Постановление Правительства Свердловской области от 5 ноября 2009 г. N 1604-ПП "Об утверждении Порядка предоставления сведений о количестве единиц хранения, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальных архивах муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, и Порядка заполнения отчетной формы о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области"

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", статьями 3, 6 Закона Свердловской области от 19 ноября 2008 года N 104-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области" ("Областная газета", 2008, 22 ноября, N 366-367) Правительство Свердловской области постановляет:

1. Утвердить:

1) Порядок предоставления сведений о количестве единиц хранения, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальных архивах муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области (прилагается);

2) Порядок заполнения отчетной формы о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области (прилагается).

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата Правительства Свердловской области, члена Правительства Свердловской области Шимановского С.Ю.

Председатель Правительства Свердловской области

В.А. Кокшаров

г. Екатеринбург

5 ноября 2009 года

N 1604-ПП

Порядок
предоставления сведений о количестве единиц хранения, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальных архивах муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области
(утв. постановлением Правительства Свердловской области от 5 ноября 2009 г. N 1604-ПП)

1. Настоящий Порядок предоставления сведений о количестве единиц хранения, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальных архивах муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области (далее - Порядок), определяет сроки предоставления и систему заполнения годовой формы учетного документа "Сведения о количестве и составе архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящиеся в муниципальном(ых) архиве(ах) муниципального образования" (далее - сведения) (форма прилагается) на архивные документы, относящиеся к государственной собственности Свердловской области и хранящиеся в муниципальных архивах муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области.

2. Порядок разработан в соответствии с приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы от 11.03.97 г. N 11, Законом Свердловской области от 19 ноября 2008 года N 104-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области" ("Областная газета", 2008, 22 ноября, N 366-367).

3. Общие положения:

1) сведения составляются структурным подразделением органа местного самоуправления муниципального образования, расположенного на территории Свердловской области, или муниципальным учреждением, созданным этим органом, осуществляющим комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - муниципальный архив);

2) сведения составляются ежегодно, отражают количество и состав архивных документов по состоянию на 31 декабря отчетного года, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальном архиве соответствующего муниципального образования;

3) сведения составляются в двух экземплярах на бумажном и электронном носителях, один экземпляр представляется в Управление архивами Свердловской области до 15 января года, следующего за отчетным, второй остается в муниципальном архиве;

4) к сведениям составляется пояснительная записка, в которой наряду с установленными позициями фиксируются особенности динамики количественных показателей по сравнению со сведениями, составленными в предыдущем году;

5) заполнение сведений осуществляется машинописным способом, исправления не допускаются. Все сведения приводятся в единицах измерения, указанных в сведениях; при отсутствии сведений в показателе указывается цифра "0";.

6) сведения подписываются руководителем муниципального архива или иным должностным лицом.

4. Порядок заполнения сведений:

Графа 1 "Количество фондов": каждый фонд учитывается в сведениях только один раз независимо от того, состоит ли он из архивных документов одного или нескольких видов (управленческая, научно-техническая документация, документы по личному составу, аудиовизуальные документы и так далее). Принадлежность фонда определяется по составу включенных в него документов:

1) в строке 101 "Документы на бумажной основе. Всего:" указывается сумма показателей строк 102-105 - количество архивных фондов, основу которых составляют архивные документы на бумажной основе;

2) в строке 102 "управленческая документация" указывается количество фондов, основу которых составляет управленческая документация на бумажной основе, несмотря на наличие в фонде документов по личному составу и иных документов;

3) в строке 103 "документы личного происхождения" указывается количество фондов личного происхождения, в том числе включающих аудиовизуальные документы (кино-, фото-, фоно-, видеодокументы);

4) в строке 104 "научно-техническая документация" указывается количество фондов, содержащих исключительно научно-техническую документацию;

5) в строке 105 "документы по личному составу" указывается количество фондов, содержащих исключительно документы по личному составу;

6) в строках 106-110 указывается количество соответствующих архивных фондов, состоящих исключительно из аудиовизуальных или электронных документов;

7) в строке 111 "Микроформы на правах подлинников" указывается количество архивных коллекций и фондов, состоящих только из микрофильмов и (или) микрофиш на правах подлинников*;

8) в строке 112 "Итого:" указывается сумма строк 101, 106-111 - общее количество архивных фондов.

Графа 2 "Количество единиц хранения. Всего": в графе указываются все архивные документы, внесенные в архивные описи и неописанные, относящиеся к государственной собственности Свердловской области и хранящиеся в муниципальном архиве.

