Постановление Главы городского округа Сухой Лог Свердловской области от 23 мая 2013 г. N 1024-ПГ "Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом Администрации городского округа Сухой Лог муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Главы городского округа Сухой Лог Свердловской области
от 23 мая 2013 г. N 1024-ПГ
"Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом Администрации городского округа Сухой Лог муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"

С изменениями и дополнениями от:

25 октября 2013 г.

ГАРАНТ:

Постановлением Главы городского округа Сухой Лог Свердловской области от 18 июля 2014 г. N 1589-ПГ настоящее постановление признано утратившим силу

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации", от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 02.05.2006 г N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением главы Администрации городского округа Сухой Лог от 29.06.2011 N 1087-ПГ "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг", руководствуясь Уставом городского округа Сухой Лог, постановляю:

1. Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (прилагается).

2. Архивному отделу Администрации городского округа Сухой Лог (Т.Б. Прокина) разместить сведения об услуге на портале государственных и муниципальных услуг Свердловской области.

3. Опубликовать настоящее постановление в газете "Знамя Победы" и разместить на официальном сайте Администрации городского округа Сухой Лог в сети "Интернет".

4. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на управляющего делами Администрации городского округа Сухой Лог А.А. Лихачеву.

Глава городского округа

С.К. Суханов

Административный регламент
предоставления архивным отделом Администрации городского округа Сухой Лог муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"
(утв. постановлением Главы городского округа Сухой Лог от 23 мая 2013 г. N 1024-ПГ)

С изменениями и дополнениями от:

25 октября 2013 г.

Раздел I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления архивным отделом Администрации городского округа Сухой Лог муниципальной услуги по организации информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений (далее - пользователи) на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет стандарт и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Администрации городского округа Сухой Лог (далее - архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами государственной власти, органами местного самоуправления, архивными органами и организациями (далее - органы и организации) при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

2. Муниципальная услуга предоставляется в отношении граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства; организаций и общественных объединений; юридических и физических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги

3. Граждане могут получать информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги:

по телефону архивного отдела;

путем направления письменного обращения почтой или передачей его непосредственно в архивный отдел;

путем направления письменного обращения электронной почтой;

при личном обращении;

на официальном сайте Администрации городского округа Сухой Лог в сети Интернет;

на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Свердловской области.

4. Место нахождения архивного отдела Администрации городского округа Сухой Лог и его почтовый адрес: 624800, г. Сухой Лог, ул. Кирова, д. 7А , 1 этаж, каб. 109.

Электронный адрес архивного отдела: archivslog@rambler.ru;

Сайт Администрации городского округа Сухой Лог: goslog@rambler.ru;

5. Справочный телефон (факс): (34373) 4-32-57.

6. График работы архивного отдела: понедельник-четверг 08.00-17.15, перерыв с 13.00 до 14.00, пятница 08.00-16.00, перерыв с 13.00 до 14.00, суббота, воскресенье - выходные дни.

Прием граждан при личном обращении: понедельник - 08.00-17.00

7. Прием граждан должностными лицами архивного отдела осуществляется в соответствии с графиком приема, утвержденным главой городского округа Сухой Лог и размещенным на официальном сайте Администрации городского округа Сухой Лог

8. При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме должностные лица архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с информационным обеспечением пользователей.

9. При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

Раздел II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги

10. Наименование муниципальной услуги - "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов".

Заявители муниципальной услуги (пользователи)

11. Заявителями муниципальной услуги (пользователями) являются:

российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

организации и общественные объединения;

юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

Наименования органа исполнительной власти, предоставляющего муниципальную услугу

12. Предоставление муниципальной услуги по информационному обеспечению пользователей осуществляет архивный отдел при наличии у него архивных документов, необходимых для исполнения тематических запросов.

13. При предоставлении муниципальной услуги запрещается требовать от заявителя муниципальной услуги действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг, утвержденный нормативно-правовым актом Свердловской области.

