Приложение N 1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление документов для пользователей в читальный зал архива"

Приложение N 1

к Постановлению администрации Ангарского

муниципального образования

Иркутской области

от 4.08.2011 г. N 1423-ПА

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги
"Предоставление документов для пользователей в читальный зал архива"
(утв. Постановлением администрации Ангарского муниципального образования
Иркутской области от 4.08.2011 г. N 1423-ПА)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги: "Предоставление документов для пользователей в читальный зал архива" (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Ангарского муниципального образования при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги. Нормативно правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Предоставление документов для пользователей в читальный зал архива" (далее - муниципальная услуга).

2.2. Органом, предоставляющим муниципальную услугу, является архивный отдел администрации Ангарского муниципального образования (далее - Отдел).

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является получение пользователем необходимой ему информации из хранящихся архивных документов и научно-справочного аппарата к ним в соответствии с целью работы, темой исследования, а так же получение копий заявленных архивных документов и включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация пользователей;

- предоставление пользователям научно-справочного аппарата, а именно описей, каталогов, обзоров, справочников;

- предоставление пользователям архивных документов;

- копирование заявленных архивных документов;

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать три рабочих дня со дня обращения пользователя.

2.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485 "О государственной тайне";

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290 "О Федеральном архивном агентстве";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

- Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями от 23 сентября 2005 г.);

- Приказом Минкультуры России, МВД России и ФСБ России от 25.07.2006 N 375/584/352 "Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел";

- Рекомендациями по доступу к документам государственных архивов, содержащим персональные данные. Росархив, ВНИИДАД, М., 2001;

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Положением об архивном отделе администрации Ангарского муниципального образования, утвержденным распоряжением мэра Ангарского муниципального образования от 13.03.2007 N 168-к.

2.6. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное обращение пользователя в Отдел. Решение о допуске пользователей для работы в читальных залах, о предоставлении пользователям и копировании научно-справочного аппарата и архивных документов на основании представленных документов принимает начальник Отдела, в срок не более 3 рабочих дней с момента письменного обращения пользователя.

2.6.1. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют официальные письма направивших их органов или организаций, пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, представляют личное заявление.

2.6.2. Пользователями архивными документами являются представители государственных органов, органов местного самоуправления, юридические и физические лица.

2.6.3. Пользователи, обращающиеся в письменном виде, в официальном письме с возможной полнотой указывают следующие реквизиты:

- полное наименование юридического лица;

- юридический или фактический адрес юридического лица;

- дата и номер;

- фамилия, имя, отчество представителя юридического лица, лица, ведущего научную работу, наименование его должности, ученого звания (если таковое имеется - для лиц, ведущих научную работу);

- фамилия, имя, отчество, наименование должности, ученого звания научного руководителя - для студентов;

- цель работы, для научных работ - тема и хронологические рамки исследования;

- подпись руководителя организации, ректора (проректора, декана) учебного заведения.

2.6.4. При личном обращении пользователем заполняется анкета (Приложение N 1 к настоящему регламенту), в которой указывается:

- фамилия, имя, отчество физического лица;

- место работы (учебы) и должность;

- тема и хронологические рамки исследования;

- место жительства, телефон;

- паспортные данные физического лица;

- цель работы (документы, какого органа или организации необходимо просмотреть, и по какому вопросу), для исследований - тема и хронологические рамки исследования;

- дата и личная подпись.

2.6.5. Для доступа к архивным документам, содержащим данные о третьих лицах, дополнительно представляются предусмотренные законодательством Российской Федерации документы, подтверждающие полномочия пользователя (доверенность, документы подтверждающие родство).

2.6.6. Архивные документы, содержащие сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, предоставляются с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.

2.6.7. Предоставление пользователям архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится с учетом установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями.

2.6.8. Все пользователи при посещении читального зала предъявляют документы, удостоверяющие личность.

2.7. Отказ в приеме документов для предоставления муниципальной услуги допускается в случае отсутствия письменного обращения пользователя и необходимых перечисленных в п. 2.6.3 - 2.6.8. документов.

2.8. Отказ в предоставлении муниципальной услуги допускается в случаях:

- отсутствия у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну;

- ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;

- если архивные документы находятся в стадии принятия на хранение в архивный отдел (не прошли научно-техническую обработку, описание и согласование на экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области).

