Приказ МПР РФ от 12 января 2004 г. N 8 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в МПР России"

Приказ Министерства природных ресурсов РФ от 12 января 2004 г. N 8
"Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в МПР России"

В целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве природных ресурсов Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в МПР России (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата МПР России, территориальных органов и подведомственных организаций МПР России:

ознакомить с Инструкцией работников, ответственных за ведение делопроизводства;

обеспечить неукоснительное выполнение требований настоящей Инструкции.

3. Контроль, за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Шуваева Ю.П.

Министр

В.Г.Артюхов

Инструкция
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве природных ресурсов Российской Федерации
(утв. приказом МПР РФ от 12 января 2004 г. N 8)

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.

Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации*, содержащими информацию ограниченного распространения в центральном аппарате, а также в территориальных органах и подведомственных организациях МПР России.

Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности МПР России и его подведомственных организаций, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

3. He могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения заявлений и обращений граждан и юридических лиц;

сведения об исполнении бюджета, использовании государственных ресурсов, состоянии экономики и потребностях населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

4. На документах (в необходимых случаях - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

5. В МПР России установлены следующие категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения:

по центральному аппарату Министерства - Министр, первые заместители Министра, заместители Министра, руководители структурных подразделений;

по территориальным органам МПР России - руководители департаментов государственного контроля и перспективного развития в сфере природопользования и охраны окружающей среды по федеральным округам, начальники главных управлений (управлений) природных ресурсов и охраны окружающей среды по субъектам Российской Федерации;

по подведомственным организациям - руководители подведомственных организаций.

6. Должностные лица, указанные в п.5 настоящей Инструкции, наделены полномочиями по снятию пометки "Для служебного пользования" с документов, необоснованно отнесенных к категории ограниченного распространения подчиненными им должностными лицами.

Право снятия пометки "Для служебного пользования" имеют:

Министр - с документа, которому присвоена эта пометка первым заместителем Министра, заместителем Министра, руководителем территориального органа МПР России, руководителем подведомственной организации;

первый заместитель Министра, заместитель Министра - с документа, которому присвоена эта пометка руководителем территориального органа МПР России, руководителем подведомственной организации.

7. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения, за соблюдение требований настоящей Инструкции и ограничений, предусмотренных пунктом 3 Инструкции.

8. Руководителям структурных подразделений Министерства, на которые возложены функции организации делопроизводства (далее - служба делопроизводства) и функции защиты государственной тайны (далее - служба защиты государственной тайны) предоставлено право вносить предложения должностным лицам, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (пункт 5 Инструкции), о внесении или снятии пометки "Для служебного пользования" по разрабатываемым или уже действующим документам. В случае возникновения разногласий по этому вопросу окончательное решение принимает Министр.

9. Должностные лица, уполномоченные относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (пункт 5 Инструкции), устанавливают перечень лиц, организаций, которым направляется документ с пометкой "Для служебного пользования".

10. Служебная информация ограниченного распространения без санкции Министра, первых заместителей Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений центрального аппарата Министерства, руководителей территориальных органов МПР России, руководителей подведомственных организаций, принявших решение о присвоении документу пометки "Для служебного пользования", не подлежит разглашению (распространению).

11. При изменении объективных обстоятельств, вследствие чего дальнейшая защита документов ограниченного распространения нецелесообразна, по решению Министра, первых заместителей Министра, заместителей Министра, руководителей территориальных органов МПР России, руководителей подведомственных организаций в пределах их компетенции, с них снимается пометка "Для служебного пользования".

Предложения и обоснования о снятии с документов пометки "Для служебного пользования" вносятся:

по центральному аппарату Министерства - структурными подразделениями МПР России, подготовившими эти документы, а также руководителем службы делопроизводства;

по территориальным органам МПР России - подразделениями департаментов государственного контроля и перспективного развития в сфере природопользования и охраны окружающей среды по федеральным округам, главных управлений (управлений) природных ресурсов и охраны окружающей среды по субъектам Российской Федерации, подготовившими эти документы, а также лицами, ответственными за работу службы делопроизводства;

по подведомственным организациям - руководителями подразделений подведомственных организаций, подготовивших эти документы, а также лицом, ответственным за работу службы делопроизводства.

12. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник МПР России, территориального органа, подведомственной организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

13. Руководители структурных подразделений центрального аппарата МПР России, территориальных органов и подведомственных организаций несут персональную ответственность за организацию и осуществление защиты служебной информации ограниченного распространения.

14. Контроль за соблюдением установленных правил и порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Министерства возлагается на заместителя Министра, курирующего службы делопроизводства и защиты государственной тайны, а в территориальных органах и подведомственных организациях МПР России - на их руководителей.

15. В случае прекращения деятельности МПР России, территориальных органов или подведомственных организаций, в том числе вследствие ликвидации или реорганизации, дальнейшее использование служебной информации ограниченного распространения осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством.

II. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

16. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом (первый заместитель Министра, заместитель Министра, руководитель структурного подразделения центрального аппарата Министерства, руководитель территориального органа МПР России, руководитель подведомственной организации), подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

17. Прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляет служба делопроизводства.

Доступ к указанным документам осуществляется только с разрешения лица, присвоившего пометку "Для служебного пользования".

18. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, регламентируется настоящей Инструкцией и Инструкцией по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов Российской Федерации, утвержденной приказом МПР России от 28.03.2002 N 150.

19. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

набираются на компьютере, защищенном или с закрытым доступом в общеминистерскую информационную систему. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

учитываются отдельно от несекретной документации. В структурных подразделениях центрального аппарата Министерства, а также в его организациях, при незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "дсп";

передаются работникам подразделений под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; а также могут быть переданы нарочным через должностное лицо, имеющее к ним доступ;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения в соответствии с пунктом 5 настоящей Инструкции. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

20. Запрещается сканирование - введение в систему электронного документооборота электронной версии служебных документов "для служебного пользования".

21. Создание электронных баз данных документов "для служебного пользования" и работа с ними на компьютерах,# разрешается на дискетах, которые по завершении работы с документами хранятся в железных шкафах, запираемых ключом. Доступ к ним посторонних лиц запрещается.

22. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем.

23. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

24. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

25. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

26. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

27. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом Министерства (территориального органа, подведомственной организации). В состав такой комиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

28. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

29. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

------------------------------

* Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.).