Глава 3. Бланки документов

Глава 3. Бланки документов

3.1. Бланки документов и требования к ним.

При подготовке и оформлении документов в Администрации города и ее подразделениях необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

1) документы Администрации города оформляются на бланках установленной формы и имеют обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке в соответствии с требованиями, установленными к настоящей Инструкции (Приложение N 4);

2) документы, издаваемые от имени двух или более организаций, могут оформляться без бланка на стандартных листах бумаги;

3) бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) и А6 (105х148 мм):

формат А4 используется для изготовления бланков распорядительных документов, служебных писем, протоколов, договоров, актов;

формат А5 используется для изготовления телеграмм, справок;

формат A6 (105x148 мм) используется для изготовления бланка поручений руководителя.

3.2. В Администрации города применяются следующие бланки документов:

бланк письма Главы города Нижний Тагил (Приложение N 1);

бланк письма Администрации города Нижний Тагил (Приложение N 2);

бланк письма органа Администрации города Нижний Тагил (Приложение N 3);

бланк постановления Главы города Нижний Тагил (Приложение N 41);

бланк распоряжения Главы города Нижний Тагил (Приложение N 42);

бланк постановления Администрации города Нижний Тагил (Приложение N 43);

бланк распоряжения Администрации города Нижний Тагил (Приложение N 44);

бланк приказа первого заместителя, заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города (Приложение N 45);

бланк приказа органа Администрации города (Приложение N 46);

бланк поручения руководителя органа Администрации города (Приложение N 47).

В зависимости от размещения реквизитов устанавливаются два варианта бланков: угловой и продольный. Угловым бланком оформляются бланки писем Главы города, Администрации города и органов Администрации города. Продольным бланком оформляются распорядительные документы, протокол, бланк поручения руководителя.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов (Приложение N 4) размещаются центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

3.3. Бланки распорядительных документов, писем Главы города, Администрации города, органов Администрации города, актов и протоколов должны иметь поля не менее:

левое - 30 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

3.4. Бланки писем Главы города и Администрации города подлежат учету в журнале учета в соответствии с пунктом 3.10 настоящей главы.

Бланки писем Главы города и Администрации города изготовляются типографским способом. На бланках писем Главы города и Администрации города типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков.

3.5. Другие виды бланков могут изготовляться с помощью компьютера на белой бумаге высокого качества.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Реквизиты на бланке печатаются черной краской.

При подготовке документов в СЭД используются электронные шаблоны бланков документов.

3.6. На бланках писем Главы города, Администрации города и органов Администрации города, на бланках распорядительных документов Главы города и Администрации города воспроизводится герб города Нижний Тагил (далее - герб города).

Изображение герба города с короной и без короны является равнозначным.

Герб города в многоцветном варианте используется только на бланке письма Главы города.

3.7. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется в соответствии с правовыми актами Главы города, Администрации города.

3.8. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники Администрации города, могут быть написаны на стандартном листе бумаги от руки (заявление, объяснительная записка).

Обращения граждан и организаций могут быть написаны от руки.

3.9. Отдел по организационно-протокольной работе управления по организационно-массовой работе Администрации города (далее - отдел по организационно-протокольной работе):

получает заявки на изготовление бланков документов, а также их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу в отдел документационного обеспечения управления по организационно-массовой работе Администрации города (далее - отдел документационного обеспечения) изготовленных бланков документов.

3.10. Отдел документационного обеспечения осуществляет выдачу гербовых бланков писем Главы города, Администрации города и учет выданных бланков в специальном журнале (Приложение N 5).

Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в отдел документационного обеспечения.