Глава 12. Организация документов в делопроизводстве

Глава 12. Организация документов в делопроизводстве

12.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственные архивы Администрации города и ее структурных подразделений.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

12.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации города с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

12.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться регламентом Администрации города, положениями об органах Администрации города, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, примерными номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы, планами и отчетами о работе. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органов Администрации города, их виды, состав и содержание.

Номенклатура дел органа Администрации города в конце каждого года уточняется, подписывается (утверждается) руководителем не позднее 15 декабря и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел Администрации города в конце каждого года уточняется, вновь утверждается не позднее 25 декабря и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Электронная версия сводной номенклатуры дел представляется в отдел АУП для загрузки в систему электронного документооборота не позднее 25 декабря.

12.4. В Администрации города составляются номенклатуры дел органов Администрации города, не имеющих статуса юридического лица (Приложение N 29), номенклатуры дел территориальных и отраслевых органов Администрации города, имеющих статус юридического лица, а также отдела по делам архивов Администрации города (Приложение N 30) и сводная номенклатура дел Администрации города Нижний Тагил (Приложение N 31).

Территориальные и отраслевые органы Администрации города, имеющие статус юридического лица, отдел по делам архивов Администрации города наряду с Администрацией города Нижний Тагил формируют самостоятельные архивные фонды в городском архиве.

12.5. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа Администрации города.

Вновь созданный орган Администрации города, не имеющий статус юридического лица, обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел документационного обеспечения, вновь созданный орган Администрации города, имеющий статус юридического лица - в отдел по делам архивов.

Если в течение года в органах Администрации города возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

12.6. Номенклатура дел органа Администрации города, не имеющего статуса юридического лица, составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем органа и представляется в отдел документационного обеспечения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа Администрации города.

12.7. Сводная номенклатура дел Администрации города Нижний Тагил (далее - сводная номенклатура дел) составляется отделом документационного обеспечения на основе номенклатуры дел органов Администрации города при методической помощи отдела по делам архивов Администрации города Нижний Тагил (далее - отдел по делам архивов).

12.7.1. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия органов Администрации города. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации города.

12.7.2. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем отдела документационного обеспечения, согласовывается с экспертной комиссией Администрации города и утверждается Главой города.

12.7.3. Сводная номенклатура дел не реже одного раза в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления архивами Свердловской области (через отдел по делам архивов).

12.7.4. После утверждения сводной номенклатуры дел органы Администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

12.7.5. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдела документационного обеспечения. Второй - используется в качестве рабочего экземпляра в отделе документационного обеспечения, третий - в отделе по делам архивов.

12.7.6. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае значительных изменений функций и структуры Администрации города.

12.7.7. По окончании года в конце номенклатуры дел отделом документационного обеспечения делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

12.8. Номенклатура дел органа Администрации города, имеющего статус юридического лица и формирующего самостоятельный архивный фонд, составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи отдела по делам архивов.

Номенклатура дел подписывается составителем - ответственным за делопроизводство, согласовывается с экспертной комиссией органа, и утверждается руководителем органа Администрации города.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (отделы, сектора) органа Администрации города или направления деятельности (в случае отсутствия структуры).

Номенклатура дел органа Администрации города, имеющего статус юридического лица, не реже одного раза в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления архивами Свердловской области (через отдел по делам архивов).

Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел органа Администрации города является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй - используется в качестве рабочего, третий передается в отдел по делам архивов.

12.9. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с требованиями Приказа Росархива от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

12.9.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации города цифрового обозначения органа и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение органа Администрации города, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

12.9.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы);

название структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады), например:

     "Документы   о  проведении  тематических  выставок  (планы,  списки,

доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

     "Переписка    с    предприятиями    и   организациями  о  проведении

Международного дня инвалида".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

     "Переписка об организации семинаров и совещаний".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

     "Переписка   с  ОАО  "Высокогорский  горно-обогатительный  комбинат"

о...".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

     Например: "Квартальные отчеты управления о работе".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется обобщающий заголовок дела, например:

     "Документы  о  работе  предприятий  металлургической  промышленности

(справки, информации, сведения)".

Для документов, имеющих разный срок хранения, должно быть предусмотрено формирование двух разных дел, например, срок хранения годового плана - постоянный, а для квартальных планов - 3 года.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформлении дел.

Номенклатура дел органа Администрации города может иметь подразделы, которые соответствуют наименованиям отделов, секторов органа Администрации города.