2.9. Отсрочка в предоставлении пользователям архивных документов допускается сроком на 1 месяц, в случаях:

- использования документов в служебных целях сотрудниками Отдела (тематическая разработка фондов, исполнение запросов, подготовка сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия и состояния документов, реставрация или копирование документов и др.);

- предоставления запрашиваемых пользователем дел и документов во временное пользование иным органам, организациям или другим пользователям;

- экспонирования архивных документов на выставке (выездной или проходящей в архивном отделе).

2.10. Муниципальная услуга предоставляется на безвозмездной основе.

2.11. Ожидание в очереди при обращении за получением муниципальной услуги не должно превышать 20 минут.

2.12. Предоставление архивных документов пользователю в читальный зал производится по мере их подготовки к использованию, но не позднее 3 рабочих дней с момента оформления пользователем Заказа - Требования.

2.13. Архивные документы могут быть предоставлены пользователю сроком до 1 месяца. Научно-справочный аппарат к архивным документам (описи дел, документов, путеводители, каталоги) предоставляется пользователям в день обращения на срок не более 5 рабочих дней

2.14. Сотрудники территориальных органов федеральных органов государственной власти, представительных и исполнительных органов государственной власти края, органов местного самоуправления, судебных органов, органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, дознание и следствие, в связи с исполнением ими своих полномочий, допускаются в читальный зал после предъявления служебного удостоверения, выданного соответствующим органом.

2.15. Разрешение на допуск пользователя в читальный зал дается на необходимый пользователям срок, но не превышающий 1 год со дня оформления.

2.16. В случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое официальное письмо, составляет личное заявление.

2.17. Описи дел, документов предоставляются пользователям единовременно в количестве до 5 единиц.

2.18. Предоставление пользователю архивных документов производится по заполненным заказам (требованиям) на выдачу документов (далее - "Заказ-требование") (Приложение N 2 к настоящему регламенту).

2.19. Пользователю предоставляются архивные документы, относящиеся только к указанному им вопросу, теме его работы, исследования.

2.20. Архивные документы могут быть предоставлены пользователю сроком до 1 месяца.

2.21. При необходимости продления срока работы с документами пользователь должен обратиться к специалисту ответственному за работу читального зала. Дополнительный срок предоставляется в исключительных случаях и определяется в индивидуальном порядке, но не может превышать 2 недель.

2.22. Максимальное количество единиц хранения, которое может быть единовременно предоставлено пользователю: не более 15 дел и 5 описей.

2.23. Предоставление подлинников архивных документов, особо ценных и уникальных документов при наличии дел фонда пользования допускается в исключительных случаях (необходимость изучения внешнего вида документов, проведение текстологического анализа и т.д.). Вопрос об их предоставлении и копировании решается начальником Отдела в индивидуальном порядке.

2.24. Фотодокументы предоставляются пользователям в виде негативов и (или) позитивов.

2.25. Изготовление копий архивных документов производится на основании заказа на копирование документов (далее - "Заказ") (Приложение N 3 к настоящему регламенту).

2.26. Изготовление ксерокопий с документов осуществляется в течение: 3 рабочих дней с момента оформления Заказа.

2.27. Расшивка дел для копирования архивных документов может производиться только в исключительных случаях по специальному разрешению начальника Отдела.

2.28. В случае непосещения пользователем читального зала в течение 2 недель со дня подготовки ему документов подготовленные для пользователя документы могут быть возвращены в архивохранилище и предоставлены повторно не ранее, чем через 2 месяца после возвращения;

2.29. Отказ в копировании архивных документов пользователям допускается при:

- наличии ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- наличии ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;

2.30. Не производится копирование в полном объеме каталогов, картотек, баз и банков данных, других архивных справочников.

2.31. Показатели доступности и качества муниципальных услуг

2.31.1. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

2.31.1.1. Наличие различных способов получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги.

2.31.1.2. Короткое время ожидания муниципальной услуги.

2.31.1.3. Удобное территориальное расположение читального зала.

2.31.2. Показателями качества муниципальной услуги являются:

2.31.2.1. Профессиональная подготовка специалистов, предоставляющих муниципальную услугу.

2.31.2.2. Высокая культура обслуживания заявителей.

2.31.2.3. Соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур,
требования к порядку их выполнения

3.1. Местонахождение Отдела и его почтовый адрес: 665833 Иркутская область, город Ангарск, 9 микрорайон, дом 20, 2 этаж.

