структурного подразделения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, фамилия и должность исполнителя, сформировавшего дело.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

Для учета документов дел определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, срок хранения которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи (приложение N 6).

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5.3. Организация оперативного хранения документов

5.3.1. Дела со дня их формирования и до передачи в архив хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы согласно номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив органа исполнительной власти.

5.3.2. Должностные лица органа исполнительной власти допускаются к работе с архивными делами и документами, находящимися на хранении в архиве, в целях исполнения своих служебных обязанностей.

Архивные дела и документы предоставляются должностным лицам органа исполнительной власти для работы в помещении архива или во временное пользование на рабочем месте под роспись.

Запрещается изъятие документов из дел и их передача сотрудникам других организаций.

5.3.3. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

5.3.4. Должностные лица органа исполнительной власти несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов, использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством.

5.3.5. Служба делопроизводства предоставляет с разрешения руководителя органа исполнительной власти по письменным запросам организаций и граждан копии находящихся на хранении нормативных правовых актов и иных архивных документов, выписки из них, в том числе заверенные в установленном порядке подписью должностного лица службы делопроизводства с удостоверением их подлинности печатью установленного образца, а также архивные справки, составленные на основании указанных документов.

5.3.6. Выдача дел из архива структурным подразделениям производится с разрешения начальника службы делопроизводства. Выдача дел для работы осуществляется под роспись. Дела выдаются во временное пользование в структурные подразделения на срок не более одного месяца.

5.3.7. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.4. Подготовка документов к передаче на хранение, экспертиза ценности документов

5.4.1. Архив органа исполнительной власти обеспечивает хранение документов Архивного фонда Республики Марий Эл и документов временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение.

Подготовка документов к передаче на хранение включает работу службы делопроизводства по систематизации документов, проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению.

5.4.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия органа исполнительной власти (далее - ЭК).

Функции и права ЭК, организация ее работы определяются положением о ней, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством государственного казенного учреждения "Республиканская служба формирования Архивного фонда Республики Марий Эл".

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

5.4.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Опись дел - архивный справочник, являющийся систематизированным перечнем заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией, является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приложения N 7 и 8).

В структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством службы делопроизводства.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, утверждаемой руководителем.

5.4.4. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в соответствии со сведениями, указанными на обложке дела.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же". Другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи дел за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается со службой делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении. Описи дел подразделений являются основой для составления годового раздела сводных описей дел органа исполнительной власти.

5.4.5. Годовой раздел сводных описей дел органа исполнительной власти является основанием для передачи документов на государственное хранение.

Годовые сводные описи дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, по личному составу - в трех экземплярах.

5.4.6. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 9) производятся после составления годовой сводной описи дел постоянного хранения, по личному составу. Годовой раздел сводных описей дел и акт на уничтожение рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

После утверждения ЭПК Комархива годового раздела сводных описей дел постоянного хранения, согласования описи дел по личному составу акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем органа исполнительной власти.

После этого осуществляется уничтожение дел, включенных в данный акт, в установленном порядке.

5.5. Подготовка и передача документов подразделений в архив органа исполнительной власти

5.5.1. В архив органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через год и не позже чем через три года после завершения их использования в структурном подразделении.

5.5.2. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному службой делопроизводства, согласованному с руководителями структурных подразделений.

5.5.3. В период подготовки структурным подразделением дел к передаче в архив службой делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

5.5.4. Прием каждого дела производится в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись лица, ответственного за архив.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись дел.

5.5.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ответственный за ведение делопроизводства в период проведения ликвидационных мероприятий систематизирует документы, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел в соответствии с номенклатурой дел.

После истечения предельного срока ведомственного хранения, установленного Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", документы подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственное казенное учреждение "Государственный архив Республики Марий Эл".

------------------------------

* Фамилия и имя председателя не указываются в протоколах совещаний, проводимых министром.

** Фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке.

Приложение N 1

к Типовой инструкции по

делопроизводству в органах

исполнительной власти

Республики Марий Эл

                                  ЖУРНАЛ

     учета печатей и штампов __________________________________________

                            (наименование органа исполнительной власти)

N п/п	Наименование печати (штампа)	Количество экземпляров	Оттиск печати (штампа)	Сведения о передаче ответственному лицу (фамилия, инициалы, должность, подпись, дата)	Сведения о возврате от ответственного лица	Сведения об уничтожении печати (штампа)
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 2

к Типовой инструкции по

делопроизводству в органах

исполнительной власти

Республики Марий Эл

Номенклатура дел структурного подразделения

    Наименование органа

   исполнительной власти

   Республики  Марий Эл

      Наименование

      структурного

     подразделения

    НОМЕНКЛАТУРА

         ДЕЛ

   00.00.200_ N

   г. Йошкар-Ола

  на ___________

        год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

     Руководитель

     структурного                   подпись                  И.О. Фамилия

    подразделения

  "__" ________________ 20 г.

     СОГЛАСОВАНО

  Заведующий архивом

 (лицо, ответственное              подпись                   И.О. Фамилия

       за архив)

  "__" ________________ 20__ г.