Результат предоставления муниципальной услуги

14. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

информационные письма;

архивные справки;

архивные выписки;

архивные копии; тематические перечни;

тематические подборки копий архивных документов;

тематические обзоры архивных документов:

ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

Срок предоставления муниципальной услуги

15. Запросы российских, иностранных граждан и лиц без гражданства;

организаций и общественных объединений, юридических и физических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации выступать от их имени о предоставлении информации, поступившие в архивный отдел, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.

16. При поступлении в архивный отдел запросов пользователей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

17. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя или пользователю дается соответствующая информация.

18. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

19. Поступившее обращение заявителя в архивный отдел подлежит обязательной регистрации в день его поступления.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги

20. Предоставление муниципальной услуги по информационному обеспечению пользователей на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - муниципальная услуга) осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года;

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне" ("Российская газета" 1993, 21 сентября, N 182);

Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета", 2004, 27 октября, N 237);

Федеральный закон от 1 июня 2005 года N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" ("Российская газета", 2005, 7 июня, N 120);

Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета", 2006, 5 мая, N 95);

Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", 2006, 29 июля, N 165);

Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", 2010, 30 июля, N 168);

указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" ("Российская газета", 1994, 10 января, N 4);

указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" ("Российская газета", 1997, 14 марта, N 51);

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 25.07.2006 г. N 375/584/352 "Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел" ("Российская газета", 2006, 22 сентября, N 212);

Закон Свердловской области от 25 марта 2005 года N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области" ("Областная газета", 2005, 30 марта, N 82-84) с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 15 июня 2009 года N 41-ОЗ ("Областная газета", 2009, 17 июня, N 173), от 9 октября 2009 года N 81-ОЗ ("Областная газета", 2009, 14 октября, N 303-307), от 23 декабря 2010 года N 114-ОЗ ("Областная газета", 2010, 25 декабря, N 469-470), от 23 мая 2011 года N 30-ОЗ ("Областная газета", 2011, 25 мая, N 175-177),

Закон Свердловской области от 19 ноября 2008 года N 104-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области" ("Областная газета", 2008, 22 ноября, N 366-367) с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 9 октября 2009 года N 81-ОЗ ("Областная газета", 2009, 14 октября, N 303-307), от 27 декабря 2010 года N 122-ОЗ ("Областная газета", 2010, 29 декабря, N 474-476), от 27 января 2012 года N 1-ОЗ ("Областная газета", 2012, 28 января, N 32-35);

постановление Правительства Свердловской области от 29.10.2007 г N 1053-ПП "О предоставлении мер социальной поддержки пользователям архивными документами, находящимися в государственной собственности Свердловской области" ("Областная газета", 2007, 3 ноября, N 380-381);

постановление главы Администрации городского округа Сухой Лог от 29.06.2011 N 1087-ПГ "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг".

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативно-правовыми актами для предоставления муниципальной услуги

21. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос пользователя, а также запрос, поступивший по электронной почте (анкета- заявление тематического запроса указана в приложении N 2 настоящего регламента).

22. В запросе пользователя должны быть указаны:

1) наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

2) почтовый и/или электронный адрес пользователя;

3) интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

4) форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивные копии; тематический перечень, тематический обзор документов);

5) личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

6) дата отправления.

23. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия пользователя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

24. Запрещается требовать от заявителя муниципальной услуги представлять документы и информацию, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, иных государственных и муниципальных органов и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.

25. Данный перечень является исчерпывающим и не предполагает межведомственного информационного взаимодействия.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги

26. Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги отсутствуют.

27. Муниципальная услуга не предоставляется в следующих случаях:

1) если запросы пользователей не содержат наименования юридического лица (для гражданина - фамилии, имени, отчества), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя, ответ на обращение не дается;

2) если в запросе пользователя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

3) если запрос пользователя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и адрес поддаются прочтению;

4) если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

5) если в нем содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы и обстоятельства. Глава городского округа или управляющий делами Администрации городского округа Сухой Лог вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение;

6) если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.

7) отсутствие у пользователя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги

28. Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, регламентом не установлены.

Порядок, размер и основание взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги

29. Государственная пошлина за предоставление муниципальной услуги не взимается.

