Постановление Администрации г. Курска от 29 декабря 2010 г. N 4421 "Об утверждении административного регламента комитета организационной и кадровой работы Администрации города Курска по предоставлению муниципальной услуги по предоставлению архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов"

С изменениями и дополнениями от:

24 октября 2012 г.

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 N 210 "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Законом Курской области от 21.12.2005 N 97-ЗКО "Об архивном деле в Курской области", постановлением Администрации города Курска от 21.09.2009 N 2193 "Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций (предоставления муниципальных услуг)" постановляю:

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Номер названного Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" вместо "N 210" следует читать "N 210-ФЗ"

1. Утвердить прилагаемый административный регламент комитета организационной и кадровой работы Администрации города Курска по предоставлению муниципальной услуги по предоставлению архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов.

2. Управлению информации и печати Администрации города Курска (Калинин В.Я.) разместить административный регламент в сети "Интернет" на официальном сайте Администрации города Курска и опубликовать в средствах массовой информации.

3. Постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Глава Администрации г. Курска

Н.И. Овчаров

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Курска от 24 октября 2012 г. N 3807 настоящий Регламент изложен в новой редакции

См. текст Регламента в предыдущей редакции

Административный регламент
комитета организационной и кадровой работы Администрации города Курска по предоставлению муниципальной услуги по предоставлению архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов
(утв. постановлением Администрации г. Курска
от 29 декабря 2010 г. N 4421)

С изменениями и дополнениями от:

24 октября 2012 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги по предоставлению архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов (далее - муниципальная услуга) разработан с целью совершенствования работы архивного отдела по исполнению запросов граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности и повышения качества информационного обеспечения документной информацией физических и юридических лиц, и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела комитета организационной и кадровой работы Администрации города Курска, а также порядок взаимодействия архивного отдела с областными государственными и муниципальными архивами, органами местного самоуправления и организациями всех форм собственности при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

1.2. Заявителями являются юридические и физические лица Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации. Заявители имеют право обращаться лично или через законных представителей и (или) направить письменное обращение.

1.3. Место нахождения архивного отдела комитета организационной и кадровой работы Администрации города Курска и его почтовый адрес: 305004, г. Курск, ул. Сторожевая, 6-а. Проезд троллейбусом до остановки "Улица им. Гоголя. Картинная галерея". Телефоны архивного отдела: 52 - 16 - 30; 56 - 13 - 50.

Информация по процедуре предоставления муниципальной услуги может предоставляться:

- на стендах, стационарных и переносных, в помещении для приема посетителей;

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении.

Посредством справочных телефонов архивного отдела можно получить информацию:

- о режиме работы архивного отдела;

- о полном почтовом адресе архивного отдела;

- о требованиях к письменному запросу;

- о процедуре предоставления муниципальной услуги.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения работники архивного отдела, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, подробно и в вежливой (корректной) форме информируют заявителей по интересующим их вопросам со ссылкой на источники.

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут.

В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование должен переадресовать (перевести) звонок заявителя на другое должностное лицо, или рекомендовать обратиться за необходимой информацией в письменном виде, или назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы отдела).

Работник архивного отдела обязан сообщить лицу график приема лиц при предоставлении муниципальной услуги, точный почтовый адрес архивного отдела (при необходимости - способ проезда к нему, требования к письменному запросу).

Звонки от лиц по вопросу информирования о порядке предоставления муниципальной услуги принимаются ежедневно с 9.00 до 18.00, перерыв с 13.00 до 14.00 (суббота, воскресенье - выходной).

По телефону должностные лица архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации информационного обеспечения организаций и граждан.

При информировании по письменным обращениям ответ с указанием фамилии, инициалов и номера телефона исполнителя направляется почтой в адрес заявителя.

Сведения о графике работы архивного отдела размещаются на вывеске у центрального входа. График работы архивного отдела: понедельник-пятница с 9.00 до 18.00, перерыв с 13.00 до 14.00. Телефоны архивного отдела: 52 - 16 - 30; 56 - 13 - 50.

