Приложение N 1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

Приложение N 1

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи
представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства
и формированию ведомственного архива"
(утв. Постановлением администрации Ангарского муниципального образования
Иркутской области от 4.08.2011 г. N 1424-ПА)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Ангарского муниципального образования при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Нормативно правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

2.1.1 Предоставление муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485 "О государственной тайне";

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290 "О Федеральном архивном агентстве";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

- Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями от 23.09.2005);

- Приказом Минкультуры России, МВД России и ФСБ России от 25.07. 2006 N 375/584/352 "Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел";

- Рекомендациями по доступу к документам государственных архивов, содержащим персональные данные. Росархив, ВНИИДАД, М., 2001;

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Положением об архивном отделе администрации Ангарского муниципального образования, утвержденным распоряжением мэра Ангарского муниципального образования от 13.03.2007 N 168-к.

2.2. Наименование муниципальной услуги: "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - муниципальная услуга).

2.3. Органом, предоставляющим муниципальную услугу, является Архивный отдел администрации Ангарского муниципального образования (далее - Отдел).

2.4. Описание результата муниципальной услуги:

- Рассмотрение и согласование положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций-источников комплектования;

- оказание методической (консультации) и практической помощи организациям-источникам комплектования:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

- по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций-источников комплектования;

- в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб;

проведение семинаров для представителей организаций по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги не более 30 календарных дней:

- Для организаций-источников комплектования - регулярно, по обоюдной договоренности.

- Для организаций, не входящих в список организаций-источников комплектования - согласно условиям договора.

Семинары - согласно утвержденному плану работы архивного отдела.

2.6. Основания для предоставления муниципальной услуги:

2.6.1. Утвержденный список организаций-источников комплектования муниципального архива.

2.6.2. Договор для организаций, не входящих в список организаций-источников комплектования муниципального архива.

2.7. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, является отсутствие документов, предусмотренных п. 2.6.2 настоящего административного регламента.

2.8. Информация о порядке исполнения муниципальной услуги предоставляется:

- непосредственно специалистами Отдела при личном обращении;

- с использованием средств почтовой, электронной и телефонной связи;

- посредством размещения на сайте Ангарского муниципального образования и публикации в средствах массовой информации;

2.9. Основными требованиями к информированию пользователей являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость изложения информации;

- полнота информирования;

- наглядность форм предоставляемой информации;

- удобство и доступность получения информации;

- оперативность предоставления информации;

2.10. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.11. Помещения Отдела должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03" и "Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий. СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03".

2.12. Показателями доступности и качества предоставляемой заявителю муниципальной услуги являются:

2.12.1. Показатели доступности муниципальной услуги:

2.12.1.1. Наличие различных способов получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги.

2.12.1.2. Короткое время ожидания муниципальной услуги.

2.12.1.3. Удобное территориальное расположение Отдела.

2.12.2. Показатели качества муниципальной услуги:

2.12.2.1. Профессиональная подготовка специалистов, предоставляющих муниципальную услугу.

2.12.2.2. Высокая культура обслуживания заявителей.

2.12.2.3. Соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.

2.13. Для работы с представителями предприятий и организаций отводится помещение, оборудованное стульями и столами для возможности оформления документов. В местах ожидания приема на столах должна быть писчая бумага и канцелярские принадлежности (пишущие ручки) в количестве, достаточном для оформления документов.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур,
требования к порядку их выполнения

3.1. Место расположения организации, исполняющей муниципальную услугу:

3.1.1. Местонахождение Отдела и его почтовый адрес: 665833 Иркутская область, город Ангарск , 9 микрорайон, дом 20, 2 этаж.

3.1.2. Сайт Ангарского муниципального образования (далее АМО): www.angarsk-adm.ru

E-mail Отдела: Archiv@angarsk-adm.ru

E-mail администрации АМО: mail@angarsk-adm.ru

3.1.3. Телефоны Отдела: (3955) 51-82-32, 51-82-35

3.2. Режим работы Отдела, порядок доступа и обращений в организацию, исполняющую муниципальную функцию. Ежедневно, кроме субботы и воскресенья, с 9-00 до 18-00, обед с 13 до 14-00. Время работы с представителями предприятий и организаций предварительно согласовывается со специалистом, ответственным за работу с организациями. Санитарный день - последняя пятница месяца.

3.3. Лица, непосредственно обеспечивающие исполнение муниципальной услуги:

- Начальник Отдела

- Главный специалист Отдела.