Количество не прошедших научного описания и не внесенных в архивные описи документов указывается в условных единицах хранения (кроме подокументно учтенных материалов, как правило, личного происхождения):

1) в строке 101 "Документы на бумажной основе. Всего:" указывается сумма показателей строк 102-105 - количество всех архивных документов на бумажной основе в единицах хранения;

2) в строке 102 "управленческая документация" указывается суммарное количество единиц хранения управленческой документации на бумажной основе. В этом показателе учитываются также документы по личному составу, прошедшие в установленном порядке экспертизу ценности после истечения предельного срока их временного хранения и отобранные на постоянное хранение;

3) в строке 103 "документы личного происхождения" указывается суммарное количество документов личного происхождения. При подокументном учете неописанных материалов их объем в документах указывается только в строке 103 "Примечание" к данному разделу;

4) в строках 104-111 указывается количество единиц хранения архивных документов из числа включенных (или планируемых к включению) в самостоятельные описи соответственно научно-технической документации, документов по личному составу, кино-, фото-, фоно-, видео-, электронных документов, микроформ на правах подлинников**;

5) в строке 112 "Итого:" указывается сумма показателей строк 101, 106-111 - общее количество единиц хранения архивных документов, внесенных в архивные описи и неописанных.

Графа 3 "Количество единиц хранения, внесенных в описи": в графе указываются все архивные документы, внесенные в архивные описи, относящиеся к государственной собственности Свердловской области и хранящиеся в муниципальном архиве.

Графа 4 "Количество учтенных особо ценных единиц хранения": указывается количество выявленных и учтенных в установленном порядке особо ценных единиц хранения. В пояснительной записке к сведениям кратко характеризуется их состав.

В "Примечании" в графе 1 "Количество единиц учета. Всего":

1) в строках 106, 108-110 указывается количество единиц учета из числа включенных (или планируемых к включению) в самостоятельные описи соответственно кино-, фоно-, видео-, электронных документов, объем которых в единицах хранения учтен в соответствующих показателях строк 106, 108-110 графы 2 "Количество единиц хранения. Всего";

2) в строке 111 указывается количество кадров микроформ на правах подлинников, объем которых в единицах хранения учтен в показателе строки 111 графы 2 "Количество единиц хранения. Всего";

3) в строке 103 указывается количество не внесенных в описи документов личного происхождения, не учтенных в строке 103 графы 2 "Количество единиц хранения. Всего" (строка заполняется только в случае организации подокументного учета неописанных документов).

Графа 3 "Количество единиц учета, внесенных в описи": в строках 106, 108-110 указывается количество единиц учета из числа включенных в самостоятельные описи соответственно кино-, фоно-, видео-, электронных документов. Показатели строк графы 3 являются составной частью соответствующих показателей строк графы 2.

5. В пояснительной записке приводится информация, объясняющая указанные в сведениях цифровые показатели.

* Под микроформами на правах подлинников понимаются микрофильмы, изготовленные и оформленные в соответствии с ГОСТ 13.1.101.-93 "Микрофильмы на правах подлинников", а также микрофильмы и микрофиши, отснятые с подлинных архивных документов, являющихся собственностью иностранных государств.

** За единицу хранения микроформ на правах подлинников принимается физически обособленный рулон или комплекс микрофиш, хранящихся в одном конверте, вне зависимости от количества отснятых на нем дел и документов оригинала.

К Порядку предоставления
сведений о количестве единиц хранения,
относящихся к государственной собственности
Свердловской области и хранящихся в
муниципальных архивах муниципальных
образований, расположенных
на территории Свердловской области

Форма

Сведения о количестве и составе архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальном(ых) архиве(ах) муниципального образования ____________________________на 31 декабря 20__ года

Показатели	Код строки	Количество фондов	Количество единиц хранения
			Всего	в том числе
				внесенных в описи	учтенных особо ценных
А	Б	1	2	3	4
Документы на бумажной основе. Всего:	101
в том числе: управленческая документация	102
документы личного происхождения	103
научно-техническая документация	104
документы по личному составу	105				X
Кинодокументы	106
Фотодокументы	107
Фонодокументы	108
Видеодокументы	109
Электронные документы	110
Микроформы на правах подлинников	111
Итого:	112

Примечание:

Показатели	Код строки	Количество единиц учета
		Всего	в том числе внесенных в описи
А	Б	1	2
Кинодокументы	106
Фонодокументы	108
Видеодокументы	109
Электронные документы	110
Микроформы на правах i подлинников (кадров)	111
Документы личного происхождения, не внесенные в описи (документов)	103

Руководитель дата	подпись	расшифровка подписи
Инициалы и фамилия, номер телефона исполнителя

Порядок
заполнения отчетной формы о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области
(утв. постановлением Правительства Свердловской области от 5 ноября 2009 г. N 1604-ПП)

1. Порядок заполнения отчетной формы о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области (далее - Порядок), определяет форму отчета о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области, порядок ее заполнения и сроки представления.

2. Порядок разработан в соответствии с приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", Законом Свердловской области от 19 ноября 2008 года N 104-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области" ("Областная газета", 2008, 22 ноября, N 366-367).