График приема посетителей: понедельник, вторник и пятница с 9.00 до 13.00.

Электронный адрес Администрации города Курска: gorod@kurskadmin.ru. Официальный сайт Администрации города Курска: www.kurskadmin.ru.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1 Наименование муниципальной услуги

2.1.1. Предоставление архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов.

2.2 Наименование органа предоставляющего муниципальную услугу

2.2.1. Уполномоченным органом по предоставлению муниципальной услуги по предоставлению архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности (далее - заявителей) на основе архивных документов является комитет организационной и кадровой работы Администрации города Курска.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1.2.2. Непосредственно муниципальную услугу по предоставлению архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов осуществляет архивный отдел комитета организационной кадровой работы Администрации города Курска (далее - архивный отдел)

2.3 Результат предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

1) архивная справка - документ архивного отдела, составленный на бланке отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

2) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

3) архивная выписка - документ архивного отдела, составленный на бланке отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

4) информационное письмо - письмо, составленное на бланке архивного отдела, содержащее:

- информацию о хранящихся в архивном отделе архивных документах (или их отсутствии) по определенной проблеме, теме;

- уведомление заявителя о переадресовании запроса в соответствующие органы и организации, которые располагают документами, необходимыми для предоставления муниципальной услуги;

- уведомление заявителя об отказе исполнения муниципальной услуги по существу;

5) тематическая подборка копий архивных документов - систематический комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме;

6) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров;

7) подлинник собственной трудовой книжки.

2.3.2. Процедура исполнения муниципальной услуги завершается направлением заявителю результата в письменной форме на русском языке - государственном языке Российской Федерации.

2.4 Сроки предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Срок исполнения муниципальной услуги в архивном отделе не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации заявления /запроса/.

При необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, руководителем архивного отдела или уполномоченным им должностным лицом принимается решение об увеличении срока предоставления муниципальной услуги не более чем на 30 календарных дней, о чем уведомляется заявитель.

2.4.2. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, рассматривается в первоочередном порядке, в установленные законодательством или согласованные с ними сроки.

2.4.3. В случае поступления обращения (запроса), не относящегося к составу хранящихся в архивном отделе документов, данное обращение (запрос) в течение 5 календарных дней со дня его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя.

2.4.4. При поступлении в архивный отдел запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, специалист отдела в 7-дневный срок запрашивает у заявителя необходимые уточнения и дополнительные сведения.

2.5 Правовое основание для предоставления муниципальной услуги

2.5.1. Предоставление муниципальной услуги по предоставлению муниципальной услуги по предоставлению архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета", 05.05.2006 N 95);

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", 30.07.2010 N 168);

Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003 г. N 40, ст. 3822);

Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007 г. N 10, ст.1152);

Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290 "О Федеральном архивном агентстве" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. N 25, ст. 2572);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007 N 20);

Приказом Росархива от 09.03.2005 N 17 "Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 18.07.2005 N 29);

Законом Курской области от 21 декабря 2005 г. N 97-ЗКО "Об архивном деле в Курской области" ("Курская правда", 27.12.2005, N 263);

Законом Курской области от 30 мая 2008 г. N 32-ЗКО "О порядке рассмотрения обращений граждан в Курской области" ("Курская правда", 11.06.2008, N 83 - 86);

Постановлением Администрации города Курска от 29.12.2011 N 4017 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг";

Постановлением главы Администрации города Курска от 13.05.2008 N 16 "Вопросы комитета организационной и кадровой работы Администрации города Курска".

2.6 Исчерпывающий перечень необходимых документов для предоставления муниципальной услуги

2.6.1. Заявители при личном обращении за получением муниципальной услуги представляют в архивный отдел следующие документы:

заявление о предоставлении муниципальной услуги;

документ, удостоверяющий личность заявителя;

документы, имеющиеся в наличии у заявителя и относящиеся к существу заявления (подлинники и копии);

документ, подтверждающий полномочия представителя по закону, доверенности или договору.