Приложение N 3

к Типовой инструкции по

делопроизводству в органах

исполнительной власти

Республики Марий Эл

Номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Марий Эл

     Наименование органа                     УТВЕРЖДАЮ

     исполнительной власти             Наименование должности

     Республики Марий Эл                    руководителя

     НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                   подпись  И.О. Фамилия

     00.00.20_ N ________                            дата

     г. Йошкар-Ола

     на ____________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

            Руководитель

     службы делопроизводства              подпись            И.О. Фамилия

                дата

         Виза заведующего архивом

     (лица, ответственного за архив)

     ОДОБРЕНО                             СОГЛАСОВАНО

     Протокол ЭПК                         Протокол ЭПК

     "__" __________ 20__ г. N__          "__" __________ 20__ г. N______

      Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______

году в органе исполнительной власти

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

     Руководитель службы

      делопроизводства          подпись             И.О. Фамилия

             дата

     Итоговые сведения переданы

       в ведомственный архив

         Должность лица,

     передавшего сведения      подпись              И.О. Фамилия

             дата

Приложение N 4

к Типовой инструкции по

делопроизводству в органах

исполнительной власти

Республики Марий Эл

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

     В деле подшито и пронумеровано ___________________________ лист(ов),

                                         (цифрами и прописью)

С N _______ по N _______

          в том числе:

     литерные номера листов __________________________

  пропущенные номера листов __________________________

   +листов внутренней описи __________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Приложение N 5

к Типовой инструкции по

делопроизводству в органах

исполнительной власти

Республики Марий Эл

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

		Ф. N
		Оп.
		Д. N
ГКУ "Государственный архив Республики Марий Эл"

(наименование органа исполнительной власти и структурного подразделения)

                     ДЕЛО N ____ ТОМ N ___________

         ________________________________________________

         ________________________________________________

         ________________________________________________

                         (заголовок дела)

         ________________________________________________

                         (крайние даты)

                                         На ___________________ листе(ах)

                                         Хранить _______________

Ф. N
Оп.
Д. N

Приложение N 6

к Типовой инструкции по

делопроизводству в органах

исполнительной власти

Республики Марий Эл

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ______

N п/п	Делопроизводственный индекс	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов.

                       (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________________ лл.

                                         (цифрами и прописью)

Должность составителя               подпись                  И.О. Фамилия

       описи

       дата

Приложение N 7

к Типовой инструкции по

делопроизводству в органах

исполнительной власти

Республики Марий Эл

Форма описи дел постоянного хранения

     ________________________

       (наименование органа

      исполнительной власти

                                            УТВЕРЖДАЮ

     Фонд N _______                   Наименование должности

                                           руководителя

     ОПИСЬ N______

     дел постоянного хранения        подпись    И.О. Фамилия

     за ______ год                            дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Кол-во листов в деле	Примечания
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ________________________ дел, с N _________

                               (цифрами и прописью)

по N _______, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________________.

   Должность составителя описи            подпись            И.О. Фамилия

   Должность работника архива

(лица, ответственного за архив)           подпись            И.О. Фамилия

      дата

   СОГЛАСОВАНО                         УТВЕРЖДЕНО

   Протокол ЦЭК (ЭК)                   Протокол ЭПК архивного

   от ________ N ___                   органа

                                       от __________ N __

Приложение N 8

к Типовой инструкции по

делопроизводству в органах

исполнительной власти

Республики Марий Эл

Форма описи дел по личному составу

     _______________________

      (наименование органа

     исполнительной власти)

                                                 УТВЕРЖДАЮ

     Фонд N __________________              Наименование должности

     ОПИСЬ N _______________                    руководителя

     дел по личному составу                подпись    И.О. Фамилия

     за ________ год                                       дата

Название раздела
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ________________________ дел, с N _________

                               (цифрами и прописью)

по N _______, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________________.

   Должность составителя описи            подпись            И.О. Фамилия

   Должность работника

     кадровой службы                      подпись            И.О. Фамилия

   "__" ____________ 20__ г.

   СОГЛАСОВАНО                         УТВЕРЖДЕНО

   Протокол ЦЭК (ЭК)                   Протокол ЭПК архивного

   от ________ N ___                   органа

                                       от __________ N __

Приложение N 9

к Типовой инструкции по

делопроизводству в органах

исполнительной власти

Республики Марий Эл

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Наименование органа исполнительной                   УТВЕРЖДАЮ

власти Республики Марий Эл                      Наименование должности

                                                    руководителя

АКТ

___________ N ______                           подпись    И.О. Фамилия

                                                             дата

г. Йошкар-Ола

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании ____________________________________________________________

               (название и выходные данные перечня документов с указанием

                                     сроков их хранения)

отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                      (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого _____________________________ дел за ________________ годы.

         (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному

составу согласованы с ЭПК _______________________________________________

                                 (наименование архивного органа)

(протокол от ___________ N ______)

Должность лица, проводившего

экспертизу ценности документов        подпись         И.О. Фамилия

"__" ______________ 20__ г.

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК

от "__" ______________ 20__ г. N _____

Документы в количестве _______________________________________ дел, весом

                               (цифрами и прописью)

________ кг сданы в ___________________________________ на переработку по

                        (наименование организации)

приемо-сдаточной накладной от _____________________ N ________.

      Должность работника,

       сдавшего документы            подпись                 И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены

   Должность работника архива

    (службы делопроизводства),                подпись        И.О. Фамилия

   внесшего изменения в учетные

          документы

             дата