30. Архивный отдел осуществляет предоставление муниципальной услуги по исполнению тематических запросов бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением Главы городского округа Сухой Лог Свердловской области от 25 октября 2013 г. N 2229-ПГ в пункт 31 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

31. Срок ожидания заявителями в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

32. Запрос заявителя муниципальной услуги, поступивший в архивный отдел, подлежит обязательной регистрации в день его поступления.

Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению информации о порядке предоставления муниципальной услуги

33. Помещение для работников архивного отдела, предоставляющих муниципальную услугу, должно соответствовать следующим требованиям:

1) наличие системы кондиционирования воздуха, средств пожаротушения и системы оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций;

2) наличие удобной офисной мебели;

3) оснащение рабочих мест работников достаточным количеством компьютерной и организационной техники, а также канцелярскими принадлежностями;

4) возможность доступа к справочным поисковым системам.

34. Места информирования, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, стульями и столами для оформления документов.

35. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для граждан. Места ожидания оборудуются стульями, столами с наличием в достаточном количестве бумаги формата А4 и канцелярских принадлежностей для осуществления необходимых записей, оформления письменных обращений.

36. Требования к местам проведения личного приема заявителей:

1) прием заявителей должностными лицами архивного отдела осуществляется в специально отведенном или приспособленном для этого помещении:

2) место для приема заявителя должно быть снабжено стулом, бумагой формата А4 и канцелярскими принадлежностями, должно иметь место для письма и раскладки документов.

В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах должностным лицом ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан;

37. Визуальная и текстовая информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается на официальном сайте Администрации городского округа Сухой Лог.

Показатели доступности и качества муниципальной услуги

38. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

1) количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность;

2) соблюдение сроков рассмотрения запросов;

3) возможность получения информации по вопросам рассмотрения запроса, в том числе о ходе его рассмотрения;

4) полнота и качество ответа на запрос;

Информация об изменениях:

Постановлением Главы городского округа Сухой Лог Свердловской области от 25 октября 2013 г. N 2229-ПГ пункт 38 настоящего Административного регламента дополнен подпунктом 5

5) возможность получения муниципальной услуги в многофункциональном центре предоставлений государственных и муниципальных услуг, по принципу "одного окна".

39. Заявитель муниципальной услуги на стадии рассмотрения его запроса архивным отделом имеет право:

1) представлять дополнительные материалы и документы по рассматриваемому обращению;

2) получать уведомление о направлении обращения в органы и организации, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов;

3) обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

4) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения;

5) осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему регламенту.

40. Должностные лица архивного отдела обеспечивают:

1) объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запросов заявителей муниципальной услуги;

2) получение необходимых для рассмотрения письменных запросов заявителей муниципальной услуги документов и материалов в других органах и организациях и иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия,

3) принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

41. Параметрами полноты и качества ответа на запрос являются:

1) наличие ответов на все поставленные в обращении вопросы;

2) четкость, логичность и простота изложения;

3) соблюдение при оформлении письменного ответа на обращения общепринятых правил, правил и стандартов делопроизводства.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме

42. Обеспечение возможности получения заявителем муниципальной услуги информации о предоставляемой муниципальной услуге на официальном сайте Администрации городского округа Сухой Лог и на едином портале государственных и муниципальных услуг.

43. Обеспечение при направлении заявителем муниципальной услуги запроса в форме электронного сообщения предоставления заявителю муниципальной услуги сообщения, подтверждающего поступления запроса в архивный отдел.

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

44. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:

1) регистрация запросов пользователей, рассмотрение их начальником архивного отдела и передача на исполнение;

2) анализ тематики запросов пользователей;

3) исполнение тематических запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

4) подготовка и направление ответов пользователям.

45. Блок-схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги приведена в приложении N 1 к настоящему регламенту.

Регистрация запросов пользователей и передача их на исполнение

46. Основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги является поступление запроса пользователя в архивный отдел.

47. Поступившие в архивный отдел письменные запросы пользователей регистрируются в день получения с занесением информации в журнал регистрации тематических запросов.