2.6.2. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес архивного отдела. В запросе (заявлении) должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

- почтовый адрес заявителя, для юридического лица - юридический адрес;

- интересующая тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форма получения заявителем информации (архивная справка, архивная выписка или архивная копия);

- дата;

- подпись.

2.6.3. В заявлении о предоставлении информации, связанной с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации (запросе социально-правового характера) указывается следующее:

- название, ведомственная подчиненность и адрес организации, период работы, должность (запрос о стаже работы);

- название, ведомственная подчиненность и адрес организации, период работы, должность, структурное подразделение: цех, отделение, отдел, управление (запрос о заработной плате);

- фамилия, имя, отчество награжденного лица, дата, номер и название акта о награждении, название награды, место работы на момент награждения (запрос о награждении).

В заявлении о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематическом запросе) указываются с возможной полнотой следующие сведения, необходимые для его исполнения:

- полное наименование организации, дата ее создания, сведения об учредителе (запрос по истории создания и деятельности организаций);

- дата, номер, название акта и наименование органа (организации), принявшего его (запрос о предоставлении копий актов органов местного самоуправления, организации, регламентирующих исполнение ими своих функций);

- дата, номер акта о выделении земельного, садового участка, квартиры и наименование органа, издавшего данный акт (запрос о выделении земельных, садовых участков, квартир).

2.7 Указание на запрет требовать от заявителя

Не допускается требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами РФ, нормативными правовыми актами Курской области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении органов, предоставляющих муниципальную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении муниципальной услуги.

2.8 Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.8.1. Заявителю может быть отказано в приеме документов для предоставления муниципальной услуги в случае, если представлен неполный перечень документов, определенных в п. 2.6 настоящего Регламента, либо представленные документы не соответствуют установленным п. 2.6 настоящего Регламента требованиям.

Об отказе в приеме документов для предоставления муниципальной услуги заявитель уведомляется письмом архивного отдела или устно во время личного обращения.

2.9 Исчерпывающий перечень оснований приостановления предоставления муниципальной услуги

2.9.1. Предоставление муниципальной услуги может быть приостановлено в случае:

возникшей в период рассмотрения обращения (запроса) необходимости в получении от пользователя дополнительных сведений или уточнений сведений, изложенных в обращении (запросе) или прилагаемых к нему документах.

О приостановлении предоставления муниципальной услуги заявитель информируется письмом архивного отдела, в котором запрашиваются дополнительные сведения и уточнения.

2.10 Исчерпывающий перечень оснований отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.10.1. В предоставлении муниципальной услуги может быть отказано в случаях:

- отсутствия в запросе необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации;

- отсутствия у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;

- отсутствие информации, позволяющей идентифицировать автора: отсутствие наименования юридического лица, фамилии, имени, отчества физического лица, почтового адреса заявителя;

- наличия текста, не поддающегося прочтению;

- наличия в тексте ненормативной лексики и оскорбительных высказываний;

- отсутствия необходимого информационного документального комплекса для исполнения запросов.

Об отказе в предоставлении муниципальной услуги заявитель уведомляется письмом архивного отдела или устно во время личного обращения.

2.11 Порядок, размер и основания взимания платы при предоставлении муниципальной услуги

Муниципальная услуга по предоставлению архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов предоставляется на бесплатной основе.

2.12 Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

2.12.1. Максимально допустимое время ожидания пользователем в очереди при подаче заявлений в архивный отдел для получения муниципальной услуги составляет 30 минут.

2.12.2. Максимально допустимое время ожидания при получении документов, перечень которых установлен в пункте 2.3 настоящего Регламента, - 20 минут.