3.2. Сайт Ангарского муниципального образования (далее АМО): www.angarsk-adm.ru

E-mail Отдела: Archiv@angarsk-adm.ru

E-mail администрации АМО: mail@angarsk-adm.ru

3.3. Телефоны Отдела: (3955) 51-82-32, 51-82-35

3.4. Консультации (справки) по вопросам предоставления услуги предоставляются специалистами Отдела при личном обращении пользователей, посредством телефона и по электронной почте. Консультации предоставляются по:

- перечням документов и сведениям, необходимым для предоставления услуги;

- времени работы читального зала;

- срокам предоставления услуги;

- порядку обжалования действий (бездействий) и решений осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления услуги.

3.5. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Отдела, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста. В случае, если специалист, принявший звонок, не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на начальника Отдела, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

3.6. Актуальная и исчерпывающая информация в текстовом виде представлена в помещении для приема граждан на информационном стенде Отдела, а так же на сайте "Администрации Ангарского муниципального образования" в разделе "Архивный отдел" - "Нормативные документы".

3.7. Информирование по письменному обращению осуществляется в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента его регистрации

3.8. Ответ на запрос, полученный через официальный сайт, размещается на сайте "Ангарского муниципального образования" в разделе "Архивный отдел".

3.9. Работа с гражданами осуществляется специалистами Отдела в соответствии с утвержденным режимом работы читального зала:

Дни недели	Время приема
Понедельник	--
Вторник	--
Среда	--
Четверг	с 10.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00
Пятница	с 10.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00

3.10. Ответственным за предоставление муниципальной услуги является начальник Отдела.

3.11. Прием и регистрация пользователей осуществляется специалистом Отдела, ответственным за работу в читальном зале.

3.12. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют ответственному за работу в читальном зале письма направивших их органов или организаций.

3.13. Пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, допускаются в читальные зал на основании личных заявлений.

3.14. Специалист, ответственный за работу в читальном зале знакомится с официальным письмом, личным заявлением пользователя и передает его на рассмотрение начальника Отдела для принятия решения о предоставлении муниципальной услуги.

3.15. После для принятия начальником Отдела решения о предоставлении муниципальной услуги специалист, ответственный за работу в читальном зале:

3.15.1. Выдает пользователю для заполнения анкету (Приложение N 1 к настоящему регламенту);

3.15.2. Знакомится с заполненной анкетой и сверяет занесенные в нее данные с паспортными данными;

3.15.3. Заводит личное дело пользователя, ведущего научную работу, исследование, куда подшивает письмо организации или личное заявление с резолюцией начальника Отдела, заполненную пользователем анкету, заказы (требования),

3.15.4. Регистрирует личное дело в книге регистрации личных дел.

3.15.5. Консультирует о составе и содержании документов Отдела и научно-справочного аппарата к ним, в соответствии с целью работы, темой исследования;

3.15.6. Знакомит пользователя с режимом работы читального зала и настоящим регламентом.

3.15.7. Выдает бланк "Заказа-требования" и объясняет порядок их заполнения.

3.16. Личное дело пользователя пополняется в течение всего периода его работы в читальном зале Отдела.

3.17. Для допуска к работе пользователя, уже посещавшего ранее читальный зал Отдела, специалист, ответственный за работу в читальном зале проверяет по личному делу пользователя срок действия разрешения на получение муниципальной услуги.

3.18. Описи дел предоставляются пользователям под расписку за каждую единицу в книге выдачи архивных документов из архивохранилища.

3.19. После посещения читального зала пользователь сдает специалисту, ответственному за работу в читальном зале, все описи дел, а специалист делает отметку и расписывается в книге выдачи архивных документов из архивохранилища. Только при наличии подписи в книге выдачи архивных документов из архивохранилища пользователь может покинуть помещение читального зала.

3.20. Предоставление пользователям архивных документов производится специалистом, ответственным за работу в читальном зале в следующем порядке:

3.20.1. На основании описей дел пользователь заполняет "Заказ-требование" Заказ и передает его специалисту, ответственному за работу в читальном зале. "Заказ-требование" должно быть заполнено разборчиво, без исправлений и помарок и содержать поисковые данные единиц хранения, дату составления и подпись пользователя (Приложение N 2 к настоящему регламенту).