48. При поступлении в архивный отдел по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Анализ тематики запросов

49. Должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, осуществляет анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в архивном отделе описей и научно-справочных материалов, содержащих сведения о местах хранения архивных документов, необходимых для исполнения запросов пользователей. При этом определяется:

1) правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

2) степень полноты сведений, содержащихся в запросе пользователя, необходимых для проведения поисковой работы;

3) местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

4) адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос пользователя.

50. Архивный отдел письменно или по телефону запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе пользователя достаточных данных для запрашиваемой информации в архивном отделе, нечетко, неправильно сформулированного запроса.

51. Срок исполнения данной административной процедуры - 7 дней.

Направление обращений (запросов) архивным отделом на исполнение по принадлежности и информирование пользователей о результатах рассмотрения их обращений (запросов)

52. По итогам анализа тематики поступившего запроса заявителя и выявления места нахождения необходимых для его исполнения архивных документов в государственных, муниципальных архивах Свердловской области, других организациях должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, готовит проект сопроводительного письма о направлении запроса на исполнение по принадлежности.

53. В случае если запрос заявителя требует исполнения несколькими организациями, должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, готовит проекты сопроводительных писем о направлении в соответствующие организации копии запроса.

54. Одновременно должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, готовит проект письменного уведомления заявителю о направлении его запроса на исполнение по принадлежности в государственный, муниципальный архив Свердловской области, другие органы и организации.

55. В случае необходимости архивный отдел может запрашивать у организаций-исполнителей запросов копии ответов о результатах рассмотрения запроса заявителя.

Подготовка ответа заявителю и отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий

56. При наличии запрашиваемых документов должностное лицо архивного отдела готовит ответ заявителю в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Архивная справка - документ, составленный на бланке Администрации городского округа и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях, включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью муниципального архива.

Архивная справка подписывается управляющим делами и начальником архивного отдела Администрации городского округа Сухой Лог, заверяется печатью, на ней проставляется номер и дата составления.

Архивная выписка - документ, составленный на бланке Администрации, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью управляющего делами и начальником архивного отдела Администрации городского округа Сухой Лог и печатью.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется управляющим делами и начальником архивного отдела Администрации городского округа Сухой Лог и печатью.

К архивной копии составляется сопроводительное письмо, подписывается управляющим делами и начальником архивного отдела Администрации городского округа Сухой Лог.

57. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке Администрации, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ заверяется печатью Администрации.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной копии или архивной выписки расписывается в журнале регистрации тематических запросов, указывая дату их получения.

Архивная справка, архивная копия, архивная выписка высылаются по почте простыми письмами.

58. Муниципальная услуга считается предоставленной, если потребителю муниципальной услуги выдана запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.

Раздел IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

59. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) пользователей в архивном отделе определены регламентом Администрации городского округа Сухой Лог.

60. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги по организации информационного обеспечения пользователей на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и принятием решений, осуществляется должностным лицом - управляющим делами Администрации городского округа Сухой Лог, ответственным за организацию работы по ее представлению.

61. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по представлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего регламента.

62. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.

63. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

64. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании готовых планов работы Администрации городского округа Сухой Лог) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению пользователя.

65. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются муниципальные служащие Администрации городского округа Сухой Лог.

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) архивного отдела, а также его должностных лиц

66. Заинтересованные лица вправе обжаловать решения и действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном (внесудебном) порядке.

67. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются:

1) решения должностных лиц архивного отдела, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги;

2) действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, осуществленные в ходе предоставления муниципальной услуги.

68. Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

69. Жалоба подается главе городского округа Сухой Лог заявителем либо его уполномоченным представителем в письменной форме, в том числе при личном приеме заявителя либо его уполномоченного представителя, или в электронном виде.

70. В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

71. В случае, если жалоба подается через представителя заявителя, представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

1) оформленная доверенность в соответствии с законодательством Российской Федерации (для физических лиц);

2) оформленная доверенность в соответствии с законодательством Российской Федерации, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

3) копия решения о назначении или об избрании либо приказ о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности (для юридического лица).