2.13 Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

2.13.1. При приеме документов от заявителя при его личном обращении заявление (запрос) заявителя регистрируется в журнале регистрации заявлений граждан в день обращения. Максимальный срок выполнения действия составляет 10 мин.

2.13.2. Письменное заявление (запрос), поступившее в архивный отдел по почте, регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции в день поступления заявления (запроса). Максимальный срок выполнения действия 5 мин. на каждое заявление (запрос).

2.13.3. Заявление (запрос), поступивший по электронной почте на адрес Администрации города Курска, распечатывается на бумажном носителе, передается в архивный отдел и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным обращением. Максимальный срок выполнения действия 5 мин. на каждое заявление (запрос).

2.13.4. При получении заявления (запроса) по факсимильной связи его регистрация осуществляется в журнале регистрации входящей корреспонденции в день поступления заявления (запроса). Максимальный срок выполнения действия 5 мин. на каждое заявление (запрос).

2.14 Требования к помещениям, в котором предоставляется муниципальная услуга.

2.14.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги располагается на первом этаже здания по адресу: г. Курск, ул. Сторожевая, 6-а.

2.14.2. Фасад здания, в котором располагается архивный отдел, оборудован вывеской с указанием информации о наименовании отдела, его подчиненности и графика работы.

2.14.3. В коридоре помещения архивного отдела установлены стол, оборудованный письменными принадлежностями и бланками заявлений, стулья для ожидания заявителями очередности приема. На стене коридора оборудован стенд, предназначенный для ознакомления заявителей с информационными материалами.

2.14.4. На информационных стендах, оборудованных при входе в помещение, размещается следующая обязательная информация:

- образец заполнения заявления получателем муниципальной услуги;

- перечень документов, представляемых получателями муниципальной услуги;

- основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- процедура предоставления муниципальной услуги в виде блок-схемы;

- порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц архивного отдела.

2.14.5. Прием заявителей для исполнения муниципальной услуги осуществляется в отдельном кабинете, оснащенном телефоном, компьютером и другой оргтехникой, и оборудованном средствами пожаротушения.

2.15 Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.15.1. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги и условий ожидания приема;

- своевременное полное информирование о муниципальной услуге посредством форм информирования, предусмотренных в п. 1.3 настоящего Регламента;

- обоснованность отказов в предоставлении муниципальной услуги;

- соответствие должностных инструкций ответственных должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, административному регламенту в части описания в них административных действий, профессиональных и навыков;

- ресурсное обеспечение исполнения административного регламента.

Соответствие исполнения административным регламентом требованиям к качеству и доступности предоставления муниципальной услуги осуществляется на основе анализа практики применения административного регламента.

Результаты анализа практики применения административного регламента используются для принятия решения о необходимости внесения соответствующих изменений в административный регламент в целях оптимизации административных процедур, уменьшение сроков исполнения административных процедур и административных действий.

2.15.2. Основными показателями доступности муниципальной услуги являются:

1) предоставление муниципальной услуги на бесплатной основе;

2) размещение на официальном сайте Администрации города Курска информации о предоставлении муниципальной услуги, включающей:

- процедуру предоставления муниципальной услуги в текстовом виде или в виде блок-схемы;

- перечень необходимых документов, предоставляемых для получения муниципальной услуги;

- перечень оснований для отказа в приеме документов и предоставлении муниципальной услуги;

3) консультирование по предоставлению информации о муниципальной услуге при личном обращении, письменном и по телефону по следующим вопросам:

- о нормативно-правовых актах, на основании которых осуществляется данная муниципальная услуга;

- о требованиях к оформлению заявлений;

- о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- о входящих номерах, под которыми зарегистрированы обращения.

Консультирование по иным вопросам осуществляется на основании письменных обращений юридических и физических лиц.