Порядок расположения заголовков дел внутри раздела или подраздела номенклатуры дел органа определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел,

содержащих организационно-распорядительную документацию вышестоящей организации и самого подразделения (Положения, инструкции, постановления, распоряжения, приказы), затем - протоколы, планы, отчеты, доклады и докладные записки, сведения, акты, документы, списки, переписка.

12.9.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

12.9.4. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, по примерной номенклатуре дел или согласованный с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления архивами Свердловской области срок хранения.

12.9.5. В графе 5 "Примечание" указываются особенности формирования дел (например, "формируется по каждому отделу управления"), проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, "переходящее с 2014 г."), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган Администрации города для продолжения.

12.10. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В Администрации города дела формируются децентрализовано, то есть в органах Администрации города.

12.10.1. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в органах Администрации города, для формирования их в дела.

12.10.2. Контроль за правильным формированием дел в целом в Администрации города осуществляется отделом документационного обеспечения, а в органах Администрации города - ответственными за делопроизводство.

12.10.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов;

при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2".

12.10.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

12.10.5. Распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, формируются в одно дело с протоколом и являются приложением к нему.

12.10.6. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

12.10.7. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

12.11. Оформление дел - подготовка дел к хранению.

Оформление дела на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или коробках);

нумерацию листов дела;

составление внутренней описи документов дела;

составление листа-заверителя дела;

оформление обложки дела.

Подготовка электронных дел для передачи в архив предусматривает составление описи электронных дел документов.

Оформление дел проводится специалистами органов Администрации города, отвечающими за формирование дел, при методической помощи и под контролем ответственных за делопроизводство и отдела документационного обеспечения.

Дела в Администрации города подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

12.11.1. При заведении дела исполнителем, ответственным за формирование дела, на обложку выносится:

наименование органа Администрации города;

наименование отдела (если он имеется);

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела по номенклатуре;

срок хранения дела.

12.11.2. По окончании года проводится завершение оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, законченных делопроизводством:

Документы, составляющие дело на бумажном носителе, прошиваются на четыре прокола (три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них;

документы внутри дела систематизируются в прямом хронологическом порядке (самый ранний документ должен быть расположен в начале дела, а самый поздний - в конце);

из дела изымаются все черновики и копии материалов, металлические скрепления (булавки, скрепки);

все листы дела, кроме внутренней описи и листа - заверителя, нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются простым графитным карандашом в правом верхнем углу листа документа. Использование цветных карандашей и чернил для нумерации листов запрещается;

листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

12.11.3. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению страниц в деле.

12.11.4. Для учета документов в деле в начале дела на бумажном носителе, при необходимости, подшиваются листы внутренней описи документов дела (Приложение N 32), в конце каждого дела - лист-заверитель дела (Приложение N 33), заголовок дела на обложке, предусмотренный номенклатурой дел, уточняется в соответствии с требованиями установленных правил описания документов.

12.12. Все дела постоянного хранения и по личному составу подлежат обязательному переплету с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.

Работы по организации переплета дел осуществляет отдел документационного обеспечения и руководители органов Администрации города, самостоятельно передающих документы на муниципальное хранение.

12.13. Оформление обложек дел постоянного хранения и по личному составу осуществляется по установленной форме (Приложение N 34) после включения дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Управления архивами Свердловской области

12.14. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

12.15. При организация оперативного хранения документов с момента заведения и до включения дел постоянного хранения в описи дела хранятся по месту их формирования.

12.15.1. Руководители органов Администрации города и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

12.15.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

12.15.3. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

12.15.4. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

12.15.5. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение одного года, а затем сдаются в отдел документационного обеспечения, в самостоятельных структурных подразделениях - ответственным за архив.

12.16. Дела постоянного хранения и по личному составу после внесения их в описи, хранятся в отделе документационного обеспечения (ведомственном архиве аппарата Администрации города), а в органах Администрации города - у ответственных за архив, в условиях, обеспечивающих сохранность дел.

Постановления и распоряжения до передачи в отдел по делам архивов хранятся в отделе документационного обеспечения в запираемых металлических шкафах.

Документы постоянного хранения о приватизации жилого фонда хранятся в ведомственном архиве отдела по учету и распределения жилья Администрации города.

12.17. Выдача дел постоянного хранения и по личному составу из ведомственных архивов органов Администрации города, в том числе отдела документационного обеспечения, во временное пользование сотрудникам органов Администрации города производится под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается орган Администрации города, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

12.17.1. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам органов Администрации города на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

12.17.2. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя аппарата или руководителя органа Администрации города, формирующего самостоятельные архивные фонды, по актам.

12.17.3. Постановления и распоряжения во временное пользование не выдаются.

12.18. Изъятие документов из дел постоянного хранения не допускается.