Жалоба в письменной форме может быть также направлена почтой.

72. В электронном виде жалоба может быть подана заявителем посредством официального сайта Администрации городского округа Сухой Лог.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 70 регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

73. Основанием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в Администрацию городского округа Сухой Лог.

74. Жалоба, поступившая в письменной форме в Администрацию городского округа Сухой Лог, подлежит обязательной регистрации в журнале входящей корреспонденции, находящемся в приемной Главы городского округа Сухой Лог, не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления с присвоением ей регистрационного номера.

75. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней.

76. Заявитель в жалобе в обязательном порядке указывает:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должность или фамилию и инициалы должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, решения и действия (бездействия) которых обжалуются;

2) свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии), органа или должностного лица;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа или должностного лица;

5) личную подпись и дату.

77. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к жалобе документы и материалы либо их копии.

78. Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и что указанные документы не содержат сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

79. Администрация городского округа Сухой Лог вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

1) текст письменной жалобы не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

2) жалоба содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В этом случае заявителю может сообщаться о недопустимости злоупотребления правом;

3) в жалобе не указаны фамилия заявителя, почтовый или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ.

80. Администрация городского округа Сухой Лог отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

1) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям,

2) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

3) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Положения в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

81. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений

1) об удовлетворении жалобы;

2) об отказе в удовлетворении жалобы.

82. При удовлетворении жалобы уполномоченный на ее рассмотрение орган принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

83. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме и подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом Администрации городского округа Сухой Лог.

84. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;

2) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действия (бездействие) которого обжалуются;

3) фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;

4) основания для принятия решения по жалобе:

5) принятое по жалобе решение:

6) в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;

7) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

85. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или признаков состава преступления должностное лицо Администрации городского округа Сухой Лог, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.

Приложение N 1
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Информационное обеспечение граждан,
организаций и общественных объединений
на основе документов Архивного фонда
Российской Федерации и
других архивных документов"

Блок-схема
последовательности административных процедур и административных действий архивного отдела администрации по исполнению запросов юридических и физических лиц

        /----------------------------------------------------\

        |      Консультация заявителя по предоставлению      |

        |               муниципальной услуги                 |

        \----------------------------------------------------/

        /----------------------------------------------------\

        |   Принятие заявления (запроса) по предоставлению   |

        |               муниципальной услуги                 |

        \----------------------------------------------------/

        /----------------------------------------------------\

        |                Регистрация запроса                 |

        \----------------------------------------------------/

        /----------------------------------------------------\

        |             Анализ тематики запроса                |

        |          Принятие решения о возможности            |

        |                исполнения запроса                  |

        \----------------------------------------------------/

                                    |

/---------------------------\                /--------------------\

|   Уведомление заявителя   |  /-----------\  | Направление запроса|

|     о предоставлении      |  |Исполнение |  |  на исполнение в   |

|дополнительных сведений для|-|запроса по |-|   организацию по   |

| исполнения запроса или об |  | имеющимся |  | подведомственности |

| отсутствии запрашиваемых  |  |на хранении|  \--------------------/

|        сведений           |  |документам |

\---------------------------/  \-----------/

       /----------------------------------------------------\

       |          Подготовка архивного документа            |

       |              установленной формы                   |

       \----------------------------------------------------/

       /----------------------------------------------------\

       |         Выдача исполнителем результата             |

       |       предоставления муниципальной услуги          |

       \----------------------------------------------------/

       /----------------------------------------------------\

       |   Предоставление муниципальной услуги завершено    |

       \----------------------------------------------------/

Приложение N 2
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Информационное обеспечение граждан,
организаций и общественных объединений
на основе документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов"

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ
тематического запроса в архивный отдел Администрации городского округа Сухой Лог

1. Фамилия (если меняли, то указать старую фамилию), имя, отчество, год рождения лица, о котором запрашивается справка
2. Адрес, по которому проживает лицо, запрашивающее архивную справку, контактный телефон
3. О чем запрашивается справка
4. Указать точное место предоставления запроса (куда предоставляется)

Дата _______________

Подпись ___________________