Глава 3. Упорядочение документов, поступивших от органов Администрации города (п.п. 20 - 31)

Глава 3. Упорядочение документов, поступивших от органов Администрации города

20. Основанием для начала административной процедуры "Упорядочение документов, поступивших от органов Администрации города" является прием документов постоянного срока хранения и по личному составу от органов Администрации города в Архив Администрации города Екатеринбурга.

21. В целях упорядочения документов Отдел по делам архивов проводит комплекс работ по описанию и оформлению дел в соответствии с Основными правилами.

22. Экспертиза ценности документов проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень), и утвержденной номенклатуры дел Администрации города Екатеринбурга путем полистного просмотра документов.

23. Систематизация дел органов Администрации города проводится в соответствии с утвержденной структурой Администрации города Екатеринбурга и в хронологическом порядке.

24. В целях закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу.

25. Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе по форме, установленной Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.

Лист-заверитель подшивается в конце дела, в нем указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, проставляется подпись составителя с указанием должности и даты.

26. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона.

27. После завершения формирования дел оформляются обложки дел по форме, установленной Основными правилами.

28. На все сформированные и оформленные дела постоянного срока хранения и по личному составу составляются соответствующие годовые разделы описей дел.

Дела включаются в годовой раздел описи дел в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел по каждому органу Администрации города отдельно. В конце описи заполняется итоговая запись описи.

29. К каждой описи дел составляются дополнения к предисловию и дополнение к исторической справке.

Дополнение к предисловию к описи дел содержит особенности формирования дел и составления описи.

Дополнение к исторической справке содержит сведения о переименовании, создании, реорганизации или ликвидации органов Администрации города, краткую характеристику о составе и содержании документов в делах.

Описи дел, дополнения к предисловиям к описям, дополнения к историческим справкам подписывает специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга.

30. Составленные описи дел постоянного срока хранения и по личному составу представ