3. Административные процедуры

3.1 Состав и последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает следующие административные процедуры:

прием и регистрация заявлений (запросов) на исполнение муниципальной услуги;

рассмотрение заявлений (запросов) начальником архивного отдела;

анализ тематики поступивших обращений;

направление заявлений (запросов) по результатам их рассмотрения на исполнение по принадлежности;

поиск архивных документов, необходимых для исполнения заявлений (запросов);

подготовка ответов заявителям;

личное вручение или отправка по почте архивной справки, архивной копии, архивной выписки.

Блок-схема исполнения муниципальной услуги прилагается (Приложение).

3.2 Прием и регистрация заявлений (запросов) на исполнение муниципальной услуги

3.2.1. Юридическим фактом для начала административной процедуры по приему и регистрации заявлений (запросов) является личное (очное) обращение пользователя в архивный отдел или получение архивным отделом письменного заявления (запроса).

3.2.2. Специалист архивного отдела, осуществляющий прием документов от пользователя при его личном обращении, проверяет наличие у него документов, установленных в пункте 2.6.1 настоящего Регламента. Максимальный срок выполнения действия составляет 5 мин.

3.2.3. В случае, если заявителем представлен неполный перечень документов, либо представленные документы не соответствуют установленным настоящим Регламентом требованиям, специалист, осуществляющий прием документов от пользователя при его личном обращении, возвращает их пользователю и разъясняет причины возврата.

3.2.4. В случае, если представленные заявителем документы соответствуют установленным настоящим Регламентом требованиям, специалист архивного отдела, осуществляющий прием документов от заявителя при его личном обращении:

- принимает заявление (запрос) заявителя вместе с приложенными к нему документами (при наличии их у пользователя);

- регистрирует заявление (запрос) заявителя в журнале регистрации заявлений граждан в день обращения;

- выдает заявителю расписку о принятии документов с указанием даты и регистрационного номера заявления (запроса).

Максимальный срок выполнения действия составляет 10 мин.

3.2.5. Письменное заявление (запрос), поступившее в архивный отдел по почте, регистрируется работником архивного отдела, ответственным за регистрацию поступающих документов, в журнале регистрации входящей корреспонденции в день поступления заявления (запроса).

Максимальный срок выполнения действия 5 мин. на каждое заявление (запрос).

3.2.6. Заявление (запрос), поступивший по электронной почте на адрес Администрации города Курска, распечатывается на бумажном носителе, передается в архивный отдел и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.2.7. При получении заявления (запроса) по факсимильной связи его регистрация осуществляется в журнале регистрации входящей корреспонденции в день поступления заявления (запроса).

3.3 Рассмотрение заявлений (запросов) начальником архивного отдела.

3.3.1. Юридическим фактом для начала административной процедуры по рассмотрению заявлений (запросов) начальником архивного отдела (заместителем начальника) является их передача начальнику архивного отдела (заместителю начальника).

3.3.2. Начальник архивного отдела рассматривает заявления (запросы) и принимает одно из следующих решений:

- принять к исполнению заявления (запросы);

- переадресовать заявления (запросы) в государственные архивы Курской области, органы государственной власти Курской области, органы местного самоуправления, организации для ответа заявителю;

- в случае если обращение (запрос) не может быть исполнен, заявителю направляется информационное письмо с объяснением причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д.

Решение оформляется в виде резолюции, в которой указывается существо решения и должностное лицо, ответственное за его исполнение.

Срок рассмотрения запроса начальником архивного отдела не более 3-х дней со дня его поступления.

3.4 Анализ тематики поступивших заявлений (запросов)

3.4.1. Заявление (запрос) с резолюцией начальника архивного отдела (заместителя начальника) передаются для исполнения специалистам архивного отдела согласно резолюции. Максимальный срок выполнения действия 5 мин. на каждое заявление (запрос).

3.4.2. Специалист архивного отдела, ответственный за исполнение запроса (заявления), после получения заявления (запроса) с резолюцией начальника архивного отдела (заместителя начальника) устанавливает:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в том числе сведений конфиденциального характера;

степень полноты информации, содержащейся в обращении (запросе), необходимой для его исполнения;

соответствие запросов (заявлений) требованиям, установленным настоящим Регламентом;

наличие оснований для приостановления предоставления муниципальной услуги или отказа в предоставлении муниципальной услуги;

адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить непрофильное заявление (запрос) для его исполнения. Максимальный срок выполнения действия 1 час на каждое заявление (запрос).