3.4. Порядок подачи, регистрации и рассмотрения жалоб на несоблюдение регламента исполнения муниципальной услуги осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.5. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги осуществляется начальником Отдела.

3.6. Перечень административных процедур:

3.6.1. Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- рассмотрение и согласование положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций-источников комплектования;

- оказание методической и практической помощи представителям организаций по вопросам делопроизводства и формированию ведомственного архива;

- проведение семинаров.

3.6.2. Последовательность административных действий (процедур) по предоставлению муниципальной отражена в блок - схеме, представленной в Приложении N 1 к настоящему Регламенту.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем предложении допущена опечатка. Слова "по предоставлению муниципальной" следует читать как "по предоставлению муниципальной услуги"

3.7. Рассмотрение и согласование положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций-источников комплектования:

3.7.1. Отдел в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь представителям организаций в составлении положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел.

3.7.2. Составленные в организации положения об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел передается в Отдел.

3.7.3. Отдел рассматривает и согласовывает положения об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел в течение 30 дней с момента предоставления. После согласования вышеперечисленные документы утверждаются руководителем организации и используются в работе.

3.8. Оказание методической и практической помощи представителям организаций по вопросам делопроизводства и формированию ведомственного архива:

3.8.1. Отдел в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций-источников комплектовании. В этих целях Отдел оказывает указанным службам методическую и практическую помощь:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел (группировке исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении.

3.9. Проведение семинара:

3.9.1. В целях повышения профессиональной квалификации работников архивов и совершенствования работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций-источников комплектования, Отдел проводит семинары.

3.9.2. В ходе взаимодействия Отдела с работниками архивов организаций выявляются наиболее часто встречающиеся вопросы и проблемы, связанные с ведением делопроизводства и формированием ведомственных архивов. Такие вопросы и проблемы анализируются, изучаются и включаются архивным отделом в темы семинаров.

3.9.3. Семинары включаются в план работы архивного отдела на следующий год. При необходимости срочного ознакомления всех работников архивов организаций с изменениями в законодательстве, правилах и методических рекомендациях, используемых в работе ведомственных архивов, семинары могут проводиться вне плана.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Контроль за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".

4.2. Текущий контроль за исполнением административного регламента осуществляется начальником Отдела, ответственным за организацию работы по предоставлению данной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами Отдела положений настоящего Регламента (далее - проверок).

4.3. Архивное Агентство Иркутской области осуществляет контроль за предоставлением Отделом муниципальной услуги. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок на предмет выявления нарушений процедур предоставления муниципальной услуги, наличие жалоб заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) работников Отдела, а так же своевременного устранения нарушений прав заявителей.

4.4. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного агентства Иркутской области) и внеплановыми (на основании решения начальника Отдела, а также по обращению заявителя).

4.5. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.6. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий
(бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу,
а также должностных лиц или муниципальных служащих

5.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации заявитель вправе обжаловать в досудебном порядке, действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц и муниципальных служащих, путем подачи жалобы в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу по почте или лично.

5.2. Жалоба подается: на действия, бездействие муниципальных служащих и должностных лиц - начальнику Отдела, дни приема: понедельник - пятница с 9.00 до 13.00 и 14.00 до 18.00, на действия (бездействия) или принятые решения начальника отдела - главе администрации АМО, в общественную приемную администрации АМО, дни приема: понедельник - пятница с 9.00 до 13.00 и 14.00 до 18.00, по адресу: : г.Ангарск площадь имени Ленина кабинет N 17, телефон (3955) 52-30-00

5.3. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

5.4. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе соответствующие документы и материалы либо их копии.

5.5. Письменная жалоба, поступившая в Отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

5.6. В исключительных случаях, а именно: в случае предоставления, неточных сведений, а так же в случае необходимости запроса дополнительной информации в иных органах, начальник Отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

5.7. Начальник Отдела:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, направляет заявителю письменное сообщение о принятом решении по существу поставленных в жалобе вопросов, и действиям, проведенным в соответствии с принятым решением.

5.8. Результатом досудебного обжалования является ответ на жалобу, подписанный начальником Отдела и направленный заявителю по почтовому адресу, указанному в жалобе.

5.9. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, то ответ на жалобу не дается. Отдел при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью работников Отдела, а также членов их семей, вправе оставить жалобу без рассмотрения по существу и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

5.10. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.11. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Отдел. Заявитель, направивший обращение, письменно уведомляется о данном решении.

Глава администрации Ангарского муниципального образования

А.А.Медко