3. Общие положения:

1) отчет составляется структурным подразделением органа местного самоуправления муниципального образования, расположенного на территории Свердловской области, или муниципальным учреждением, созданным этим органом, осуществляющим комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - муниципальный архив);

2) отчет состоит из отчетной формы "Отчет о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области" (далее - отчетная форма) (прилагается) и пояснительной записки к ней;

3) в Управление архивами Свердловской области представляются отчетная форма и пояснительная записка к ней ежеквартально и за год до 25 числа последнего месяца квартала и до 20 декабря отчетного года соответственно;

4) отчетная форма составляется на бумажном и электронном носителях в двух экземплярах, один из которых представляется в Управление архивами Свердловской области, второй остается в муниципальном архиве;

5) заполнение отчетной формы осуществляется машинописным способом, при заполнении дробных данных используется символ "/" (слэш), исправления не допускаются. Все сведения даются в тысячах единиц измерения с точностью до тысячного знака.

4. Порядок заполнения отчетной формы.

В строке 101 указываются объемы работ по переплету, подшивке и ремонту архивных документов, дезинфекции, дезинсекции, выполненных как в лабораториях, так и непосредственно в муниципальном архиве. При этом следует иметь в виду, что если подшитые и переплетенные дела вынужденно расшивались при подготовке их к микрофотокопированию, при проведении усовершенствования описей дел, описания, а затем вновь были переплетены (подшиты), их объем не включается в сведения. Исключение составляют дела, качество переплета и подшивки которых обуславливает необходимость проведения этой работы вне зависимости от их копирования.

В строке 102 указывается объем работ по картонированию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области, на бумажной основе в единицах хранения.

В строке 103 указывается объем смикрофильмированных единиц хранения (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов). В "Дополнении" к строке 103, графе 1, указывается количество кадров негативов, отснятых на рулонной пленке или микрофишах.

В графе 7 "Примечание" указываются дробью: в числителе - объем единиц хранения, на которые создан в муниципальном архиве страховой фонд по состоянию на 31 декабря отчетного года, согласно паспортным данным, в знаменателе - общий объем единиц хранения, подлежащих страховому копированию по состоянию на 31 декабря отчетного года. Графа 7 "Примечание" заполняется также в случае, если создание страхового фонда в течение года не проводилось.

В строках 201-202 в графах 1-7 указывается количество единиц хранения, принятых на постоянное хранение от областных организаций, дифференцировано по видам документов, отчетные данные о приеме документов от граждан (в условных единицах из расчета: 1 условная единица равна одному документу на двадцати и более листах, альбому, рукописи, микрофильму или двадцати листам малообъемных документов), а также в графе 8 - отчетные данные о приеме документов по личному составу от организаций; в графе 9 указываются дробью: в числителе - количество органов государственной власти Свердловской области, иных государственных органов Свердловской области, государственных унитарных предприятий Свердловской области и государственных учреждений Свердловской области, включенных в список источников комплектования муниципального архива в отчетном году, в знаменателе - общее количество органов государственной власти Свердловской области, иных государственных органов Свердловской области, государственных унитарных предприятий Свердловской области и государственных учреждений Свердловской области, включенных в список источников комплектования муниципального архива.

В строке 203 в графах 1-7 указывается количество единиц хранения, внесенных в описи дел, утвержденных экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области, дифференцировано по видам документов.

В строке 204 в графах 1-7 указывается количество единиц хранения архивных документов, переданных из одной формы собственности в другую, дифференцировано по видам документов. В строке "Примечание" указываются конкретные номера переданных фондов. В пояснительной записке указываются конкретные сведения о принятых нормативно-правовых актах о передаче собственности на архивные документы и собственниках.

В строке 301:

1) в графе 1 указывается суммарное количество информационных мероприятий, проведенных в течение отчетного квартала/года с использованием архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области: выставки и экскурсии по ним, подборки архивных документов, созданные сайты, разделы сайтов, конференции, публикации и статьи в средствах массовой информации, радио-телепередачи, инициативные информации, школьные уроки, семинары, лекции, учебы для организаций - источников комплектования муниципального архива. В строке "Примечание" указывается количество посетителей мероприятий;

2) в графе 2 указывается количество исполненных по архивным документам, относящимся к государственной собственности Свердловской области, запросов физических и юридических лиц, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации за отчетный квартал/год. В строке "Примечание" указывается дробью: в числителе - количество запросов, исполненных с положительным результатом, в знаменателе - количество запросов, исполненных в установленные законодательством сроки;

3) в графе 3 учитывается количество фактических посещений пользователями читального зала муниципального архива в течение отчетного квартала/года. В строке "Примечание" указывается общее количество пользователей, работавших в читальном зале;