3.5 Направление поступивших заявлений (запросов) на исполнение в другие архивы и организации по принадлежности

3.5.1. Заявления (запросы), не относящиеся к составу хранящихся в архивном отделе документов, в течение 5 дней с момента их регистрации направляются в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы.

3.5.2. В случае если заявление (запрос) требует исполнения несколькими организациями, специалист архивного отдела направляет в соответствующие организации копии обращения (запроса) с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

3.5.3. Одновременно с направлением заявления (запроса) на исполнение в соответствующий архив или организацию специалист архивного отдела письменно уведомляет об этом заявителя.

3.5.4. В случае отсутствия достаточных данных для организации выявления запрашиваемых сведений в архивном отделе, нечетко, неправильно сформулированном заявлении (запросе), специалист архивного отдела информирует об этом заявителя и предлагает уточнить и дополнить заявление (запрос).

3.5.5. При отсутствии у заявителя права на получение муниципальной услуги специалист архивного отдела готовит мотивированный отказ заявителю в ее исполнении и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.6 Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

3.6.1. Специалист архивного отдела, ответственный за исполнение запросов, при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов в день поступления запроса для исполнения определяет архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов.

3.6.2. Специалист архивного отдела, ответственный за исполнение запросов, в соответствии с архивными шифрами берет из архивохранилища необходимые для исполнения запросов дела и приступает к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все взятые дела возвращаются в архивохранилище.

3.6.3. Результатом административного действия является взятие необходимых документов из архивохранилища.

Максимальный срок выполнения действия 4 часа на каждое заявление (запрос).

3.7 Подготовка и направление результатов исполнения муниципальной услуги заявителям

3.7.1. Подготовка ответов на письменные заявления (запросы) включает оформление следующих видов документов:

- архивных справок;

- архивных выписок;

- архивных копий;

- информационных писем.

3.7.2. Архивная справка

1) Архивная справка составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная справка".

2) Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

3) Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в обращении (запросе), не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

4) В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

5) В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена справка.

6) В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

3.7.3. Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается начальником архивного отдела, заверяется печатью архивного отдела, в левом нижнем углу указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его служебного телефона.

Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается начальником архивного отдела, заверяется печатью архивного отдела.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Для проставления апостиля архивная справка направляется в Архивное управление Курской области, 305000, г. Курск ул. Ленина, 57.

Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации или с которыми имеются двухсторонние соглашения о сотрудничестве.

3.7.4. Архивная выписка

1) Архивная выписка составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная выписка".

2) В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть даны исчерпывающие сведения по вопросам, указанным в обращении (запросе) заявителя.

3) В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста и оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указывается архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

4) Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника архивного отдела и печатью архивного отдела.

3.7.5. Архивная копия

1) На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

2) Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы архивной копии прошиваются нитью на 3 прокола. Длинные концы нити скрепляются путем наклейки заверительной надписи, в которой указано количество листов копии документов цифрами и прописью, имеется подпись начальника архивного отдела /или уполномоченного должностного лица в случае, если архивная копия не предназначена для направления за рубеж/. Подпись начальника архивного отдела заверяется печатью архивного отдела проставленной так, чтобы она располагалась на наклейке и листе копии документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" делается запись: "Верно"; указываются должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения. Подпись должностного лица заверяется печатью архивного отдела.

3.7.6. Информационные письма

1) В случае если обращение (запрос) не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д.

2) Заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивов и организаций.

3) Ответы заявителям подписывает начальник архивного отдела.

4) Ответ заявителям дается на государственном языке Российской Федерации.

5) Ответ оформляется на бланке архивного отдела. В ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, исходящий регистрационный номер.