3.20.2. Специалист, ответственный за работу читального зала проверяет правильность оформления "Заказа-требования" и выдает пользователю запрашиваемые архивные документы под расписку за каждую единицу хранения в специальной графе "Заказа-требования".

3.20.3. При получении дел пользователь проверяет их состояние и сохранность в присутствии специалиста, ответственного за работу читального зала. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом специалисту, ответственному за работу читального зала.

3.21. После посещения читального зала пользователь сдает специалисту, ответственному за работу в читальном зале, все дела. Специалист, ответственный за работу в читальном зале, проверяет наличие дел и проводит полистную проверку их физического состояния, при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел расписывается в специальной графе "Заказа-требования" за возврат каждой единицы хранения, а затем - в книге выдачи архивных документов из архивохранилища. Только при наличии подписи в книге выдачи архивных документов из архивохранилища, пользователь может покинуть помещение читального зала.

3.22. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.

3.23. При наличии технических возможностей для пользователей проводятся следующие виды копирования документированной информации: ксерокопирование и сканирование.

3.24. Копирование научно-справочного аппарата и архивных документов производится в следующем порядке:

3.24.1. По Заказам пользователей в читальном зале Отдела изготавливаются копии архивных документов. Заказы оформляются на бланке "Заказ" (Приложение N 3 к настоящему регламенту), где указываются поисковые данные документов, при копировании большого количества документов к Заказу может прилагаться перечень документов.

3.24.2. После копирования или сканирования специалист, ответственный за работу в читальном зале, подшивает Заказ на копирование или сканирование документов в личное дело пользователя.

3.24.3. Копии архивных документов, изготовленные Отделом, выдаются пользователю под подпись в Заказе на копирование, без их специального заверения. При необходимости по просьбе пользователя на обороте ксерокопии, могут быть проставлены штамп "Копия верна" и поисковые данные архивного документа.

3.25. Оформление копий документов, подлежащих вывозу за рубеж, производится в соответствии с письмом Росархива от 11.08.1999 N 5/706-Т "О контроле за вывозом из Российской Федерации копий документов Архивного фонда Российской Федерации".

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Контроль за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".

4.2. Текущий контроль за исполнением административного регламента осуществляется начальником Отдела, ответственным за организацию работы по предоставлению данной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами Отдела положений настоящего Регламента (далее - проверок).

4.3. Архивное Агентство Иркутской области осуществляет контроль за предоставлением Отделом муниципальной услуги. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок на предмет выявления нарушений процедур предоставления муниципальной услуги, наличие жалоб заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) работников Отдела, а так же своевременного устранения нарушений прав заявителей.

4.4. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного агентства Иркутской области) и внеплановыми (на основании решения начальника Отдела, а также по обращению заявителя).

4.5. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.6. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий
(бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу,
а также должностных лиц или муниципальных служащих

5.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации заявитель вправе обжаловать в досудебном порядке, действий# (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц и муниципальных служащих, путем подачи жалобы в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу по почте или лично.

5.2. Жалоба подается: на действия, бездействие муниципальных служащих и должностных лиц - начальнику Отдела, с понедельника по пятницу с 9.00 до 13.00 и 14.00 до 18.00, на действия (бездействия) или принятые решения начальника отдела - главе администрации АМО, в общественную приемную администрации АМО, с понедельника по пятницу с 9.00 до 13.00 и 14.00 до 18.00, по адресу: г.Ангарск площадь имени Ленина кабинет N 17, телефон (3955) 52-30-00.

5.3. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

5.4. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе соответствующие документы и материалы либо их копии.

5.5. Письменная жалоба, поступившая в Отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

5.6. В исключительных случаях, а именно: в случае предоставления, неточных сведений, а так же в случае необходимости запроса дополнительной информации в иных органах, начальник Отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

5.7. Начальник Отдела:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, направляет заявителю письменное сообщение о принятом решении по существу поставленных в жалобе вопросов, и действиям, проведенным в соответствии с принятым решением.

5.8. Результатом досудебного обжалования является ответ на жалобу, подписанный начальником Отдела и направленный заявителю по почтовому адресу, указанному в жалобе.

5.9. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, то ответ на жалобу не дается. Отдел при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью работников Отдела, а также членов их семей, вправе оставить жалобу без рассмотрения по существу и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

5.10. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.11. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Отдел. Заявитель, направивший обращение, письменно уведомляется о данном решении.

Глава администрации Ангарского муниципального образования

А.А.Медко