4) в графе 4 указывается количество проведенных обследований документационного обеспечения управления и условий хранения архивных документов в архивах организаций - источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, относящиеся к государственной собственности Свердловской области, в муниципальный архив за отчетный квартал/год. В строке "Примечание" указывается количество проведенных консультаций;

5) в графе 5 указывается суммарное количество пользователей архивной информации, включая работавших в читальном зале, граждан, обратившихся с запросами, посетителей мероприятий, проведенных муниципальным архивом с использованием архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области. В строке "Примечание" указывается количество исполненных тематических запросов, в том числе исполненных информации для органов власти;

6) в графе 6 указывается суммарное количество единиц хранения, относящихся к государственной собственности Свердловской области, выданных пользователям в читальный зал, во временное пользование по запросам сторонних организаций, а также сотрудникам муниципального архива для исполнения запросов, экспонирования документов на выставках, подготовки информации, статей, публикаций, теле-, радиопередач, исторических справок. В строке "Примечание" указывается количество выданных дел фонда пользования.

В строке 401:

1) в графе 1 указывается площадь помещений архива, оснащенных современной системой пожарной сигнализации в течение года. Под современными системами пожарной сигнализации понимаются системы, находящиеся в эксплуатации не более 10 лет. В строке "Примечание" указываются дробью: в числителе - общая площадь помещений архива, оснащенных современными системами пожарной сигнализации, по состоянию на 20 декабря отчетного года; в знаменателе - общая площадь помещений архива, оборудованных и требующих оборудования указанной системой. Строка "Примечание" заполняется также в случае, если в течение года работы по оснащению архивных площадей указанными системами не проводились;

2) графа 2 заполняется по аналогии с графой 1;

3) графа 3 заполняется по аналогии с графой 1;

4) в графе 4 указывается суммарная площадь введенных в эксплуатацию в течение года новых помещений любого производственного назначения, в том числе архивохранилищ, рабочих комнат, а также реконструированных архивохранилищ;

5) в графе 5 указывается суммарный прирост в течение отчетного года протяженности архивных полок за счет оснащения стеллажным оборудованием. В строке "Примечание" указывается общая протяженность архивных полок по состоянию на 31 декабря отчетного года;

6) в графе 6 указывается количество приобретенных компьютеров в течение года. В строке "Примечание" указывается наличие в архиве локальной сети (да/нет);

7) в графе 7 указывается количество приобретенных контрольно-измерительных приборов для фиксации температурно-влажностного режима в архивохранилище. В строке "Примечание" указывается количество приобретенных увлажнителей воздуха.

5. В пояснительной записке приводится информация, объясняющая указанные в отчетной форме цифровые показатели.

К Порядку заполнения отчетной формы о деятельности
органов местного самоуправления муниципальных образований,
расположенных на территории Свердловской области,
по хранению, комплектованию, учету и использованию
архивных документов, относящихся к государственной
собственности Свердловской области

Форма

Отчет о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области за _______________ квартал/год __________ года

Представляют	Сроки представления отчета
Архивные органы и учреждения муниципальных образований в Свердловской области	до 20 декабря отчетного года

1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

код строки	Виды работ	(единицы хранения)						Примечание
		на бумажной основе	кино	фото	фоно	видео	страховой фонд
А	Б	1	2	3	4	5	6	7
101	Работы по улучшению физического состояния дел						Х
102	Картонирование							Х
103	Создание страхового фонда						Х

Дополнение:	Графа 1, строка 103
	кадров

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

код строки	Виды работ		тысяч единиц хранения								(количество)
			управленческая документация	документы личного происхождения	НТД	кино	фото	фоно	видео	по личному составу	областные организации - источники комплектования
А	Б		1	2	3	4	5	6	7	8	9
201	Прием документов	от организаций		Х
202		от граждан	Х		Х					Х
203	Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации									Х	Х
204	Передача документов из одной формы собственности в другую										Х
Примеча ние	Номера фондов									Х	Х

3. Предоставление информационных услуг и использование документов

код строки	Проведение информационных мероприятий	Исполнение социально-правовых запросов	Посещение читального зала	Работа с областными организациями - источниками комплектования	Пользователи архивной информацией	Выдача документов пользователям
А	1	2	3	4	5	6
301
Примеча ние

4. Материально-техническая база

код строки	Площадь помещений (кв.м)				Прирост протяженности архивных полок (погонные метры)	Количество приобретенных компьютеров	Количество приобретенных контрольно измерительных приборов для фиксации температурно-влажностного режима
	оснащенных современными системами пожарной сигнализации	оснащенных современными системами охранной сигнализации	оснащенных действующими системами автоматического пожаротушения	введенных в эксплуатацию (новых или реконструированных)
А	1	2	3	4	5	6	7
401
Примечание				Х

Руководитель муниципального архива	________________________________________________________
	(должность)	(ФИО)	(подпись)
___________________________________ 20___ г.