6) В левом нижнем углу документа указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона.

Максимальный срок подготовки архивной справки, архивной выписки, архивной копии и информационного письма не должен превышать 25 дней со дня передачи запроса специалисту архивного отдела на исполнение.

3.7.7. Подготовленные архивные справки, архивные выписки, информационные письма исполнитель передает для подписания начальнику архивного отдела.

Максимальный срок выполнения действия составляет 10 мин. на 1 документ.

После завершения рассмотрения и подписания ответа документы передаются на регистрацию специалисту архивного отдела, ответственному за регистрацию документов.

3.8 Личное вручение или отправка по почте архивной справки, архивной копии, архивной выписки

3.8.1. Специалист архивного отдела проставляет исходящий номер, дату, комплектует отправку, делает отметку в журнале регистрации отправляемых письменных ответов на заявления (запросы) о направлении ответа, затем один экземпляр ответа откладывается в дело согласно номенклатуре.

Максимальный срок выполнения действия составляет 10 мин. на 1 документ.

3.8.2. Рассмотрение заявления (запроса) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

3.8.3. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, в случае личного обращения заявителя либо его доверенного лица в архивный отдел, выдаются под роспись в получении, которую заявитель либо его доверенное лицо проставляют в журнале регистрации обращений граждан.

3.8.4. Выдача заявителю архивной справки, архивной выписки, архивной копии и информационного письма осуществляется специалистом архивного отдела при предъявлении им паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, или высылаются по почте простыми письмами. Конверты с письменными ответами передаются в канцелярию Администрации города Курска для направления заявителю.

4. Порядок и формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Контроль за своевременным предоставлением муниципальной услуги осуществляет начальник архивного отдела.

Обязательному контролю исполнения подлежат поступившие в архивный отдел, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения запросы депутатов Государственной Думы, депутатов Курской областной Думы, запросы судов, прокуратуры, депутатов Курского городского Собрания, Администрации города Курска, жалобы граждан.

Контрольные документы доводятся до исполнителя не позднее, чем на следующий рабочий день после регистрации запроса.

Кроме того, все запросы, поступающие в архивный отдел, ставятся на текущий контроль. Срок исполнения - 30 дней со дня поступления.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращение заявителей, содержащих жалобы на решение, действие (бездействие) сотрудников архивного отдела. Начальник архивного отдела проводит анализ причин, послуживших основанием жалоб и повторных заявлений, и использует эту информацию при проведении проверок.

4.3. Специалист архивного отдела, ответственный за исполнение муниципальной услуги, несет персональную ответственность за:

- соблюдение порядка рассмотрения заявлений (запросов);

- соблюдение сроков исполнения заявлений (запросов);

- полноту и качество исполнения заявлений (запросов).

4.4. Ответственность за качество исполнения муниципальной услуги возлагается на начальника архивного отдела.

4.5. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращение пользователей, содержащих жалобы на решение, действие (бездействие) сотрудников архивного отдела.

4.6. По результатам проведенных проверок, в случае выявленных нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.7. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе, по конкретному обращению заявителя.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемых ими решений, для предоставления муниципальной услуги

5.1 Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги

5.1.1. Заявители имеют право обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые должностными лицами архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно к председателю комитета организационной и кадровой работы Администрации города Курска, к заместителю главы Администрации города Курска, курирующему административно-хозяйственный блок, или непосредственно к главе Администрации города Курска в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.2 Порядок досудебного (внесудебного) обжалования

5.2.1. Заявитель, считающий, что его запрос рассмотрен ненадлежащим образом, имеет право подать жалобу на специалистов архивного отдела, исполнявших его запрос, начальнику архивного отдела.

Обращение, жалоба (претензия) заявителя в письменной форме должны содержать следующую информацию:

фамилия, имя, отчество заявителя, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, жалобы (претензии);

существо обжалуемого действия (бездействия) и решения.

Под обращением, жалобой (претензией) заявитель ставит личную подпись и дату.

К обращению, жалобе (претензии) могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные обстоятельства. В таком случае заявителем приводится перечень прилагаемых документов.

5.2.2. При рассмотрении жалобы (претензии) начальник архивного отдела:

- обеспечивает объективное всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ.

5.2.3. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 15 дней со дня регистрации. В случае если по обращению, жалобе (претензии) требуется проведение расследования, проверки или обследования, срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, о чем заявителю направляется письменное уведомление с указанием причин его продления. Ответ на жалобу подписывается начальником (заместителем начальника) архивного отдела.

5.2.4. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

5.2.5. Обращение, жалоба (претензия) пользователя не рассматривается в следующих случаях:

отсутствия сведений об обжалуемом действии (бездействии) и решении (в чем выразилось, кем принято), о фамилии получателя муниципальной услуги, почтовом адресе, по которому должен быть направлен ответ;

отсутствия подписи пользователя;

если предметом обращения, жалобы (претензии) является решение, принятое в судебном порядке;

содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу работника архивного отдела, а также членов его семьи;

текст письменного обращения не поддается прочтению;

содержится вопрос, на который пользователю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства.

5.2.6. Если заявитель не удовлетворен решением в ходе рассмотрения жалобы или решение не было принято, жалоба может быть направлена председателю комитета организационной и кадровой работы Администрации города Курска, заместителю главы Администрации города Курска, курирующему административно-хозяйственный блок, или главе Администрации города Курска по адресу: 305000, г. Курск, ул. Ленина, д. 1.

5.3 Судебное обжалование

5.3.1. Каждый заявитель, считающий, что неправомерными действиями (решениями) муниципальных служащих архивного отдела нарушены его права и свободы, имеет право обратиться с жалобой в Ленинский районный суд города Курска по адресу: 305001, г. Курск, ул. А. Невского, 7-а в порядке и сроки, установленные главой 25 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации или в Арбитражный суд Курской области по адресу: 305004 г. Курск, ул. К. Маркса, 25 в порядке и сроки, установленные главой 24 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

Приложение
к административному регламенту
комитета организационной и кадровой работы
Администрации города Курска по предоставлению
муниципальной услуги по предоставлению архивной
информации по запросам граждан, органов
государственной власти, органов местного
самоуправления и организаций всех форм
собственности на основе архивных документов

Блок-схема
последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

                        /---------------\

                        |   Заявитель   |

                        \---------------/

                                |

               /-------------------------------------\

               | Начало предоставления муниципальной |

               |    услуги: поступление запроса в    |

               |           архивный отдел            |

               \-------------------------------------/

                                |

                   /--------------------------\

                   |   Регистрация запроса    |

                   \--------------------------/

                                |

               /-------------------------------------\

               |  Рассмотрение запроса начальником   |

               |          архивного отдела           |

               \-------------------------------------/

                                |

               /-------------------------------------\

               |  Анализ тематики запроса. Принятие  |

            /--|  решения о возможности исполнения   |--\

            |  \-------------------------------------/  |

  /---------------------------\        /---------------------------\

  |  Уведомление заявителя о  |        | Исполнение запроса, оформ-|

  |  предоставлении дополни-  |        |  ление архивной справки   |

  |  тельных сведений для ис- |        | (архивной выписки, копии) |

  |полнения запроса, об отказе|        \---------------------------/

  |  в получении информации   |                       |

  | ограниченного доступа при |                       

  | отсутствии у него на это  |        /---------------------------\

  | права и разъяснение о     |        |  Направление (передача)   |

  | дальнейших действиях или  |        |      ответа заявителю     |

  |об отсутствии запрашиваемых|        \---------------------------/

  |         сведений          |                       |

  \---------------------------/                       

                                       /---------------------------\

                                       | Предоставление муниципаль-|

                                       |   ной услуги завершено    |

                                       \---------------------------/